Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát chi phí trong Doanh nghiệp. A.Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp .1 I. Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp 1 1.Khái niệm KSNB 1 2.Phân loại kiểm soát .1 II.Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 2 1.Môi trường kiểm soát 2 2.Hệ thống kế toán 4 3.Các thủ tục kiểm soát .6 4.Bộ phận kiểm toán nội bộ 6 B. Chi phí sản xuất và kiểm soát chi phí sản xuất trong Doanh nghiệp .9 I. Những vấn đề cơ bản về chi phí sản xuất trong Doanh nghiệp 9 1.Khái niệm chi phí SXKD trong doanh nghiệp .9 2.Phân loại chi phí 9 II. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất 10 1.Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí sản xuất 10 2.Kiểm soát chi phí sản xuất .10 2.1.Khái niệm 10 2.2.Vai trò 11 3.Các nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí sản xuất .11 4.Nội dung công tác kiểm soát chi phí sản xuất 12 4.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 12 4.1.1.Kiểm soát vật chất 12 4.1.2.Kiểm soát quá trình ghi chép .15 4.2.Kiểm soát chi phí nhân công tực tiếp 16 4.2.1.Kiểm soát vật chất 16 4.2.2.Kiểm soát quá trình ghi chép .18 4.3.Kiểm soát chi phí sản xuất chung .19 4.3.1.Kiểm soát vật chất 19 4.3.2.Kiểm soát quá trình ghi chép .20 SVTH: Nguyễn Thị Vân - Lớp 24KT8 Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương Phần II: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung A.Khái quát chung về công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung .21 I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 21 1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 21 2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty 23 II.Cơ cấu tổ chức sản xuất 25 1.Quy trình công nghệ .25 2.Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất .25 III. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 26 1.Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty 26 2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty 27 IV. Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tại công ty 27 1.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 27 1.1.Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty .27 1.2.Chức năng, nhiệm vụ của các thành phần kế toán 28 2.Hình thức tổ chức kế toán tại công ty 29 B. Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty .31 I. Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty .31 1.Môi trường kiểm soát .31 2.Hệ thống kế toán 33 3. Thủ tục kiểm soát 36 4.Bộ phận kiểm toán nộ bộ .36 II. Thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty .36 1.Đặc điểm và yêu cầu quản lý chi phí tại công ty 36 2.Thực tế công tác kiểm soát chí phí sản xuất tại công ty .38 2.1.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .38 2.1.1.Kiểm soát vật chất 38 2.1.2.Kiểm soát quá trình ghi chép .41 2.2.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .45 2.2.1.Kiểm soát vật chất 45 2.2.2.Kiểm soát quá trình ghi chép .47 SVTH: Nguyễn Thị Vân - Lớp 24KT8 Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương 2.3.Kiểm soát chi phí sản xuất chung .49 2.3.1.Kiểm soát vật chất 49 2.3.2.Kiểm soát quá trình ghi chép .51 Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty I.Một số nhận xét về công tác kiểm soát nội bộ tại công ty .54 1. Ưu điểm .54 1.1.Môi trường kiểm soát 54 1.2.Hệ thống kế toán 54 2.Nhược điểm 55 2.1.Môi trường kiểm soát 55 2.2.Hệ thống kế toán 56 2.3.Các thủ tục kiểm soát 57 II. Một số nhận xét về công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty 58 1.Ưu điểm 58 1.1.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .58 1.2.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 59 1.3.Kiểm soát chi phí sản xuất chung .59 2.Nhược điểm 59 2.1.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .59 2.2.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 59 2.3.Kiểm soát chi phí sản xuất chung .59 III. Kiến nghị hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại công ty .60 1.Hoàn thiện môi trường kiểm soát .60 2.Hoàn thiện hệ thống kế toán 61 IV.Kiến nghị hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty 61 1.Hoàn thiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 61 2.Hoàn thiện kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .65 3.Hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất chung 66 Phụ lục Kết luận SVTH: Nguyễn Thị Vân - Lớp 24KT8 Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương  Trên con đường phát triển đất nước, mỗi quốc gia đều đứng trước những thời cơ và thử thách khác nhau. Nhất là trong thời đại Quốc tế ngày nay đang sống trong xu thế toàn cầu hoá, đa phương hoá và đa dạng hoá. Trước những thời cơ và thử thách đó nền kinh tế nước ta cũng chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều chỉnh của nhà nước. Trong nền kinh tế ấy, không thể tránh khỏi tình trạng cạnh tranh nghiệt ngã và gay gắt giữa các thành phần kinh tế nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Sự tác động trong tổng thể có thể loại trừ lẫn nhau trên thương trường “ kẻ mạnh thắng kẻ yếu” để có thể tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải đảm bảo bù đắp được chi phí đồng thời xác định được kết quả kinh doanh lãi hay lỗ. Những việc này chỉ thực hiện được trên cơ sở đòi hỏi nhà doanh nghiệp phải quản lý chi phí sản xuất một cách hiệu quả và chính xác.Có thể nói chi phí là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp, là đòn