BÀI 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD Chương trình soạn thảo văn MS-Word phần mềm thuộc chương trình MicroSoft Office tiếng hãng Microsoft Đây soan thảo trực quan, hay gọi WYSIWYG (What You See Is What You Get), có giao diện đẹp dễ sử dụng MS-Word 2000 có nhiều tính mạnh mẽ, coi cơng cụ chuyên nghiệp công nghệ chế I KHỞI ĐỘNG MS-WORD Có nhiều cách khởi động chương trình Microsoft Word XP cách thường dùng là: Cách 1: Nhấn đúp chuột vào nút bấm nhanh chương trình Desktop Cách 2: Programs mục mở Nhấn chuột vào nút Start Windows, sau chọn Tiếp theo bấm chọn Microsoft Word để chương trình Nhấn chuột Office Bar Cách 3: vào biểu tượng II MÀN HÌNH LÀM VIỆC tiêu đề thực đơn lệnh công cụ thước cuộn dọc vùng soạn thảo trạng thái cuộn ngang Màn hình gồm phần sau:  Thanh tiêu đề  Thanh thực đơn lệnh (Menu bar): Chứa nhóm làm việc với cửa sổ, thư mục tệp tin gồm: File, Edit, Insert,  Các công cụ (Toolbars): Gồm nút biểu tượng cho lệnh giúp cho thác tác lệnh nhanh chóng xác  Vùng soạn thảo văn (Text Area): nơi soạn thảo chỉnh sửa văn  Con trỏ văn (Cursor) : Có dạng đứng nhấp nháy xác định vị trí nhập văn Ngoài thấy trỏ chuột với hình dáng mũi tên quen thuộc sử dụng hệ điều hành  Thanh trạng thái : cho biết trỏ văn trang nào, dòng nào, cột nào,  Ba nút thao tác với cửa sổ gồm: nút thu nhỏ cửa sổ, phóng to cửa sổ, đóng cửa sổ III THỐT KHỎI WORD Sau làm việc xong, muốn thoát khỏi MS-Word quay hình làm việc Windows: Cách thứ 1: Nhấn chuột vào thực đơn File-> Exit Cách thứ 2: Nhấn nút chương trình MS-Word XP góc bên phải cửa sổ IV MỞ CỬA SỔ ĐỂ SOẠN THẢO VĂN BẢN  Khi khởi động, MS-Word ln tự động tạo cửa sổ có tên ngầm định Document1  Sau nhập văn lưu thành tệp tin tên cửa sổ thay đổi theo tên người dùng tự đặt  Muốn mở thêm cửa sổ để soạn văn cần thao tác sau: Vào thực đơn File > chọn New > chọn hộp thoại định dạng gốc văn Tệp văn có tên ngầm định Document1, Document2, Có thể mở cửa sổ nhanh cách nhấn vào nút Document công cụ New Blank V GHI VÀ LƯU MỘT TỆP VĂN BẢN Nhấn vào nút Save công cụ sử dụng lệnh Save… thực đơn lệnh File Lần lưu tệp tài liệu phải thực hiện:  Đặt tên cho tài liệu: Gõ tên tài liệu (nên gõ khơng dấu khơng có khoảng trống) vào hộp thoại File name  Chọn thư mục (nơi đặt tệp văn bản) hộp thoại Save in Có thể nhấn vào biểu tượng (History, My Documents, Desktop, Favorite, ) công cụ bên trái hộp thoại Save in để truy cập nhanh đến thư mục lớn máy tính bấm vào để chọn ổ đĩa hay thư mục khác Nút tiện ích Tạo thư mục nút tiện ích Chọn nhanh thư mục hay dùng Hình Ghi lưu tài liệu Trong hình minh họa, thao tác mục sau: (1) Chọn nhanh thư mục hay dùng như: My Documents, Desktop (2) Tạo thư mục cho phép tạo thư mục mà không cần trở hình (3) Sử dụng nút tiện ích: di chuyển tiến/lùi thư mục, xem văn theo dạng rút gọn hay đầy đủ, xếp tệp thư mục theo tên, phần mở rộng, ngày cập nhật, (4) Gõ tên cho tệp văn ô File name (5) Có thể chọn kiểu tệp lưu khác htm, dot, rtf, txt cách chọn ô Save as Type (6) Để lưu tài liệu lên đĩa mềm, cần đưa đĩa mềm vào ổ A chọn mục / Floppy (A) hộp thoại Save in Hình Ghi lưu tệp tin lên đĩa mềm VI ĐÓNG TÀI LIỆU Chọn lệnh Close thực đơn lệnh File để đóng cửa sổ soạn thảo văn Khi đóng cửa sổ văn bản, có hai khả sau :  Nếu tài liệu soạn thảo đặt tên, MS-Word hiển thị hộp thoại xác định nội dung tệp văn có chỉnh sửa Nhấn nút Yes - để đồng ý ghi nội dung thay cho nội dung cũ; nhấn nút No - để giữ nguyên cũ, chỉnh sửa xem bỏ qua; nhấn nút Cancel để đóng hộp thoại, trở lại cửa sổ sọan thảo:  Nếu tài liệu chưa đặt tên - MS-Word mở hộp thoại Save in thao tác nội dung lưu VII MỞ TỆP VĂN BẢN ĐÃ CÓ SẴN TRONG ĐĨA Nhấn chọn thực đơn File->Open để mở hộp thoại Open hình minh họa đây: nút tiện ích giúp di chuyển thư mục chọn nhiều tệp văn Hình Mở tài liệu có sẵn đĩa  Chọn tệp văn có thư mục Có thể sử dụng nút tiện ích di chuyển thư mục để tìm đến tệp tin muốn mở Lưu ý tệp văn Word mặc định có phần mở rộng doc  Để mở tệp văn bản, nhấn đúp chuột vào tên tệp nhấn đơn (tệp đánh dấu chọn – bôi đen) nhấn nút Open  Để mở nhiều tài liệu lúc, đánh dấu chọn tệp cần mở (nhấn phím Shift để chọn tệp kề phím Ctrl để bơi đen tệp khơng kề nhau) nhấn nút Open Thao tác nhanh: Có thể mở nhanh hộp thoại Open để mở tài liệu có sẵn cách nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O nhấn nút Open (có hình )trên cơng cụ VIII GIỚI THIỆU CÁC THANH CƠNG CỤ MS-Word hỗ trợ công cụ giúp cho người sử dụng thao tác nhanh xác Ví dụ thao tác bấm nút SAVE (có hình ) công cụ thay cho việc nhấn chọn thực đơn lệnh File->Save Nhưng diện tích hình có giới hạn nên hiển thị hết tất Thông thường chọn hiển thị công cụ thường dùng Thanh công cụ Standard Thanh công cụ Formatting Thanh công cụ Drawing Che dấu/ hiển thị công cụ:  Nhấn chọn thực đơn lệnh View ->Toolbars làm xuất danh sách tên thực đơn Nhấn chuột vào mục danh sách để che dấu/hiển thị Che dấu/ hiển thị nút chức công cụ Chúng ta thay đổi số lượng nút lệnh công cụ thao tác che dấu hay làm hiển thị nút sau: Bấm chuột vào mũi tên góc phải ngồi cơng cụ Trên danh sách nút nhìn thấy, nút lệnh hiển thị có dấu chọn bên trái Việc nhấn chuột mục danh sách nút có ý nghĩa che dấu (khi nút hiển thị) hiển thị nút (khi nút bị che dấu) công cụ Di chuyển cơng cụ Theo hình vẽ minh hoạ cho thấy cơng cụ di chuyển khắp nơi Người dùng đặt chúng đâu trạng thái tốt trạng thái mà MS-Word thể Tiện ích phóng to, thu nhỏ trang soạn thảo Theo mặc định, kích thước hiển thị trang soạn thảo hình 100% Người dùng phóng to trang tài liệu lên tối đa 500% thu nhỏ xuống cịn 10% kích thước thực với cơng cụ Zoom Việc thay đổi kích thước khơng làm thay đổi khuôn dạng thực văn in Hình Cơng cụ Zoom IX CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI SOẠN THẢO Trước soạn thảo công việc định hướng cho khung văn soạn thảo việc quan trọng Chúng ta phải xác định văn soạn ưu tiên theo chiều ngang hay chiều dọc, phông chữ nhập thô (tức nhập mà chưa cần chỉnh sửa) bao nhiêu, Công việc thiết lập đòi hỏi làm lần 10 ... sổ văn hiển thị hình Ví dụ: Đang soạn thảo đồng thời tài liệu với tên GiaotrinhWord Document1 Muốn chuyển từ tài liệu GiaotrinhWord sang tài liệu Document1, chọn Document1 từ bảng chọn Window... khởi động, MS-Word ln tự động tạo cửa sổ có tên ngầm định Document1  Sau nhập văn lưu thành tệp tin tên cửa sổ thay đổi theo tên người dùng tự đặt  Muốn mở thêm cửa sổ để soạn văn cần thao tác... liệu lên đĩa mềm, cần đưa đĩa mềm vào ổ A chọn mục / Floppy (A) hộp thoại Save in Hình Ghi lưu tệp tin lên đĩa mềm VI ĐÓNG TÀI LIỆU Chọn lệnh Close thực đơn lệnh File để đóng cửa sổ soạn thảo văn