Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ CHƯƠNG QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ Học xong chương người học có thể: Hiểu tiến trình định Biết kỹ cần có nhà quản trị việc định hiệu Mô tả kiểu định Xác định thuận lợi bất lợi việc định theo nhóm Biết kỹ thuật nhằm cải tiến việc làm định theo nhóm Ra định nhiệm vụ quan trọng nhà quản trị Quyết định quản trị có ảnh hưởng đến vấn đề quan trọng tổ chức tồn phát triển tổ chức đó, ảnh hưởng đến vấn đề thứ yếu mức lương khởi điểm trả cho nhân viên tập Tuy nhiên, tất định có ảnh hưởng, dù lớn hay nhỏ, đến kết hoạt động của tổ chức Vì sống tổ chức, nhà quản trị cần phải phát triển kỹ định Có thể nói chất lượng định quản trị thước đo tính hiệu nhà quản trị tổ chức Thật vậy, Lee Lacocca - giám đốc hãng xe Chrysler nói: “Nếu phải tổng hợp thành từ để nói lên phẩm chất giám đốc giỏi, tơi nói ‘Tính định’ Bạn sử dụng máy tính tuyệt vời giới, bạn thu thập số liệu biểu đồ, sau phải kết hợp thông tin lại với nhau, vạch thời khóa biểu chung hành động” I Bản chất, vai trò chức định quản trị Trong tổ chức luôn tồn nhu cầu giải vấn đề nảy sinh trình quản trị Để giải vấn đề người ta thường phải xây dựng lựa chọn phương án tối ưu, đòi hỏi nhà quản trị phải cân nhắc, lựa chọn đến định 75 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1.1 Bản chất Quyết định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm định chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề chín muồi, sở hiểu biết quy luật vận động khách quan hệ thống bị quản trị việc phân tích thơng tin hệ thống 1.2 Vai trị Các định quản trị có vai trị quan trọng vì: - Các định ln sản phẩm chủ yếu trung tâm hoạt động quản trị - Sự thành công hay thất bại tổ chức phụ thuộc nhiều vào định nhà quản trị - Không thể thay định quản trị tiền bạc, vốn liếng, tự điều chỉnh thứ tự động hóa máy móc tinh xảo - Mỗi định quản trị khâu toàn hệ thống định tổ chức có tương tác lẫn phức tạp Không thận trọng việc định, thường dẫn tới hậu khơn lường 1.3 Chức định Quyết định trái tim hoạt động quản trị cần phải thực chức chủ yếu sau: - Lựa chọn phương án tối ưu - Định hướng - Bảo đảm yếu tố thực - Phối hợp hành động - Chức động viên, cưỡng - Bảo đảm tính thống thực - Bảo đảm tính hiệu kinh doanh - Bảo đảm tính hiệu lực - Bảo mật II Mục tiêu định Thông thường mục tiêu hiểu đích để nhắm vào hay cần đạt tới để hoàn thành nhiệm vụ Như mục tiêu định đích cần đạt định quản trị Trong thực tế thường gặp thuật 76 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ ngữ mục đích định? Vậy mục đích gì? Quan hệ với mục tiêu Người ta thường cho mục đích đích cuối cần phải đạt định quản trị mục tiêu đích cụ thể cần đạt để đạt mục đích cuối Sự cần thiết khách quan mục tiêu chỗ định quản trị mà khơng có mục tiêu, mục tiêu lĩnh vực hoạt động tất yếu, sở, điểm xuất phát hoạt động quản trị khác Mục tiêu có vai trị quan trọng việc định quản trị chỗ có tính định hướng cho hoạt động, sở để đánh giá phương án, định, để đề định quản trị Xác định đắn mục tiêu việc định quản trị yêu cầu quan trọng, cần phải giải vấn đề xác định mục tiêu cho khoa học Dưới sở khoa học chủ yếu: - Những vấn đề cốt lõi cần giải phải định gì? - Hồn cảnh cụ thể bên bên đơn vị giải tình phải định; - Tình trước mắt lâu dài tổ chức thực định lựa chọn; - Đòi hỏi việc sử dụng qui luật khách quan lĩnh vực định thực định quản trị - Khả tổ chức thực định người thừa hành Sự tồn sở khoa học khách quan, nhiên việc nhận thức chúng cho chuyện dễ dàng Do nâng cao trình độ cung cấp điều kiện phương tiện đại cho người tham gia lựa chọn định mục tiêu việc định điều cần thiết Để xác định mục tiêu người ta phải xác định u cầu cần phải có mục tiêu Thơng thường, u cầu mục tiêu là: - Rõ ràng; - Khả thi; - Có thể kiểm sốt được; - Phù hợp với đòi hỏi qui luật khách quan; - Phải nhằm giải vấn đề then chốt, quan trọng; - Phù hợp với hoàn cảnh khả đơn vị 77 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ Các mục tiêu việc định phân loại theo lĩnh vực, theo cấp độ, theo giá trị, theo qui mô định v.v Hệ thống mục tiêu: Các mục tiêu trình hoạt động tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp thường đan xen ảnh hưởng lẫn Kết hoạt động quản trị thường nguyên nhân cho định khác v.v Chính mục tiêu định thường hệ thống Xem xét tồn diện vấn đề có liên quan để đề mục tiêu có tính hệ thống khoa học đòi hỏi khách quan nhà quản trị đưa định quản trị Các bước xác định mục tiêu việc định mơ tả Hình 5.1 Nhận Thức Vấn Đề Thu Thập Thông Tin Xác Định Mục Tiêu Dự Kiến Hình 5.1 Các Bước Xác Định Mục Tiêu Xác định mục tiêu định công việc hệ trọng Thông thường người có quyền định người có quyền xác định mục tiêu cho định Trong định quan trọng phức tạp, vấn đề xác định mục tiêu vấn đề lớn cần có nhiều người tham gia hoạch định, thẩm định phê chuẩn Trong trường hợp cần có phân công, phân cấp khoa học giải công đoạn trình xác định mục tiêu III Cơ sở khoa học việc định Một công việc quan trọng giám đốc định Như nói trên, khơng phải có giám đốc định mà nhà quản trị từ quản trị cấp cao đến quản trị viên cấp sở phải định Cơ sở khoa học việc định nhà quản trị gì? 78 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 3.1 Nhu cầu Quyết định thực cần thiết hoạt động quản trị có nhu cầu Nhu cầu định thường để giải vấn đề quan trọng Phải thường xuyên nắm vững nhu cầu hiểu rõ nhu cầu Không nắm vững nhu cầu định khơng khơng kịp thời 3.2 Hoàn cảnh thực tế Ảnh hưởng trực tiếp gián tiếp tới việc định, thực định, kết định mang lại Hoàn cảnh bên bao gồm: người, sở vật chất, tổ chức, văn hóa cơng ty Hồn cảnh bên ngồi: đất nước, xã hội, người, trị, kinh tế, pháp luật, văn hóa, đối thủ cạnh tranh, tiến khoa học kỹ thuật 3.3 Khả đơn vị Các nguồn tiềm (con người, tài chính, vốn, cơng nghệ, quan hệ) khả sử dụng nguồn tiềm khả sức mạnh việc định doanh nghiệp 3.4 Mục tiêu chiến lược kinh doanh Trong kinh doanh việc xác định mục tiêu cho thời kỳ, thân vốn định quan trọng Khi mục tiêu định sở cho định kinh doanh nói chung lĩnh vực quản trị nói riêng Chiến lược kinh doanh phương thức cụ thể hóa cách thực mục tiêu kinh doanh, sở quan trọng lĩnh vực định 3.5 Thời rủi ro Các định quản trị muốn có hiệu phải vào thời điểm thời kinh doanh Các tình kinh doanh thường không chắn Mức độ thành công hay thất bại khả rủi ro nhiều hay phụ thuộc nhiều vào cách mà người ta mạo hiểm kinh doanh Thông thường đâu lãi suất nhiều, rủi ro lớn Vấn đề định cơng ty gọi mạo hiểm công ty khơng Biết cách mạo hiểm phịng tránh rủi ro khoa học yêu cầu tất yếu khách quan việc định quản trị 3.6 Tính quy luật nghệ thuật sáng tạo Theo nhà kinh điển chủ nghĩa Mác định thường rơi vào ba khả sau: 79 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ (1) Phù hợp với qui luật vận động khách quan (2) Đi ngược lại vận động qui luật (3) Không phù hợp chẳng ngược lại vận động qui luật Riêng trường hợp thứ ba khơng sớm muộn việc lại diễn hai trường hợp đầu Hơn biết rằng, ngược lại vận động qui luật khách quan thất bại điều chắn thành cơng đến với định phù hợp với đòi hỏi qui luật khách quan Như việc nhận thức đắn qui luật khách quan sử dụng chúng khoa học sở định thành bại việc định Việc vận dụng qui luật khơng có nghĩa khơng cần đến sáng tạo người định Bản thân hoạt động trình quản trị bị chi phối nhiều qui luật Nghệ thuật sáng tạo cho phép nhà quản trị khéo léo vận dụng vận động qui luật tổng hợp chúng thể thống nhất, có định hướng, có lợi cho cơng việc mình, tài nghệ người Năng lực sáng tạo phụ thuộc vào hiểu biết Tuy nhiên có khả sáng tạo Có người giỏi thực hiện, có người có óc nhìn xa trơng rộng, có người động sáng tạo Nói cách khác, muốn có định đắn khoa học nhà quản trị khơng cần phải giỏi việc nhận thức sử dụng qui luật khách quan mà cần phải có nghệ thuật sáng tạo việc áp dụng chúng vào trường hợp cụ thể IV Nội dung hình thức định 4.1 Nội dung định Các định khác nội dung cụ thể cần giải Xét chất, nội dung nơi thể tập trung cốt lõi định quản trị Như chất nội dung định chất định, thể ý chí, giải pháp, cơng cụ mục tiêu cần đạt người định Nội dung định phân loại theo chức (kế hoạch, lãnh đạo, tổ chức ); theo lĩnh vực (sản xuất, kinh doanh, thị trường ); theo cấp độ (chiến lược, tác nghiệp ); theo kiểu định (cá nhân, hay tập thể ) Nội dung định phải thể việc cần làm, làm, làm nào, làm bao lâu, kết cần đạt Hơn nữa, nội dung định không chồng chéo, bất nhất, phải rõ ràng, khả thi, thực tế hợp lý Nội dung định chịu ảnh hưởng nhóm yếu tố sau: trình độ người định, mơi trường định, hồn cảnh điều kiện 80 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ định Thơng thường, định có nội dung cụ thể, song phải gồm yếu tố sau: - Căn định - Quyết định vấn đề gì, hay việc - Hiệu lực định ai, gì, đâu khoảng thời gian - Trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi, khen thưởng, xử phạt (nếu thấy cần thiết phải quy định rõ) 4.2 Hình thức định Cùng nội dung, việc định nhiều hình thức khác nhau: miệng, văn bản, thơng báo nội bộ, định thức Hình thức cơng cụ để chuyển tải nội dung, hình thức định có vai trị quan trọng việc truyền đạt nội dung ý tứ, tinh thần định Hình thức định văn cần thiết nội dung định quan trọng Hơn văn bản, định cấp lãnh đạo cao, hiệu lực định mạnh * Những hình thức định chủ yếu: miệng, văn bản, thông báo, nghị quyết, định thức * u cầu: Hình thức định phải đơn giản dễ hiểu, gây ấn tượng, phù hợp với nội dung, phù hợp với đối tượng thực định * Lựa chọn hình thức thích hợp: nội dung người ta định nhiều hình thức khác nhau, cần lựa chọn hình thức phù hợp có hiệu V Tiến trình định 5.1 Nguyên tắc việc định Những nguyên tắc chung quản trị nguyên tắc việc định, nhiên việc định người ta thường đặc biệt trọng thực nguyên tắc sau: - Quyết đoán; - Khoa học; - Khách quan; - Thống nhất; 81 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ - Gắn chặt quyền lợi, quyền hạn trách nhiệm; - Tạo động sáng tạo tổ chức; - Không chồng chéo; - Kịp thời; - Hiệu quả; Áp dụng nguyên tắc vào trường hợp định cụ thể đòi hỏi nhà quản trị phải vận dụng, phải sáng tạo, khơng cứng nhắc, phải phù hợp với hồn cảnh thực tế đơn vị 5.2 Môi trường định Trong điều kiện lý tưởng nhà quản trị định biết thơng tin có đủ nguồn lực cần thiết để giải vấn đề Tuy nhiên thực tế họ ln phải đối phó với rủi ro, bất trắc từ môi trường Môi trường định lực lượng yếu tố bên hệ thống định lại có ảnh hưởng sâu sắc tới việc định Nhận thức đắn ảnh hưởng mơi trường để cải tạo, thích nghi để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đưa định đắn khoa học việc cần quan tâm Các yếu tố cấu thành môi trường định: - Môi trường bên doanh nghiệp: xã hội, kinh tế, pháp luật, tự nhiên, gia đình - Mơi trường bên doanh nghiệp: văn hóa cơng ty, cấu tổ chức, sở vật chất, quan hệ Để tạo bầu khơng khí định thuận lợi thoải mái, người ta phải biết cách phân tích ảnh hưởng mơi trường tới q trình định Nội dung phân tích nhằm vào việc phân tích chế, qui luật ảnh hưởng yếu tố môi trường đến mặt hoạt động định Trên sở phân tích mơi trường định người ta tìm giải pháp thích hợp để cải tạo, biến đổi, thích nghi tồn chung với chúng cách có lợi 5.3 Tiến trình mơ hình định 5.3.1 Tiến trình định Stephen P Robbins Mary Coulter đề xuất tiến trình định bao gồm bước Hình 5.2 Tiến trình bắt đầu việc xác định vấn đề, đưa tiêu chuẩn định, lượng hóa tiêu chuẩn, xây dựng phương án, đánh giá lựa chọn phương án tối ưu, tổ chức thực phương án lựa chọn cuối đánh giá tính hiệu định 82 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ Tôi cần máy tính Xác Định Vấn Đề Xác Định Tiêu Chuẩn Quyết Định Giá Dịch vụ Thời gian bảo hành Độ tin cậy Mẫu mã Lượng Hóa Tiêu Chuẩn Xây Dựng Phương Án Độ tin cậy Dịch vụ Thời gian bảo hành Giá Mẫu mã Acer IBM Đánh Giá Phương Án HP Dell 100 85 70 30 20 Toshiba IBM Acer Lựa Chọn Phương Án Tối Ưu Acer Tổ Chức Thực Hiện Quyết Định Acer Đánh Giá Tính Hiệu Quả Quyết Định Hình 5.2 Tiến Trình Quyết Định 83 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ X Xác định vấn đề Trước hết cần phải xác định có cần phải định hay khơng hay có nghĩa có vấn đề thực khơng Việc tìm vấn đề bước quan trọng tiến trình định, khơng thể sửa sai khơng biết sai Xác định sai mơ tả sai cơng việc liên tục tìm xử lý thơng tin, phải có hệ thống thu thập thơng tin hiệu Đây bước tiến trình định lại quan trọng nhà quản trị tiếng nói: ‘Xác định vấn đề thành công nửa công việc’ Để đơn giản, với ví dụ tiến trình định (Hình 5.2), thấy vấn đề mà nhà quản trị đối mặt cần có máy tính tốc độ xử lý nhanh hơn, lưu giữ nhiều liệu Tuy nhiên, ‘vấn đề’ thực tiễn quản trị thường không xuất rõ ràng, cần phải chẩn đốn để tìm ngun nhân, giống trường hợp bác sĩ phải chẩn đoán để xác định bệnh xác Ví dụ việc giảm doanh số bán có phải ‘vấn đề’? Hay tượng nguyên nhân hay ‘vấn đề’ chất lượng sản phẩm kém! Hình 5.2 Hiện Tượng & Nguyên Nhân Vấn Đề Y Xác định tiêu chuẩn định Một vấn đề xác định để hướng nỗ lực nhà quản trị vào việc giải nó, xác định tiêu chuẩn định bước cần phải làm Tiêu chuẩn định nghĩa xem xét để đến chọn lựa định Ví dụ việc mua máy tính, tiêu chuẩn bao gồm giá cả, dịch vụ, thời gian bảo hành, độ tin cậy, mẫu mã Trong bước này, việc xác định không đầy đủ tiêu chuẩn (đặc biệt tiêu chuẩn ảnh hưởng nhiều đến định) dẫn đến tính hiệu định 84 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ Z Lượng hóa tiêu chuẩn Các tiêu chuẩn liệt kê bước thường có mức độ quan trọng khác định, cần phải đo lường mức độ quan trọng tiêu chuẩn để có thứ tự ưu tiên xác chọn lựa định Lượng hóa tiêu chuẩn nào? Một cách đơn giản sử dụng hệ số 10 cho tiêu chuẩn có ảnh hưởng quan trọng đến định sử dụng hệ số thấp cho tiêu chuẩn quan trọng Ví dụ cho hệ số tiêu chuẩn có mức độ quan trọng ½ tiêu chuẩn quan trọng [ Xây dựng phương án Bước đòi hỏi nhà quản trị phải đưa phương án mà phương án giải vấn đề Một định quản trị có hiệu cao nhà quản trị dành nhiều nỗ lực để tìm kiếm nhiều phương án khác Trong ví dụ vấn đề mua máy tính, phương án đề xuất, đơn giản máy tính khác Acer TravelMate 290, IBM ValuePoint P/60D \ Đánh giá phương án Những phương án đề xuất bước cần phân tích thận trọng Những điểm mạnh hạn chế/điểm yếu phương án đánh giá dựa tiêu chuẩn xây dựng bước Bảng 5.1 việc phân tích phương án – máy tính nhãn hiệu Acer, IBM, Dell Bảng 5.1 Đánh giá phương án theo tiêu chuẩn định Các tiêu chuẩn định Lượng hóa tiêu chuẩn Nhãn hiệu máy tính Acer IBM Dell HP Toshiba Độ tin cậy 10 10 8 Dịch vụ 10 Thời gian bảo hành 10 8 10 Giá 10 Mẫu mã 9 ] Lựa chọn phương án tối ưu Bước đòi hỏi nhà quản trị phải thực hành động có tính then chốt định phương án chấp nhận giải pháp phân tính, đánh giá Trong ví dụ đơn giản chúng ta, phương án tốt chấp nhận phương án có tổng số điểm tối đa - Chọn mua máy Acer TravelMate 290 phương án có điểm cao 272 điểm Lưu ý tổng điểm tính cách lấy điểm phương án theo tiêu chuẩn nhân tương ứng với hệ số lượng hóa tiêu chuẩn đó, sau cộng điểm lại (Bảng 5.2) Tuy nhiên, thực tiễn quản trị, việc 85 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ chọn lựa giải pháp tối ưu khó khăn khơng phải phương án định lượng Bảng 5.2 Tổng điểm phương án Các tiêu chuẩn định Nhãn hiệu máy tính Acer IBM Dell HP Toshiba Độ tin cậy x 10 = 90 10 x 10 = 100 x 10 = 80 x 10 = 80 x 10 = 90 Dịch vụ 10 x = 80 x = 72 x = 64 10 x = 80 x = 48 Thời gian bảo hành x = 63 x = 56 x = 49 x = 56 10 x = 70 Giá x = 21 x = 27 10 x = 30 x = 27 x = 18 Mẫu mã x = 18 x = 14 x = 16 10 x = 20 x = 18 272 269 239 263 247 Tổng điểm ^ Tổ chức thực định Một định chọn lựa bước khơng đạt kết tốt việc tổ chức thực định Để thực định cần phải lập kế hoạch cụ thể cần nêu rõ: - Ai thực hiện? - Bao bắt đầu? Bao kết thúc? Tiến độ thực nào? - Thực phương tiện nào? _ Đánh giá tính hiệu định Khi đánh giá kết thực định cần phải cẩn thận mặt như: - Kết thực mục tiêu định - Các sai lệch nguyên nhân sai lệch - Các tiềm chưa sử dụng trình thực định - Các kinh nghiệm học thu Tiến trình định cịn đề xuất qui trình gồm bước Các bước với chữ đầu bước ghép thành từ tiếng Anh DECIDE, nghĩa Quyết Định (1) Define the Problem (xác định vấn đề); (2) Enumerate the decision factors (Liệt kê yếu tố ảnh hưởng đến định); (3) Collect relevant information (Thu thập thơng tin có liên quan); (4) Identify the Solution (Quyết định giải pháp: gồm bước nhỏ đưa nhiều phương án khác để lựa chọn, so sánh/đánh giá phương án lựa chọn phương án tốt nhất); (5) Develop and Implement the solution (Tổ chức thực định); (6) Evaluate the results (Đánh giá kết thực định) Tiến trình trình bày Hình 5.4 86 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ Hình 5.4 Tiến Trình Quyết Định theo ‘Mơ Hình DECIDE’ 5.3.2 Mơ hình định Có mơ hình định thường sử dụng tình khác sau: MƠ HÌNH Mơ hình Mơ hình Mơ hình Mơ hình Mơ hình NỘI DUNG Nhà quản trị độc lập định dựa hiểu biết mình, hồn tồn khơng có tham khảo với thuộc cấp khác Nhà quản trị đề nghị thuộc cấp cung cấp thông tin, sau đọc lập đưa giải pháp cho vấn đề cần định Nhà quản trị trao đổi với thuộc cấp có liên quan để lắng nghe ý kiến đề nghị họ mà không cần tập trung họ lại sau nhà quản trị định bị ảnh hưởng khơng bị ảnh hưởng ý kiến Các nhà quản trị trao đổi với tập thể để lấy ý kiến đề nghị chung họ Sau nhà quản trị định với nội dung bị ảnh hưởng không bị ảnh hưởng ý kiến tập thể Nhà quản trị trao đổi ý kiến với tập thể, lấy ý kiến đến trí chung Quyết định đưa bị phụ thuộc vào ý kiến đa số tập thể 5.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến q trình định Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến q trình định, kể sau: 87 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 5.4.1 Các lực tổ chức Trong tổ chức, liên kết không thức nhóm nhằm vào lợi ích riêng biệt cản trở lớn tới trình định Nhà quản trị phải nhìn thấy cản trở để có biện pháp hợp lý 5.4.2 Các định kiến Là niềm tin khơng phân tích cách có ý thức, nhà quản trị thường bị linh cảm hay trực giác đánh lừa Trực giác kinh nghiệm cần thiết cho quản trị cần phải tỉnh táo thận trọng sử dụng chúng 5.4.3 Tính bảo thủ Đây vấn đề tế nhị, nhà quản trị thường cố gắng bảo vệ định mà khơng dũng cảm nhân sai lầm, khăng khăng tiếp tục thực nhiều có chứng hiển nhiên sai lầm mắc phải Để tránh mắc phải tính bảo thủ, nhà quản trị cần phải: - Xem xét thông tin bất lợi cách nghiêm túc thay lờ hay phản bác chúng - Sẳn sàng dẹp bỏ tự cá nhân để làm lại định thấy sai lầm VI Phương pháp nghệ thuật định 6.1 Phương pháp định Về mặt lý thuyết thực tế người ta thấy chất lượng, hiệu hiệu lực định phụ thuộc lớn vào phương pháp định Khơng thể có định tốt không sử dụng phương pháp khoa học để tạo Thơng thường nhà quản trị ưa thích số phương pháp định đó, nhìn chung, có hai nhóm phương pháp định phổ biến sau: - Phương pháp cá nhân định; - Phương pháp định tập thể Để lựa chọn phương pháp định tốt thực theo bước quy trình sau: Bước 1: Xác định yêu cầu việc sử dụng phương pháp định Bước 2: Xác định hoàn cảnh yếu tố định Bước 3: Phân tích mặt mạnh yếu phương pháp áp dụng Bước 4: Lựa chọn phương pháp định hợp lý Dưới ưu nhược điểm định tập thể: 88 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ ƯU ĐIỂM Có nhiều thơng tin kiến thức Nhiều đường lối tiếp cận vấn đề Phân tích vấn đề rộng Giảm bất trắc giải pháp Có nhiều giải pháp Quyết định có chất lượng Quyết định sáng tạo Hiểu rõ vấn đề giải pháp Giải pháp chấp nhận rộng rãi 10 Tăng cường tính thoả mãn nội NHƯỢC ĐIỂM Tăng thời gian chi phí Thường đưa đến định dung hồ Tài chun mơn phát huy Có thể bị khống chế cá nhân Áp lực nhóm 6.Cá nhân tham gia hạn chế Trách nhiệm không cao Dễ dẫn tới bất đồng Ni dưỡng óc bè phái 10 Dễ bỏ qua ý kiến thiểu số 11 Phát huy khả cấp Nhà quản trị cần phải biết nên dùng định tập thể Nói chung, tập thể phát huy tác dụng khâu mục tiêu giải pháp, tập thể có nhiều thông tin, nhiều thái độ nhiều cách tiếp cận vấn đề Các trường hợp sử dụng định tập thể là: - Có đủ thời gian để sử dụng phương pháp - Mỗi thành viên tham dự có đủ thơng tin mong muốn - Các thành viên cam kết theo đuổi mục tiêu - Quyết định khơng lập trình trước có nhiều bất trắc - Muốn huấn luyện cấp việc định 6.1.1 Kỹ thuật tập thể danh nghĩa Là nhóm nhà quản trị có trách nhiệm định họp lại để tìm giải pháp sở đánh giá phương án cá nhân Phương pháp có bước sau : (1) Những thành viên họp lại, trước thảo luận người tự ghi ý kiến (2) Sau người trình bày ý kiến mình, tiếp tục khơng cịn ý kiến nữa, tất ý kiến ghi lại đầy đủ (3) Tập thể thảo luận ý kiến cho rõ ràng đánh giá ý kiến đánh giá chung 89 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ (4) Mỗi thành viên cho điểm ý kiến, định sau ý kiến nhiều điểm 6.1.2 Kỹ thuật Delphi Là kỹ thuật sử dụng định tập thể, khơng địi hỏi diện thành viên không đối mặt để tránh áp lực lên Kỹ thuật gồm bước sau: (1) Vấn đề đặt ra, thành viên yêu cầu cho giải pháp thông qua việc trả lời loạt câu hỏi chuẩn bị cách cẩn thận (2) Mỗi thành viên hoàn tất bảng trả lời câu hỏi cách vô danh đọc lập (3) Những kết lần trả lời thứ tập hợp lại in (4) Đánh giá in phân phát cho thành viên (5) Sau xem xét lại kết quả, thành viên yêu cầu cho giải pháp sữa chửa bổ sung giải pháp ban đầu (6) Lập lại bước (4) (5) đạt trí theo yêu cầu 6.2 Nghệ thuật định Ra định nghệ thuật chứa đựng địi hỏi tính sáng tạo nhà quản trị lớn Nghệ thuật định đóng vai trị quan trọng việc sáng tạo định độc đáo, tạo nên hiệu lực hiệu định Nghệ thuật định thể mặt sau: (1) Tính sáng tạo Cùng vấn đề cần giải quyết, người có nghệ thuật điêu luyện người sáng tạo định giải vấn đề độc đáo chưa gặp, ngờ tới hay đơn giản mà hiệu lại cao Thông thường cạnh tranh giá, người ta hay hạ giá sản phẩm mình, người sáng tạo khơng làm mà hiệu lại cao Để tăng khả sáng tạo cần tránh điều làm cản trở khả sáng tạo Những rào cản tính sáng tạo bao gồm: * Đừng cố tìm câu trả lời đúng: Tùy theo tầm nhìn hiểu biết cá nhân, vấn đề có nhiều câu trả lời đúng, nên đừng cố tìm câu trả lời * Đừng cố gắng tn theo logíc: Sự hợp lý khơng phải ln chiếm ưu thế, mà có nhiều trái ngược tình cảm người nguyên tắc tổ chức 90 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ * Đừng tuân theo nguyên tắc cách cứng nhắc: Nếu muốn đổi cải tiến cần biết nghi ngờ xem xét giới hạn không rõ ràng tư * Đừng lệ thuộc vào thực: Có nhiều ý tưởng ‘khơng tưởng’ trở thành bàn đạp cho sáng tạo * Đừng cố tránh không rõ ràng: Sự sáng tạo bị cản trở sj khách quan hay cá biệt hóa * Đừng lo sợ cố tránh thất bại: Sự lo sợ thất bại làm tê liệt tâm thực ý tưởng hay Luôn nhớ câu: ‘thất bại mẹ thành công’ * Đừng để khả hồi tưởng: Nhiều trị chơi khơi hài thời thơ ấu gợi ý hay cho thực Nhưng tiếc có số người quên thời thơ ấu họ * Tránh tình trạng biệt lập thái quá: Sự kết hợi chéo lĩnh vực chuyên môn khác thường hữu hiệu việc xác định vấn đề tìm kiếm giải pháp * Đừng quan trọng vấn đề : Sự hài hước làm giảm trạng thái căng thẳng tạo lực cho sáng tạo Những câu hỏi ‘ngờ nghệch’ có câu trả lời ‘sáng giá’ * Đừng nghĩ khơng biết sáng tạo: Luôn nuôi dưỡng ý tưởng tưởng chừng tầm thường nhỏ bé, đến lúc trở thành người sáng tạo (2) Tính cân đối Tính cân đối thể lực tâm cần đạt, cân đối người định người thực định (3) Tính hài hịa Thể hài hịa quyền lợi trách nhiệm, hài hịa hồn cảnh tâm, hài hòa cấp cấp (4) Tính hiệu Đạt hiệu cao việc dễ dàng Tuy nhiên nghệ thuật định cao đồng nghĩa với khả đạt hiệu suất (hay hiệu quả) cao định Các yếu tố ảnh hưởng: * Phẩm chất cá nhân: Đạo đức, tài năng, óc sáng tạo, kinh nghiệm, quan hệ * Môi trường làm việc * Cơ sở vật chất kỹ thuật * Chế độ đãi ngộ 91 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ Phương pháp hồn thiện * Nâng cao trình độ nhận thức, kinh nghiệm hiểu biết người định * Học tập kinh nghiệm tiên tiến * Cải thiện mơi trường làm việc * Hồn thiện hệ thống đãi ngộ VII Phẩm chất cá nhân cần thiết cho việc định Việc định hiệu cần phẩm chất cá nhân quan trọng nhà quản trị, bao gồm: (1) kinh nghiệm, (2) khả xét đốn, (3) óc sáng tạo (4) khả định lượng 7.1 Kinh nghiệm Kinh nghiệm giữ vai trị quan trọng việc định Khi đối phó với vấn đề, người quản lý rút từ kho kinh nghiệm giải pháp thành cơng khứ Trong trường hợp đòi hỏi định theo chương trình, kinh nghiệm tỏ có lợi Người quản lý có kinh nghiệm giải công việc cách dễ dàng, nhanh chóng mà cịn có hiệu Đối với trường hợp đòi hỏi đáp ứng khơng theo chương trình, kinh nghiệm có lợi mà bất lợi Bất lợi chỗ học kinh nghiệm hồn tồn khơng thích hợp với vấn đề mới, dễ dẫn nhà quản trị đến lối mịn thói qn tính bảo thủ Tuy nhiên, kinh nghiệm lợi việc phân biệt vấn đề có cấu trúc tốt vấn đề có cấu trúc xấu Kinh nghiệm làm tăng khả người quản trị hợp lý theo lương tri Quan niệm trọng thâm niên tổ chức, theo cá nhân phục vụ lâu lãnh mức lương cao dựa giá trị kinh nghiệm Sự lựa chọn nhân viên thường đặt nặng yếu tố kinh nghiệm cá nhân Những thành công thất bại qua cho hành động tương lai Người làm việc mười năm phải có kinh nghiệm người năm năm, với điều kiện liên tục học hỏi suốt 10 năm với điều kiện học học lại kinh nghiệm tới 10 lần 7.2 Khả xét đoán Xét đoán khả đánh giá tin tức cách khơn ngoan Nó gồm có lương tri, chín chắn, lý luận kinh nghiệm Thông thường, xét đoán tăng lên với tuổi tác kinh nghiệm Tuy nhiên có người thu kinh nghiệm mà khả xét đốn khơng cải thiện, khơng thể đánh đồng xét đốn với kinh nghiệm 92 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ Người có trí xét đốn tốt nắm tin tức quan trọng, định lượng đánh giá chúng Xét đoán sáng suốt quan trọng cho vấn đề có cấu trúc xấu, người làm định đoán kết xét đoán tương tác, áp dụng trọng lượng thích hợp cho tiêu chuẩn, hiểu rõ bất trắc, đơn giản hóa vấn đề mà khơng bóp méo phần cốt yếu Khả xét đoán cần thiết bước q trình định, cung cấp cho nhà quản trị nhìn hệ thống bao quát vấn đề 7.3 Óc sáng tạo Óc sáng tạo khả liên kết hay kết hợp ý tưởng để đạt kết vừa lạ vừa hữu hiệu Các nhà quản trị dùng óc sáng tạo việc xác định vấn đề, giải pháp hình dung kết cuối Người có óc sáng tạo hiểu đánh giá vấn đề cách đầy đủ Họ cịn nhìn vấn đề mà người khác không thấy, phát khả lựa chọn Khi tìm khả này, nhà quản trị nhờ vào kinh nghiệm, kiến thức óc sáng tạo mà phát triển khả lựa chọn Chọn lựa khả rõ ràng vấn đề đơn giản, hầu hết trường hợp, vấn đề mà nhà quản trị gặp phải có cấu trúc xấu nên tính sáng tạo ln cần thiết Ngay vấn đề có cấu trúc tốt tính sáng tạo khơng thừa làm cho giải pháp đa dạng thích hợp 7.4 Khả định lượng Đây phẩm chất cuối cần thiết cho việc định có hiệu Phẩm chất liên quan tới khả áp dụng phương pháp định lượng qui hoạch tuyến tính, lý thuyết nhận dạng, mơ hình thống kê.v.v Đó kỹ thuật giúp cho người quản lý đạt định hiệu quả, đánh giá khả lựa chọn Tuy nhiên, kỹ thuật nầy công cụ thay xét đoán cá nhân nhà quản trị Ngồi ra, nhà quản trị phải thu thập nhiều thơng tin, tới mức tối đa, trước lúc phải đến định, quan trọng phải có khả phân tích thơng tin Đồng thời họ phai quan tâm mức tới triết lý kinh doanh chiến lược cơng ty ì tư tưởng, quan điểm chủ đạo chi phối hoạt động kinh doanh cơng ty Bên cạnh đó, cần có thêm mục đích cơng ty, phương châm để thực mục đích, hay xác định mặt, phong cách, văn hóa cơng ty Chiến lược công ty xác định phương hướng phát triển chủ yếu công ty tương lai mục tiêu sản phẩm, thị trường vốn, đào tạo sử dụng nguồn nhân lực v.v Mọi định công ty mang dấu ấn triết lý kinh doanh chiến lược Một cơng ty khơng có triết lý kinh doanh chiến lược phát triển rõ ràng gặp khó khăn phải định 93 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ Cuối cùng, nhà quản trị cần có phẩm chất nhà kinh doanh, trước tiên, trực giác Đây phẩm chất quan trọng giúp cho nhà quản trị đưa định đắn vào thời điểm hợp lý Nhiều nhà quản trị thường địi hỏi phải có đầy đủ kiện định Nhưng thực tế cho phép Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh biến động liên tục, nhiều định đắn hóa sai lầm thực hiện trễ.Thứ hai phải đốn có lĩnh Lee Lacocca nói: “chính sách tơi ln tỏ dân chủ đường đến định Nhưng cuối trở nên độc tài: Được rồi, lắng nghe tất người Bây điều mà phải làm” Theo Mc Cormack, trước đến định, ơng nghiên cứu phân tích, cân nhắc kỹ càng, định ơng khơng cịn đắn đo băn khoăn nữa, ông dốc hết khả sức lực để thực định VIII Tổ chức thực kiểm soát định Một nhà kinh tế người Mỹ nói rằng: Người Mỹ suy nghĩ hai định để thực chúng lại cần đến năm, người Nhật suy nghĩ năm định, để thực cần có Tất nhiên nhận xét mang tính hình tượng, có thực tế q trình thực kiểm sốt định quan trọng không so với việc đưa định Trên thực tế số doanh nghiệp tổ chức có tượng định ban hành nhiều thực lại chẳng Như cần nghiên cứu làm cách để thực kiểm sốt thành cơng định Việc thi hành định có liên quan chặt chẽ với việc thực chức quản trị: hoạch định, lãnh đạo, tổ chức kiểm soát Vai trị tổ chức kiểm sốt định biến ý đồ định thành thực, tổ chức thực kiểm sốt định cần có kế hoạch, cụ thể, sáng tạo, khoa học, phù hợp với khả năng, đáp ứng quyền lợi người thực hiện, thống nhất, đồng bộ, kết hợp quyền lợi trách nhiệm, khẩn trương, kiên quyết, linh hoạt, kiểm soát chặt chẽ, thưởng phạt nghiêm minh, kết hợp giáo dục, thuyết phục cưỡng cần thiết Tổ chức thực định vấn đề quan trọng trình đầy khó khăn phức tạp, định tốt thực kết khơng đạt Trong q trình tổ chức thực định, cần làm tốt công việc sau: 8.1 Triển khai định Nội dung định phải triển khai cụ thể, rõ ràng tới nhóm cá nhân có trách nhiệm thực hiện, bảo đảm phận liên quan thấu hiểu trách 94 ... Thực Hiện Quyết Định Acer Đánh Giá Tính Hiệu Quả Quyết Định Hình 5.2 Tiến Trình Quyết Định 83 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ X Xác định vấn đề Trước hết cần phải xác định có cần phải định hay khơng... phải định Cơ sở khoa học việc định nhà quản trị gì? 78 Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 3.1 Nhu cầu Quyết định thực cần thiết hoạt động quản trị có nhu cầu Nhu cầu định thường để giải vấn đề quan.. .Chương 5: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1.1 Bản chất Quyết định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm định chương trình tính chất hoạt động tổ chức để