Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Của Cửa Hàng Lốp Xe LỜI NÓI ĐẦU Kho là một bộ phận quan trọng, nó liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Quản lý kho trong doanh nghiệp là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia thậm chí là quốc tế. Quản lý thống nhất mô hình này không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống. Việc ứng dụng CNTT đã mang lại thuận tiện cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa. Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu cầu của doanh nghiệp, chúng em đã thực hiện đồ án “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho của cửa hàng buôn bán lốp xe”. Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy và doanh nghiệp Cao Lê – cửa hàng lốp Thanh An, 73 Lý Thái Tổ, P1, Q10, Tp HCM đã giúp chúng em hoàn thành đề tài này. Dù cố gắng, tuy nhiên chắc chắn chúng em sẽ có nhiều sai sót, mong thầy thông cảm và góp ý thêm cho chúng em. Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy. 1 Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Của Cửa Hàng Lốp Xe 1. Mục tiêu và mô tả đề tài 1.1 Mục tiêu: Một doanh nghiệp kinh doanh lốp xe có nhiều kho phân tán trên nhiều địa điểm khác nhau. Quản lý thống nhất mô hình này không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống. Do đó, người ta cần tin học hóa việc quản lý kho nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa sản phẩm một cách chính xác kịp thời( kiểm tra được số lượng và giá trị hàng hóa tồn trong mỗi kho và trong tổng thể các kho, mặt hàng tồn có giá trị lớn nhất…). Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.2. Phạm vi Phạm vi nằm trong giới hạn của môn học phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và các mục tiêu trên 13.Mô tả: Đây là một cửa hàng kinh doanh lốp xe, hàng được nhập về từ các nhà cung cấp và chuyên phân phối sỉ cho các Đại Lý( được xem là khách hàng của cửa hàng) ở nhiều phạm vi tỉnh thành khác nhau.Có thể quản lý nhiều kho cùng lúc: Bất kể lúc nào nhà doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra được số lượng và giá trị hàng hóa tồn trong mỗi kho và trong tổng thể các kho, mặt hàng tồn có giá trị lớn nhất… để đưa ra các quyết định: nhập thêm hay hạn chế nhập thêm, thay đổi giá bán hợp lý… Chương trình cung cấp cho người dùng một tài khoản đăng nhập để vào hệ thống. Có thể kiểm tra ngay được lượng hàng còn trong kho có đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng, nếu không đủ có thể luân chuyển giữa các kho. Quản lý, theo dõi việc nhập, xuất, tồn hàng hóa, quá trình luân chuyển của mỗi mặt hàng, quá trình sống của một hàng hóa từ lúc nhập kho đến lúc xuất kho, và có thể nhập lại kho trong trường hợp trả hàng. Có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí: tên, ngày tháng, giá, kho, người yêu cầu, người giao… Có thể tìm kiếm phiếu nhập/xuất theo nhiều điều kiện khác nhau như: khoảng thời gian tạo phiếu nhập/xuất, số phiếu nhập/xuất, nhập để bán cho ai… Hàng hóa được nhập về và lưu vào kho theo từng lô hàng. Mỗi mặt hàng đều có quy định về số lượng hàng trong một lô. Mỗi đợt hàng nhập về đều nhập một phiếu nhập hàng trên có đầy đủ thông tin về đợt nhập hàng đó bao gồm: ngày nhập kho, kho được nhập, tên nhà cung cấp và nhân viên ký nhận việc nhập, từng mặt hàng với số lượng lô nhập. Các lô hàng của cùng mặt hàng trong đợt đó sẽ có ngày hết hạn giống nhau. Sau khi nhập xong, nhân viên sẽ đánh mã số phân biệt cho từng lô để dễ quản lý. Phiếu nhập kho : 2 Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Của Cửa Hàng Lốp Xe Khi nhập tên nhà cung cấp, trước tiên, nhân viên lập phiếu cần kiểm tra thử mã số nhà cung cấp này đã có trong danh sách các nhà cung cấp chưa, nếu có rồi thì chọn nhà cung cấp đó, còn nếu không thì phải làm thủ tục thêm nhà cung cấp mới vào danh sách các nhà cung cấp Sau đó nhân viên phải nhập đầy đủ thông tin của những chiếc lốp mới được nhập về như trong bảng chi tiết trên phiếu nhập. Nếu muốn tạo một phiếu nhập mới thì người dùng nhấn vào nút Tao Moi trên màn hình. Có thể xuất phiếu nhập bằng cách nhấn vào nút InPKK trên màn hình. 3 Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Của Cửa Hàng Lốp Xe Bên cạnh đó còn có công việc tạo phiếu bảo hành cho từng mặt hàng, có ngày bắt đầu bảo hành và ngày kết thúc bảo hành : Nhân viên lập phiếu bảo hành phải điền đầy đủ thông tin đã có sẵn trong phiếu bảo hành. Mã số phiếu bảo hành máy sẽ tự động cấp, mã số kho sẽ được chọn theo danh sách kho đã có sẵn trong hệ thống. Có thể tạo phiếu bảo hành mới hay in phiếu bảo hành tùy người dùng chọn lựa theo các chức năng có sẵn trên màn hình. 4 Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Của Cửa Hàng Lốp Xe Tương tự như nhập hàng, mỗi đợt xuất hàng sẽ lập một phiếu xuất hàng, trên đó có đầy đủ thông tin về đợt xuất hàng đó bao gồm: ngày xuất kho, tên kho xuất, tên đại lý và nhân viên ký nhận việc xuất, từng mặt hàng với số lượng lô nhập và danh sách chi tiết mã số các lô đã xuất. Có thể xem phiếu xuất kho như là một hóa đơn bằng cách bổ sung thêm số lượng lốp và đơn giá của từng lốp. Phiếu xuất kho : Khi phân phối cho các Đại Lý thì ngoài việc nhân viên cập nhật các thông tin về phiếu xuất kho còn phải kiểm tra các thông tin về Đại Lý: tên, địa chỉ, điện thoại. Vì đây là những đại lý – khách hàng thường xuyên của cửa hàng nên trước tiên phải kiểm tra đại lý này đã có trong danh sách các đại lý của cửa hàng chưa, nếu chưa có thì thêm mới đại lý này vào danh sách đại lý của cửa hàng để việc quản lý các đại lý được dễ hơn. 5 Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Của Cửa Hàng Lốp Xe Cửa hàng muốn hệ thống có thể báo cáo số lượng hàng tồn của mỗi mặt hàng trong một kho tại một thời điểm bất kỳ để cửa hàng kịp thời xử lý. Phiếu kiểm kê : Nếu muốn kiểm kê loại lốp nào còn tồn lại trong kho với số lượng là bao nhiêu thì khóa mọi hoạt động giao dịch kho của loại lốp đó. Kiểm kê xong mới cho phép mở các giao dịch đã bị đóng để tiếp tục nhập, xuất kho. Trong phiếu kiểm kê sẽ có một bảng cho người dùng nhập vào với số thứ tự các loại lốp còn tồn lại trong kho với số lượng là bao nhiêu. Người lập phiếu này sẽ chọn mã số của mình, lúc này cũng sẽ xuất hiện tên người lập phiếu. Nhân viên có thể in (lưu) lại kết quả này bằng cách nhấn vào nút “In” rồi báo cáo doanh nghiệp biết để mà kịp thời xử lý. 6 Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Của Cửa Hàng Lốp Xe Hàng tháng thì có bảng thống kê báo cáo về thông tin hàng hóa trong từng kho. Báo cáo số lượng hàng hóa theo chủng loại, số lượng xuất, nhập, tồn kho: 7 Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Của Cửa Hàng Lốp Xe 2. Phân tích 2.1 Phát hiện thực thể 1) Thực thể : LOP - Mỗi thực thể tượng trưng cho một chiếc lốp trong kho của cửa hàng . - Các thuộc tính : mslop, dacdiem. 2) Thực thể : LOAI_LOP - Mỗi thực thể tượng trưng cho một hiệu lốp có trong cửa hàng. - Các thuộc tính : msloailop, tenloailop. 