PHẦN III Microsoft EXCEL 203 Chương 1: THAO TÁC TRÊN EXCEL Bài 1: Bắt đầu Microsoft Excel 2007 Để bắt đầu với Excel 2007, bạn nên chú ý rằng có nhiều tính năng tương tự với các phiên bản trước. Và cũng có nhiều tính năng mới mà bạn có thể sử dụng. Có 3 tính năng bạn nên nhớ khi làm việc trong Excel 2007: Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar, và Ribbon. Chức năng của những tính năng này sẽ được trình bày chi tiết bên dưới. Bảng tính Một bảng tính là một tài liệu điện tử lưu trữ các kiểu dữ liệu khác nhau. Có các cột dọc và dòng ngang. Một ô là sự giao nhau của dòng và cột. Một ô có thể chứa dữ liệu và được sử dụng trong các phép toán của dữ liệu trong bảng tính. Một bảng tính Excel có thể chứa các workbook và worksheet. Workbook nắm giữ các worksheet có liên quan đến nhau. Microsoft Office Button Microsoft Office Button thực thi các chức năng mà được đặt trong menu File ở các phiên bản Excel trước. Nút này cho phép bạn tạo một workbook mới (New), mở một workbook đã có sẵn (Open), lưu (Save), lưu với tên file (Save As), in (Print), gửi (Send) và đóng (Close). 204 Ribbon Ribbon là vùng phía trên cùng của tài liệu. Nó gồm 7 tab: Home, Insert, Page, Layouts, Formulas, Data, Review và View. Mỗi tab được chia thành các nhóm. Mỗi nhóm là tập hợp các tính năng được thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong quá trình làm việc hoặc chỉnh sửa bảng tính Excel. Các tính năng phổ biến được hiển thị trong vùng Ribbon. Để xem các tính năng trong mỗi nhóm, Click mũi tên ở phía góc bên phải của mỗi nhóm. Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline Review: Proofing, Comments, Changes View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros Quick Access Toolbar :là một thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn có thể sử dụng. Bạn có thể đặt Quick Access Toolbar lên phía trên hoặc phía dưới vùng Ribbon. Để thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar, Click vào mũi tên phía cuối thanh công cụ và Click Show Below the Ribbon. 205 Bạn cũng có thể thêm các mục vào Quick Access Toolbar. Click phải vào bất kỳ mục nào trong Office Button hay Ribbon và Click Add to Quick Access Toolbar và một phím tắt sẽ được thêm. Thanh công cụ mini Một tính năng mới trong Office 2007 là thanh công cụ mini. Đây là một thanh công cụ nổi được hiển thị khi bạn bôi đen đoạn văn bản hay Click phải vào văn bản. Nó hiển thị các công cụ định dạng phổ biến, như Bold, Italics, Fonts, Font Size và Font Color. Tùy chỉnh trong Excel Excel 2007 cung cấp một vùng rộng các tùy chọn có thể tùy chỉnh, cho phép bạn làm việc với Excel một cách thuận lợi nhất. Để truy cập vào những tùy chọn này: • Click Office Button • Click Excel Options 206 Popular Những tính năng này cho phép bạn xác định môi trường làm việc với thanh công cụ mini, sự phối hợp màu sắc, các tùy chọn mặc định cho workbook, sắp xếp và điền tên người dùng và cho phép bạn truy cập vào tính năng Live Preview. Tính năng Live Preview cho phép bạn xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng những thay đổi. Formulas Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công thức, kiểm tra lỗi và kiểm tra các quy tắc. 207 Proofing Tính năng này cho phép bạn xác định cách chỉnh sửa và định dạng từ cho văn bản. Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và bỏ qua các từ hay các lỗi trong tài liệu thông qua Custom Dictionaries. Save Tính năng này cho phép bạn xác định cách một workbook được lưu. Bạn có thể xác định cách tự động lưu khi chạy và nơi bạn muốn workbook được lưu. 208 Advanced Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in, hiển thị, công thức, tính toán và các thiết lập khác. Customize Tùy chọn này cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar. Nếu có nhiều công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access Toolbar. 209 Bài 2: Làm việc với Workbook 1. Tạo một Workbook Để tạo một Workbook: • Click Microsoft Office Toolbar • Click New • Chọn Blank Document Nếu bạn muốn tạo một tài liệu mới từ một template có sẵn, hãy xem các mẫu có sẵn và chọn một trong các kiểu bạn cần. 210 2. Lưu một Workbook Khi bạn lưu một workbook, bạn có 2 lựa chọn là: Save hoặc Save As. Để lưu một tài liệu: • Click Microsoft Office Button • Click Save hoặc Save As Bạn có thể sử dụng tính năng Save As khi bạn cần lưu một workbook dưới dạng tên khác hoặc lưu nó dưới dạng các phiên bản trước của Excel. Hãy nhớ rằng các phiên bản cũ của Excel có thể không mở được một worksheet trong Excel 2007 cho tới khi bạn lưu nó như định dạng Excel 97-2003. Để sử dụng tính năng Save As: • Click Microsoft Office Button • Click Save As • Nhập tên cho Workbook • Trong hộp Save as Type, chọn Excel 97-2003 Workbook. 211 3. Mở một Workbook Để mở một workbook có sẵn: • Click Microsoft Office Button • Click Open • Duyệt qua các workbook • Chọn workbook bạn cần mở • Click Open 3. Nhập dữ liệu Có nhiều cách khác nhau để nhập dữ liệu trong Excel: trong một ô hoặc trong thanh công thức. 212 [...]... dữ liệu vào một ô: • Click vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu • Bắt đầu gõ nội dung Để nhập dữ liệu vào thanh công cụ: • Click vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu • Đặt con trỏ lên thanh công thức • Nhập dữ liệu 213 Bài 3: Thao tác với dữ liệu Excel cho phép bạn di chuyển, copy và paste các ô và nội dung các ô thông qua việc cut và paste hoặc copy và paste 1 Lựa chọn dữ liệu Để lựa chọn một ô hoặc dữ liệu. .. 9 Tìm và thay thế dữ liệu Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu: • Click nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home • Chọn Find hoặc Replace • Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên) • Click nút Options để tìm. .. bạn muốn các dữ liệu giống nhau được copy vào các ô khác nhau, bạn chỉ cần hoàn thành một ô hay nếu bạn muốn có một chuỗi dữ liệu (như, các ngày trong tuần) điền vào 2 ô đầu tiên trong chuỗi và sau đó sử dụng tính năng Auto Fill Để sử dụng tính năng Auto Fill: • Click Fill Handle (móc điều khiển ở góc dưới phía bên phải ô) • Kéo Fill Handle để tự động điền dữ liệu vào các ô 7 Chỉnh sửa Worksheet Chèn... Search Results - Để tìm kiếm đề tài khác, chỉ cần Click nút Back từ pane Search Results để quay lại các trang đã xem qua Bạn cũng có thể sử dụng nút Forward để trở lại những trang trước đó 231 Bài 9: Sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel Định dạng có điều kiện trong Excel cho phép bạn áp dụng các cách định dạng khác nhau, ví dụ như định dạng màu cho một hay nhiều ô dựa trên dữ liệu các ô đó Đây... về 03/12/2006 hoặc 39,054 Là ngày hết hạn bảo hành của thiết bị ổ cứng HDD Trả về 03/12/2007 hoặc 39,419 Là ngày hết hạn bảo hành của màn hình (Monitor) Trả về 03/12/2008 hoặc 39,785 Là ngày hết hạn bảo hành của CPU 4 Hàm HOUR Công dụng Trả về giờ của một giá trị thời gian Giờ trả về ở dạng số nguyên từ 0 (12:00 PM) đến 23 (11:00 PM) Công thức =HOUR(serial_number) serial_number giá trị mà bạn cần tìm. .. lập một điều kiện để điều khiển việc thay đổi định dạng trong các ô 2 Nhập dữ liệu Nếu điều kiện bạn cài đặt phù hợp với dữ liệu thì việc định dạng sẽ được áp dụng Chú ý: điều kiện có thể được thiết lập cho một ô vì vậy nó có thể thay đổi để định dạng nội dung các ô Định dạng ô, sử dụng định dạng có điều kiện - Có những dữ liệu sau, chúng ta có thể áp dụng định dạng có điều kiện - Lựa chọn vùng bạn... chuyển hình ảnh, Click và kéo nó tới nơi nào bạn muốn Chèn Clip Art Để thêm Clip Art: • Click tab Insert • Click nút Clip Art • Tìm hình mẫu bằng cách sử dụng hộp thoại tìm kiếm Clip Art • Click Clip Art • Để di chuyển hình mẫu, Click và kéo nó tới nơi nào bạn muốn Chỉnh sửa hình ảnh và hình mẫu 222 Khi bạn thêm một hình ảnh vào bảng tính, sẽ có một tab mới xuất hiện trên vùng Ribbon Tab Format cho... viên Hồng Anh Tuấn Công thức =HOUR(A3) =HOUR(NOW()) 5 Giải thích Trả về 7 Trả về giờ hiện tại trong hệ thống của bạn Hàm MONTH 237 Công dụng Trả về thứ tự của tháng từ giá trị kiểu ngày tháng Công thức =DAY(serial_number) serial_number dạng chuỗi số tuần tự của tháng cần tìm Ngày tháng này nên nhập bằng hàm DATE hoặc kết quả trả về từ hàm khác Có thể bị lỗi nếu bạn nhập serial_number là một chuỗi dạng... Sort & Filter trên tab Home • Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên • Click Add Level • Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp Lọc dữ liệu Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định Để sử dụng bộ lọc: • Click vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, Click Sort & Filter • Click nút Filter • Click vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên • Click Text... sự thay đổi chỉ được lưu lại khi bạn đóng lại chương trình Excel 234 Chương 2: SỬ DỤNG HÀM A HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN Một số lưu ý khi sử dụng ngày tháng và thời gian trong Excel: Excel hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900 Macitosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904 Tài liệu này được diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows Hệ thống ngày giờ Excel . thích hợp để xóa: Cell, Row, hay Column 215 9. Tìm và thay thế dữ liệu Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu: • Click nút Find & Select trên nhóm. dữ liệu • Bắt đầu gõ nội dung Để nhập dữ liệu vào thanh công cụ: • Click vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu • Đặt con trỏ lên thanh công thức • Nhập dữ liệu