Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần khí công nghiệp và hóa chất đà nẵng

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế đang chuyển biến mạnh, sự hợp tác kinh tế giữa các quốc gia diễn ra nhanh như vũ bảo Các doanh nghiệp trong nước cũng như các tập đoàn kinh tế xuyên quốc gia hoạt động càng sôi nổi hơn để đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận.

Cùng với sự phát triển nhanh, liên tục của các tập đoàn kinh tế là sự gia tăng mạnh mẽ các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty đã dẫn đến sự quan tâm của xã hội đến hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB).

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp và cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán Có thể nói, đây là hệ thống “tiền kiểm” góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động kiểm toán.

Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh Và giải quyết những vấn đề này, liệu những hoạt động kiểm soát mà người quản lý biết lập ra có phù hợp với chu trình này không Vai trò của KSNB nói chung và KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng là rất quan trọng, tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ thống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế.

Đó chính là lý do em đi đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của

mình Đề tài mang tên: “HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHUTRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNGNGHIỆP VÀ HÓA CHẤT ĐÀ NẴNG”.

2 Mục tiêu của đề tài:

Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ

Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối vớichu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và HóaChất Đà Nẵng.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối

với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng.

- Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất

Đà Nẵng làm nghiên cứu.

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài:

Dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử và các nguyên lý cơ bản của chủ nghĩa Mác - Lênin, Khóa luận đã sử dụng các phương pháp cụ thể như: phương pháp chi tiết, phương pháp so sánh đối chiếu và các phương pháp khoa học khác.

5 Kết quả nghiên cứu của đề tài:

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng Đề tài có được các kết quả sau:

- Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình bán

hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp sản xuất và thương mại.

- Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối với

chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng.

- Thứ ba, đề xuất giải pháp hoàn thiện KSNB, KSNB đối với chu trình bán

hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng.

6 Cấu trúc đề tài:

Ngoài phần lời cảm ơn, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khỏa, nội dung chính của khóa luận được chia thành 3 phần:

Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thutiền trong doanh nghiệp.

Phần 2: Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng vàthu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng.

Phần 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiềntại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng.

Kiểm toán nói chung và kiểm soát nội bộ nói riêng, mặc dù đã xuất hiện ở nước ta hơn mười năm qua song vẫn coàn đang là vấn đề mới mẻ đối với thực tế hoạt động ở các doanh nghiệp xét trên bình diện rộng Đối với bản thân em, khi nghiên cứu về vấn đề này do kiến thức hạn chế và kinh nghiệm tiếp xúc với công tác kế toán còn ít nên gặp nhiều khó khăn Chính vì vậy, qua đây em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo Th.S Nguyễn Trung Lập cùng tập thể các cô chú, anh chị phòng kế toán Công ty vì sự tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này !

PHẦN 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNHBÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Bất cứ mọi hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra trên tất cả các khâu: xem xét các dự báo, các mục tiêu định mức, soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động.Công việc trên được gọi là Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB).

1.1/ Những vấn đề cơ bản về KSNB trong doanh nghiệp:

1.1.1/ Khái niệm và chức năng của Hệ thống KSNB: 1.1.1.1/ Khái niệm Hệ thống KSNB:

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện bởi Hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ của doanh nghiệp.

* Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.

+ Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy + Sự tuân thủ các luật lệ và qui định.

° Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, KSNB cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.

° Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành.

° Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

* Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC):

Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa mãn các mục tiêu sau:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị.

+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin + Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý.

+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý.

° Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng cũng có thể xảy ra tương tự.

° Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý, và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.

° Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức Cụ thể hệ thống KSNB cần:

٭ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.

٭ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

٭ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan.

° Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thực hiện nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý.

KSNB được chia thành:

* Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình nhằm đạt được hai mục tiêu, đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy.

* Kiểm soát quản lý: Là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với chính sách quản lý.

Theo quan điểm tổ chức, kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau Tuy nhiên kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán Mặc dù vậy kiểm soát quản lý cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán Ví dụ: một hoạt động của

kiểm soát quản lý là đào tạo nhân viên Nhân viên kế toán được đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn và tuân thủ các chính sách quản lý chặt chẽ hơn, do đó sẽ hạn chế rủi ro.

1.1.1.2/ Chức năng của Hệ thống KSNB:

gồm có hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, kiểm soát Trong đó chức năng kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản trị bởi các lý do sau:

- Điều kiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả.

- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và các chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giảm sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.

- Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để có những biện pháp đối phó hợp lý.

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận có thể xảy ra.

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.

- Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích 1.1.2/ Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp: Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là một hoạt động hoàn toàn mới mẽ Thuật ngữ KSNB chính thức được đưa ra vào 3/10/1996 với nghị định 59/CP ban hành quy chế quản lý tài chính hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một quy chế tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và thường xuyên, chưa tách ra thành một hệ thống độc lập

Thực tiễn cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước cũng như các công ty cổ phần, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính là tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song lại cùng được đặt vào nhiệm vụ của một người Vì vậy mà nó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận Hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện.

Nền kinh tế nước ta đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và đặc biệt đã trở thành thành viên của WTO Cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước ngày càng lớn Các doanh nghiệp muốn đứng vững trong nền kinh tế thị

trường phải nâng cao sức cạnh tranh, phải sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực kinh tế Và đó là mục tiêu chung của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao Những đòi hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB khoa học và hữu hiệu Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.

1.1.3/ Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB:

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, và các thủ tục kiểm soát.

1.1.3.1/ Môi trường kiểm soát:

Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm toán nội bộ Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là:

- Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý

Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo Nếu các nhà quản lý không tỏ ra quyết tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không thể xem nó thật sự quan trọng nhất Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị, tư cách đạo đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát.

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức.

- Sự trung thực và các giá trị đạo đức

Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị hạn chế Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức Môi trường văn hóa của tổ chức chính là là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của mình.

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát

và giám sát các hoạt động Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp.

- Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức.

- Kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và luân chuyển tiền tệ trong tương lai Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm, xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý.

- Thành lập Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị Các thành viên này không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ đều có nhiệm vụ và quyền hạn như nhau:

+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty.

+ Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ + Giám sát tiến trình lập BCTC.

+ Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc với họ + Hòa giải những mâu thuẩn giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc.

- Các yếu tố bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể Thuộc các nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý.

1.1.3.2/ Hệ thống kế toán:

Theo chuẩn mực kiểm toán số 400 của Việt Nam, hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh Là một bộ phận quan trọng trong KSNB, hệ thống kế toán hữu hiệu ở một đơn vị phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:

+ Tính có thật: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.

+ Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý + Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí.

+ Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.

+ Tính đúng kỳ: Bảo đảm các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định.

+ Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Hệ thống kế toán ở một đơn vị bao gồm các giai đoạn sau:

- Lập chứng từ:

Đây là giai đoạn đầu tiên rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm - là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra, nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị.

- Sổ sách kế toán:

Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp, lên báo cáo Trong KSNB, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách có hệ thống khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và BCTC nên là cở sở cho việc kiểm tra, truy cập chứng từ.

- Báo cáo Tài Chính:

Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên BCTC Các thông tin trên BCTC phản ảnh trung thực tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải được trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành.

Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Hệ thống kế toán là một mắc xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống KSNB.

1.1.3.3/ Các thủ tục kiểm soát:

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Nguyên tắc này thực chất là sự phân chia công việc và trách nhiệm cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức Với mục đích không để cho cá nhân hoặc bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt trong một nghiệp vụ Qua đó công việc của nhân viên này sẽ được tự động kiểm tra công việc của nhân viên khác, làm giảm các rủi ro xảy ra các sai phạm, tạo điều kiện để nâng cao tính chuyên môn trong quá trình làm việc của nhân viên Với yêu cầu là phù hợp năng lực, trình độ và kinh nghiệm của người được phân công

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như:

+Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép kế toán +Trách nhiệm báo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán +Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách.

+Chức năng kế toán và chức năng tài chính +Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát…

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêu trên và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện Nguyên tắc này giúp ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:

+ Ủy quyền: là việc cấp trên giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định cho cấp dưới Có 2 mức ủy quyền:

* Ủy quyền chung: là việc các nhà quản lý cấp trên đưa ra các chính sách và cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách Ví dụ: Bảng giá cố định, hạn mức bán chịu

* Ủy quyền cụ thể: là việc các nhà quản lý yêu cầu việc xét duyệt cụ thể đối với từng nghiệp vụ trong từng trường hợp cụ thể Ví dụ: Các nghiệp vụ vượt trên hạn mức cho phép, những nghiệp vụ có số tiền lớn

+ Phê chuẩn: Là biểu hiện cụ thể của việc giải quyết và quyết định một số công việc trong phạm vi quyền hạn được giao

- Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ:

Các chứng từ nếu được lập nghiêp túc, đầy đủ, phản ảnh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện nhất là bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi gian lận, sử dụng tài sản không hiệu quả hoặc vượt thẩm quyền.

- Kiểm soát vật chất:

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ẩn chỉ đã được đánh số trước khi sử dụng Chẳng hạn như tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ… và chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán với tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan.

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân khác với cá nhân đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần phải có sự kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại.

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào.

1.1.4/ Đánh giá rủi ro của hệ thống KSNB:

Một hệ thống KSNB dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ

thống KSNB Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm

soát nội bộ, những hạn chế đó được xác định như sau:

- Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống KSNB không vượt quá lợi ích mà hệ thống đó mang lại.

- Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất kỳ.

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc.

- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống KSNB do có sự thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những người khác ở trong hay

1.2/ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp:

Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận, ghi chép những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Có 4 bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình này: (1) Nhận đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3)Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán.

Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp

vụ kế toán Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.

1.2.1/ Khái niệm, rủi ro chủ yếu, mục tiêu kiểm soát và thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền:

1.2.1.1/ Khái niệm chu trình bán hàng và thu tiền:

Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán Chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp sản xuất thường có các bước công việc như sau:

- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng - Triển khai sản xuất đơn đặt hàng.

- Xuất kho vận chuyển và bốc xếp hàng hóa - Lập hóa đơn bán hàng.

- Ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu - Thu tiền.

1.2.1.2/ Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền:

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:

٭ Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp.

٭ Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán

٭ Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng.

٭ Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng ٭ Xuất hàng khi chưa cho phép.

٭ Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng.

٭ Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng ٭ Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán.

٭ Ghi sai khách hàng thanh toán.

٭ Không nộp tiền thu được cho đơn vị

1.2.1.3/ Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB nghiệp vụ bán hàng:

٭ Tạo nên hiệu quả của việc bán hàng, tiết kiệm chi phí và giúp nhà quản lý kiểm soát được khoản nợ của người mua.

- Mục tiêu cụ thể:

Để đạt được mục tiêu tổng quát, nhà quản lý phải đạt được mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình bán hàng Tương ứng với các mục tiêu cụ thể là những thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu đó.

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ 1 Doanh thu bán hàng đã ghi

sổ là có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý).

- Căn cứ vào các chứng từ như chứng từ vận chuyển (nếu có) và các đơn đặt hàng đã phê chuẩn.

- Các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi chặt chẽ.

2 Các nghiệp vụ tiêu thụ được phê chuẩn và cho phép một

+ Giá bán, phương thức thanh toán, chi phí vận chuyển, tỷ lệ chiết khấu.

3 Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ).

- Các chứng từ vận chuyển đều được đánh số và ghi chép đầy đủ bởi một nhân viên kế toán để đảm bảo là chúng được tính tiền.

- Các hóa đơn (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) đều được đánh số trước và được ghi chép.

4 Doanh thu đã được tính toán đúng và ghi sổ chính xác (sự đánh giá).

- Kiểm soát độc lập quá trình lập hóa đơn quá trình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá cả của từng loại hàng tại thời điểm bán.

- Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi sổ và phê duyệt.

5 Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn (sự phân loại).

- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ và đúng đắn.

- Sử dụng sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng của công ty.

- Kiểm tra đối chiếu nội bộ (đối chiếu ngay trên chứng từ).

6 Doanh thu được ghi sổ đúng kỳ (tính đúng kỳ).

- Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổ doanh thu hằng ngày, đặc biệt là trước và sau kỳ khóa sổ kế toán.

- Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán theo thời gian.

7 Các nghiệp vụ tiêu thụ được ghi chép và cộng dồn đúng đắn

- Phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công việc ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ chi tiết

(tính chính xác cơ học) các khoản phải thu.

- Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra lại việc tính toán.

1.2.2/ Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng: 1.2.2.1/ Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng:

Điều này phụ thuộc rất lớn vào chính sách bán hàng tín dụng của công ty và sự hiểu biết của chúng ta về khách hàng đó Khi chuyển lên cấp trên một bản đơn đặt hàng để xét duyệt có nên chấp nhận đơn đặt hàng này không, cấp trên sẽ đưa ra quyết định dựa vào thông tin do kế toán công nợ cung cấp, dựa vào chính sách bán hàng của công ty, xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ của khách hàng không cũng như tình hình của công ty hiện nay có cho phép bán chịu hay không Từ đó sẽ ra quyết định có chấp nhận bán chịu hay không.

Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng là công việc kiểm soát nội bộ thường thấy và tập trung vào ba điểm chủ yếu sau:

- Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy ra.

