Đang tải... (xem toàn văn)
: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện . Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 2. Xây dựng chủ đề và ý tưởng cho sự kiện 3. Phân tích công việc trong tổ chức sự kiện 4. Viết kế hoạch hoàn chỉnh và dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
Chương 2: Lập kế hoạch tổ chức kiện Lập kế hoạch tổ chức kiện Xây dựng chủ đề ý tưởng cho kiện Phân tích cơng việc tổ chức kiện Viết kế hoạch hồn chỉnh dự tốn ngân sách tổ chức kiện Lập kế hoạch tổ chức kiện 1.1 Lựa chọn loại hình kiện 1.2 Ban tổ chức kiện 1.3 Chiến lược tổ chức kiện 1.4 Kế hoạch tổ chức kiện 1.1 Lựa chọn loại hình kiện Lễ kỷ niệm: loại hình bao gồm nhiều kiện kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, họp mặt, cưới xin… Hoạt động giáo dục, đào tạo: ví dụ cụ thể loại hình là tổ chức hội nghị hội thảo hay lễ tốt nghiệp… Hoạt động xúc tiến, quảng bá: lễ khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm, meeting… ví dụ loại hình Hoạt động khen thưởng, tri ân: lễ tưởng niệm hay kiện cá nhân khác 1.2 Ban tổ chức kiện Leader kiện – người điều phối toàn thành viên đốc thúc hồn thành cơng việc Biên tập viên: viết kịch bản, biên soạn nội dung Thiết kế: sân khấu, phối cảnh kiện, khán phịng, poster Thi cơng: hạng mục sân khấu, trang trí, lắp đặt, vật liệu… Quản lý thuê ngoài: hợp đồng thuê ngoài, mối quan hệ, đàm phán, lý hợp đồng Thông tin truyền thông: Quản lý khách mời, thiệp mời, quy tụ khan giả, truyền thông kiện đến công chúng, hình ảnh video… Hậu cần: Cơng việc hỗ trợ, chăm sóc sức khỏe, trang phục, đạo cụ, phục vụ ăn uống thành viên 1.3 Chiến lược tổ chức kiện Khái niệm: chiến lược tổ chức kiện trình hình thành, lựa chọn thực kiểu tổ chức kết cấu phù hợp với hay hệ thống kiện có mối liên hệ hữu với Nhờ đó, kiện tổ chức, thực ý tưởng nội dung thông điệp đạt mục tiêu đề Vai trò: Định hướng kiện Giới hạn phạm vi, tầm mức hoạt động Giới hạn không gian, thời gian, nguồn lực Chi phối nội dung, hình thức, quy mơ, phương thức kiện Tạo hệ thống, mối liên kết tương tác kiện Một số kiểu chiến lược tổ chức kiện Chiến lược hình tháp (kết tụ) • Nội dung sk liên hệ mật thiết với • Kết sk trước tác động sk sau • Quy mơ ngày tang • Có lợi thời gian, khơng gian, biến động, dễ xử lý rủi ro • Chi phí cao, khó quản lý, đơn đốc thường xun Chiến lược hoa nở tỏa hương • Ban đầu kiện bao trùm, hoành tráng, tạo ấn tượng mạnh mẽ, tranh thủ ủng hộ phút đầu • Các kiện chuyên biệt khác nhỏ thực khí từ kiện trung tâm lan tỏa • Phát huy tính đa dạng, huy động nhiều nguồn lực • Ngân sách lớn, nhân lực chất lượng cao, chuẩn bị kỹ Chiến lược chuỗi ngọc • • • • Kết tốt kiện trước ảnh hưởng đến kiện sau Thực thường xuyên lễ kỷ niệm Quy mơ vừa nhỏ Có chế kết nối kiện, cần đổi kiện khơng bị nhàm chán • Một kiện khơng thành công chấm dứt chuỗi kiện Chiến lược dòng chảy song song • • • • Phạm vi khơng gian hạn chế Thực nhiều kiện khác Đối tượng tham gia khác Thực nhanh gọn, truyền tải nhiều thông đệp khác đến người tham gia • Khó quản lý phân bổ người xem • Nhân viên tổ chức có kỹ tốt, ngân sách lớn, đòi hỏi nhiều doanh nghiệp hợp tác Chiến lược bầu trời với chùm 1* 1** 1** * - Thời gian bị giới hạn, không gian rộng lớn - Nội dung phải thống địa điểm - Đội ngũ trình độ, trang thiết bị đại đặc biệt truyền thơng - Chi phí cao, kỹ thuật đại, chênh lệch chịm bầu trời Phần Đón khách Khai mạc Nội dung Bế mạc Tiễn khách Sau chương trình Nội dung 01 02 04 05 Chi tiết Hướng dẫn Một số yêu cầu Bố trí Chịu trách nhiệm Tên chức vụ Lưu ý Thời gian Nhữn h - h a g m/pm điều cần tránh Viết kịch cho kiện - Kịch tổng quát - Kịch chi tiết - Vấn đề bảo mật 3.2 Cơng việc kiện • Theo dõi kịch • Quản lý khách mời thời gian diễn kiện • Quản lý rủi ro kiện • Giải nhanh vấn đề khách mời kiện • Đơn đốc nhân viên làm việc 3.3 Công việc sau kiện Lấy ý kiến khách hàng , khách mời kiện Quản lý cơng cụ, dụng cụ th ngồi Thanh lý hợp đồng Dọn dẹp, vệ sinh Đánh giá rút kinh nghiệm Chăm sóc nhân viên sau kiện Xây dựng chủ đề ý tưởng cho kiện 2.1 Xây dựng chủ đề cho kiện Concept xương sống, ý tưởng xương sườn Theme da. Định vị sản phẩm Nhu cầu khách hàng Thông điệp sản phẩm Thương hiệu sản phẩm Định hướng quán tất nội dung , hoạt động diễn kiện Xây dựng chủ đề ý tưởng cho kiện 2.2 Xây dựng ý tưởng cho kiện Idea Hiện thực hóa concept - Ý tưởng tổ chức Ý tưởng nội dung Ý tưởng khách mời Ý tưởng sân khấu … Xây dựng concept idea kiện mắt sản phẩm xe máy Honda Chủ đề kinh doanh thương mại 2.1 Xây dựng ý tưởng cho kiện Chủ đề văn hóa xã hội Chủ đề trị Chủ đề khác Nghiên cứu mục đích, yêu cầu kiện, thông điệp kiện muốn mang lại, ý nghĩa xã hội, nét đẹp, đặc trưng văn hóa… 2.3 Lựa chọn theme cho kiện Theme diện mạo tổ chức kiện bao hàm tất liên quan đến phần nhìn cách trang trí, set up, màu sắc, bố cục… kiện n ê T t n e v e Tất nhìn thấy kiện Hoạch định tổ chức kiện 3.1 Hoạch định thời gian Xác định thời gian tổ chức: + Ra mắt sản phẩm, hội thảo, hội nghị: đầu mùa tiêu dùng: Mùa thu (xe hơi, công nghệ), sản phẩm điện máy(mùa hè), nhà cửa , đời sống (mùa xuân), giáo dục (xuân-hè) - Các yếu tố thời tiết, khí hậu - Tránh kiện lớn - kiện tổ chức ban ngày hay ban đêm hợp lý - Khai mạc – bế mạc lúc - Sáng (8h-…)chiều tối (7h-…) - Ngày tuần hay ngày cuối tuần - Tránh thứ 3.2 Hoạch định chi phí Ngân sách định việc kiện có tổ chức hay không, thể mục tiêu quy mô kiện Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng địa điểm…) Đồ ăn thức uống Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào, …) Thiết bị nghe nhìn (âm ánh sáng, thiết bị trình chiếu, ) Văn nghệ Set up (sân khấu, bàn ghế, nhà bạt, thảm, … thứ khơng có phí thuê địa điểm) Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…) Photo, camera Nhân (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…) 10 Game, quà tặng 11 Đi lại, vận chuyển 12 Giao tiếp (nếu liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp khách…) 13 Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có) 14 Linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác ) 15 Chi phí dự phịng, phát sinh (10%) 16 Chi phí quản lý (5%) stt Nội dung Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi … Tổng Tổng chi phí 3.3 Hoạch định nhân Ban tổ chức: thành lập đầu tiên, thuộc chuyên môn khác nhau, không trùng Tình nguyện viên: giờ, nắm tầm quan trọng việc tham gia, BTC phải giám sát liên tục Diễn giả: Phù hợp, thu hút, nhiều tranh cãi (scandal), thù lao, kiểm tra nói, bắt buộc chủ đề, cần duyệt trước hay không, thành phần người nghe, an ninh, nghỉ ngơi, lại, tài liệu… Nhân viên phục vụ: huấn luyện, lịch sự, đồng phục, động, đầy đủ/dư, (ưu tiên nam) 3.4 Hoạch định sở vật chất - Lựa chọn địa điểm - Bố trí , xếp phương tiện nghe nhìn - Bàn ghế - Trang trí - Sân khấu - Phịng họp (nội thất, cơng nghệ, trang thiết bị) - Khảo sát sở vật chất Chú ý: rèm, gạch, tiếng ồn, internet - Kiểm tra vấn đề an ninh khu vực - Khảo sát thị trường so sánh giá - Có sân chơi cho trẻ em hay không - Ưu tiên lạ ... 2.4 Kế hoạch tổ chức kiện Khái niệm: Kế hoạch tổ chức kiện? ?đó sản phẩm trình lập kế hoạch tổ chức kiện. Kế hoạch tổ chức kiện hiểu thiết kế nội dung, công việc kiện (từ khâu chuẩn bị kết thúc... Lập kế hoạch tổ chức kiện 1.1 Lựa chọn loại hình kiện 1.2 Ban tổ chức kiện 1.3 Chiến lược tổ chức kiện 1.4 Kế hoạch tổ chức kiện 1.1 Lựa chọn loại hình kiện Lễ kỷ niệm:... ngân sách để triển khai kế hoạch; tiêu đánh giá kết hoạt động kế hoạch? ?? Phân tích cơng việc tổ chức kiện 1.1 Xây dựng kế hoạch Các nội dung kế hoạch Mục đích yêu cầu kiện Đối tượng tham gia
