BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH HUỲNH THỊ THANH QUYÊN MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC VINH - 2010 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH HUỲNH THỊ THANH QUYÊN MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC Chuyên ngành: Quản lý giáo dục Mã số: 60.14.05 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Thị Hường VINH - 2010 LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Nguyễn Thị Hường, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình tiến hành nghiên cứu lúc đề tài Hội đồng khoa học nghiệm thu Tôi xin chân thành cảm ơn thầy cô Lãnh đạo trường Đại học Vinh, khoa Sau đại học quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện cho tơi thời gian học tập hồn thành luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Quảng Nam, CB-VC trường, đặc biệt gia đình tạo điều kiện thuận lợi động viên tơi q trình học tập nghiên cứu hoàn thành tốt luận văn Dù có nhiều cố gắng q trình thực đề tài, song tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận góp ý, trao đổi quý thầy, cô giáo bạn đồng nghiệp Vinh, tháng 10 năm 2010 Tác giả Huỳnh Thị Thanh Quyên MỤC LỤC MỞ ĐẦU……………………………………………………………………1 Lý chọn đề tài………………………………………………………….1 Mục đích việc nghiên cứu…………………………………………….2 Khách thể đối tượng nghiên cứu………………………………………2 Giả thuyết khoa học……………………………………………………….3 Nhiệm vụ nghiên cứu…………………………………………………… Phương pháp nghiên cứu………………………………………………….3 Những đóng góp luận văn…………………………………………….4 Cấu trúc luận văn………………………………………………………….4 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU………… 1.1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề…………………………………………… 1.2 Một số khái niệm đề tài…………………………………… 1.2.1 Văn thư, lưu trữ……………………………………………………….9 1.2.1.1 Văn thư………………………………………………………………9 1.2.1.2 Lưu trữ…………………………………………………………… 13 1.2.2 Quản lý quản lý giáo dục…………………………………………14 1.2.2.1 Quản lý…………………………………………………………….14 1.2.2.2 Quản lý giáo dục………………………………………………… 16 1.2.2.3 Các chức quản lý…………………………………………….17 1.2.2.4 Quản lý Nhà nước…………………………………………………19 1.2.2.5 Quản lý Nhà nước công tác Văn thư………………………… 19 1.2.2.6 Quản lý Nhà nước công tác Lưu trữ……………………………20 1.2.3 Biện pháp quản lý công tác VTLT………………………………… 21 1.3 Vị trí vai trị cơng tác VTLT trường ĐH……………………… 21 1.4 Quản lý công tác VTLT trường ĐH…………………………………22 1.4.1 Mục tiêu quản lý công tác VTLT trường ĐH…………………… 22 1.4.2 Nội dung quản lý công tác VTLT trường ĐH…………………… 23 1.4.2.1 Quản lý công tác xây dựng ban hành văn đạo công tác VTLT, tập huấn, triển khai văn Trung ương tỉnh………23 1.4.2.2 Quản lý công tác tổ chức cán bộ……………………………… 23 1.4.2.3 Quản lý nguồn lực tài CSVC phục vụ cơng tác VTLT… 23 1.4.2.4 Quản lý việc đạo, kiểm tra, khen thưởng cơng tác VTLT……………………………………………………………………….24 1.4.3 Phương pháp hình thức quản lý công tác VTLT trường ĐH… 24 Kết luận chương 1………………………………………………………….26 Chương CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU………27 2.1 Khái quát trường ĐH Quảng Nam………………………………….27 2.1.1 Vài nét lịch sử trường ĐH Quảng Nam………………………… 27 2.1.2 Cơ cấu trường………………………………………….29 2.1.3 Về đội ngũ CB-VC………………………………………………… 30 2.1.4 Về học sinh – sinh viên…………………………………………… 30 2.2 Thực trạng công tác VTLT trường ĐH Quảng Nam…………… 30 2.2.1 Nhận thức tầm quan trọng công tác VTLT………………… 30 2.2.2 Việc thực công tác VTLT trường ĐH Quảng Nam………… 32 2.2.2.1 Công tác Văn thư………………………………………………… 33 2.2.2.2 Công tác Lưu trữ………………………………………………… 46 2.3 Thực trạng quản lý công tác VTLT trường ĐH Quảng Nam……… 52 2.3.1 Về công tác xây dựng ban hành văn đạo công tác VTLT, tập huấn, triển khai văn Trung ương tỉnh .52 2.3.2 Về công tác tổ chức cán 53 2.3.3 Quản lý nguồn lực tài CSVC phục vụ công tác VTLT .54 2.3.4 Quản lý việc đạo, kiểm tra, khen thưởng công tác VTLT 55 2.4 Đánh giá chung thực trạng quản lý công tác VTLT trường ĐH Quảng Nam từ thành lập đến 56 2.4.1 Mặt mạnh 56 2.4.2 Mặt hạn chế .57 2.4.3 Những thuận lợi .58 2.4.4 Những khó khăn chủ yếu 58 Kết luận chương .58 Chương BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VTLT Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 60 3.1 Nguyên tắc xây dựng biện pháp .60 3.1.1 Đảm bảo tính mục tiêu 60 3.1.2 Đảm bảo tính thực tiễn 60 3.1.3 Đảm bảo tỉnh khả thi 60 3.1.4 Đảm bảo tính hiệu 61 3.2 Các biện pháp .61 3.2.1 Nâng cao nhận thức cho CBQL QB-VC tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ 62 3.2.2 Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống văn qui trình thực cơng tác VTLT nhà trường 63 3.2.3 Tổ chức cho cán bộ, viên chức thảo luận nắm vững qui chế, qui trình thực cơng tác VTLT 66 3.2.4 Lập kế hoạch đánh giá công tác VTLT cách thường xuyên, tự giác 67 3.2.5 Tổ chức đạo thực nghiêm túc, tạo nên thống phịng, khoa, tổ chun mơn đồn thể nhà trường việc thực công tác VTLT 69 3.2.6 Tăng cường nguồn lực tài CSVC phục vụ công tác VTLT 70 3.2.7 Nâng cao lực tham gia công tác VTLT đội ngũ CB-VC lực quản lý công tác VTLT cho CBQL 72 3.2.8 Tạo động lực cho công tác VTLT quản lý công tác VTLT 72 3.2.9 Mối quan hệ biện pháp 73 3.3 Khảo nghiệm tính cấp thiết tính khả thi giải pháp: (lấy ý kiến CB-VC) 74 Kết luận chương .76 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 78 Kết luận 78 Kiến nghị 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 1- CB-VC: Cán - Viên chức 2- CBQL: Cán quản lý 3- CĐ: Cao đẳng 4- CNH: Cơng nghiệp hóa 5- CSVC: Cơ sở vật chất 6- ĐH: Đại học 7- GD-ĐT: Giáo dục đào tạo 8- HĐH: Hiện đại hóa 9- NSNN: Ngân sách Nhà nước 10- TC-HC: Tổ chức – Hành 11- UBND: Ủy ban Nhân dân 12- VTLT: Văn thư – Lưu trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng VTLT có vai trị quan trọng công xây dựng bảo vệ đất nước Nói đến cơng tác VTLT khơng thể chế Nhà nước xem nhẹ vai trị Bất kỳ quan hay tổ chức trị, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế…cho dù hoạt động lĩnh vực nào, tầm cỡ đến đâu hoạt động quan, tổ chức liên quan đến cơng tác VTLT Cơng tác VTLT có vị trí quan trọng hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức Chính thế, năm qua, Đảng Nhà nước ta quan tâm đến công tác này, cụ thể năm gần đây, nhiều văn pháp quy công tác VTLT làm sở cho việc tổ chức hoàn thiện hệ thống quản lý nhà nước công tác VTLT ban hành để chấn chỉnh, đạo, hướng dẫn công tác VTLT từ Trung ương đến địa phương, góp phần quan trọng vào việc phát triển kinh tế xã hội, nâng cao giá trị lịch sử, văn hóa địa phương, đất nước bảo vệ an ninh chủ quyền quốc gia, nhằm đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Trong q trình hoạt động máy quản lý nói chung, cơng tác VTLT giữ vai trò quan trọng, khâu trọng yếu đảm bảo cho hoạt động đồng bộ, hiệu việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức Thực tốt công tác VTLT phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, đạo mà giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá hình thành hoạt động quan, góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác hiệu Trường ĐH Quảng Nam từ thành lập đến trọng công tác VTLT xem nhiệm vụ then chốt việc quản lý đạo hoạt động nhà trường Vì thế, cơng tác VTLT nhà trường vào nề nếp Tuy vậy, cơng tác cịn số hạn chế định Cụ thể chưa thật hướng tới việc quản lý, khai thác sử dụng hiệu thông tin tài liệu lưu trữ Điều kiện sở vật chất, trang thiết bị, nhà kho bảo quản tài liệu thiếu Việc ứng dụng tin học cơng tác VTLT cịn chậm cải tiến Cơng tác lưu trữ nói chung dừng lại việc bảo quản, chưa quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý xây dựng công cụ tra cứu tài liệu chưa tiến hành đồng với công tác thu thập, đội ngũ cán chun mơn nhiều đơn vị sở cịn thiếu chưa nắm vững thể thức thủ tục văn bản, lưu trữ bị phân tán, thất lạc khơng tìm thấy tài liệu cần tra cứu… Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, bước chấn chỉnh, tăng cường công tác VTLT, đồng thời tăng cường khả khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học trường nhu cầu đáng khác cần phải nhanh chóng tìm biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác VTLT nhà trường đảm bảo tính khoa học mang lại hiệu cao Xuất phát từ thực tế trên, lựa chọn đề tài “Một số biện pháp quản lý công tác VTLT trường Đại học Quảng Nam” Thông qua đề tài này, nhằm xem xét nghiên cứu thực trạng công tác VTLT trường ĐH Quảng Nam để đề xuất số biện pháp quản lý công tác VTLT trường Mục đích nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, đề xuất biện pháp quản lý nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác VTLT trường ĐH Quảng Nam Khách thể đối tượng nghiên cứu 3.1 Khách thể nghiên cứu 10 ... TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH HUỲNH THỊ THANH QUYÊN MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC Chuyên ngành: Quản lý giáo dục Mã số: ... ? ?Một số biện pháp quản lý công tác VTLT trường Đại học Quảng Nam? ?? Thông qua đề tài này, nhằm xem xét nghiên cứu thực trạng công tác VTLT trường ĐH Quảng Nam để đề xuất số biện pháp quản lý công. .. nghiên cứu 10 Công tác quản lý VTLT trường ĐH 3.2 Đối tượng nghiên cứu Một số biện pháp quản lý công tác VTLT trường ĐH Quảng Nam Giả thuyết khoa học Công tác VTLT trường ĐH Quảng Nam thời gian