Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý -1- CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN BÀI 1: KHÁI NIỆ*M VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG I Vì phải phân tích triển khai áp dụng tin học: Vai trị phân tích thiết kế hệ thống: Mọi người sống gặp phải vấn đề cần giải Vấn đề dễ mà phức tạp, khó khăn Để giải vấn đề, cần tìm lời giải thích hợp mục tiêu mong muốn dựa khả hạn chế Q trình cịn gọi q trình phân tích Tương tự trên, định áp dụng tin học cho việc đó, ta cần phải suy nghĩ tìm phương án thích hợp với khả hạn chế Điều có nghĩa ta phân tích áp dụng tin học Phân tích áp dụng tin học nghiên cứu gồm: - Nghiên cứu vấn đề mà giới hạn xác định - Lựa chọn lời giải - Và phát triển lời giải dựa sở công cụ xử lý máy tính điện tử Các sai sót triển khai phân tích thiết kế hệ thống: Sai sót lớn tất sai sót mắc phải có nguồn gốc từ ý niệm hệ thống Chi phí chiếm tỷ lệ lớn chi phí bảo trì Lượng cơng việc chiếm tỷ lệ lớn việc phát sửa sai Tình trạng bắt nguồn từ thiếu sót phân tích Từ cho thấy cần phân tích áp dụng tin học mà cịn phải nghiên cứu, tìm cho phương pháp phân tích hữu hiệu nhằm khắc phục tình hình Để hiểu yêu cầu cho phương pháp phân tích, thiết kế tốt, cần nêu số thiếu sót phương pháp phân tích hữu cổ điển a Thiếu tiếp cận toàn cục cho áp dụng: Tình trạng xãy áp dụng tin học triển khai nhóm mà thiếu liên hệ với nhóm khác Từ dẫn đến sai sót sau: - Thu thập trùng lặp thông tin - Tồn tập tin dư thừa song không phù hợp - Dùng nhiều thuật ngữ khác để khái niệm - Tồn hồ sơ riêng lẻ, không đầy đủ, không khai thác Trung tâm Đào tạo Cơng nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý -2- Hậu tình trạng việc bảo trì phần mềm trở nên khó khăn, phức tạp gây phí lớn cho việc bảo trì b Từ chối hợp tác với người sử dụng (NSD): Đã từ lâu tồn nghịch lý: người làm tin học thời gian dài thường tự thể chuyên gia xác định điều tốt cho người khác, đặc biệt cho NSD tương lai hệ thông tin cài đặt Từ nghịch lý dẫn đến thích nghi hệ thông tin không lâu bị bỏ hay dùng có dự Tình cho tin học có hình ảnh phản diện, khó khăn để theo đuổi sử dụng Nguyên nhân khác dẫn dến nghịch lý thời gian dài không tồn ngôn ngữ chung người làm tin học người sử dụng Nếu người làm tin học biểu giới thực thuật ngữ tập tin, chương trình v.v Cịn người sử dụng dùng có thuật ngữ riêng dùng phần hành mà họ đảm trách rõ ràng khó hiểu lịng nhau, từ dẫn đến khó khăn hợp tác với c Thiếu chuẩn thống nhất: Do thiếu chuẩn thống nên nhóm thiết kế độc lập nhau, khơng có ràng buộc, hợp tác với nhóm khác, dùng cách tiếp cận riêng Điều dẫn đến tình trạng gần hạn chế khả tích hợp cơng việc tiến hành II Yêu cầu phương pháp thiết kế hệ thống: Những phương pháp phân tích đại mong muốn hướng tới giải toàn phần tồn nêu Tất nhiên phương pháp phân tích đại khơng giải tồn tiến trình phân tích ý niệm hố áp dụng tin học, khơng dùng tên để khái niệm Cũng không xem xét tất công cụ tin học góc độ Song, khẳng định chúng theo mục tiêu chịu ảnh hưởng định hướng đây: - Có tiếp cận tồn cục cách xét phần tử, liệu, chức phận tổng thể toàn vẹn Sự hiểu biết tổng thể toàn vẹn cần thiết cho việc phát triển tốt phận - Xét tồn tổ chức, phịng ban, xưởng, vị trí làm việc v.v phần tử có cấu trúc, hệ thống có dịng vào, dịng ra, quy tắc hoạt động quản lý hệ thông tin v.v - Có cách tiếp cận phân tích ý niệm xuống, hướng vào việc nhận thức định tiên cách tổng quát, sau đến đặc thù, thứ nhất, tiếp đến thứ hai v.v Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý -3- - Nhận dạng mức trừu tượng bất biến hệ thống nghiên cứu phụ thuộc vào khoảng thời gian vòng đời, vai trò lớn hay nhỏ việc lựa chọn kỹ thuật tổ chức có liên quan - Nhận dạng thành phần, liệu, xử lý, xử lý, v.v… hệ thống mà khơng có "thiên vị" chúng - Vận dụng công cụ thủ cơng, tự động hố trợ giúp cho việc phân tích - Nhận dạng điểm đối thoại thoả thuận với NSD, điểm dùng