81 CHѬѪNG 5. CHI PHÍ CӪA DӴ ÁN MӨC ĈÍCH - HiӇu ÿѭӧc tҫm quan trӑng cӫa viӋc quҧn lý chi phí dӵ án - HiӇu ÿѭӧc các qui trình quҧn lý chi phí GIӞI THIӊU CHUNG a) Tҫm quan trӑng cӫa viӋc quҧn lý chi phí - Nhӳng dӵ án vӅ CNTT thѭӡng có hӗ sѫ theo dõi kém hiӋu quҧ cho viӋc ÿҥt ÿѭӧc mөc ÿích vӅ giá cҧ. - Chi phí trung bình vѭӧt quá dӵ toán ban ÿҫu theo nghiên cӭu tӯ năm 1995 cӫa CHAOS là 189%; ÿã ÿѭӧc cҧi thiӋn 145% trong nghiên cӭu năm 2001 - Ӣ Mӻ các dӵ án CNTT bӏ huӹ làm tӕn trên 81 tӍ ÿô la năm 1995 b) Khái niӋm quҧn lý chi phí dӵ án - Chi phí là tài nguy ên ÿѭӧc ÿem vào sӱ dөng, tiêu hao, kӃt chuyӇn giá trӏ vào sҧn phҭm mong ÿӧi. Chi phí cҫn ÿѭӧc tính toán trѭӟc ÿӇ ÿҥt ÿѭӧc mӝt mөc tiêu rõ ràng hay ÿӇ trao ÿәi cái gì ÿó. Chi phí thѭӡng ÿѭӧc ÿo bҵng ÿѫn vӏ tiӅn tӋ. - Quҧn lý chi phí dӵ án bao gӗm nhӳng quy trình yêu cҫu ÿҧm bҧo cho dӵ án ÿѭӧc hoàn tҩt trong sӵ cho phép cӫa ngân sách. c) Qui trình quҧn lý chi phí dӵ án Quҧn lý Chi phí dӵ án gӗm nhӳng qui trình bҧo ÿҧm cho dӵ án ÿѭӧc hoàn tҩt trong sӵ cho phép cӫa ngân sách. Nhӳng qui trình này gӗm: - Lұp kӃ hoҥch cho nguӗn tài nguyên: xác ÿӏnh nguӗn tài nguyên cҫn thiӃt và sӕ lѭӧng ÿӇ thӵc hiӋn dӵ án. - Ѭӟc lѭӧng chi phí: ѭӟc tính chi phí vӅ các nguӗn tài nguyên ÿӇ hoàn tҩt mӝt dӵ án. - Dӵ toán chi phí: phân bә toàn bӝ chi phí ѭӟc tính vào tӯng hҥng mөc công viӋc ÿӇ thiӃt lұp mӝ t ÿѭӡng mӭc (Base line) cho viӋc ÿo lѭӡng viӋc thӵc hiӋn - KiӇm soát – ĈiӅu chӍnh chi phí: ÿiӅu chӍnh thay ÿәi Chi phí dӵ án. NӜI DUNG 1. LҰP Kӂ HOҤCH Vӄ NGUӖN TÀI NGUYÊN - Nguyên tҳc ѭӟc lѭӧng chi phí - Chi phí nguyên vұt liӋu - Chi phí cѫ sӣ vұt chҩt 82 Trong chӫ ÿӅ trѭӟc bҥn ÿã nghiên cӭu cách ÿӇ ѭӟc lѭӧng thӡi gian. Tuy nhiên nhiӅu dӵ án công nghӋ thông tin ÿѭӧc ÿӏnh hѭӟng bӣi các yêu câu kӻ năng và chi phí chӭ không phҧi lӏch trình. Trong chӫ ÿӅ này bҥn sӁ tұp chung vào xây dӵng ѭӟc tính chi phí ÿӫ khҧ năng. Lұp kӃ hoҥch cho ngân sách phө thuӝc vào bҧn chҩt cӫa dӵ án và tә chӭc, sau ÿây là mӝt sӕ câu hӓi cҫn cân nh ҳc: - Các khó khăn nào sӁ gһp khi thӵc hiӋn các công viӋc cө thӇ trong dӵ án? - Có phҥm vi nhҩt ÿӏnh nào ҧnh hѭӣng ÿӃn nguӗn tài nguyên? - Tә chӭc ÿã thӵc hiӋn nhӳng công viӋc nào tѭѫng tӵ nhѭ dӵ án? - Tә chӭc ÿó có ÿӫ ngѭӡi, trang thiӃt bӏ và vұt tѭ ÿӇ thӵc hiӋn dӵ án? Tѭӣng tѭӧng ràng bҥn mu ӕn xâ y dӵng thêm mӝt tҫng cho ngôi nhà cӫa bҥn. Bҥn ÿã dӵ tính kinh phí 2.000 ÿôla cho dӵ án nhѭng bҥn biӃt rҵng nhà thҫu sӁ ÿòi trҧ gҩp ÿôi ÿӇ hoàn tҩt công viӋc. Do ÿó bҥn tӵ mình làm viӋc vào ngày nghӍ cuӕi tuҫn, kéo dài toàn bӝ dӵ án suӕt mùa hè. Trong viӋc lұp kӃ hoҥch này, bҥn ÿang ÿѭa ra nhiӅu giҧ ÿӏnh: rҵng bҥn sӁ tӯ bӓ mӑi kǤ nghӍ cuӕi tuҫn ÿӇ là m viӋc trên tҫng, rҵng thӡi tiӃt sӁ hӧp tác và rҵng bҥn không muӕn mҩt ÿi lӧi ích trong dӵ án. NhiӅu dӵ án công nghӋ thông tin sӱ dөng phѭѫng pháp chӭa ÿҫy nhӳng giҧ ÿӏnh tѭѫng tӵ cho nguӗn lӵc và chi phí. Các giҧ ÿӏnh không hoàn thiӋn là cѫ sӣ gây ra thҧm hӑa cho nhiӅu dӵ án. a) Nguyên tҳc ѭӟc lѭӧng chi phí Ĉánh giá các tài liӋu y êu cҫu vӟi con mҳt phê bình vӅ nhӳng sai lҫm và bӓ sót: - Các yêu cҫu