Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp 1 Trờng đại học vinh Khoa công nghệ thông tin ---------*&*-------- [ luận văn tốt nghiệp đại học Đề tài: nghiên cứu và xây dựng siêu thị điện tử qua mạng Giáo viên hớng dẫn : Th.S Lê Văn Bằng Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Hằng Lớp : 42B 1 - CNTT Vinh 2005 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp Lời nói đầu Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin hiên nay đã tác động sâu sắc đến mọi lĩnh vực của xã hội ở nớc ta. ở nớc ta, việc đinh hớng và điều phối các hoạt động triển khai công nghệ thông tin không còn ở mức độ thử nghiệm nữa mà đã thành nhu cầu bức thiết của quá trình phát triển. Phạm vi ứng dụng của CNTT càng ngày càng đợc mở rộng trên nhiều lĩnh vực: Truyền thông, đo lờng, điều khiển tự động, quản lý các hoạt động của con ngời và xã hội. Đặc biệt, ở nớc ta hiện nay việc ứng dụng tin học trong quản lý chiếm phần lớn về sản phẩm phần mềm tin học. Những thành tựu về công tác quản lý đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực, tạo ra phơng pháp quản lý mới hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sức. Giúp các nhà quản lý có tầm nhìn bao quát, nắm bắt kịp thời các đòi hỏi về thông tin và các yêu cầu cần xử lý. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các phần mềm ứng dụng. Các phần mềm này có giá trị đáp ứng các yêu cầu cũng nh đòi hỏi của ng- ời sử dụng. Với tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý cho nên em đã tìm hiểu và sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access để xây dựng phần mềm Quản lý kế toán doanh nghiệp . 2 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp Đề tài luận văn: quản lý kế toán doanh nghiệp Đề tài bao gồm bốn chơng: Chơng 1: Tìm hiểu và đặc tả bài toán Chơng 2: Phân tích thiết kế hệ thống Chơng 3: Thiết kế giao diện và Modul trong chơng trình Chơng 4: Một số vấn đề về ngôn ngữ Visual Basic Luận văn đợc hoàn thành vào tháng 5 năm 2005 tại trờng Đại Học Vinh, dới sự hớng dẫn của thầy giáo Thạc sỹ Lê Văn Bằng. Em xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của em đến thầy. Ngời đã định hớng và tận tình giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu đề tài cũng nh để thực hiện đợc đề tài này. Xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa CNTT đã giảng dạy và chỉ bảo những vấn đề liên quan đến đề tài. Vinh, Tháng 5 năm 2005 3 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp CHơNG I TìM HIểU V đặC Tả BI TOáN I. đặc tả bài toán thực tế Chúng ta đang xem xét vấn đề bài toán thực tế ở đây là: Kế toán vốn bằng tiền Ban đầu, khi đi vào hoạt động sản xuất thì mỗi doanh nghiệp có 1 lợng tiền nhất định. Nhiệm vụ của ngời kế toán ở đây là quản lý lợng tiền thu vào, thu vào từ đâu, với lợng bao nhiêu và khi chi ra thì phải chi cho đơn vị nào, với lợng bao nhiêu. Cuối mỗi kỳ quyết toán thì ngời kế toán phải lập các báo cáo kế toán để nhà lãnh đạo, quản lý biết tình hình sử dụng các loại tài sản, vật t, tiền vốn, tính hiệu quả, phân tích đánh giá tình hình, kết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp, từ đó mà đề ra các biện pháp, các quyết định phù hợp với hớng phát triển của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thì trong quá trình hoạt động SXKD thì mọi nguồn thu chi là rất lớn và bao gồm nhiều lĩnh vực thu chi khác nhau chính vì vậy không thể quản lý bắng tên để đánh giá một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chính vì vậy mà ngời ta phải mã hoá các nguồn thu chi đó chính là: Hệ thống tài khoản kế toán- Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành. Tài khoản cấp 1 đợc ký hiệu bằng 3 con số, trong đó số thứ nhất là loại tài khoản, số thứ hai là nhóm tài khoản trong loại; số thứ ba là tên tài khoản cấp 1 của nhóm tài khoản đó. Tài khoản cấp 2 đợc ký hiệu bằng 4 con số, trong đó 3 số đầu là ký hiệu của tài khoản cấp 1; số thứ t là tên tài khoản cấp 2 trong tài khoản cấp 1. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý ở từng doanh nghiệp đối với các đối tợng kế toán cụ thể mà có thể mở thêm các tài khoản cấp 3, cấp 4 Có thể nói hệ thống tài khoản này sinh ra để làm gọn các mục trong quản lý. Trên thực tế, Đối với một doanh nghiệp khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh tức là một hoạt động thu chi thì không phải lúc nào cũng thanh toán bằng tiền mặt mà có thể bằng chuyển khoản qua 4 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp 2. Một số chức năng xử lý chính của chơng trình kế toán: Tiền mặt: Quản lý các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng với nhà cung cấp, những chi phí bán hàng. Lập chúng từ thu, chứng từ chi, báo cáo tổng hợp thu chi và báo cáo quỹ. Tiền gửi ngân hàng: Phản ánh tình số hiện có và tình hình hoạt động về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng hoặc công ty tài chính nếu có. Tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển là các khoản: Tiền mặt hoặc séc nộp vào ngân hàng, kho bạc; Tiền chuyển qua bu điện để trả đơn vị khác; thu tiền bán sản phẩm nộp thuế ngay cho kho bạc nhà nớc nhng cha nhận đợc giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng. Chứng từ kế toán: Để hạch toán tiền đang chuyển sử dụng chứng từ kế toán: + Phiếu chi + Giấy báo Có của ngân hàng + Giấy báo Nợ của ngân hàng Đánh giá hệ thống cũ Nh ợc điểm: Một số doanh nghiệp hiện nay vẫn đang còn thao tác mọi công việc bằng thu công. Nếu một doanh nghiệp có chi phí sản xuất nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng là không đáng kể thì việc làm bằng tay tơng đối thuận lợi. Tuy nhiên, Nền kinh tế thị trờng ngày càng phát triển đòi hỏi phải chi phí thu / chi tơng đối lớn, những công việc này luôn đòi hỏi sự chính xác và nhanh chóng trong việc tính toán cũng nh việc cập nhật thông tin. Mà công việc của kế toán đòi hỏi sự chính xác chính vì vậy chúng ta cần phải đa những công việc đó thực hiện bằng máy móc nh thế thì sự chính xác sẽ cao và việc làm sẽ nhanh chóng và thuận tiện. Và điều quan trọng là phải tạo ra một giao diện thân thiện với ngời sử dụng. 5 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp II. Lựa chọn phơng pháp và hệ quản trị cơ sỏ dữ liệu 1. Lựa chọn phơng pháp Căn cứ vào những kết quả phân tích ở trên, em thấy rằng phơng pháp đợc sử dụng trong việc tin học hoá quản lý kế toán doanh nghiệp nên là phơng pháp tin học hóa từng phần. Theo phơng pháp này các chức năng đợc phát triển tơng đối độc lập với nhau. Do đó, việc thực hiện đơn giản hơn, đầu t ban đầu không lớn. Và phơng pháp này không làm biển đổi cơ bản và sâu sắc cấu trúc của hệ thống nên đợc chấp nhận trong thực tế. Điểm mạnh nổi bật của phơng pháp này làtính mở của hệ thống, việc bổ sung sửa đổi các phân hệ không làm ảnh hởng đến các phân hệ kháccũng nh toàn bộ hoạt động của hệ thống. Với những u điểm đó phơng pháp tin học hoá từng phần là hoàn toàn phù hợp với nhu cầu, trình độ tổ chức, quy mô hệ thống và khả năng thực tế của doanh nghiệp. 2. Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một bộ chơng trình dùng để xử lý và thay đổi cơ sỏ dữ liệu để đảm bảo sự thống nhất theo chuẩn, kiểm tra và điều hành quá trình sử dụng và khai thác dữ liệu. Khi tiến hành xây dựng một phần mềm quản lý, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải dựa trên mục tiêu tích cực hoá vai trò quản trị. Đó là: - Cung cấp các công cụ hữu hiệu để sản sinh ra chơng trình giải quyết hàng loạt vấn đề cơ bản trong việc giải quyết bài toán quản lý. - Cho phép xây dựng hệ thống ngân hàng dữ liệu thích ứng với nhu cầu thực tiễn ứng dụng. - Xử lý có hiệu quả trong việc tổ chức, chia xẻ và kết hợp tài nguyên về dữ liệu, khắc phục các tranh chấp và hạn chế mất mát dữ liệu. Phải có quy trình bảo mật thông tin trong việc phân quyền truy nhập và khai thác dữ liệu nhiều ngời sử dụng. Trong những năm gần đây, khi các ứng dụng trong quản lý đã trở nên quen thuộc với mọi ngời. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên PC nh Foxpro hay Microsoft Access, Microsoft Visual Basic đã trở thành phổ dụng. Trong đó Microsoft Visual Basic cho 6 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp phép bạn lu trữ và quản lý một khối lợng thông tin lớn. Đó chính là lý do mà nhiều ngời lập trình đã chọn ngôn ngữ Microsoft Visual Basic làm công cụ cài đặt hệ thống. Căn cứ vào những yêu cầu của đề tài em đã chọn ngôn ngữ Microsoft Visual Basic để cài đặt và phát triển đề tài luận văn của mình. 7 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp chơng II Phân tích thiết kế hệ thống i. phân tích và thiết kế hệ thống 1.Lựa chọn hớng phân tích Khi phân tích thiết kế hệ thống ta có thể chọn một trong hai hớng đó là hớng chức năng hay hớng dữ liệu. Trong đề tài này em lựa chọn phân tích theo hớng chức năng. Với cách tiếp cận này chức năng đợc lấy làm trục chính của quá trình phân tích, tiến trình phân tích từ trên xuống có cấu trúc. Các b ớc thực hiện: - Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng - Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu - Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể - Xây dựng mô hình dữ liệu 2.Phân tích hệ thống cũ Mọi thao tác của hệ thống cũ đều thực hiện thủ công nên rất khó khăn trong việc lu trữ và xử lý thông tin. Bởi vậy cần xây dựng một chơng trình quản lý bằng máy tính để trợ giúp việc quản lý một cách chính xác và hiệu quả hơn, làm giảm nhẹ một phần đáng kể nhân lực và công sức, tránh đợc các sai sót. + Yêu cầu của hệ thống quản lý bằng máy tính: - Quản lý tốt việc cập nhật một chứng từ - Xử lý thông tin chính xác, khoa học - Chơng trình dễ sử dụng và có hiệu quả cao 3. Thiết kế hệ thống mới: Các chức năng chính của hệ thống mới + Tài khoản + Tiền mặt + Tiền gửi ngân hàng 8 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp + Tiền đang chuyển Tài khoản - Cập nhật tài khoản - Cập nhật số d đầu của doanh nghiệp Danh mục - Danh mục ngoại tệ - Danh mục chứng từ Tiền mặt - Lập chứng từ thu chi - Sửa chứng từ phát sinh - Liệt kê chứng từ phát sinh - Báo cáo sổ quỹ tiền mặt - Báo cáo sổ cái tài khoản - Báo cáo sổ cái tổng hợp - Báo cáo cân đối tài khoản Tiền giửi ngân hàng - Sổ tiền giửi ngân hàng - Sổ theo dõi nộp Séc Tiền đang chuyển - Sổ chi tiết tài khoản 4. Sơ đồ phân cấp chức năng( Của hệ thống mới ) Sơ đồ phân cấp chức năng đợc sử dụng để nêu ra các chức năng và quá trình cho biểu đồ luồng dữ liệu, và thông tin qua nó để mô tả các chức năng xử lý của hệ thống theo dạng mức. Việc phân rã chức năng đợc thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức năng còn đợc dùng để chỉ ra mức độ mà từng quá trình hoặc quá trình con phải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu. 9 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp Sơ đồ phân cấp chức năng 10 . Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp Sơ đồ phân cấp chức năng 10 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp 11 Quản lý kế toán Doanh Nghiệp. mềm Quản lý kế toán doanh nghiệp . 2 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý kế toán doanh nghiệp Đề tài luận văn: quản lý kế toán doanh nghiệp Đề tài bao gồm bốn