HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC CÁN BỘ MẶT HÀNG I – MỤC ĐÍCH & PHẠM VI: Hướng dẫn công việc cho Cán bộ mặt hàng (CBMH) thuộc Phòng Kế hoạch Kinh doanh . III – NỘI DUNG: A – Quá trình đàm phán nhận đơn hàng: 1. Sau khi nhận được yêu cầu của Trưởng phòng hoặc Trưởng nhóm, CBMH thực hiện như sau: • Tiếp nhận tài liệu kỹ thuật hoặc áo mẫu từ khách hàng, kiểm tra sợ bộ các hướng dẫn kỹ thuật có đầy đủ hay không? Bao gồm số lượng đơn hàng theo màu, size, bảng thông số kỹ thuật, hình vẽ phác hoạ… Sau đó lập giấy đề nghò chuyển cho Phòng KTCN tính giá thành. Giấy đề nghò ghi rõ thời gian báo giá để theo dõi việc báo giá cho khách. • Dựa theo kế hoạch sản xuất của Phòng quản lý may để đàm phán với khách hàng về lòch xuất nhập khẩu hàng hoá. 2. Sau khi kết thúc việc đảm phán, CBHM hoàn tất phiếu đàm phán, lập HĐ xuất, nhập chuyển tài liệu đến các bộ phận liên quan. B – Quá trình chuẩn bò: 1. Tiến hành phân loại các đơn hàng theo thứ tự ngày xuất, yêu cầu khách cung cấp đầy đủ tài liệu mẫu, rập để chuẩn bò sản xuất. 2. Tập hợp toàn bộ thông tin chuyển giao đến các bộ phận liên quan: • Quản lý may: Tác nghiệp có kiểu dáng, dự kiến ngày nhập hàng hàng ngày sản xuất và ngày xuất hàng, số lượng. Trang :1 • Quản lý chất lượng: Tác nghiệp có kiểu dáng, qui cách may, thông số, chủng loại vải, packing list hàng nhập, số lượng dự kiến ngày sản xuất, ngày xuất khẩu, các bình phẩm của khách về mẫu đối, hàng kiểm chuyền, kiểm đ diện khi đang sản xuất. • Phòng kỹ thuật công nghệ: tác nghiệp, rập, áo mẫu các t liệu liên quan đến kỹ thuật may, cắt, đóng gói, gấp xếp ngaỳ dự kiến sản xuất, số lượng, ngaỳ xuất khẩu. • Các tài liệu kỹ thuật được chuyển cho các bộ phận được đóng dấu của Phòng Kế hoạch, ghi ngày tháng chuyển giao tài liệu để kiểm soát. 3. Thông tin và cung cấp nguyên phụ liệu cho PKTCN may mẫu đối ngay khi có thể, để duyệt mẫu sản xuất trong thời gian sớm nhất. 4. Theo dõi cung ứng nguyên phụ liệu: • Dựa theo hợp đồng đã ký với khách hàng, CBMH nhắc khách hàng về việc cung cấp hàng theo đúng lòch. • CBMH theo dõi và giám sát bộ phận XNK trong việc nhập nhằm đảm bảo hàng về kho công ty nhanh nhất. • Dựa theo Invoice và Packing list do Bộ phận XNK cung cấp, CBMH kiểm tra với số lượng yêu cầu của đơn hàng, nếu phát hiện ra số lượng không đúng v.v. thì báo ngay khách hàng để xử lý. • Khi hàng nhận về thì CBMH đối chiếu giữa phần nhập thực tế và danh sách hàng nhập, nếu phát hiện thấy sai số quá lớn hoặc sai số có thể ảnh hưởng đến sản xuất thì báo ngay cho khách hàng để xử lý kòp thời. • Thường xuyên liên hệ với bộ phận xuất nhập khẩu để nắm chính xác ngày nguyên phụ liệu về Việt nam, sau đó đốc thúc bộ phận XNK nhập hàng nhanh chóng, đốc thúc kho báo cáo số lượng hàng nhập nhằm có thông tin chính xác, kòp thời phục vụ cho quá trình sản xuất tránh tình trạng nguyên phụ liệu về không đồng bộ, về trễ. • Lập phương án mua nguyên phụ liệu tại Việt nam trong khi chờ ý kiến của khách hàng đối với số nguyên phụ liệu về trễ, hoặc trong quá trình sản xuất phát hiện số lượng thiếu hụt. 5. Cân đối nguyên phụ liệu: • Mô tả bảng cân đối: Khi nhận được đơn hàng thì lập bảng cân đối nguyên phụ liệu, bảng cân đối có thể gồm các cột sau: Stt, tên nguyên phụ liệu, màu, size, quy cách, số lượng đònh mức sản xuất, đònh mức khách hàng, nhu cầu sản xuất, nhu cầu khách hàng, diễn biến việc nhập nguyên phụ liệu, diễn biến của việc cung cấp cho sản xuất, phần cân đối. Bảng cân đối ghi rõ ngày cập nhật. • Đònh mức nguyên phụ liệu: Đònh mức vải do bộ phận sơ đồ lập sơ đồ mini kèm theo đònh mức trong đó có đònh mức sản xuất và phần trăm hao hụt, đònh mức phụ liệu do bộ phận kỹ thuật công nghệ lập. CBMH chuyển đònh mức nguyên phụ liệu cho khách hàng duyệt. • Khi nhận được báo cáo nhập hàng từ kho nguyên phụ liệu thì CBMH tiến hành nhập số lượng hàng nhập vào bản cân đối. Trang :2 6. Lập kế hoạch sản xuất khi nguyên phụ liệu có đủ để sản xuất ra thành phẩm: • Kế hoạch sản xuất chỉ được lập khi nguyên phụ liệu đã đầy đủ cho sản xuất, trường hợp không đồng bộ nhưng khách hàng đồng ý cho sản xuất thì CBMH phải theo dõi và thường xuyên thông tin (có thể thông tin hàng ngày) cho khách hàng về tình hình nguyên phụ liệu về trễ hoặc có giải pháp mua nguyên phụ liệu thay thế tại Việt nam. • Kế hoạch sản xuất gồm các nội dung chính: tên khách hàng, tên mã hàng, PO, đònh mức nguyên liệu, số lượng đơn hàng, số lượng sản xuất, bảng phân số lượng theo màu và size, số lượng nguyên liệu sử dụng, một số lưu ý… • Kế hoạch sản xuất sau khi được lập sẽ được photo và chuyển cho Phòng QL may, giao lại cho Trưởng phòng, thông kê của phòng và lưu 01 bản. Đồng thời CBMH phát hành phiếu xuất kho nguyên liệu chuyển cho Phòng QL may. • Lập phiếu xuất nguyên liệu kèm theo kế hoạch sản xuất. • Lập lệnh xuất phụ liệu may tổng cho từng kế hoạch sản xuất chuyển giao cho Xí nghiệp may. C - Quá trình sản xuất: 1. Sản xuất: • Theo dõi tình hình sản xuất từ khâu cắt, nắm số lượng sản xuất của từng bộ phận. • Nhận các thông tin về các sự cố gây trở ngại trong việc sản xuất để sử lý hoặc cập nhập trong trường hợp các bộ phận liên quan đã giải quyết với các bộ phận liên quan hay khách hàng. • Nhận thông tin và thông báo các thay đổi về ngày xuất hàng, số lượng và các thay đổi đột xuất về kỹ thuật đến các bộ phận liên quan. • Các bằng chứng trong quá trình giải quyết đơn hàng được lưu giữ cẩn thận (kèm theo chữ ký của khách hàng, bộ phận sản xuất…) nhằm mục đích cho quá trình thanh lý đơn hàng. • Khi nhận được yêu cầu xuất bổ sung nguyên phụ liệu do nguyên phụ liệu bò hư thì viết phiếu xuất theo yêu cầu tuy nhiên nếu nguyên phụ liệu bò hư do lỗi của công nhân thì xuất ngoài đònh mức và chuyển cho Phòng Kế toán để trừ vào quỹ lương của bộ phận. • Trong quá trình xuất nguyên phụ liệu ngoài đònh mức, cấp bổ sung phải kiểm tra thường xuyên theo bảng cân đối nguyên phụ liệu để cân đối với số lượng nguyên phụ liệu nhập để báo cho khách hàng cung cấp thêm hoặc giảm số lượng đơn hàng. • Lập lệnh xuất phụ liệu hoàn thành cho xí nghiệp may theo yêu cầu. • Báo cáo BGĐ các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất (nếu có). • Khi số lượng thành phẩm may ra chuyền được khoảng 100 Pcs thì yêu cầu xưởng hoàn thành kiểm tra thông số để làm căn cứ đặt bao nylon, thùng carton (nếu hợp đồng có yêu cầu) và tiến hành thủ tục mua, giám sát việc giao nhận thùng carton, bao nylon. 2. Xuất hàng : Trang :3 • Trước khi xuất hàng thì liên hệ với khách hàng đề xác đònh thời gian kiểm tra final và thông báo cho Phòng QLCL. • Dựa theo lòch xuất hàng đã thoả thuận với khách lập lòch xuất và Packing list chuyển đến P.XNK, xưởng may và bộ phận QLCL. • Dựa theo lệnh xuất hàng, phối hợp với bộ phận liên quan để cho khách hàng kiểm final. • Sau khi hàng hoá đã được đóng thùng xong thì làm giấy đề nghò điều xe, lập phiếu đề nghò xuất hàng chuyển cho Phòng Kế toán để làm phiếu xuất (trừ hàng do công ty xuất khẩu trực tiếp thì do bộ phận XNK thực hiện). D – Quá trình thanh lý: • Báo cáo thời gian bắt đầu sản xuất đến ngày xuất khẩu, các lý do bò đình trệ sản xuất nếu có, các chi phí phát sinh nếu có. • Lập bảng thanh lý với khách hàng về tình hình sử dụng nguyên phụ liệu theo đònh mức khách duyệt. Sau khi hai bên thoả thuận về số lượng chuyển bảng thanh lý về phòng kế toán • Lập bảng thanh lý với công ty về tình hình sử dụng nguyên phụ liệu theo đònh mức của công ty, xác nhận số lượng đãsử dụng cùng với kho và xưởng may. Sau khi thống nhất ký xác nhận và chuyển bảng thanh lý về phòng kế toán. • Sau khi bản thanh lý được duyệt thì đàm phán với khách hàng về việc chuyển nguyên phụ liệu thừa trả lại khách hàng. Trang :4 . HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC CÁN BỘ MẶT HÀNG I – MỤC ĐÍCH & PHẠM VI: Hướng dẫn công việc cho Cán bộ mặt hàng (CBMH) thuộc Phòng Kế. khách hàng, CBMH nhắc khách hàng về việc cung cấp hàng theo đúng lòch. • CBMH theo dõi và giám sát bộ phận XNK trong việc nhập nhằm đảm bảo hàng về kho công