Đang tải... (xem toàn văn)
Trước những năm 1980, trên thế giới gần như chưa biết tới khái niệm hệ thống thông tin quản lý. Các nhà quản lý không quan tâm tới việc xử lý các thông tin nhận được và phân phối những thông tin đó trong doanh nghiệp của họ. Họ không quan tâm tới thông tin cũng như các lợi ích mà nó đem lại . Việc đầu tư vào hệ thống thông tin trong doanh nghiệp còn là một cái gì đó khá tốn kém và đem lại hiệu quả không cao. Vào thời kỳ này quá trình thông tin diễn ra giữa các nơi khác nhau trên diện rộng toàn cầu còn chưa được đặt ra. Quá trinh quản lý và tạo lập các quyết định quan trọng của doanh nghiệp mới chỉ chủ yếu dựa trên việc cân nhắc các hiện tượng nảy sinh trong môi trường kinh doanh một cách trực tiếp, thông qua kinh nghiệm và bằng trực giác của người quản lý.
Chương GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Vài nét thời đại thông tin Trước năm 1980, giới gần chưa biết tới khái niệm hệ thống thông tin quản lý Các nhà quản lý không quan tâm tới việc xử lý thông tin nhận phân phối thông tin doanh nghiệp họ Họ khơng quan tâm tới thơng tin lợi ích mà đem lại Việc đầu tư vào hệ thống thơng tin doanh nghiệp cịn tốn đem lại hiệu khơng cao Vào thời kỳ q trình thơng tin diễn nơi khác diện rộng toàn cầu chưa đặt Quá trinh quản lý tạo lập định quan trọng doanh nghiệp chủ yếu dựa việc cân nhắc tượng nảy sinh môi trường kinh doanh cách trực tiếp, thông qua kinh nghiệm trực giác người quản lý Vào năm 1980 ,với phát triển mạnh mẽ công nghệ máy tính đặc biệt phần mềm máy tính, giúp cho hệ thống thơng tin có hội phát triển mạnh mẽ doannh nghiệp Vào thời kỳ này, hệ thống thông tin bắt đầu vai trị phân tích kiện liệu thu thập thiết lập mô hình định để nhà quản lý lựa chọn phương án tốt để thực Năm 1986, Richard Mason ( giáo sư hệ thống thông tin ) viết: Ngày xã hội phương tây chúng ta, số lượng nhân viên thu thập, xử lý phân phối thông tin nhiều số lượng nhân viên nghề khác Hàng triệu máy tính lắp đặt giới nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn sóng điện từ kết nối người, máy tính phương tiện xử lý thông tin lại với Các doanh nghiệp mà hoạt động chủ yếu chúng xử lý thông tin Ngân hàng, tổ chức môi giới, công ty bảo hiểm doanh nghiệp quảng cáo, trước chiếm tỷ lệ nhỏ GDP nước; từ năm 1988 trở lại chúng chiếm tỷ lệ ngày lớn Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, thông tin vừa nguyên liệu vừa sản phẩm cuối Xã hội thực xã hội thông tin, thời đại thời đại thông tin Thời đại thông tin dược phân biệt với thời đại khác năm đặc điểm quan trọng: Thời đại thông tin xuất xuất hoạt động xã hội dựa tảng thông tin Kinh doanh thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin sử dụng để thực công việc kinh doanh Trong thời đại thông tin xuất lao động tăng lên nhanh chóng Hiệu sử dụng cơng nghệ thơng tin xác định thành công thời đại thời đại thông tin Trong thời đại thông tin, công nghệ thông tin có mặt hầu hết sản phẩm dịch vụ Bảng 1.1 Những điểm khác biệt thời đại thông tin so với số thời đại khác Thời đại nông nghiệp Khoảng thời gian Trước 1800 Thời đại công nghiệp Thời đại thông tin 1800 tới 1957 1957 tới Công nhân Nhân công tri Nhân công Nơng dân nhà máy thức Con người đất Con người Con người Quan hệ lao động đai máy người Công nghệ Công cụ chủ yếu Cơng cụ cầm tay Máy móc thơng tin 1.2 Các loại thông tin doanh nghiệp 1.2.1 Phân biệt liệu thông tin Dữ liệu kiện hay quan sát thực tế chưa biến đổi sửa chữa cho mục đích khác Như việc doanh nghiệp bán lơ hàng sinh nhiều liệu số lượng hàng hóa bán, giá bán, nơi bán hàng, thời gian bán hàng, địa điểm bán hàng, khách hàng chi trả tiền mặt hay chuyển khoản … Nói cách khác, liệu tất đặc tính thực thể người, địa điểm, đồ vật kiện … Ở khái niệm cần phải hểu thực thể gì? Thực thể vật hay cài tồn phân biệt Ví dụ người thực thể, xe máy thực thể, nói kiến thực thể phân biệt với khác ( chẳng hạn ta đánh số cực nhỏ kiến ) Khác với liệu coi nguyên liệu ban đầu, thông tin cần phân biệt sản phẩm hồn chỉnh thu sau q trình xử lý liệu Đôi thuật ngữ liệu thông tin thường sử dụng thay số trường hợp Tuy vậy, trường hợp cần xác định thơng tin liệu xử lý cho thực có ý nghĩa cho người sử dụng thông tin gồm nhiều giá trị liệu 1.2.2 Các đặc tính thơng tin doanh nghiệp Chất lượng thông tin xác định thông qua đặc tính sau: Độ tin cậy: Độ tin cậy thể mặt độ xác thực độ xác Thơng tin độ tin cậy gây cho tổ chức hậu tồi tệ Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca tiền phải trả ghi cao giá trị hàng thực mua dẫn đến hình ảnh xấu cửa hàng, lượng khách hàng giảm doanh số bán hàng sụt xuống Nếu số tiền ghi hóa đơn thấp số tiền phải trả, trường hợp không co khách hàng than phiền nhiên cửa hàng bị thất thu Tính đầy đủ: Tính đầy đủ thông tin thể bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ dẫn đến định hành động khơng đáp ứng với địi hỏi tình hình thực tế Chẳng hạn nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo số lượng ghế làm tuần Để so sánh, báo cáo có nêu số lượng ghế làm tuần trước kỳ năm trước Ơng chủ thấy số lượng ghế làm tăng cho tình hình sản xuất tương đối tốt đẹp Tuy nhiên thực tế hồn tồn khác Hệ thống thông tin cung cấp số lượng ghế sản xuất mà khơng cho biết tý suất Ông chủ phản ứng thực tế số lao động thêm lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao lớn công nhân làm việc nhanh Một không đầy đủ thông tin làm hại cho doannh nghiệp Tính thích hợp dễ hiểu: Trong số trường hợp, nhiều nhà quản lý không sử dụng số báo cáo chúng có liên quan tới hoạt động thuộc trách nhiệm họ Nguyên nhân chủ yếu chúng chưa thích hợp khó hiểu Có thể q nhiều thơng tin khơng thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng nhiều từ viết tắt hay đa nghĩa, bố trí chưa hợp lý phần tử thơng tin Điều dẫn tới tổn phí tạo thông tin không dùng, định sai hiểu sai thơng tin Tính an tồn: Thơng tin phải bảo vệ người quyền phép tiếp cận tới thơng tin Sự thiếu an tồn thơng tin gây thiệt hại to lớn cho tổ chức Tính kịp thời: Thơng tin tin cậy, dễ hiểu, thích ứng bảo vệ khơng có ích khơng gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết 1.2.3 Phân loại thông tin doanh nghiệp Ba cấp quản lý tổ chức Người ta thường chia Tổ chức thành ba mức quản lý có tên : Lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật điều hành tác nghiệp Mức chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu nhiệm vụ tổ chức Từ họ thiết lập sách chung đường lối Trong doanh nghiệp sản xuất thông thường nhà quản lý như: Chủ tịch – Tổng giám đốc phó chủ tịch thuộc mức quản lý Mức chiến thuật thuộc mức kiểm sốt quản lý, có nghĩa nơi dùng phương tiện cụ thể để thực mục tiêu chiến lược đặt mức cao Trong doanh nghiệp thông thường nhà quản lý như: Trưởng phòng tổ chức, chưởng phòng tài vụ, … nằm mức quản lý Mức điều hành tác nghiệp quản lý việc sử dụng cho có hiệu hiệu lực phương tiện nguồn lực để tiến hành tốt công việc tổ chức phải tuân thủ ràng buộc tài chính, thời gian kỹ thuật Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc cơng đội sản xuất … thuộc mức quản lý Cần lưu ý tổ chức khơng có phận ba mức quản lý trình bày sử dụng tạo thơng tin Cịn có phận mức thứ tư Tuy nhiên mức khơng có trách nhiệm quản lý Nó cấu thành từ tất hoạt động chế biến thông tin mà nhờ tổ chức thực nhiệm vụ Ví dụ nhân viên kế tốn, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất … thuộc mức Tương ứng với ba mức quản lý tổ chức định tổ chức chia làm ba loại: định chiến lược, định chiến thuật định tác nghiệp Quyết định chiến lược định xác định mục tiêu định xây dựng nguồn lực cho tổ chức Quyết định chiến thuật định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, định kiểm soát khai thác tối ưu nguồn lực Quyết định tác nghiệp định nhằm thực thi nhiệm vụ Các loại thông tin quản lý doanh nghiệp Cán quản lý cấp ( mức ) khác cần thông tin cho quản lý khác Việc định khác cần thông tin khác Điều thể qua cách định nghĩa thông tin quản lý sau: Thơng tin quản lý thơng tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý Thơng tin quản lý tổ chức chia làm ba loại: Thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật thông tin tác nghiệp Thông tin chiến lược: thông tin sử dụng cho mục tiêu dài hạn doanh nghiệp Nó mối quan tâm chủ yếu nhà chiến lược cấp cao Nó bao gồm thơng tin tiềm thị trường, cách thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, việc phát triển sản phẩm, thay đổi suất lao động công nghệ phát sinh Về chất, thông tin chiến lược thông tin liên quan tới việc lâp kế hoạch lâu dài, thiết lập dự án, đưa dự báo cho phát triển tương lai Thông tin chiến thuật: thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn ( tháng năm ), thường mối quan tâm chủ yếu phịng ban Đó thơng tin từ kết phân tích số liệu bán hàng, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, báo cáo tài hàng năm Dạng thông tin thường xuất phát từ liệu hoạt động hàng ngày Do đó, địi hỏi q trình xử lý thơng tin hợp lý xác Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ nguồn khác trước đưa định Thông tin điều hành ( tác nghiệp ): thông tin sử dụng cho công việc ngắn hạn diễn vài ngày chí vài phịng ban Nó bao gồm thơng tin số lượng chứng khốn mà doanh nghiệp có tay, lượng đơn đặt hàng, tiến độ công việc, … Thông tin điều hành chất rút cách nhanh chóng từ liệu hoạt động Bảng 1.2 mơ tả tính chất thơng tin theo cấp định Bảng 1.2 Tính chất thông tin theo cấp định Đặc trưng thơng tin Tần suất Tính độc lập kết Thời điểm Mức chi tiết Nguồn Tính cấu trúc Độ xác Người sử dụng Tác nghiệp Chiến thuật Đều đặn lặp Phần lớn lại thường kỳ, đặn Dự kiến Dự đốn sơ có trước thơng tin bất ngờ Quá khứ Hiện tương lai Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Trong tổ Trong chức tổ chức Cấu trúc cao Chủ yếu có cấu trúc, số phi cấu Rất xác Một số liệu có tính chủ quan Giám sát Người quản lý cấp hoạt trung gian động tác Chiến lược Sau thời kỳ dài, trường hợp đặc Chủ yếu khơng dự đốn trước Dự đốn cho tương lai Tổng hợp, khái qt Ngồi tổ chức chủ yếu Phi cấu trúc cao Mang nhiều tính chủ quan Người quản lý cấp cao 1.2.4 Các nguồn thông tin doanh nghiệp Thông tin sử dụng doanh nghiệp thu thập từ hai nguồn chủ yếu: nguồn thơng tin bên ngồi nguồn thơng tin bên Nguồn thơng tin bên ngồi: Để có nhìn khái qt nguồn thơng tin bên cho tổ chức xem xét Hình 1.1 Về đầu mối sơ đồ: - Nhà nước cấp Một tổ chức quốc gia phải chịu quản lý nhà nước Mọi thơng tin mang tính định hướng nhà nước cấp tổ chức luật thuế, luật môi trường, quy chế bảo hộ v.v… thông tin mà tổ chức phải lưu trữ sử dụng thường xuyên - Khách hàng Trong kinh tế thị trường thơng tin khách hàng vô quan trọng Việc tổ chức thu thập, lưu trữ khai thác thông tin khách hàng nhiệm vụ lớn doanh nghiệp - Doanh nghiệp cạnh tranh Biết đối thủ cạnh tranh trực tiếp công việc hàng ngày doanh nghiệp - Doanh nghiệp có liên quan Là doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có liên quan (hàng hóa bổ sung hàng hóa có thay ) - Doanh nghiệp cạnh tranh Muốn doanh nghiệp tồn thời gian dài, nhà quản lý cần phải có thơng tin đối thủ xuất tương lai – doanh nghiệp cạnh tranh - Các nhà cung cấp Thông tin nhà cung cấp giúp doanh nghiệp hoạch định kế sách phát triển kiểm soát tốt chi phí chất lượng sản phẩm dịch vụ Nhà nước cấp Khách hàng Doanh nghiệp cạnh tranh DOANH NGHIỆP Hệ thống quản lý Doanh nghiệp có liên quan Đối tượng quản lý Doanh nghiệp cạnh tranh Nhà cung cấp Hình 1.1 Các nguồn thơng tin bên ngồi doanh nghiệp Nguồn thơng tin thu thập từ bên doanh nghiệp cung cấp thơng qua báo chí, tài liệu tổ chức cung cấp thông tin, qua điều tra khảo sát trực tiếp đối tượng doanh nghiệp … Nguồn thơng tin nơi doanh nghiệp: Ngồi nguồn thơng tin bên ngồi, doanh nghiệp cịn có nguồn thơng tin quan trọng từ hệ thống sổ sách báo cáo kinh doanh thường kỳ doanh nghiệp Tùy theo loại yêu cầu thông tin khác nhau, người ta tiến hành bước xử lý liệu khác nhau, đó, hình thành hệ thống thông tin với dạng khác nhau, phục vụ mục tiêu đa dạng có đặc tả khác phần cứng, phần mềm, người sử dụng điều hành 1.3 Hệ thống thông tin quản lý 1.3.1 Khái niệm hệ thống Hệ thống tập hợp phần tử tương tác tổ chức nhằm thực mục đích xác định Các phần tử tập hợp phương tiện vật chất nhân lực Hệ thống thân hệ thống thành phần hệ thống khác Những hệ thống mà xem xét thực chất đề hệ thống nằm hệ thống khác đồng thời chứa hệ thống khác thực nhiệm vụ khác nhaucủa công việc Việc hiểu hệ thống đặc biệt thường địi hỏi phải có số kiến thức lớn mà phục vụ Những yếu tố hệ thống gồm: Mục đích: lý mà hệ thống tồn tiêu chí sử dụng đánh giá mức độ thành công hệ thống Phạm vi: Nhằm xác định nằm hệ thống nằm ngồi hệ thống Mơi trường: bao gồm tất yếu tố nằm hệ thống Đầu vào : đối tượng thông tin từ môi trường bên hệ thống đưa vào hệ thống Đầu ra: đối tượng oặc thông tin đưa từ hệ thống mơi trường bên ngồi 1.3.2 Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu … thực việc thu thập, xử lý, lưu trữ cung cấp thông tin hỗ trợ việc định, điều khiển phân tích vấn đề, hiển thị vấn đề phức tạp tổ chức Hệ thống thơng tin bao gồm thơng tin cụ thể đặc biệt người, địa điểm khác nhau, kiện bên tổ chức môi trường xung quanh ... thơng tin từ mơi trường bên ngồi hệ thống đưa vào hệ thống Đầu ra: đối tượng oặc thông tin đưa từ hệ thống mơi trường bên ngồi 1.3.2 Hệ thống thơng tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý tập... loại thông tin quản lý doanh nghiệp Cán quản lý cấp ( mức ) khác cần thông tin cho quản lý khác Việc định khác cần thông tin khác Điều thể qua cách định nghĩa thông tin quản lý sau: Thông tin quản. .. quản lý thơng tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý Thơng tin quản lý tổ chức chia làm ba loại: Thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật thông tin tác nghiệp Thông tin