để đánh dấu chuyển tiếp giai đoạn trình phân tích -~ ~ - BÀI KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG I Khái niệm hệ thống: Định nghĩa: Hệ thống tập hợp phần tử tương tác tổ chức nhằm thực mục đích xác định Áp dụng định nghĩa vào tổ chức ta cần xác hoá số khái niệm: - Các phần tử tập hợp phương tiện vật chất nhân lực - Tổ chức tạo thành hệ thống mở, nghĩa liên hệ với môi trường Một số phần tử hệ thống có tương tác với bên (cung ứng, thương mại, v.v…) - Các tổ chức hệ thống sống phát triển, mặt động Áp dụng cụ thể từ định nghĩa: a Chu trình kinh tế quốc gia: Phương tiện tập hợp dân chúng tất sở hạ tầng dùng cho mục đích sản xuất phát triển, cải vật chất nguyên liệu nhân dân b Hệ thống xí nghiệp: Các phần tử tập hợp nhân viên, nguyên vật liệu, quy tắc quản lý, kinh nghiệm, cách tổ chức thống nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận tối đa c Hệ thống quan hành nghiệp: Trung tâm Đào tạo Cơng nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý -4- Ví dụ: Uỷ ban Nhân dân Phường, nhân viên Phường, văn pháp quy, quy định tập luật, … thành phần hệ thống mà mục tiêu phục vụ nhiều cho nhân dân II Hệ thống mơi trường nó: Mối liên hệ hệ thống mơi trường: Xét hệ thống xí nghiệp mối liên hệ với mơi trường Môi trường gồm nhà cung cấp (NCC), nhà thầu (NT), quan nhà nước (CQNN), quan tài (CQTC) trung gian, đại lý (ĐL), khách hàng trực tiếp Mơ hình sơ lược mối liên hệ xí nghiệp mơi trường thể sau: Nhà cung cấp Dịch vụ tài Ngun vật liệu, Thanh tốn Thanh tốn chi phí Bán thành phẩm Nhà thầu Ngân hàng Nhiên liệu, dịch vụ Dịch vụ Xí nghiệp Thanh tốn Cơ quan hành Thanh tốn Sản phẩm cuối Sản phẩm cuối Thanh toán Thanh toán Đại lý Khách hàng Sản phẩm cuối Phân tích liên hệ với môi trường: Các mối liên hệ tồn hệ thống tổ chức khác tạo thành môi trường kinh tế thường biểu diễn dịng (luồng) ngoại, trái với dịng nội có nguồn từ bên tổ chức phân thành loại: - Dòng cải vật chất (nguyên nhiên liệu, sản phẩm cuối cùng) - Dòng dịch vụ (cung cấp tiền vay, tham vấn, bảo trì, v.v ) Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý -5- - Dịng tiền tệ (thanh tốn khách hàng người cung cấp) - Dịng thơng tin (thông tin công tác, thông báo quảng cáo, v.v.) Nếu tồn dòng cải vật chất, tất yếu địi hỏi dịng thơng tin hình thức phi hình thức Ví dụ: dịng cấu kiện rời nhà cung cấp đó, người ta gặp dịng thơng tin sau: - Những dịng thơng tin khơng thức: buổi trao đổi qua điện thoại, thông tin truyền người đại diện, v.v - Những dịng thơng tin thức: + Các đề nghị giá gởi đến Fax Telex + Thư tín + Những hồ sơ có liên quan đến dịng vật chất: phiếu đặt hàng, giấy báo nhận hàng, phiếu cung ứng III Ba hệ thống cuả tổ chức: Ba mức cần phải quan tâm phân tích dịng ba phân hệ tạo thành xí nghiệp: hệ thống tác nghiệp / sản xuất, hệ thống định điều khiển hệ thông tin Ba hệ thống cuả tổ chức: Hệ định Hệ thông tin Hệ tác nghiệp Dưới ta xét hệ thống tổ chức xí nghiệp: Hệ tác nghiệp, sản xuất: Hệ tác nghiệp có liên quan với tất hoạt động sản xuất, tìm kiếm khách hàng mới, v.v cách tổng quát hoạt động nhằm thực cơng việc có tính cách cạnh tranh để đạt mục tiêu xác định hệ định Những phần tử cấu thành nhân lực (thực công việc), phương tiện (máy, thiết bị, dây chuyền công nghệ, v.v ), thành phần tác động tương hổ với để đáp ứng mục tiêu: ví dụ sản xuất lượng xe dự định trước Hệ thống định: Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý -6- Hệ thống định có liên quan đến tác vụ quản lý, tìm định chiến lược, định chiến thuật, dài trung hạn (tăng phần thị trường, thay đổi lượng xe tiêu thụ), ngắn hạn (mục tiêu: thay đổi cách thức quản lý dự trữ, nghiên cứu "chiến dịch" thăm dò thị hiếu khách hàng mhằm hướng họ vào sản phẩm xí nghiệp) Hệ thơng tin: Hệ thơng tin hệ thống có vai trị quan trọng việc liên hệ hai hệ thống định tác nghiệp, bảo đảm chúng vận hành làm cho tổ chức đạt mục tiêu đặt Ta nối khớp ba phân hệ sau: HTĐK (HQĐ) Môi trường Hệ Thông tin HSX (Hệ TN) a Hệ thông tin gồm: - Tập hợp thơng tin (hữu ích / vơ ích, có cấu trúc khơng có cấu trúc, hình thức phi hình thức ln chuyển xí nghiệp) - Cách thức sử dụng chúng (quy tắc quản lý) - Tập hợp phương tiện giúp sử lý thông tin Thông qua thông tin, tất cán công nhân viên quan hệ với nhau, liên hệ họ với phương tiện cho phép xử lý thông tin b Mục tiêu hệ thông tin: - Cung cấp cho hệ định tất thơng tin cần thiết q trình định (các thông tin xuất phát từ môi trường từ hệ tác nghiệp) - Chuyển thông tin từ hệ định cho hệ tác nghiệp môi trường bên Hoạt động hệ tổ chức đánh giá tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lượng việc xử lý, phù hợp hệ thông tin -~ Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet ~ - Biên soạn: Nguyễn Quang Thông Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý -7- BÀI CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA HỆ THỐNG Tính tổ chức: Giữa phần tử hệ thống phải có mối quan hệ định, quan hệ có hai loại: - Quan hệ ổn định: quan hệ tồn lâu dài cần phải nghiên cứu xét đến mối quan hệ Quan hệ ổn định khơng có nghĩa bất biến, có biến động giữ mức ổn định tương đối Ví dụ: Số cơng nhân xí nghiệp khơng ổn định xét đến số lượng nói chung ổn định, tức tăng, giảm không đáng kể - Quan hệ không ổn định: quan hệ tồn tức thời Ví dụ: Các chuyến cơng tác đột xuất nhóm nhân viên quan, v.v Tính biến động: Bất kỳ hệ thống có tính biến động, tức có tiến triển hoạt động bên hệ - Tiến triển tăng trưởng hay suy thoái hệ thống Ví dụ: Hệ thống kinh doanh cơng ty có lúc lãi, lỗ v.v - Hoạt động: phần tử hệ thống có ràng buộc với nhau, quan hệ trì nhằm đạt đến mục đích cao kinh doanh Hoạt động hệ thống nhằm biến VÀO thành RA Ví dụ: gỗ thiên nhiên H T sản xuất Vật dụng trang trí nội thất Hệ thống phải có mơi trường hoạt động: Mơi trường tập hợp phần tử không thuộc hệ thống tác động vào hệ thống bị tác động bới hệ thống Hệ thống môi trường tách rời Ví dụ: Hệ thống sản xuất / kinh doanh tách rời với môi trường khách hàng Hệ thống phải có tính điều khiển: Cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắt chung phần tử hệ thống để chúng không trượt ngồi mục đích (tính hướng đích) hệ thống (đây nhiệm vụ môn điều khiển học) Khi nói đến quan điểm hệ thống, ta cần nhìn mối quan hệ tổng thể với đích chung, hoạt động chung thấy đâu quan hệ ổn định, đâu môi trường Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý -~ -8- ~ - BÀI 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Định nghĩa: Một hệ thống tích hợp "Người - Máy" tạo thơng tin giúp người sản xuất, quản lý định hệ thông tin quản lý Hệ thông tin quản lý sử dụng thiết bị tin học, phần mềm, CSDL, thủ tục thủ công, mơ hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý định I Cấu trúc hệ thông tin quản lý: Cấu trúc tổng quát hệ thơng tin quản lý: Hệ thơng tin quản lý gồm thành phần: lĩnh vực quản lý, liệu, thủ tục xử lý (mơ hình) quy tắc quản lý a Các lĩnh vực quản lý: Mỗi lĩnh vực quản lý tương ứng hoạt động đồng (lĩnh vực thương mại, lĩnh vực hành chính, kỹ thuật, kế toán - tài vụ, v.v…) b Dữ liệu: Là nguyên liệu hệ thông tin quản lý biểu diễn nhiều dạng (truyền khẩu, văn bản, hình vẽ, ký hiệu, v.v…) nhiều vật mang tin (giấy, băng từ, đĩa từ, đối thoại trực tiếp thông qua điện thoại, sao, fax, v.v…) c Các mơ hình: Là nhóm tập hợp thủ tục lĩnh vực Ví dụ: - Kế hoạch hoạch đồ kế toán cho lĩnh vực kế toán - tài vụ - Quy trình sản xuất - Phương pháp vận hành thiết bị - Phương pháp quy hoạch dùng cho quản lý dự trữ quản lý sản xuất d Quy tắc quản lý: Sử dụng biến đổi / xử lý liệu phục vụ cho mục đích xác định Hệ thông tin quản lý phân hệ thông tin: a Định nghĩa: Lĩnh vực quản lý phân hệ, giống hệ thống có hệ tác nghiệp, hệ thơng tin hệ định, nhóm hoạt động có mục tiêu tổng thể Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý -9- Có thể hình dung lĩnh vực quản lý vận tải bao gồm việc quản lý vận chuyển có liên quan: Tái cung ứng Vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu Giao hàng Chuyên chở cán bộ, công nhân viên b Phân chia thành đề án áp dụng: Để phân chia hệ tổ chức Kinh tế - Xã hội thành lĩnh vực quản lý thuận lợi cho việc sử dụng tin học, cần phân chia tiếp lĩnh vực thành đề án, áp dụng Ví dụ: lĩnh vực kế tốn phân chia thành: - Kế tốn tổng hợp - Kế toán khách hàng - Kế toán vật tư - Kế tốn phân tích v.v… c Hệ thơng tin quản lý người sử dụng (NSD): Có thể tiếp cận hệ thông tin quản lý cách logic / chức năng; song nhận thức hệ thông tin quản lý theo quan niệm NSD Mỗi NSD hệ TTQL (cán bộ, nhân viên, hội đơng quản trị v.v…) có nhìn riêng hệ thống tuỳ theo chức trách mà họ đảm nhiệm, vị trí, kinh nghiệm, tín ngưỡng, v.v… Chính mà đề cập đến hệ thơng tin NSD cách nhìn phiến diện, phi thực tế Dữ liệu thông tin: Các liệu "chuyên chở" dịng giúp ta tiếp cận chặt chẽ xác hệ thông tin quản lý để tin học hố chúng a Dữ liệu thơng tin, Dữ liệu có phải thơng tin: Ví dụ: Tên khách hàng, danh mục sản phẩm, ngày giao hàng, v.v… Dữ liệu nhận số giá trị xác định tập hợp (Ví dụ: giá trị mã bưu phải số năm ký tự chữ, v.v…) Dữ liệu biểu diễn tập hợp giá trị mà khó biết liên hệ chúng (Ví dụ: Nguyễn Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18, v.v…) Như vậy, khái niệm liệu hẹp khái niệm thơng tin Dữ liệu biểu diễn nhiều dạng khác (âm thanh, văn bản, hình ảnh, v.v ) Thơng tin ln mang ý nghĩa gồm nhiều giá trị liệu, ví dụ liệu có thơng tin sau: - Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là: 845102 vào ngày 14/10/ 02 với số lượng 18 b Các dạng thông tin: Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thông Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 10 - - Thông tin viết: Dạng thông tin thường gặp hệ thơng tin Nó thường thể giấy đơi hình máy tính Các kiện thể cácthơng tin có cấu trúc khơng + Một thư tay ứng viên vào vị trí tuyển dụng khơng có cấu trúc, song cần phải có thơng tin "bắt buộc" (họ tên, địa chỉ, văn bằng, v.v ) + Một hố đơn có cấu trúc xác định trước gồm liệu bắt buộc (tham chiếu khách hàng, tham chiếu sản phẩm v.v ) - Thơng tin nói: Dạng thơng tin phương tiện phổ biến cá thể thường gặp hệ tổ chức kinh tế xã hội Đặc trưng loại phi hình thức thường khó xử lý Vật mang thông tin thường hệ thống điện thoại - Thơng tin hình ảnh: Dạng thơng tin xuất phát từ thông tin khác hệ thống từ nguồn khác Ví dụ: vẽ số chi tiết ơtơ có từ số liệu phòng nghiên cứu thiết kế - Các thơng tin khác: Một số thơng tin cảm nhận qua số giai đoạn xúc giác, vị giác, khứu giác không xét hệ thơng tin quản lý c Thơng tin có cấu trúc: Nếu giả thuyết thơng tin vơ ích loại bỏ thơng tin vừa liệt kê thành phần hệ thông tin quản lý Một số chúng khai thác tức để định (Ví dụ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch cải tiến thiết bị.v.v.) Một số khác để sử dụng cần xử lý sơ thủ công giới tự động (Ví dụ: đồ thị doanh số theo thời gian, vẽ chi tiết thiết bị v.v ) Xử lý tự động thơng tin thực tạo thành từ liệu có tính cấu trúc Chính xuất phát từ liệu có tính cấu trúc dựa vào quy tắc quản lý mà xử lý thực II Vai trị chất lượng hệ thơng tin quản lý: Vai trị: Vai trị hệ thơng tin thu nhận thông tin, xử lý cung cấp cho người sử dụng có nhu cầu Ta sơ đồ hố tồn q trình diễn hệ thông tin quản lý sau: Thông tin nội - Thơng tin viết - Thơng tin nói - Thơng tin hình ảnh Trung tâm Đào tạo Cơng nghệ AVNet Thông tin ngoại - Thông tin viết - Thông tin nói - Thơng tin hình ảnh Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 24 - - Điều tra, thu thập thông tin hệ thống hành - Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến Phương pháp khảo sát: Khảo sát hệ thống bốn mức: - Mức thao tác thừa hành: tiếp cận người thừa hành trực tiếp để xem họ làm việc - Mức điều phối quản lý - Mức định lãnh đạo - Mức chuyên gia cố vấn Hình thức tiến hành: - Quan sát theo dõi: + cách thức: làm việc với họ + cách khơng thức: tìm hiểu cách làm việc qua hồ sơ, sổ sách, v.v - Cố vấn: nhiều cách: + Đặt câu hỏi trực tiếp: Yes / No + Đặt câu hỏi chọn lựa: a, b, c, d …, đánh để thống kê + Đặt câu hỏi gián tiếp có tính gợi mở cho câu trả lời + Bảng câu hỏi, phiếu điều tra Thu thập phân loại: - Thông tin hay tương lai - Thông tin trạng thái tĩnh, động hay biến đổi + Tĩnh: thông tin tổ chức hồ sơ sổ sách + Động: thông tin tăng hay giảm lưu chuyển chứng từ, giấy tờ, v.v… + Biến đổi: thông tin biến đổi sao, sử dụng công thức tính tốn nào? tuổi = ngày - ngày sinh Ví dụ: Phụ cấp dựa tiêu chuẩn nào, v.v… - Thông tin thuộc nội hay môi trường hệ thống, thơng thường người ta tổ chức xếp, tổ hợp vấn đề thông tin lại sau: Các thông tin hệ thống Các thơng tin mơi trường, hồn cảnh Các thơng tin có ích cho hệ thống nghiên cứu Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet - Các thơng tin sơ đẳng Tĩnh - Các thơng tin có cấu trúc (sổ sách, file…) - Hình thức tổ chức quan (phịng, ban) - Trong khơng gian: đường lưu trữ tài liệu, chứng Biên soạn: Nguyễn Quang Thông từ Động - Trong thời gian: th.gian xử lý hạn định thực (tính Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 25 - Phát yếu trạng yêu cầu cho tương lai: a Yếu kém: - Thiếu sót: + Thiếu người xử lý thơng tin + Bỏ sót cơng việc xử lý thơng tin - Kém hiệu lực, tải: + Phương pháp xử lý không chặt chẽ + Cơ cấu tổ chức không hợp lý + Con đường lưu chuyển thông tin không hợp lý Ví dụ: Giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc khơng hợp lý, v.v… - Tổn phí cao, gây lãng phí b Yêu cầu mới: Trong tương lai: - Thỏa đáng thông tin chưa đáp ứng - Đáp ứng nguyện vọng nhân viên - Dự kiến kế hoạch phát triển II Xác định khả năng, mục tiêu dự án hệ thống mới: - Phạm vi hệ thống giải vấn đề gì? Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 26 - - Nhân lực sử dụng Ví dụ: đội ngũ nhân viên điều khiển hệ thống cần bao nhiêu? - Tài (Chi phí cho dự án Ví dụ: Phí viết chương trình, phí bảo trì, v.v…) - Khắc phục điểm yếu hệ thống - Thể chiến lược lâu dài Dự án phải có hướng mở, ví dụ: tương lai dự án phát triển thêm, giải thêm vấn đề gì? III Phác họa giải pháp cân nhắc tính khả thi: Đưa giải pháp để thuyết phục người dùng (ở mức sơ bộ) Từ đó, định hướng cho việc phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Ta nên đưa nhiều giải pháp: - Giải pháp cho máy đơn - Giải pháp máy mạng -… Với giải pháp phải mang tính khả thi: - Khả thi mặt nghiệp vụ: phải đáp ứng yêu cầu công việc - Khả thi mặt kỹ thuật: sử dụng phù hợp với hệ thống máy có, tương lai, v.v… - Khả thi mặt kinh tế: chi phí viết chương trình chấp nhận được, chi phí bảo trì khơng q cao, v.v… IV Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án: Lập hồ sơ khảo sát: a Lập dự trù thiết bị: * Dự kiến: - Khối lượng liệu lưu trữ - Các dạng làm việc với máy tính (máy đơn, máy mạng), xử lý trực tuyến (Online), v.v… - Số lượng người dùng tối thiểu tối đa hệ thống - Khối lượng thông tin cần thu thập - Khối lượng thông tin cần kết xuất, cần in giấy, v.v… - Thiết bị ngoại vi đặc biệt như: Scanner, máy vẽ, máy cắt, v.v… * Điều kiện mua lắp đặt: - Nên chọn nhà cung cấp nào, chi phí vận chuyển - Mua nguyên bộ, mua rời, v.v… - Sơ đồ lắp đặt mức sơ b Công tác huấn luyện sử dụng chương trình: Trung tâm Đào tạo Cơng nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 27 - - Thời gian huấn luyện - Chia làm nhóm huấn luyện c Cơng việc bảo trì: - Đội ngũ bảo trì - Chi phí bảo trì - Thời gian bảo trì Lập kế hoạch triển khai dự án: - Về mặt nhân sự: có mặt tất chuyên viên, NSD, lãnh đạo quan, phân tích viên hệ thống (có thể có lập trình viên) - Lập tiến độ triển khai dự án - Phân tích tài dự án - Lập mối quan hệ với dự án khác V Ví dụ: Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án 'Hệ thơng tin cung ứng vật tư' xí nghiệp X: Khảo sát thực tế dược kết sau: Tại nhà máy X, việc cung cấp vật tư sản xuất phân xưởng tiến hành sau: - Khi phân xưởng có nhu cầu vật tư sản xuất lập dự trù gởi cho phận mua hàng Bộ phận mua hàng có sử dụng máy tính có chương trình gọi hệ đặt hàng trợ giúp cho việc mua hàng Trong máy, có CSDL nhà cung cấp, phận mua hàng chọn nhà cung cấp (NCC) thích hợp - Khi NCC chọn tiến hành thương lượng Sau thương lượng nhờ hệ đặt hàng soạn thảo đơn đặt hàng, đơn gởi đến NCC Thông tin đơn hàng lưu bảng đơn hàng, đơn hàng có mang số hiệu đơn - Mỗi dự trù vật tư phân xưởng đáp ứng nhiều NCC Tuy nhiên, mặt hàng bảng dự trù NCC đáp ứng - Mặt khác, đơn mua hàng có nhiều mặt hàng nhiều phân xưởng dự trù Lưu ý: Đơn mua hàng gởi cho NCC khơng có thơng tin dự trù (tên, để làm gì, v.v ) Vì vậy, lưu mối liên hệ dự trù với đơn hàng khác bảng gọi DonHang_DuTru Trong bảng có chứa: số hiệu đơn, số hiệu mặt hàng số hiệu dự trù - Sau nhận đơn đặt hàng, NCC chuyển hàng đến nhà máy kèm theo phiếu giao hàng Tại xí nghiệp có phận nhận hàng tiếp nhận Bộ phận có sử dụng máy tính có sẵn hệ chương trình Phát hàng - Hàng nhận tạm kho, thông tin phiếu giao hàng với địa điểm giao hàng ghi vào bảng nhận hàng Lưu ý: phiếu giao hàng từ NCC gởi đến, khơng có thơng tin phân xưởng Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 28 - dự trù mặt hàng Mặt khác, đợt giao hàng gồm nhiều mặt hàng đặt mua từ nhiều đơn hàng khác Vì vậy, phiếu giao hàng ứng với mặt hàng có rõ số hiệu đơn hàng mặt hàng để tiện cho việc phát hàng cần biết địa phân xưởng nhận hàng Vì vậy, cần tìm thơng tin hệ đặt hàng, hai máy tính sử dụng khơng liên kết với khơng tương thích - Để giải vấn đề này, xí nhiệp X tổ chức phận đối chiếu Hằng ngày, phận mua hàng phải in danh sách đơn hàng gởi cho phận đối chiếu - Tương tự trên, ngày, phận nhận hàng in danh sách chuyến hàng nhận ngày gởi cho phận đối chiếu - Bộ phận đối chiếu so khớp hai danh sách qua số hiệu đơn, từ đó, phận đối chiếu lập danh sách địa phân xưởng gởi cho phận nhận hàng, phận nhận hàng theo phát hàng cho phân xưởng kèm theo phiếu phát hàng - Việc đối chiếu phận thứ ba làm thủ cơng Các q trình khơng nhiều thời gian mà xảy nhiều sai sót hàng tiền - Sau giao hàng, NCC gởi đến nhà máy hóa đơn tính tiền Hóa đơn chuyển đến phận đối chiếu với hàng xem có khớp khơng Hóa đơn khớp gởi cho phận tốn với phiếu xác nhận chi, từ đó, phận tốn gởi cheque cho NCC Nếu hóa đơn khơng khớp với đơn hàng cần có khiếu nại gởi đến NCC để chỉnh lại cho Yêu cầu xí nghiệp: cải tiến lại quy trình cho hữu hiệu Phân tích: a Phê phán: - Thiếu sót: + Thiếu kho vật tư để dự trữ mặt hàng thông thường, không đắt để tuân theo quy trình mua hàng nêu - Kém hiệu lực: + Tìm địa khách hàng + Kiểm tra tính khớp hàng nhận với hóa đơn - Tổn phí cao: + Ở phận đối chiếu cần nhiều nhân lực, tốn thời gian b Mục tiêu hệ thống mới: Đưa thêm chức quản lý kho dự trữ Giải vấn đề tìm địa khách hàng cho nhanh gọn Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 29 - Giải kiểm tra đắn đơn hàng, hàng về, hóa đơn Cố gắng vận dụng hai máy tính hai hệ chương trình cũ có (theo đề nghị giám đốc cơng nhân viên) c Các giải pháp: Bỏ qua phận đối chiếu Hệ đặt hàng Gộp hệ đặt hàng vào hệ phát hàng hay ngược lại (Bỏ Thêm kênh liên lạc máy tính) Hệ phát hàng Giải pháp Giải pháp Hệ đặt hàng Bỏ hai máy tính, đưa vào trung tâm máy tính quan Hệ đối chiếu Hệ phát hàng Giải pháp Giải pháp Hóa đơn Dự trù Phiếu giao hàng Thêm máy tính Đơn hàng Hệ đặt hàng Yêu cầu mua hàng Danh sách hàng Hệ phát hàng (từ NCC) Danh sách File quản lý kho Phiếu phát hàng cho phân xưởng Giải pháp Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 30 - Trong đó: Hệ đặt hàng có chức năng: - Đặt hàng - Theo dõi việc thực đơn hàng Hệ phát hàng có chức năng: - Quản lý kho dự trữ - Tiếp nhận hàng - Phát hàng cho phân xưởng sản xuất d Đánh giá tính khả thi: - Giải pháp 1: không khả thi mặt kỹ thuật hai máy khơng tương thích theo kết khảo sát - Giải pháp 2: Phải nhập hai phận vào một, điều ngược với hướng giám đốc là: khơng tin hồn tồn vào nhân viên nên hai phận phải kiểm tra lẫn Vì giải pháp không khả thi mặt nghiệp vụ - Giải pháp 3: Nếu thông tin cung ứng vật tư cung cấp cho phận khác (ví dụ: phận tài vụ, ban giám đốc, v.v ) giải pháp thuận lợi Tuy nhiên, giải pháp khiến phải viết lại toàn chương trình, chi phí tăng vọt nên khơng khả thi - Giải pháp 4: không khả thi mặt kỹ thuật giải pháp - Giải pháp 5: Đây giải pháp thỏa hiệp, phù hợp với ý kiến ban giám đốc: + Tăng tốc độ xử lý độ xác + Có tính cải tiến, có thêm kho dự trữ + Tiết kiệm, dùng lại hai máy tính hai chương trình Kênh liên lạc hai máy Quan hệ chiều người tác động -~ ~ - BÀI PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG Mục đích: - Phân tích để sâu vào chi tiết hệ thống Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thông Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 31 - - Diễn tả hệ thống theo bảng chất (mức logic) - Hình thành hệ thống mức logic Phương pháp chung để phân tích: Hệ thông tin = + Dữ liệu Xử lý Trong việc phân tích hệ thống, ta tách rời việc nghiên cứu hai phận (phân tích xử lý, phân tích liệu) thiết kế bảng (hoặc files) ta phải xét mối quan hệ hai vấn đề - Cần phân rã chức lớn, phổ quát thành chức khác nhỏ để vào chi tiết - Xét mối quan hệ chức Ví dụ: đặt hàng trước, nhận hàng sau Thông thường, đầu chức trở thành đầu vào chức khác - Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic (sự trừu tượng hóa) - Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mức logic - Phân tích theo cách từ xuống (từ tổng quát đến chi tiết), phần ta sử dụng biểu đồ phân cấp chức - Phát luồng liệu việc sử dụng Biểu đồ luồng liệu: + Dùng kỹ thuật chuyển đổi biểu đồ luồng liệu từ mức vật lý sang mức logic + Dùng kỹ thuật chuyển đổi biểu đồ luồng liệu từ hệ thống cũ sang Công cụ diễn tả xử lý: a Biểu đồ phân cấp chức (BĐPCCN): Mục đích: Ví dụ: Nhằm diễn tả việc cung cấp chức hệ thống thông tin từ mức tổng quát đến mức chi tiết gần hệ thống cung ứng vật tư, biểu đồ có dạng (tree) sau: Cung ứng vật tư Đặt hàng Nhận hàng Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Chọn nhà cung cấp Làm đơn đặt hàng Nhận hàng Đối chiếu Biên soạn: Nguyễn Quang Thông Phát hàng Tìm Đ.chỉ phát hàng Xác nhận Đ.chỉ cho Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 32 - Hình 3.1 Biểu đồ phân cấp chức Hệ thống cung ứng vật tư Nhận xét: - BĐPCCN mang tính phân cấp từ tổng quát đến chi tiết (rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu dễ sử dụng) - Phương pháp biểu diễn sử dụng phổ biến - Với hệ thông tin phức tạp, BĐPCCN chưa biểu diễn đủ khơng cho ta biết mối liên quan liệu Để bổ sung cho khuyết điểm này, cần dùng thêm biểu đồ luồng liệu b Biểu đồ luồng liệu (BĐLDL): - Trong BĐLDL có sử dụng luồng liệu (thơng tin) chuyển giao chức - BĐLDL gồm có yếu tố chính: Chức Định nghĩa Tên kèm Biểu đồ Nhiệm vụ xử lý thông tin Động từ Luồng liệu Kho liệu Tác nhân ngồi Thơng tin vào / chức xử lý Nơi lưu trữ thông tin thời gian Người hay tổ chức ngồi hệ thống có giao tiếp với hệ thống Danh từ Danh từ (+ bổ ngữ) (+ tính từ) (+ tính từ) Tên Tên Tên Làm đơn đặt hàng Hoá đơn Tác nhân Một chức hay hệ hệ thống mô tả trang khác Động từ Tên Đơn hàng Danh từ Tên Nhà cung cấp Thanh toán xác nhận chi Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 33 - Ví dụ Hình 3.2 Các đối tượng sử dụng để thiết kế biểu đồ luồng liệu cho hệ thống Ví dụ: Vẽ BĐLDL hệ cung ứng vật tư (chỉ xét mặt thơng tin, xem lại hình 3.1) Thông tin thương lượng Nhà cung cấp Đơn đặt hàng Đặt hàng Nhà cung cấp Cheque Phiếu giao hàng (+hàng) Thanh tóan Hóa đơn xác nhận chi Đơn hàng Hóa đơn Danh sách đơn hàng Nhận hàng Đối chiếu Dự Dự trù / Đơn hàng trù Danh sách hàng nhận Phân xưởng sản xuất Phiếu phát hàng Nhận hàng Hình 3.3 BĐLDL hệ cung ứng vật tư Phân mức: a Khái niệm: Là phân cấp từ mức tổng quát đến mức chi tiết để nêu lên chức hệ thống Tùy theo quy mô hệ thống mà phân cấp chi tiết đến mức nào, nhiên, đa số thường chia thành mức: Mức (Mức khung cảnh) A B D E C F Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet G H Mức (Mức đỉnh) I Mức (Mức đỉnh) Biên soạn: Nguyễn Quang Thông Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 34 - Hình 3.4 Cấu trúc biểu đồ phân cấp chức b Phân mức để vẽ nhiều biểu đồ luồng liệu: - BĐLDL mức khung cảnh (mức 0): mức có biểu đồ gồm chức hệ thống biểu diễn hệ thơng tin có giao tiếp với tác nhân ngồi BĐLDL mức khung cảnh thường có dạng sau: Tác nhân Tác nhân Chức A Hình 3.5 Hình thức biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh - BĐLDL mức đỉnh (mức 1): BĐLDL mức đỉnh dùng để biểu diễn chức tổng quát A cách chi tiết cách phân nhỏ chức A thành chức chi tiết có biểu đồ BĐLDL mức đỉnh thường có hình thức sau: Tác nhân ngồi Tác nhân Chức A.1 Chức A.2 Kho liệu A Hình 3.6 Hình thức biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thông Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 35 - - BĐLDL mức đỉnh (mức 2): Tất chi tiết thông tin hệ thống thường thể rõ biểu đồ mức đỉnh BĐLDL gồm nhiều biểu đồ chi tiết, biểu đồ thể chức chi tiết thường đầy đủ tất đối tượng hệ thống BĐLDL Ví dụ BĐLDL mức đỉnh thể chi tiết chức Tác nhân 1.2 Chức A.1.2 1.1 Chức A.1.1 Kho liệu A Tác nhân Hình 3.7 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh (giải thích chức BĐLDL mức đỉnh) Kho liệu B 2.2 Chức A.2.2 2.1 Chức A.2.1 Tác nhân ngồi Hình 3.8 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh (giải thích chức BĐLDL mức đỉnh) Lưu ý: ta cần ý nguyên tắc sau thiết kế BĐLDL: - Chỉ có tác nhân tác động đến kho liệu - Tác nhân phải xuất đầy đủ mức khung cảnh, không xuất thêm tác nhân mức - Kho liệu không xuất mức khung cảnh, từ mức đỉnh đến mức đỉnh, kho liệu xuất dần Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 36 - c Ví dụ: vẽ BĐPCCN BĐLDL phân mức sở tín dụng: - Biểu đồ phân cấp chức năng: Hoạt động tín dụng Hình 3.9 Cho vay Nhận đơn Thu nợ Duyệt vay Trả lời đơn Xác định loại hoàn trả Ghi nhận trả hạn Ghi nhận trả sai hạn - Biểu đồ luồng liệu: + Mức khung cảnh: Đơn vay Trả lời Khách vay Hoạt động tín dụng Hồn trả Hình 3.10 Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh hoạt động tín dụng + Mức đỉnh: Đơn vay Khách vay Cho vay Dữ liệu nợ Trả lời Hoàn trả Sổ nợ Thu nợ Dữ liệu nợ Hình 3.11 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh hoạt động tín dụng Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thông Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - 37 - + Mức đỉnh: Biểu đồ LDL mức đỉnh giải thích chức – Cho vay Đơn vay kiểm tra 1.1 Nhận đơn Đơn vay duyệt Từ chối Khách vay Cho vay 1.2 Duyệt vay Sổ nợ 1.3 Trả lời đơn Hình 3.12 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh giải thích chức (Cho vay) Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thông Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý Trả hạn Khách vay Hoàn trả - 38 2.2 Ghi nhận trả hạn 2.1 Xác định loại hoàn trả Sổ nợ Trả sai hạn 2.3 Ghi nhận trả sai hạn Hình 3.13 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh giải thích chức (Thu nợ) Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet Biên soạn: Nguyễn Quang Thông ... Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 19 - CHƯƠNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG I Vịng đời hệ thơng tin: Hệ thơng tin tương... trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý -~ -8- ~ - BÀI 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Định nghĩa: Một hệ thống tích hợp "Người - Máy" tạo thông tin giúp người sản xuất, quản lý. .. Thơng Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 11 - HTTQL thu nhận Xử lý liệu thô (lọc cấu trúc hố) Thơng tin cấu trúc Xử lý (Áp dụng quy tắc quản lý) Thông tin kết NSD Phân