lesson 1: layout and style of a business letter N&N Co., Ltd. 85 Hue Str. Hanoi Vietnam Phone and Fax: 84-4-8645465 E-mail: maihoapp@newsvn.com Hanoi, 29 th September, 2002 Your Ref: DS/st Our Ref: Mr Davids Smith R.304 Hoa Binh hotel Hai Ba Trung district Hanoi Attn: Suzzane Taylor Dear Sir, Re: Dinner. We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom. We would like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with domestic customers to know the demand of this equipment in Vietnam. We are enclosing our brochure No 345 for your reference. We have pleasure in inviting you and Ms. Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at 7 p.m next Sunday. We are looking forward to hearing from you now and seeing you later. Yours truly, For N&N Co., Ltd. (signed) Trần Văn Nghĩa The Director Enc: Brochure No 234 Cc: P/s: P.P/s: Full-Blocked Letter Layout N&N Co., Ltd. 85 Hue Str. Hanoi Vietnam Phone and Fax: 84-4-8645465 E-mail: maihoapp@newsvn.com Hanoi, 29 th Sept. 2002 Your Ref: DS/st Our Ref: Mr Davids Smith R.304 Hoa Binh hotel Hai Ba Trung district Hanoi Attn: Suzzane Taylor Dear Sir, Re: Dinner. We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom. We would like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with domestic customers to know the demand of this equipment in Vietnam. We are enclosing our brochure No 345 for your reference. We have pleasure in inviting you and Ms. Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at 7 p.m next Sunday. We are looking forward to hearing from you now and seeing you later. Yours truly, For N&N Co., Ltd. (signed) Trần Văn Nghĩa The Director Enc: Brochure No 234 Cc: P/s: P.P/s: Semi-blocked Layout Note: • Full blocked: all letter parts begin at the left margin ( but re; the address of sender) Semi blocked: all letter parts begin at the left margin except the dateline, complimentary closing, company signature and and the writers identification, which start at the horizontal center of the page. The beginning of the paragraph indented five or ten spaced. Parts of a business letter: 1. Letterhead 2. Dateline 3. Reference 4. Inside address (receivers) 5. Attention 6. Salutation 7. Subject line 8. Body 9. Complimentary closing 10. Company signature 11. Signers identification 12. Enclosing reminder 13. C.C 14. P/s: 15. P.P/s Lesson 2: Inquiry Notes what to write? How to write? *Wording and meaning (chữ v nghĩa) penmanship (th pháp) Inquiry is a letter asking for business information Inquiry = enquiry = request = querry. Tell your reader: 1.1. Why you know him or her. your company = we Chamber of Commercial and Industry of the Socialist republic of Vietnam = Vietcomchamber stall = stand = pavillion = gian hng. food for thought: để nghiền ngẫm. 1. Chúng tôi đợc biết tên v địa chỉ của các ngi qua VCCI 2. Gần đây chúng tôi đã đến thăm quan gian hng của các ngi tại trung tâm triển lãm Giảng Võ v do đó biết tên v địa chỉ của các ngi. 3. Sáng nay chúng tôi 1. We have been given Your name and address have been given to us by Vietcomchamber. 2. We currently have visited your stall at The Giangvo Exhibition Center and (therefore) have, therefore, known your name and address. 3. This morning, we were reading your 1.2. What you are. regular buyer = khách mua thờng xuyên. items = articles to deal in = to specialize in being advertised: đang đợc quảng cáo advertised: đã đợc quảng cáo to be advertised:đang đợc quảng cáo 1.3. What you want. quotation = báo giá current price list = bảng giá hiện hnh muốn mua = to be interested in the above_mentioned/said magazine = tạp chí nói trên 4. What you expect future business to be like. *culture& style: Looking forward to having your reply soon, we are/remain.----> không nên dùng Ving ở đầu câu mặc dù câu ny đúng ngữ pháp. Không nên tự đánh giá hoặc bình luận về bản thân công ty của mình m nên để bình luận khách quan từ một bên thứ 3. đọc quảng cáo của các ngi ở trên báo Saigon Times v đợc biết tên v địa chỉ của các ngi. 4. Chúng tôi l một trong những công ti xuất nhập khẩu hng đầu của Việt Nam. 5. Chúng tôi l khách mua hng thơng xuyên các mặt hng các ngi quảng cáo trên tờ Thế giới kinh doanh. 6. Chúng tôi l một công ti chuyên kinh doanh các mặt hng m các ngi đang xuất khẩu sang Bắc Âu. 7. Chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các bác gửi cho chúng tôi báo giá/cho hng/mẫu hng/catơlô/bảng giá hiện hnh các mặt hng m các ngi có để xuất khẩu. 8. Chúng tôi muốn mua các mặt hng điện tử do đó sẽ rất vui lòng nếu các ngi gửi cho chúng tôi chaò hng với giá thấp nhất. 9. Chúng tôi muốn mua các hng hoá m các ngi đăng quảng cáo trong các tạp chí nói trên 10. Chúng tôi chờ advertisement on/in the Saigon Times and we have known your name and address. This morning, we were reading the Saigon Times and your advertisement therein so we have known . 4. we are one of the leading export and import companies in Vietnam. 5. We are (a) regular buyer of your articles being advertised in the Business World. 6.We are a company specializing in the articles you are exporting to North Europe. 7.We will be happy if you send us the quotation/ offer/ sample/ catalogue / current price list for items you have for export. 8.We are interested in your electronics and would, therefore, be very glad if you could offer us with the lowest price 9. We are interested in the items advertised in the above-mentioned magazine. VÝ dô: we are one of the leading companies in . mong nhËn ®−îc tin cña c¸c ngμi sím. 10.We are looking forward to having/receiving your early reply/ your reply soon. Lesson 3: Offer : free/without engagement I. Terms and conditions of a business transactions 1. Commodities Tên hàng : goods/name of goods/ description 2. Quality /specification As per sample sent to you ( theo mẫu đã gửi) As per sample to be sent to you ( theo mẫu sẽ gửi) 3. quantity units, pieces (psc), sets ( có phần kèm theo) MT 4. price 5. packing/packaging in export customary cartons in customary export cartons in seaworthy wooden cases 6. delivery.shipment 7. payment in USD by a transferable confirmed irrevocable LC to be opened through/via/ with/at ACB bank 15 days prior to (the) shipment valid for 45 days to the account of the DEF bank in our favour for the total value of the goods to be shipped Note: trong the shipment: • có the; trước chuyến hàng, • không the: lúc giao hàng 8. technical document 9. warranty/guaranty • warranty involving in 3 persons (manufacturing, buyer, seller) • guaranty ( involving in 2 persons) 10. others • comments on the terms and conditions ( our goods are good in quality, attractive in design and competitive in price ) • promises ( if your order is…, i will give you a special discount) • introduction of the items II. Exercises 1. Thư hỏi hàng 1 câu: Expression Vietnamese version English 500 pieces of ABC seaworthy packing in one lot as usual Chúng tôi xin cảm ơn thư hỏi hàng của các ngài số 123 đề ngày 13/9/02 và vui mừng chào bán 500 chiếc ABC theo mẫu sẽ gửi cho các ngài, giá 230 USD/ chiếc kể cả bao bì có khả năng đi biển, giao hàng một chuyến vào tháng 12/2002 và thanh toán bằng thư tín dụng không huỷ ngang như thường lệ We thank you for your inquiry đated 15 Sept, 2002 and are pleased to offer you 500 pieces of ABC as per sample to be sent to you, at US$ 230 FOB Haiphong including seaworthy packing, for delivery in one lot in Dec.2002, for payment by an irrevocable L/C as usual. 2. Others Neww ords Vietnamese version English version Yello w seasa me dried vermic elli 1. Chúng tôi xin chào bán 500MT vừng vàng vụ xuân hè 2001-2002 theo mẫu đã gửi cho các ngài giá FOB cảng Hải phòng là 550US$/MT(cả bao bì) giao hàng một chuyến vào tháng 12/2002 và thanh toán bằng L/C như thường lệ 2. Chúng tôi xin chào bán 50MT mì ăn liền theo mẫu đã gửi cho các ngài với giá FOB Hải phòng là 90000USD/MT và các điều kiện khác tương tự như điều kiện đối với bún khô nêu ở trên. 3. Chúng tôi vui mừng chào bán 50000 bộ đĩa mây 5 chiếc mỗi bộ với giá 12USD 1 bộ CIF Sydney với cùng các điều kiện khác như các điều kiện đối với làn mây đi chợ. 4. Chúng tôi rất lấy làm tiếc rằng hiện thời chúng tôi không có khả năng chào bán ABC1 là các ngài hỏi mua nhưng thay vào đó chung tôi vui mừng chào bán ABC2 có chất lượng, có kiểu dáng và màu sắc tương tự như ABC1. 1. We are pleased to offer 500MT of yellow seasame, 01-02 spring summer crop as the samples sent to you, at US$ 550 MT FOB Haiphong including packing for delivery in one lot in Dec.2002, for payment by irrevocable LC as usual. 2. We are pleased to offer 500MT of instant noodles as the samples sent to you at USD 9000 MT FOB Haiphong and on the other terms and conditions similar to those for dried vermicelli mentioned above. 3. We are pleased to offer 50000 sets of 5 pieces of ratton plates at USD 12 per set CIF Sydney, and on the same terms and conditions as those for shopping rattan bags mentioned above. 4. We are sorry that currently we are not in a position to offer ABC1 you are interested in, however, in its place, we are pleased to offer ABC2 of the same quality, design and colour as these for the farmer. 5. Hàng của chúng tôi có chất lượng tuyệt hảo, kiểu dáng hấp dẫn và có giá cả phải chăng nên đã và đang bán rất chạy. 6. Hàng của chúng tôi đang bán rất chạy vì chúng tuyệt hảo về chất lượng, hấp dẫn về kiểu dáng và cạnh tranh về giá cả. 7. Các ngài sẽ thấy hàng của chúng tôi đặc biệt và điển hình về chất lượng, kiểu dáng và giá cả 8. CHúng tôi nhân dịp này chào bán . 5. Our goods are excellent in quality, attrative in design and reasonable in price, have therefore, been selling very well. 6. Our goods are selling well because of its excellent in quality, atraction in design and competiveness in price. 7. You will find our goods special, typical in quality, design and price. 8 .And we would like to take this opportunity to offer Firm offer I. Definiton 1. Free offer is a promise to sell the goods on the stated terms and conditions 2. Firm order is a promise to sell on the stated terms and conditons within a specified period of time. 3. Differences between the 2? We are pleased to offer ( firm until 15 Oct. 2002) on the terms and conditions as follows: II. Exercises Expresion Vietnamese version English version Thưa các ngài chúng tôi đã nhận được thư hỏi hàng của các ngài đề ngày 25 tháng 9 và xin rất cảm ơn. Sau đây chúng tôi vui mừng chào bán mặt hàng các ngài hỏi mua: 1.Tên hàng: tôm đông lạnh 2.Chất lượng theo mẫu đã gửi và theo giấy chứng nhận chất lượng của Vinacontrol 3.Giá CIF cảng Kobe là 18000USD/MT gồm cả bao bì 4.Số lượng: 50MT 5.Bao bì: bằng hòm carton theo tập quán xuất khẩu, mỗi hòm có trọng lượng tịnh là 42 kg. 6.Giao hàng làm 2 chuyến chuyến thứ nhất vào 12/2002 có số lượng 30MT, chuyến thứ 2 vào 1/2003 có số lượng 20MT. Dear Sirs, We have received your inquiry dated 25 th Sept. for which we thank you. We are pleased to offer the items you are looking for on the terms and conditons as follows: 1. Commodity: Frozen Shrimps 2. Quality: as per sample sent to you and certificate of quality by Vinacontrol 3. Price: US$18000 MT CIF Kobe including packing 4. Quantity: 50 MT 5. packing: in export customary cartons of42 kgs net each 6. Shipment: in two shipments Dec. 2002: 30 MT Jan. 2003: 20 MT 7. Payment in USD by irrevocable LC to be opened through Kobe 7.Thanh toán bằng đồng USD bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang mở qua ngân hàng thương mại Kobe ở Kobe 15 ngày trước chuyến hàng thứ 1, có giá trị 90 ngày vào tài khoản của ngân hàng Techcombank Hà nội để chúng tôi được hưởng 100% giá trị hàng hoá sẽ giao; cho phép giao hàng từng phần, không cho phép chuyển tải và tái xuất. Các ngài có thể thấy rằng giá tôm đông lanh trên thị trường thế giới cao hơn giá mà chúgn tôi đang chào bán cho các ngài. Thế nhưng các ngài là khách hàng thường xuyên của chúng tôi nên chúng tôi vẫn giữ giá cũ. Chúng tôi chờ mong đơn đặt hàng sớm của các ngài. Xin kính chào. Commercial Bank, Kobe, 15 days prior to the first shipment, valid for 90 days to the account of Techcombank, Hanoi in our favour of