MÔI TRƯỜNG XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ GIAO TIẾP Nhu cầu giao tiếp hiệu quả đòi hỏi các bên liên quan trong giao tiếp phải chia sẻ và thống nhất các định nghĩa khác nhau và các thông số của những thông tin đang được trao đổi. Theo Stefano Baldi và Ed Gelbstein ("Jargon, Thủ tục và quy tắc là những rào cản trong giao tiếp hiệu quả ") : Môi trường là nơi thể hiện năm mối quan hệ giao tiếp: Cộng tác, thương lượng, cạnh tranh, xung đột và không thừa nhận. Biểu đồ dưới đây minh hoạ các mối liên kết, các mối quan hệ không ổn định và cách phát triển các mối quan hệ giao tiếp để từ đó cải thiện hiệu quả giao tiếp (con đường phát triển tích cực) hoặc đi vào sự sụp đổ hoàn toàn (con đường phát triển tiêu cực). Quan hệ không thừa nhận ( Non - recognition): Từ chối tất cả các quan hệ giao tiếp, trao đổi, không thừa nhận bất cứ quyền trao đổi nào cho dù đối tượng là ai. Quan hệ xung đột (Conflictual) là một tình huống mà trong đó các bên công nhận nhau, nhưng không còn có thể cùng hợp tác để hướng đến kết quả đôi bên cùng có lợi, thay vào đó là sự lạm dụng bạo lực trong cả lời nói và vật lý. Hai loại quan hệ nói trên là những trở ngại cơ bản nhất khi muốn đạt hiệu quả giao tiếp. Ba loại quan hệ còn lại tương đối không ổn định lâu dài, một sự thay đổi trong mối quan hệ có thể xảy ra chỉ do một sự kiện tương đối nhỏ - thậm chí chỉ cần một từ ngữ không thích hợp ở một thời điểm nào đó - điều này có thể xảy ra rất nhanh chóng. Quan hệ hợp tác (Collaborative) nhu cầu và vị trí của tất cả các bên được xác định và hiểu rõ ràng, mọi người có liên quan đều hướng đến sự thành công, cũng như chia sẻ nhiều thứ khác như thông tin, thiết bị, vị trí và sự hậu thuẫn lẫn nhau. Quan hệ thương lượng (Negotiative) có nhiều điểm chung với hình thức quan hệ hợp tác ngoại trừ một số nhu cầu và vị trí có thể chưa được xác định rõ ràng, đòi hỏi sự thảo luận và trao đổi để đạt được một kết quả hai bên cùng chấp nhận được. Quan hệ cạnh tranh: Quan hệ hợp tác và quan hệ thương lượng có thể nhanh chóng trở thành quan hệ cạnh tranh khi một trong những đối tác cần phải (hoặc quyết định) đóng một vai trò khác nhau so với van trò ban đầu đã được thoả thuận. Vai trò mới này có thể dẫn đến tình trạng chồng chéo trách nhiệm của những người khác. Một dạng quan hệ cạnh tranh khác cũng có thể hình thành khi một "đối tác mới" tham gia với nỗ lực thành lập và hy vọng sẽ có được quyền lợi, quyền ưu đãi, nhượng bộ từ những người khác. Mối quan hệ cạnh tranh nếu không quản lý đúng cách sẽ nhanh chóng xấu đi và trở thành quan hệ không thừa nhận, xung đột hay loại trừ. Tại thời điểm này, khái niệm về sự tín nhiệm và tin tưởng trở nên quan trọng. Nếu không có một trong hai yếu tố này, giao tiếp hiệu quả là bất khả thi. Sự tín nhiệm và tin tưởng không thể nào tự động có được, nó phải được giành lấy theo quá trình. Biểu đồ dưới đây hiển thị cách phát triển uy tín và niềm tin theo thời gian. Ở giai đoạn đầu của mối quan hệ, con người sẽ đối phó một cách thận trọng. Khi mối quan hệ phát triển theo thời gian nó có thể phát triển theo nhiều chiều hướng khác nhau – uy tín và niềm tin của người trong cuộc sẽ thực sự tăng lên sau mối quan hệ đầu tiên cho đến khi nó đạt đến một mức độ cao, biểu thị một mối quan hệ trưởng thành và ổn định! Những đường cong biểu hiện sự giảm sút về lòng tin, mà thường không bù đắp được (irrecoverable), vì điều này ngụ ý sự kết thúc của bất kỳ quan hệ giao tiếp có ý nghĩa nào. Bốn phản ứng hoặc các vai trò thường gây khó khăn trong giao tiếp, cũng như trong các mối quan hệ và công việc, là: 1. Người xoa dịu (Placater): Những người xoa dịu luôn luôn nói một cách thu hút để lấy lòng (ingratiating), cố gắng làm hài lòng, sẵn sàng xin lỗi và không bao giờ tỏ thái độ không đồng ý, dù tình huống thế nào đi nữa. Trong lời nói: Họ luôn đồng ý. Ví dụ: "Bạn muốn là được. Tôi chỉ ở đây để giúp bạn cảm thấy vui." Trong bản thân: Họ luôn cho thấy cảm giác bất lực. Trong nội tâm : Họ luôn cảm thấy: "Tôi cảm thấy vô nghĩa: không có anh hoặc cô ấy, tôi đã chết. Tôi vô giá trị". 2. Người bảo thủ (Blamer): Họ là những người bới lông tìm vết, là một nhà độc tài, một ông chủ và luôn tỏ ra cao ngạo. Trong công việc: Họ luôn không đồng ý, và nói (hoặc tỏ vẻ): "Bạn chẳng làm được điều gì đúng cả, chuyện gì xảy ra vậy? Hoặc “Nếu không phải vì bạn thì mọi cái sẽ trở nên tốt đẹp”. Trong bản thân: Họ luôn chứng tỏ : "Tôi là ông chủ ở đây." Trong nội tâm, họ luôn cảm thấy "Tôi cô đơn và không thành công." 3. Người máy móc (Computer): Họ luôn rất đúng, rất hợp lý, không hề bộc lộ bất kỳ cảm xúc nào. Họ là những người bình tĩnh, thâm trầm và chọn lọc, và gần như hoàn toàn vô cảm và luôn hướng đến lý trí. Họ luôn dùng ngôn ngữ đao to búa lớn. Trong công việc: Họ cực kỳ hợp lý. Ví dụ: "Nếu có ai quan sát cẩn thận, họ sẽ nhận ra kết quả của chúng ta ở đây" Trong bản thân: Họ rất nghiêm khắc, máy móc và sẵn sàng nói rằng: "Tôi đang bình tĩnh, tỉnh táo và chọn lọc". Trong nội tâm: Họ có thể nói: "Tôi cảm thấy dễ bị tổn thương". 4. Người xao lãng (Distracter): Họ chẳng không bao giờ có thể định hướng trực tiếp đến bất cứ điều gì. Bất cứ điều gì họ nói hoàn toàn không liên quan đến những gì người khác đang nói hoặc làm. Trong công việc: Việc làm và suy nghĩ của họ là hoàn toàn không liên quan. Trong bản thân: Họ luôn lúc thế này lúc thế khác. Trong nội tâm: Họ có thể nói: "Không ai quan tâm cả. Ở đây không có chỗ cho tôi". Tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau là nền tảng cho giao tiếp hiệu quả. Khi cả hai đều tồn tại, mục tiêu có thể được phát triển theo tất cả nội dung mà các cá nhân và nhóm đã cam kết. Hệ thống và thủ tục giao tiếp được phát triển dựa trên mục tiêu chung và quan hệ hợp tác là những điều nhận được sự hỗ trợ nhiều nhất, tôn trọng nhiều nhất, và kết quả là đạt hiệu quả nhất. . MÔI TRƯỜNG XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ GIAO TIẾP Nhu cầu giao tiếp hiệu quả đòi hỏi các bên liên quan trong giao tiếp phải chia sẻ và. minh hoạ các mối liên kết, các mối quan hệ không ổn định và cách phát triển các mối quan hệ giao tiếp để từ đó cải thiện hiệu quả giao tiếp (con đường