Đang tải... (xem toàn văn)
Môn quản trị văn phòng
Môn:Quản trị văn phòng Giảng viên : Vũ Thị Bích MỤC LỤC PHẦN I. LỜI MỞ ĐẦU 2 PHẦN II. NỘI DUNG .4 CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG .4 I.KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG .4 II.CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG 4 III.NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 5 IV.CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 6 CHƯƠNG II . KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 8 I.GIỚI THIỆU VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ - SINH HỌC 8 II . CHỨC NĂNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC .10 III. NHIỆM VỤ CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC .11 IV.CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 12 CHƯƠNG III. KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP THUỘC VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 13 I.GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP 13 I.CHỨC NĂNG CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP .13 II.NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP .13 III.CƠ CẤU TỔ CHỨC 17 CHƯƠNG IV. NHẬN XÉT 22 PHẦN III : KẾT LUẬN 25 Viện Công nghệ sinh học Sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Yến Lớp 09-CĐTK 1 Môn:Quản trị văn phòng Giảng viên : Vũ Thị Bích PHẦN I. LỜI MỞ ĐẦU Những kiến thức lý luận mà sinh viên đã được trang bị trên ghế nhà trường chưa đủ để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của xã hội sau khi sinh viên ra trường. Bên cạnh những kiến thức lý luận, các nhà tuyển dụng đòi hỏi sinh viên phải có nhiều kinh nghiệm và kiến thức thực tế. Nhận thức được điều đó, trong quá trình giảng dạy, các giảng viên đã chú trọng kết hợp giữa kiến thức lý luận và thực tiễn, có sự so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn góp phần cung cấp cho sinh viên một cái nhìn toàn diện và thực tế. Bản thân mỗi sinh viên lớp 09-CĐTK cũng luôn tâm niệm rằng: “học đi đôi với hành”, có như thế sinh viên mới có thể bổ sung và trang bị cho mình những kiến thức mới, tích lũy cho mình những kinh nghiệm quý báu, đồng thời góp phần làm phong phú thêm kho kiến thức của mình. Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thực tế”lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. Nhằm mục đích đào tạo những sinh viên trong tương lai nắm vững lý luận, làm việc có hiệu quả trong thực tiễn,, để hiểu sâu sắc hơn về công tác hành chính trong hoạt động quản lý , chúng tôi đã được Ban chủ nhiệm khoa Quản lý văn thư và giảng viên giảng dạy bộ môn Quản trị văn phòng tạo điều kiện để đi thực tế về công tác văn thư và công tác văn phòng Viện Công nghệ sinh học Sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Yến Lớp 09-CĐTK 2 Môn:Quản trị văn phòng Giảng viên : Vũ Thị Bích Trong khi thực tế tại Văn phòng Viện công nghê sinh học, tôi đã được tiếp cận với thực tế hoạt động văn phòng và công tác văn thư. Từ đó có sự so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tiễn. Những vấn đề mà tôi nghiên cứu và tìm hiểu đã được sắp xếp tương ứng với các chương của Báo cáo, cụ thể như sau: Phần I : Lời mở đầu Phần II: Phần nội dung Chương 1.Khái quát về Văn phòng, chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chương 2. Khái quát về Viện Công nghệ sinh học, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Viện Chương 3. Khái quát về phòng Quản lý tổng hợp thuộc Viện công nghệ sinh học, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Quản lý tổng hợp Chương 4. Nhận xét Phần III: Kết luận Tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Vũ Thị Bích Giảng viên bộ môn Quản trị văn phòng và anh chị cán bộ phòng Quản lý tổng hợp thuộc Viện Công nghệ sinh học vì đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian tôi đi thực tế. Nhưng do còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm và thời gian cho nên Báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Viện Công nghệ sinh học Sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Yến Lớp 09-CĐTK 3 Môn:Quản trị văn phòng Giảng viên : Vũ Thị Bích PHẦN II. NỘI DUNG CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG I. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta đều có công tác văn phòng và lập ra các đơn vị làm công tác văn phòng. Do đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công tác, phạm vi hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau nên đơn vị làm công tác văn phòng cũng có những tên gọi khác nhau. Căn cứ vào các văn bản hiện hành của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các quy định về chức năng , nhiệm vụ , tổ chức xã hội, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan đã đưa ra một khái niệm chung về văn phòng, cụ thể : Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp là nơi giao tiếp, thu thập và xử lý thông tin. Nhằm phục vụ cho lãnh đạo và quản lý, là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ : Văn phòng Chủ tịch nước, văn phòng Chính Phủ, phòng Hành chính- tổng hợp . II. CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Văn phòng có 2 chức năng cơ bản đó là: Công tác tham mưu – tổng hợp : Trong công tác này, văn phòng phải nghiên cứu , đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động : Với chức năng công tác này thì văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi thủ trưởng có Viện Công nghệ sinh học Sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Yến Lớp 09-CĐTK 4 Môn:Quản trị văn phòng Giảng viên : Vũ Thị Bích ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Ngoài hai chức năng đã trình bày như trên thì Văn phòng còn có thể kiêm nghiệm thêm một số chức năng khác như : Chức năng giao tiếp, Hai loại công tác: công tác tham mưu- tổng hợp và công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. III. NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau, song nhìn chung văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: Xây dựng chương trình công tác định kỳ và báo cáo thực hiện chương trình công tác định kỳ của cơ quan, xếp lịch làm việc công tác tuần ,tiến hành họp giao ban. Quản lý, hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư của cơ quan ( quản lý văn bản đi – đến, quản lý và sử dụng con dấu, quản lý hồ sơ và chịu trách nhiệm nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .) Quản lý và hướng dẫn việc thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan ( thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .) Quản lý và thực hiện công tác hành chính của cơ quan ( lễ tân, khánh tiết, đánh máy, soạn thảo văn bản, in ấn văn bản .) Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, phục vụ cho lãnh đạo và cho hoạt động của cơ quan. Bảo quản cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của cơ quan. Chịu trách nhiệm quản lý về kinh phí, tài sản thuộc văn phòng. Chịu trách nhiệm trong việc bổ nhiệm, tuyển dụng cán bộ công chức, viên chức của cơ quan và của các phòng. Viện Công nghệ sinh học Sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Yến Lớp 09-CĐTK 5 Môn:Quản trị văn phòng Giảng viên : Vũ Thị Bích Phối hợp với các đơn vị , của cơ quan. Giữ mối quan hệ của cơ quan với các cá nhân, tổ chức khác. Thẩm tra các đề án trước khi lãnh đạo ký ban hành/ IV. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong văn phòng có thể có các tên gọi khác nhau, nhưng nhìn chung văn phòng thường được tổ chức như sau: Chánh văn phòng: Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác văn phòng, chánh văn phòng phụ trách chung công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng như : Bảo vệ bí mật, tổ chức bộ máy, cán bộ .Chánh văn phòng làm chủ tài sản của văn phòng. Chánh văn phòng được thủ trưởng cơ quan giao cho ký thừa lệnh một số văn bản của cơ quan như: Giấy mời họp, giấy đi dường, bản sao các văn bản, Phó chánh văn phòng: Phó văn phòng được Chánh văn phòng phân công giúp phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng như; công tác thông tin tổng hợp, văn thư, lưu trữ Phòng ( tổ, bộ phận) Tổng hợp Phòng có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin, tổng hợp, xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan, của văn phòng, tổ chức thẩm định các đề án, biên tập các văn bản khác khi được giao. Phòng ( tổ, bộ phận ) Hành chính Phòng có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lễ tân khánh tiết, tổng đài điện thoại (nếu có) thường trực khách ra vào cơ quan Phòng (tổ, bộ phận) Quản trị Phòng có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng quản lý tài sản, bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, điều kiện làm việc cho cơ quan hoạt động như trụ sở, máy móc, xe ô tô . Trường hợp cơ quan không có phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản văn phòng. Viện Công nghệ sinh học Sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Yến Lớp 09-CĐTK 6 Môn:Quản trị văn phòng Giảng viên : Vũ Thị Bích Phòng ( tổ, bộ phận) Lưu trữ Phòng có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan. Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan. Viện Công nghệ sinh học Sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Yến Lớp 09-CĐTK 7 Môn:Quản trị văn phòng Giảng viên : Vũ Thị Bích CHƯƠNG II . KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC I.GIỚI THIỆU VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ - SINH HỌC Viện Công nghệ sinh học (Institute of Biotechnology, IBT), trực thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Vietnam Academy of Science and Technology, VAST), là một viện nghiên cứu đầu ngành về công nghệ sinh học ở Việt Nam. Viện có đội ngũ đông đảo các nhà khoa học được đào tạo chuyên sâu ở trong và ngoài nước về các lĩnh vực khác nhau của công nghệ sinh học hiện đại. Hiện tại, Viện có 327 cán bộ bao gồm 1 giáo sư, 20 phó giáo sư, 65 tiến sỹ, 70 thạc sỹ, 171 cử nhân/ kỹ sư và kỹ thuật viên Lịch sử thành lập Viện Công nghệ sinh học có thể chia ra làm 3 giai đoạn như sau: PHÒNG SINH VẬT, VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỰ NHIÊN, ỦY BAN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT NHÀ NƯỚC (1967-1975) Phòng Sinh vật trực thuộc Viện Nghiên cứu Khoa học Tự nhiên, Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước, được thành lập năm 1967, do GS.TSKH. ĐẶNG THU làm Trưởng phòng. Năm 1975, khi Viện Khoa học Việt Nam chính thức được thành lập, Phòng Sinh vật đã phát triển thành 5 phòng trực thuộc Viện Khoa học Việt Nam, bao gồm các hướng sinh học đại cương và sinh học thực nghiệm (Phòng Động vật học, Phòng Thực vật học, Phòng Sinh lý - Hóa sinh người và động vật, Phòng Sinh lý-Hóa sinh thực vật, Phòng Vi sinh vật). VIỆN SINH VẬT HỌC VÀ CÁC TRUNG TÂM HÌNH THÀNH TỪ VIỆN SINH VẬT HỌC, VIỆN KHOA HỌC VIỆT NAM (1975-1993) Tháng 5 năm 1975, Viện Sinh vật học thuộc Viện Khoa học Việt Nam được thành lập trên cơ sở hợp nhất các phòng nghiên cứu về sinh vật học nói trên. GS.TSKH. NGUYỄN HỮU THƯỚC và GS.TSKH. ĐẶNG HUY HUỲNH được cử Viện Công nghệ sinh học Sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Yến Lớp 09-CĐTK 8 Môn:Quản trị văn phòng Giảng viên : Vũ Thị Bích làm Lãnh đạo với cương vị Viện phó. Năm 1983, GS.TSKH. LÊ XUÂN TÚ được bổ nhiệm làm Viện trưởng. Năm 1983, các phòng nghiên cứu theo hướng sinh học đại cương đã phát triển và hình thành, Trung tâm Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoa học Việt Nam do GS.TSKH. ĐẶNG NGỌC THANH làm Giám đốc và GS.TSKH. ĐẶNG HUY HUỲNH làm Phó Giám đốc. Năm 1982, Trung tâm Sinh lý- Hoá sinh người và động vật thuộc Viện Khoa học Việt Nam thành lập, do GS.TSKH. NGUYỄN TÀI LƯƠNG làm Giám đốc. Năm 1989, thành lập Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật, Viện Khoa học Việt Nam, do PGS.TS. LÝ KIM BẢNG là Giám đốc. Năm 1990, thành lập Trung tâm Hoá sinh ứng dụng, Viện Khoa học Việt Nam do, GS.TSKH. ĐÁI DUY BAN là Giám đốc. VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC Thực hiện Nghị định 24/CP của Chính phủ về việc thành lập Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, ngày 19/06/1993, Viện Công nghệ sinh học thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia được thành lập, trên cơ sở hợp nhất Viện Sinh vật học, Trung tâm Sinh lý- Hóa sinh người và động vật, Trung tâm Hóa sinh ứng dụng và Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật. PGS.TSKH. LÊ THỊ MUỘI là Viện trưởng nhiệm kỳ đầu tiên (1993-1997). GS.TS. LÊ TRẦN BÌNH là Viện trưởng nhiệm kỳ II (1997-2003) và nhiệm kỳ III (2003-2008). Từ năm 2004, khi Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia được đổi tên thành Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (VAST), Viện Công nghệ sinh học là một trong những đơn vị sự nghiệp lớn nhất của VAST. Hiện nay, PGS.TS. TRƯƠNG NAM HẢI là Viện trưởng nhiệm kỳ IV (2008-2013). Viện Công nghệ sinh học Sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Yến Lớp 09-CĐTK 9 Môn:Quản trị văn phòng Giảng viên : Vũ Thị Bích NHỮNG THÀNH TỰU NỔI BẬT Thành tích nổi bật nhất của Viện CNSH trong thời gian qua là đi tiên phong trong việc xây dựng, phát triển và ứng dụng công nghệ gen, qua đó thúc đẩy tất cả các đơn vị khác trong phạm vi toàn quốc phát triển và ứng dụng rộng rãi công nghệ gen này trong hầu hết các hướng nghiên cứu khác trong khoa học sự sống và công nghệ sinh học. Viện CNSH đã xây dựng được tiềm lực nghiên cứu mạnh trong lĩnh vực công nghệ gene bao gồm một đội ngũ cán bộ nghiên cứu đầu đàn dày dạn kinh nghiệm và một phòng thí nghiệm trọng điểm về công nghệ gen. Từ việc xây dựng, phát triển và ứng dụng công nghệ gene rộng rãi trong tất cả các hướng nghiên cứu khác trong khoa học sự sống và công nghệ sinh học, Viện CNSH đã đạt được một số thành tích cụ thể như: Giám định gene hài cốt liệt sỹ; Tạo Vaccine phong chống cúm A/H5N1 cho gia cầm và người; Tạo ra một số loại kít phát hiện virus và vi khuẩn dựa trên các protein tái tổ hợp; Tạo ra một số protein và enzyme tái tổ hợp ứng dụng trong y dược, môi trường, nông nghiệp và công nghiệp; Tạo ra một số cây trồng chuyển gene. Kết quả nổi bật thứ ba đó là Viện CNSH là đơn vị đứng đầu trong cả nước về thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu quốc gia như hàng năm đề tài cấp nhà nước cũng như đề tài nghiên cứu cơ bản; Khoảng 500 công bố quốc tế, hàng nghin công bố gia, hàng chục bản đăng ký độc quyền sáng chế; đào tạo trên trăm tiến sỹ, trên 250 thạc sỹ và trên 600 cử nhân. Những thành tích đạt được bằng sự nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ nhân viên của Viện CNSH đã được Chính phủ đánh giá cao và ghi nhận qua việc trao tặng các danh hiệu như: Huân chương Lao động hạng Nhất (1998); Huân chương Độc lập hạng Ba (2003); Bằng khen của Thủ tướng chính phủ (2007) và gần đây nhất là Huân chương Độc lập hạng Nhì (2008). II . CHỨC NĂNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC Viện Công nghệ sinh học có chức năng: Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ theo hướng công nghệ sinh học. Viện Công nghệ sinh học Sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Yến Lớp 09-CĐTK 10 . trưởng cơ quan có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan. trưởng cơ quan tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan