QUẢN TRỊ LÀ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA MÌNH NHƯNG THÔNG QUA NGƯỜI KHÁC …………………………………………………………………………………………………………………………………… LỜI MỞ ĐẦU : Bước vào thời kì hội nhập WTO , thương trường đã thực sự là chiến trường cho những các nhà quản trị thể hiện bản lĩnh và tài năng lãnh đạo đương đầu với thử thách của mình. Nhà quản trị không đơn độc một mình mà theo sau họ có cả đội ngũ nhân viên cấp dưới luôn nỗ lực hết mình cho sự phát triển cuả doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn có không ít các nhà quản trị say xưa trong thành công với ý nghĩ rằng chính bản thân họ đạt được nó thông qua tài năng và cố gắng của mình, mà quên đi những đóng góp lớn của đội ngũ nhân viên cấp dưới. Họ quên một điều là nếu như nhân viên của mình không nỗ lực làm tốt công việc của mình thì hậu quả sẽ như thế nào? Nhận thức thấy sự cần thiết của vấn đề đồng thời với vai trò là một sinh viên quản trị kinh doanh, được sự hướng hẫn của Giảng viên bộ môn, bài viết này không nằm ngoài mục đích góp phần tạo nên sự hoàn thiện trong chân dung các nhà quản trị thành công! 2 QUẢN TRỊ LÀ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA MÌNH NHƯNG THÔNG QUA NGƯỜI KHÁC …………………………………………………………………………………………………………………………………… NỘI DUNG: Một công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc kỹ thuật hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nhân sự. Chính phương thức quản trị nhân sự sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám trong công ty. Bầu không khí sinh hoạt trong công ty sẽ quyết định sự thành đạt của bạn. Chúng ta không phủ nhận vai trò của các lĩnh vực khác như quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế toán,… nhưng rõ ràng quản trị nhân sự đóng vai trò rất quan trong trong mọi doanh nghiệp. Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải biết quản trị nhân viên của mình. Quản trị nhân sự là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn, bao gồm nhiều vấn đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức,… Nó là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệ thuật - nghệ thuật quản trị con người. Công việc quản trị không hề dễ dàng khiến cho vai trò của nhà quản trị trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân sự. Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình công tác, nhà quản trị phải có những bí quyết riêng. Nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba bí quyết đơn giản nhưng rất hiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc của nhân viên, tăng lợi nhuận và sự thoả mãn của khách hàng. Nhân viên làm việc năng suất hơn nếu như họ biết bạn muốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và bị khiển trách rõ ràng nếu làm việc không tốt, nhưng nhân cách của họ cũng phải được tôn trọng. Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng thẳng và dễ đạt được thành công. Lịch sử đã chứng minh rằng không một ai có thể thành công mà không cần có sự giúp sức của người khác, giống như loài cây không thể phát triển được khi không có mặt đất làm điểm tựa. Điều này đúng trong tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội…đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh ngày càng khắc nghiệt như hiện nay. Một doanh nghiệp có thể đạt tốc độ tăng trưởng vượt bậc, một doanh nghiệp khác lại lâm vào cảnh phá sản, nợ nần trong khi cả hai đều có xuất phát điểm giống nhau. Để trả lời cho câu hỏi này có hoàng loạt các nguyên nhân được đưa ra, trong đó quan trọng nhất là yếu tố con người, vì trong một doanh nhiệp không chỉ có mỗi một người – ông chủ - mà còn có hàng loạt các nhân viên cấp dưới họ. Đây là mấu chốt của vấn đề bởi vì: Rất nhiều nhà quản trị quên mất một triết lý cơ bản của việc lãnh đạo, đó là thành công của họ phụ thuộc vào thành công của nhân viên và đồng nghiệp. Các nhà quản trị hiểu rằng họ đóng góp vào thành công này bằng cách làm cho công việc của nhân viên dễ làm hơn, khiến cho nhân viên cảm thấy công việc của họ có giá trị và đối xử với họ như là những cá nhân có chính kiến và đề xuất hợp lý. Và trong khuôn khổ bài viết này, người viết sẽ thiên về cách trình bày phương pháp động viên, khích lệ nhân viên để họ làm tốt công việc của mình, qua đó chứng tỏ rằng nhà quản trị giỏi là nhà quản trị biết tận dụng khả năng của người khác để đem lại thành công cho bản thân: 3 QUẢN TRỊ LÀ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA MÌNH NHƯNG THÔNG QUA NGƯỜI KHÁC …………………………………………………………………………………………………………………………………… Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, môi trường làm việc trong tổ chức, cách mọi người nghĩ về công việc có ảnh hưởng quan trọng lên biểu hiện của mọi người. Cách mà nhân viên lĩnh hội về việc lãnh đạo và quản lý sẽ định hướng môi trường của tổ chức cũng như biểu hiện của nhân viên. Trong các tổ chức ngày nay, mọi người ở mọi cấp độ phải có những nguyên tắc cá nhân trong tầm nhìn của tổ chức. Các nhà quản trị hiểu rằng phần quan trọng nhất trong công việc của họ là phát triển một tổ chức nơi mà mọi người muốn làm việc và muốn làm tốt nhất. Bạn đang tìm những người phù hợp cho vị trí quản lý một số bộ phận của công ty, trong đó có bộ phận bán hàng. Tuy nhiên, việc thăng tiến người bán hàng giỏi nhất lên làm quản lý bán hàng lại không phải là một ý tưởng hay vì một là, bạn mất đi người bán hàng tốt nhất và hai là, bạn có một người quản lý rất xoàng. Nguyên tắc như vậy đúng cho bất kỳ công việc nào khác. Ví dụ, thợ máy tốt nhất có thể không phải là lựa chọn tốt nhất để trở thành quản đốc. Trợ lý văn phòng tốt nhất có thể không phải là một người quản lý văn phòng tốt. Đây là sai lầm mà nhiều bộ phận và tổ chức thường mắc phải. Quản lý con người đòi hỏi những kỹ năng hoàn toàn khác so với chuyên môn công việc. Thậm chí nếu ai đó dành 4 năm để học đại học kinh tế, họ vẫn có thể học các kỹ năng quản lý từ những nơi khác nữa. Vậy chúng ta tìm kiếm những nhà quản lý tốt như thế nào? Đây là ba căn cứ để tìm kiếm: - Tìm người mà hiểu mọi người. - Tìm người mà có thể thiết lập các giới hạn tốt. - Tìm người mà hiểu và truyền đạt bức tranh lớn. * Hiểu mọi người Các nhà quản lý tốt hiểu rằng chẳng ai giống ai cả. Mỗi người trong chúng ta được ban tặng với những thế mạnh tự nhiên khác nhau và không có chuyện có hai người giống nhau hoàn toàn. Do đó, người nhìn thấy giá trị trong điểm mạnh của những người khác và tránh "nhai đi nhai lại" điểm yếu của mọi người thường nhận thức được rằng những điểm mạnh này có thể kết hợp với nhau để làm được những việc lớn lao hơn. Tin tốt lành với những người đang tìm kiếm những nhà quản lý giỏi, mong muốn trở thành các nhà quản lý, hoặc để trở thành các nhà quản lý tốt hơn, là sự hiểu biết cảm xúc có thể học được. * Thiết lập các giới hạn tốt 4 QUẢN TRỊ LÀ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA MÌNH NHƯNG THÔNG QUA NGƯỜI KHÁC …………………………………………………………………………………………………………………………………… Nếu ai đó gặp rắc rối khi không thể nói "không" với một số đòi hỏi hoặc bị mọi người thúc ép tìm cách đẩy các quy luật và nguyên tắc vượt quá giới hạn, thì người đó không thể giữ nguyên tắc tốt. Mặt khác, ai đó mà tự đẩy hoặc bước qua các đường biên cũng không phải là người phù hợp cho vị trí quản lý. Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng viên quản lý tốt, người có hiểu biết thực tế và có thể thiết lập các giới hạn nguyên tắc mà không bị cảm xúc chi phối có thể xứng đáng được xem xét. Tin tốt lành cho những người mong muốn trở thành quản lý: Giống như chỉ số tình cảm, khả năng thiết lập các giới hạn lành mạnh cũng có thể học được. * Truyền đạt bức tranh lớn Không ai muốn được đối xử như một cây nấm - được giữ trong ánh sáng và nuôi trong nhiều chất. Mọi người muốn biết họ đang đóng góp vào một sản phẩm hoàn thiện, rằng điều họ làm là quan trọng. Kết quả là, một người quản lý tốt là người truyền đạt bức tranh lớn với nhóm của mình. Nó giống như để mọi người thấy vỏ ngoài của cái hộp xếp hình zic zắc. Nhân viên muốn biết công việc của họ phù hợp với bức tranh lớn như thế nào. Điểm mấu chốt: Khi bạn có thể xác định những người có thể truyền đạt bức tranh lớn, thiết lập biên giới và hiểu mọi người, bạn đã có những ứng viên tốt cho vị trí quản lý. 1. Đừng bao giờ chỉ hỏi “đã hiểu chưa” Khi bàn giao công việc, đa phần cấp trên đều có thói quen hỏi người được giao việc “đã hiểu chưa”, nhưng nên nhớ rằng người cấp dưới khi đó cũng có thói quen dù không hiểu rõ tường tận mọi điều cũng sẽ cố trả lời: “đã hiểu rồi, đã rõ rồi” vì họ không hề muốn cấp trên đánh giá thấp mình. Hãy dùng những câu hỏi có hướng gợi mở để biết rằng họ có hiểu đích thực hay không. Các câu hỏi kiểu này có thể là: “Cậu sẽ tập trung giải quyết từ đâu?”; “Cậu dự kiến quy trình thực hiện như thế nào”; “Cậu định dùng phương pháp gì? Có ai hỗ trợ không?”… 2. Nên chỉ rõ chỉ tiêu cần đạt được và thời hạn hoàn thành công việc Người thực hiện nên biết rõ mình sẽ thực hiện phần việc nào trong công việc chung, tính chất, độ khó, thời gian cần hoàn tất cũng như độ ảnh hưởng của công việc chung mới có phương hướng để thực hiện đúng đắn. Đừng nên chỉ chung chung theo kiểu thiên lôi "chỉ đâu đánh đấy" sẽ khiến mọi cố gắng của các khâu không đồng nhất và làm gián đoạn các quy trình. 5 QUẢN TRỊ LÀ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA MÌNH NHƯNG THÔNG QUA NGƯỜI KHÁC …………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. Khi giao việc rồi vẫn cần hỏi han, theo dõi Giao việc xong rồi không có nghĩa là khoán hết phần trách nhiệm cho người đó, ung dung ngồi chờ kết quả. Cấp trên không nhất thiết phải theo dõi từng bước thực hiện của nhân viên mà chỉ cần chú ý quy trình thực hiện để kịp thời đưa ra những lời động viên “được đấy, tiếp tục đi”. Đây cũng là yếu tố giữ vững sự ổn định của phương hướng và tiến trình công việc. 4. Tổng kết rút kinh nghiệm kịp thời Mỗi khi quy trình giao việc kết thúc, người chủ quản nên gặp gỡ trao đổi trực tiếp với nhân viên của mình những đánh giá về biểu hiện lần này của anh ta như thế nào, thảo luận, rút kinh nghiệm. Người quản lý cũng có thể thông qua việc tổng kết lần này mà rút ra kinh nghiệm cho bản thân ở những lần sau. Khách quan, thẳng thắn và khen chê đúng mực sẽ làm tất cả đều có cơ hội tiến bộ nhiều hơn. 5. Không nhất thiết cứ phải là việc lớn mới giao việc Cho dù là một công việc thông thường, cách phân nhỏ và giao việc cho người dưới quyền vẫn là một phương pháp làm việc hiệu quả chứ đừng theo một quan niệm cứng nhắc cổ hủ: “nhiều việc thì phân, ít việc từ từ làm”. Việc phân chia công việc đảm báo tính gắn bó kết nối trong tập thể. Việc này cũng đồng thời rất có tác dụng với những nhân viên mới, giúp họ thêm tự tin, gắn bó với công việc với một tinh thần trách nhiệm cao hơn. 6. Lên danh sách đầu việc cụ thể Nói một cách đơn giản đây là việc lập kế hoạch công việc theo thời gian, theo mức độ quan trọng, theo quy trình sản xuất. Rất hiếm khi có khả năng “vviệc này nhất