Đang tải... (xem toàn văn)
Cơ bản về excel
Tài liệu Excel 2003 MỤC LỤC I. GIỚI THIỆU .2 II. XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 7 III. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH .16 IV. MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL .18 V. SẮP XẾP, LỌC DỮ LIỆU VÀ TÍNH TOÁN THEO NHÓM 25 VI. THIẾT LẬP TRANG IN .32 TRUNG TÂM TIN HỌC – KTNN -1- Tài liệu Excel 2003 I. GIỚI THIỆU Excel là một trong các ứng dụng của bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office của hãng Microsoft. Excel được sử dụng rất phổ biến trong tính toán các bảng biểu, vẽ biểu đồ và xử lý số liệu. Ngoài ra Excel còn có một tính năng quan trọng nữa là dùng để quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) gọi là Hệ quản trị CSDL. Phiên bản đầu tiên của Excel là Microsoft Office Excel 95, tiếp đến là Excel 97, Excel 2000, Excel XP, Excel 2003, Excel 2007, trong đó các phiên bản ra sau là những phiên bản được nâng cấp và cải tiến từ các phiên bản ra trước. Sau đây chúng tôi hướng dẫn bạn sử dụng phiên bản phổ biến nhất hiện nay của Excel là Excel 2003. 1. Khởi động chương trình Excel Sau khi khởi động Windows, thực hiện một trong các cách sau: - Cách 1: Nhấp chuột lần lượt Start\Programs\Microsoft Office\ Microsoft Office Excel 2003 - Cách 2: Kích đúp vào biểu tượng trên màn hình nền (nếu có) 2. Màn hình giao diện Sau khi thực hiện các thao tác trên, cửa sổ chương trình Excel sẽ được mở ra sẵn sàng làm việc Tương tự như các chương trình khác, màn hình giao diện của Excel bao gồm: - Thanh tiêu đề (Title bar): Thanh tiêu đề ở dòng trên cùng của màn hình. Cho biết tên tệp đang mở. Khi mới khởi động Excel tại đây ghi Microsoft Excel- Book1, khi bạn đặt tên cho bảng tính, tên này kèm theo phần mở rộng .xls sẽ thay thế từ Book1. - Thanh trình đơn (Menu bar): Là tập hợp danh sách các lệnh, tuỳ chọn và các tính năng khác của chương trình mà bạn có thể kích hoạt. Thanh Menu của Excel bao gồm: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Date, Window, Help TRUNG TÂM TIN HỌC – KTNN -2- Tài liệu Excel 2003 - Thanh công cụ (Toolbars): Thanh công cụ gồm nhóm các biểu tượng tương ứng với các thao tác xử lý. Ví dụ như để mở một Workbook mới ta phải vào File\New, nhưng nhờ thanh công cụ ta có thể kích vào biểu tượng trên thanh công cụ để mở một Workbook mới . - Thanh định dạng (Formatting): Chứa các nút lệnh định dạng bảng tính. - Thanh công thức (Formula bar): Hiển thị dữ liệu nhập vào ô bảng tính. - Thanh trạng thái (Status bar): Thanh trạng thái nằm ở phía dưới cửa sổ Excel, hiển thị chế độ làm việc của Excel: - Ready: Đang sẵn sàng làm việc - Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức - Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ - Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại Bên phải thanh trạng thái hiển thị các phím CAPS Lock, NUM Lock, hay SCRL Lock được bật hay tắt. - Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs): Là dòng trên thanh trạng thái, hiển thị tên của các bảng tính (khi chưa được đặt tên, tại đây ghi Sheet 1, Sheet 2, .Sheet 16). Bên trái là các nút chuyển tới các bảng tính. - Cửa sổ bảng tính (Worksheet window): là vùng rộng nhất dùng để nhập dữ liệu, tính toán, vẽ biểu đồ,… Các thành phần của cửa sổ bảng tính: TRUNG TÂM TIN HỌC – KTNN -3- Số thứ tự hàng Tên cột Hộp tên (địa chỉ) Con trỏ ô Mốc điền Bảng tính hiện tại Cell (ô) Tài liệu Excel 2003 Cột: (Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, …), tổng số có 256 cột trong một bảng tính. Hàng (Row): là tập hợp các ô trong bản tính theo chiều ngang được đánh số thứ tự từ 1 đến 65.536. Ô (Cell): là giao của một cột và một hàng. Mỗi cell có địa chỉ tương ứng với tên cột và tên hàng. Ví dụ: ô C5 có địa chỉ tương ứng với cột C và hàng thứ 5. Ô hiện tại hay gọi là con trỏ ô là ô có khung viền bao quanh với ô vuông nhỏ ở góc phải dưới (mốc điền). Địa chỉ của ô hiện tại được hiển thị ở hộp tên địa chỉ trên thanh công thức. Sheet: là một bảng tính lớn gồm 256 cột và 65.536 hàng. 3. Thao tác với tệp bảng tính (workbook) a. Mở một tệp bảng tính mới - Cách 1: Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Cách 2: chọn File -> New hoặc Ctrl + N. b. Lưu bảng tính Khi tạo một bảng tính mới, điều đầu tiên bạn nên làm là lưu bảng tính với một tên gợi nhớ thay cho tên mặc định khi tạo bảng tính mới là Book1. Để lưu bảng tính bạn thực hiện một trong các cách sau: - Cách 1: Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Cách 2: chọn File -> Save hoặc Ctrl + S. Xuất hiện hộp thoại: + Tại dòng Save in: chọn thư mục lưu bản tính. + Tại dòng File name: gõ tên bảng tính (ví dụ: Tai_lieu_Excel) -> nhấp chuột vào nút Save để kết thúc việc lưu bảng tính. c. Lưu bảng tính với tên khác Chọn File -> Save As. Xuất hiện hộp thoại Save as: - Tại dòng Save in: chọn vị trí lưu bản tính. - Tại dòng File name: gõ tên bảng tính -> Save hoặc ấn Enter. TRUNG TÂM TIN HỌC – KTNN -4- Tài liệu Excel 2003 d. Đóng bảng tính - Cách 1: Bấm vào biểu tượng góc trên bên phải cửa sổ bảng tính. - Cách 2: chọn File -> Close hoặc Ctrl + W. e. Mở bảng tính đã có trên đĩa - Cách 1: Bấm vào biểu tượng . - Cách 2: chọn File -> Open hoặc Ctrl + O. f. Mở và hiển thị nhiều bảng tính đồng thời - Lần lượt mở các bảng tính. - Để di chuyển sang làm việc với các bảng tính khác chọn Window, Excel sẽ liệt kê các bảng tính đang được mở, tiếp theo chọn bảng tính ta cần chuyển tới (hoặc gõ số thứ tự của bảng tính đó). - Muốn hiển thị đồng thời tất cả các bảng tính đã mở: + Chọn Window\Arrange. Xuất hiện hộp thoại Arrange Windows Title: Phủ kín màn hình Horizontal: Sắp xếp theo chiều ngang Vertical: Sắp xếp theo chiều dọc Cascade: Xếp so le Ví dụ: hình dưới các bảng tính được sắp xếp theo kiểu Title + Để chuyển sang làm việc với bảng tính nào, kích chuột tại cửa sổ của bảng tính đó hoặc ấn Ctrl + F6. 4. Thao tác với bảng tính (worksheet) a. Chèn thêm một bảng tính Để chèn thêm một bảng tính chọn một trong các cách sau: - Cách 1: Chọn Insert\Worksheet, hoặc - Cách 2: Nhấp phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính, xuất hiện menu tắt → chọn Insert → worksheet\OK. TRUNG TÂM TIN HỌC – KTNN -5- Tài liệu Excel 2003 b. Xoá một bảng tính Chọn bảng tính muốn xoá (có thể chọn để xoá nhiều bảng tính cùng một lúc), sau đó chọn một trong các cách sau: - Cách 1: Chọn Edit\Delete sheet, hoặc - Cách 2: Nháy phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính, xuất hiện menu tắt → chọn Delete. c. Đổi tên bảng tính - Chọn bảng tính muốn đổi tên → chọn Format\Sheet\Remane hoặc hoặc chọn Rename từ Menu tắt, hoặc nháy đúp chuột trái vào thẻ tên bảng tính muốn đổi tên - Gõ tên mới → nhấn Enter. d. Sao chép, di chuyển bảng tính Chọn một trong hai cách sau: Cách 1: - Chọn bảng tính muốn sao chép, giữ phím Ctrl, sau đó kéo thả bảng tính đến vị trí muốn sao chép. - Nếu muốn di chuyển bảng tính không giữ phím Ctrl, kéo thả bảng tính đến vị trí muốn di chuyển. Cách 2: - Chọn bảng tính muốn sao chép (hoặc di chuyển) → chọn Edit\Move or Copy sheet (hoặc chọn Move or Copy từ Menu tắt), xuất hiện cửa sổ Copy or Move. - Chọn vị trí đặt bảng tính muốn sao chép trước bảng tính nào thì chọn trong khung Before sheet, chọn vào mục