BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU VĂN KIỆN MẪU * (Ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng). Mục đích của bảng này nhằm giúp cơ quan Nhà nước các ngành, các cấp có tài liệu làm căn cứ xây dựng "bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan mình", để tiến hành công tác đánh giá trị tài liệu. I - QUY ĐỊNH CHUNG 1- Bảng thời hạn bảo quản này chỉ đề cập đến và chỉ xác định những loại tài liệu văn kiện có tính chất phổ biến trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước về các mặt: lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, kế hoạch, thống kê, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính cấp phát (kế toán tài vụ), văn thư, lưu trữ. 2- Những tài liệu văn kiện ghi chép và phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được xác định thành ba loại: a) Loại quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan và có ý nghĩa lịch sử, có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Loại này thường là những tài liệu văn kiện về đường lối, chủ trương, chính sách, chế độ, quy định, kế hoạch, báo cáo tổng kết, v.v. b) Quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan, nhưng không có ý nghĩa lịch sử, có giá trị bảo quản lâu dài (10 năm trở lên). c) Không quan trọng, phục vụ cho đời sống sinh hoạt hàng ngày của cơ quan, có giá trị bảo quản tạm thời (10 năm trở xuống). Loại này thường là những tài liệu có tính chất hành chính, sự vụ: về cấp phát, thu chi, sửa chữa, kiểm kê tài sản, v.v. Hồ sơ tài liệu nhân sự, nói chung giữ lại một vài năm sau khi người cán bộ, nhân viên chết và nếu không có vấn đề gì thì cho tiêu huỷ. Loại hồ sơ cá nhân có giá trị lịch sử, giữ vĩnh viễn. 3- Những tài liệu văn kiện không còn hoặc ít còn tác dụng phục vụ lâu dài hay tạm thời đối với cơ quan, Hội đồng đánh giá cơ quan cần phối hợp với cơ quan lưu trữ Nhà nước (các kho và các phòng lưu trữ Nhà nước trung ương và địa phương), các cơ quan hữu quan đánh giá giá trị tài liệu. Những tài liệu có giá trị lịch sử và giá trị thực tiễn lâu dài đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ Nhà nước. Những tài liệu không có giá trị gì, thì loại ra tiêu huỷ. 4- Các cơ quan Nhà nước, các ngành, các cấp căn cứ vào "Bảng thời hạn bảo quản mẫu" kết hợp với yêu cầu sử dụng tài liệu do mình làm ra mà quy định thời hạn bảo quản cần thiết phải bảo quản đối với từng loại tài liệu cụ thể. "Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan" làm ra, cần có sự đóng góp ý kiến của tất cả các đơn vị trong cơ quan và cần phải được Thủ trưởng cơ quan và cơ quan lưu trữ cấp trên chuẩn y. 5- "Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan" chỉ áp dụng cho tài liệu văn kiện hình thành trong hoạt động của cơ quan kể từ ngày chính thức ban hành. II - CẤU TẠO 6- Bảng này gồm 7 chương và được chia ra hơn 100 điều. Sáu chương đầu là tài liệu văn kiện về chức năng hoạt động quản lý có tính chất phổ biến chung cho hoạt động của bất cứ một cơ quan Nhà nước nào. Đó là các chương về: 1) Lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra. Tất cả những tài liệu có tính chất lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra chung cho hoạt động của cơ quan, cho từng mặt hoạt động quản lý riêng đều được tập trung về chương lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra. Các chương khác sẽ không đề cập đến những tài liệu này khi nêu những tài liệu cụ thể của từng chương; 2) Kế hoạch, thống kê: Ngoài việc nêu những tài liệu văn kiện mang đặc điểm của chương trình, còn phải đảm bảo tính bao quát về kế hoạch, thống kê của các chương khác. Các chương tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính cấp phát, văn thư, lưu trữ không cần đề cập đến loại tài liệu kế hoạch, thống kê; 3) Tổ chức cán bộ; 4) Lao động tiền lương; 5) Tài chính cấp phát; 6) Văn thư, lưu trữ. Chương cuối cùng cũng là chương tài liệu chuyên môn riêng. 7- Chương tài liệu chuyên môn riêng đề cập những mặt, những vấn đề mang tính chất riêng biệt mà các cơ quan khác không có. Ví dụ: cơ quan Bộ Nội thương, ngoài các chương về chức năng chung, phổ biến đã nêu trên đây, còn cần đề cập đến vật giá, kinh doanh, hợp tác xã mua bán, quản lý thị trường đảm bảo cung cấp đời sống xã hội, v.v. Loại tài liệu phản ánh những vấn đề về hoạt động chuyên môn riêng của cơ quan, nhưng lại được đề cập đến trong các chương thuộc chức năng hoạt động phổ biến như lãnh đạo, chỉ đạo, kế hoạch, thống kê, báo cáo thì không phải lập lại trong chương tài liệu chuyên môn riêng. Số TT Tên lọai tài liệu Thời hạn bảo quản I - LÃNH ĐẠO, CHỈ ĐẠO VÀ KIỂM TRA A) Lãnh đạo, chỉ đạo: 1 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp trên gửi như: Nghị quyết, Quyết định, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, v.v. a) Cơ quan phải chấp hành theo chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của mình. Vĩnh viễn b) Không thuộc nhiệm vụ chuyên môn nhưng phải chấp hành. Tạm thời (cho đến khi hết hiệu lực) 2 c) Nhận để biết Tạm thời, không phải đưa vào hồ sơ Bản thảo các văn bản để cấp trên ban hành như: bản thảo Chỉ thị, Nghị quyết, Điều lệ, Chế độ, Nguyên tắc, Quy định, v.v. a) Đã được cấp trên ban hành (về những vấn đề quan trọng). 1. Cấp tối cao của Nhà nước (Quốc hội, Hội đồng Chính phủ, Phủ Thủ tướng) ban hành. Vĩnh viễn 2. Cấp Bộ, ngang Bộ, Khu, thành, tỉnh Lâu dài b) Đã được cấp trên ban hành (thuộc những vấn đề bình thường) Tạm thời c) Chưa được ban hành. Tạm thời (có ĐG) 3 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo do bản thân cơ quan ban hành như: Nghị quyết, Quyết định, Thông tư, Chỉ thị, v.v. (bản chính). Vĩnh viễn 4 Biên bản (ghi tay) các cuộc họp thường kỳ và bất thường giữa ban lãnh đạo cơ quan với các cán bộ lãnh đạo các đơn vị tổ chức trong cơ quan. a) Về những vấn đề quan trọng liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Vĩnh viễn b) Về những vấn đề bình thường khác. Tạm thời 5 Những văn bản thỉnh thị của cơ quan mình gửi cơ quan cấp trên (và văn bản trả lời của cơ quan cấp trên) và cơ quan cấp dưới gửi cơ quan mình (và văn bản trả lời của cơ quan mình) a) Loại quan trọng thuộc nhiệm vụ, chức năng của cơ quan. Vĩnh viễn b) Loại thường không thuộc nhiệm vụ, chức năng của cơ quan. Tạm thời 6 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp dưới gửi: a) Xin phê chuẩn 1. Được duyệt Lâu dài. Từ điều này trở đi, tất cả những tài liệu mà cơ quan cấp dưới đã lưu vĩnh viễn, thì khi gửi lên cơ quan cấp trên chỉ cần giữ lâu dài hoặc tạm thời. Nguyên tắc này chỉ thực hiện đối với các cơ quan cùng nộp tài liệu vào một hệ thống kho nhất định của Nhà nước. Ví dụ: Kho lưu trữ TW; kho lưu trữ địa phương. Trường hợp ngược lại, thì phải bảo quản vĩnh viễn ở cả hai cơ quan. 2. Không được duyệt Tạm thời (sau 5 năm ĐG)· b) Để báo cáo Tạm thời 7 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo do cơ quan ngang cấp ban hành: a) Cơ quan phải chấp hành Tạm thời (hết hiệu lực có thể loại huỷ hoặc chuyển làm tư liệu tham khảo). b) Loại để biết Tạm thời 8 Công văn giấy tờ hình thành do việc ra các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo: a) Loại quan trọng. 1. Cơ quan thảo Lâu dài 2. Cơ quan khác Tạm thời b) Loại bình thường Tạm thời 9 Chương trình, kế hoạch công tác hằng năm và nhiều năm của cơ quan (phương án, đề án, đề cương). Vĩnh viễn 10 Chương trình, kế hoạch công tác hằng năm và nhiều năm của cơ quan cấp dưới gửi (tổng hợp nhiều mặt). a) Để phê duyệt Lâu dài b) Để biết Tạm thời 11 Tài liệu các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác. a) Của cơ quan 1. Tổng kết Vĩnh viễn 2. Sơ kết 6 tháng Lâu dài 3. Quý, tháng Tạm thời b) Của các đơn vị tổ chức trong cơ quan: 1. Tổng kết Lâu dài 2. Sơ kết 6 tháng, quý Tạm thời 12 Tài liệu các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của cơ quan cấp dưới gửi: a) Tổng kết Lâu dài b) Sơ kết 6 tháng, quý Tạm thời B) Kiểm tra, thanh tra: 13 Tài liệu kiểm tra việc thực hiện các chế độ, luật pháp, chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. a) Cơ quan tiến hành Vĩnh viễn b) Cơ quan được kiểm tra nt c) Các cơ quan cấp dưới gửi đến 1. Loại quan trọng Lâu dài 2. Loại thường Tạm thời 14 Đơn từ khiếu tố của nhân dân, tài liệu điều tra và giải quyết. a) Loại đặc biệt quan trọng Vĩnh viễn b) Loại quan trọng Lâu dài c) Bình thường Tạm thời II - KẾ HOẠCH, THỐNG KÊ A) Kế hoạch: 15 Chỉ tiêu pháp lệnh của kế hoạch lâu dài, kế hoạch từng năm do cơ quan cấp trên gửi. a) Phải chấp hành Vĩnh viễn b) Tham khảo Lâu dài 16 Tài liệu cơ sở giúp cho việc xây dựng kế hoạch nhiều năm và kế hoạch từng năm do cơ quan lập: 1. Kế hoạch nhiều năm Vĩnh viễn 2. Kế hoạch từng năm Vĩnh viễn 17 Các loại kế hoạch do cơ quan làm ra: a) Kế hoạch nhiều năm và từng năm Vĩnh viễn b) Kế hoạch 6 tháng Lâu dài c) Kế hoạch quý, tháng Tạm thời 18 Công văn trao đổi về việc lập, bổ sung điều chỉnh kế hoạch a) Nhiều năm Lâu dài b) Từng năm Tạm thời 19 Các loại kế hoạch do cấp dưới gửi lên a) Kế hoạch nhiều năm và từng năm Lâu dài b) Kế hoạch 6 tháng Tạm thời (ĐG nếu không có KH từng năm, giữ kế hoạch 6 tháng. Các điều tương tự khác cũng vậy) 20 Báo cáo thực hiện các loại kế hoạch. a) Của cơ quan; 1. Nhiều năm và từng năm Vĩnh viễn 2. 6 tháng Lâu dài 3. Quý, tháng Tạm thời b) Của các đơn vị tổ chức trong cơ quan: 1. Hằng năm Lâu dài 2. 6 tháng Tạm thời 21 Báo cáo thực hiện các loại kế hoạch của cơ quan cấp dưới gửi: a) Nhiều năm và từng năm Lâu dài b) 6 tháng Tạm thời B) Thống kê: 22 Các loại biểu, báo cáo thống kê do cơ quan lập: a) Nhiều năm và từng năm Vĩnh viễn b) 6 tháng Lâu dài c) Qúy, tháng Tạm thời 23 Các loại biểu, báo cáo thống kê của cơ quan cấp dưới gửi: a) Nhiều năm và từng năm Lâu dài b) 6 tháng, quý Tạm thời 24 Các loại biểu, báo cáo thống kê điều tra không định kỳ. a) Do cơ quan lập Vĩnh viễn b) Do cơ quan cấp dưới gửi Lâu dài c) Loại bình thường Tạm thời 25 Công văn giấy tờ trao đổi về kế hoạch, về thống kê. a) Loại quan trọng do cơ quan lập Lâu dài b) Loại bình thường do cơ quan lập Tạm thời c) Loại cơ quan cấp dưới gửi Tạm thời III - TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ A) Tổ chức: 26 Điều lệ, chế độ, nguyên tắc và những tài liệu thuyết minh khác về biên chế, tổ chức cơ quan và các đơn vị tổ chức trực thuộc hệ thống cơ quan chủ quản ngành và cơ quan. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan khác gửi Lâu dài 1. Để thi hành Lâu dài 2. Để biết Tạm thời 27 Đề án và biên chế tổ chức cơ quan, biên chế tổ chức ngành. a) Đã được phê chuẩn Vĩnh viễn b) Chưa được phê chuẩn Tạm thời (hết thời hạn ĐG) 28 Sơ đồ tổ chức hành chính, cơ quan, danh sách cơ quan đơn vị tổ chức trực thuộc và danh sách biên chế cán bộ, nhân viên của cơ quan, của ngành. a) Của ngành Vĩnh viễn b) Của cơ quan Lâu dài 29 Báo cáo, Quyết định, Nghị định, Biên bản về thành lập cải tổ, đổi tên, giải thể, sát nhập cơ quan, khu vực hành chính. a) Cơ quan quyết định và duyệt Vĩnh viễn b) Cơ quan phải chấp hành Lâu dài c) Cơ quan để biết Tạm thời 30 Tài liệu cơ quan cấp dưới gửi lên xin ý kiến phê duyệt và báo cáo về các vấn đề tổ chức cơ quan, ngành đề cập đến trong điều 26, 27, 28, 29, 30. a) Loại quan trọng thuộc phạm vi chức năng cơ quan giải quyết. Lâu dài b) Loại không quan trọng và để biết Tạm thời [...]... quan tới việc tính lương Tạm thời 89 Bảng thanh toán làm đêm, thêm giờ, bảng thanh toán bồi dưỡng nóng, độc hại Tạm thời 90 Những tài liệu và chứng từ về thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội, phiếu trợ cấp bảo hiểm xã hội, các chứng từ của bệnh viện, cơ quan y tế, các chứng từ khác có liên quan tới việc thanh toán và trợ cấp bảo hiểm xã hội Tạm thời 91 Bản sao về các khoản... được bảo hiểm xã hội a) Về những vấn đề nghiêm trọng b) Bình thường 73 Công văn trao đổi về việc hưu trí, bảo hiểm xã hội, trợ cấp, v.v Lâu dài Tạm thời a) Cơ quan lập V - KẾ TOÁN TÀI VỤ (đơn vị hành chính sự nghiệp) 74 Các báo cáo kế toán cùng các bảng giải thích, thuyết minh Năm Vĩnh viễn Quý Lâu dài Tháng 75 Tạm thời Các báo cáo về cấp phát tài chính: Năm Vĩnh viễn Quý Lâu dài Tháng 76 Tạm thời. .. Lâu dài 77 Quyết định về thanh lý tài sản và báo cáo tình hình thanh lý tài sản cùng với bảng phụ lục và thuyết minh 78 Nhật ký sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cái và bảng cân đối tài khoản, sổ cái và các nhật ký chứng từ (tuỳ theo các hình thức kế toán áp dụng ở đơn vị) 79 Mẫu chữ ký Vĩnh viễn Lâu dài 80 Lý lịch tài sản cố định Vĩnh viễn 81 Biên bản giao nhận tài sản cố định Vĩnh viễn 82 Sổ quỹ... định về bậc thang lương, định mức lương và những tài liệu dự thảo ra các loại này Lâu dài Tạm thời a) Cơ quan lập b) Cơ quan biết để thi hành 46 Công văn trao đổi về việc thực hiện chế độ tiền lương, tiền công, trả lương ngày nghỉ, ngày lễ, làm việc ngoài giờ Vĩnh viễn Tạm thời (khi hết hiệu lực pháp lý) Tạm thời C) Bảo hộ lao động: 47 Chế độ nguyên tắc về bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao động và... Tài liệu các hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của ngành, của cơ quan Vĩnh viễn 100 Mục lục hồ sơ đã chỉnh lý và mục lục hồ sơ nộp kho lưu trữ Nhà nước cấp trung ương và địa phương Vĩnh viễn 101 Danh mục hồ sơ, sổ sách xuất nhập, tra tìm tài liệu lưu trữ Lâu dài 102 Công văn trao đổi về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ Tạm thời VII - TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN RIÊNG Chương này như phần... định, các cơ quan tự biên soạn lấy Lấy ví dụ loại tài liệu về những vấn đề chuyên môn riêng của Bộ Nội thương Ngoài những tài liệu về những vấn đề nội thương đã được đề cập đến trong các chương lãnh đạo, chỉ đạo, kế hoạch, thống kê, báo cáo, còn đề cập đến tài liệu cụ thể của các vấn đề về vật giá, kinh doanh, hợp tác mua bán, cải tạo, quản lý thị trường, bảo đảm cung cấp XH (ăn uống, tiêu dùng, v.v.)... lập b) Cơ quan khác 66 Vĩnh viễn Tạm thời Công văn trao đổi về việc tổ chức hoạt động phát minh sáng chế a) Về vấn đề quan trọng b) Về những vấn đề thông thường 67 Nguyên tắc, chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội (hưu trí, thương binh, tử tuất, mất sức, v.v.) Lâu dài Tạm thời a) Cơ quan lập b) Cơ quan chịu trách nhiệm thi hành 68 Vĩnh viễn Tạm thời (khi hết thời hạn hiệu lực) Biên bản hội nghị của... Các loại công văn khác Lâu dài (nơi nào không chia làm ba loại thì lưu lâu dài cả sổ đăng ký CV) 97 Tập công văn đi a) Loại Chỉ thị, Nghị quyết, Thông tư, Quyết định b) Mật c) Loại bình thường 98 Lâu dài (có thể lưu vĩnh viễn) Lâu dài Tạm thời Báo cáo cơ quan về công tác văn thư, công tác lưu trữ a) Hằng năm, nhiều năm Lâu dài (có thể lưu vĩnh viễn) b) Hằng quý, 6 tháng Tạm thời 99 Tài liệu các hội... định thời gian lao động a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan khác Tạm thời 69 Hồ sơ của những người được xét bảo hiểm xã hội 70 Sổ đăng ký tên người hưởng lương hưu trí và nhận tiền trợ cấp a) Cơ quan lập 71 Bảo quản như hồ sơ cá nhân cán bộ, nhân viên Vĩnh viễn Báo cáo hằng năm và nhiều năm về tình hình thực hiện chế độ chính sách bảo hiểm xã hội a) Cơ quan lập b) Cơ quan khác 72 Vĩnh viễn Tạm thời. .. và thanh toán tiền tạm ứng Tạm thời 85 Bảng tính lương và thanh toán tiền lương cho công nhân viên chức trong đơn vị Tạm thời 86 Quyết định, bản kê và bản sao về các khoản khấu trừ lương Tạm thời 87 Quyết định điều động, thôi trả lương, nâng cấp, nâng bậc, quyết định về bồi thường vật chất, quyết định của các toà án về bồi thường tài sản và khấu trừ lương Tạm thời 88 Bảng chấm công và các chứng từ . vào " ;Bảng thời hạn bảo quản mẫu& quot; kết hợp với yêu cầu sử dụng tài liệu do mình làm ra mà quy định thời hạn bảo quản cần thiết phải bảo quản đối. trữ cấp trên chuẩn y. 5- " ;Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan" chỉ áp dụng cho tài liệu văn kiện hình thành trong hoạt động