KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ I/ KHÁI QUÁT CHUNG: 1. Khái niệm 2. Vai trò của quản lý hồ sơ 1. Quản lý hồ sơ là gì ? Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức 2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ • Giảm chi phí mua sắm thiết bị • Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời • Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả. • Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng. • Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc… 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ. • Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần. • Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập. • Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần. • - 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có. • Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác. • Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực. • Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau. 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp. • Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung. • Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại. 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau. • Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó. • Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ. 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa. • Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ • Lưu theo vần, mẫu tự: • Lưu theo số, mã số • Phương tiện và thiết bị lưu trữ [...]... 11 Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt) • Rool and reel: trong phương pháp này, các tài liệu được sao chép phim tuần tự dọc theo cuốn phim Khi sử dụng phương pháp này cách tốt nhất là nên để các hồ sơ tài liệu theo một thứ tự nào đó không thay đổi, ví dụ như thứ tự ngày tháng Điều này làm cho cuộn phim chứa những tài liệu hồ sơ một cách hữu hiệu Để đọc được phim, tức đọc hồ sơ theo dạng này, người ta... khi các tài liệu đã được đánh số • Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách Có thể có một hệ thống ký số cuối Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc • Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu. .. này rất dễ xảy ra 5 Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian • Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh • Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ • Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp... dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không • Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau 7 Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề: • Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm... chung Những tài liệu quan trọng khó bảo mật Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời 10 Quản lý theo tập trung • Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện 11 Những hệ thống lưu trữ hiện đại • Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng... mẫu tự: • • • • Sử dụng cho hồ sơ tên: Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại... rộng rãi nhất Microfiche là một tấm phim chứa nhiều dòng hình ảnh micro Một micro có thể có những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng tùy thuộc vào chất lượng của tài liệu được chụp ơỷ phương pháp này các trang tài liệu được “ nén” lại ở một quá trình thu nhỏ tối đa vì thế hồ sơ có thể được lưu trữ trong một khoảng trống nhỏ Để xem một microfiche cần có một máy đọc đặc biệt • Microfiche... tài liệu gốc và chi phí nhân sự để duy trì, truy cập chúng đã làm cho những nhà quản lý phải suy nghĩ khó nhọc về cách thực hiện chức năng này Những nhà quản trị thường có thể chứng minh cho số tiền đầu tư lớn vào thiết bị cân bằng với chi phí của việc mở rộng tổ chức về mặt vật chất để có chỗ lưu trữ 11 Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt) • Những thuận lợi của việc chụp vi phim: thông tin trên tài. .. chi phí của việc mở rộng tổ chức về mặt vật chất để có chỗ lưu trữ 11 Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt) • Những thuận lợi của việc chụp vi phim: thông tin trên tài liệu được thu nhỏ lại chỉ chiếm chưa đến 1% khoảng trống của tài liệu gốc, có thể tạo ra những hồ sơ có kích thước thống nhất, chi phi rẻ và nhanh chóng để sử dụng tại những địa điểm khác Tuy nhiên bất lợi chủ yếu là vấn đề cập nhật... lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp • Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan Điều này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh 8 Sắp xếp hồ sơ theo địa lý • Khi dùng . đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực. • Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng. một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó. • Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước