Đang tải... (xem toàn văn)
Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Xí nghiệp Quản lý Đường sắt Hà Hải
Lời nói đầu Xà hội phát triển, kinh tế níc ta chun sang nỊn kinh tÕ hµng hãa nhiỊu thành phần có quản lý Nhà nớc bớc quan trọng Đảng Nhà nớc, đà tạo nhiều công ăn việc làm cho ngời lao động nhiều sản phẩm cho xà hội Nền kinh tế Việt Nam dần phát triển theo xu híng héi nhËp víi nỊn kinh tÕ khu vùc vµ quốc tế, điều kiện đó, công tác kế toán công cụ quan trọng phục vụ quản lý kinh tế, có vai trò tích cực việc quản lý điều hành tài chế thị trờng sôi động có giám sát Nhà nớc pháp luật biện pháp kinh tế, công cụ quản lý kinh tế Kế toán nghệ thuật ghi chép tính toán tổng hợp hệ thống phơng pháp riêng để cung cấp thông tin cần thiết hoạt động kinh tế tài chính, giúp ngời quản lý đa phơng án tối u phục vụ đánh giá hiệu Doanh nghiệp kế hoạch phát triển tơng lai Trong bất kú x· héi nµo, bÊt kú doanh nghiƯp nµo dï Nhà nớc, t nhân, cổ phần, liên doanh xu hội nhập toàn cầu ngày hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp ngày đa dạng phong phú sôi động, tất muốn khẳng định thị trờng đầy tính cạnh tranh cách ngày không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, phơng thức kinh doanh cung cấp dịch vụ Muốn sản xuất cải vật chất, thực kinh doanh vấn đề nguyên liệu, vật liệu công cụ dụng cụ (NL, VL, CCDC) yếu tố thiếu Kế toán công cụ quản lý kinh tế nói chung kế toán NL, VL, CCDC công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý, cung cấp kịp thời NL, VL, CCDC đảm bảo cho sản xuất, ảnh hởng lớn đến chất lợng sản phẩm cho biết công tác quản lý NL, VL, CCDC tèt hay cha tèt NL, VL, CCDC lµ yÕu tè trình sản xuất, đóng vai trò đối tợng lao động t liệu lao động nên cần biến động nhỏ làm ảnh hởng lớn đến chi phí, chất lợng giá thành sản phẩm Mang đặc điểm riêng ngành đờng sắt, việc kinh doanh sản xuất nhỏ tỷ trọng doanh thu tình hình thực tế Xí nghiệp để tăng thêm thu nhập cho ngời lao động XN QLĐS Hà Hải doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động kinh doanh phục vụ công ích chủ yếu Với tính chất sửa chữa tu cầu, đờng sắt, việc quản lý NL, VL, CCDC vấn đề vô cấp thiết ảnh hởng to lớn đến chất lợng cầu đờng, nhà ga, bến bÃi mà sản phẩm vô hình chuyến tàu an toàn thông suốt, kịp Trong thời gian thực tập XN QLĐS H-H, đợc giúp đỡ tận tình cán phòng Tài Kế toán, giáo viên hớng dẫn thực tập với việc nhận thức đợc vai trò quan trọng kÕ to¸n nãi chung cịng nh kÕ to¸n NL, VL, CCDC nói riêng, em xin mạnh dạn sâu vào nghiên cứu đề tài: "Kế toán nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ Xí nghiệp Quản lý Đờng sắt Hà Hải" Nội dung chuyên đề gồm phần: Chơng I: Các vấn đề chung Kế toán nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ sản xuất kinh doanh Chơng II: Thực tế công tác kế toán NL, VL, CCDC XN QLĐS H-H Chơng III: Một số nhận xét kiến nghị công tác kế toán NL, VL, CCDC Xí nghiệp Trong bớc đầu làm quen với công tác kế toán, non yếu nhận thức lực phân tích điều không tránh khỏi Do vậy, em kính mong đợc góp ý giúp đỡ thầy cô giáo ban cán Phòng Tài Kế toán để báo cáo đợc hoàn thiện Chơng I Các vấn đề chung kế toán NL, VL, CCDC 1.1 Khái niệm, đặc điểm vai trò nguyên liêu, vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất kinh doanh 1.1.1 Khái niệm đặc điểm NL, VL, CCDC 1.1.1.1 Khái niệm: - Nguyên liệu, vật liệu đối tợng lao động, ba yếu tố trình sản xuất, sở vật chất sản phẩm - Công cụ, dụng cụ t liệu lao động đủ tiêu chuẩn giá trị thời gian sử dụng qui định tài sản cố định 1.1.1.2 Đặc điểm: - Nguyên liệu, vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị đợc chuyển dịch lần vào chu kỳ sản xuất kinh doanh - CCDC thờng tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, thờng giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu, giá trị hao mòn dần đợc chuyển dịch phần vào chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh kú Song CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên đợc xếp vào tài sản lu động, đợc mua sắm, dự trữ vốn lu động doanh nghiệp nh nguyên liệu, vật liệu 1.1.2 Vai trò NL, VL, CCDC - Nguyên liệu, vật liệu: Là sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Chi phí loại vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn toàn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm - Công cụ, dụng cụ: Là t liệu lao động tham gia vào sản xuất, cấu thành sản phẩm 1.2 Phân loại đánh giá NL, VL, CCDC 1.2.1 Phân loại: 1.2.1.1 Căn vào nội dung kinh tế vai trò, chức vật liệu: - Nguyên vật liệu (bao gồm bán thành phẩm mua ngoài) thành phần chủ yếu cấu thành thực thể vật chất sản phẩm - Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có tác dụng hỗ trợ, nâng cao tính sản phẩm - Nhiên liệu: Là vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng, lợng trình sản xuất chế tạo sản phẩm - Phụ tùng thay thế: Là chi tiết phụ tùng máy móc mà doanh nghiệp mua vỊ ®Ĩ phơc vơ cho thay thÕ - ThiÕt bị xây dựng vật kết cấu: Là sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây lắp, khác với vật liệu xây dựng, phục vụ cho xây dựng - Vật liệu khác: Bao gồm vật liệu đặc chủng, phế liệu thu hồi trình sản xuất 1.2.1.2 Căn vào mục đích, công dụng vật liệu: - Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm - Nguyên liệu, vật liệu phục vụ cho nhu cầu khác - phục vụ cho quản lý sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp Căn vào nguồn nhËp cã vËt liƯu nhËp kho mua ngoµi, tù gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, thu nhặt 12.1.3 Phân loại công cụ dụng cụ: Trong công tác quản lý, CCDC đợc chia làm loại: + Công cụ, dụng cụ lao động + Bao bì luân chuyển + Đồ dùng cho thuê Trong thực tế: Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất Dụng cụ đồ nghề Dụng cụ quản lý Quần áo bảo hộ lao động Khuôn mẫu đúc, lán trại tạm thời Các loại bao bì 1.2.2 Đánh giá NL, VL, CCDC 1.2.2.1 Đánh giá NL,VL ,CCDC theo giá thực tế: a §èi víi NL, VL, CCDC nhËp kho: * NL, VL, CCDC mua nhập kho: Trị giá thực tế NL, VL, CCDC Giá mua = ghi + hóa đơn Thuế nhập (nếu có) + Các khoản Chi phí - giảm giá hàng thu mua mua, bị trả lại Trong đó: Thuế nhập = Giá trị mua NK x ThuÕ suÊt thuÕ NK - Doanh nghiÖp tÝnh thuÕ GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế giá hóa đơn giá Thuế GTGT - Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp giá hóa đơn giá có Thuế GTGT - Chi phí mua ngoµi bao gåm: chi phÝ vËn chun, bèc dì, bảo quản, thuê kho, bến bÃi * NL, VL, CCDC gia công chế biến: Trị giá thực tế NL, VL, CCDC = Trị giá thực tế VL, CCDC + xuÊt kho gia c«ng chÕ biÕn Chi phÝ chÕ biÕn * NL, VL, CCDC thuê gia công chế biến: Trị giá thực tế NL, VL, CCDC Trị giá thực tÕ cña = NL, VL, CCDC Chi phÝ mua + xuất kho gia công chế biến Chi phí bốc + dì (Chi phÝ liªn quan) * NL, VL, CCDC nhận góp vốn liên doanh, góp cổ phần, thu hồi vốn góp liên doanh: Trị giá thực tế NL, VL, CCDC = Giá Hội đồng liên doanh đánh giá * CCDC đợc tặng biếu: Trị giá thực tế NL, VL, CCDC nhập kho giá thị trờng NL, VL, CCDC tơng đơng + Chi phí liên quan * Đối với phế liệu thu hồi: Giá trị thực tế giá ớc tính sử dụng đợc bán đợc * Đối với NL, VL, CCDC đợc cấp: Giá trị thực tế NL, VL, CCDC = Giá ghi sổ đơn vị cấp NL, VL, CCDC + Chi phí liên quan b Đối với NL, VL, CCDC xuất kho: Vì giá thực tế lần nhËp NL, VL, CCDC kh¸c nhau, tÝnh gi¸ thùc tÕ xt kho, kÕ to¸n sư dơng mét sè phơng pháp: * Đơn giá bình quân: Trị giá thùc tÕ NL, VL, CCDC = xt kho Sè lỵng NL, VL, CCDC xuất kho x Đơn giá bình quân - Đơn giá bình quân đợc xác định: Trị giá thực tế NL, VL, CCDC Đơn giá bình quân tồn đầu ky (cuối kỳ trớc) tồn đầu kỳ (cuối kú tríc) Sè lỵng cđa NL, VL, CCDC = tån đầu kỳ (cuối kỳ trớc) Trị giá thực tế NL, VL, CCDC Đơn giá bình quân sau lần nhập (trớc tồn kho sau lần nhập Số lỵng cđa NL, VL, CCDC = xt) tån kho sau lần nhập Trị giá thực tế NL, VL, Đơn giá bình quân kỳ dự trữ (cuối kỳ) = CCDC tồn kho đầu kỳ Số lợng NL, VL, CCDC tồn đầu kỳ * Phơng páp Nhập trớc, xuất