NH NG K NĂNG TÙY BI N B NG TÍNH EXCEL Nh ng m o nh v c u trúc m t b ng tính M t nh ng l i mà hay m c ph i t o m t b ng tính, khơng thi t l p trình bày d li u "theo cách mà Excel tính c a mong i" Sau ây m t s l i ph bi n hay m c ph i thi t l p m t b ng tính: • • • • • B trí d li u nhi u b ng tính (WorkBook) khác B trí d li u nhi u trang tính (WorkSheet) khác B trí d li u nhi u b ng (Table) khác Có nh ng hàng tr ng c t tr ng kh i d li u (database) B tr ng nh ng có d li u gi ng (cùng chung m t ngày, chung m t ơn v tính, v.v ) Ba i m u tiên ây ch mu n nói n m t i u: B n nên luôn c g ng gi m i liên quan gi a d li u c liên t c m t b ng d li u Tôi ã th y r t nhi u b ng tính khơng c trình bày theo quy t c r t ơn gi n này, v y, b ng tính ó khơng th t n d ng c t i a tính m nh m c a Excel PivotTable, SubTotal B n ch có th s d ng tính b n gom h t d li u c a b n vào m t b ng th t ơn gi n Không ph i ng u nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng Excel 2003 tr v trư c) mà l i ch có 16.384 c t (256 c t Excel 2003 tr v trư c) i u có ý nói r ng, b n nên thi t l p d li u c a v i tiêu c t n m hàng cùng, d li u có liên quan n m liên t c bên dư i tiêu c a N u b n có nh ng d li u c l p l i hai l n ho c nhi u l n hàng c a m t c t (các ngày tháng, lo i ơn v tính ch ng h n), b n ch ng l i s cám d b tr ng ó Hãy c g ng s p x p (sort) d li u c a b n b t c có th Excel có r t nhi u nh ng cơng c tìm ki m tham chi u cơng th c, m t s khơng nh ó, òi h i d li u ph i c s p x p theo m t th t h p lý Vi c phân lo i s giúp ích k cho t c x lý c a m t s hàm Nh ng m o nh nh d ng Ngoài vi c thi t k c u trúc c a b ng tính cho h p lý, vi c nh d ng cho m t v n c n bàn n M c dù m t b ng tính nên c nh d ng cho d c d theo dõi, nghĩ n vi c s d ng th i gian cho có hi u qu Hãy luôn nh d ng th t ơn gi n R t nhi u ngư i lãng phí th i gian vào vi c nh d ng m t b ng tính m c dù khơng nh t thi t ph i làm v y, i u làm nh hư ng n hi u qu công vi c Vi c thư ng xuyên áp d ng nh ng nh d ng ph c t p cho b ng tính cịn làm cho tăng kích thư c, cho dù b ng tính c a b n có th trơng gi ng m t tác ph m ngh thu t, l i có th m t n i s hãi cho ngư i khác M t nh ng ki u ph i màu t t nh t mà b n nên áp d ng cho m t b ng tính, màu en, màu tr ng màu xám M t g i ý n a, nên b tr ng vài hàng u tiên (ít nh t hàng) Nh ng hàng s c dùng cho nh ng tính nâng cao v sau, ch ng h n Advanced Filter, ho c dùng làm vùng i u ki n cho công th c x lý d li u (DSUM, DMAX, v.v ) Cũng ng quan tâm n vi c canh l cho d li u Theo m c nh, Excel canh ph i cho nh ng d li u ki u s , canh trái cho nh ng d li u ki u text Và ó i u t t nh t r i, ng thay i N u b n thay i ki u canh l , b n s có th khơng xác nh c t c kh c r ng ó d li u ki u s hay d li u ki u text; cịn có th gây nh m l n cho ngư i khác tham chi u n m t ơ, nhi u h s tư ng r ng d li u ô ó s , th t text N u b n thay i ki u canh l m c nh, b n s b nh c u v i sau Ch có tiêu c a b ng tính c hư ng ngo i l mà Ch nh d ng ô theo ki u text th t s c n thi t B i t t c nh ng d li u nh p vào ô ã c nh d ng trư c theo ki u text s b chuy n thành d li u ki u text, c b n nghĩ r ng b n nh p vào d li u ki u s hay d li u ki u ngày tháng Và t i t n a, b t kỳ ô ch a công th c tham chi u n m t ô ã c nh d ng theo ki u text, s b nh d ng thành ki u text Nói chung, b n âu có mu n nh ng ch a cơng th c l i b nh d ng theo ki u text, ph i không Tr n ô (merge cells) m t v n Có m t s công th c ho c macro không th ch y c v i nh ng ô ã c tr n Cho nên, thay tr n ô, b n dùng ch c "Center across selection", n m Home ➝ nhóm Alignment Nh n vào mũi tên dư i bên ph i, s m h p tho i Format v i tab Alignment c ch n s n B n s d ng trư t d c c a khung Horizontal ch n Center Across Selection Ho c b n có th right-click r i ch n Format Cells t shortcut menu V i Excel 2003 tr v trư c, b n m h p tho i t menu Format ➝ Cells (Ctrl+1) Nên s d ng Center Across Selection thay cho Merge Cells Nh ng m o nh dùng công th c M t sai l m r t l n s d ng cơng th c cho tham chi u n toàn b c t m ng d li u i u làm cho Excel ph i ki m tra hàng ngàn ơ, n u khơng nói hàng tri u, ch c ch n khơng b sót m t d li u Ví d , gi s b n có m t m ng d li u t A1 n H1000, b n quy t nh s dùng nh ng hàm tìm ki m c a Excel trích nh ng d li u c n thi t B i b n cịn ph i b sung thêm d li u vào m ng này, nên ch c ăn, b n t o tham chi u cơng th c n tồn b hàng c a c t m ng Khi ó, tham chi u c a b n có th s A:H, ho c c th hơn, A1:H65536 B n nghĩ r ng làm v y b n s khơng lo l ng thêm d li u vào m ng ó m t thói quen vơ tai h i mà b n ph i ln tránh xa B i s làm cho b ng tính tr nên ì ch, th m chí khơng ch y n i B n v n có th lo i b nh ng ph n không c n tham chi u kh i công th c, mà l i b o m c nh ng d li u m i thêm vào s t ng c c p nh t tham chi u c a công th c, b ng cách dùng Table (List Excel 2003 tr v trư c) ho c s d ng Name ng M t v n n a thư ng x y v i nh ng b ng tính l n, mà c u hình máy l i nh , Excel tính tốn r t ch m d li u c c p nh t gi i quy t v n này, b n thư ng c khun chuy n i ch tính tốn c a Excel thành d ng Manual: Nh n vào nút Office góc trái phía c a b ng tính, r i ch n Excel Options ➝ Formulas (v i Excel 2003 tr v trư c, ch n menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), r i ch n Manual : Ch n Manual Caculation v i Excel 2007 Ch n Manual Caculation v i Excel 2003 Tuy nhiên, l i khun ó khơng hay cho l m, mà ch mang tính i phó M t b ng tính bao gi có nh ng cơng th c tính tốn, n u b n ang ch y m t b ng tính ch tính tốn Manual, có th b n s ch có c nh ng thông tin cũ mèm, chưa h c c p nh t N u mu n có c thơng tin xác, b n ph i nh n F9 Nhưng, ch c ch n không ph i lúc b n nh i u này! V y b n th cân nh c xem: N u c n th ng chân b k t làm cho chi c xe c a b n ch y ch m l i, b n s s a l i c n th ng chân, g b th ng chân r i tin tư ng hoàn toàn vào th ng tay? Nghĩa là, b ng tính c a b n ch y ch m, b n s s a l i công th c cho ch y nhanh hơn, t vào ch tính tốn b ng tay r i c th mà làm ti p? H u không bao gi làm i u này, r t nhi u ngư i ã không ng n ng i t b ng tính c a h ch tính tốn Manual N u b n th y r ng c n ph i t b ng tính c a ch tính tốn Manual m i làm vi c c, b n nên suy nghĩ n vi c thi t k l i b ng tính Cơng th c m ng m t nh ng nguyên nhân c a v n Chúng m t l a ch n t t tham chi u n nh ng ô riêng l Nhưng n u b n dùng chúng tham chi u n nh ng dãy d li u l n, s d ng chúng t t Khi có m t s lư ng l n m ng tham chi u n m t dãy d li u l n, hi u su t c a b ng tính s b nh hư ng, ôi d ng h n luôn, b n b t bu c ph i dùng ch tính tốn b ng tay Excel có nhi u hàm chun x lý nh ng d li u l n thay cho công th c m ng, mà s c c p n chiêu th 79: Tránh l i #VALUE! tính t ng (SUM) ho c m (COUNT) Ngồi ra, Excel Help có m t s ví d r t hay s giúp b n cách dùng công th c nh ng b ng d li u l n trích k t qu d a theo nh ng tiêu chu n Ho c b n có th s d ng Pivot Table, s c c p n ph n th c a lo t M c dù PivotTable có v ph c t p b n s d ng l n u tiên, thành th t khuyên b n h c cách s d ng M t b n ã làm ch c PivotTable, ngày ó b n s t h i r ng có th s ng mà khơng có PivotTable! Tùy bi n c a s làm vi c c a b ng tính Excel cho phép hi n th ng th i nhi u b ng tính cho phép tùy bi n cách hi n th s p x p chúng Sau thi t l p tùy bi n, có th lưu thành m t t p tin workspace (không gian làm vi c) xlw s d ng l i sau ôi khi làm vi c Excel, b n có th c n ph i có nhi u m t workbook m hình c a b n làm cho d dàng s d ng hay xem d li u t nhi u b ng tính Trong s mô t cách th c hi n t ch c c a s làm vi c m t cách g n gàn có t ch c u tiên, b n m t t c b ng tính mà b n c n làm vi c: Vào Office | Open…, gi phím Ctrl ch n t p tin b ng tính c n m | nh n nút Open tin (E2003: File | Open ) m t p T c a s làm vi c c a m t b ng tính ang m ó, ch n Windows | View | Arrange All (E2003: Window | Arrange) N u tùy ch n “Windows of active workbook” ang c ch n b ch n, sau ó ch n ki u s p x p nh p nút OK N u ch n ki u s p x p Tiled (lát g ch) c a s làm vi c c a b ng tính hình sau: N u ch n ki u s p x p Horizontal (n m ngang) b ng tính s x p ch ng lên hình minh h a sau: N u ch n ki u Vertical (th ng ng) b ng tính c s p x p n m c nh sau: N u ch n ki u Cascade (thác nư c) b ng tính s x p è lên hình minh h a sau Khi c a s b ng tính ã c s p x p g n gàng, b n s r t d dàng thao tác di chuy n d li u gi a c as s d ng l i thi t l p sau này, b n có th lưu thành m t t p tin workspace Các bư c th c hi n sau: Ch n ngăn View | t i nhóm Window ch n Save Workspace (E2003: File | Save Workspace…) | nh p tên cho workspace t i h p File Name, ch n nơi lưu nh n nút OK T p tin workspace s có ph n m r ng xlw Mu n chuy n i m t b ng tính ó v ch tồn hình b n ch c n kích chu t hai l n lên Title (tiêu ) c a c a s b ng tính ó B n có th nh n nút Maximize c a s b ng tính hi n hành phóng to c a s ho c nh n nút Close óng b ng tính sau ã hồn t t cơng vi c v i c a s ó s d ng l i không gian làm vi c ã thi t l p trư c ó, b n ch c n m t p tin xlw v a t o giao di n làm vi c c b n thi t l p trư c s c khôi ph c T t c hi u ch nh hay c p nh t thông tin b ng tính c a workspace s c Excel nh c nh b n lưu l i b n l nh óng workspace N u m i ngày, b n u ph i th c hi n công vi c l p i l p l i nhi u b ng tính Tơi khun b n nên dành m t th i gian thi t l p ki u không gian làm vi c cho b ng tính ó tùy thu c vào yêu c u tao tác x lý s li u c a chúng Sau ó, b n ch vi c m t p tin xlw cho ki u không gian làm vi c phù h p v i nhu c u s d ng c a b n mà không c n ph i t n th i gian s p x p, t ch c b ng tính l n s d ng sau Nh p d li u ng th i vào nhi u sheet Thơng thư ng ngư i dùng Excel có nh ng d li u mu n nh p vào nhi u sheet khác B n có th dùng cơng c Group sheet l i có th nh p d li u ng th i Nhưng có cách khác nhanh chóng linh ho t n u b n dùng vài dòng l nh VBA Nhưng ph i nói n cơng c Group ã nh ? Công c Group dùng nh p d li u vào nhi u sheet lúc ch c có nhi u ngư i chưa dùng n Nó dùng k t n i sheets v i ph m vi work book Group sheet l i b ng tay: nhóm sheet l i, b n ch vi c click ch n sheet th nh t, nơi b n s nh p li u t bàn phím vào, r i v a nh n Ctrl, v a nh n vào tên nh ng sheet khác mà b n mu n nh p li u ng th i Khi b n gõ b t kỳ vào sheet hi n hành, d li u ó s t ng nh p vào sheet l i nhóm i p v hồn t t nhanh chóng (nghe gi ng 007 nh ) kh i tình tr ng group, b n ch vi c ho c click ch n sheet khác ngồi nhóm, ho c click chu t ph i lên tên sheet nhómb t kỳ, ch n Ungroup Sheets Ho n n u b n ch mu n g s sheet kh i nhóm, Ctrl click vào tên sheet ó Khi hay nhi u sheet Group v i nhau, tiêu c a Windows s có ch [Group] (tronh ngo c vng) Nhìn vào ó b n có th bi t b n v n cịn ang tình tr ng group sheets Tr b n có c p m t s c chim ưng, ho c bén dao c o, thư ng b n khơng ý n d u hi u này, b n s quên không ungroup cơng vi c ã xong Chính th khuyên b n th c hi n xong thao tác nh p li u hàng lo t vào sheet, ph i ungroup chúng Dù phương pháp d nh t, có nghĩa b n ph i nh nh group ungoup c n, n u không b n s vô tình ghi è lên d li u nh ng sheet mà b n khơng nhìn th y hình hi n th i Thí d b n ch mu n ghi lúc d li u vào vùng ó c a b ng tính, cịn ngồi vùng ó d li u sheet ph i khác Th sheet ã group r i có thèm quan tâm b n ang nh p li u vùng âu? Group sheet l i cách t ng: B n có th gi i quy t v n b ng cách dùng o n code VBA h t s c ơn gi n o n code làm vi c c, ph i c t s ki n c a riêng sheet b n mu n vào trang so n th o code c a sheet nào, click ph i chu t vào tên sheet ó ch n View Code B n có th ch n s ki n c a sheet, nh ng s ki n ch liên quan n sheet ó i n i dung ơ, kích ho t sheet, kh i sheet, … th c thi o n code VBA c a i ch n, thay Thư ng b n c ưa th ng n trang so n th o code riêng c a sheet n u b n ch n View Code hư ng d n B n có th ki m tra l i qu th c thu c v sheet b n ch n hay khơng b ng cách nhìn vào c a s VBA Project bên trái, n u b n th y d ng thư m c This Workbook – Sheetname sheet ang ch n úng n u khơng b n ph i tìm úng sheet b n c n doubled click Trư c tiên b n ph i t name cho vùng ô b n mu n nh p d li u trùng sheet, gi s “MyRange” Sau ó gõ o n code vào khung so n th o bên ph i: PHP Code: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then Sheets(Array("Sheet5", "Sheet3", "Sheet1")).Select Else Me.Select End If End Sub Trong o n code trên, sheet5 c ghi u tiên m ng Array, b n mu n sheet mà b n s gõ d li u nh p vào B n có th ch n nh ng sheet khác group chúng l i bên dư i sheet5 Sau gõ code xong, ho c nh n nút View Object, ho c nh n nút View Microsoft Excel, ho c nh n Alt- Q, Alt-F11 ho c óng h n c a s VBA tr v hình Excel Lưu b ng tính l i C n nh c l i r ng o n code ph i n m sheet c khai báo nh p d li u t bàn phím u tiên c a Array, sheet mà b n s Khi b n ã hoàn t t, m i b n click ch n ó sheet5, o n code s ki m tra xem ô b n ch n có n m vùng ã t tên “MyRange” không N u úng, code s Group sheet l i v i b n nh p d li u hàng lo t sheets N u không ph i, ungroup chúng b ng cách ơn gi n kích ho t sheet hi n hành Dùng o n code s ti n l i ch gi i phóng b n kh i vi c ph i nh Group b t u UnGroup k t thúc nh p li u vùng ch n Bây gi n u b n mu n nh ng d li u c nh p vào sheet ch n, dùng o n code khác: nh ng v trí khác nhau, PHP Code: Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then With Range("MyRange") Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1") Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10") End With End If End Sub o n code ph i c t khung so n th o c a riêng sheet5 o n code ho t ng khác v i o n code Khi b n thay i n i dung c a ó, code s xác nh xem hi n hành có n m vùng "MyRange" hay khơng, n u ph i copy ngun vùng "MyRange" (c a sheet5) paste vào ng th i ô A1 c a sheet1 D10 c a sheet2 Ngư c l i khơng làm c Ngăn ch n ngư i s d ng th c hi n m t s hành ng ó nh t nh M c dù Excel có h tr vi c b o v cho b ng tính (Protect Sheet, Protect Workbook), công c thô sơ không bao g m vi c ch cho phép ngư i s d ng m t s c quy n h n ch - tr b n làm theo nh ng chiêu sau ây B n có th qu n lý vi c tương tác v i b ng tính c a b n b ng cách giám sát áp ng s ki n Các s ki n (event), nh ng hành ng x y b n làm vi c v i b ng tính ho c Sheet Nh ng s ki n thư ng bao g m vi c m (open) m t b ng tính, lưu (save) nó, óng (close) B n có th b o Excel ch y nh ng mã Visual Basic (macro) m t cách t ng x y b t kỳ m t nh ng s ki n th Tuy nhiên, b n nên bi t r ng, ngư i s d ng có th vư t qua t t c nh ng mã b o v b i Visual Basic b ng cách vơ hi u hóa vi c th c thi macro: Nh n nút Office ➝ Excel Opions ➝ Trust Center ➝ Trust Center Setting ➝ Macro Settings [E2003: Tools | Macro | Security] N u t m c an toàn Disable all macros with notification [E2003: m c Medium], m i m m t b ng tính có ch a macro, Excel s xu t hi n m t h p thông báo cho phép ngư i s d ng có h i t t macro N u t m c an toàn Disable all macros without notification [E2003: m c High], Excel s ngăn không cho ch y t t c macro có b ng tính Nói cách khác, c n ph i dùng macro có b ng tính, ngư i s d ng s ch n m t m c an toàn thích h p cho phép s d ng macro Ngăn ch n vi c lưu l i b ng tính v i m t tên khác B n có th thi t l p thu c tính "Read only" cho b t kỳ m t b ng tính nào, b ng cách nh n Office ➝ Save, nh n nút Tools, ch n General Options [E2003: File | Save As | Tools | General Options] kích ho t h p ki m Read only recommended Vi c ngăn ch n ngư i s d ng lưu l i nh ng thay i b ng tính, tr phi h lưu l i b ng tính v i m t tên khác ho c lưu vào m t nơi khác Tuy nhiên, có th i u b n mu n không cho lưu l i b ng tính c a b n v i tên khác, khơng cho lưu vào m t nơi khác Nói cách khác, b n mu n ngư i khác ch có th lưu l i b ng tính v i tên g c c a nó, ch khơng c chép i u c bi t h u d ng có nhi u ngư i s d ng chung m t b ng tính, b n không mu n c ng c a y d y nh ng b n c a b ng tính này, cho dù v i m t tên khác, hay m t thư m c khác S ki n Before Save mà s p nói n ã có t th i Excel 97 úng tên g i c a nó, s ki n ch xu t hi n trư c b ng tính c lưu, cho phép b n can thi p k p th i vi c lưu l i b ng tính, ưa m t c nh báo, không cho Excel lưu b ng tính Trư c t th c hi n i u vào b ng tính, ch n ch n r ng b n ã lưu l i b ng tính c a b n B i vi c ưa o n code sau ây vào môt b ng tính chưa c lưu, có th s gây cho b n nhi u r c r i ưa o n code sau vào b ng tính, b n ch n Develope ➝ Visual Basic (ho c nh n Alt+F11), nh p úp chu t vào m c ThisWorkbook khung Project Explorer N u Ribbon c a b n khơng có m c Develope, b n vào Excel Options ➝ Popular, ánh d u vào tùy ch n Show Develope tab in the Ribbon, r i nh n OK [E2003, nh n ph i chu t vào bi u tư ng Excel bên trái menu File menu, ch n m c View Code, minh h a hình bên dư i]: S d ng Quick access menu (trong Excel 2003) nh p code áp d ng cho workbook B n ph i xoá vùng k t qu Subtotal tương t hư ng d n ph n trư c Sau ó, b n ch n vùng A1:B16, nh ch n ô A1 ô hi n hành r i vào Home ➝ Styles ➝ Conditional Formatting ➝ Manage Rule ➝ New Rule ➝“Use a formula to determine which cells to format” (E2003, Format ➝ Conditional Formatting… ➝ Formula Is) ➝ nh p công th c sau t i h p “Format values where this formula is true” =$A1=”Grand Total” Nh n nút Format ➝ ch n ngăn Font ➝ ch n Bold t i Font Style ➝ ch n màu xanh t i Color ➝ nh n OK Ti p t c, b n nh n nút New Rule (E2003: nh n Add) ➝ ch n “Use a formula to determine which cells to format” ➝nh p công th c sau t i h p “Format values where this formula is true”: =Right($A1,5)=”Total” Nh n nút Format ➝ ch n ngăn Font ➝ ch n Bold Italic t i Font Style ➝ ch n Single t i Underline ➝ nh n OK ➝ OK Nh p ti p OK tr l i hình b ng tính Trong Excel 2007, Rule thêm vào trư c s n m dư i Do v y b n ch n Rule t o Total” nh n Move Up ưa lên u tiên danh sách Rule u tiên =$A1=”Grand Cu i cùng, b n vào Data ➝ Outline ➝ ch n Subtotal ➝ nh n OK xem k t qu hình sau: Chuy n i hàm công th c Excel thành giá tr H u h t b ng tính Excel u ch a công th c Th nh tho ng b n ch mu n hi n lên k t qu c a m t công th c m t ơ, thay cơng th c ó, s thay i d li u mà tham chi u n thay i B n có th làm i u b ng tay theo hai cách ho c b n có th s d ng m t macro mà s làm cho công vi c nh i Trư c h t xem phương pháp b ng tay Dùng Paste Special B n có th chép k t qu c a công th c v n l i công th c t i ô g c b ng vi c s d ng công c Paste Special c a Excel Gi s b n có cơng th c vùng A1:A100 Ch n vùng này, ch n l nh copy (b n có th làm i u b ng cách ch n l a ch n Clipboard tab Home ho c nh n chu t ph i), sau ó ch n b t u dán k t qu (gi s ô B1) Ch n Clipboard ➝ Paste ➝ Paste Values (ho c nh n ph i chu t ch n Paste Special ➝ Values ho c dùng phím t t Alt+E+S+V) nh n OK Lúc b n s th y vùng B1:B100 s k t qu c a công th c ô vùng A1:A100 ch giá tr N u b n mu n chép è công th c g c v i k t qu c a chúng, ch n dãy công th c ch n Copy V n dãy công th c c ch n ó, ch n Paste ➝ Paste Values (ho c click ph i chu t ch n Paste Special ➝ Values ho c dùng phím t t Alt+E+S+V), sau ó click OK S d ng "Copy Here As Values Only" B n có th chép k t qu c a công th c mà v n l i công th c ô g c b ng cách s d ng m t menu n mà th m chí nhi u ngư i dùng không bi t s t n t i c a Ch n dãy cơng th c, nh n ph i chu t ng biên bên ph i ho c bên trái vùng ch n (nói cách khác b n có th click chu t ph i b t kỳ ng biên c a vùng ch n ngo i tr vi c b n s d ng nút "fill handle" có hình d u th p) Trong lúc nh n gi chu t ph i, kéo chu t n nơi c n dán, nh chu t ph i nh n "Copy Here as Values Only" t m t menu x xu ng B n có th chép è lên công th c v i k t qu c a chúng Ch n dãy có cơng th c, sau ó nh n ph i chu t ng biên bên ph i ho c bên trái vùng ch n (nh c l i m t l n n a b n có th click chu t ph i b t kỳ ng biên c a vùng ch n ngo i tr vi c b n s d ng nút "fill handle" có hình d u th p) Trong nh n ph i chu t (ho c nh n Ctrl), kéo chu t qua m t c t bên ph i ho c bên trái sau ó quay v dãy ban u, nh chu t ph i nh n "Copy Here as Values Only" t k t qu c a m t m t menu x xu ng S d ng Macro N u b n thư ng xuyên chuy n gi n sau: i có cơng th c ho c hàm thành giá tr b n có th s d ng macro ơn PHP Code: Sub ValuesOnly( ) Dim rRange As Range On Error Resume Next Set rRange = Application.InputBox(Prompt:="Select the formulas", _ Title:="VALUES ONLY", Type:=8) If rRange Is Nothing Then Exit Sub rRange = rRange.Value End Sub s d ng macro này, ch n Developer ➝ Code ➝ Visual Basic (v i phiên b n trư c Excel 2007, ch n Tools ➝ Macro ➝ Visual Basic Editor) ho c nh n Alt + F11 chèn m t module chu n Sao chép dán o n code tr c ti p vào module Nh n ch n nút Close c a c a s code ho c nh n Alt + Q quay tr l i b ng tính Excel Ch n Developer ➝ Code ➝ Macros (v i phiên b n trư c Excel 2007, ch n Tools ➝ Macro ➝ Macros) ho c nh n Alt+F8, ch n ValuesOnly, sau ó click ch n nút Options, shortcut key b n thêm m t phím ó gán m t nút t t cho macro (Ví d : b n gõ shortcut key E sau mu n s d ng macro b n ch c n gõ Ctrl+E) Chú ý b n khơng nên ch n phím t t trùng v i phím t t có s n c a Excel Ctrl+V, Ctrl+C, Ctrl+S Khi b n s d ng macro, b n s th y m t Input box c hi n th h i dãy ch a công th c c a b n dãy a ch c a dãy c ch n s c hi n th m t cách t ng Inputbox, t t c nh ng b n c n làm th c hi n vi c chuy n i nh n OK Thêm d li u vào danh sách Validation m t cách t ng N u b n ã t ng s d ng validation, b n s th y ó m t tính r t hay Có l i m n tư ng nh t c a kh thêm m t danh sách l a ch n vào b t kỳ ô b ng tính cho phép ngư i s d ng ch n l a Nó s t hay không n u b n nh p vào m t tên m i m t ang áp d ng tính validation Excel s t ng thêm tên vào danh sách validation? i u có th th c hi n c b n làm theo hư ng d n Gi s b n có danh sách tên vùng A1:A10 hình sau: Danh sách tên c a nhân viên m t công ty T i m t ô ang áp d ng validation, b n s không th nh p vào c tên m t nhân viên m i danh sách l a ch n, mà b n ph i thêm tên nhân viên m i vào dòng cu i danh sách i u ch nh l i vùng d li u c a validation trư c i u s r t b t ti n s d ng h n ch c i m này, t i ô A11 b n nh p vào công th c bên dư i chép n A20 (d trù trư c s thêm 10 tên m i) =IF(OR($D$1="",COUNTIF($A$1:A10,$D$1)),"x",$D$1) Ch n Formulas ➝ Defined Names ➝ Define Name (E2003: Insert ➝ Name ➝ Define), nh p vào tên MyName t i h p Names T i Refers To, b n nh p vào công th c bên dư i r i nh p OK (E2003: nh n Add ➝ OK) =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1) Theo tôi, ta thay b ng công th c =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A)-COUNTIF(Sheet1!$A:$A,"=x"),1) Cho ô D1, vào Data ➝ Data Tools ➝ Data Validation (E2003: Data ➝ Validation) Ch n List t h p Allow, t i Source nh p vào =MyNames, b n m b o r ng ã ch n thêm h p In-Cell dropdown Ch n ngăn Error Alert b ch n Show error alert after invalid data is entered Nh n nút OK hoàn t t Nh p ph i chu t lên tên Sheet1 ch n View Code Sau ó b n nh p vào o n mã sau: VB Code: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Cells.Count > Then Exit Sub If Target.Address = "$D$1" Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf(Range("MyNames"), Target) = Then lReply = MsgBox("Add " & Target & " to list", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Range("MyNames").Cells(Range("MyNames").Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If End Sub óng c a s VBE lưa b ng tính l i, sau ó ch n ô D1 nh p vào m t tên m i chưa có danh sách validation nh n Enter B n s th y tên m i xu t xu t hi n danh sách d li u b ng tính t i A11 n u ch n ô D1 m danh sách validation b n s th y tên m i ã c b sung vào Ngày tháng Excel Ngày tháng Excel c x lý r t t c t o s d ng Excel, nhiên có nh ng vư ng m c x lý v i nh ng d li u ngo i lai import vào May thay, Excel có nh ng cơng c phương th c gi i quy t khơng úng b n mu n M c nh, Excel s d ng h th ng ngày d a năm g c 1900 Nó coi ngày 01/01/1900 có giá tr 1, ngày 02/01/1900 có giá tr 2, c th Các giá tr giúp cho Excel th c hi n nh ng u c u tính tốn th i gian Gi phút tương t v y, Excel coi gi s th p phân, v i tương ương 24:00 hay 00:00 18:00 c coi 0,75 18 gi ¾ c a ngày có th th y giá tr s c a ngày gi , b n nh d ng General Thí d d li u ngày gi y 03/05/2007 03:00:00 PM có giá tr s 39.025,625, nghĩa ã 39.025 ngày tính t ngày g c 01/01/1900 kèm theo 0,625 ngày tương ương 15/24 ngày Tính tốn cho k t qu nhi u 24 gi : B n có th c ng giá tr gi v i b ng toán t c ng ho c dùng hàm Sum() Vì v y Sum(A1:A5) s cho k t qu t ng gi c a vùng A1:A5 n u vùng có nh ng giá tr gi úng nghĩa Th n u b n không ý b n s tư ng k t qu sai n u t ng tính c nhi u 24 gi : m i 24 gi Excel coi ngày, nh d ng gi phút, s ch ngày không hi n th b n th bi t: Trong ó b n gõ cơng th c =5:00 + 17:00 + 6:00, b n cho r ng k t qu ph i 28:00, Excel l i ch cho b n th y ô 4:00, 24 gi ã b chuy n thành ngày, ch gi l Mu n bu c Excel hi n rõ s gi l n 24, b n ph i [h]:mm:ss nh d ng custom cho ó [h]:mm ho c B n có th dùng ki u nh d ng ó bi t s phút ho c s giây c a giá tr gi , ho c ngày Thí d có giá tr (24 gi ) nh d ng [m] s hi n th s phút c a 24 gi 1.440 N u b n nh d ng [s], b n s th y s giây 86.400 Tính tốn ngày gi : tính tốn ngày gi b n c n nh nh ng s sau: ngày = 24 gi = 1.440 phút = 86.400 giây gi = 60 phút = 3.600 giây Khi ã nh s này, b n có th d dàng s d ng tính tốn quy i ơn v th i gian Thí d b n có s 5,5 A1, b n mu n: - B n mu n 5:30 ho c 5:30 AM, b n dùng công th c =A1/24 - B n mu n 17:30 ho c 5:30 PM, b n dùng công th c =A1/24 + 0,5 - ngư c l i b n mu n tính xem 5,5 ngày có gi , dùng cơng th c =A1*24 Thí d khác: b n có giá tr ngày ( úng nghĩa) 22/05/2007 15:36 b n ch mu n: - L y s ngày : = Int(A1) - L y s gi : =A1- Int(A1), ho c = Mod(A1, 1) tìm kho ng th i gian tính b ng ngày gi a m c ngày, b n tính b ng cơng th c: =DatedIf(A1, A2, “d”), v i A1 ngày s m (có giá tr nh hơn) Hàm DatedIf có th dùng v i tham s “m” cho tháng, “y” cho năm Hàm datedif danh sách hàm c a Excel hàm c a Lotus123 N u b n không bi t ch c ngày nh ngày cơng th c tính, dùng k t h p Min Max sau: =DatedIf(Min(A1, A2), max(A1, A2), ”d”) hi n th gi âm sau tính tốn: Khi tính tốn th i gian, có nh ng k t qu âm, Excel s b l i hi n th tràn s : ######### Ch ng h n b n tính kho ng th i gian gi a gi b t u gi k t thúc: =A2 - A1 N u gi b t k t thúc 5:00 sáng hơm sau công th c s b l i B n dùng công th c này: =A2- A1+ If(A2