bẩy kinh tế quan trọng vì nó liên quan trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết, chi phí có vai trò quan trọng trong việc tính giá thành sản phẩm đã có nhiều sai lầm trong việc quản lý chi phí không chính xác. Vì chi phí là một chỉ tiêu chất lượng quan trọng phản ánh tập trung kết quả nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp, là biểu hiện bằng tiền toàn bộ lao động sống và lao động vật hoá kết tinh trong sản phẩm, là thước đo nói lên trình độ quản lý của công ty tốt hay xấu, là mục tiêu phấn đấu của công ty. Việc kiểm soát chi phí là điều quan trọng ở nước ta hiện nay. Do đó việc thiết lập một hệ thống KSNB chặt chẽ, hiệu quả là một trong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống KSNB về chi phí.Công tác kiểm soát về chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp cho các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu để điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà quản lý đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn nhằm đảm bảo và tăng cường hiệu quả hoạt động , đảm bảo và tăng cường độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ luật pháp. SVTH: Nguyễn Thị Vân - Lớp 24KT8 Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương Nhận thức được tầm quan trọng này với kiến thức được học ở trường kết hợp với thời gian thực tập tại Công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung em xin chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất” để làm khoá luận tốt nghiệp. Ngoài ra trong quá trình tìm hiểu hoạt động thực tế của công ty em nhận thấy công tác kiểm soát chi phí sản xuất ở đây chỉ nằm trong phạm vi hẹp cho nên là vấn đề đang được những người trực tiếp quản lý kinh tế quan tâm và cũng là lý do để em chọn dề tài này. Khoá luận gồm 3 phần: Phần I : Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát chi phí trong Doanh nghiệp Phần II : Thực trạng công tác kiểm soát chi phí SXKD tại Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung Phần III: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí SXKD Công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung Chuyên đề này được viết trên cơ sở những kiến thức tiếp thu được trong thời gian học ở trường và trong quá trình được thực tập tại công ty. Mặc dù em đã cố gắng hết sức mình, song vì trình độ còn hạn chế và thời gian tiếp cận thực tập chưa nhiều nên chuyên đề của em không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự giúp đỡ của các thầy cô đặc biệt là giảng viên Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương, Ban lãnh đạo và các cô chú ở phòng Kế toán tại công ty Xây lắp Và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung. Em xin chân thành cảm ơn. SVTH: Nguyễn Thị Vân - Lớp 24KT8 Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương A- Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp I. Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiếm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: • Đảm bảo độ tin cậy và sự trung thực của thông tin. • Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và các quy định • Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản. • Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lý. Như vậy kiểm toán nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. 2. Phân loại kiểm soát : • Phân loại theo mục tiêu thực hiện: Kiểm soát hướng dẫn; kiểm soát “có”, ”không”; kiểm soát hành động. • Phân loại kiểm soát theo thời điểm tiến hành: kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau. • Phân loại kiểm soát theo mối quan hệ với đối tượng kiểm soát: kiểm soát từ xa, kiểm soát trực tiếp, kiểm soát gián tiếp. • Phân loại kiểm soát theo mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát: kiểm soát từ bên ngoài, kiểm soát nội bộ. • Phân loại kiểm soát theo cách thức xây dựng các thủ tục kiểm soát: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp, kiểm soát bổ sung và kiểm soát cụ thể. Trong đó, việc ứng dụng các thủ tục kiểm soát này hết sức quan trọng trong các ngân hàng (kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện). SVTH: Nguyễn Thị Vân - Lớp 24KT8 Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương Đối với các doanh nghiệp thường phân loại kiểm soát thành kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát: * Kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, các quy chế kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu của các bộ phận cấu thành trong Báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp gồm ba loại hình cơ bản: kiểm soát quản lý, kiểm soát xử lý, kiểm soát bảo vệ tài sản * Kiểm soát tổng quát: Kiểm soát tổng quát là quá trình kiểm soát tổng thể nhiều hệ thống bộ phận, nhiều công việc khác nhau trên gốc độ quản lý. Sự kiểm soát chung này nhằm liên kết toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và cho đánh giá tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ đó, phát hiện các thế mạnh cũng như những điểm yếu của từng bộ phận, tiến hành nghiên cứu và cải tiến nó trong mối quan hệ của các bộ phận khác nhau nhằm giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả hơn. II. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị được cấu thành bởi 4 bộ phận chính sau: • Môi trường kiểm soát • Hệ thống kế toán • Các thủ tục kiểm soát • Kiểm toán nội bộ 1. Môi trường kiểm soát: 1.1. Các nhân tố bên trong 1.1.1. Nội dung của các nhân tố bên trong môi trường kiểm soát Sự kiểm soát hữu hiệu của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người quản lý đối với vấn đề kiểm soát. Nên người quản lý cao nhất trong đơn vị tin rằng quản lý là vấn đề quan trọng, các thành viên khác trong đơn vị sản xuất cũng cảm thấy điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát. Ngược lại, nếu người quản lý hô hào kiểm soát nhưng không thực tâm chú ý, các mục tiêu kiểm soát chắc chắn không đạt được. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc xây dựng, thiết kế sự hoạt động, và tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1.2. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát a. Đặc thù quản lý của doanh nghiệp: SVTH: Nguyễn Thị Vân - Lớp 24KT8 Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương Nhân tố này ảnh hưởng rất lón đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm hai đặc điểm lớn sau: • Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của con người cấp cao trong đơn vị. Bao gồm những vấn đề như:  Khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh.(xem các nhà quản lý có chấp nhận rủi ro trong kinh doanh sau khi đã nghiên cứu kỹ các phương án kinh doanh không)  Xem nhà quản lý doanh nghiệp có tuân thủ các nguyên tắc đạo đức kinh doanh không  Có duy trì mối quan hệ thường xuyên đối với nhân viên cấp dưới không.  Có thận trọng trong việc trình bày và công bố Báo cáo tài chính không • Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp( Việc phân bố quyền lực trong doanh nghiệp)  Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì kiểm toán viên cần tập trung chú ý đến phẩm chất và năng lực người nắm quyền tập trung đó.  Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của những người phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn này.  Phương pháp uỷ quyền: Là cách thức người quản lý uỷ quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Cần có những uỷ quyền rõ ràng bằng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng. Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát (Uỷ ban kiểm toán) Sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý. b. Cơ cấu tổ chức: Xây dựng cơ cấu tổ chức thực chất là việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện để đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Một cơ cấu tổ chức được xem là tốt khi nó đảm bảo được các nguyên tắc sau:  Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không có sự bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo lên nhau giữa các bộ phận. SVTH: Nguyễn Thị Vân - Lớp 24KT8 Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương  Thực hiện phân chia 3 chức năng: - Xử lý nghiệp vụ - Ghi chép sổ sách - Bảo quản tài sản Sự phân chia này nhằm đảm bảo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận.  Bảo đảm sự độc lập tương đối của các bộ phận. Điều này thể hiện qua việc người phụ trách một bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng một cấp trên. c. Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Tóm lại, với những lý do trên các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên.Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. d. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch hoạt động: sản xuất, kinh doanh, .và kế hoạch tài chính. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc. Nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. e. Uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: • Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty SVTH: Nguyễn Thị Vân - Lớp 24KT8 Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương • Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. • Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính. • Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. 1.2.Các nhân tố bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một đơn vị còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy nằm ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ cung cách của nhà quản lý cũng như việc thiết kế và vận hành các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể. Ví dụ: Chính sách của nhà nước, khách hàng, nhà cung cấp. 2. Hệ thống kế toán: 2.1. Nội dung của hệ thống kế toán: Thông qua quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụng trong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Khi xem xét hệ thống kế toán cần xét về mặt quy trình bao gồm các bộ phận sau: • Xem xét việc tổ chức và vận dụng chứng từ, sổ sách kế toán Chẳng hạn: • Chứng từ có được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết • Chứng từ và sổ sách có được ghi chép ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót, gian lận. • Ghi chép rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu không. • Tổ chức luân chuyển chứng từ có đảm bảo tính khoa học để một liên chứng từ có thể đi qua và được sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm các khác biệt trong ghi chép. • Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp với quy định nhà nước và có tính năng kiểm soát. • Xem xét việc tổ chức và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. SVTH: Nguyễn Thị Vân - Lớp 24KT8 Trang . trạng công tác kiểm soát chi phí SXKD tại Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung Phần III: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác. tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương Phần II: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung