Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học Trờng đại học vinh Khoa công nghệ thông tin ----- ----- quản lí đề tài nghiên cứu khoa học Giáo viên hớng dẫn: ThS: Vũ Chí Cờng Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn Lớp 42E1 Khoa Công nghệ thông tin Vinh, tháng 4 năm 2006 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn 42E1 CNTT Trang 1 Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học LờI NóI ĐầU Cùng với sự phát triển của các lĩnh vực kinh tế, xã hội, nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng cao và không ngừng biến đổi. Khi hệ thống càng phát triển, càng phức tạp thì các phơng thức quản lý cổ điển truyền thống sẽ trở nên cồng kềnh và khó có thể đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của hệ thống. Để xử lý các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của một công cụ hiện đại, đó chính là công nghệ thông tin. Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến các hoạt động xã hội, làm thay đổi một cách sâu sắc đến phong cách sống và làm việc của một xã hội. Công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột chính của nền kinh tế tri thức, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động xã hội và nghiên cứu khoa học đợc nhiều ngời quan tâm. Phạm vi ứng dụng của công nghệ thông tin ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: Truyền thông, đo lờng, tự động hoá, quản lý các hoạt động của con ngời và xã hội . Những lợi ích mà các phần mềm ứng dụng mang lại là đáng kể nh: Xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sức, phí tổn thấp và hiệu quả công việc nâng cao một cách rõ rệt. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các phần mềm ứng dụng hỗ trợ việc quản lý các hoạt động xã hội một cách tốt nhất. Với tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nên tôi muốn tìm hiểu ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQLServer để xây dựng phầm mềm Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học. Để thực hiện và hoàn thành tốt đề tài này phần lớn là nhờ vào sự dạy giỗ của các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin, sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Ths.Vũ Chí Cờng và phòng Khoa học & Thiết bị của Trờng Đại Học Vinh. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn 42E1 CNTT Trang 2 Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học Mặc dù đã cố gắng tìm hiểu kỹ kiến thức đã học và tra cứu các tài liệu chuyên ngành, kết hợp với việc khảo sát thực tế để hoàn thành các yêu cầu đặt ra của đề tài, nhng vì khả năng có hạn, thời gian eo hẹp, việc khảo sát cũng không đ- ợc thuận lợi nên còn nhiều thiếu sót, tôi rất mong đợc sự đánh giá, bổ sung của giáo viên hớng dẫn, các thầy cô bộ môn và các bạn. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ chân tình của thầy giáo Ths.Vũ Chí Cờng, các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin và phòng Khoa học & Thiết bị của Trờng Đại Học Vinh và các bạn đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này. Vinh Ngày 10 tháng 5 năm 2006 Sinh viên: Trần Đình Sơn ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn 42E1 CNTT Trang 3 Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học A. Lí DO CHọN Đề TàI Ngày này cùng với sự phát triển vợt bậc của khoa học kỹ thuật thì công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất, và có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống đặc biệt công nghệ thông tin là một công cụ hỗ trợ rất đắc lực trong công tác quản lý, mặt khác đây cũng là cơ hội cho tôi tập duyệt viết phần mềm, ngoài ra nó giúp tôi nhìn nhận tính chất con ngời và công việc, và hiểu đợc các nguyên tắc làm việc của công tác quản lý, và cũng đồng thời do sự gợi mở ý tởng của thầy giáo Ths.Vũ Chí Cờng đã giúp tôi đi đến đề tài này. Kết hợp những lý do đó tôi đã lựa chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic cùng cơ sở dữ liệu SQL server2000 để vết nên chơng trình Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học. B. NộI DUNG Đề TàI Chơng trình Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học đợc áp dụng cho tất cả các phòng khoa học của các cơ quan trong cả nớc. Chức năng cơ bản của chơng trình là quản lý hồ sơ các đề tài nghiên cứu khoa học bao gồm đăng ký, báo cáo tiến độ, nghiệm thu đánh giá, thống kê báo cáo cho tất cả các đề tài thuộc các loại hình, cấp độ đề tài, lĩnh vực đề tài của một cơ sở quản lý nghiên cứu khoa học. Để hoàn thành đề tài này, chúng tôi đã thực hiện các công việc sau: 1. Khảo sát hiện trạng của hệ thống Trờng đại học vinh là một trong những trờng có cơ sở vật chất khá đầy đủ, có đầy đủ các trung tâm khoa học, có đội ngũ giáo viên giỏi. Vì lẽ đó tôi đã chọn nơi khảo sát là Phòng Khoa học Thiết bị của trờng đại học vinh. Vì phòng Khoa học Thiết bị của trờng đại học vinh có đầy đủ điều kiện tính chất của một trung tâm khoa học. Phòng đã cung cấp cho tôi những thông tin, những tài liệu cần thiết và khá đầy đủ cho công việc quản lý khoa học. 2. Phân tích và thiết kế hệ thống. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn 42E1 CNTT Trang 4 Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học 3. Thiết kế giao diện và thiết kế chức năng. 4. Cài đặt và thử nghiệm hệ thống CHƯƠNG I. KHảO SáT HIệN TRạNG Hệ THốNG I. Khảo sát cơ cấu tổ chức của hệ thống: Phòng Khoa Học & Thiết bị là một bộ phận của Trờng Đại Học Vinh nhng nó cúng có cơ cấu tổ chức tơng đối đầy đủ các bộ phận nh một cơ quan nhà nớc. Phòng gồm có: Trởng phòng chịu trách nhiệm điều hành các công việc của phòng, lên kế hoạch và ra quyết định, giám sát tình trạng của phòng và một số công việc khác; kế toán có nhiệm vụ cập nhật thông tin vào máy và xử lý thông tin đó theo yêu cầu của bộ phận quản lý. II. Cách thức hoạt động của hệ thống: Qua điều tra khảo sát, ta thấy quy trình hoạt động nh sau: 1. Quản lý tổ chức thực hiện các hoạt động Khoa Học Đăng kí, triển khai nghiệm thu đánh giá các đề tài, định mức hoạt động khoa hoc và công nghệ, khen thởng, kỉ luật trong các hoạt động khoa học và công nghệ và áp dụng cho các đối tợng sau ở trờng đại học vinh + Các đơn vị trong trờng gồm: Khoa, Phòng, Trung Tâm, Tổ bộ môn + Các cán bộ thuộc biên chế giảng dạy hoặc hợp đồng giảng dạy (gọi chung là cán bộ giảng dạy), chuyên viên, kỉ thuật viên (có trình độ thạc sĩ, Tiến sĩ) + Các học viên sau đại học và sinh viên + Các cán bộ ngoài trờng đợc mời tham gia thực hiện các chơng trình nghiên cứu khoa học ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn 42E1 CNTT Trang 5 Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học 2. Nội dung của hoạt động khoa học a) Đối với đề tài cấp trờng và cấp khoa: Thời gian thực hiện là 1 năm. Tên đề tài, nội dung nghiên cứu do cá nhân tự đề xuất, hội đồng Khoa Học và đào tạo khoa thẩm định đề nghị. b) Tiêu chuẩn chủ nhiệm đề tài: Tất cả các cán bộ giảng dạy, chuyên viên, kỹ thuật viên (có trình độ thạc sĩ, tiến sĩ) đều có quyền đăng ký là chủ đề tài khoa học cấp trờng. Học viên sau đại học và sinh viên có quyền tham gia thực hiện đề tài nếu chủ đề tài giới thiệu. c) Nhiệm vụ của chủ đề tài: - Trực tiếp ký hợp đồng - Tổ chức thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu theo đúng nội dung và tiến độ - đã ghi trong bản thuyết minh. - Đảm bảo tên đề tài, nội dung không đợc trùng lặp với các đề tài đã nghiên cứu, các luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, đảm bảo chỉ rõ đầy đủ các trình dẫn cùng với các nguồn gốc của các nội dung trích dẫn. - Chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện đề tài, báo cáo tình hình triển khai thực hiện đề tài hàng năm hoặc báo cáo tổng kết thực hiện đề tài. - Thực hiện thanh, quyết toán kinh phí đề tài theo đúng quy định về tài chính hiện hành. 3. Tổ chức thực hiện và quản lý các đề tài khoa học. Quản lý và kiểm tra thực hiện đề tài: + Sau khi đã hoàn tất các thủ tục ra quyết định và ký hợp đồng thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ, phòng quản lý khoa học, thiết bị tổng hợp ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn 42E1 CNTT Trang 6 Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học danh sách các đề tài thực hiện trong năm theo từng đơn vị khoa, trung tâm và gửi tới các đơn vị trớc 30/3 hàng năm để theo dõi và quản lý + Hàng năm các chủ đề tài phải thực hiện chế độ báo cáo nh sau: - Nộp báo cáo đợt 1 về tình hình triển khai thực hiện đề tài trong năm (theo mẫu) cho phòng quản lý khoa học trong thời gian từ 10/9 đến 15/9. - Nộp báo cáo tình hình thực hiện đề tài trong năm (đối với đề tài còn kéo dài sang năm sau) hoặc báo cáo tông kết thực hiện đề tài (đối với các đề tài kết thúc) trớc 30/11. III. Phản ánh hiện trạng: Việc lu trữ và xử lý thông tin đợc thực hiện theo cách làm thủ công.Khi xử lý các thông tin ngắn và chung nhất đợc lu vào các biểu mẫu riêng theo nhóm.Tuy nhiên bên cạnh làm theo thủ công thì phòng KH&CN cũng đã sử dụng thêm máy tính nhng cha chủ yếu, do đó có một số u và nhợc điểm sau: 1- Ưu điểm: Cơ cấu đội ngũ cán bộ khá đầy đủ do đó công việc đợc phân chia một cách rõ ràng, nhẹ nhàng. Hệ thống làm việc không quá phức tạp, công cụ và phơng tiện làm việc đơn giản, không chịu ảnh hởng đột xuất của sự cố máy tính 2- Nhợc điểm: Mất thời gian nhiều do việc tìm kiếm thông tin, thông tin có thể thiếu chính xác. Việc sửa đổi thông tin khó khăn, lu trữ thông tin chậm. Những việc làm này có ảnh hởng không nhỏ đến hiểu quả làm việc của các nhân viên .Vì vậy yêu cầu các cơ quan doanh nghiệp phải hết sức linh động, nhạy bén trong việc áp dụng khoa học kỹ thuật mới, đa máy tính vào hệ thống với một vị trí chủ đạo. Máy tính sẽ giúp các cơ quan, các doanh nghiệp .đtôi lại hiệu quả công việc rất cao trong việc quản lý. IV. Một số biểu mẫu: ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn 42E1 CNTT Trang 7 Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học Biểu mẫu 1: Biểu mẫu 2: Biểu mẫu 3: Danh sách những ngời tham gia thực hiện đề tài stt Đơn vị công tác Họ và tên Nhiệm vụ đợc giao Ghi chú 1 2 . . CHƯƠNG II PHÂN TíCH Và THIếT Kế Hệ THốNG I. Các chức năng: 1. Cập nhật dữ liệu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn 42E1 CNTT Trang 8 Lĩnh vực nghiên cứu Loại hình nghiên cứu Tự Xã hội Giáo Kỉ Nông Y Môi Cơ bản ứng dụng Triển khai Nhiên nhân văn dục thuật lâm-Ngư dược trường Chủ nhiệm đề tài Tên đề tài: Mã số: . Họ và tên: Học vị, Chức danh KH Chức vụ: Địa chỉ: . Điện thoại CQ: Fax: E_Mail: Điện thoại nhà riêng: . Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học - Cập nhật cán bộ khoa học - Cập nhật cơ quan chủ trì - Cập nhật lĩnh vực - Cập nhật loại hình - Cập nhật cấp quản lý - Cập nhật tiêu chí đánh giá 2. Thông tin đề tài - Đăng ký đề tài - Báo cáo tiến độ - Nghiệm thu Đánh giá 3. Thống kê - tìm kiếm - Tìm kiếm - Thống kê 4. In ấn - In bản đăng ký - In báo cáo tiến độ - In kết quả đánh giá - In danh sách đề tài cha đánh giá - In danh sách đề tài đã đánh giá - In danh sách đề tài II. Đặc tả các chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn 42E1 CNTT Trang 9 Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học 1, Biểu đồ phân cấp chức năng. 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sinh viên thực hiện: Trần Đình Sơn 42E1 CNTT Trang 10 Quản lý hồ sơ khoa học Cập nhật dữ liệu Thông tin đề tài Thống kê-tìm kiếm In ấn Cập nhật loại hình Cập nhật lĩnh vực Cập nhật cấp quản lý Cập nhật cơ quan chủ trì Cập nhật cán bộ khoa học Cập nhật tiêu chuẩn đánh giá đăng kĩ đề tài Báo cáo tiến độ Nghiệm thu đánh giá Thống kê Tìm kiếm In bản đăng ký In báo cáo tiến độ In kết quả đánh giá In danh sách đề tài Chưa đánh giá In danh sách đề tài đã đánh giá In danh sách đề tài . trình Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học. B. NộI DUNG Đề TàI Chơng trình Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học đợc áp dụng cho tất cả các phòng khoa học của. Luận văn cuối khoá Quản lý hồ sơ khoa học Trờng đại học vinh Khoa công nghệ thông tin ----- ----- quản lí đề tài nghiên cứu khoa học Giáo viên hớng