nghiӋp vө có rõ ràng và cө thӇ không? - Các yêu cҫu chӭc năng có hӛ trӧ các yêu cҫu nghiӋp vө không? - Quan trӑng nhҩt là các yêu cҫu kӻ thuұt có ÿѭӧc phác thҧo rõ ràng và ÿҫy ÿӫ không? - Ĉҧm bҧo rҵng bҥn hiӇu ÿҫy ÿӫ vӅ mөc ÿích cӫa ѭӟc tính và ÿang dùng kӻ thuұt ѭӟc lѭӧng ÿúng hay không? - Ѭӟc tính sӁ ÿѭӧc dùng ÿӇ ÿánh giá tiӅm lӵc dӵ án hay quҧn lý dӵ án hay không? Không sӱ dөng ѭӟc lѭӧng trên xuӕng nӃu dӵ án chѭa tӯng ÿѭӧc thӵc hiӋn trѭӟc ÿây. Ĉҧm bҧo rҵng ѭӟc lѭӧng chính quy cӫa bҥn có các thành phҫn chính sau: - Danh sách các giҧ ÿӏnh dùng trong xây dӵng ѭӟc lѭӧng. - Phҥm vi biӃn ÿӝng cho ѭӟc lѭӧng ÿӅ ra. - Giai ÿoҥn thӡi gian dӵ án có hiӋu lӵc. Ĉҧm bҧo rҵng thӡi hҥn ѭӟc tính cӫa tҩt cҧ các dӵ án theo nguӗn lӵc ÿѭӧc chuyên gia vӅ nӝi dung chuyên ngành xét duyӋt cҭn thұn. Chuyên gia vӅ nӝi dung chuyên ngành hiӇu các yêu cҫu nguӗn lӵc và các kӻ thuұt liên quan tӟi viӋc thӵc hiӋn hoҥt ÿӝng thӵc sӵ: - Bҥn có biӃt nhӳng nhiӋm vө nào là theo năng lӵc không? - Bҥn có biӃt kӻ năng nào cҫn ÿӇ thӵc hiӋn công viӋc không ? Ĉҧm bҧo rҵng nӛ lӵc cҫn ÿӃn ÿѭӧc trình bày bҵng các thuұt ngӳ cө thӇ: - Trình bày ѭӟc tính bҵng ÿѫn vӏ ÿo lѭӡng phù hӧp vӟi nhӳng thӭ ÿã ÿѭӧc theo dõi vӅ phѭѫng diӋn lӏch sӱ. - Ĉӯng quên tính cҧ chi phí nguӗn lӵc bên trong quá trình tính toán toàn bӝ nӛ lӵ c. 83 Ĉҧm bҧo rҵng cѫ sӣ vұt chҩt, nguyên vұt liӋu cҫn ÿӃn ÿѭӧc trình bày bҵng các thuұt ngӳ, trong ÿó sӭc mua sӁ ÿѭӧc hiӇu là: - Lұp chi phí theo ÿѫn giá, ÿӏnh mӭc hoһc giá thӏ trѭӡng theo cách tính trên ÿѫn vӏ tính cӫa nguyên vұt liӋu, cѫ sӣ vұt chҩt. - Lұp hoá ÿѫn, chӭng tӯ nguyên vұt liӋu cho dӵ án. - Ĉҧm bҧo rҵng yêu cҫu cѫ sӣ vұt chҩt, ngu yên vұt liӋu ÿѭӧc trình bày bҵng thuұt ngӳ tài chính. Ví dө: Hoàn tҩt viӋc ѭӟc lѭӧng thӡi gian cho dӵ án tӵ ÿӝng hoá lѭc lѭӧng bán hàng quy mô lӟn. Amy ÿang trong quá trình thông qua các ѭӟc tính chi phí. Ѭӟc tính ban ÿҫu do nhà thҫu tiӅm năng cung cҩp cho biêt rҵng dӵ án sӁ chi phí 1,5 triӋu USD. Do không ai trong văn phòng quҧn lý dӵ án có bҩt kǤ kinh nghiӋm gì vӟi loҥi nӛ lӵc này nên chuyên gia vӅ nӝi dung chuyên ngành ÿã ÿѭӧc ÿѭa ÿӃn ÿӇ ÿánh giá công viӋc liên quan trong dӵ án này. Các con sӕ chi phí do nhà cung cҩp ÿѭa ra dӵa vào mӝt sӕ dӵ án ÿã ÿѭӧc hoàn tҩt và chuyên gia vӅ nӝi dung chuyên ngành thҩy các con sӕ là chính xác. Tuy nhiên ѭӟc tính chi phí cѫ sӣ vұt chҩt và nӛ lӵc ÿѭӧc mong ÿӧi mà công ty mong muӕn ÿóng góp cho dӵ án. Sau khi hoàn tҩt xét duyӋt cҭn thұn, Amy ÿã cung cҩp cho nhà tài trӧ cӫa mình ѭӟc lѭӧng sӱa lҥi 4,0 triӋu USD. Ѭӟc lѭӧ ng này tính ÿӃn tҩt cҧ các chi phí kӃt hӧp vӟi nӛ lӵc, ngu yên vұt liӋu, cѫ sӣ vұt chҩt ÿѭӧc cung cҩp bӣi nhà cung cҩp và công ty cҫn ÿӇ hoàn tҩt dӵ án. b) Chi phí nguyên vұt liӋu Chi phí nguyên v̵t li͏u là loҥi chi phí dùng ÿӇ chi tҩt cҧ các thành phҫn, bӝ phұn và nguӗn cung cҩp hoһc ÿѭӧc dùng trong các dӵ án hoһc trӣ thành bӝ phұn cӫa các phҫn có thӇ chuyӇn giao. Các công cө ÿѭӧc dùng ÿӇ thӵc hiӋn công viӋc không phҧi là nguyên vұt liӋu nӃu chúng không trӣ thành bӝ phұn cӫa các phҫn có thӇ chuyӇn giao. Ví dө: Các máy tính ÿӇ bàn, máy dӏch vө, máy chӫ truy cұp và sӧi cáp quang sӁ là nguyên vұt liӋu dùng trong các dӵ án nâng cҩp mҥng. Mã bҧn quyӅn và phҫn mӅm có thӇ là nguyên vұt liӋu trong nhiӅu dӵ án công nghӋ thông tin. Tuy nhiên quan trӑng là phҧi nhӟ rҵng mã bҧn quyӅn cho phҫn mӅm dùng ÿӇ thӵc hiӋn công viӋc không ÿѭӧc xem là nguy ên vұt liӋu trӯ khi chúng ÿѭӧc chuyӇn giao tҥi thӡi ÿiӇm hoàn tҩt dӵ án. c) Chi phí cѫ sӣ vұt chҩt Chi phí c˯ sͧ v̵t ch̭t là loҥi chi phí dùng ÿӇ chӍ các công cө, thiӃt bӏ vұt chҩt hay cѫ sӣ hҥ tҫng dùng trong suӕt dӵ án không trӣ thành bӝ phұn cӫa các phҫn có thӇ chuyӇn giao. Trong nhiӅu tә chӭc, mөc nà y ÿѫn thuҫn ÿѭӧc xem nhѭ tәng chi phí hay chi phí cӕ ÿӏnh. Ví dө: Ĉӝi dӵ án ÿang tiӃn hành phát triӇn ӭng dөng thѭѫng mҥi mӟi cҫn có không gian, bàn làm viӋc, máy tính ÿӇ bàn, máy dӏch vө, mҥng LAN/WAN và nguӗn ÿiӋn cҫn ÿӇ chҥy mӑi thӭ. Các công cө phát triӇn phҫn mӅm dùng ÿӇ tҥo ra môi trѭӡng chҥy các dӏch vө dùng ÿӇ kiêmt tra cNJng sӁ ÿѭӧc xem nhѭ phҫn chi phí cѫ sӣ vұt chҩt. 2. ѬӞC TÍNH CHI PHÍ 84 - Ѭӟc lѭӧng chính quy - Ѭӟc tính sӱ dөng kӃt quҧ chào thҫu - Thông tin lӏch sӱ hay cѫ sӣ dӳ liӋu dӵ án - Ѭӟc lѭӧng theo giai ÿoҥn - Ѭӟc lѭӧng theo tham sӕ - Ѭӟc lѭӧng dѭӟi lên - Ѭӟc lѭӧng trên xuӕng - Ĉӝ tin cұy trong ѭӟc lѭӧng Nghiên cӭu trong ngành chӍ ra rҵng phҫn lӟn các dӵ án công nghӋ thông tin theo nguӗn lӵc hѫn là theo lӏch trình. ĈiӅu ÿó có nghƭa gì vӟi bҥn? Nó thѭӡng có nghƭa là khi ÿҭy mҥnh thì chi phí dӵ án quan trӑng hѫn viӋc dӵ án mҩt bao lâu. Hãy nҳm lҩy thӡi gian và ÿҧm bҧo rҵng bҥn ÿѭa ra ѭӟc lѭӧng thӡi gian chính xác. Ĉҫu ra quan trӑng cӫa quҧn lý chi phí dӵ án là ѭӟc tính chi phí. Có nhiӅu loҥi phѭѫng pháp ѭӟc tính chi phí và theo ÿó có nhӳng c ông cө kӻ thuұt giúp tính toán. ĈiӅu quan trӑng là phát triӇn mӝt kӃ hoҥch quҧn lý chi phí trong ÿó mô tҧ sӵ dao ÿӝng chi phí sӁ ÿѭӧc quҧn lý trong dӵ án ra sao. Tuy nhiên, mӝt giám ÿӕc dӵ án kǤ cӵu mӝt lҫn ÿã nói ÿùa: “Sӵ khác nhau giӳa ѭӟc tính và ѭӟc ÿoán tuyӋt ÿӕi là gì?”. Ѭӟc tính thѭӡng ÿѭӧc sӱ dөng khi chѭa xác ÿӏnh rõ yêu cҫu vӅ ÿӕi tѭӧng, môi trѭӡng và chҩt lѭӧng nên q uá trình ѭӟc tính ÿѭӧc thӵc hiӋn ӣ các giai ÿoҥn ÿҫu cӫa dӵ án – thuұt ngӳ chuyên ngành tài chính gӑi là “tiӅn kiӇm”, cѫ sӣ ÿѭa ra con sӕ gҫn ÿúng. LiӋt kê các phѭѫng pháp ѭӟc lѭӧng: - Ѭӟc lѭӧng chính quy - Ѭӟc tính sӱ dөng kӃt quҧ chào thҫu - Thông tin lӏch sӱ hay cѫ sӣ dӳ liӋu dӵ án - Ѭӟc lѭӧng theo giai ÿo ҥn - Ѭӟc lѭӧng t heo tham sӕ - Ѭӟc lѭӧng dѭӟi lên - Ѭӟc lѭӧng trên xuӕng a. Ѭӟc lѭӧng chính quy Ѭӟc lѭӧng chính quy ÿѭӧc dùng ÿӇ chӍ ѭӟc lѭӧng gҫn ÿúng. Trên thӵc tӃ chúng thѭӡng tӕt hѫn chút so vӟi mӝt ѭӟc ÿoán không rõ ràng. Phѭѫng pháp không ÿѭӧc chuҭn bӏ trѭӟc này tҥo ra kǤ vӑng rҵng mӝt ÿiӅu gì ÿó có thӇ ÿѭӧc thӵc hiӋn vӟi mӝt l oҥt nguӗn lӵc cө thӇ và trong mӝt lѭӧng thӡi gian ÿã ÿӏnh. Ѭӟc lѭӧng chính quy và không chính quy là các công cө ta dùng ÿӇ dӵ ÿoán thӡi gian và nguӗn lӵc cҫn thiӃt ÿӇ thӵc hiӋn mӝt dӵ án cө thӇ. Ѭӟc lѭӧng chính quy dӵa trên sӵ phân tích. Trong mӝt thӃ giӟi lý tѭӣng, phân tích này sӁ ÿѭӧc tiӃn hành theo chiӅu sâu. Ít nhҩt là mӝt phân tích mӣ ÿҫu phҧi ÿѭӧ c tiӃn hành. Mӝt ѭӟc lѭӧng gӗm có 3 thành phҫn chính: - Danh sách các giҧ ÿӏnh ÿѭӧc sӱ dөng trong viӋc xây dӵng ѭӟc lѭӧng (Ví dө nhѭ các chi phí ÿҫu vào vӅ lao ÿӝng và nguyên vұt liӋu). - Phҥm vi biӃn ÿӝng cho ѭӟc lѭӧng ÿѭӧc ÿѭa ra (Ví dө +/- 50%). 