- Hàng bán chỉ được gửi đi sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ (tài khoản, con dấu chữ ký của bên mua)

- Giá bán phải được duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán.

1.2.2.2/ Phân chia trách nhiệm:

Phân chia trách nhiệm là công việc quan trọng trong kiểm soát nội bộ để ngăn ngừa gian lận và sai sót.

Trong thực tế, chu trình bán hàng có nhiều nhân viên tham gia như: nhân viên nhận đơn đặt hàng, người xét duyệt, nhân viên bán hàng, nhân viên kho hàng, kế toán phải thu khách hàng Do vậy mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về nghiệp vụ này Tuy nhiên, để có một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu về các khoản thu và nghiệp vụ bán hàng thì đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách Khi mức độ phân nhiệm càng cao, càng hiệu quả thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra tương hổ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau do đó sẽ giảm thiểu được các hành vi gian lận đồng thời các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu quả.

Chu trình bán hàng có thể được phân chia như sau: - Xét duyệt bán chịu.

- Lập lệnh bán hàng (phiếu xuất kho) - Xuất kho.

- Gửi hàng đi.

- Lập và kiểm tra hóa đơn - Theo dõi thanh toán.

- Xét duyệt hàng bán bị trả lại, hay giảm giá.

- Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.

Ví dụ: Chức năng bán hàng và chức năng duyệt bán chịu cần phân cách để ngăn chặn những tiêu cực phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán.

1.2.2.3/ Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:

Trong thực tế có một số công ty muốn tăng uy tín của mình thì thường có xu hướng khai tăng doanh thu Bên cạnh đó cũng có một vài công ty cố ý dấu diếm doanh thu, thu nhập hay cố ý tạo “lỗ tình thế” Do đó các công ty cần phải có một biện pháp kiểm soát cần thiết để đảm bảo chắc chắn rằng các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ đầy đủ, chính xác.

Việc ghi sổ những khoản bán hàng vô thực thường xảy ra ít nếu các khoản doanh thu hay thu nhập tương ứng được xem là căn cứ để tính thuế Tuy nhiên khi có những thay đổi trong chính sách thuế nói chung hay mức thuế xuất nói riêng giữa các kỳ kinh doanh thì trường hợp này vẫn có thể xảy ra Vì vậy, phải đảm bảo rằng doanh thu ghi sổ là của hàng gửi thực tế và thực hiện cho khách hàng có thật và phải được ghi đúng kỳ.

Quá trình ghi sổ doanh thu phải dựa trên những chứng từ có thực như hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển, các đơn đặt hàng đã được phê chuẩn của khách hàng.

Việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng phải được thực hiện theo nguyên tắc cập nhật, càng gần ngày phát sinh càng tốt để ngăn ngừa bỏ sót các nghiệp vụ và phải được ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác.

Ngoài ra cần phải kiểm soát quá trình lập hóa đơn và quá trình vào sổ hóa đơn để giúp hạn chế được khả năng sai sót trong quá trình lập và vào sổ các chứng từ, hạn chế gian lận cố tình lập hóa đơn khống hay không vào sổ một nghiệp vụ bán hàng nào đó nhằm biển thủ các khoản thanh toán của khách hàng.

Trường hợp khi khách hàng không hài lòng với hàng hóa, người bán thường chấp nhận sự trả lại hàng hóa hoặc cho hưởng chiết khấu trong giá đã tính Doanh thu bị trả lại hay được giảm giá phải được vào sổ chính xác, nhanh chóng vào những loại sổ phụ riêng biệt để dễ dàng theo dõi.

1.2.2.4/ Kiểm soát nội bộ đối với việc bán hàng chịu:

- Quản lý các khoản phải thu:

Trong giai đoạn này có những vấn đề chủ yếu cần quan tâm sau:

+ Kiểm soát độc lập tài khoản ghi khoản phải thu: việc ghi chép các khoản phải thu được ghi bằng tay hay được nhập bằng máy tính Các bản ghi chép phải

được lưu giữ độc lập với nhau và bí mật đặt biệt với những người bên ngoài và những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và tiền nhằm đảm bảo các khoản phải thu không bị ghi trội bằng cách ghi số dư nợ không có thực hay không xóa những khoản nợ khó đòi.

+ Vào sổ và kiểm soát ngay: Các chi phí mới phát sinh, các khoản nợ phát sinh trong quá trình thu tiền phải được ghi sổ hàng ngày làm cơ sở cho việc ghi nhận các thông tin mới nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của công ty.

+ Cuối kỳ cần lập ra bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền và các khoản còn phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Do các cân đối này có liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua bán đã phát sinh trong tháng.

- Xử lý các khoản phải thu:

+ Thu tiền: Khi thu được tiền từ khách hàng thì nợ sẽ được xóa Kiểm tra kiểm soát phải được thực hiện cho cả việc thanh toán các khoản phải thu và các trách nhiệm về tiền Đồng thời cũng phải đảm bảo các khoản khấu trừ phải được tính toán đầy đủ.

+ Sự điều chỉnh và khấu trừ: Khi khách hàng được giảm trừ một khoản tiền hoặc một khoản tín dụng do mua hàng với số lượng lớn hay do hàng kém chất lượng thì phải dựa vào sự giảm trừ theo quy định, việc kiểm tra kiểm soát phải đảo bảo làm đúng theo quy định đó như dựa trên đánh giá của người có chức năng trong giới hạn quyền hạn của mình.

+ Xóa sổ các khoản nợ khó đòi: Nếu một vài khách hàng không thể trả được nợ do nhiều nguyên nhân khác nhau, mặc dù công ty đã có nhiều cố gắng trong việc đòi nợ thì không còn biện pháp nào hơn là xóa nợ Để bù lại các khoản mất mát đó, công ty phải thiết lập tài khoản dự trữ và việc xóa nợ phải được phép của những người có trách nhiệm trong công ty Mặc dù, các khoản nợ đã được xóa nhưng vẫn kiểm soát, theo dõi xem có thể thu được nợ hay không.

1.2.3/ Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền:

Trên thực tế, tiền là phương tiện giao dịch nhanh nhất và theo quan điểm về rủi ro thì nó là một mặt hàng dễ gặp rủi ro nhất Vì vậy càng dễ gặp rủi ro thì càng phải bảo vệ và kiểm soát.

1.2.3.1/Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền:

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ 1 Đảm bảo cho các khoản

tiền đã ghi sổ là đã thực tế

- Căn cứ vào nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết, các tài khoản phải thu.

nhận được (tính có thật) - Đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân hàng.

- Xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu được như phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng.

2 Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền ( tính đầy đủ).

- Kiểm tra việc phân định trách nhiệm với người giữ tiền và người ghi sổ.

