____________________________________________________________________________ D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 1 CHƯƠNG 9: KIỂM SOÁT DỰ ÁN (PROJECT CONTROL) _________________________________________________________________ I. TỔNG QUAN:  Kiểm sóat dự án là họat động cuối của giai đọan triển khai trong chu kỳ họat động của dự án.  Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính: • Mức độ thực hiện (Performance) • Chi phí (Cost) • Thời gian (Time)  VÌ SAO CẦN KIỂM TRA MỨC ĐỘ THỰC HIỆN? • Các vấn đề kỹ thuật phát sinh • Không đủ nguồn lực khi cần đến • Các vấn đề về chất lượng xuất hiện • Khách hàng yêu cầu thay đổi đặc tính kỹ thuật • Sự phức tạp xuất hiện • Các phát minh mới ảnh hưởng đến dự án  VÌ SAO CẦN KIỂM TRA CHI PHÍ? ______________________________________________________________________________ 2 • Các khó khăn kỹ thuật yêu cầu nhiều nguồn lực hơn • Qui mô công việc gia tăng • Giá thầu ban đầu quá thấp • Các báo cáo kém hoặc không đúng hạn • Họach đònh ngân sách không phù hợp • Công tác kiểm tra chỉnh sưả không thực hiện đúng lúc • Chi phí đầu vào thay đổi  VÌ SAO CẦN KIỂM TRA TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN? • Các khó khăn kỹ thuật cần nhiều thời gian hơn để xử lý so vơi khi họach đònh • Thời gian ươc lượng ban đầu là quá lạc quan • Trình tự công việc là sai • Các đầu vào được yêu cầu (vật tư, nhân sự, thiết bò) không có khi cần đến • Các công việc cần thiết phía trước đã không hòan thành • Khách hàng thay đổi yêu cầu => làm lại • Luật lệ chính phủ thay đổi ____________________________________________________________________________ D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 3  Kiểm soát dự án = giám sát + so sánh + hiệu chỉnh Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting    A Good thing, not domination !  Giám sát: Thu thập, ghi chép và báo cáo thông tin liên quan đến tất cả các lãnh vực dự án => kiến nghò cần thiết nhằm cài tiến hoạt động của dự án  So sánh: các thông tin nầy với kế hoạch và các yêu cầu đề ra  Hiệu chỉnh: Thực hiện các biện pháp hiệu chỉnh nhằm đạt mục tiêu dự án Có nhiều phần mềm giúp đở PM tăng tốc độ và hiệu quả giám sát dự án, eg: MS Project 2002 (Gantt Chart)  Giúp so sánh hiện trạng dự án với kế hoạch ______________________________________________________________________________ 4 QUAÙ TRÌNH KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN Establish baseline plan (schedule, budget) Start project Wait until next report During each report period Collect data on actual performance (schedule, costs) Incorporate changes into project plan (scope, schedule, budget) Calculate updated project schedule, budget, and forecasts Are corrective actions Analyze current status compared to plan (schedule, budget) Identify corrective actions and incorporate associated changes No Yes “Project Management is a proactive approach to controlling a project”. ______________________________________________________________________________ 5  Sử dụng kế hoạch DA ban đầu là cơ sở chính để điều phối dự án  Giám sát và cập nhật thường xuyên kế hoạch ban đầu  phản ảnh hiện trạng của dự án  Chất lượng giao tiếp là yếu tố then chốt. Mức độ thông tin tuỳ thuộc cấp quản lý  PM phải tham gia váo quá trình kiểm tra  đảm bảo các thay đổi là phù hợp, và được phê chuẩn  Chất lượng và mức độ báo cáo phải đáng tin cậy, thống nhất và phù hợp với từng cấp trong nhóm dự án CÁC THÔNG TIN CẦN PHẢI GIÁM SÁT • Tình hình công việc so với kế hoạch • Khối lượng công việc được hoàn thành • Chất lượng công việc được thực hiện • Các chi phí so với kế hoạch • Thái độ của nhân sự tham gia trong dự án • Sự hợp tác giữa các thành viên trong dự án Ngoài công việc, tiến độ và chi phí: ______________________________________________________________________________ 6  Lãnh vực cần quan tâm: Mức độ giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong dự án • Mức độ sử dụng trang thiết bò máy móc Dự án càng phức tạp => tốn nhiều thời gian để giám sát và kiểm tra  Khắc phục: Báo cáo đơn giản  Mục đích của hệ thống giám sát là thu thập và báo cáo dữ liệu Mục đích của hệ thống kiểm tra là xem xét sai lệch giữa thực tế và kế hoạch CÁC DẠNG KIỂM SOÁT DỰ ÁN  3 dạng: • Kiểm soát thời gian (Time) • Kiểm soát chi phí (Cost) • Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng  Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) ______________________________________________________________________________ 7  Kiểm soát bên trong (Internal control)  Kiểm soát bên ngoài (External control): Audit    thường dự án lớn, dự án chính phủ ______________________________________________________________________________ 8 MÔ HÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT  Hệ thống đơn giản (simple system)  Hệ thống phức tạp cao cấp (high level system) Đầu vào Đầu ra ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆTHỐNG KIỂM SÓAT TỐT • Nên linh họat (flexible) • Nên có chi phí hiệu quả (cost effective) • Phải hữu ích thật sự • Phải thỏa mãn các yêu cầu thực tế của DA • Phải vận hành theo đúng thời gian Qúa trình Thông tin phản hồi ______________________________________________________________________________ 9 • Hệ thống họat động chính xác VÌ SAO CẦN HỆ THỐNG KIỂM SÓAT? • Đảm bảo tiến độ – chi phí – chất lượng công việc • Thấy sớm những vấn đề đang tiến triển và sự chậm trể của dự án  xử lý vấn đề • Dể dàng trao đổi thông tin giữa các nhóm và thành viên trong dự án • Phản ứng nhanh hơn với các công việc không phù hợp • Tái khẳng đònh những cam kết • Rút ra bài học cho những dự án khác KIỂM SÓAT DỰ ÁN CẦN ĐƯC THỰC HIỆN NHƯ THẾ NÀO?  Cần phải thực hiện thường xuyên trong suốt chu kỳ hoạt động của dự án ______________________________________________________________________________ 10  Cần phải đưa vào trong kế hoạch dự án  Cần phải được hiểu và có sự tham gia của tất cả các thành viên của dự án  Cần phải gồm: • Xem xét lại kế hoạch công việc • Trao đổi thông tin và báo cáo thường xuyên giữa Ban QLDA và nhân viên • Thăm hiện trường dự án • Hệ thống giám sát và điều tra mẫu CÁC DẠNG BÁO CÁO a) Dạng thường xuyên (routine): • Đònh kỳ (hàng tuần, hàng tháng…) hoặc theo các cột mốc thời gian • Chính xác hơn: bao gồm tiến độ, chi phí, chất lượng các công việc b) Dạng ngoại lệ (exception): 2 trường hợp: • Thứ nhất, báo cáo sự cố trực tiếp cho những thành viên có trách nhiệm chính trong việc RQĐ [...]... sở ngoại lệ và muốn thông báo cho các nhà quản lý khác biết cần nhanh thức hơi thiếu chính xác không chính c) Dạng phân tích đặc biệt (special analysis): • Phổ biến các kết quả nghiên cứu đặc biệt được thực hiện trong dự án • Ví dụ: việc sử dụng vật liệu thay thế, đánh giá quá trình sản xuất, năng lực các phần mềm mới CÁC VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN Chỉ nhấn mạnh đến 1 yếu tố (như chi phí,... hoặc chất lượng) Qui trình kiểm soát gặp sự phản đối hoặc sự không đồng ý Thông tin được báo cáo không chính xác hoặc không đầy đủ Thái độ bảo thủ thông tin bò thiên lệch, thành kiến 11 Quan điểm khác nhau giữa các nhà quản lý về các vấn đề còn tranh cải Các cơ chế báo cáo thông tin và kế toán bò sai lệch II KIỂM SOÁT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN Các báo cáo chi phí được... 15 - Chi phí gián ti p: + Overhead cost (qu n lý, ti p th ,…) + Lo i chí phí này khơng liên quan n t ng gói cơng vi c c th + Thay i c l p v i th i gian th c hi n d án - Chi phí tr c ti p: + Liên quan tr c ti p n t ng gói cơng vi c + Vi c n nh th i gian th c hi n t ng cơng vi c s làm tăng chi phí 4 Xây d ng bi u th i gian-chi phí: - Tìm t ng chi phí tr c ti p và chi phí gián ti p cho d án - Các khó khăn... EV/AC = 0.5 SPI = EV/PV = 0.75 III Rút ng n th i gian th c hi n d án: 1 Chi n lư c y nhanh ti n th c hi n d án: - Tăng ngu n l c: nhân l c, máy móc thi t b 14 - Outsourcing (mua t bên ngồi) - Làm thêm gi - Làm vi c năng n hơn - Làm song song nhi u cơng vi c 2 Lý do rút ng n th i gian th c hi n d án: - B n nh th i gian b i doanh nghi p/th trư ng - ư c ng viên b... phí: xem xét sự khác biệt giữa chi phí thực tế và chi phí đã được dự trù phân tích khác biệt về chi phí là chưa đủ (không biết % khối lượng công việc được hoàn thành & chi phí trong tương lai cần để hoàn thành dự án) 12 Ki m sốt- i u ch nh chi phí: - Giám sát ho t ng chi phí - B o m có s thay i h p lý - Thơng báo nh ng thay i, bi n ng n ngư i có th m quy n - Cơng... gian chi phí: + Ch nên s d ng trong giai o n chu n b d án + Khơng nên s d ng sau khi ã b t u th c hi n cơng vi c - Th i gian rút ng n:: + Vi c xác nh th i gian mang tính quy t nh (rút ng n q nhi u có th gây l ng phí) + Vi c rút ng n th i gian có th gây nh hư ng n tinh th n c a nhóm d án + Chú ý y u t r i ro trong q trình rút ng n th i gian th c hi n d án 20 ... phí: - Giám sát ho t ng chi phí - B o m có s thay i h p lý - Thơng báo nh ng thay i, bi n ng n ngư i có th m quy n - Cơng c ki m sốt chi phí: EV (Earned Value): + EV là m t k thu t o lư ng s th c hi n d án thơng qua tích h p các d li u v ph m vi, th i gian và chi phí + Cho ra m t ư ng chi phí (Cost Base Line) + Các thu t ng trong EV: Thu t ng Giá tr trù tính (PV-Planned Value) nh nghĩa Chi phí d trù cho . dữ liệu Mục đích của hệ thống kiểm tra là xem xét sai lệch giữa thực tế và kế hoạch CÁC DẠNG KIỂM SOÁT DỰ ÁN  3 dạng: • Kiểm soát thời gian (Time) • Kiểm. chapter 6 1 CHƯƠNG 9: KIỂM SOÁT DỰ ÁN (PROJECT CONTROL) _________________________________________________________________ I. TỔNG QUAN:  Kiểm sóat dự án là