Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 2) Lập kế hoạch Bước này gồm: - Lựa chọn quy trình hoặc chức năng kinh doanh tổng quát cần đánh giá làm chuẩn (ví dụ như lập kế hoạch chiến lược). - Xác định hoạt động cần đánh giá chuẩn trong quy trình trên (như tài trợ kinh doanh) - Xác định nguồn lực cần thiết để nghiên cứu - Xác nhận lại phương pháp đánh giá hay các chỉ số chính để đánh giá tình hình hoạt động trong quá trình thực hiện. - Ghi lại chi tiết phương pháp hiện tại đang đang sử dụng để tiến hành hoạt động - Xác định những mô hình tham khảo hợp lý như là điểm khởi đầu quá trình đánh giá, bạn cũng có thể thấy các nhà cung cấp thông tin mật là hữu ích. Phân tích Bước này bao gồm: - Thu thập thông tinh để xác định mức độ cải tiến - So sánh quá trình hiện tai với những mô hình tham khảo thích hợp để xác định sự khác biệt và và những đổi mới. - Đồng ý với các mục tiêu cải tiến mà những mục tiêu này được kỳ vọng là kết quả của việc áp dụng phương pháp mới để kinh doanh. Hành động Bước này bao gồm: - Thông báo kết quả nghiên cứu tới những bộ phận có liên quan trong tổ chức - Lập kế hoạch hoàn thành công việc cải tiến - Thực hiện kế hoạch cải tiến, giám sát quá trình và xem xét lại khi cần thiết Đánh giá lại Bước này bao gồm: - Đánh giá lại tình hình hoạt động kinh doanh sau khi các bước thay đổi đã được thực hiện - Tìm ra và sửa chữa bất kỳ vấn đề gì có thể khiến cho tổ chức không đạt được mục tiêu của mình - Thông báo kết quả của sự thay đổi đã được thực hiện tới tổ chức - Cân nhắc lại quá trình thựchiện benchmarking để tiếp tục quá trình cải tiến Thực hiện benchmarking một cách liên tục chứ không phải chỉ sử dụng một lần Hầu hết các tổ chức sẽ không tìm thấy được một kinh nghiệm tối ưu trong thực tiễn ngay nỗ lực lần đầu tiên, mà quá trình này sẽ cần phải được thử vài lần để xác định được chuẩn mực tối ưu. Điều quan trọng là mỗi lần bạn thực hiện phương pháp benchmarking thì nó sẽ là những phản ứng trước những bài học bạn thu được từ những bài tập trước đây và có tính đển bất kỳ thay đổi tiếp theo trong môi trường kinh doanh. Phương pháp của bạn không được cứng nhắc mà đúng ra nó sẽ được thay đổi theo thời gian Bạn sẽ cần phải: - Áp dụng phương pháp benchmarking như là một phương pháp luôn thay đổi - Đảm bảo rằng benchmark đánh giá được những hoạt động hiện tại đang là những hoạt động ưu tiên. Khái niệm về so sánh đổi chuẩn (benchmarking) So sánh đổi chuẩn không phải là một quá trình riêng lẻ mà bao gồm cả việc chia sẻ thông tin trong vào ngoài tổ chức. Cần phải lưu ý rằng, hoạt động so sánh đối chuẩn phải được thực hiện nghiêm túc và phối hợp giữa các bộ phận để thành công. So sánh đổi chuẩn không chỉ đơn thuần là chấm điểm mà còn so sánh giữa chiến lược và hoạt động của một công ty với những công ty hàng đầu khác trong và ngoài ngành. Mục tiêu là tìm ra được hoạt động thực tiễn tốt nhất để áp dụng nhằm cải tiến hoạt động của công ty. So sánh đổi chuẩn là gì? So sánh đối chuẩn là một hoạt động tìm tòi và học hỏi không ngừng để cải thiện hoạt động kinh doanh chủ yếu. Nó bao gồm nghiên cứu và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức và với các tổ chức khác (còn gọi là “các đối tác trong so sánh đối chuẩn”). Những nỗ lực thực hiện so sánh đối chuẩn là nhằm tìm tòi và nhận thức được thực tiễn hoạt động và phương pháp thực hiện của các doanh nghiệp khác. Mục đích chính là tạo điều kiện cải thiện tình hình hoạt động và khả năng cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp. Thông thường, so sánh đối chuẩn được thực hiện trong một ngành riêng biệt. Bên cạnh đó, so sánh đối chuẩn cũng được tiến hành giữa các tổ chức có chung hình thức kinh doanh nhưng ở các lĩnh vực khác nhau. So sánh đối chuẩn nếu được tiến hành giữa các ngành khác nhau sẽ mang lại kết quả tốt hơn nhưng đồng thời cũng khiến người ta phải thách thức với một số giả định là một phần trong vấn đề. Một số định nghĩa khác về so sánh đối chuẩn: “Là một quá trình liên tục đánh giá sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động thức tiễn so với những đối thủ cạnh tranh lớn nhất hoặc so với những công ty đang dẫn đầu trong ngành” (David T. Kearns, cựu chủ tịch tập đoàn Xerox) “Là quá trình tìm kiếm những hoạt động thực tiễn có giá trị dẫn đường cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.” (Robert C. Camp, Xerox) “Hoạt động thực tiễn có giá trị được định nghĩa là bất kỳ một phương pháp, kiến thức, bí quyết hay kinh nghiệm đã được chứng minh là có giá trị và hiệu quả trong một tổ chức và có thể được áp dụng cho tổ chức khác. Mục tiêu chính của bất kỳ tổ chức nào tiến hành so sánh đối chuẩn - Đảm bảo mục tiêu hoạt động kinh doanh đề ra so với kết quả các tổ chức dẫn đầu đã đạt được cao hơn - Kết hợp chặt chẽ thực tiễn hoạt động kinh doanh trong toàn bộ quá trình kinh doanh của tổ chức. - Đạt được mức tăng trưởng cao nhất khi so sánh đối chuẩn trở thành một bộ phận trong hệ thống quản lý của tổ chức Thực hiện so sánh đối chuẩn Hai câu hỏi nên trả lời trước Tại sao phải tiến hành so sánh đối chuẩn? So sánh đối chuẩn được sử dụng như là một công cụ cải thiện quy trình kinh doanh, cung cấp cho tổ chức những bằng chứng tin cậy về tình hình hoạt động hiệu quả nhất, hỗ trợ thiết lập mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động. Quá trình này kết thúc khi những nghiên cứu thu được từ so sánh đối chuẩn được phát triển thành kế hoạch hành động để thực hiện những thay đổi cần thiết. Cần lưu ý rằng so sánh đối chuẩn là một quá trình tương hỗ và cần phải được tiến hành thường xuyên nhằm đạt được hiệu quả thực sự. Ai thực hiện so sánh đối chuẩn? Nỗ lực thực hiện so sánh đối chuẩn có thể được khởi xướng từ bất cứ người nào trong tổ chức. Khi thực hiện so sánh đối chuẩn cần lưu ý 3 điểm sau: - Đầu tiên cần tập trung vào những hoạt động kinh doanh chính có đóng góp vào sự hài lòng của khách hàng và năng suất lao động, sau đó thực hiện những nỗ lực này tốt nhất đảm bảo thu được những kết quả tương xứng với các nguồn lực đã bỏ ra. - Lập kế hoạch nghiên cứu hệ thống nội bộ trong tổ chức trước khi tìm kiếm những đối tác bên ngoài. - Chuẩn bị sẵn sàng và thật chuyên nghiệp để tổ chức có thể được dùng để so sánh đối chuẩn với các tổ chức khác, đảm bảo duy trì hình ảnh tốt của tổ chức. So sánh đối chuẩn có hiệu quả nhất khi được thực hiện bởi một nhóm người được trao thực quyền. Sự hỗ trợ từ phía chủ tổ chức cũng rất quan trọng trong sự thành công và phối hợp trong nghiên cứu so sánh đối chuẩn. Có rất nhiều nguồn lực và con người sẵn sàng giúp tổ chức thực hiện so sánh đối chuẩn. Tuy nhiên, tổ chức phải tham gia tích cực chủ động và toàn tâm toàn ý cho hoạt động này để thu được lợi ích tối đa. . Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 2) Lập kế hoạch Bước này gồm: - Lựa chọn quy trình hoặc chức. phận để thành công. So sánh đổi chuẩn không chỉ đơn thuần là chấm điểm mà còn so sánh giữa chiến lược và hoạt động của một công ty với những công ty hàng