3) Thực thể : NUOC_SX - Mỗi thực thể tượng trưng cho một nước sản xuất ra loại lốp trong kho của cửa hàng. - Các thuộc tính : msnsx, tennsx. 4) Thực thể : KHO - Mỗi thực thể tượng trưng cho một kho chứa lốp của cửa hàng. - Các thuộc tính : mskho, tenkho, diachikho. 5) Thực thể : NHA_CC - Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhà cung cấp lốp cho cửa hàng. - Các thuộc tính : msncc, tenncc, diachincc, diachincc, dienthoaincc. 6) Thực thể : NHAN_VIEN - Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhân viên làm việc trong quá trình nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa. - Các thuộc tính : msnv, ten, diachinv, dienthoainv. 7) Thực thể : PHIEU_NHAP - Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu nhập hàng của một kho nào đó trong quá trình nhập hàng về kho. - Các thuộc tính : mspn, ngaynhap. 8) Thực thể : PHIEU_XUAT - Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu xuất của một kho nào đó trong quá trình phân phối hàng cho các đại lý. - Các thuộc tính : mspx, ngayxuat. 9) Thực thể : PHIEU_KIEM_KE - Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu kiểm kê số lượng hàng hóa còn tồn lại trong kho hàng. - Các thuộc tính : mspkk, ngaykk. 10) Thực thể : PHIEU_BAO_HANH - Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu bảo hành của một chiếc lốp trong kho. - Các thuộc tính : mspbh, ngaybd, ngaykt, mslop. 11) Thực thể : DAI_LY - Mỗi thực thể tượng trưng cho một đại lý - khách hàng của cửa hàng. - Các thuộc tính : msdl, tendl, diachidl, dienthoaidl. 8 Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Của Cửa Hàng Lốp Xe 2.2 Mô hình ERD LOAI_LOP msloailop tenloailop NUOC_SX msnsx tennsx NHAN_VIEN msnv ten diachinv dienthoainv PHIEU_BAO_HANH mspbh ngaybd ngaykt LOP mslop dacdiem DAI_LY msdl tendl diachidl dienthoaidl PHIEU_NHAP mspn ngaynhap KHO mskho tenkho diachikho PHIEU_XUAT mspx ngayxuat NHA_CC msncc tenncc diachincc dienthoaincc PHIEU_KIEM_KE mspkk ngaykk có sản xuất thuộc thuộc cung cấp số lượng thuộc của của của của của nhận lập lập (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,1) có (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (0,n) (0,n) (0,n) (0,n) (0,n) (0,n) (1,1) (0,1) SL ĐG SLTồn ĐG SL 9 Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Của Cửa Hàng Lốp Xe 2.3 Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ LOP(mslop, dacdiem, msloailop, msncc) LOAI_LOP(msloailop, tenloailop) NUOC_SX(msnsx, tennsx) LL_NSX(msloailop, msnsx) KHO(mskho, tenkho, diachikho) LOP_KHO(mslop, mskho) NHA_CC(msncc, tenncc, diachincc, dienthoaincc) LOP_NCC(mslop, msncc) DAI_LY(msdl, tendl, diachidl, dienthoaidl) NHAN_VIEN(msnv, ten, diachinv, dienthoainv) PHIEU_NHAP(mspn, ngaynhap, mskho, msncc, msnv) CTPN(mslop, mspn, soluong, dongia) PHIEU_XUAT(mspx, ngayxuat, mskho, msdl, msnv) CTPX(mslop, mspx, soluong, dongia) PHIEU_KIEM_KE(mspkk, ngaykk, mskho, msnv) CTPKK(mslop, mspkk, slton) PHIEU_BAO_HANH(mspbh, ngaybd, ngaykt, mslop) 2.4 Mô tả chi tiết cho các quan hệ 1) Quan hệ LOP: Tên quan hệ : LOP Ngày : 17.12.2007 STT Thuộc tính Diễn giải Kiểu DL Số byte MGT Loại DL Ràng buộc 1 2 3 4 mslop đacdiem msloailop msncc Mã số của chiếc lốp trong kho Đặc điểm của chiếc lốp Mã số của loại lốp Mã số của nhà cung cấp C C S S 4 20 4 4 B K B B PK FK(LOAI_LOP) FK(NHA_CC) Tổng số 32 2) Quan hệ LOAI_LOP: Tên quan hệ : LOAI_LOP Ngày : 17.12.2007 STT Thuộc tính Diễn giải Kiểu DL Số byte MGT Loại DL Ràng buộc 1 2 msloailop tenloailop Mã số của loại lốp Tên của loại lốp C C 4 20 B B PK Tổng số 24 10