định phải là người này làm, người khác không thể được”, cứ có công việc cụ thể, đúng với chuyên môn ai cũng có thể hoàn thành hhiệm vụ của mình. 7. Quyền hạn của người được giao việc cũng phải được quy định rõ ràng Có một số nhân viên khi thực hiện công việc được giao đã vượt qua quyền hạn của mình, tự đưa ra những quyết định vượt quá thẩm quyền hay có tham vọng mở rộng hơn nữa phạm vi hoạt động. Vì thế khi giao việc, hãy cảnh báo trước mọi người về những nguyên tắc này, khi họ vượt quá giới hạn cần có sự chấn chỉnh kịp thời để đảm bảo mọi việc tiến hành thuận lợi. 8. Tìm đúng người, giao đúng việc Người lãnh đạo cần có một cái nhìn bao quát nắm vững các đặc điểm sở trường, sở đoản của nhân viên. Khi chọn người giao việc cũng cần cố gắng giao cho người nào có khả năng hoặc chí ít là có tiềm năng hoàn thành công việc ấy tốt nhất có thể. Nhưng mặt khác cũng không nên giao một công việc cho một người quá nhiều lần gây nên cảm 6 QUẢN TRỊ LÀ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA MÌNH NHƯNG THÔNG QUA NGƯỜI KHÁC …………………………………………………………………………………………………………………………………… giác nhàm chán, kém năng động hoặc gây nên một xu hướng “độc quyền” trong công ty. 9. Giao việc rồi không can thiệp quá sâu Giao việc thì luôn đi kèm với giám sát thực hiện, tuy nhiên không nên can thiệp quá sâu vào công việc cụ thể của mỗi cá nhân. Người lãnh đạo cần thiết nhất là đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không nên quá chú tâm vào phương pháp cụ thể. Không gian sáng tạo cho người nhân viên sẽ phát huy nhiều hơn khả năng vốn có của họ. 10. Giúp cấp dưới học tập được nhiều hơn Giao việc nhìn từ nhiều góc độ chính là phương pháp rèn luyện cho nhân viên trưởng thành. Do đó, cần phải làm cho nhân viên trân trọng cơ hội học tập này. Gây áp lực trong công việc khiến nhân viên rối trí và mất dần tự tin vào bản thân thì người đó sẽ không trở thành người trợ thủ đắc lực của bạn được. Vì thế, hãy cởi mở tận tình chỉ bảo và sẵn sàng trợ giúp khi cần thiết. Sự tiến bộ của nhân viên sẽ là thành công của bạn. 7 QUẢN TRỊ LÀ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA MÌNH NHƯNG THÔNG QUA NGƯỜI KHÁC …………………………………………………………………………………………………………………………………… PHẦN KẾT : Trong quá trình công tác, chắc hẳn không có một cấp quản trị nào lại thuận buồm xuôi gió chèo lái nhân viên của mình trong sóng biển yên lặng. Mâu thuẫn giữa các nhân viên với nhau, mâu thuẫn giữa các nhân viên với cấp quản trị, mâu thuẫn giữa nhân viên với chính sách của công ty, có thể thường xuyên xuất hiện. Nhà quản trị phải khôn ngoan, khéo léo giải quyết các vấn đề một cách khoa học nhưng nên uyển chuyển, tránh để xảy ra các cuộc xô xát, đình công hay bãi công. Và tốt nhất vẫn là nhà quản trị biết giao tế nhân sự giỏi, biết thu phục và biết động viên nhân viên để họ làm việc một cách hăng hái, đưa công ty đến đỉnh thành công. Và để làm một nhà quản trị thành công thì việc phân quyền và khuyến khích nhân viên làm tốt công việc của tổ chức là một kỹ năng không thể thiếu. Bài viết đã đưa ra một số phương pháp giúp nhà quản trị làm tốt hơn vai trò của mình, mặc dù xét về nội dung thì không phù hợp với đề tài, nhưng theo ý kiến của cá người viết thì đây là những nội dung thiết thực cho công việc. 8 . phần tạo nên sự hoàn thiện trong chân dung các nhà qu n trị thành c ng! 2 QU N TRỊ LÀ HOÀN THÀNH C NG VIỆC CỦA MÌNH NH NG TH NG QUA NG ỜI KHÁC ……………………………………………………………………………………………………………………………………. tận d ng khả n ng của ng ời khác để đem lại thành c ng cho bản thân: 3 QU N TRỊ LÀ HOÀN THÀNH C NG VIỆC CỦA MÌNH NH NG TH NG QUA NG ỜI KHÁC ……………………………………………………………………………………………………………………………………