total value of the goods to be shipped; partial shipment is allowed and transhipment and re-export are not allowed. You can see that the price of frozen shrimps in the world market is higher than that of the goods we are offering. But because you have been our regular customer, we, therefore, are maintaining old price/ price of the previous transactions. We are looking forward to receiving your early order. Yours faithfully, Expresion Vietnamese version English version 1. Người viết thư: CTTNHH N&N 86b Phố Huế Hà nội Việt Nam ĐT và fax; 8645465 2. Người nhận: CTTNHH Grace Brothers 1 Hills Road Cambridge BE 2042 3. Tham chiếu của N&N là TQtt/dn Tham chiếu của Grace Brothers là GS/st 4. N&N chào bán cố định mực khô theo tiêu chuẩn chất lượng vương quốc Anh là BS 004 Sp 5. giá 17000 GBP/MT kể cả bao bì xuất khẩu có thể đi biển xa được hay đi biển dài ngày được theo điều kiện FOB Hải phòng 6. Giao hàng một chuyến N&N Co., Ltd. 85b Hue Str. Hanoi Vietnam Phone & Fax: E-mail: Hanoi, 19 November, 2002 Our ref: Your ref: Grace Brothers Co., Ltd. 1 Hills Road Cambridge BE 2042 The United Kingdom Dear Sirs, We thank you very much for your inquiry No123 dated 25 Sept.2002 and very pleased to offer firm until 19 Oct.2002 on the terms and conditions as follows: 1. Commodities: dried cattlefish 2. Specification: BS 004SB of British specification standard vào 12/2002 7. Thanh toán bằng LC không huỷ ngang, ngân hàng của N&N là ngân hàng ngoại thương Việt Nam ở Hà nội, ngân hàng của người mua là NHNT london ở Cambridge 8. Người bán chào bán cá khô không xương tiêu chuẩn Anh quốc theo giá FOB Hải phòng là 18000GBP/MT vơi các điều kiện như đối với cá mực nói trên 9. N&N lấy làm tiếc là hiện thời họ không có tôm khô theo tiêu chuẩn anh quốc BS 055SP nhưng lại có loại tôm tiêu chuẩn BS066SP có chất lượng tốt hơn BS055SP nhưng lại được chào bán cùng giá 10. Nhu cầu cá mực khô và tôm khô hiện thời lớn tới mức N&N và các nhà sản xuất ở Việt Nam khó đáp ứng nhưng chính sách của N&N là tăng cường xuất khẩu sang thị trường Anh Quốc nên công ty cố gắng thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng. 11. N&N cũng sẵn sàng giành cho đơn đặt hàng đầu tiên của GBr một chiết khấu 6.5% Chú ý: thư chào hàng này dựa vào thư hỏi hàng của GBr số 123 để ngày 25/9/2002 3. Quantity: 50MT 4. Price: GBP 17000 per MT FOB Haiphong including export customary cartons for long voyage 5. Delivery: in one lot in December 2002 6. Payment: in GBP by irrevocable letter of credit opened through London Commerial Bank, Cambridge 15 days prior to the shipment valid for 45 days to the account of Vietcom Bank, Hanoi, in favour of total value of the goods to be shipped. We would like to take this opportunity to offer boneless fish, the British specification Standard at GBP 18,000 per MT Haiphong and on the same terms and conditons as thoes for cattlefish mentioned above. We are sorry to inform you that at the moment we are not in the position to offer dried shrimps, the British specification standard BS055SP. However, in its place we are happy to offer BS006SP of better quality and at the same price as that of BS055SP. We would like to let you know that at the present, the demands for cattlefish and shrims are so heavy that producers in Vietnam and we find it difficult to meet. However, as our policy is to promote exporting to UK market, we are doing our best to satisfy customers’need. We also prepare to grant a 5% duscount on your very first order. We are looking forward to your early order. Yours faithfully, For N&N Co., Ltd. (signed) Nguyen Nghia Marketing Manager Encl.: C.C: P/s: [...]... letter/an offer/ an order/a claim/a doc. / or the like, giving/introducing further explainations to the same 2 What to write? It s a 4-paragraph letter a Thanks for inq b Pleasure in enclosing an offer + major Ts & Cs(Preference:1 sentence offer) c Others: Comments/Promise/Items (not asked for) emphasis on what needs to be emphasized d Hope for an early order 3 Exercise: Viết một bức th đi kèm với cho hng... giá trị từ $35,000 trở lên từ T11/02 & mong rằng Cty TNHH D&S sẽ l những khách hng đầu tiên đợc hởng chiết khấu ny chú ý: - Tham chiếu của D&S :TD/tl - tham chiếu của BAROTEX :TQ/MT - ngy viết th : 14/11/2002 - ti liệu gửi kèm ảnh: ảnh mẫu đĩa đựng hoa quả đề ti 69/TL2 However, we are now pleased to offer fruit plates 69/TL2 of the similar quality as that for 69/TL1 at USD20 per set of 5 pieces CFR... chỉ bảo hnh 12 tháng kể từ ngy giao hng v 6 tháng kể từ ngy sử dụng.Nhng đặc biệt đối với khách hng đang hỏi mua, công ty bạn sẽ bảo hnh 18 tháng kể từ ngy mua & 12 tháng kể từ ngy sử dụng 4.Đối với ti liệu kỹ thuật : công ty của bạn sẽ cung cấp 3 bộ TL hớng dẫn lắp ráp, vận hnh & bảo dỡng bằng tiếng Việt, tiếng Anh & tiếng Pháp 5.Trớc khi kết thúc th hãy nhớ : - nhắc cho khách biết cho We would like... advise you that as a rule, we warrant the goods for 12 months from delivery and 6 months from use, but for you exclusively, we are going to warrant 18 months and 12 months respectively As far as technical documents are concerned, we are going to provide you with 3 sets of instructions for assembly, operation and maintenance in Vietnamese, English and French We would like to remind you that the present offer... đợc công ty của bạn hết sức chú ý & nhanh chóng - nhớ by tỏ hi vọng rằng việc thực hiện trôi chảy đơn đặt hng của khách sẽ dẫn tới việc buôn bán nhiều hơn nữa của 2 công ty chú ý: gửi kèm cho hng, qui cách phẩm chất As you know, any orders you may place with us will have our best attention and will be executed without delay We do hope that the smooth handling of your order will lead to further trading/business... Đan; Điện tín:BAROTEX HANOI; điện thoại v fax: ; nhận đợc đơn hng số đề ngy đặt mua 20.000 chiếc đĩa đựng hoa quả(fruit plate) đề ti 69/TL1 của cty TNHH D&S; địa chỉ TGĐ của BAROTEX , ngi NTQ yêu cầu viết th cho cty D&S để: 1.Cám ơn đơn đặt hng của họ & xin lỗi họ l BAROTEX thấy không thể gom đủ số hng ny để giao trong 12/2002 nh đã nêu trong đơn hng nói trên , 2.Cho bán đĩa đựng hoa quả đề ti 69/TL2... bán 25 máy tiện T116 Dear Sirs, My notes 1.Cảm ơn th hỏi hng của khách We thank you for your inquiry No 999 dated 16 October, 2002 2.By tỏ niềm vui gửi kèm th ny cho hng bán máy tiện nói trên theo qui cách phẩm chất đã thoả thuận với đại diện của khách tại H Nội với giá $2000 1 chiếc CIF cảng ngời mua & thanh toán bằng L/C có các ddk thông thờng We are pleased to enclose our offer No 345 for 25 units... these high quality items will be selling well and are looking forward to receiving more of your other orders (hope to have your further order) Are to be: fải theo kế hoạch ngi 9 Chúng tôi cần ba bộ ti liệu kĩ thuật hớng dẫn lắp ráp, vận hnh v bảo dỡng máy móc Một trong ba bản sẽ phải đợc gửi bằng máy bay cho chúng tôi trớc để dịch sang tiếng Việt cho những ngời tiêu dùng trong nớc; hai bản còn lại sẽ... chúng tôi sẽ đặt những đơn hng lớn hơn v hi vọng các ngi vẫn dnh cho chúng tôi những sự u ái thờng xuyên 14 Hy vọng của chúng tôi l việc thực hiện hon hảo đơn đặt hng 9 We require 3 sets of technical documents for assembly, operation and maintenance, out of which, one will be airmailed/sent by mail to us for translating into Vietnamese for domestic consumers; other two sets will be packed with the... develop for (in) our mutual benefits Yours faithfully, 6 Exercise p222 Notes Vietnamese version Tha các ngi, Nh các ngi đã biết, kim ngạch của chúng tôi với các ngi trong năm vừa qua đã v đang tăng lên một cách vững chắc Tuy nhiên năm nay kim ngạch ny lại tăng ở tốc độ m vo khoảng tháng 12 chúng tôi đã đặt hng mua gấp đôi số năm ngoái Phải công nhận l hiện nay chúng tôi đã có một phòng hng thuỷ tinh lớn . đồng USD bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang mở qua ngân hàng thư ng mại Kobe ở Kobe 15 ngày trước chuyến hàng thứ 1, có giá trị 90 ngày vào tài khoản của. biển, giao hàng một chuyến vào tháng 12/2002 và thanh toán bằng thư tín dụng không huỷ ngang như thư ng lệ We thank you for your inquiry đated 15 Sept, 2002