Chơng IV: Tổ chức quản trị dự án Câu 1: Khái niệm quản trị dự án Quản trị dự án: là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến lập, triển khai dự án nhằm đáp ứng mục tiêu chuyên biệt và qua đó góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. -Quản trị dự án là hoạt động đặc thù mang tính khách quan trong đó phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị nh: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. *Hoạch định dự án: có các nội dung sau: -Thu thập và xử lý thông tin, các t liệu có liên quan đến dự án. -Xác định mục tiêu của dự án về thời hạn, về kinh phí, độ hoàn thiện hay chất lợng và hiệu quả của dự án. -Xác định các phơng diện hay nguồn lực cần phải huy động và phân bổ cho các giai đoạn của dự án. *Tổ chức: điều phối các hoạt động của dự án. Bao bồm các nội dung sau: -Lựa chọn mô hình tổ chức dự án và xác lập các quy định, nguyên tắc. -Bố trí sắp xếp và phối hợp nhân sự cũng nh các bộ phận của cấu trúc tổ chức dự án. -Khuyến khích động viên và duy trì kỷ luật -Công công cụ điều phối dự án -Kiểm tra, theo dõi thực hiện dự án *Kiểm soát và đánh giá toàn bộ quá trình dự án: bao gồm các nội dung sau: -Đánh giá sự tiến triển của dự án trên các phơng diện chủ yếu. -Phân tích kiểm soát rủi ro, đánh giá các rủi to, đề xuất các biện pháp quản trị. -Điều chỉnh dự án Câu 2: Các giai đoạn của quá trình quản trị dự án a)Xác định dự án: là giai đoạn đầu tiên của quản trị dự án nhằm phát hiện những ý đồ đầu t của quản trị, ý tởng, sáng tạo phơng án giải quyết vấn đề của doanh nghiệp mà trớc đó cha có tiền lệ. ý đồ đó xuất phát từ các nguồn sau: -Những chiến phát triển kinh tế - xã hội hay chiến lợc phát triển ngành, lĩnh vực. -Thông qua việc phát hiện những bất cập trong việc phối trí và sử dụng các nguồn lực giả doanh nghiệp. -Những nhu cầu sản xuất và tiêu dùng cha đợc thoả mãn. -Yêu cầu khắc phục những khó khăn trở ngại đối với sự phát triển kinh tế - xã hội do thiếu các điều kiện vật chất cần thiết. b)Phân tích và lập dự án Là giai đoạn, nghiên cứu chi tiết ý đồ dự án đã đợc đề xuất trên các phơng diện chủ yếu: kỹ thuật, thực tế - quản lý, thể chế - xã hội, thơng mại, tài chính, kinh tế. Để phục vụ cho việc phân tích và lập dự án nhà quản trị phải tổ chức thu thập đầy đủ thông tin cần thiết về thị trờng, môi trờng tự nhiên, các nguồn nguyên liệu tại chỗ, các đặc điểm văn hoá, xã hội, dan c trong vùng, các quy định của Chính phủ. Bao gồm các nội dung sau: -Nghiên cứu tiền khả thi: là chứng minh một cách khái quát, sự đúng đắn của ý đồ dự án và cần thiết phải tiến hành ý đồ đó. -Nghiên cứu khả thi: là bớc phân tích dự án đầy đủ và toàn diện nhất, có nhiệm vụ tạo cơ sở để chấp thuận hay bác bỏ dự án, cũng nh các phơng án còn lại. Bao gồm các nội dung sau: + Những căn cứ để nghiên cứu sự cần thiết phải đầu t + Lựa chọn hình thức đầu t, công suất, chơng trình sản xuất và các yêu cầu đáp ứng. + Thơng án về khu cực địa điểm thi công + Phần công nghệ - kỹ thuật + Phần xây dựng và tổ chức thi công xây lắp + Tổ chức quản trị sản xuất và bố trí lao động + Phân tích tài chính, kinh tế c.Xin phê duyệt dự án Giai đoạn này thờng đợc thực hiện với sự tham gia của cơ quan Nhà nớc, các tổ chức tài chính và các thành phần khác tham gia dự án để xác minh lại toàn bộ những kết luận đã đợc đa ra trong quá trình phân tích và lập dự án trên cơ sở chấp nhận hay bác bỏ dự án. d.Triển khai thực hiện dự án Giai đoạn triển khai thực hiện dự án đợc coi là bắt đầu từ khi kinh phí đợc đa vào cho đến khi, dự án kết thúc hoạt động. Sử dụng biểu đồ, Gan TT, phơng pháp PERT e. Nghiên cứu, tổng kết và giải thể dự án Nhiệm vụ của giai đoạn nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án là làm rõ những mặt thành công, những hạn chế của toàn bộ chu trình dự án nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị các dự án của doanh nghiệp trong tơng lai. Bao gồm 2 công việc quan trọng. -Bàn giao hay phối hợp sử dụng các kết quả của dự án, cũng nh những phơng tiện mà dự án còn để lại. -Bố trí lại các thành viên tham gia dự án nhất là những ngời đã đợc biệt phái hoàn toàn khỏi doanh nghiệp của họ trong suốt một thời gian dài làm việc cho dự án. Câu 3: Nội dung của giai đoạn triển khai dự án Bao gồm: +Thời kỳ dự án bắt đầu hoạt động và sinh lợi +Thời kỳ dự án đạt tới sự phát triển toàn bộ hay các công trình đầu t ban đầu đã sử dụng hết công suất và kéo dài cho đến khi dự án chấm dứt hoạt động. -Để khắc phục những khó khăn ngời ta thờng sử dụng biểu đồ GANTT và sơ đồ Prert. *Biểu đồ GANTT: là phơng pháp nhằm xác định một cách tốt nhất các công việc khác nhau của một dự án cần thực hiện trong một thời kỳ nhất định. -Độ dài công việc -Các điều kiện trớc của các công việc khác nhau. -Các kỳ hạn cần phải tuân thủ -Khả năng sản xuất và xử lý các vấn đề -Xác định các công việc khác nhau cần phải thực hiện trong khuôn khổ dự án -Xác định thời gian để thực hiện cho công việc -Xác định mối liên hệ giữa các công việc, công việc nào đợc tiến hành trớc, công việc nào phụ thuộc vào công việc nào. -Xác định độ dài thời gian cho các công việc *Phơng pháp đờng găng (phơng pháp pert) 1.Xác định một cách chính xác dự án sản xuất 2.Xác định ngời quản lý dự án, ngời có ảnh hởng tới tiến độ thực hiện dự án, ngời có ảnh hởng tới tiến độ thực hiện dự án và là ngời ra những quyết định quan trọng. 3.Phân tích dự án thành các nhóm công việc và cụ thể hoá một số công việc nếu cần. 4.Xác định thật chính xác công việc 5.Tính chi phí để thực hiện công việc 6.Thực hiện chệch hớng hay không Câu 4: Phẩm chất tiêu biểu của nhà quản trị dự án a) Bản lĩnh chính trị (độ tin cậy về con ngời) + Trung thành với doanh nghiệp + Có niềm tin vào sự thắng lợi của dự án nói riêng, doanh nghiệp nói chung, có lập trờng vững vàng trớc các biến cố của thơng trờng, có quan điểm quản trị phù hợp với chiến lợc phát triển chung của doanh nghiệp, với quan điểm đờng lối của Đảng, Chính phủ, ngành đối với hiện cục dự án tiến hành, trong sáng về đạo đức, tận tâm về công việc coi trọng tập thể và ngời lao động. b.Tổ chức điều hành -Nhanh trí, vận dụng nhanh chóng kiến thức, kinh nghiệm vào công việc dự án, cởi mở, sẵn sàng tiếp xúc và lắng nghe ý kiến của ngời khác, biét gợi mở và thu nhận thông tin cần thiết. - Có khả năng suy xét sâu sắc vấn đề, biết nêu sáng kiến, có khả năng quan sát, tinh thần tổ chức kỷ luật, biết sắp xếp công việc một cách nề nếp, khoa học. - Nhạy cảm về tổ chức, có khả năng truyền nghị lực và ý chí của mình cho nhân viên dới quyền, có năng lực khai thác chất xám, trí tuệ và lòng nhiệt tình của ngời khác, phối hợp tổ về mặt tổ chức. c.Chuyên môn -Am hiểu sâu lĩnh vực chuyên môn của dự án, ngoài ra còn phải có những kiến thức hiểu biết về các lĩnh vực có liên quan. -Có t duy hệ thống về chuyên môn, có khả năng xử lý các tình huống của toàn bộ dự án. -Chỉ đạo và điều hanh. d.Giao tiếp. c.Tạo dựng nhóm làm việc Câu 5: Các hình thức tổ chức dự án a.Tổ chức theo chức năng chuyên môn Là hình thức tổ chức theo chức năng chuyên môn, là hình thức cổ điển, đợc tổ chức theo nguyên lý phân chia các bộ phận theo chức năng chuyên môn của chúng. Hình thức tổ chức này đợc thể hiện nh sau: . Chơng IV: Tổ chức quản trị dự án Câu 1: Khái niệm quản trị dự án Quản trị dự án: là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến lập, triển khai dự án. rủi ro, đánh giá các rủi to, đề xuất các biện pháp quản trị. -Điều chỉnh dự án Câu 2: Các giai đoạn của quá trình quản trị dự án a)Xác định dự án: là giai