Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com LỜI NÓI ĐẦU 3 I.1 GIỚI THIỆU: .4 I.2 HIỆN TRẠNG QUẢN LÍ NHÂN SỰ CỦA TRƯỜNG .4 I.2.1 Quản lí hồ sơ giáo viên: 4 b. Cập nhật lịch công tác: 5 I.2.2 Quản lí lương: 5 a. Cập nhật bảng chấm công: 5 b. Cập nhật danh sách nâng lương: 5 c. Cập nhật bảng thành tích: .6 d. Cập nhật bảng xếp loại: 7 I.3 MỘT SỐ HẠN CHẾ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ NHÂN SỰ TỪ TRƯỚC ĐẾN NAY: .7 I.4 MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CỦA ĐỀ TÀI: 7 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG .8 II.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT .8 II.1.1 Mục đích: .8 II.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD): .9 II.1.3 Các tính chất của hệ thống: .11 II.2 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG .12 II.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng : .12 II.2.2 Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng: 12 a. Chức năng: Quản lý hồ sơ giáo viên .12 b.Chức năng: Quản lý lương 13 c.Chức năng: Tìm kiếm 13 d. Chức năng: Báo cáo .14 II.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu : 15 a. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0): .15 b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1): .16 c. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 1: 18 d. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 2: .19 e. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 3: 20 f. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 4: .23 Chương III: PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU 25 III.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỮ LIỆU 25 III.2 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG QUẨN LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG HỌC: 25 III.2.1 Kiểu thực thể 1: (Hồ sơ giáo viên); .26 III.2.2 Kiểu thực thể 2: Bảng lương (Bảng thanh toán tiền lương giáo viên)26 III.2.3 Thực thể 3: Thành tích (bảng thành tích của giáo viên trong trường)27 III.2.4 Thực thể 4: Chức vụ (chức vụ của giáo viên); 27 III.2.5 Thực thể 5: Bậc lương 27 III.2.6 Thực thể 6: Bảng chấm công (Bảng chấm công của giáo viên trong tháng); .28 III.2.7 Thực thể 7: Danh sách nâng lương (Bảng danh sách nâng lương) 28 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com III.2.8 Thực thể 8: Phân lớp (Bảng phân công công tác cho mỗi giáo viên trong năm học) 28 III.2.9 Thực thể 9: User (Bảng lưu thông tin của người sử dụng); 28 III.3 MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT 29 III.3.1 Mô hình thực thể liên kết 29 III.3.2 Phân tích mối quan hệ giữa các bảng: .30 III.3.3 Mô tả chi tiết : 30 a. Bảng: HSGV (Bảng hồ sơ giáo viên) 30 b. Bảng: BangLuong (Bảng lương) .31 c. Bảng: ThanhTich (Bảng xếp loại thành tích) 33 d. Bảng: ChucVu (Bảng chức vụ) .33 e. Bảng: BangChamCong (Bảng chấm công) .33 f. Bảng: BacLuong (Bảng bậc lương) .34 g. Bảng: PhanLop (Bảng phân lớp) .34 h. Bảng: DSNangLuong (Bảng danh sách nâng lương) 35 i. Bảng: USER (Bảng người sử dụng) 36 CHƯƠNG IV: CÔNG CỤ CÀI ĐẶT 37 IV.1 CÔNG CỤ LẬP TRÌNH .37 IV.1.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access: .37 IV.1.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: .37 IV.2 Thiết kế MENU .39 IV.3 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 40 IV.3.1 Phân quyền người dùng 40 a. Người dùng là "Ban giám hiệu": 40 b.Người dùng là "Admin": 41 IV. 3.2 Một số Form chính: 44 KẾT LUẬN 51 Tài liệu tham khảo .53 1. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin .53 2. Nhập môn cơ sở dữ liệu quan hệ .53 3. Tự học lập trình Visual Basic 6.0 53 4. Visual Basic cho sinh viên và kỹ thuật viên khoa Công nghệ thông tin .53 2 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, lĩnh vực công nghệ thông tin đặc biệt là tin học phát triển vô cùng mạnh mẽ. Những ứng dụng trong thực tế đã làm thay đổi toàn bộ đời sống xã hội. Tin học cũng góp phần không nhỏ và là công cụ đắc lực trong quá trình quản lý: Quản lý thư viện, quản lí vật tư, quản lí bán hàng, quản lí khách sạn, … Trong đó có quản lí nhân sự trường học là một trong những ứng dụng cần thiết nhất giúp cho quá trình quản lí của nhà nước đơn giản nhưng hiệu suất lao động lớn hơn rất nhiều. Hiện nay, quản lí nhân sự trong trường học tuy chưa được sử dụng rộng rãi (do chưa có điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật) nhưng trong tương lai không xa do những lợi ích, thuận lợi mà nó mang lại, chương trình sẽ được sử dụng rộng rãi trong thực tế. Do đó, em chọn đề tài “Quản lý nhân sự trường tiểu học Chấn Thịnh” làm đề tài thực tập của mình. Em nhận thấy đây cũng là một đề tài hay, có ích. Nhờ sự khuyến khích, hướng dẫn nhiệt tình của cô Tống Minh Ngọc, em đã khảo sát thực tế hiện trạng quản lý nhân sự của trường và với lượng kiến thức trong những thời gian được đào tạo tại trường, em hy vọng rằng đề tài này của em có thể góp một phần nhỏ giúp cho công việc quản lý nhân sự của trường tiểu học Chấn Thịnh trong thực tế được thuận lợi hơn. Trong chương trình quản lý nhân sự trường học này, em đã sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên chương trình không khỏi có những thiếu sót, em rất mong nhận được những lời góp ý và chỉ bảo của thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn và qua đó em có thể củng cố lại kiến thức của mình. Để hoàn thành được chuyên đề thực tập này, ngoài sự cố gắng của bản thân em còn có một phần không nhỏ là nhờ vào hướng dẫn nhiệt tình của cô Tống Minh Ngọc và sự dạy bảo các thầy cô giáo trong suốt quá trình em học tập tại trường. Em xin chân thành cảm ơn cô Tống Minh Ngọc đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp. 3 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG I.1 GIỚI THIỆU: Trường tiểu học Chấn Thịnh là trường tiểu học nằm ở miền núi phía Tây Bắc, thuộc của tỉnh Yên Bái. Trường được thành lập từ năm 1981 với tổng số giáo viên là 31 và 750 học sinh. Nhiệm vụ của từng phòng ban:  Phòng ban giám hiệu : + Hiệu trưởng : là người có quyền cao nhất quản lý chung hoạt động của trường. + Hiệu phó gồm có: Hiệu phó phụ trách về chuyên môn (quản lý hồ sơ, phân lớp, phân công lao động,…).  Phòng hành chính : + Kế toán : có nhiệm vụ quản lý lương (tính lương hàng tháng cho cán bộ giáo viên và lưu trữ lương các tháng, đi nhận lương ở phòng giáo dục, phát lương cho giáo viên vào cuối tháng, …) I.2 HIỆN TRẠNG QUẢN LÍ NHÂN SỰ CỦA TRƯỜNG I.2.1 Quản lí hồ sơ giáo viên: a. Cập nhật hồ sơ giáo viên: Hồ sơ giáo viên được lưu trong kho lưu trữ tài liệu của trường và chỉ có ban giám hiệu mới có quyền cập nhật thông tin cán bộ công nhân viên khi có sự thay đổi như: Thêm thông tin khi cán bộ giáo viên mới có quyết định công tác của sở giáo dục chuyển về trường, xóa thông tin khi giáo viên chuyển công tác, sửa thông tin khi có sự thay đổi hoặc nhầm lẫn, . Cán bộ giáo viên và kế toán cung cấp các thông tin về lý lịch của bản thân cho ban giám hiệu. Cán bộ giáo viên và kế toán chỉ có quyền xem thông tin về hồ sơ cán bộ giáo viên mà không có quyền thay đổi hoặc cập nhật, khi có sự sai 4 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com sót nào đó thì phải kịp thời thông báo lại cho ban giám hiệu để chỉnh sửa lại thông tin cho chính xác. b. Cập nhật lịch công tác: Vì đây là trường tiểu học nên cán bộ giáo viên nhận được phân công dạy lớp nào thì sẽ có trách nhiệm dạy tất cả các môn học của lớp đó. Đầu năm học ban giám hiệu lại lên lịch phân công cho giáo viên dạy trong năm học đó, cụ thể giáo viên đó dạy khối, lớp nào. Lịch công tác được ban giám hiệu cập nhật theo ngày, tháng, kỳ học, năm học do có nhiều thay đổi: lịch bố trí dạy thêm giờ của giáo viên do bồi dưỡng học sinh giỏi, dạy thay do giáo viên nghỉ ốm hoặc nghỉ phép, lịch họp hội đồng, . Lịch công tác chỉ ban giám hiệu mới có quyền cập nhật, thay đổi. Giáo viên và kế toán chỉ được xem lịch công tác để thực hiện theo quyết định công tác đó mà không có quyền thay đổi, cập nhật. I.2.2 Quản lí lương: a. Cập nhật bảng chấm công: Bảng chấm công là sự theo dõi của ban giám hiệu về những buổi dạy thêm giờ của giáo viên và lấy đó làm cơ sở để kế toán cập nhật lương cán bộ giáo viên được lĩnh thêm lương dạy thêm giờ trong tháng. Giáo viên và kế toán chỉ được xem không có quyền thay đổi cập nhật. b. Cập nhật danh sách nâng lương: Danh sách nâng lương được cập nhật dựa vào danh sách cán bộ giáo viên được nâng lương trong tháng trong bản quyết định nâng lương của phòng giáo dục. Kế toán lấy đó làm cơ sở để tính lương giáo viên theo bậc và hệ số mới cập nhật. Ban giám hiệu và giáo viên chỉ được xem mà không có quyền cập nhật, thay đổi. Cập nhật bảng lương tháng: CÁCH TÍNH LƯƠNG 5 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Lương cơ bản = (hệ số lương + hệ số khu vực +hệ số chức vụ)*290000 Ưu đãi = (hệ số lương + hệ số chức vụ) * 290000 * 70% Lương thực lĩnh = lương cơ bản + ưu đãi – (BHXH + BHYT + tạm ứng) + Lương dạy thêm giờ + Thưởng BHXH = 5% * lương cơ bản BHYT = 1% * lương cơ bản Hệ số lương hai năm tăng một lần: 0,17 Hệ số ban đầu là: 1,74 Hệ số lương = 1,74 + số năm công tác * 0,17/2 Tiền dạy thêm giờ = Số buổi * (Lương cơ bản/ 24) Thưởng = Tiền thưởng theo xếp loại và tiền thưởng do các thành tích khác: Giáo viên xếp loại A: 100000 Giáo viên xếp loại B: 70000 Giáo viên xếp loại C: 50000 Giáo viên xếp loại D: 30000 Chỉ kế toán mới được phép cập nhật, thay đổi, tính lương theo những số liệu và cách tính theo quy định. Ban giám hiệu và giáo viên chỉ được xem mà không có quyền cập nhật, thay đổi dữ liệu. c. Cập nhật bảng thành tích: Bảng thành tích được ban giám hiệu cập nhật sau mỗi kì học. Đó là những thành tích mà giáo viên đạt được trong quá trình công tác như : đạt danh hiệu giáo viên dạy giỏi, đạt kết quả tốt trong công tác bồi dưỡng học sinh giỏi, .Mỗi thành tích đó có mức thưởng tương ứng, do phòng giáo dục quy định. Giáo viên và kế toán chỉ được phép xem thông tin mà không có quyền cập nhật, thay đổi thông tin. 6 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com d. Cập nhật bảng xếp loại: Bảng xếp loại đó là kết quả bình bầu của cả hội đồng nhà trường vào cuối kì. Với mỗi mức xếp loại thì có mức thưởng tương ứng. Ban giám hiệu cập nhật bảng xếp loại, kế toán và giáo viên chỉ được xem mà không có quyền thay đổi thông tin. Tuy nhiên, từ trước tới nay các công việc quản lí hành chính, quản lí nhân sự, tính điểm vẫn mang tính chất thủ công, tốn nhiều thời gian và công sức mà hiệu quả lại không cao. Ví dụ: Để tính lương hàng tháng, người kế toán phải tính toán một cách thủ công nên không tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn. Khi muốn sửa thì phải thay làm lại bảng nhân sự mới. Khi cần xem thông tin về một giáo viên thì việc tìm kiếm hồ sơ mất rất nhiều thời gian, . Do những bất cập như vậy nên vấn đề ứng dụng tin học vào quản lí nhân sự, quản lí lương của cán bộ giáo viên là một điều tất yếu và hết sức cần thiết. I.3 MỘT SỐ HẠN CHẾ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ NHÂN SỰ TỪ TRƯỚC ĐẾN NAY: Hệ thống quản lí nhân sự của trường tuy không lớn lắm song mất rất nhiều thời gian, công sức do tính toán lương thủ công và có thể nhầm lẫn. Hồ sơ giáo viên được lưu trữ trong tủ hồ sơ dữ liệu nhưng có thể bị ảnh hưởng bởi tác động của khách quan như: mối mọt, khí hậu, . Mỗi tháng ban giám hiệu phải cập nhật lại thông tin cho cán bộ giáo viên do có nhiều thay đổi. Khó khăn khi muốn thay đổi hoặc cập nhật dữ liệu. Khó khăn cho cán bộ giáo viên khi muốn xem thông tin hồ sơ giáo viên của mình. I.4 MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CỦA ĐỀ TÀI: Từ những khảo sát và đánh giá hạn chế của hệ thống quản lí nhân sự của trường, ta có thể đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm đưa tin học được ứng dụng trong thực tế, nhằm giúp cán bộ quản lí hoàn thành việc quản lí nhân sự một cách nhanh chóng, chính xác. 7 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Giúp cho cán bộ quản lý không còn vất vả, hiệu suất lao động cao hơn rất nhiều. Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác. Sửa dữ liệu thuận tiện. Mọi việc cập nhật, tìm kiếm, …đều được thực hiện nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian. CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG II.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT II.1.1 Mục đích: Hệ thống thông tin nào cũng có một đời sống và trải qua một số giai đoạn nhất định. Các giai đoạn chính thường là: tìm hiểu nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng. Hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong quy luật đó. Giai đoạn tìm hiểu nhu cầu là nhằm làm rõ hệ thống quản lý nhân sự sẽ được lập ra phải đáp ứng các nhu cầu quản lý hồ sơ cán bộ, quản lý lương, và đưa ra các bản báo cáo thống kê của người sử dụng. Xác định đối tượng sử dụng là ban giám hiệu, kế toán, giáo viên và những nhu cầu gì của từng đối tượng người sử dụng. Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết hệ thống, cho thấy là hệ thống quản lý nhân sự trường học phải thực hiện những việc gì và các dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao.Để xác định được yêu cầu của công việc thì ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, nêu ra một mô hình về hệ thống thông qua các quá trình và chức năng khác nhau. Qua phân tích ở trên thì toàn bộ hoạt động của hệ thống có thể chia làm hai phần: Luồng thông tin vào và luồng thông tin ra. 8 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com  Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm:  Nhập thông tin hồ sơ giáo viên  Nhập thông tin về lương  Nhập thông tin về lịch công tác  Nhập danh sách nâng lương  Nhập bảng phân lớp  Luồng thông tin ra của hệ thống: Là các dữ liệu được trả lại sau khi người sử dụng nhập các yêu cầu tìm kiếm cần thiết. Giai đoạn thiết kế là nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng thời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế. Giai doạn cài đặt bao gồm hai công việc chính là lập trình và kiểm định. Giai đoạn khai thác và bảo dưỡng là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng đồng thời thực hiện các chỉnh sửa, khi phát hiện thấy hệ thống còn có chỗ chưa thích hợp. Do đó để có một hệ thống có chất lượng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của người dùng thì việc phân tích kỹ hệ thống là điều hết sức cần thiết. Để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự của trường tiểu học thì ta phải phân tích kỹ hiện trạng quản lý của hệ thống. II.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD): Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau: Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi "Làm gì?", mà bỏ qua câu hỏi "Làm như thế nào?". Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả. Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng. 9 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu  Các chức năng xử lý: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu, hoặc từ một số dữ liệu đã cho tạo ra một dữ liệu mới), chức năng xử lý được biểu diễn bằng hình tròn hay hình ô van, bên trong có ghi tên nhãn.  Luồng dữ liệu: Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó. Một luông dữ liệu được vẽ trong một biể đồ luồng dưới dạng một mũi tên, trên đó có viết tên của luồng dữ liệu.  Kho dữ liệu: Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) được lưu lại, để có thể được truy nhập nhiều lần về sau. Một kho dữ liệu được vẽ trong một biểu đồ luồng dưới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu.  Tác nhân trong: Quản lý nhân sự 10 Bảng lương tháng Hồ sơ giáo viên . cho công việc quản lý nhân sự của trường tiểu học Chấn Thịnh trong thực tế được thuận lợi hơn. Trong chương trình quản lý nhân sự trường học này, em đã. lực trong quá trình quản lý: Quản lý thư viện, quản lí vật tư, quản lí bán hàng, quản lí khách sạn, … Trong đó có quản lí nhân sự trường học là một trong