PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 1.1 Cài đặt chương trình phần mềm ACMan Bạn dùng cài setup đĩa CD cung cấp, chương trình cài hồn tất tự động tạo thư mục C:\ ACMan, đồng thời chương trình tự tạo Shortcut hình desktop, File có tên ACMan, biểu tượng ACMan lnk , bạn nháy đúp chuột vào biểu tượng này, bạn thấy chương trình địi hỏi phải thiết lập tham số lần cho chương trình Lưu ý số License số quyền mà cung cấp ký hợp đồng bạn liên lạc với để có quyền chương trình 1.2 Thiết lập Font tiếng Việt cho chương trình Sau khởi động lại máy tính, bạn đưa trỏ chuột đến hình Desktop Bạn bấm chuột phải chọn Properties; Sau bạn chọn Appearance, chọn Advanced Bạn để trỏ chuột Message Text sau bạn chọn Font: VK Sans Serif Bạn để trỏ chuột Message Box sau bạn chọn Font: VK Sans Serif Bạn để trỏchuột Normal sau bạn chọn Font: VK Sans Serif Bạn để trỏ chuột Selected sau bạn chọn Font: VK Sans Serif Bạn đến phần Item, chọn Tooltip, sau bạn chọn Font: VK Sans Serif Chú ý: Phần mềm kế toán doanh nghiệp ACMAN sử dụng gõ tiếng việt, phải cài đầy đủ font VietKey 1.3 Thiết lập ngày tháng năm, định dạng số Chọn: Start\Settings\Control Panel Nháy đúp chuột vào Regional and Language Options -> Chọn Customize Định dạng Numbers: - Phần Decimal symbol dấu phảy (,) - Phần Digit grouping symbol dấu chấm (.) 10 Định dạng Currency - Phần: Decimal symbol chọn dấu phẩy (,) - Phần: Digit grouping symbol chọn dấu chấm (.) Định dạng ngày tháng năm - Phần định dạng Date (ngày/ tháng/ năm) 11 - Phần: Short date format bạn chọn (dd/MM/yyyy) - Sau bạn chọn phím OK để kết thúc việc thiết lập PHẦN II: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 2.1 Các thao tác làm việc với ACMAN 2.1.1 Mở chương trình: Nháy đúp chuột vào biểu tượng chương trình hình Desktop ACMan.exe.lnk , bạn nhận giao diện sau: Các thơng tin mở chương trình: - Tên đăng nhập: Bạn gõ tên người dùng vào ô (admin) - Mật khẩu: Gõ mật chương trình vào 12 (1) - Chọn ngơn ngữ: Bạn chọn giao diện Tiếng Việt Tiếng Anh - Tệp liệu: C:\ACMan\DATABASE\Baitap1.mdb (đây đường dẫn sở liệu) Chọn sở liệu làm việc, phần quan trọng, xác định ta làm việc với sở liệu nào, đặt đâu Chú ý: Khi làm việc với phần mềm kế tốn, máy tính làm việc liệu cài đặt máy tính Thơng thường chương trình để mặc định C:\ACMan\DATABASE\ , (bạn đặt liệu ổ nào, thư mục mày tính, ACMAN khơng bắt buộc để thư mục C:ACMan\ ) Khi có nhiều máy tính làm việc với sở liệu, liệu cài đặt máy chủ, cịn máy tính khác làm việc qua mạng Lan Khi máy chủ làm việc khơng cần bật máy trạm, cịn máy trạm làm việc phải bật máy chủ để thông tin cập nhập phải lưu máy chủ Cách thiết lập đường dẫn sở liệu: Bạn nháy đúp chuột vào “biểu tượng đèn giao thông” bạn đặt đến đường dẫn sở liệu làm việc, liệu đặt máy khác (máy chủ) phải chọn vào My network, chọn ổ chứa liệu, đến thư mục chứa liệu Sau nhập thông tin: tên đăng nhập, mật xác định sở liệu làm việc, bạn bấm vào nút chon để mở chương trình 2.1.2 Thanh công cụ ACMAN Dữ liệu: Mở liệu: Ctrl + O Bạn bấm vào để mở cửa sổ cập nhật chứng từ phát sinh Đóng liệu:Ctrl + S Là khỏi hình cập 13 nhật chứng từ phát sinh Thiết lập danh mục: + Danh mục nguồn vốn Thiết lập nguồn vốn hình thành Tài sản cố định + Danh mục nước sản xuất Thiết lập nước sản xuất TSCĐ + Danh mục phòng ban Thiết lập hệ thống phòng ban sử dụng tài sản cố định + Danh mục lý giảm Thiết lập danh mục lý giảm Tài sản cố định + Danh mục đơn vị tính Thiết lập hệ thống đơn vị tính + Danh mục địa phương Thiết lập hệ thống địa phương + Định mức tồn kho Quy định lượng tồn kho tối thiểu kho Quản lý hợp đồng kinh tế: + Hợp đồng bán Thiết lập thông tin hợp đồng kinh tế bán + Hợp đồng mua vào Thiết lập thông tin hợp đồng kinh tế mua vào Danh sách khách hàng Thiết lập thông tin bảng danh sách khách hàng doanh nghiệp Quản lý nhóm khách hàng Thiết lập danh mục nhóm khách hàng Thiết lập danh mục hàng hoá dùng chung: Danh mục đối tượng dùng chung danh mục khai báo TK sử dụng chung Hệ thống tài khoản số dư : Bảng hệ thống TK số dư đầu kỳ Thiết lập bút toán kết chuyển tự động: Lập bảng bút toán kết chuyển tự động cho TK để xác định kết kinh doanh Làm bút toán kết chuyển tự động: Thực bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ Chuyển số dư sang kỳ sau: Kết thúc năm tài chính, chuyển số dư sang kỳ sau Tách số liệu: Tách số liệu dòng đánh dấu Thốt: Ctrl + Q Thốt khỏi chương trình 14 Soạn thảo Huỷ thao tác: Sửa liệu: Huỷ thao tác mà bạn làm việc F3 Sửa liệu, thay đổi số thơng tin phần liệu nhập Khoá liệu: F4 Khoá liệu, không cho sửa liệu nhập In chứng từ: F5 Cắt: In chứng kế toán Là xoá dòng Sao chép: Ctrl + C Sao chép Dán Ctrl + V Dán Xoá Chọn tất Xố liệu Ctrl + A Chọn tất Thêm dòng mới, Ctrl + M Thêm dòng để nhập liệu Tạo đánh dấu x: F6 Tạo dòng đánh dấu, để tách liệu Chép sang dòng mới, Ctrl + K Là chép dòng xuống, sử dụng thao tác với bút toán kép (bút tốn kép) Xố dịng Ctrl + X Xóa dịng Tìm kiếm Ctrl + T Là thao tác giúp tìm kiếm nhanh Tìm tiếp Ctrl + G Hỗ trợ tìm kiếm Ngừng Thốt khỏi chương trình Báo cáo tài Báo cáo tài sổ sách kế toán tổng hợp Sổ nhật ký chung In sổ nhật ký chung Sổ tài khoản In sổ tài khoản Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi In sổ quỹ tiền mặt tiền gửi ngân hàng Sổ theo dõi chi tiết ngoại tệ In sổ theo dõi ngoại tệ Bảng kê thuế GTGT mua vào In bảng kê thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào Bảng kê thuế GTGT bán In bảng kê thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ bán Tờ khai thuế GTGT In tờ khai thuế GTGT Bảng cân đối tài khoản In bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán In bảng cân đối kế toán Kết hoạt động kinh doanh In báo cáo kết hoạt động kinh doanh Lưu chuyển tiền tệ In báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài In báo cáo thuyết minh báo cáo tài Hợp báo cáo tài Hợp báo cáo tài từ công ty Báo cáo quản trị 15 Bảng tổng hợp theo dõi đối tượng In bảng tổng hợp theo dõi đối tượng (công nợ) TK Sổ theo dõi chi tiết đối tượng (công nợ) In sổ theo dõi chi tiết đối tượng (công nợ) TK Sổ theo dõi chi tiết đối tượng theo HĐKT In sổ theo dõi chi tiết đối tượng theo hợp đồng kinh tế Bảng tổng hợp hàng hoá tồn kho In bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho TK, kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá In sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá Bảng tổng hợp xuất vật tư theo sản phẩm (cơng trình) In bảng tổng hợp xuất vật tư theo sản phẩm, cơng trình Bảng chi tiết xuất vật tư theo sản phẩm (cơng trình) In bảng chi tiết xuất vật tư theo sản phẩm cơng trình (cơng trình) Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng In báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hoá In sổ chi tiết doanh thu bán hàng hố Bảng tổng hợp chi phí cho sản phẩm In bảng tổng hợp chi phí cho sản phẩm Bảng tổng hợp chi phí cho sản phẩm In bảng tổng hợp chi phí cho sản phẩm Bảng tổng hợp định mức cho sản phẩm In bảng tổng hợp định mức cho sản phẩm Bảng tổng hợp tài sản cố định In bảng tổng hợp tài sản cố định Bảng tổng hợp công cụ dụng cụ In bảng tổng hợp công cụ dụng cụ Bảng tổng hợp danh mục dùng chung In bảng tổng hợp danh mục dùng chung Báo cáo người dùng tự thiết lập In báo cáo người dùng tự thiết lập Hệ thống Thông tin phiên làm việc 16 8b Doanh nghiệp tính tiền lương phải trả cho NV phân xưởng dép nhựa, thông tin chi tiết cho cột TK Nợ (622, dép nhựa); cột TK Có (334), hình chi tiết sau 58 8c Doanh nghiệp tính tiền lương phải trả cho NV quản lý, thơng tin chi tiết cho cột TK Nợ (6421); cột TK Có (334), khơng có hình chi tiết Trính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy đinh 9a Doanh nghiệp tính bảo hiểm XH 15% vào chi phí DN (phân xưởng chai đựng nước), thông tin chi tiết cho cột TK Nợ (622, Chai đựng nước); cột TK Có (338), hình chi tiết giống nghiệp vụ 8a 59 9b Doanh nghiệp tính bảo hiểm XH 15% vào chi phí DN (phân xưởng dép nhựa), thông tin chi tiết cho cột TK Nợ (622, dép nhựa); cột TK Có (3383), hình chi tiết giống nghiệp vụ 8b 60 9c Doanh nghiệp tính bảo hiểm XH 15% vào chi phí DN nhân viên quản lý, thông tin chi tiết cho cột TK Nơ (6421); cột TK Có (3383), nghiệp vụ khơng có hình chi tiết 9d Doanh nghiệp tính bảo hiểm YT 2% vào chi phí DN (phân xưởng chai đựng nước), thông tin chi tiết cho cột TK Nợ (622, chai đựng nước); cột TK Có (3384), hình chi tiết giống nghiệp vụ 8a 61 9e Doanh nghiệp tính bảo hiểm YT 2% vào chi phí DN (phân xưởng dép nhựa), thơng tin chi tiết cho cột TK Nợ (622, dép nhựa); cột TK Có (3384), hình chi tiết giống nghiệp vụ 8b 62 9f Doanh nghiệp tính bảo hiểm YT 2% vào chi phí DN nhân viên quản lý, thông tin chi tiết cho cột TK Nợ (6421); cột TK Có (338), nghiệp vụ khơng có hình chi tiết 9g Người lao động phải nộp bảo hiểm XH 5% trử vào lương, thông tin chi tiết cho cột TK Nợ (334); cột TK Có (338), nghiệp vụ khơng có hình chi tiết 9h Người lao động phải nộp bảo hiểm YT 1% trử vào lương, thông tin chi tiết cho cột TK Nợ (334); cột TK Có (338), nghiệp vụ khơng có hình chi tiết 10 Khấu hao tài sản cố định 10a Tính hao mịn TSCĐ cho phân xưởng chai đựng nước, thông tin cột TK Nợ (6274, chai đựng nước), thông tin cột TK Có (2141, máy đúc chai), hình chi tiết minh hoạ sau Các thao tác tính khấu hao TSCĐ: Thêm mới, Alt + T thêm mã TSCĐ để tính khấu hao Gõ % tính hao mịn tài sản 63 Màn hình chi tiết (2141) sau 10b Tính hao mịn TSCĐ cho phân xưởng dép nhựa, thông tin cột TK Nợ (6274, dép nhựa), thơng tin cột TK Có (2141, máy đúc dép), hình chi tiết tương tự nghiệp vụ 10a 64 Màn hình chi tiết (2141) sau 10c Tính hao mịn TSCĐ cho phận quản lý, thông tin cột TK Nợ (6424), thơng tin cột TK Có (2141, tơ), hình chi tiết sau 11 Phân bổ cơng cụ dụng cụ vào chi phí kỳ 11a Tính hao mịn cơng cụ dụng cụ cho phân xưởng chai đựng nước, thông tin cột TK Nợ (6273, chai đựng nước), thơng tin cột TK Có (1531, khn đúc chai), hình chi tiết minh hoạ sau 65 Màn hình chi tiết cột TK Có (1531) sau 11b Tính hao mịn cơng cụ dụng cụ cho phân xưởng dép nhựa, thông tin cột TK Nợ (6273, dép nhựa), thơng tin cột TK Có (1531, khn đúc dép), hình chi tiết minh hoạ giống nghiệp vụ 11a 66 Màn hình chi tiết cột TK Có (1531) sau 11c Tính hao mịn cơng cụ dụng cụ (bàn ghế tủ tài liệu) cho phân xưởng, thông tin cột TK Nợ (6423), thơng tin cột TK Có (1531), hình chi tiết minh hoạ giống nghiệp vụ 11a 12 Nhập kho thành phẩm dép nhựa, chai đựng nước 12a Nhập kho thành phẩm chai đựng nước - Từ bảng tổng hợp chi phí để tính giá thành, trừ sản phẩm dở dang, chia cho số sản phẩm hoàn thành để giá thành chi tiết sản phẩm 67 - Thông tin cột TK Nợ (155 chai), nhập chi tiết hàng tồn kho; thông tin TK Có (154 chai), hình chi tiết sau Thơng tin chi tiết TK Có (154) 12b Nhập kho thành phẩm dép nhựa - Từ bảng tổng hợp chi phí để tính giá thành, trừ sản phẩm dở dang, chia cho số sản phẩm hoàn thành để giá thành chi tiết sản phẩm - Thông tin cột TK Nợ (155 dép), nhập chi tiết hàng tồn kho; thông tin TK Có (154 dép), hình chi tiết giống nghiệp vụ 12a 68 Thông tin chi tiết TK Có (154) 69 13 Chia lãi cổ đơng 13a Bổ sung quỹ phúc lợi Thông tin chi tiết cho TK Nợ (4211); TK Có (4312) nghiệp vụ khơng có hình chi tiết 13b Chia lãi cổ đơng Thơng tin chi tiết cho TK Nợ (4211); TK Có (3388) nghiệp vụ khơng có hình chi tiết 14 Kết chuyển 14a Kết chuyển thuế GTGT cuối tháng Thông tin chi tiết cho TK Nợ (33311); Thông tin chi tiết cho TK Nợ (1331); Lưu ý: Nghiệp vụ không kê chi tiết, 14b Bấm vào nút kết chuyển tự động, máy tính tự động đưa bút toán kế chuyển tự động 4.5 In Chứng từ sổ sách báo cáo 4.5.1 In Chứng từ - Phiếu thu: In phiếu thu, bạn để trỏ chuột đến cột TK Nợ (111) chọn chuột phải ấn phím F5, thực lệnh in phiếu thu lưu chứng từ kế toán - Phiếu phi: In phiếu chi, bạn để trỏ chuột đến cột TK Có (111) chọn chuột phải ấn phím F5, thực lệnh in phiếu chi lưu chứng từ kế toán - Phiếu nhập: In phiếu nhập, bạn để trỏ chuột đến cột TK Nợ (152, 155, 156 ) chọn chuột phải ấn phím F5, thực lệnh in phiếu nhập lưu chứng từ kế toán 70 - Phiếu xuất: In phiếu xuất, bạn để trỏ chuột đến cột TK Có (152, 155, 156 ) chọn chuột phải ấn phím F5, thực lệnh in phiếu xuất lưu chứng từ kế toán - Hoá đơn bán hàng: In hoá đơn bán hàng, bạn để trỏ chuột đến cột TK Có (511) chọn chuột phải ấn phím F5, thực lệnh in hố đơn bán hàng lưu chứng từ kế toán Chú ý, doanh nghiệp in hố đơn đặc thù tài cho phép, tự chỉnh hoá đơn bán hàng để in hoá đơn GTGT - In uỷ nhiệm chi (chứng từ ngân hàng) In uỷ nhiệm chi, bạn để trỏ chuột đến cột TK Có (112; ) chọn chuột phải ấn phím F5, thực lệnh in uỷ nhiệm chi lưu chứng từ kế toán 4.5.2 In báo cáo sổ sách kế toán - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhập vào chương trình, phần mềm tự động sử lý liệu cung cấp cho ta tất loại sổ sách báo cáo tài chính, báo cáo thuế - Cuối kỳ kế toán, bắt buộc phải in tồn hệ thống sổ sách kế tốn báo cáo, đóng thành quyển, ký đóng dấu, nộp báo cáo cho quan quản lý lưu trữ - Bạn in báo cáo phần báo cáo: Báo cáo tài Báo cáo quản trị Chúc bạn thành công! 71 72 ... 30 3.2 Mở chương trình Sau cài đặt chương trình, phần mềm ACMan tự động thiết lập thư mục C:\ACMan Khi bạn sử dụng chương trình, lưu ý phải bảo quản thu mục tồn tài ngun, liệu chương trình chứa... việc với sở liệu nào, đặt đâu Chú ý: Khi làm việc với phần mềm kế tốn, máy tính làm việc liệu cài đặt máy tính Thơng thường chương trình để mặc định C:\ACMan\DATABASE\ , (bạn đặt liệu ổ nào,... Việt, chương trình chọn mặc định tiếng Việt + Tệp liệu: Phần giúp bạn xác định bạn làm việc với sở liệu nào, cụ thể liệu để đâu Phần cho phép nhiều kế toán làm việc liệu công ty Dữ liệu bạn đặt