HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK EXPRESS I Giới thiệu chung II Thiết lập tài khoản III Tạo rules 10 IV Tạo chữ ký tự động 13 V Tạo thư trả lời tự động 15 VI Một số chức khác 16 HÀ NỘI, 4/2007 Nhóm IT – KOMATSU VIETNAM JSC I GIỚI THIỆU CHUNG Ưu điểm: Outlook Express chương trình trao đổi thư nhanh, hiệu quả, đặc biệt cho phép duyệt, đọc thư offline (không cần nối mạng), toàn thư gửi đến trước thời điểm khỏi mạng lưu hộp thư, cho phép làm việc với thư gửi đến trước Ngồi ra, Outlook Express cịn cho phép người dùng gửi kèm file tài liệu (attachment) với thư Trên cửa sổ Outlook Express, nội dung thư trỏ trỏ tới thư Có thể thấy qua hình sau Con trỏ Nội dung thư tương ứng với trỏ Hình thức Tuy nhiên, nội dung trao đổi nội bên ngồi, hình thức thơng điệp cần trình bày cách chun nghiệp, có văn hoá Thế chuyên nghiệp, chúng ta, thành viên KVN thảo luận cởi mở Sau đây, chúng tơi xin trình bày quan điểm hình thức thư điện tử để anh chị em trao đổi, thảo luận Các thành phần chủ yếu thư bao gồm: a) Subject: Chủ đề nội dung thông điệp cần gửi Trong thư, nên có phần chào hỏi, nội dung thông điệp kết thúc b) Chào hỏi: Tuỳ đối tượng cần trao đổi, có cách hành văn khác Hiện nay, KVN, nhiều thư điện tử bỏ qua phần Những câu chào, mở đầu có thể: Dear Mr … Hi Dan, Chao Thang, v.v c) Nội dung thơng điệp Trong phần trình bày tồn thơng điệp muốn trình bày Lưu ý, chí, gửi file kèm (attachment) nên có vài lời giải thích Ví du: Như trao đổi, em gửi anh thảo Hướng dẫn sử dụng Outlook Express để anh tham khảo sử dụng Nhiều người chúng ta, gửi file đính kèm, khơng lời giải thích kể phần Subject khơng ghi Điều vừa không lịch cho lắm, vừa làm người nhận, phải mở file kèm (attachment) biết nội dung thông điệp Trong khi, Outlook Express, đọc nội dung thư cửa sổ bình thường Outlook Express, biết nên mở đọc hay lưu lại file đính kèm để đọc sau d) Kết thúc thơng điệp Khi kết thúc thơng điệp, nên có câu chào Tuỳ quan hệ, mức độ thân tình, khách sáo mà sử dụng phong cách khác Có thể: Thân ái, Hẹn gặp lại, Best Regards, Thank you and best regards, Regards, Thanks & Regards, Rgds, BRG, Thanks, Tks, v.v Và sau viết tên Trong trường hợp nội bộ, thân tình, cần ghi tên thư mà khơng cần lời chào cuối thư Có thể xem ví dụ đầy đủ thư điện tử thông thường Nếu thư viết tiếng Anh, nên có kiểm tra từ vựng (Spelling) trước gửi Tất ý kiến đóng góp, trao đổi để phong cách làm việc chuyên nghiệp vui vẻ hơn, trân trọng hoan nghênh Mọi câu hỏi, xin liên hệ: Hồ Viết Thắng: IT Staff, Tel: 0989.39.88.39, E-mail: hovietthang@komatsu-vn.com II THIẾT LẬP TÀI KHOẢN (Hộp thư cá nhân) Mở Outlook Express cách vào menu “Start” hình, chọn mục “Programs” chọn “Outlook Express” Tại cửa sổ “Outlook Express”, chọn menu “Tools”, chọn mục “Accounts…” Tại cửa sổ “Internet Accounts”, chuyển sang tab “Mail”, click vào nút “Add”, chọn “Mail…” Tại cửa sổ “Internet Connection Wizard”, gõ vào tên hiển thị (tên hiển thị tên người gửi thư gửi đi), click “Next” Tại cửa sổ tiếp theo, gõ vào địa email (gõ đầy đủ phần @komatsuvn.com) click “Next” 6 Sau gõ vào thơng số hình bên cửa sổ click “Next” - My incoming mail server is a: POP3 - Incoming mail: mail.komatsu-vn.com - Outgoing mail: mail.komatsu-vn.com Tại cửa sổ tiếp theo, giữ nguyên lựa chọn gõ lại địa email password, sau click “Next” Cuối Click “Finish” để hoàn thành thao tác tạo tài khoản email Để tránh tượng lỗi gửi thư đi, cần tao tác thêm bước sau Tại cửa sổ Outlook Express, chọn menu “Tools”, chọn mục “Account”, chuyển sang tab “Mail”, chọn account vừa tạo click “Properties” 10 Tại cửa sổ “Properties”, chọn tab “Servers”, đánh dấu vào ô “My server requires authentication” Để tránh liệu thư trường hợp máy tính bị hỏng Chúng ta cần lưu lại thư máy chủ Email (Email Server) cách sau: 11 Vẫn cửa sổ “Properties”, chuyển sang tab “Advance” đánh dấu vào lựa chọn “Leave a copy of messages on server” Tiếp đó, đánh dấu vào lựa chọn bên (Remove from server after) nhập vào số ngày cần lưu thư Server (chỉ nên lưu thư lại Server khoảng 15 đến 20 ngày, tránh tình trạng hịm thư bị q tải (đầy) khơng thể nhận thư.) Click OK để hồn tất III TẠO RULES (Tạo tiện ích riêng) - Mục đích việc tạo Rules nhằm xếp thư đến cá nhân, phận vào thư mục riêng rẽ, tiện cho việc theo dõi Tại cửa sổ Outlook Express, Click phải chuột vào thư mục Inbox chọn “New Folder” Tại cửa sổ “Create Folder”, Gõ tên cá nhân phòng ban để tạo thư mục 10 Sau có đầy đủ thư mục cần thiết Vào menu “Tools”, chọn “Message Rules”, chọn “Mail…” Tại cửa sổ “Message Rules”, tab “Mail Rules”, Click nút “New…” 11 Tại cửa sổ “New Mail Rule” có: a Danh sách điều kiện (danh sách 1) b Danh sachs hành động (danh sách 2) c Danh sách thông số cho điều kiện hành động (danh sách 3) d Tên Rules Chọn điều kiện “Where ther From line contains people” hành động “Move it to the specified folder” Click vào dòng chữ màu xanh “contains people” thêm vào nhiều địa cá nhân mà thư họ tự động chuyển vào thư mục chọn dòng chữ màu xanh “specified” Click OK để hoàn tất thao tác tạo Rule 12 IV TẠO CHỮ KÝ TỰ ĐỘNG - Chữ ký tự động phần tự động thêm vào cuối thư Vào menu “Tools”, chọn “Options” Tại cửa sổ “Option”, chuyển sang tab “Signature” Tại mục “Edit Signature” chọn “Text” gõ vào chữ ký Click OK để hoàn tất 13 Trong trường hợp người dùng cài nhiều accounts vào Outlook Express, cần chữ ký điện tử dành cho account Để làm điều đó, hình bên dưới, nhấn Advanced Và đánh dấu account dùng chữ ký vừa tạo 14 V TẠO THƯ TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG - Khi bạn muốn Outlook Express tự động gửi thư với nội dung bạn soạn sẵn đến người gửi thư tới cho bạn Outlook có sẵn chức dành cho bạn Các bước tiến hành sau: Tạo thư với nội dung mà bạn muốn hiển thị thư trả lời tự động cách chọn New email cửa sổ Outlook Express Vào menu “File” thư đó, chọn “Save As…” lưu thư với dạng file eml Quay trở lại với cửa sổ Outlook Express, chọn menu “Tools”, chọn mục “Massage Rules” chọn “Mail…” Click “New” để tạo Rule 15 Trong danh sách điều kiện, chọn “For all messages” Trong danh sách hành động, chọn “Reply with message” Trong danh sách thông số thứ 3, click vào dòng chữ màu xanh “message” chọn file (*.eml) mà bạn lưu trước Click OK để hoàn tất VI MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC Check mail không dùng Outlook: Trong trường hợp không trực tiếp làm việc máy tính mình, check email khơng thơng qua Outlook Express mà thông qua trang web: http://mail.komatsu-vn.com:3000 Tại cửa sổ đăng nhập, gõ địa email đầy đủ (có “@komatsu-vn.com”) mật để truy cập vào hộp thư cá nhân Thay đổi mật hộp thư cá nhân Truy cập vào trang web quản lý hộp thư chức (http://mail.komatsuvn.com:3000) Sau đăng nhập, hộp thư cá nhân hiển thị hình bên Để đổi mật khẩu, lựa chọn mục Options (đã hình vẽ) Mục Options 16 Nhập vào mật nhấn nút “Save” Nhập mật Nút “Save” Kiểm tra tả (spelling) trước gửi thư a Tại cửa sổ viết thư, nhấn phím tắt F7 vào menu “Tools”, chọn mục “Spelling” b Những lỗi sai tả hiển thị Bạn thay với từ xác danh sách có sẵn Outlook Gửi file đính (Attachment files) a Tại cửa sổ viết thư, nhấn nút Attach có biểu tượng ghim gài vào menu “Insert” chọn mục “File Attachment” b Cửa sổ lựa chọn file bạn chọn file cần gửi c Lưu ý, dung lượng file đính kèm không nên lớn (thông thường nhỏ 1MB) để q trình gửi nhận nhanh chóng 17 ... (attachment) nên có vài lời giải thích Ví du: Như trao đổi, em gửi anh thảo Hướng dẫn sử dụng Outlook Express để anh tham khảo sử dụng Nhiều người chúng ta, gửi file đính kèm, khơng lời giải thích kể... hovietthang@komatsu-vn.com II THIẾT LẬP TÀI KHOẢN (Hộp thư cá nhân) Mở Outlook Express cách vào menu “Start” hình, chọn mục “Programs” chọn ? ?Outlook Express? ?? Tại cửa sổ ? ?Outlook Express? ??, chọn menu “Tools”,... phép làm việc với thư gửi đến trước Ngồi ra, Outlook Express cịn cho phép người dùng gửi kèm file tài liệu (attachment) với thư Trên cửa sổ Outlook Express, nội dung thư trỏ trỏ tới thư Có thể