Kiểm soát chi phí: Vấn đề sống còn của doanh nghiệp Hiện nay, trong công tác kiểm tra kế toán, thuế tại các doanh nghiệp (DN) nhìn dưới góc độ Luật Quán lý thuế thì kiểm tra chi phí sản xuất, kinh doanh (SXKD) là khó khăn nhất. Các giám đốc doanh nghiệp, kế toán trưởng, kế toán viên đang đau đầu vì trong thực tế, hoạt động SXKD tại DN có rất nhiều khoản chi phí (có đầy đủ hóa đơn, chứng từ) và được hạch toán đầy đu theo chê độ kế toán, chuẩn mực kế toán nhưng trong kiếm tra quyết toán thuế vẫn bị xuất toán ra khỏi chi phí hợp lý được chấp nhận cheo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điều này đã xảy ra trong suốt thời gian qua, ảnh hương đến các hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Từ những bức xúc trên và để giúp các nhà quản trị DN, các cán bộ kế toán có kiến thức chuyên sâu trong quan lý chi phí tại DN mình, mới đây, Ban Pháp lý – Câu lạc bộ Doanh nhân Sài Gòn đã tô chức buổi tọa đàm: "Chi phí hợp lý". Tại buổi tọa đàm, diễn giả là luật sư Trần Xoa đã nói về các chi phí hợp lý theo đúng chính sách thuế hiện hành nhằm tiết kiệm và giảm thiểu rủi ro, sai phạm trong công tác quyết toán chi phí SXKD tại các DN. Hiện nay, việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳ hậu hội nhập luôn là vấn đề nan giải nhất đối với các DN nhỏ và vừa. Một trong những biện pháp mà DN nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ cua mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp với khách hàng. Vì vậy kiềm soát chi phí của DN không chỉ là bài toán về giai pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người cua nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của DN trong thời kỳ hội nhập. Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi DN tuân thủ các bước kiểm soát chi phí sau đây: Trước hết, DN phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trưởng hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của DN. Như vậy, DN phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá ca trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty. Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà các phòng, ban khác cũng phải tham gia để giúp DN chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí. Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thề. Chủ DN phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xở thích hợp với nhân viên trong việc kiếm soát chi phí, đưa ra các chế độ chưởng, phạt hợp lý. Hiện nay, giải pháp thông thường mà các DN áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm. Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi của DN và nhân viên còn cho là giám đốc "keo kiệt". Đặc biệt, vấn đề mà các DN, nhất là những công ty quy mô nhỏ, thường gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiếm soát chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là DN thường phải loay hoay, tốn nhiều thời gian để giải quyết chi phí phát sinh ngoài ý muốn .Từ đó, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa. Trao đổi với DNSG, bà Nguyễn Thị Hiệp - Chủ tịch HĐQT Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Thiên Nam đánh giá: Buổi tọa đàm rất hữu ích đối với các DN, nhất là thời điểm quyết toán thuế cuối năm đã cận kề. Tại buổi tọa đàm, luật sư Trần Xoa "mách nước" cho Công ty Thiên Nam chi đền bù cho các hộ dân ở chung quanh cao ốc do Thiên Nam làm chủ đầu tư. Thiên Nam thỏa thuận được với các hộ dân là đền bù gần 1 tỷ đồng, nhưng liệu ngành thuế có cho khoản chi này là chi phí hợp lý? Giải pháp tốt nhất là Thiên Nam đưa ra tòa án xét xử. Quyết định của tòa án cũng là văn bản, chứng từ chứng minh chi phí trong năm của Thiên Nam là hợp lý. Một trường hợp khác, ông Nguyễn Tu Mi - Tổng giám đốc Công ty TNHH Mi Hồng được luật sư Trần Xoa tư vấn là nên cho DN khác thuê đất (thay vì cất cao ốc để cho thuê) thì có lợi hơn, do DN đóng thuế ít hơn so với cho thuê cả nhà và đất. Trường hợp nào thì được xác định là chi phí hợp lý Căn cứ quy định tại Điểm 4, mục IV của Thông tư số 1 28/22003/TT- BTC ngày 22/12/2003 của Bộ Tai chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 164/2003/NĐ-CP ngày 22/12/2003 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thuê TNDN, thì các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ theo chế độ quy định không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp ngân hàng khấu trừ thanh toán vào số tiền thanh toán hàng hóa do khách hàng chuyển trả thì DN phải giải trình đầy đủ chứng từ để chứng minh khoản phí thực tế đã bị khấu trừ và được hạch toán vào chi phí. Nếu DN không có đầy đủ chứng từ chứng minh khoản chênh lệch thiếu trong thanh toán tiền hàng xuất khẩu là phí dịch vụ chuyển tiền do ngân hàng trung gian nước ngoài khấu trứ thì không được tính vào chi phí hợp ký khi xác định thu nhập chịu thuế. . Kiểm soát chi phí: Vấn đề sống còn của doanh nghiệp Hiện nay, trong công tác kiểm tra kế toán, thuế tại các doanh nghiệp (DN) nhìn dưới. về giai pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người cua nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của DN trong thời kỳ hội nhập. Chi phí chỉ