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời.

- Trực tiếp xác nhận Sec thu tiền 3 Khoản tiền chiết khấu đã

được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền được đối chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn).

- Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn.

- Duyệt các khoản chiết khấu.

- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.

4 Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá bán hàng (sự đánh giá).

- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền.

- Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng.

5 Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng (sự phân loại).

- Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền.

- Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý

7 Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và

Tiền là đối tượng dễ gặp phải rủi ro như cháy, trộm cắp hay bị thất thoát khác nên tiền nhận được phải được chuyển toàn bộ đến nơi cất trữ, tập trung càng sớm càng tốt Để tránh những rủi ro trên thì cần có những phương tiện để bảo vệ tiền như:

- Tùy vào số lượng tiền hiện có và những rủi ro có thể bị gặp phải mà công ty sử dụng loại hình bảo vệ cần thiết như sử dụng tủ, két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm

- Tiền phải được mua bảo hiểm ở mức độ thích hợp.

- Giữ tiền ở mức tối thiểu vì càng giữ nhiều tiền ở một nơi thì càng dễ gặp rủi ro, mất mát đồng thời giữ lượng tiền lớn hơn mức cần thiết có nghĩa là làm mất mát một khoản thu tiềm năng do đồng tiền nhàn rỗi Do đó, giữ tiền ở mức tối thiểu là quan trọng cho lợi ích của công ty.

* Tóm lại, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu sẽ giúp cho hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao Muốn vậy các nhà quản lý phải đề ra các chính sách, thủ tục thích hợp với doanh nghiệp mình đồng thời đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện các chính sách, thủ tục đó một cách tốt nhất Điều này sẽ phát huy hết tác dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển

PHẦN 2:

THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHUTRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ

CÔNG NGHIỆP VÀ HÓA CHẤT ĐÀ NẴNG

2.1/ Giới thiệu chung về công ty :

- Tên công ty: Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng - Địa chỉ: đường số 1 - Khu công nghiệp Hòa Khánh - thành phố Đà Nẵng - Lĩnh vực hoạt động: sản xuất, kinh doanh các loại khí công nghiệp và hóa chất.

2.1.1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 2.1.1.1/ Quá trình hình thành:

Trên sự hợp nhất của hai đơn vị Sovazo và Trung Việt, công ty được thành lập với tên là: “Nhà máy Dưỡng khí Đà Nẵng” được Nhà nước tiếp quản theo quyết định số 198/QĐUB ngày 26/04/1976 Với tổng diện tích mặt bằng 35.135 m2, đóng tại khu công nghiệp Hòa Khánh, Quận Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng (hiện nay) Được thành lập từ năm 1973, nhà máy đã có hai năm hoạt động như một doanh nghiệp tư nhân rất có hiệu quả Sau khi được quốc hữu hóa, nhà máy được Nhà nước cấp vốn 491.073,26 đồng trong đó vốn cố định: 277.497 đồng, vốn lưu động: 213.576,26 đồng Hiện nay, nhà máy dưỡng khí là đơn vị hạch toán độc lập, trực thuộc Sở Công Nghiệp Đà Nẵng Sản phẩm của nhà máy bao gồm các loại sản phẩm hóa chất như: khí oxy, khí cacbonic, khí acetylen, Với nền kinh tế đa dạng hóa, công nghệ phát triển, nước ta có những chuyển biến rõ rệt về mặt kinh tế lẫn chính trị Trước tình hình đó, năm 1998 theo chủ trương của Nhà nước “Nhà máy Dưỡng khí Đà Nẵng” đã chuyển đổi với tên mới “Công ty cổ phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng”.

2.1.1.2/ Sự phát triển của công ty:

Từ khi thành lập đến nay, trải qua một chặng đường hơn 20 năm, công ty đã gặp không ít những thăng trầm từ những thiết bị cũ, trình độ chuyên môn chưa cao đến nay vẫn có thể đứng vững và cạnh tranh trên thị trường là kết quả của sự nổ lực, phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty Trước năm 1990, công ty hoạt động theo cơ chế hóa tập trung, thực hiện những chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước từ khâu cung ứng đầu vào, sản xuất cho đến khâu tiêu thụ Năng suất trong giai đoạn này không cao do cách hoạt động không phát huy được tính chủ động, sáng tạo của cán bộ công nhân viên, bỏ qua khả năng, trách nhiệm trong sản xuất Do đó, hoạt động sản xuất thấp, đời sống cán bộ công nhân viên công ty gặp nhiều khó khăn Năm 1990, công ty phải đương đầu với một thế lực lớn là sự cạnh tranh trong cơ chế thị trường nên thị phận tiêu thụ của công ty bị thu hẹp

đáng kể Trước tình hình đó, Ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên trong công ty đã nổ lực tìm kiếm đầu mối, chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm nhờ đó mà đã vượt qua khó khăn này Từ đó đến nay, công ty đã không ngừng đổi mới, từng bước hoàn thiện cơ chế hoạt động, hoàn thiện bộ máy quản lý, quá trình hoạt động cải tiến sản phẩm của mình Giá trị sản lượng của công ty qua từng năm đã tăng lên đáng kể, năm1994 chỉ khoảng 600.000 đồng / người thì hiện nay tăng lên 1.500.000 đồng / người Thị phần tiêu thụ rộng lớn, không chỉ trong tỉnh mà còn ở các tỉnh khác nữa như: Bình Định, Gia Lai, Đông Hà, Quảng Ngãi Công ty đã trở thành một trong những đơn vị công nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả nhất và đứng vững trên thị trường.

2.1.2/ Chức năng, nhiệm vụ của công ty: 2.1.2.1/ Chức năng:

- Khai thác, sản xuất, kinh doanh các loại khí công nghiệp và hóa chất như khí oxy, khí nitơ lỏng, khí cacbonic, khí acetylen, để phục vụ cho lĩnh vực y tế, các công trình xây dựng.

2.1.2.2/ Nhiệm vụ:

- Công ty phải đảm bảo cung cấp khí công nghiệp và hóa chất đạt tiêu chuẩn cho các bệnh viện, các đơn vị sản xuất kinh doanh và các đơn vị xây dựng công trình trong địa bàn thành phố Đà Nẵng và các vùng kế cận.

- Xây dựng cơ cấu khách hàng và giá bán hợp lý cho từng đối tượng sử dụng 2.1.3/ Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty:

2.1.3.1/ Đặc điểm sản xuất của công ty:

Công ty cổ phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng là đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập thuộc ngành hóa chất cơ bản, chuyên sản xuất các loại sản phẩm khí công nghiệp và hóa chất chủ yếu như: oxy y tế, oxy khí, nitơ khí, acetylen, cacbon dioxit không những cung cấp cho ngành y tế mà còn cho ngành công nghiệp và đang được tiêu thụ rộng khắp ở trong và ngoài địa bàn thành phố Đà Nẵng như Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định Việc sản xuất theo đơn đặt hàng đòi hỏi phải đúng hạn, kịp thời do đó công việc điều hành sản xuất phải nhạy bén, tận dụng thời gian cũng như nguyên vật liệu sản xuất để bố trí sản xuất kịp thời, hoàn thành sản xuất sản phẩm đúng thời gian.

2.1.3.2/ Tổ chức sản xuất tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng:

Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng có quy trình công nghệ sản xuất tương đối phức tạp theo kiểu vừa sản xuất liên tục vừa sử dụng máy móc, thiết bị chuyên dùng với chu kỳ sản xuất tương đối ngắn nên Công ty tổ chức quy trình sản xuất theo mô hình sản xuất theo 2 bộ phận: bộ phận trực tiếp sản xuất chính và bộ phận phục vụ sản xuất, mỗi bộ phận chia làm nhiều phân xưởng, tổ với các chức năng khác nhau được thể hiện qua sơ đồ sau:

+ Phân xưởng Oxy: đảm nhiệm công việc sản xuất oxy theo đúng tiến độ + Phân xưởng Acetylen: đảm nhiệm công việc sản xuất acetylen theo đúng tiến độ.

+ Phân xưởng CO2 : đảm nhiệm công việc sản xuất CO2 theo đúng tiến độ.

- Bộ phận phục vụ sản xuất: là bộ phận gián tiếp tham gia tạo ra sản phẩm,

gồm có 1 tổ cơ điện: đảm nhiệm công việc sửa chữa, cung cấp điện cho các phân xưởng để sản xuất sản phẩm

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT ACETYLEN

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT OXY VÀ NITƠ

2.1.4/ Đánh giá môi trường kiểm soát tại công ty: 2.1.4.1/ Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty:

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo dạng trực tuyến chức năng Dạng tổ chức này có ưu điểm kết hợp được tính thống nhất chỉ huy với chuyên môn

2.1.4.2/ Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

- Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan

quyết định cao nhất của công ty cổ phần, liên quan đến hoạt động và sự phát triển của công ty.

- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công

ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

- Ban kiểm soát: có chức năng kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong các cổ

đông thường xuyên của công ty trên cơ sở bảo vệ lợi ích của các cổ đông và tuân thủ pháp luật hiện hành Ban kiểm soát được Đại hội đồng cổ đông bầu ra.

- Chủ tịch hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị bầu ra Chủ tịch hội đồng quản

trị trong số thành viên Hội đồng quản trị Chủ tịch hội đồng quản trị có thể kiêm giám đốc công ty, trừ trường hợp công ty quy định khác, là người đại diện công ty trước pháp luật.

- Giám đốc: là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách

nhiệm trước Hội đồng quản trị về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

- Phó giám đốc kinh doanh: là người tham mưu cho Giám đốc về mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty và thay mặt cho Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian Giám đốc vắng mặt Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về công việc được giao.

- Phó giám đốc kỹ thuật: là người tham mưu cho Giám đốc về mọi hoạt động

trong công tác quản lý như an toàn lao động, cải tiến trang thiết bị máy móc cho phù hợp, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động kỹ thuật của công ty.

- Phòng tổ chức - hành chính: bố trí lực lượng lao động phù hợp với kế hoạch

sản xuất từng kỳ, tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về chế độ, chính sách của cán bộ công nhân viên theo đúng quy định của Nhà nước.

- Phòng tài vụ - thống kê: có nhiệm vụ tập hợp, ghi chép và lưu trữ chứng từ

phản ánh các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh và tài chính, cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất Ngoài ra, Phòng tài vụ - thống kê còn có nhiệm vụ kiểm tra việc giữ gìn và bảo vệ tài sản, phát hiện những hành vi vi phạm chế độ chính sách Nhà nước.

- Phòng kỹ thuật - KCS: có nhiệm vụ kiểm tra an toàn lao động thực tế so với

tiêu chuẩn đề ra, xây dựng mức kinh tế kỹ thuật và kiểm tra thực hiện định mức, có biện pháp xử lý kịp thời nhằm giảm hao phí, kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty, kiểm tra chất lượng vật liệu mua vào Có trách nhiệm chung về hoạt động của máy móc, thiết bị trong công ty.

- Phòng kinh doanh - vật tư - tiêu thụ: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về thu

mua nguyên, vật liệu, kế hoạch đầu tư máy móc thiết bị và kế hoạch sản xuất, tiêu thụ Phòng kế hoạch cần phải kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch cụ thể như tìm kiếm thị trường đầu vào và đầu ra, tổ chức mạng lưới tiêu thụ rộng khắp và hiệu quả, nâng cao uy tín của công ty đối với người mua.

- Phòng tài chính - kế toán: có nhiệm vụ tổ chức hạch toán, ghi chép, phản ánh

tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng chế độ kế toán hiện hành Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn của công ty Tổng hợp các số liệu và lên báo cáo tài chính đúng kỳ và đúng chế độ Theo dõi và đánh giá tình hình tài chính của công

ty thường xuyên để thuận tiện cho việc ra các quyết định điều hành, quản lý công ty của Ban giám đốc.

- Các phân xưởng, tổ sản xuất: có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo đúng kế

hoạch đề ra, thao tác kỹ thuật theo nguyên lý hoạt động của máy móc, thiết bị, sử dụng nguyên liệu nhiên liệu trong định mức, đề xuất sáng kiến phục vụ sản xuất Ngoài ra, các tổ trưởng có nhiệm vụ báo cáo đầy đủ và kịp thời tình hình của tổ lên cấp trên.

2.1.4.3/ Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Bộ máy kế toán phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, phù hợp đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty.

- Phải đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình đó là phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin cho công tác điều hành

2.1.4.4/ Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:

- Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp): có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công

tác kế toán, củng cố, hoàn thiện và thay đổi hạch toán kế toán theo đúng quy định tài chính của Nhà nước Có nhiệm vụ theo dõi, lên bảng tổng hợp số liệu cuối kỳ, đối chiếu, kiểm tra tính chính xác của số liệu kế toán Mọi thành viên trong phòng tài vụ thống kê phải tuân thủ những hướng dẫn của kế toán trưởng Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật và Nhà nước về những thông tin kế toán và công tác kế toán tại công ty.

- Kế toán vốn bằng tiền và công nợ: có nhiệm vụ theo dõi hạch toán các phát

sinh tăng, giảm của vốn bằng tiền, tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả lên các bảng tổng hợp và chi tiết.

- Kế toán vật tư - Tài sản cố định: có nhiệm vụ tập hợp, ghi chép những chứng

từ liên quan đến vật liệu và tài sản cố định tại công ty đồng thời lập báo cáo tình hình biến động các loại vật liệu, tài sản cố định Kế toán vật tư - tài sản cố định còn có nhiệm vụ tham gia công tác kiểm kê định kỳ và bất thường các tài sản thuộc phạm vi theo dõi.

- Kế toán thành phẩm - tiêu thụ: có nhiệm vụ tổng hợp hạch toán các chi phí

phát sinh theo từng khoản mục và theo từng loại sản phẩm sản xuất, tính ra giá thành sản phẩm, lên bảng tổng hợp tiêu thụ hàng ngày của công ty.

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ thanh toán

với ngân hàng, các khoản vay nợ, các khoản thanh toán với khách hàng qua ngân hàng.

- Kế toán tiền mặt, tiền lương: theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và các

khoản thanh toán cho cán bộ công nhân viên Lập bảng thanh toán và phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên.

- Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, tiến hành các nghiệp vụ thu chi dựa trên chứng từ

hợp lệ, ghi sổ quỹ, cuối mỗi ngày kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế và ghi trên sổ quỹ, sau cùng lập báo cáo quỹ.

2.1.4.5/ Hình thức kế toán công ty áp dụng:

Hình thức kế toán tại công ty là hình thức chứng từ ghi sổ có cải biên bảo đảm vừa theo dõi tổng hợp lại vừa thể hiện chi tiết các loại nghiệp vụ phát sinh Công tác kế toán tại Công ty chủ yếu làm công việc tổng hợp quản lý và hạch toán theo mô hình tập trung tại Công ty.

* Chú thích :

: Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng : Ghi cuối quý.

Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán định khoản và phản ánh vào các sổ chi tiết liên quan Riêng các nghiệp vụ thu chi tiền mặt được thủ quỹ theo dõi, thường xuyên đối chiếu với kế toán Đồng thời kế toán sau khi kiểm tra, phân loại các chứng từ gốc thì phản ánh vào bảng kê ghi Nợ (ghi Có) các TK Cuối tháng, từ bảng kê ghi Nợ (Có) các TK kế toán lên chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ mới lập ra vẫn chưa có số, ngày được chuyển lên kế toán trưởng để kiểm tra ký duyệt Trên cơ sở đó, kế toán trưởng sẽ đăng ký các chứng từ ghi sổ (CTGS) vào sổ đăng ký CTGS Lúc này CTGS mới có số, ngày.

Từ CTGS kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp sẽ ghi vào sổ cái đến cuối tháng sẽ tiến hành đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết Sau đó kế toán trưởng sẽ tiến hành cộng số phát sinh, số lũy kế để lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản và đối chiếu với sổ đăng ký CTGS Cuối mỗi quý, kế toán trưởng sẽ tổng hợp lập báo cáo kế toán.

2.1.4.6/ Hệ thống KSNB ở Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng: a/ Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và ngoài Công ty có tác động đến hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB ở Công ty

* Các nhân tố bên trong:

Là các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung của Công ty chủ yếu là bộ máy tổ chức, hệ thống nhân viên tham gia thực hiện chức năng quản lý, kiểm soát và việc lập các dự toán, kế hoạch, phương án SXKD.

- Mô hình tổ chức quản lý tại Công ty:

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, có sự kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng Bộ máy gọn gàng, khoa học, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rạch ròi, phân định trách nhiệm cụ thể giữa các thành viên Ban Giám Đốc, các phòng ban tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chỉ đạo thực hiện hoạt động SXKD và báo cáo thông tin phản hồi từ cấp dưới Theo kiểu mô hình này, Giám đốc được sự giúp sức của các phòng chức năng, các chuyên gia, tuy nhiên quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc Những quyết định quản lý do các phòng chức năng đề xuất được Giám đốc thông qua biến thành mệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định Các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến nhưng không có quyền ra lệnh cho các phân xưởng, tổ, các bộ phận sản xuất Các phòng chức năng chỉ được phân quyền ở một mức độ nhất định liên quan trực tiếp đến lĩnh vực chuyên môn của mình Kiểu cơ cấu này tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa hành phải thi hành nhiều chỉ thị khác nhau của người phụ trách Thu hút các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, từ đó giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy chung của doanh nghiệp.

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban thuộc khối văn phòng Công ty đều được xác định rõ ràng Điều này tạo thuận lợi cho các nhà quản lý dễ dàng chỉ đạo công việc cũng như việc truy cứu trách nhiệm trong các trường hợp sai phạm.

- Chính sách nhân sự, năng lực cán bộ tại Công ty:

Trong nhiều năm qua, Ban giám đốc Công ty luôn quan tâm và đánh giá cao vai trò của người lao động trong hoạt động SXKD của mình Mục tiêu của Công ty là phải xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên mạnh mẽ cả về mặt số lượng lẫn chất lượng Quy chế tuyển dụng cán bộ, công nhân viên mà Công ty ban hành tương đối rất khắc khe, từng bước đưa việc quản lý và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn về cấp bậc kỹ thuật góp phần xây dựng Công ty ngày càng phát triển.

Công ty thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân hay tập thể đã có những đóng góp tích cực giúp Công ty ngày một phát triển, chẳng hạn như: hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách xuất sắc, đóng góp các sáng kiến cải tiến kỹ thuật Tuy nhiên, Công ty cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các tập thể, cá nhân không tuân thủ những quy định của Công ty về quản lý sử dụng các thiết bị, vật tư, an toàn bảo hộ lao động…

Các CBCNV trong Công ty đã được bố trí, sắp xếp công việc rất phù hợp với khả năng của mình, từ đó tạo nên một môi trường làm việc rất thuận lợi và thoải mái cho người lao động.

Công ty đã có một chính sách nhân sự hợp lý, cụ thể là việc xây dựng và ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai, dân chủ Những chính sách trên đã khiến cho người lao động làm việc một cách nhiệt tình, công hiến hết khả năng trí tuệ cũng như tâm huyết của mình cho Công ty Nhìn chung, mức thu nhập của CBCNV trong Công ty là tương đối khá và ổn định, đây cũng là một yếu tố góp phần nâng cao tính trung thực, liêm chính, lòng nhiệt tình và ý thức trách nhiệm với công việc.

- Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng quản lý của lãnh đạo:

Giám đốc Công ty là người có quyền hành cao nhất trong toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện đúng và đầy đủ nhiệm vụ đã được quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.

Giám đốc Công ty vừa là Bí thư Đảng ủy, là một Đảng viên nên tư cách và phẩm chất đạo đức của Ông rất tốt, Ông luôn tâm huyết với nghề nghiệp, luôn nhẹ nhàng đối với mọi người, Ông là một người rất điềm đạm, dễ gần, luôn biết lắng nghe ý kiến của mọi người Trong Ông dường như không tồn tại sự độc đoán, Ông rất biết tận dụng nhân tài, năng động và sáng tạo trong điều hành Điều này, tác động tích cực đến công tác quản lý, điều hành các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và công tác KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng.

- Công tác lập kế hoạch, dự toán, lập phương án sản xuất kinh doanh:

Hàng năm, Công ty xây dựng kế hoạch cho năm tài chính tiếp theo về các mặt hoạt động SXKD của Công ty : kế hoạch sản xuất và cung ứng sản phẩm, kế hoạch tài chính kinh doanh, kế hoạch lao động - tiền lương - đào tạo, kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch đầu tư xây dựng, kế hoạch quốc phòng,… trình Ban giám đốc Công ty phê duyệt Công ty căn cứ vào kế hoạch của Ban giám đốc Công ty duyệt cho Công ty để giao kế hoạch cho từng phòng ban thực hiện

* Các nhân tố bên ngoài:

Công tác kiểm tra, KSNB của Công ty còn chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài như: sự kiểm tra của thanh tra Bộ tài chính, kiểm tra của Cục thuế, thanh tra lao động, thanh tra của Bộ công nghiệp, an toàn lao động, vệ sinh môi trường… Nhờ các sự kiểm tra trên mà những sai phạm tồn taị trong Công ty được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời Và để hạn chế tối đa các sai phạm đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu suất lao động, tại Văn phòng Công ty đã đưa vào thực hiện chương trình quản lý chất lượng ISO 9000-2000 vào tháng 04/2004 Với chương trình này CBCNV Cơ quan Công ty luôn có ý thức rằng : việc làm của

mình sẽ bị giám sát chặt chẽ nên họ sẽ có trách nhiệm và thận trọng hơn trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán.

b/ Các quy định, quy chế về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền chủ yếu ở Công ty:

Công tác KSNB về bán hàng và thu tiền trong các Doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng nói riêng luôn là một vấn đề đáng quan tâm bởi vì nó là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Công ty Chính vì vậy, Ban giám đốc Công ty, toàn thể cán bộ công nhân viên luôn chú trọng đến việc thiết lập và tuân thủ một cách có nguyên tắc công tác KSNB nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.

Để tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền cũng như các thủ tục kiểm soát được thiết lập tại Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng em đã sử dụng hệ thống bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng “Có - Không” để thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát cũng như các thủ tục kiểm soát Kết quả khảo sát cho thấy Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng với cơ cấu tổ chức hợp lý đã thiết lập được hệ thống kiểm soát hữu hiệu, bảo đảm được nguyên tắc “phân công phân nhiệm” và nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền được thiết kế đầy đủ, hợp lý đúng với chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo cung cấp thông tin tài chính kế toán chính xác, kịp thời nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của Công ty.

 Đối với nghiệp vụ bán hàng:

Không áp dụng

Ghi chú 1 Công ty có kế hoạch tiêu thụ sản phẩm không? X

2 Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được lập dựa trên các

3 Khách hàng có thể đặt hàng bằng cách: + Thông qua nhân viên công ty.

+ Gửi fax, gửi mail.

+ Đến trực tiếp tại công ty + Các cách khác

4 Công ty có bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng không ? X 5 Công ty có công khai giá của các sản phẩm không ? X 6 Hợp đồng kinh tế có được xem xét trước khi ký duyệt

7 Công ty có chính sách bán hàng không? (chính sách

8 Khi xuất kho hàng hóa có lập phiếu xuất kho không ? X

9 Tất cả các phiếu xuất kho đều được phê duyệt không ? 10 Số lượng hàng xuất giao đúng với số lượng trên hợp

11 Tất cả các phiếu xuất kho đều được lưu lại không ? X 12 Tất cả các HĐBH đều được đánh số thứ tự không ? X

13 Thủ kho có được viết phiếu xuất kho không ? X 14 Số liệu ghi trên hợp đồng và phiếu xuất kho đều  Đối với nghiệp vụ thu tiền:

6 Các khoản tiền ngoại tệ có được theo dõi riêng không ? X 7 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi sổ đúng kỳ

* Tổ chức chứng từ phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiềnở Công ty:

Các hợp đồng kinh tế được ký kết giữa Công ty và khách hàng là những chứng từ ban đầu thể hiện nhu cầu mua hàng của khách hàng Hợp đồng kinh tế là tài liệu quan trọng trong chu trình bán hàng và thu tiền Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết, phòng kinh doanh sẽ lập và phê duyệt Phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng Bên cạnh đó căn cứ vào số lượng hàng hóa đã xuất, phòng kinh doanh lập Hóa đơn bán hàng Hàng ngày tại phòng kinh doanh sẽ tổng hợp hóa đơn chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải thu.

* Tổ chức tài khoản và sổ sách kế toán:

Tại công ty, việc mở các tài khoản cũng như sổ sách kế toán được thực hiện một cách chi tiết, cụ thể đúng với chế độ kế toán hiện hành Cụ thể:

- Các tài khoản sử dụng trong hoạch toán nghiệp vụ bán hàng - thu tiền:

+ TK 155: Thành phẩm - TK 1551: khí oxy - TK 1552: khí acetylen - TK 1553: khí nitơ.

+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 1111: Tiền mặt Việt Nam

+ TK 1121: Tiền gửi ngân hàng Việt Nam + TK 131: Phải thu khách hàng.

+ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi + TK 3331: Thuế GTGT đầu ra + TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện + TK 521: Chiết khấu thương mại + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 532: Giảm giá hàng bán + TK 641: Chi phí bán hàng.

+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Các sổ sách được sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng - thu tiền:

+ Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: được mở chi tiết theo từng khách hàng nhằm theo dõi việc thanh toán của khách hàng về tiền hàng còn nợ công ty Việc theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng giúp Công ty giám sát được tình hình công nợ tránh thất thoát trong công tác thu hồi nợ và là cơ sở để lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi Hàng tháng, kế toán tiêu thụ và công nợ lập bảng kê xác minh đối chiếu số liệu giữa Công ty với khách hàng.

+ Sổ tổng hợp công nợ phải thu: tập hợp tất cả các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ Tại Công ty kỳ kế toán được lập theo quý.

+ Sổ nhật ký bán hàng: nhằm theo dõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong ngày.

+ Biên bản kiểm kê: được lập theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty nhằm báo cáo về số lượng hàng xuất bán trong ngày hoặc trong quý.

+ Sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ: Theo dõi doanh thu của từng loại sản phẩm, hàng hóa.

+ Sổ tổng hợp doanh thu: được lập để tổng hợp doanh thu bán hàng thực hiện được trong tháng hoặc trong quý.

+ Sổ quỹ: nhằm theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt hàng ngày tại Công ty.

* Tổ chức báo cáo kế toán:

Căn cứ vào số lượng hàng xuất bán trong tháng, kế toán lên các báo cáo như: Báo cáo tổng hợp doanh thu tháng, Báo cáo tổng hợp doanh thu quý, Báo cáo nhập xuất -tồn tháng (quý).

2.2/ Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tạicông ty:

2.2.1/ Khái quát chung về hoạt động tiêu thụ ở công ty: 2.2.1.1/ Các phương thức bán hàng và thanh toán tại công ty:

Hiện nay, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường việc tiêu thụ được nhiều sản phẩm, thu hồi vốn nhanh là vấn đề tiên quyết để công ty đảm bảo được công việc kinh doanh ổn định Công ty đã áp dụng phương thức bán hàng và thanh toán đối với từng khách hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho bên mua sản phẩm có hình thức mua thích hợp từ đó giữ được những khách hàng thường xuyên và thu hút thêm những khách hàng mới.

a/ Các phương thức bán hàng tại công ty:

* Phương thức bán lẻ (bán với số lượng ít): Với những khách hàng mua với số

lượng ít thì không có đơn đặt hàng, khách hàng lên ngay phòng kinh doanh yêu cầu nhân viên lập phiếu xuất kho đồng thời lập hóa đơn bán hàng rồi từ đó xuống kho hàng yêu cầu thủ kho tiến hành xuất hàng Và hằng ngày, khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì phải được ghi vào nhật ký bán hàng

*Phương thức bán buôn (bán với số lượng nhiều): được đảm trách bởi nhân

viên phòng kinh doanh.Người này, sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng và nghiên cứu số lượng, giá bán, điều kiện thanh toán… thì chỉ đạo cho các cánh bán hàng được xuất hàng bán Và hằng ngày, khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì phải được ghi vào nhật ký bán hàng

* Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: đây là phương thức bán hàng chủ

yếu của công ty Khi khách hàng muốn mua sản phẩm thì dựa vào đơn đặt hàng, công ty và phía khách hàng đặt hàng phải làm hợp đồng kinh tế có ghi rõ giá cả, điều kiện thanh toán cụ thể và chặt chẽ… Trường hợp có những việc xảy ra ngoài dự kiến do nguyên nhân khách quan, giá cả thị trường biến động như nguyên vật

liệu đầu vào (đất đèn) thường xuyên biến động thì hai bên phải ký hợp đồng bổ sung Theo phương thức này thì công ty có trách nhiệm giao hàng đến tận nơi cho bên mua theo địa điểm ghi trên hợp đồng cũng như đầy đủ về mặt số lượng và thời hạn Số hàng này được xem là đã tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán cho công ty Hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập dưới sự chỉ đạo của giám đốc kết hợp với phòng tài vụ thống kê Trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã được ký kết, công ty tiến hành sản xuất và thực hiện các điều khoản ghi trong hợp đồng

* Ngoài ra, công ty còn có phương thức nhận hàng theo hợp đồng: trường hợp

này xảy ra đối với những khách hàng có địa bàn hoạt động kinh doanh gần với công ty Khách hàng sẽ cử người trực tiếp đến công ty để nhận hàng và sẽ thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán

Mặc dầu mua theo phương thức nào thì khi đến mua hàng, người mua phải có giấy giới thiệu (đối với doanh nghiệp Nhà nước) hoặc hợp đồng kinh tế (đối với doanh nghiệp tư nhân) Tại công ty, do giá trị vỏ lớn hơn giá trị sản phẩm bên trong nên việc mua bán phải thông qua quá trình thu hồi vỏ.Trường hợp đối với khách hàng mới thì họ phải làm thủ tục cược vỏ với số tiền tương đương với số lượng hàng công ty làm hợp đồng cung cấp Còn đối với những khách hàng thường xuyên thì khi họ mua sản phẩm công việc trước tiên là phải làm thủ tục nhập vỏ Công việc kiểm tra tiêu chuẩn vỏ nhập này được thực hiện thông qua bảo vệ, phòng KCS và thủ kho Sau khi hoàn tất công việc kiểm tra thì phiếu kiểm tra vỏ bình được giao cho khách hàng.

Đơn vị: Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà NẵngĐịa chỉ: Đường số 1-KCN Hoà Khánh-Đà Nẵng

PHIẾU KIỂM TRA VỎ BÌNH

Đơn vị nhập vỏ: Công ty CP Khí CN&HC Đà Nẵng Số : 01532 Giấy giới thiệu: Bệnh viện Đa Khoa Đà Nẵng.

b/ Phương thức thanh toán tại công ty:

* Thanh toán theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp về két (bán với số lượngít): Sau khi lệnh xuất kho được phê duyệt, hàng hoá được vận chuyển lên xe, khách

hàng đến phòng kế toán làm thủ tục nộp tiền Tại đây, kế toán tiền mặt tiến hành viết phiếu thu và thủ quỹ nhận tiền.

* Thanh toán theo phương thức thông qua ngân hàng (bán với số lượngnhiều): Theo phương thức này sau khi lệnh bán được phê duyệt thì khách hàng nộp

tiền qua ngân hàng theo số tài khoản mà công ty cung cấp trong quá trình ký hợp đồng Phía ngân hàng, sau khi nhận được tiền từ khách hàng thì gởi giấy báo Nợ cho công ty, thông báo đã nhận được tiền Cụ thể trong mẫu sau:

LỆNH THANH TOÁN ĐẾN CREDITSố tham chiếu NH khác: DB80612694 Loại chuyển tiền: EFTNgân hàng chuyển: FTO3980 NHNN&PTNT Tỉnh Quảng Nam

Ngân hàng nhận lệnh: FTO2000 Chi nhánh NHNN&PTNT TP Đà NẵngNgười phát lệnh: Bệnh viện Tiên Phước Tỉnh Quảng Nam.

Hai mươi triệu đồng.

Ngày chuyển tiền: 03/01/2007

Thời gian chuyển tiền: 03/01/2007 14:25:20Ngày giao dịch của ngân hàng khác: 03/01/2007

N ội dung: Trả tiền hàng cho Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng.Kế toán Kiểm soát

Sau khi phòng kế toán nhận được giấy báo Nợ, kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ đính kèm các chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ đó vào giấy báo.

* Thanh toán theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bánchịu): đây là phương thức không kém phần quan trọng, góp phần tăng doanh số cho