Đang tải... (xem toàn văn)
CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)
Chương IV CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) I. MÔ TẢ: Là tập hợp các thông tin, dữ liệu đực tổ chức theo cấu trúc hàng, cột để khai thác, truy cập nhanh chóng. - Dòng đầu tiên dùng để chứa tên vùng tin hay còn gọi là trường (Field) của CSDL. Tên vùng tin phải là kiểu chuỗi và duy nhất. - Những dòng kế tiếp dùng để chứa nội dung CSDL. Mỗi hàng được gọi là mẩu tin hay bản ghi (Record) II. THAO TÁC VỚI CSDL: 1. Sắp xếp dữ liệu: - Chọn phạm vi cần sắp xếp (xem ví dụ) - Chọn lệnh Data - Sort, xuất hiện hộp thoại: + Sort by: Chọn cột (Field) làm tiêu chí chính để sắp xếp. + Chọn kiểu sắp xếp: ü Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần. ü Descerding: Sắp xếp theo thứ tự giảm giần. + Then by: Chọn cột làm tiêu chí sắp xếp phụ (Excel sẽ sắp xếp dựa vào tiêu chí phụ này khi tiêu chí chính trong mục Sort by bị trùng). + My List has: Tùy chọn cho dòng tiêu đề của CSDL: ỹ Header row: Chn mc ny khi trong phm vi ang chn cú dũng tiờu (khụng sp xp dũng u tiờn). ỹ No Header row: Chn mc ny khi trong phm vi ang chn khụng cú dũng tiờu (sp xp tt c cỏc dũng). 2. To tng cp di (Subtotals): Lnh dựng nhúm d liu theo tng nhúm ng thi chốn vo cui mi nhúm nhng dũng thng kờ tớnh toỏn (gi l cỏc tng con - Subtotals) v mt dũng tng kt cui phm vi (gi l tng ln - GrandTotal). Thao tỏc nh sau: - Sp xp CSDL theo ct lm khoỏ (mun nhúm theo ct no thỡ ct ú gi l ct lm khoỏ) - t con tr ụ vo vựng CSDL, chn lnh Data - Subtotals, xut hin hp thoi: + At each change in: Chn trng lm khoỏ sp xp + Use Function: Chn hm s dng thng kờ + Add SubTotal to: ỏnh du vo nhng ct cn thng kờ giỏ tr + Replace current Subtotals: Thay cỏc hng Subtotal to trc ú bng cỏc hng Subtotal mi. + Page Break Between Groups: T ng ng to du ngt trang gia cỏc nhúm d liu. + Sumary Below data: To cỏc dũng thng kờ phớa di cỏc nhúm d liu. + Chn xong n OK. 3. Lc d liu (Filter) Chc nng ny giỳp trớch ra nhng bn ghi trong c s d liu tho món nhng yờu cu t ra. Cú 2 cỏch lc: Lc t ng v lc theo bng iu kin to trc. a. Lc t ng (AutoFilter): L cỏch lc lm cho bng d liu ch hin th cỏc bn ghi tha món iu kin a ra, cũn cỏc bn ghi khụng tha món iu kin s b n. Thao tỏc nh sau: - Chn CSDL mun lc (chn c dũng u tiờn ca CSDL) - Chn lnh Data Filter - Autofilter. Lỳc ú trờn tiờu mi ct s xut hin biu tng lc l cỏc Menu DropDown. - Mun lc theo iu kin ct no thỡ kớch chut vo biu tng lc ca ct ú chn mt trong cỏc mc cú sn. Trong ú gm: + All: Cho hin th tt c cỏc bn ghi. + Top 10: Lc mt nhúm cỏc bn ghi cú giỏ tr ln nht hoc nh nht trong ct ang xột. Mc ny ch cú giỏ tr i vi d liu kiu s. + Custom: Cho phộp ngi s dng t chn iu kin theo hp thoi ỹ Chn phộp toỏn so sỏnh cn dựng trong hp danh sỏch bờn trỏi: ỉ equals: bng ỉ does not equal: khụng bng (khỏc) ỉ is greater than: ln hn ỉ is greater than or equal to: ln hn hoc bng ỉ is less than: nh hn ỉ is less than or equal to: nh hn hoc bng ỉ begins with: bt u bng . ỉ does not begin with: khụng bt u bng . ỉ ends with: kt thỳc bng . ỉ does not end with: khụng kt thỳc bng . ỉ contains: cha . ỉ does not contain: khụng cha . ỹ Gừ hoc chn giỏ tr lm iu kin trong hp danh sỏch bờn phi Cú th kt hp thờm mt iu kin lc na bng cỏch chn tng t trong hai hp danh sỏch phớa di nhng phi thụng qua hai phộp toỏn And (v) hoc Or (hoc) hu lnh lc ta chn li lnh Data - Filter - AutoFilter mt ln na b. Lc theo bng iu kin to trc (Advanced Filter): Dựng lc d liu cú iu kin hoc trớch d liu n ni khỏc. Vi cỏch lc ny, ta phi nhp vo mt bng iu kin riờng trc khi gi lnh lc . * Cỏch to bng iu kin(Criteria) to bng iu kin, nht thit trờn bng iu kin phi cú ớt nht 2 ụ, mt ụ cha tờn trng (Field) lm iu kin lc, mt ụ cha iu kin lc. Tờn trng lm iu kin lc thng c sao chộp t CSDL ra trỏnh sai sút v c chớnh xỏc Vớ d: lc ra cỏc nhõn viờn thuc phũng K toỏn thỡ to bng iu kin nh sau: - iu kin n chớnh xỏc: + D liu chui: Ghi chớnh xỏc chui lm iu kin (nh vớ d trờn) + D liu s: Ghi chớnh xỏc s lm iu kin. Vớ d: lc ra cỏc nhõn viờn cú Lng CB l 1.100.000 - iu kin n khụng chớnh xỏc: + D liu s: S dng cỏc toỏn t so sỏnh ghi iu kin Vớ d: lc ra cỏc nhõn viờn cú Lng CB t 1.000.000 tr lờn Phũng ban K toỏn Lng CB 1.100.000 + D liu chui: S dng cỏc du i din (*,?) Vớ d: lc ra cỏc nhõn viờn cú tờn phũng bt u l ch K - iu kin kt hp: + V: gừ cỏc iu kin trờn cựng mt hng Vớ d: lc cỏc nhõn viờn thuc phũng Kinh doanh v cú Lng CB di 1.000.000 thỡ to bng iu kin nh sau: + HOC: gừ cỏc iu kin trờn cỏc hng khỏc nhau Vớ d: lc cỏc nhõn viờn thuc phũng K toỏn hoc Kinh doanh thỡ to bng iu kin nh sau: * Thao tỏc lc: - To bng iu kin (cỏch to ó trỡnh by trờn) - Gi lnh Data Filter Advanced Filter. Xut hin hp thoi: + Action: Chn 1 trong 2 hnh ng sau: ỹ Filter the list, in-place: Kt qu lc xut hin ngay trờn CSDL gc. Cỏc dũng khụng tha món iu kin s b n. ỹ Copy to another location: Kt qu lc s c trớch sang mt vựng khỏc. + List range: a ch ca bng d liu cn lc. Xỏc nh bng cỏch gừ trc tip hoc t con tr vo mc ny ri a chut ra ngoi quột. + Criteria range: a ch bng iu kin ó to trc ú (cỏch xỏc nh tng t List range) + Copy to: Mc ny ch xut hin khi mc Action chn Copy to another location. Xỏc nh a ch ca mt ụ bt k ngoi vựng trng d kin s cha kt qu Lng CB >=1.000.000 Phũng ban K* Phũng ban Lng CB Kinh doanh <1.000.000 Phũng banK toỏn Kinh doanh lọc. 4. Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp từ các cơ sở dữ liệu chi tiết (Consolidate): Được sử dụng để tạo CSDL tổng hợp từ những CSDL chi tiết (được chọn lựa trên cùng một hoặc trên nhiều tập tin bảng tính khác nhau) - Nếu CSDL chi tiết có cùng cấu trúc (có cùng số lượng trường, tên trường và kiểu dữ liệu từng trường hoàn toàn như nhau) thì CSDL tổng hợp sẽ có cấu trúc tương tự như các CSDL chi tiết và mỗi bản ghi của CSDL tổng hợp sẽ là dữ liệu tổng hợp từ các bản ghi trong các CSDL chi tiết. - Nếu các CSDL chi tiết không có cùng cấu trúc thì nhất thiết phải có chung ít nhất trường đầu tiên bên trái cùng kiểu dữ liệu để làm khoá. Lúc đó CSDL tổng hợp sẽ có dạng gộp các CSDL chi tiết theo qui tắc: + Các trường trùng tên sẽ được tổng hợp + Các trường không trùng tên sẽ được ghép nối F Thao tác như sau: - Đặt con trỏ tại bảng tính sẽ chứa kết qủa tổng hợp - Chọn lệnh Data - Consolidate, xuất hiện hộp thoại: + Function: Chọn hàm cần dùng để tổng hợp + Reference: Nhập hoặc dùng chuột để quét chọn và ấn nút Add lần lượt toạ độ các bảng chi tiết cần tổng hợp. + Top Row: Tạo dòng tiêu đề cho bảng tổng hợp. + Left Column: Tạo tiêu đề cột đầu tiên cho bảng tổng hợp. + Create link to source data: Tạo mối liên kết từ bảng tổng hợp đến các bảng chi tiết nhằm mục đích nếu có sự thay đổi trong các bảng dữ liệu chi tiết thì các dữ liệu liên quan trong bảng tổng hợp cũng tự thay đổi theo. III. CÁC HÀM TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU: 1. Đặc điểm chung của các hàm trong cơ sở dữ liệu: - Dạng tổng quát: <Tên hàm>(Database, Field, Criteria) - Các hàm sử dụng trong CSDL đều có 3 đối số: + Database: Là địa chỉ CSDL muốn thao tác + Field: Chỉ định cột nào trong Database sẽ được sử dụng cho việc tính toán trong hàm. Field: có thể được khai báo 2 cách: Cách 1: Khai báo bằng số thứ tự của cột trong CSDL (cột đầu tiên bên trái của Database là cột 1 , cột kế tiếp là 2 .) Cách 2: Khai báo bằng tiêu đề cột (đặt trong dấu ngoặc kép) + Criteria: Là vùng chứa điều kiện tính toán. Vùng điều kiện phải được tạo trước (cách tạo tương tự như chức năng lọc Advanced Filter). 2. Một số hàm thường dùng: a. Hàm DSUM (Database, Field, Criteria) Dùng để tính tổng các ô trong cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> trong CSDL <Database>. b. Hàm DMIN (Database, Field, Criteria) Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất trong cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> trong CSDL <Database>. c. Hàm DMAX (Database, Field, Criteria) Dùng để tìm giá trị lớn nhất của các ô trong cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> tại CSDL <Database>. d. Hàm DAVERAGE (Database, Field, Criteria) Dùng để tính trung bình cộng của các ô trong cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> tại CSDL <Database>. e. Hàm DCOUNT (Database, Field, Criteria) Dùng để đếm số ô có giá trị kiểu số trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> tại CSDL <Database>. f. Hàm DCOUNTA (Database, Field, Criteria) Dùng để đếm số ô có chứa dữ liệu trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> tại CSDL <Database>. . doanh <1.000.000 Phũng banK toỏn Kinh doanh lọc. 4. Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp từ các cơ sở dữ liệu chi tiết (Consolidate): Được sử dụng để tạo CSDL. đổi trong các bảng dữ liệu chi tiết thì các dữ liệu liên quan trong bảng tổng hợp cũng tự thay đổi theo. III. CÁC HÀM TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU: 1. Đặc điểm