85 - Khoҧng thӡi gian ѭӟc lѭӧng có hiӋu lӵc (Ví dө nhѭ ѭӟc lѭӧng này có hiӋu lӵc trong vòng 60 ngày). Ngѭӧc lҥi, ѭӟc lѭӧng không chính quy là ѭӟc ÿoán dӵa trên sӵ suy ÿoán, phӓng ÿoán và bҧn năng. b. Ѭӟc tính sӱ dөng kӃt quҧ chào thҫu ˰ͣc tính là mӝt tài liӋu dӵ án dùng ÿӇ dӵ ÿoán bao nhiêu thӡi gian và tәng sӕ nguӗn lӵc mà dӵ án cҫn ÿӃn. Chào thҫu là mӝt tài liӋu thѭѫng mҥi ghi rõ thӡi gian và tiӅn bҥc cҫn ÿӇ hoàn tҩt công viӋc dӵ án trong ÿó có lãi ròng cho dӵ án. Chào th̯u có thӇ kӃt hӧp chһt chӁ các ѭӟc tính tӯ các mӝt sӕ nhà thҫu phө. Ĉӝc giҧ dӵ kiӃn ÿѭa ra sӵ khác biӋt quan trӑng giӳa chào thҫu và ѭӟc tính. Chào thҫu hҫu nhѭ ÿӏnh hѭӟng vӅ khách hàng và nhà tài trӧ và có sӵ tăng giá ÿӗng th ӡi trong ÿó có tính ÿӃn lãi ròng cho dӵ án, trong khi ÿó ѭӟc tính thѭӡng ÿѭӧc dùng bên trong hoһc giӳa các nhà thҫu phө vӟi mөc ÿích thӇ hiӋn chi phí thӵc. Nhѭ mӝt quy tҳc chung, các giám ÿӕc dӵ án công nghӋ thông tin không xây dӵng chào thҫu phê chuҭn mà pháp luұt vӅ ÿҩu thҫu hiӋn hành quy ÿӏnh bӣi vì các nhà tài trӧ không trҧ bҩt kǤ lãi ròng hay tăng giá nào cho viӋc sӱ dөng các nguӗn lӵc bên trong. Tuy nhiên nhiӅu bӝ phұn công nghӋ thông tin hoҥt ÿӝng trong hӋ thӕng khách hàng tӯ chӕi thanh toán, nhѭng hӑ không cho phép tăng giá dӏch vө cӫa mình. KӃt quҧ là tài liӋu hӑ cung cҩp cho khách hàng cӫa mình có chӭc năng giӕng nhѭ chào thҫu nhѭng chӍ thӇ hiӋn nhӳng chi phí mà hӑ cho phép sӱa lҥi. NhiӅu khi các tài liӋu này là trình tӵ công viӋc giӳa các bӝ phұn thay vì các ѭӟc tính và chào thҫu. c. Thông tin lӏch sӱ hay cѫ sӣ dӳ liӋu dӵ án NӃu mӝt dӵ án ÿã ÿѭӧc thӵc hiӋn trѭӟc ÿây thì giám ÿӕc dӵ án có thӇ thu ÿѭӧc nhiӅu kiӃn thӭc vӅ tài liӋu và dӳ liӋu liên quan tӟi dӵ án. Rõ ràng là mӭc ÿӝ thông tin có thӇ dùng trӵc tiӃp sӁ phө thuӝc vào ÿiӇm tѭѫng ÿӗng cӫa hai dӵ án ÿang ÿѭӧc giҧi quyӃt. Thông tin l͓ch s͵ là các dӳ liӋu hay tài liӋu có thӇ tӗn tҥi tӯ d ӵ án trѭӟc tѭѫng tӵ nhѭ dӵ án hiӋn tҥi. VӅ lý tѭӣng thì thông tin này bao gӗm các mөc sau: - Báo cáo sӵ cӕ. - Yêu cҫu kӻ thuұt, chӭc năng và nghiӋp vө. - Ѭӟc tính lӏch trình và chi phí chi tiӃt. - Kinh phí dӵ án. - Cҩu trúc chi tiӃt công viӋc. - Chi phí thӵc và dӳ liӋu hiӋu suҩt theo lӏch trình, tӕt nhҩt là ӣ mӭc gói công viӋc. - Bài hӑc thu ÿѭӧc. Thông tin t˱˯ng t͹ là dӳ liӋu tӯ tình huӕng khác rҩt giӕng nhѭn g không y hӋt nhѭ các tình trҥng trѭӟc mҳt. NӃu tình huӕng giӕng hӋt thì khi ÿó thông tin ÿѭӧc xem nhѭ là mang tính lӏch sӱ. Thông tin tѭѫng tӵ xuҩt phát tӯ thành phҫn cӫa các dӵ án khác tѭѫng tӵ nhѭ các thành phҫn cӫa dӵ án mӟi. Thông tin tѭѫng tӵ cNJng có thӇ xuҩt phát tӯ kinh nghiӋm ÿiӅu hành. d. Ѭӟ c lѭӧng theo giai ÿoҥn Ѭӟc lѭӧng các dӵ án công nghӋ thông tin thѭӡng ÿѭa ra mӝt nghӏch lý. Các sӕ liӋu thӕng kê cӫa ngành chӍ ra rҵng mӝt dӵ án công nghӋ thông tin bҩt kǤ vӟi hѫn 6 triӋu ÿôla có khoҧng 10% cѫ hӝi hoàn tҩt ÿúng thӡi ÿiӇm và ÿúng kinh phí. (Gartner 2000, 107) Phҧn ӭng cӫa quҧn lý cao 86 cҩp ÿӕi vӟi tình huӕng này là yêu cҫu giҧi trình trách nhiӋm lӟn hѫn và các chӍ dө ÿѭӧc ÿѭa ra cho ѭӟc tính cӭng rҳn càng sӟm càng tӕt trong quy trình cӫa dӵ án. Thӵc tӃ thì phѭѫng pháp có vҿ hӧp lý này lҥi làm cho mӑi thӭ xҩu ÿi nhiӅu. Hãy nhӟ rҵng phҫn lӟn các dӵ án công nghӋ thông tin chѭa tӯng ÿѭӧc thӵc hiӋn trѭӟc ÿây. Dӵ ÿoán nhӳng lѭӧng chѭa xác ÿӏnh vӟi sӵ chҳc chҳn tuyӋt ÿӕi là ÿiӅu không thӇ thұm c hí ÿӕi vӟi nhӳng ngѭӡi ѭӟc lѭӧng có kinh nghiӋm. Xác ÿ͓nh giai ÿo̩n là phѭѫng pháp tách các nhóm hoҥt ÿӝng cӫa dӵ án thành hàng loҥt các giai ÿoҥn liên tiӃp. Ĉánh giá hiӋu quҧ và các phҫn có thӇ chuyӇn giao cӫa dӵ án diӉn ra ӣ cuӕi mӛi giai ÿoҥn trѭӟc khi dӵ án chuyӇn sang giai ÿ oҥn tiӃp theo. Ĉôi khi các ÿánh giá này chӍ các cәng cӫa giai ÿoҥn, cәng cӫa chһng ÿѭӡng hay các ÿiӇm chӃt. Phѭѫng pháp này ÿѭӧc sӱ dөng ÿҫu tiên khi không thұt chҳc chҳn vӅ nhӳng thӭ thӵc sӵ liên quan ÿӃn dӵ án hay thӵc hiӋn vòng ÿӡi sҧn phҭm và tách thành các vòng ÿӡi dӵ án nhӓ hѫn. Ĉây cNJng ÿѭӧc gӑi là xây dӵng cәng cӫa giai ÿoҥn. Phѭѫn g pháp này ÿѭӧc sӱ dөng khi các nhánh có ÿiӅu kiӋn ÿѭӧc biӃt trѭӟc. Nói cách khác, khi phҫn ÿҫu tiên cӫa vҩn ÿӅ ÿѭӧc giҧi quyӃt trѭӟc khi các quyӃt ÿӏnh ÿѭӧc ÿѭa ra xem các bѭӟc nào cҫn thiӃt sau ÿó. ˰ͣc l˱ͫng theo giai ÿoҥn là mӝt kӻ thuұt trong ÿó ѭӟc tính chi phí và lӏch trình ÿѭӧc xây dӵng riêng cho tӯng giai ÿoҥn cӫa dӵ án. Phѭѫng pháp này ÿѭӧc sӱ dөng ÿҫu tiên khi không thұt chҳc chҳn vӅ nhӳng thӭ thӵc sӵ liên quan ÿӃn dӵ á n. Hѫn nӳa xây dӵng mӝt ѭӟc tính lӟn hҫu nhѭ chӍ là công viӋc dӵ ÿoán, dӵ án ÿѭӧc chia thành các phҫn và ѭӟc tính mӟi ÿѭӧc xây dӵng cho tӯng phҫn cӫa dӵ án. Xác lұp cәng cӫa giai ÿoҥn: Không có nguyên tҳc bҩt di bҩt dӏch nào vӅ vӏ trí cәng cӫa giai ÿo ҥn ÿѭӧc xác lұp trong dӵ án nhѭng các phҫn có thӇ chuyӇn giao và các quyӃt ÿӏnh cҫn thiӃt phҧi ÿѭӧc phác thҧo rõ ràng cho tӯng giai ÿoҥn. Ѭu ÿiӇm cӫa phѭѫng pháp này là dӵ án ÿѭӧc kiӇm soát bӣi các quyӃt ÿӏnh gia tăng dӵa vào thông tin hѫn là mӝt quyӃt ÿӏnh lӟn dӵa vào sӵ suy ÿoán và phӓng ÿoán. Nhѭӧc ÿiӇm cӫa phѭѫng pháp này là nó có thӇ tҥo dҩu vӃt vӟi quҧn lý mà ÿӝi dӵ án thѭӡng phҧi quay trӣ lҥi và cҫn nhiӅu tiӅn bҥc hѫn. Hình 5-1. Cәng cӫa giai ÿoҥn 87 e. Ѭӟc lѭӧng theo tham sӕ Ѭӟc lѭӧng theo tham sӕ là kӻ thuұt ѭu tiên cho các dӵ án công nghӋ thông tin chѭa tӯng ÿѭӧc thӵc hiӋn trѭӟc ÿây và các dӵ án công nghӋ thông tin không có dӳ liӋu lӏch sӱ. Còn các dӵ án công nghӋ thông tin tѭѫng tӵ nhѭ các dӵ án khác hoһc là sӵ kӃt hӧp cӫa các dӵ án khác nhau không có dӳ liӋu lӏch sӱ ÿúng ӣ mӭc ÿӝ nhiӋm vө thì sao? Khi các tình huӕng chính xác có thӇ không phҧ i ÿӕi mһt thì mӝt ѭӟc tính ÿúng vүn có thӇ ÿѭӧc xây dӵng sӱ dөng kӻ thuұt ѭӟc lѭӧng theo tham sӕ. ˰ͣc l˱ͫng theo tham s͙ lҩy kiӃn thӭc thu ÿѭӧc tӯ các dӵ án tѭѫng tӵ nhѭng không chính xác, ÿӗng thӡi sӱ dөng các tham sӕ nhѭ chi phí trên ÿѫn vӏ ÿӇ ѭӟc tính thông tin lӏch trình và chi phí. Ѭӟc lѭӧng theo tham sӕ có thӇ sӱ dөng cho các dӵ án lӟn bҵng cách phân chia chúng thành các ÿѫn vӏ công viӋc nhӓ và ÿѭa vào mӝt mô hình toán hӑc. Phѭѫng pháp ѭӟc lѭӧng này có hiӋu quҧ nhҩt khi dӳ liӋu lӏch sӱ ÿúng có sҹn ӣ mӭc ÿӝ nhiӋm vө thұm chí nӃu sӵ sҳp xӃp thӭ tӵ và sӵ kӃt hӧp cө thӇ các nhiӋm vө chѭa tӯng ÿѭӧc nӛ lӵc trѭӟc ÿây. Ѭӟc lѭӧng theo giai ÿoҥn ÿòi hӓi bҥn phҧi có 3 nguӗn vào then chӕt: - Thông tin lӏch sӱ bҵng ÿѫn vӏ công viӋc ÿѭӧc sӱ dөng làm cѫ sӣ tính toán. - Tұp hӧp các ÿһc tính, yêu cҫu và kӃ hoҥch chi tiӃt. - Mô hình toán hӑc ÿѭӧc xây dӵng cҭn thұn ÿѭӧc gӑi là công thӭc theo tham sӕ trình bày mӕi quan hӋ công viӋc liên quan. Mӝt sӕ tә chӭc sӱ dөng ѭӟc lѭӧng theo tham sӕ ӣ các mӭc ÿӝ cҩu trúc chi tiӃt công viӋc thҩp hѫn, ӣ ÿó hӑ có nhiӅu dӳ liӋu chính xác và chi tiӃt hѫn và sau ÿó kӃt hӧp kӃt quҧ vào các mүu ÿã ÿѭӧc xây dӵng trѭӟc hӧp lҥi thành ѭӟc lѭӧng chi tiӃt có ÿӝ chính xác cao. Các phѭѫng pháp ѭӟc lѭӧng theo tham sӕ phә biên hiӋn nay là: - Phѭѫng pháp COCOMO dӵa trên KLOC (Kilo Line Of Codes) - Phѭѫng pháp ÿiӇm chӭc năng – Function Point - Phѭѫng pháp ÿiӇm trѭӡng hӧp sӱ dөng – UseCase Point - Phѭѫng pháp COSMIC FFP: Full Function Point - Ngoài ra, trên thӃ giӟi hiӋn sӱ dөng nhiӅu phѭѫng pháp khác nhѭ ÿiӇm ÿӕi tѭӧng, ÿiӇm ÿһc tính (Feature Point) … 88 Hình 5-2. Ѭӟc lѭӧng theo tham sӕ f. Ѭӟc lѭӧng dѭӟi lên ˰ͣc l˱ͫng d˱ͣi lên là mӝt kӻ thuұt ѭӟc lѭӧng mҩt nhiӅu thӡi gian nhѭng cӵc kǤ chính xác. Ѭӟc lѭӧng dѭӟi lên ѭӟc tính chi phí và lӏch trình ӣ mӭc ÿӝ gói công viӋc cӫa cҩu trúc chi tiӃt công viӋc và sau ÿó tәng hӧp các con sӕ này ÿӇ tính tәng sӕ cho dӵ án. Ѭӟc lѭӧng dѭӟi lên là kӻ thuұt chính xác nhҩt có giá trӏ ÿӕi vӟi giám ÿӕc dӵ án công nghӋ thông tin. Ѭӟc tính cho dӵ án theo nghƭa ÿen là tәng cӫa các phҫn, do vұy nӃu ѭӟc tính gói công viӋc không hoàn thiӋn thì ѭӟc tính dӵ án cNJng nhѭ vұy. Phѭѫng pháp này cҫn mӝt cҩu trúc chi tiӃt công viӋc và dӵa vào mӝt sӕ giҧ ÿӏnh: - Khҧ năng. Ngѭӡi ÿang ѭӟc tính chi phí và lӏch trình cho các gói công viӋc phҧi biӃt công viӋc thӵc sӵ ÿѭӧc tiӃn hà nh nhѭ thӃ nào. - Tính chính trӵc. NӃu ngѭӡi ÿang thӵc hiӋn công viӋc tham gia vào ѭӟc tính thì hӑ không thӇ ÿánh giá quá cao hoһc quá thҩp vӅ thӡi gian cҫn ÿӇ hoàn thành công viӋc. - Ĉӝ chính xác. Tѭӣng tѭӧng xem ÿiӅu gì sӁ xҧy ra ÿӕi vӟi các con sӕ chi phí và lӏch trình cӫa bҥn nӃu ai ÿó liên quan ÿӃn quy trình tәng hӧp thêm mӝt chút “yêu tӕ gian lұn” vào ѭӟc tính ӣ tӯng giai ÿo ҥn. 89 Hình 5-3. Ѭӟc lѭӧng dѭӟi lên g. Ѭӟc lѭӧng trên xuӕng ˰ͣc l˱ͫng trên xu͙ng là mӝt kӻ thuұt bҳt ÿҫu bҵng mӝt ѭӟc tính cho toàn bӝ dӵ án và sau ÿó chia ra thành tӍ lӋ phҫn trăm trong tәng sӕ ÿӕi vӟi mӛi giai ÿoҥn hay loҥi công viӋc dӵ án. ĈiӅu này ÿѭӧc thӵc hiӋn dӵa vào công thӭc thu ÿѭӧc tӯ các dӳ liӋu lӏch sӱ do các dӵ án tѭѫng tӵ c ung cҩp. Phѭѫng pháp này cҫn mӝt cҩu trúc chi tiӃt công viӋc và dӵa vào mӝt sӕ giҧ ÿӏnh rҩt nguy hiӇm.: - Tính tѭѫng tӵ cӫa dӵ án. Công thӭc phân chia các nguӗn lӵc dӵa vào các dӳ liӋu lӏch sӱ cӫa mӝt loҥi dӵ án cө thӇ. NӃu dӵ án ÿang ÿѭӧc ѭӟc tính khác nhau vӅ cѫ bҧn so vӟi dӵ án dùng ÿӇ xây dӵng công thӭc thì công thӭc sӁ không chính xác. - Ĉӝ chính xác cӫa toàn bӝ ѭӟc tính. Do kӻ thuұt trên xuӕng phân chia ѭӟc tính cho toàn bӝ dӵ án thành các giai ÿoҥn khác nhau nên ÿӝ chính xác cӫa toàn bӝ ѭӟc tính mang tính chҩt quyӃt ÿӏnh. Do ѭӟc lѭӧng trên xuӕng cҫn có thông tin lӏch sӱ nên không thӇ thӵc hiӋn ѭӟc lѭӧng trên xuӕng cho mӝt dӵ án chѭa tӯng ÿѭӧc thӵc hiӋn trѭӟc ÿây. Có ba cѫ sӣ lұp luұn giҧi thích lý do tҥi sao nhiӅu ѭӟc lѭӧn g trên xuӕng cho các dӵ án công nghӋ thông tin có xu hѭӟng thҩt bҥi: - Sӵ hiӇu biӃt rõ ràng cӫa quҧn lý vӅ quy trình trên xuӕng biӃn nó trӣ thành mӝt kӻ thuұt phә biӃn nhҩt dùng trong ѭӟc lѭӧng và dӵ toán các dӵ án công nghӋ thông tin. - Phҫn lӟn các dӵ án công nghӋ thông tin chѭa tӯng ÿѭӧc thӵc hiӋn trѭӟc ÿây. - Ѭӟc lѭӧng trên xuӕng cҫn có mӝt cҩu trúc chi tiӃt công viӋc và các dӳ liӋu lӏch sӱ, do ÿó không thӇ dùng cho dӵ án chѭa tӯng ÿѭӧc thӵc hiӋn trѭӟc ÿây. Vì vұy kӻ thuұt ѭӟc lѭӧng trên xuӕng ít khi ÿѭӧc sӱ dөng trong các dӵ án công nghӋ thông tin. 90 Hình 5-4. Ѭӟc lѭӧng trên xuӕng h. Ĉӝ tin cұy trong ѭӟc lѭӧng Ѭӟc tính là sӵ dӵ ÿoán có hiӇu biӃt vӅ kӃt quҧ cӫa mӝt tình huӕng cө thӇ. Trong nӛ lӵc hàng ngày ÿӇ ѭӟc tính các dӵ án công nghӋ thông tin, chúng ta sӁ không bao giӡ gһp thông tin hoàn chӍnh, chính vì vұy chúng ta phҧi hiӇu cách phân loҥi ѭӟc tính cӫa mình. Chúng ta càng có nhiӅu thông tin vӅ mӝt tình huӕng cө thӇ thì chúng ta sӁ có càng nhiӅu ÿӝ tin cұy trong dӵ ÿoá n kӃt quҧ. Ĉ͡ tin c̵y là mӭc ÿӝ chúng ta tin rҵng ѭӟc tính cӫa chúng ta là chính xác. Hình 5-5. Mô tҧ mӭc ÿӝ tin cұy tăng theo cҩp bұc [...]... mӝt tuҫn 11 TӍ lӋ chi phí dӵ toán cӫa viӋc ÿã thӵc hiӋn vӟi chi phí dӵ toán cӫa viӋc ÿã xӃp lӏch (BCWP/BCWS) ÿѭӧc gӑi là: A TӍ lӋ ÿѭӡng tӟi hҥn (CR) B BiӃn ÿӝng chi phí (CV) C HiӋu suҩt chi phí (CPI) D HiӋu suҩt lӏch trình (SPI) 12 Chi phí thuê phòng sӁ ÿѭӧc dùng cho cuӝc hӑp dӵ án là ví dө minh hoҥ cho loҥi chi phí nào? A Chi phí tҩt yӃu B Chi phí cӕ ÿӏnh C Chi phí biӃn ÿӝng D Chi phí không ÿѭӧc dӵ... tính BiӃn ÿӝng chi phí là CV = BCWP – ACWP NӃu kӃt quҧ cӫa BiӃn ÿӝng chi phí (CV) là sӕ dѭѫng (+), nghƭa là dӵ án chѭa sӱ dөng hӃt kinh phí; ngѭӧc lҥi nӃu là sӕ âm (), nghƭa là dӵ án ÿã sӱ dөng vѭӧt quá kinh phí dӵ toán - CPI (HiӋu suҩt chi phí) là tӍ sӕ giӳa chi phí dӵ toán ÿӇ thӵc hiӋn công viӋc vӟi chi phí thӵc ÿӇ hoàn thành công viӋc, hay nói cách khác là tӍ sӕ giӳa Chi phí dӵ toán cӫa viӋc ÿѭӧc... ѭӟc tính chi phí cNJng ÿang thách thӭc mӝt lҫn nӳa là do vҩn ÿӅ không thӇ nhұn thӭc ÿҫy ÿӫ trong nhiӅu trѭӡng hӧp ĈiӇn hình là chi phí khó tính chính xác nhҩt là chi phí cҫn cho các nguӗn lӵc kӻ năng, nhѭng nguyên vұt liӋu và cѫ sӣ vұt chҩt cNJng có thӇ là mӝt ràng buӝc chi phí 3 DӴ TOÁN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ (Kӂ TOÁN DӴ ÁN) - Dӵ toán ngân sách cho các chi phí D͹ toán ngân sách cho các chi phí là mӝt... vӟi Chi phí thӵc cӫa công viӋc ÿã thӵc hiӋn (ACWP) Công thӭc ÿӇ tính HiӋu suҩt chi phí là CPI = BCWP / ACWP NӃu giá trӏ CPI lӟn hѫn 1, ÿiӅu ÿó có nghƭa là chi phí dӵ án chѭa ÿѭӧc sӱ dөng triӋt ÿӇ Ngѭӧc lҥi, nӃu giá trӏ CPI nhӓ hѫn 1, nghƭa là chi phí thӵc hiӋn dӵ án vѭӧt quá chi phí dӵ toán Nhӡ các phѭѫng pháp tính HiӋu suҩt chi phí (CPI) và BiӃn ÿӝng chi phí (CV), các Giám ÿӕc CNTT sӁ nҳm ÿѭӧc viӋc chi. .. hӑ trong mӛi dӵ án Các chi phí trӵc tiӃp nhѭ bán hàng, lao ÿӝng, nguyên vұt liӋu ÿѭӧc theo dõi cho tӯng mҥng mà hӑ nâng cҩp Chi phí gián tiӃp hay tәng chi phí nhѭ khoҧng không gian văn phòng, ÿiӋn thoҥi, kӃ toán và quҧn lý ÿѭӧc phân ra thành công thӭc chi phí mӛi ngày và thêm vào các chi phí cӫa mӛi dӵ án Phѭѫng pháp này cho phép nhà lãnh ÿҥo phân tích xem các chi phí trӵc tiӃp và gián tiӃp ҧnh hѭӣng... cұp nhұt kinh phí ĈӇ tiӃn hành cұp nhұt lӏch trình dӵ án, thӵc hiӋn theo các bѭӟc sau: 1 Tính toán chi phí dӵ toán cӫa viӋc ÿѭӧc thӵc hiӋn (BCWS) 2 Tính toán chi phí thӵc cӫa công viӋc ÿã thӵc hiӋn (ACWP) 3 Tính biӃn ÿӝng chi phí (CV) ÿӇ xác ÿӏnh xem dӵ án này chѭa sӱ dөng triӋt ÿӇ kinh phí (kӃt quҧ mang sӕ dѭѫng +) hoһc vѭӧt quá kinh phí (kӃt quҧ mang sӕ âm -) 4 Tính toán hiӋu suҩt chi phí (CPI) là... là hi͏u sṷt chi phí cͯa d͹ án r̭t xṷt s̷c 9 Tӹ sӕ (CPI) < 1,0 có ý nghƭa gì? Con s͙ này có ý nghƭa là hi͏u sṷt chi phí cͯa d͹ án còn kém Thí dө TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG Trong bài này, bҥn ÿã ÿѭӧc trang bӏ các kiӃn thӭc cѫ bҧn vӅ phѭѫng pháp ѭӟc lѭӧng chi phí và quy trình quҧn lý chi phí: 1 Lұp kӃ hoҥch vӅ nguӗn tài nguyên - Nguyên tҳc ѭӟc lѭӧng chi phí - Chi phí nguyên vұt liӋu - Chi phí cѫ sӣ vұt... có thӇ ÿo ÿѭӧc chi phí tiêu hao, tӯ ÿó ÿӅ ra các phѭѫng án quҧn lý hiӋu quҧ nguӗn kinh phí khi dӵ án ÿang ÿi vào nhӳng giai ÿoҥn quan trӑng Các chӍ tiêu quan trӑng ÿó là: - CV (BiӃn ÿӝng chi phí) là ÿӝ chênh lӋch giӳa chi phí dӵ toán cho mӝt hoҥt ÿӝng và chi phí thӵc ÿӇ hoàn thành hoҥt ÿӝng ÿó Nói cách khác, ÿó là ÿӝ chênh lӋch giӳa Chi phí dӵ toán cӫa viӋc ÿѭӧc thӵc hiӋn (BCWP) và Chi phí thӵc cӫa viӋc... (Chӑn hai ÿáp án) A Dӵ án bӏ huӹ bӓ B Lӏch trình dӵ án tăng lên C Lӏch trình dӵ án giҧm xuӕng D Tính năng dӵ án giҧm xuӕng E Chҩt lѭӧng dӵ án giҧm xuӕng 18 ĈiӅu gì sau ÿây cҫn ÿӇ xây dӵng mӝt ѭӟc tính chi phí dӵ án chi tiӃt? A KӃ hoҥch quҧn lý B Các yêu cҫu nguӗn lӵc C Quy ÿӏnh dӵ án D KӃ hoҥch chi phí 19 Hai thành phҫn nào nên viӃt sӵ phê chuҭn tӯ nhà tài trӧ dӵ án? (Chӑn 2) A Kinh phí dӵ án B Các phҫn... hành duyӋt dӵ án hàng tuҫn, bҥn nhұn thҩy rҵng dӵ án ÿã chi tiêu quá khҧ năng Bҥn nên làm gì ÿӇ xác ÿӏnh phҥm vi ÿang chi tiêu nhiӅu hѫn so vӟi kinh phí dӵ toán? A Tính toán tәng chi phí dӵ án (TCP) B Tính toán biӃn ÿӝng chi phí (CV) cho tӯng phҥm vi C Tính toán biӃn ÿӝng lӏch trình (SV) cho tӯng phҥm vi D KiӇm tra biӇu ÿӗ Gantt và so sánh tiӃn trình cӫa tӯng nhiӋm vө 97 10 Giám ÿӕc dӵ án công nghӋ . chӍnh chi phí: ÿiӅu chӍnh thay ÿәi Chi phí dӵ án. NӜI DUNG 1. LҰP Kӂ HOҤCH Vӄ NGUӖN TÀI NGUYÊN - Nguyên tҳc ѭӟc lѭӧng chi phí - Chi phí nguyên vұt liӋu - Chi. buӝc chi phí. 3. DӴ TOÁN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ (Kӂ TOÁN DӴ ÁN) - Dӵ toán ngân sách cho các chi phí D͹ toán ngân sách cho các chi phí là mӝt hoҥt ÿӝng