Sổ tay P.R in - house Xây dựng một kế hoạch truyền thông ( phần 1 và 2) Khi quan hệ với báo chí, khôn ngoan nhất là phải lập ra một kế hoạch truyền thông. Từ đó, mọi tài liệu và liên lạc sẽ có một hình thức và giọng điệu nhất định. Thông cáo báo chí, brochure và bài xã luận có thể được đưa toàn bộ vào trong một thông điệp về công ty bạn một cách thống nhất tất cả những gì bạn muốn nói. Bạn không thể điều khiển được những gì mà giới báo chí viết về bạn nhưng bạn có thể điều khiển được những gì bạn nói và hình ảnh mà bạn mang đến cho công chúng. Để xây dựng một kế hoạch, trước tiên bạn phải xác định được thông điệp của bạn là gì. Sứ mệnh của bạn là gì? Mục tiêu và mục đích trước tiên của bạn là gì? Và thông điệp nào bạn muốn gửi tới những nhóm đối tư ợng mục tiêu của bạn? Bạn nên xét xét những câu hỏi này khi xây dựng kế hoạch truyền thông. Ví dụ, hãng của bạn muốn nhấn mạnh vào tính an toàn của sản phẩm, và có thể, trong thực tế, đã giành được giải thưởng an toàn. Bạn có thể chắc chắn rằng Một phần của kế hoạch truyền thông sẽ tập trung vào khía cạnh an toàn này. Một khi bạn đã xác định được điều bạn muốn nói, bạn cần phải tiến hành một cuộc điều tra sơ bộ. Trước tiên bạn cần phải xác định đâu là nhóm công chúng mục tiêu của bạn - khách hàng tiềm năng, nhà thầu phụ, cộng đồng nói chung và, trong một vài trường hợp, thậm chí là những nhà làm lu ật. Bạn cũng muốn xây dựng một danh sách báo chí (media list) bao gồm các tờ báo, các chương trình truyền hình và phát thanh mà nhóm công chúng mục tiêu của bạn đọc, xem và nghe. Hãy tìm ra những điểm mấu chốt như số lượng phát hành, lĩnh vực bao quát cũng như tập trung của các báo để phát triển danh sách này. Đừng quên đưa vào những tờ báo “thương mại” - đó thường là những tờ báo hay đưa tin về những dự án mà bạn xây dựng và những thông tin liên quan đến công ty bạn. Kế hoạch truyền thông bản thân nó nên g ồm rất nhiều “công cụ” để bạn có thể đưa được thông điệp của bạn ra bên ngoài. Những “công cụ” này bao gồm thông cáo báo chí, thư gửi tổng biên tập, xã luận, một “internet site”, những bài báo minh hoạ và những sự kiện đặc biệt. Bạn có thể xem thông tin chi tiết về những “công cụ” này trong từng phần cụ thể dưới đây. PR. "in-house" là khái niệm dùng cho hoạt động P.R. được sử dụng trong doanh nghiệp, khác với khái niệm công ty/đại lý P.R được thuê bởi doanh nghiệp. Loại hình này được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong cuốn Sổ tay P.R. "in-house" mà chúng tôi giới thiệu dưới đây, các bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về khái niệm "tự làm P.R." từ quan niệm về nghề đến các bí quyết làm P.R. như việc xây dựng một chiến dịch truyền thông, thiết lập quan hệ với giới báo chí, viết một thông cáo báo chí hay việc sử dụng các công cụ hỗ trợ khác. Thông tin được trình bày trong cẩm nang này sẽ có thể giúp các bạn nâng cao quan hệ đối với giới truyền thông và, cũng như vậy, góp phần xây dựng hình ảnh tốt đẹp cho công ty bạn. Hãy luôn luôn nhớ rằng yêu cầu của giới truyền thông tại địa phương và trên phạm vi toàn quốc là rất khác nhau. Một câu chuyện mang quá nhiều đặc trưng địa phương có thể chỉ phù hợp để sử dụng trong phạm vi địa phương mà sẽ không gây được sự quan tâm nào của giới truyền thông toàn quốc. Những đề xuất nội dung nên được điều chỉnh dựa trên cơ sở của những gì có thể gây được sự quan tâm của công chúng toàn quốc. Hãy lấy những bài báo mà một tờ báo cụ thể nào đó sử dụng để làm định hướng cho những đề xuất nội dung bài báo của bạn. Khi liên hệ với giới truyền thông, hãy cung cấp cho họ những tài liệu đã được chuẩn bị và sắp xếp hợp lý, bao gồm cả những thông tin cần thiết khác như: tên, số điện thoại của những người có thể cung cấp thêm các thông tin chi tiết. Điều này có thể sẽ làm cho các ông tổng biên tập theo đuổi đề tài của bạn nếu như họ quan tâm. Hãy đi xa hơn những thông tin cơ bản mà bạn cung cấp cho họ để nhấn mạnh tại sao bạn tin độc giả của một tờ báo có thể quan tâm tới đề tài của bạn. Hãy đưa ra một cái “đinh” để làm mấu chốt cho câu chuyện. Điều này sẽ làm tăng tính chân thực mà các biên tập viên có thể sẽ xoáy vào và đó chính là thông tin mà bạn muốn đưa ra. Nói đến vấn đề quan hệ lâu dài với giới truyền thông, mặc dù câu chuyện về dự án của bạn đã đến tay ông tổng biên tập và nó có thể không gây được ấn tượng nào về cấu trúc của nó nhưng hầu hết các tổng biên tập sẽ biết đến bạn và vai trò của công ty bạn. Và liên lạc đầu tiên này có thể mở cánh cửa cho những cơ hội trong tương lai đối với những đề tài tiếp theo của bạn, và bạn sẽ được người ta xem như một nguồn tin tham khảo cho những thông tin về lĩnh vực có liên quan. Sự phối hợp hiệu quả với giới truyền thông sẽ đem lại lợi ích cho cả hai phía. Bạn là một người giỏi kinh doanh và bạn đã có một lịch sử dài trong việc xây dựng thành công các dự án trong lĩnh vực của bạn, thậm chí trên phạm vi quốc gia. Nhưng có bao giờ bạn tự hỏi làm cách nào mà công chúng lại biết đến công ty bạn – hình ảnh của bạn? Bạn nên suy nghĩ về điều này. Có rất nhiều nhà kinh doanh dành phần lớn thời gian của họ để làm những công việc họ yêu thích – xây dựng những dự án lớn – và để cho P.R. tự lo phần việc của nó. Nhưng những nhà kinh doanh hiểu biết luôn biết rằng sử dụng tốt các kỹ năng P.R. có thể nâng cao danh tiếng cũng như khả năng kiếm thêm hợp đồng của họ. Trên thị trường toàn cầu mà tính cạnh tranh ngày càng cao hiện nay, những nhà kinh doanh thành công nhất sẽ là những người biết cách làm cho công chúng biết đến những thành quả của mình. Một điều chắc chắn là tất cả các doanh nghiệp đều có một hình ảnh nào đó trong mắt công chúng cho dù họ thích hay không thích nó. Làm P.R. tốt nhất là bắt đầu từ khi bạn bước ra khỏi nhà. Một số điểm cần phải chú ý như sau: • Hình thức bề ngoài; • Cách trả lời điện thoại; • Chất lượng tài liệu in của bạn (không có lỗi văn bản); • Tuân thủ đúng thời gian cung cấp dịch vụ mà bạn có ý kế hoạch đưa ra. Nhiệm vụ truyền thông của bạn, nếu thực hiện, nên tác động lên nhiều đối tượng công chúng khác nhau - cả bên trong và bên ngoài - những đối tượng này luôn thông tin đến bạn và ủng hộ mục tiêu, mục đích của bạn. Mỗi một nhóm công chúng lại yêu cầu một sự quan tâm khác nhau, một số nhóm yêu cầu cao hơn những nhóm khác. Điều này phụ thuộc vào sự ưu tiên của bạn dành cho những nhóm công chúng này và để bạn xây dựng một kế hoạch tiếp cận họ một cách hiệu quả và kinh tế nhất, và, tất nhiên, để bổ sung cho toàn bộ phương hướng và nhiệm vụ của bạn. Nên nhớ rằng có được một mục tiêu mới chỉ cải thiện được hình ảnh của công ty bạn khỏi những rủi ro cao. Tránh cách tiếp cận chộp giật hoặc chỉ có một cách tiếp cận đối với mọi đối tượng trong hoạt động P.R. Nếu chỉ một phần nhỏ trong chương trình của bạn hướng tới được tất cả mọi người, nó sẽ thiếu mất khoảng cách, phương hướng và sức mạnh. Cũng như vậy, phải xác định các nhóm công chúng bạn muốn hướng tới và thông điệp mà bạn muốn chuyển tải. Vạch ra những ưu tiên, xác định ngân sách để đạt được những ưu tiên khác nhau đó và bắt đầu thực hiện. . Sổ tay P. R in - house Xây dựng một kế hoạch truyền thông ( phần 1 và 2) Khi quan hệ với báo chí, khôn ngoan nhất là phải l p ra một kế hoạch truyền. chắc chắn r ng Một phần của kế hoạch truyền thông sẽ t p trung vào khía cạnh an toàn này. Một khi bạn đã xác định được điều bạn muốn nói, bạn cần phải tiến