THỦ TỤC KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA 1. Mục đích: Đảm bảo việc thực hiện tốt các yêu cầu của các Hệ thống quản lý và Qui đònh của Công ty đồng thời đáp ứng tốt các yêu cầu của các Bên quan tâm. 2. Phạm vi: Tất cả các yêu cầu của các Bên quan tâm và toàn thể CBCNV của Công ty. 3. Đònh nghóa: 3.1 Theo các đònh nghóa của các bộ tiêu chuẩn quản lý tương ứng mà công ty áp dụng. 3.2 Người phát hiện: Các bên quan tâm và/hoặc các bộ công nhân viên Công ty. 3.3 Một số từ viết tắt: - Đại diện lãnh đạo : ĐDLĐ - Trách nhiệm xã hội : TNXH 4. Nội dung: Phòng TCHC Trang: 1 LƯU ĐỒ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC Người thực hiện Qui trình Tài liệu Trưởng các bộ phận ĐDLĐ/Trưởng các bộ phận Trưởng bộ phận có sự không phù hợp Trưởng bộ phận có sự không phù hợp Trưởng bộ phận có sự không phù hợp TGĐ/ĐDLĐ Trưởng bộ phận có sự không phù hợp Trưởng bộ phận phát hiện ĐDLĐ ĐDLĐ Phiếu CAR Phiếu CAR Phiếu CAR Phiếu CAR Phiếu CAR Phiếu CAR Phiếu CAR, sổ theo dõi CAR Phiếu CAR, sổ theo dõi CAR Sổ theo dõi CAR LƯU ĐỒ HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA Phòng TCHC Trang: 2 Yêu cầu hành động khắc phục Xác đònh sự không phù hợp Xem xét Tìm nguyên nhân Xem xét Đề nghò giải pháp Xem xét Thực hiện giải pháp Giám sát Lập hồ sơ hành động khắc phục Lưu Hồ sơ Kết thúc Người thực hiện Qui trình Tài liệu Trưởng các bộ phận ĐDLĐ/Trưởng các bộ phận Trưởng bộ phận có nhu cầu HĐPN Trưởng bộ phận có nhu cầu HĐPN Trưởng bộ phận có nhu cầu HĐPN TGĐ/ĐDLĐ Trưởng bộ phận có nhu cầu HĐPN Trưởng bộ phận phát hiện ĐDLĐ ĐDLĐ Phiếu CAR Phiếu CAR Phiếu CAR Phiếu CAR Phiếu CAR Phiếu CAR Phiếu CAR, sổ theo dõi CAR Phiếu CAR, sổ theo dõi CAR Sổ theo dõi CAR 4.2 Cam kết của Công ty: 4.1.1 Công ty cam kết sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của các Bên quan tâm và toàn thể CBCNV của Công ty về sự phù hợp và/hay không phù hợp với Chính sách, Qui đònh của Công ty và/hoặc theo yêu cầu của các tiêu chuẩn mà Công ty áp dụng. Phòng TCHC Trang: 3 Yêu cầu hành động phòng ngừa Xác đònh sự không phù hợp tiềm ẩn và nguyên nhân Lập hồ sơ hành động phòng ngừa Xem xét Đánh giá nhu cầu HĐPN Xem xét Đề nghò giải pháp Xem xét Thực hiện giải pháp Giám sát Lưu Hồ sơ Kết thúc 4.1.2 Công ty không kỷ luật và/hoặc phân biệt đối xử đối với bất kỳ CBCNV nào cung cấp thông tin liên quan đến việc theo dõi thực hiện các tiêu chuẩn. 4.1.3 Khi phát hiện bất kỳ sự không phù hợp nào được xác đònh là trái với Chính sách, Qui đònh của Công ty và/hoặc các tiêu chuẩn mà Công ty áp dụng, Công ty sẽ thực hiện hành động khắc phục sửa chữa ngay đồng thời cung cấp các nguồn lực đầy đủ phù hợp theo bản chất và mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp. 4.2 Thủ tục khắc phục phòng ngừa: a> Đối với sự không phù hợp với yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000: 4.2.1.1 Hành động khắc phục phòng ngừa được khởi xướng bởi Trưởng các Bộ phận hoặc cấp cao hơn để ngăn chặn hoặc làm giảm thiểu sự tái diễn lập đi lập lại những vấn đề không phù hợp và những khiếu nại hợp lý của khách hàng liên quan đến sản phẩm, dòch vụ, quá trình, công việc, bán thành phẩm nguyên phụ liệu. 4.2.1.2 Hành động khắc phục phòng ngừa được khởi xưởng bởi các Trưởng Bộ phận hoặc cấp cao hơn để ngăn ngừa hoặc làm giảm thiểu các khả năng xảy ra các vấn đề không phù hợp, tiềm tàng hoặc những ý kiến của khách hàng có liên quan đến sản phẩm, dòch vụ, quá trình, công việc, bán thành phẩm, nguyên phụ liệu thông qua việc xem xét, phân tích các nguồn thông tin thích hợp sau: * Các quá trình và thao tác ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. * Các sự nhân nhượng, kết quả đánh giá, hồ sơ chất lượng. * Các ý kiến và khiếu nại của khách hàng. 4.2.1.3 Những điểm không phù hợp phát hiện ra trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ (theo Thủ tục đánh giá nội bộ) trách nhiệm của đánh giá viên là phát hành yêu cầu khắc phục, phòng ngừa của bộ phận đánh giá. 4.2.1.4 Các phiếu CAR sau khi phát hành được chuyển đến bộ phận chòu trách nhiệm thực hiện và chuyển đến Đại diện lãnh đạo để cập nhật vào phiếu theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa, Đại diện lãnh đạo theo dõi sự tiến triển đối với hành động khắc phục phòng ngừa. 4.2.1.5 Trưởng bộ phận chòu trách nhiệm phân tích nguyên nhân, đưa ra biện pháp khắc phục phòng ngừa, chỉ đònh nhân viên thực hiện, ngày phải hoàn thành nhằm giải quyết các vấn đề phải đối đầu đang tồn tại hoặc tiềm ẩn. Các biện pháp đó được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền theo bảng thẩm quyền quyết đònh hành động khắc phục phòng ngừa. 4.2.1.6 Đại diện lãnh đạo chỉ đònh nhân viên hoặc đánh giá viên giám sát việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa. Phòng TCHC Trang: 4 - Nếu kết quả giám sát là thoả mãn thì người giám sát sẽ ghi nhận kết quả vào phiếu CAR và báo cáo cho Đại diện lãnh đạo để kết thúc hành động khắc phục phòng ngừa. - Nếu kết quả giám sát không thoả mãn thì người giá msát sẽ ghi nhận kết quả vào phiếu CAR và thông báo cho Đại diện lãn hđạo để phát hành CAR mới và lập lại bước 4.2.1.4 đến 4.2.1.6 trong Thủ tục này. b> Đối với sự không phù hợp với yêu cầu của Hệ thống quản lý Trách nhiệm xã hội SA 8000: 4.2.2.1 Khi phát hiện có bất kỳ sự không phù hợp nào, người phát hiện ghi ý kiến của mình vào phiếu car (biểu mẫu mã số: 0028) gửi đến ĐDLĐ giải quyết. 4.2.2.2 ĐDLĐ sẽ xem xét theo yêu cầu của người phát hiện. Sau khi xem xét, ĐDLĐ sẽ ghi ý kiến của mình vào phiếu và chuyển cho các Bộ phận liên quan giải quyết. 4.2.2.3 Các Bộ phận thông báo kết qủa thực hiện cho ĐDLĐ, ĐDLĐ sẽ kiểm tra việc thực hiện của các Bộ phận và thông báo lại kết qủa cho người phát hiện. 4.2.2.4 Các thông tin về hành động khắc phục phòng ngừa đã thực hiện được chuyể nđến cuộc họp xem xét của lãnh đạo. 4.3 Bảng thẩm quyền quyết đònh hành động khắc phục phòng ngừa cho ISO: Stt Vấn đề liên quan Trách nhiệm/thẩm quyền Phê duyệt Tìm nguyên nhân Thực hiện 1 Chất lượng sản phẩm Ban Tổng Giám đốc Bộ phận KCS Bộ phận kỹ thuật 2 Quá trình sản xuất Ban Tổng Giám đốc Bộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất 3 Kiểm tra thử nghiệm và thiết bò đo Ban Tổng Giám đốc Bộ phận bảo trì Nhân viên bảo trì 4 Mua hàng Ban Tổng Giám đốc Trưởng phòng KD Nhân viên Phòng KD 5 Thiết bò, Ban Tổng Giám đốc Bộ phận bảo trì Nhân viên bảo trì 6 Bảo quản hàng hoá, kho bãi, giao hàng Ban Tổng Giám đốc Kho Thủ kho 7 Đào tạo Ba Tổng Giám đốc Trưởng phòng TCHC Nhân viên Phòng TCHC Phòng TCHC Trang: 5 4.4 Phân loại sự không phù hợp: - NCM là sự không phù hợp lớn (Nonconformance Major) (không theo yêu cầu tiêu chuẩn, không thực hiện theo tài liệu mang tính chất hệ thống). - NCm là sự không phù hợp nhỏ (Nonconformance minor) (đã thực hiện theo hệ thống tài liệu nhưng chưa đầy đủ). - OBS là những lưu ý/khuyến cáo (Observation) (có những lưu ý để công việc thực hiện tốt hơn). 5. Tài liệu tham khảo: Sổ tay chất lương, Sổ tay trách nhiệm xã hội 6. Phụ lục: Phiếu CAR mã số: 0028 Phiếu theo dõi CAR mã số: 0140 Phòng TCHC Trang: 6 . để cập nhật vào phiếu theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa, Đại diện lãnh đạo theo dõi sự tiến triển đối với hành động khắc phục phòng ngừa. 4.2.1.5. động khắc phục phòng ngừa. 4.2.1.6 Đại diện lãnh đạo chỉ đònh nhân viên hoặc đánh giá viên giám sát việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa. Phòng