Create a copy → OK. Nếu không chọn Create a copy, Excel sẽ di chuyển bảng tính chứ không sao chép. Chú ý: Có thể sao chép hoặc di chuyển bảng tính đến một tệp bảng tính khác (workbook khác) bằng cách chọn tệp bảng tính muốn sao chép hoặc di chuyển tới trong khung To book của cửa sổ Move or Copy. e. Tách bảng tính Có 3 cách để giúp ta đồng thời nhìn thấy những phần khác nhau của bảng tính khi bảng tính kéo dài quá màn hình của Excel. - Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách ở bên phải của màn hình bảng tính đến khi xuất hiện mũi tên 2 đầu, sau đó kéo thả đến vị trí cần tách. - Cách 2: Đưa con trỏ ô tới vị trí cần tách, chọn Window\Split. Để bỏ tách, chọn Window\Remove Split. TRUNG TÂM TIN HỌC – KTNN -6- Tài liệu Excel 2003 - Cách 3: Đưa con trỏ ô tới vị trí cần tách, chọn Window\Freeze Panes. Để bỏ tách, chọn Window\Unfreeze Panes. f. Ẩn và hiện lại bảng tính - Ẩn bảng tính: chọn bảng tính muốn ẩn → chọn Format\Sheet\Hide. - Hiện lại bảng tính: chọn Format\Sheet\Unhide, sau đó chọn bảng tính muốn hiện lại, kích OK. g. Chọn nhiều bảng tính - Chọn các bảng tính liền kề nhau: nháy chuột vào thẻ tên của bảng tính đầu, giữ phím Shift trong khi nháy chuột đến thẻ tên của bảng tính cuối. - Chọn các bảng tính cách nhau: Giữ phím Ctrl sau đó lần lượt nháy chuột vào thẻ tên của các bảng tính muốn chọn. Để bỏ việc chọn một bảng tính nào thì giữ phím Ctrl trong khi nháy chuột vào thẻ tên bảng tính đó. II. XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 1. Các kiểu dữ liệu a. Dạng ký tự (Text) Bắt đầu bằng các chữ cái a đến z hoặc là A đến Z. Những dữ liệu ký tự dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số . khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá trị tính toán. Theo mặc định, dữ liệu dạng ký tự được căn sang trái ô. b. Dạng số (Number) Bắt đầu bởi: + Các số từ 0 đến 9 + Các dấu +, -, *, $ hoặc một dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows) Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô. c. Dạng công thức (Formulas) Bắt đầu bởi các dấu = hoặc +. Sau khi ấn Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô. Một số lỗi thường gặp: Lỗi Có thể là do ##### : Cột quá hẹp #DIV/0! : Chia cho 0 #NAME? : Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tức là tên biến không gắn với một ô hay vùng nào cả) #N/A : Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách #VALUE! : Sai về kiểu của toán hạng. Ví dụ: lấy số chia cho TRUNG TÂM TIN HỌC – KTNN -7- Tài liệu Excel 2003 ký tự hoặc ngày tháng. d. Dạng Ngày (Date), giờ (Time) Trong Excel: DD: là 2 số chỉ Ngày MM: là 2 số chỉ Tháng YY: là 2 số chỉ Năm - Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows. Trong Excel ngầm định là dạng kiểu MM/DD/YY (ví dụ 08/25/2006). Khi nhập sai dạng công thức, Excel sẽ tự động chuyển sang dạng chuỗi và ta không thể dùng dữ liệu kiểu này để tính toán. - Có thể nhập ngày theo hàm: =DATE(YY,MM, DD) - Đặc biệt: Ctrl + ; Cho ngày hệ thống Ctrl + Shift + ; Cho giờ hệ thống Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô. 2. Toán tử trong công thức a. Toán tử số Dấu Ý nghĩa + (-) Cộng (trừ) * Nhân / Chia ^ Luỹ thừa % Phần trăm Thứ tự ưu tiên của các phép tính: luỹ thừa → nhân, chia → sau cùng là cộng, trừ. Các phép toán cùng mức ưu tiên (như cộng hoặc trừ) sẽ thực hiện từ trái sang phải. Có thể dụng dấu ngoặc đơn để thay đổi mức ưu tiên tính toán. b. Toán tử chuỗi Các chuỗi được nối với nhau bằng dấu &. Ví dụ: nhập vào ô A1: = “Kiểm toán” & “Nhà nước” sẽ cho kết quả là: Kiểm toán Nhà nước c. Toán tử so sánh Dấu Ý nghĩa > Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng < Nhỏ hơn <= Nhỏ hơn hoặc bằng <> Khác nhau Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai). Ví dụ: ô A3 có giá trị là 45, ô B3 có giá trị là 25. Tại ô C3 gõ công thức: TRUNG TÂM TIN HỌC – KTNN -8- Tài liệu Excel 2003 = A3<B3 : kết quả sẽ là False = A3>B3 : kết quả là True 3. Nhập dữ liệu a. Toạ độ, địa chỉ tương đối, tuyệt đối - Toạ độ: được đánh số từ A, B, C…IV (256 cột). - Toạ độ hàng: được đánh số từ 1, 2, 3 …65.536. - Địa chỉ tương đối: Được xác định bởi <cột><dòng>, ví dụ: E5, B4. Trong công thức khi copy thì toạ độ thay đổi theo hàng, cột. - Địa chỉ tuyệt đối: Được xác định bởi $<cột>$<dòng>. Ví dụ: $A$4. Trong công thức khi copy thì địa chỉ tuyệt đối không thay đổi. - Địa chỉ tuyệt đối cột: Được xác định bởi $<cột><dòng>. Ví dụ: $A4. - Địa chỉ tuyệt đối dòng: Được xác định bởi: <cột>$<dòng>.Ví dụ: A$4. - Cách lấy địa chỉ tuyệt đối: Ngay sau khi chọn toạ độ xong ta ấn phím F4. - Toạ độ vùng: Được xác định bởi ô đầu tiên bên trái và ô cuối cùng bên phải của vùng và được viết cách nhau bằng dấu : - Tương tự địa chỉ ô cũng có địa chỉ vùng tương đối và tuyệt đối. Ví dụ: A1:B5 hoặc $A$1: $B$5. b. Nhập dữ liệu bất kỳ - Đưa con trỏ về ô muốn nhập dữ liệu - Nhập dữ liệu → ấn Enter để kết thúc việc nhập dữ liệu. Chú ý: Nếu bạn muốn nhập một đoạn văn bản dài vào trong một ô bảng tính và muốn ngắt dòng thì nhấn tổ hợp phím Alt + Enter. c. Nhập dữ liệu giống nhau trong nhiều ô Nhập dữ liệu giống nhau vào các ô khác nhau theo các bước sau: - Chọn các ô muốn nhập dữ liệu (có thể chọn các ô không liền kề nhau và nhiều bảng tính cùng một lúc bằng cách giữ phím Ctrl). - Gõ dữ liệu muốn nhập (ví dụ số 12345) - Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter (↵). d. Nhập dữ liệu trong các ô theo một quy luật - Chuỗi số với bước nhảy là 1: + Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho một ô số bắt đầu từ 1, ta gõ 1. + Trỏ chuột vào mốc điền (góc dưới bên phải của ô) cho xuất hiện dấu + màu đen, giữ phím Ctrl trong khi kéo và thả chuột tại ô cuối của miền. Kết quả ta được chuỗi số 1, 2, 3 - Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ: TRUNG TÂM TIN HỌC – KTNN -9- Tài liệu Excel 2003 + Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số lẻ ta gõ 3 vào một ô nào đó. + Về ô dưới hoặc ô bên phải của miền gõ vào số tiếp theo, ví dụ 5 + Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu + màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối miền. - Chuỗi ngày tháng tăng: + Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng bắt đầu. + Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu +, bấm giữ trái chuột, kéo thả đến ô cuối miền. + Nếu giữ phải chuột, kéo thả đến ô cuối miền sẽ xuất hiện Menu tắt: Fill days : để tăng 1 ngày Fill Months: để tăng 1 tháng Fill Years: để tăng 1 năm - Nhập một danh sách tự tạo: Để tạo một danh sách: + Vào Tool\Option\Custom List + Trong khung List Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị bấm ↵ để xuống dòng (ví dụ: tạo danh sách: Phòng A, Phòng B, …). Sau đó bấm Add → OK. Để sử dụng: Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu của vùng cần nhập dữ liệu, kéo thả Excel sẽ tự động điền tới ô cuối của vùng. e. Nhập dữ liệu kiểu công thức - Khi nhập công thức phải bắt đầu bằng dấu = hoặc + - Cần lấy dữ liệu ở ô nào thì nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô. - Nhập công thức giống nhau trong các ô khác nhau: ví dụ bạn muốn tính lương của các cán bộ trong phòng: Lương = Số NC x Tiền 1 NC: + Chọn miền E2:E7, trong miền này sẽ nhập công thức giống nhau. TRUNG TÂM TIN HỌC – KTNN -10-