Đang tải... (xem toàn văn)
kế toán thanh toán
Mở đầu Mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, người bán, với ngân sách phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán. Vì vậy, người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cái mà họ phải thường thường xuyên nắm bắt chính là tình hình thanh toán. Tình hình tài chính của doanh nghiệp phản ánh việc làm ăn có hiệu quả hay không của doanh nghiệp.Phải xem xét tài chính để có thể tham gia ký kết các hợp đồng đủ khả năng thanh toán đảm bảo an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp.Nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở cả trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, nó có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn.Như vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, dù là SX-kinh doanh hay dịch vụ và nền kinh tế quốc dân của 1 nước nói chung đều cần phải sử dụng các công cụ khác quản lý khác nhau trong đó có kế toán. Trong những năm gần đây hòa cùng với quá trình đổi mới đi nên của đất nước, công tác hạch toán kế toán cũng đã có sự đổi mới tương ứng để có sự phù hợp kịp thời với các yêu cầu của nền kinh tế thị trường, phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán quốc tế, đồng thời phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trình độ quản lý kinh tế ở nước ta. Sau nhiều lần được sửa đổi, đến ngày 01-11-1995 theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng Bộ tài chính, đã chính thức ban hành chế độ kế toán DN.Đây là một bước đổi mới đánh dấu sự thay đổi mới đánh dấu sự thay đổi toàn diện, triệt để hệ thống kế toán Việt Nam. Sau quá trình học tập và nghiên cứu ở trường để trang bị các kiến thức cơ bản và đặc biệt là sau quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN, tôi đã chọn đề tài “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng và Nhà nước với việc tăng cường quản lý tài chính tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Đôngá”. Trong đề tài 1 1 này tôi muốn tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh toán, so sánh thực tế hạch toán tại công ty với lý thuyết được học, với chế độ tài chính hiện hành ở Việt Nam đồng thời tìm hiểu thêm về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán theo chế độ kế toán quốc tế. Tham vọng của tôi đặt ra là thông qua các nghiệp vụ thanh toán để có cái nhìn tổng quát nhất về công tác kế toán tại công ty, điều này xuất phát từ đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty ASIAN. Tuy nhiên do điều kiện không cho phép nên tôi chỉ đi sâu tìm hiểu một số nghiệp vụ thanh toán đã nêu trong tên đề tài.Như vậy chuyên đề thực tập này tôi sẽ tập chung vào bốn khía cạnh là : - Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp (người bán). - Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua. - Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước. - Tăng cường quản lý tài chính tại công ty EAST-ASIAN. Để thực hiện mục tiêu đặt ra, bài viết của tôi chia làm ba phần chính : Phần I : Cơ sở lý luận của hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng, nhà nước trong doanh nghiệp. Phần II : Thực trạng hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và nhà nước ở công tyEAST-ASIAN. Phần III : Phương hướng hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng và nhà nước ở công tyEAST-ASIAN. 2 2 phần I Cơ sở lý luận của hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng, nhà nước trong doanh nghiệp. I- Một số vấn đề chung về các nghiệp vụ thanh toán. 1- Khái niệm : Quan hệ thanh toán được hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn cho vay, nợ. Theo đó các nghiệp vụ thanh toán có thể chia làm 2 loại : Một là, các nghiệp vụ dùng tiền, hiện vật để giải quyết các nghiệp vụ công nợ phát sinh. Hai là, các nghiệp vụ bù trừ công nợ. 2- Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán. - Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng. - Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. - Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng. - Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hoá đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng). 3- Quan hệ thanh toán với công tác quản lý tài chính. Quan hệ thanh toán liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinh doanh, do đó nó có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị. Vì vậy, tổ chức quản lý tốt quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chính tại doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện một cách linh hoạt, 3 3 hợp lý và đạt hiệu quả cao sẽ góp phần đảm bảo khả năng thanh toán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng được nguồn tài trợ vốn khác nhau. Do đó, cần phải kiểm soát các quan hệ kinh tế này. Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp có được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối tượng trong từng khoản phải thu, phải trả. Hơn thế nữa, với các số liệu kế toán, nhà quản lý sẽ biết được khả năng thanh toán đối với các khoản phải trả cũngnhư khả năng thu hồi các khoản phải thu. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo các khoản công nợ sẽ được thanh toán đầy đủ, góp phần duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng có thể khẳng định thêm rằng hạch toán kế toán là công cụ quản lý duy nhất đối với các nghịêp vụ thanh toán. Bởi vì, khác với một số phần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hoá - hiện hữu trong két, trong kho của doanh nghiệp, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ được biểu hiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách. 4- Phân loại các nghiệp vụ thanh toán : Có thể phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức khác nhaunhư : Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán được chia làm hai loại : + Thanh toán các khoản phải thu + Thanh toán các khoản phải trả Theo quan hệ đối với doanh nghiệp : thanh toán bên trong doanh nghiệp (thanh toán tạm ứng, thanh toán lương…) và thanh toán với bên ngoài (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng…). Theo thời gian : thanh toán thường xuyên hoặc định kỳ. Nhưng thông thường người ta thường phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng, theo tiêu thức này thì có các nghiệp vụ thanh toán sau : -Thanh toán với người bán 4 4 -Thanh toán với khách hàng -Thanh toán tạm ứng - Thanh toán với nhà nước Các nghiệp vụ thế chấp, ký cược, ký quỹ Các nghiệp vụ thanh toán khác Trong phạm vi chuyên đề này, tôi sẽ trình bày các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và với Nhà nước. 5- Một số phương thức thanh toán phổ biến ở ViệtNam hiện nay. * Thanh toán bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như : thanh toán bằng tiền ViệtNam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị như tiền. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ… * Thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm : Thanh toán bằng Séc. Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt và séc định mức. 5 5 - Séc chuyển khoản : Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vị trong cùng một địa phương. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. - Séc định mức : Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. - Séc chuyển tiền cầm tay : Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán. - Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hoá… trong cùng một địa phương nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau. Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu. Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước ,và một số thanh toán khác… Thanh toán bù trừ. áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù 6 6 trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Thanh toán bằng thẻ tín dụng Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. 6- Yêu cầu quản lý, nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. 6.1. Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán a) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu : - Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, … - Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng) - Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ : nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. b) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả : 7 7 - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu về XDCB có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán vật tư, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB nhưng chưa nhận hàng hoá, lao vụ. - Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dich vụ trả tiền ngay (tiền mặt, séc) - Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng chưa đến cuối tháng chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính dể ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. 6.2. Nguyên tắc hạch toán. Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau : - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền ViệtNam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quí, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế. - Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì. - Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng; thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được kịp thời. - Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. 6.3. Nhiệm vụ hạch toán : Công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán đòi hỏi phải thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau : 8 8 - Ghi chép đầy đủ kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết và tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả. - Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tính chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng. - Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác rõ ràng các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng phải thu, phải trả theo từng khoản và thời gian thanh toán. - Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và phải thu khó đòi để quản lý tốt công nợ tránh dây dưa công nợ và góp phần nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. II - Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và với nhà nước. 1- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Nghiệp vụ thanh toán với người bán thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ… giữa doanh nghiệp với người bán, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và người bán. Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán. 1.1 Nội dung nghiệp vụ thanh toán với người bán : - Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp. - Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay trực tiếp tại thời điểm giao hàng. - Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận được chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận. Khi nhận được chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thoả thuận. - Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán. 9 9 Chứng từ sử dụng : - Các chứng từ về mua hàng : hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ. . . - Chứng từ ứng trước tiền : phiếu thu (do người bán lập) - Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc… Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì càn có văn bản cho phép của Nhà nước. 1.2 Tài khoản sử dụng : Tài khoản 331 - Phải trả người bán 10 10 . bản và đặc biệt là sau quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN, tôi đã chọn đề tài “Hạch toán. nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng và Nhà nước với việc tăng cường quản lý tài chính tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Đôngá .