trớc (FiFo): + + Trị giá thực tế NL, VL, CCDC nhËp kho kú Sè lỵng NL, VL, CCDC nhập kỳ Theo phơng pháp giả định NL, VL, CCDC nhập kho trớc đợc xuất trớc Khi hết lô hàng xuất trớc tính đến lô hàng nhập tiếp sau theo trị giá thực tế lô hàng nhập kho Phơng pháp đảm bảo việc tính giá trị thực tế VL, CCDC xác, không bị tồn đọng nhng đòi hỏi kế toán chi tiết, chặt chẽ, theo dõi số lợng, đơn giá lần nhập * Phơng pháp Nhập sau xuất trớc (LiFo): Theo phơng pháp giả định trị giá thực tế VL xuất kho đợc xác định theo trị giá thực tế lô hàng nhËp kho sau cïng so víi thêi ®iĨm xt * Phơng pháp Giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp NL, VL, CCDC xuất dùng thuộc lô hàng tính theo đơn giá mua thực tế lô hàng Phơng pháp xác định kịp thời, xác, nhng doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ lô hàng, áp dụng cho Doanh nghiệp danh điểm NL, VL, CCDC , sè lÇn nhËp - xuÊt Ýt 1.2.2.2 Đánh giá NL, VL, CCDC theo giá hạch toán: Trị giá thực tế NL, VL, CCDC Giá hạch toán cña = NL, VL, CCDC xuÊt kho x xuÊt kho Hệ số giá (H) Hệ số giá đợc xác định dựa giá thực tế giá hạch toán lô NL, VL, CCDC tồn nhập kỳ Phạm vi ¸p dơng dïng cho doanh nghiƯp cã qui m« lín, cã sè lÇn nhËp, xt NL, VL, CCDC nhiỊu, cã nhiều danh điểm NL, VL Giá thực tế NL, VL, H = + CCDC tồn đầu kỳ Giá hạch toán NL, + VL, CCDC tồn đầu kỳ 1.3 Nhiệm vơ kÕ to¸n NL, VL, CCDC: Gi¸ thùc tÕ NL,VL,CCDC nhập kỳ Giá hạch toán NL, VL, CCDC nhËp kú - Tỉ chøc ghi chÐp, ph¶n ánh xác, kịp thời số lợng, chất lợng giá trị thực tế loại NL, VL, CCDC nhập, xuất, tồn kho, tiêu hao, sử dụng cho sản xuất - Vận dụng đắn phơng pháp hạch toán, chấp hành nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất, mở loại sổ, thẻ chi tiết chế độ, phơng pháp qui định - Kiểm tra việc thực thu mua, dự trữ, tiêu hao VL, CCDC, phát xử lý kịp thời VL, CCDC thừa thiếu, ứ đọng, tránh lÃng phí - Kiểm kê, đánh giá VL, CCDC theo chế độ qui định Nhà nớc, lập báo cáo kế toán NL, VL, CCDC phục vụ công tác quản lý, điều hành, phân tích kinh tế 1.4 Thđ tơc qu¶n lý nhËp - xt kho NL, VL, CCDC chứng từ kế toán có liên quan: Quá trình nhập kho, xuất kho hay xác định tồn kho NL, VL, CCDC phải đợc phản ánh chứng từ kế toán có liên quan để xác định đợc cách có sở xác Các chứng từ kế toán có liên quan: - Thẻ kho (MÉu 06-VT) - PhiÕu nhËp kho (MÉu 01-VT) - PhiÕu xuÊt kho (M·u 02 - VT) - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chun néi bé (MÉu 03 - VT) - Biên bạn kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hóa (Mẫu 08 - VT) - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH) Ngoài ra, sử dụng thêm chứng từ: - Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu 04 - VT) - Biên kiểm nghiƯm vËt t (MÉu 05 - VT) - PhiÕu b¸o vật t lại cuối kỳ (Mẫu 07 - VT) 1.5 Phơng pháp kế toán chi tiết NL, VL, CCDC Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể, áp dụng phơng pháp kế toán chi tiết VL, CCDC: - Phơng pháp thẻ song song - Phơng pháp Sổ số d - Phơng pháp Sổ đối chiếu luân chuyển 1.5.1 Phơng pháp Thẻ song song: Sơ đồ: Phiếu xuất Thẻ kho Bảng tổng hợp Nhật - xt - tån Sỉ Chi tiÕt Sỉ kÕ to¸n Tổng hợp Phiếu nhập * Ghi chú: : Ghi hàng ngày (1) : Ghi cuối tháng (2) : Đối chiếu kiểm tra (3) - Nguyên tắc: + kho: Thủ kho mở Thẻ kho, Sổ kho để theo dõi cho thứ, loại vật liệu theo số lợng, trọng lợng + Phòng Kế toán: Ghi chép số lợng, giá trị thứ NL, VL, CCDC - Trình tự ghi chép: + kho: Hàng ngày vào chứng tõ nhËp - xt, thđ kho ghi sè lỵng CCDC, VL thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Về mặt số lợng thẻ kho đợc theo dõi cho thứ, loại, nhóm vật liệu + Phòng Kế toán: Căn vào chứng từ ghi sổ, mở sổ kế toán chi tiết cho thứ, loại VL, CCDC với thẻ kho để theo dõi mặt số lợng, giá trị hàng ngày định kỳ nhận đợc chứng từ gốc kế toán kiểm tra chứng từ, tính đơn giá, thành tiền, sau phân loại chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết Cuối tháng kế toán thủ kho đối chiếu số liệu sổ kế toán chi tiết thẻ kho - Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản dễ tính toán ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu - Nhợc điểm: Việc ghi chép kho phòng kế toán bị trùng lặp tiêu số lợng, khối lợng loại NL, VL, CCDC, công việc ghi chép nhiều Công việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng hạn chế chức kế toán 10 Ngoài ra, Xí nghiệp có đội may, chuyên may quần áo bảo hộ lao động, đồng phục mang tính tự sản tự tiêu Xởng bổ trợ dịch vụ công trình mang tính hàn vá, phục vụ xí nghiệp sản xuất đệm cao su Đội kiến trúc sản xuất vật liệu xây dựng, xây dựng công trình qui mô vừa nhỏ hoạt động kinh doanh dịch vụ khác chiếm 10% Tỉng doanh thu cđa XÝ nghiƯp XÝ nghiƯp chÞu th Thu nhËp Doanh nghiƯp 32% * Trang thiÕt bị Xí nghiệp: bao gồm nhiều chủng loại - Đờng: + Ray P43, tà vẹt bê tông K1 + Ray P43, tà vẹt bê tông K2, K2A + Ray P43, tà vẹt gỗ + Một số đờng lồng, ghi lồng - Cầu: Một số cầu lớn h hại nhiều bị đánh phá chiến tranh (Cầu Long Biên, Phú Lơng), hớng đờng có mật độ xe cộ lại nhiều, cầu nằm quốc lộ giao thông quan trọng chịu khối lợng chuyên chở hành khách, hàng hóa lớn đờng sắt nh đờng cầu Phú Lơng, cầu Tam Bạc Trong phạm vi quản lý Xí nghiệp có nhiều chân hàng quan trọng nh Ga Hà Nội, Ga Giáp Bát, Ga Hải Phòng, Ga Yên Viên, Cảng Hải Phòng, Cảng Vật Cách, Nhà máy Xi măng Hải Phòng, Xăng dầu Thợng Lý Ngoài có trang thiết bị phục vụ sửa chữa, quản lý nh: máy chèn, máy kiểm tra đờng, máy vi tính, ô tô chuyên chở b) Tình hình sản xuất: Mạng lới đờng sắt Xí nghiệp quản lý trải rộng thành phố Hà Nội - Hải Dơng - Hải Phòng Tài sản chủ yếu Xí nghiệp hệ thống sở hạ tầng đờng sắt - Quản lý cầu Long biên - Cầu đờng sắt dài nhất, lâu năm nhất, bị ảnh hởng chiến tranh nặng nề 35 - Quản lý hệ thống đờng ga, ghi 4/5 ga Loại I - Quản lý 381 ghi 58 đờng ngang - Trạng thái kỹ thuật, đờng ghi yếu khả đầu t hàng năm Nhà nớc hạ tầng đờng sắt hạn chế, cha đáp ứng đợc yêu cầu nâng cấp chất lợng sở hạ tầng Đờng sắt Từ đặc điểm tình hình nh đòi hỏi XN QLĐS H-H phải có máy tổ chức quản lý chặt chẽ, đồng nhằm đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ đợc giao, nâng cao đời sống cán bộ, giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm Song song với việc tăng nhanh vận tải, vấn đề tu, sửa chữa đờng sắt phải đợc quan tâm đảm bảo tuyệt đối an toàn chạy tàu thông suốt đem lại tín nhiệm cho ngành Chính điều đà tác động qua lại khối lợng sửa chữa đờng sắt với chi phí đặc biệt việc cung cấp NL, VL, CCDC phục vụ cho yêu cầu sửa chữa, tu c) Đặc điểm cấu tổ chức máy quản lý Xí nghiệp: - Tổng số công nhân viên 1160 ngời, phận quản lý, số lại đợc phân bổ tổng số 20 cung đờng, đơn vị chắn, đơn vị cầu, xởng bổ trợ dịch vụ công trình, tổ may, đội kiến trúc, tổ bảo vệ chuyên ngành - Bộ máy quản lý Xí nghiệp gồm: 01 Giám đốc phụ trách chung, 03 Phó Giám đốc 10 phòng ban chuyên môn nghiệp vụ; Phó Giám đốc kỹ thuật đờng, gác chắn; Phó Giám đốc kỹ thuật cầu; Phó Giám đốc tổng hợp Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ có chức năng, nhiệm vụ cụ thể dựa qui định cấp Ban Giám đốc ban hành Đặc biệt, công tác quản lý tổ chức sản xuất Xí nghiệp mối quan hệ phòng ban mật thiết quan trọng, đảm bảo công tác đạo sản xuất kịp thời, thông suốt, đáp ứng yêu cầu công tác sản xuất kinh doanh 36 Sơ đồ 37 2.1.3 Tổ chức máy kế toán Xí nghiệp: a) Hình thức tổ chức máy kế toán: Phòng Tài - Kế toán phòng quan trọng với chức quản lý tài chính, trợ lý đắc lực Ban Giám đốc để đa định đắn, hiệu qủa việc điều hành hoạt động Xí nghiệp, vừa có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ, kịp thời thông tin kế toán, tài Xí nghiệp Xuất phát từ đặc điểm trên, XN QLĐS H-H tổ chức máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung Mọi công việc kế toán đợc tập trung phòng kế toán Xí nghiệp, bao gồm công việc phân loại kiểm tra chứng từ, định khoản xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp Cuối niên độ kế toán xác định kết kinh doanh, việc thực nghĩa vụ với Nhà nớc lập Báo cáo Tài chính, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý Xí nghiệp quan quản lý cấp nhân viên kinh tế đội sản xuất có nhiệm vụ thống kê, ghi chép chứng từ ban đầu chuyển cho Phòng kế toán vào cuối tháng b) Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức máy kế toán: * Chức năng: Tổ chức viƯc thu thËp, xư lý, cung cÊp th«ng tin kinh tế theo yêu cầu định, phục vụ cho lÃnh đạo quản lý Xí nghiệp thông qua công tác kế toán để kiểm tra trình thực kế hoạch cđa XÝ nghiƯp, gi¸m s¸t viƯc sư dơng vËt t, tiền vốn, lao động, tăng suất lao động, nâng cao hiƯu qu¶ s¶n xt, kinh doanh * NhiƯm vơ: - Ghi chép phản ánh cách chi tiết, xác, kịp thời, liên tục tình hình biến động sản lợng, tài sản, vật t Tính toán chi phí sản xuất, thu thập số liệu tình hình sản xuất Xí nghiệp - Giám đốc kiểm tra việc thực chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tÕ – tµi chÝnh cđa Nhµ níc Xí nghiệp, ngăn ngừa vi phạm kỷ luật tài kế toán - Tổ chức bảo quản lu trữ hồ sơ, sổ sách chứng từ tài liệu thống kê kế toán theo qui định * Cơ cấu tổ chức máy kế toán: 38 Để phù hợp với điều kiện kinh tế thị trờng tình hình thực tế cđa XÝ nghiƯp, bé m¸y kÕ to¸n cđa XÝ nghiƯp đợc tổ chức, xếp gọn nhẹ, hợp lý đảm bảo cung cấp thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời, xác, hữu ích cho đối tợng sử dụng thông tin phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán kế toán - Phòng Tài chính- Kế toán bao gồm: + Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm chung trớc Giám đốc, giúp Giám đốc Xí nghiệp tổ chức thực toàn công việc, chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát toàn hoạt ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cđa XÝ nghiƯp ®Ĩ gióp lÃnh đạo đề đợc biện pháp quản lý, nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh + Phã KÕ to¸n trëng: Thay thÕ kÕ to¸n trởng điều hành công tác Kế toán Tài kế toán trởng vắng mặt Trực tiếp phụ trách công tác kế toán tài sản cố định, theo dõi tình hình có, biến động số lợng, giá trị khấu hao tài sản cố định, tham gia kiểm kê tài sản cố định định kỳ, bất thờng, duyệt lơng + Kế toán vốn tiền tiền lơng: Kiểm tra tình hình thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sở chứng từ hợp lệ Theo dõi khoản công nợ phải toán Đồng thời tổng hợp, kế toán chi tiết thời gian lao động, kết lao động, toán tiền lơng, thởng chế độ Bảo hiểm xà hội, Y tế vào đối tợng tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành + Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm ghi Sổ cái, Sổ tổng hợp tất số liệu từ phần hành kế toán để lập báo cáo toán Cuối quý, năm, lập báo cáo tài ngời nhập số liệu vào máy quản lý chứng từ kế toán + Kế toán vật t, công cụ, dụng cụ: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho NL, VL, CCDC, đánh giá phân loại NL, VL, CCDC theo yêu cầu quản lý Xí nghiệp Cung cấp kịp thời mức dự trữ tối đa loại NL, VL, tránh tình trạng ứ đọng lớn vật t + Kế toán chi phí: Theo dõi tập hợp chi phí sản xuất theo yếu tố, theo sản phẩm dựa dự đoán đợc duyệt, so sánh tổng hợp phân tích cụ thể yếu tố chi phí làm sở cho lÃnh đạo điều hành phân tích kết hoạt động kinh tế + Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ, phản ánh đối chiếu kịp thời theo yêu cầu pháp lệnh kế toán 39 + Thủ qũy: Bảo quản quỹ tiền mặt, trả lơng, bảo hiểm cho công nhân viên Xí nghiệp vào phiếu thu, chi, chứng từ gốc hợp lệ, thủ qũy tiến hành thu chi tiền mặt, đối chiếu kế toán tiền mặt bảo đảm tính hợp lý hạch toán thực tế sổ, lập báo cáo quý Sơ đồ máy Kế toán Kế toán trưởng Phó phòng Kế to¸n vèn b»ng tiỊn, TL KÕ to¸n vËt t, CCDC Kế toán TSCĐ, tiền lư ơng Kế toán chi phí Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Thủ quỹ c) Trình tự luân chuyển chứng từ: XN QLĐS H-H ¸p dơng h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chung, cã kết hợp với hình thức chứng từ ghi sổ Việc áp dụng hình thức kế toán đơn giản, dễ ghi chÐp, dƠ hiĨu, thn tiƯn cho viƯc nhËp d÷ liệu vào máy tính phân công lao động kế toán, giới hóa công tác kế toán có hạn chế công việc ghi chép trùng lặp Do Xí nghiệp có qui mô hoạt động tơng đối lớn, hoạt động sản xuất diễn thờng xuyên liên tục nên nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, trình nhập, xuất, tồn NL, VL, CCDC phục vụ sửa chữa, tu cầu đờng vấn đề quản lý tiền lơng cho số lợng công nhân viên nhiều, Xí nghiệp đà da máy vi tính vào phục vụ công tác quản lý kế toán chung để khắc phục nhợc điểm phải ghi chép nhiều đảm bảo tính xác thông tin kế toán xử lý kịp thời khối lợng công việc diễn ra, đồng thời nâng cao trình độ chuyên môn cho phận quản lý kế toán 40 Mọi nghiệp vụ phát sinh Xí nghiệp đợc lập chứng từ gốc hợp lệ Các chứng từ gốc sở để kế toán phân loại tiến hành nhập số liệu vào máy, lên sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký chung, sổ Hàng ngày vào chứng từ gốc, kế toán viên kiểm tra chứng từ, định khoản ngày chứng từ tài khoản chi tiết, phân loại chứng từ theo đối tợng nghiệp vụ nhập số liệu chứng từ vào máy theo phần hành, kiểm tra tính khớp số liệu máy với số liệu chứng từ gốc Việc kết chuyển liệu, tổng hợp, in ấn sổ s¸ch, lËp b¸o c¸o sÏ m¸y thùc hiƯn hoàn toàn + Hệ thống sổ kế toán Xí nghiệp gồm: Sổ nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản, sổ Thẻ chi tiết, sổ Tổng hợp tài khoản, loại bảng kê (chứng từ, tài khoản đối ứng), Bảng phân bổ (lơng, BHXH, VL, CCDC ) * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Chøng tõ gèc NhËt ký chuyªn dïng Sỉ Nhật ký chung Sổ thẻ hạch toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết - Bảng cân đối Báo cáo kế toán Ghi : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu 41 2.2 Thực tế công tác kế toán NL, VL, CCDC XN QLĐS H-H: 2.2.1 Công tác phân loại NL, VL, CCDC Xí nghiệp: Là Xí nghiệp hoạt động công ích với nhiệm vụ chủ yếu sửa chữa tu sở hạ tầng đờng sắt trải dài rộng Do vậy, để thực đợc kế hoạch tiêu Nhà nớc giao cho, Xí nghiệp đà phải sử dụng khối lợng lớn nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ phong phú đa đạng chủng loại qui cách phần lớn đơn vị thuộc ngành đờng sắt sản xuất Ngoài số công cụ dụng cụ đợc Xí nghiệp sử dụng nớc nh: xẻng ba lá, thớc thủy lực, khoan điện Khối lợng loại NL, VL, CCDC sử dụng khác Có loại NL, VL, CCDC sử dụng với khối lợng lớn nh loại ray, tà vẹt gỗ, tà vẹt ghi, tà vẹt sắt, ốc vít, đá, bê tông, cuốc chèn đờng, xà beng cầy, xà beng giật, cán cuốc, cán xẻng nhng có loại sử dụng nh sơn màu loại, cầu dao điện, túi tuần đờng Nguồn NL, VL, CCDC mà Xí nghiệp sử dụng đa dạng phong phú Điều đặt yêu cầu Xí nghiệp phải quản lý chặt chẽ riêng biệt loại, mà công tác kế toán NL, VL, CCDC vô quan trọng để đảm bảo nguồn nguyên liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ cho trình sửa chữa tu kịp thời, đầy đủ mà không bị ứ đọng nhiều Để tiến hành hoạt động theo kế hoạch, nhiệm vụ đợc giao với tính chất công việc mang đặc thù riêng, Xí nghiệp đà phải sử dụng đến nhiều loại vật liệu, công cụ, dụng cụ có liên quan với khối lợng lớn Muốn hạch toán xác quản lý chặt chẽ vật t công tác phân loại chúng thiếu Tại Xí nghiệp NL, VL, CCDC đợc phân loại nh sau: a) Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng chủ yếu trình sản xuất sản phẩm, tạo nên thực tế công trình mà công trình đờng sắt NVL bao gồm: + Ray + Các loại tà vẹt (Tà vẹt gỗ, tà vẹt sắt ) + Các loại ghi, bu lông, rong đen + Các loại đá, cát 42 Ngoài số nguyên liệu nh: đinh, gạch, đệm sắt, đệm cao su b) Nhiên liệu: loại vật liệu sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lợng phục vụ cho trình sửa chữa tu cho thiết bị máy móc, vận tải nh dầu Diezen, xăng A92, dầu môtô Extra, dầu hỏa, mỡ công nghiệp c) Công cụ, dụng cụ: đóng vai trò t liệu lao động tham gia vào việc sản xuất cấu thành sản phẩm Một số công cụ, dụng cụ chủ yếu đợc sử dụng: + Dụng cụ sản xuất: Xà beng cầy, xà beng giật, cán cuốc, cán xẻng, đào đá, cuốc chèn ®êng, ®Ưm cao su, kÝch n©ng ®êng, thíc thđy lùc, khoan điện + Dụng cụ quản lý: tủ, bàn làm việc, đựng tài liệu, giấy, đĩa mềm + Quần áo bảo hộ lao động, trang, gang tay, giầy vải, mũ (do đặc điểm sản xuất hạch toán vào chi phí vật liệu) d) Phế liệu thu hồi: loại vật liệu thu đợc sau trình sửa chữa, tu cầu đờng 2.2.2 Thủ tục nhập - xuất kế toán chi tiết NL, VL, CCDC 2.2.2.1 Thđ tơc nhËp xt NL, VL, CCDC vµ chứng từ kế toán có liên quan: Một khâu quan trọng công tác quản lý vật t thủ tục nhập - xuất NL, VL, CCDC Các trình tự nhập, xuất phải đợc tiến hành theo quy định chung phản ánh cách xác hợp lệ nghiệp vụ liên quan phát sinh Nếu khâu quản lý không tốt ảnh hởng xấu tới khâu khác nªn thđ tơc nhËp, xt vËt t cã ý nghÜa rÊt quan träng a) Thđ tơc nhËp kho: ViƯc thu mua đợc Xí nghiệp tiến hành có phát sinh nhu cầu NL, VL, CCDC Việc thu mua đợc tiến hành theo nhiều phơng thức khác nh: mua trực tiếp tiền mặt, mua tiền gửi ngân hàng, mua tiền tạm ứng mua víi sè lỵng lín hay sè lỵng Ýt Dï mua dới hình thức theo qui định tất loại vật t tới nơi phải tiến hành kiểm nghiệm làm thủ tục nhập kho 43 Sổ danh điểm vật liệu, công cụ, dụng cô (trÝch) M· 1-01 1-02 1-13 1-15 1-16 1-31 1-38 1-41 1-42 1-52 1-56 1-62 1-77 1-78 1-79 1-100 1-128 1-146 2-79 3-01 3-03 3-09 4-01 4-08 4-10 4-14 4-23 4-27 4-30 4-38 4-50 4-52 4-84 4-113 4-119 4-121 4-130 4-144 Tªn vËt t Sắt tròn loại Đinh xoắn Sơn chống rỉ Que hàn Đất đèn Tà vẹt gỗ cầu 18x22x2,8m Tà vẹt ghi 14x16x22x2-2,3m Bu lông suốt K3 Rong đen vênh 24 Bu lông mối P43 Tà vẹt sắt Đá phủ lý 4*6 Cát vàng Đá 1x2 Xi măng Gạch đặc Cát đen Đinh đỉa Tà vẹt thu hồi phế liệu Xăng A92 Dầu Diezen Dầu nhờn cao cấp Racet Cờ lê chữ T Dĩa kéo đá Chổi sơn Cụm bánh goòng Cán cuốc + cán xẻng Xẻng Trung Quốc Thớc thủy bình Cuốc chèn đờng Máy cắt mài Makita Gang tay Tủ đựng tài liệu Xà beng cầy Khẩu trang Xà beng giật Goòng Điplori Can nhựa 44 Đơn vị tính Kg Cái Kg Kg Kg Thïng Thïng C¸i C¸i C¸i Thïng M3 M3 M3 Kg Viên M3 Cái 2-79 Thùng Lít lít LÝt C¸i C¸i C¸i C¸i C¸i C¸i C¸i C¸i C¸i đôi Cái Cái Cái Cái Cái Cái Tại Xí nghiệp vật t đợc chuyển đến kho, ngời mua vật t nhân viên phân xởng, phòng vật t mang hóa đơn bên bán hàng lên phòng vật t Hóa đơn bên bán có mẫu nh sau: Hóa đơn (GTGT) Mẫu số 01 - GTKT - 3LL Liên 2: Giao khách hàng Ngày: 04/06/03 Đơn vị bán hàng: Công ty đầu t Nam Bắc Địa chỉ: Điện thoại: Số Tài khoản: Mà số thuế: Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Sơn Đơn vị : Xí nghiệp Quản lý Đờng sắt Hà - Hải Địa : Gia Lâm - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức toán Mà số thuế: 0100769656-1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 3=1x2 Tà vẹt gỗ cầu (18x22x2,8m) Thùng 11 451.800 4.969.800 Tà vẹt gỗ (14x16x22x1,8mN2) Thùng 112 190.900 21.380.800 Tà vẹt gỗ 14x16x22x2,5mN2 Thùng 19 299.100 5.682.900 Cộng tiỊn hµng 32.033.500 Th st th GTGT 10% 3.203.350 Tỉng cộng tiền toán 35.236.850 Số tiền chữ: Ba mơi lăm triệu hai trăm ba mơi sáu nghìn tám trăm năm mơi đồng Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) 45 Căn vào hóa đơn đơn vị bán hàng, phòng vật t xem xét kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hóa đơn số hàng thực tế đà để lập Phiếu nhập kho Đơn vị: XN QLĐS H-H Phiếu nhập kho Địa chỉ: Gia Lâm - HN Ngày 06/06/03 Số : 19 Mẫu số: 01-VT Nợ: 1521 QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐkế toán Ngày 1/11/1995 Bộ Tài Có: 331/42 Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Văn Huy Địa : Công ty Đầu t Nam Bắc Nhập kho: Vật t Số TT Tên, nhÃn hiệu, quy cách phẩm chất vật t Đơn vị Mà số tính (sản phẩm, hàng hóa) Số lợng Theo Thực Chứng từ nhập Đơn giá Thành tiền A B C D Tà vẹt gỗ cầu (18x22x2,8m) 1-31 Thùng 11 11 451.800 4.969.800 Tà vẹt gỗ (14x16x22x1,8N2) 1-33 Thïng 112 112 190.900 21.380.800 Tµ vĐt gỗ 14x16x22x2,5mN2 1-34 Thùng 19 19 299.100 5.682.900 Cộng 32.033.500 Th st th GTGT 10% 3.203.350 Tỉng to¸n 35.236.850 Bằng chữ: Ba mơi lăm triệu hai trăm ba mơi sáu nghìn tám trăm năm mơi đồng Nhập ngày 06/06/03 Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho đợc lập thành liên, đặt giấy than ghi lần - Phòng Vật t lu lại liên, Thủ kho lu lại liên để làm ghi thẻ kho, liên lu phòng kế toán vật t Cuối tháng kế toán vật liệu xuống kho đối chiếu kiểm tra số liệu Phiếu nhập kho Thẻ kho Sơ đồ biĨu diƠn thđ tơc nhËp kho t¹i XÝ nghiƯp VËt liệu CCDC kho Hóa đơn bán hàng Phòng Vật tư Phòng Kế toán 46 Phiếu nhập kho Nhập kho 47 b) Thủ tục xuất kho: Xuất phát từ yêu cầu cần thiết nhiệm vụ trình sửa chữa tu công trình, phân xởng lập "Giấy lĩnh vật t" để đa lên phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật vào giấy để lập phiếu ®Þnh møc vËt t PhiÕu ®Þnh møc vËt t Cung đờng Văn Điển STT Đơn vị tính M3 Cái Số lợng 69 01 Bu lông ghi 22 Cái 04 Bulông ghi 16 Cái 07 Rong đen vênh 24 Tên vật t, qui cách Đá x Phủ lý Xà beng cày Cái Ghi 15 Từ Phiếu định mức vật t này, thủ trởng đơn vị xem xét duyệt, sau phòng VËt t sÏ lËp phiÕu xuÊt kho PhiÕu xuÊt kho viết riêng cho đơn vị sử dụng có mẫu nh sau: Đơn vị: Số 68 Địa Ngày 20/06/2003 MÉu sè: 02-VT Nỵ TK 621/624 PhiÕu xt kho QĐ số: 1141- Có TK 152(1) Ngày 1/11/1995 Bộ Tài Họ tên ngời nhận hàng: Phạm Khắc Vỹ Bộ phận TC/QĐ/CĐkế toán : Cung đờng Văn Điển Lý xuất kho: Sửa chữa thờng xuyên km9ữ 10+500 Xuất kho : Xí nghiệp Tên, nhÃn hiệu, quy STT Đơn vị số tính Yêu cầu Thực xuất C D Bulông ghi 22 1-59 Cái 04 04 (9.0147) (36.056) Bu lông 16 1-82 Cái 07 07 (4.476) (31.333) Rong đen vênh 24 1-42 Cái 15 15 (1.775,8) 26.637) c¸ch, phÈm chÊt vËt t (sp, h2) A Số lợng Mà B Cộng Đơn giá Thành tiền (94.026) 48 Xuất ngày 23/06/03 Phụ trách phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) Phiếu xuất kho ghi số lợng theo yêu cầu thực xuất, đơn giá thành tiền sau chuyển sang Phòng Kế toán, kế toán vật t ghi vào Phiếu xuất kho đợc lập thành ba liên, đặt giấy than ghi lần, liên lu lại phòng vật t làm để ghi sổ, hai liên giao cho ngời lĩnh vật t đa xuống kho Thẻ kho vào phiếu xuất kho tiến hành xuất vật t theo số lợng quy cách chủng loaị nh phiếu xuất, đồng thời giữ lại liên để làm ghi thẻ kho, sau chuyển cho kế toán vật t để hạch toán Một liên lại, ngời lĩnh vật t mang làm kiểm tra số lợng, chủng loại, chất lợng vật t đa từ kho đến nơi sử dụng Cuối tháng, kế toán vật t thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu tổng số xuất kho thẻ kho Nếu có chênh lệch kế toán thủ kho phải kiểm tra lại thông qua chứng từ, Phiếu xuất kho, Phiếu định mức vật t làm 2.2.2.2 Phơng pháp kế to¸n chi tiÕt NL, VL, CCDC: XÝ nghiƯp cã nhiỊu loại vật t, CCDC đòi hỏi công tác quản lý phải phản ánh chặt chữ thứ số lợng, chất lợng, chủng loại giá trị Việc hạch toán chi tiết NL, VL, CCDC cần thiết đợc tiến hành đồng thời phòng Kế toán kho dựa chứng từ nhập, xuất kho làm sở Phơng pháp kế toán chi tiết NL, VL, CCDC đợc Xí nghiệp sử dụng phơng pháp Thẻ song song, phù hợp, dễ làm, đơn giản, dễ tính toán ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu Nội dung phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu Xí nghiệp đợc tiến hành nh sau: a) kho: Hàng ngày thủ kho vào phiếu nhập, xuất để ghi số lợng NL, VL, CCDC thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Thẻ kho đợc xếp theo loại, nhóm NL, VL, CCDC Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng thẻ kho vãi sè nhËp - xuÊt - tån thùc tÕ Hàng ngày định kỳ phải chuyển 49 ... toán nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ Xí nghiệp Quản lý Đờng sắt Hà Hải" Nội dung chuyên đề gồm phần: Chơng I: Các vấn đề chung Kế toán nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ sản xuất kinh... đổi tên Xí nghiệp Quản lý Đờng sắt Hà Hải thành Công ty Quản lý Đờng sắt Hà Hải Xí nghiệp thức lấy tên Công ty Quản lý Đờng sắt Hà Hải từ ngày 11/04/03 XN QLĐS H-H thuộc Tổng cục Đờng sắt Liên... Hà Hải 31 Đến năm 1998, ngành đờng sắt thay đổi cấu tổ chức nên Xí nghiệp Cầu đờng Hà Hải lại đổi thành Xí nghiệp Quản lý Đờng sắt Hà Hải (từ Hà Nội đến Hải Phòng) Quyết định thành lập Doanh nghiệp:
