Những "tuyệt chiêu" Excel Lời nói đầu Trong trình thực bảng tính, mắc phải vơ số lỗi, mắc phải sai lầm ngớ ngẩn, thường không để ý tới giúp xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng Xin hân hạnh giới thiệu đến bạn sách "Một ngày tuyệt chiêu", lược dịch từ Excel Hacks, hai tác giả David Raina Hawley Những "tuyệt chiêu" giúp bạn tránh lỗi, làm việc với bảng tính cách có hiệu Trước nói đến "tuyệt chiêu" Excel, xin nói sơ qua chút số thủ thuật quy tắc bản, điều giúp bạn thực "tuyệt chiêu" nói đến phần sau cách dễ dàng Excel phần mềm bảng tính mạnh, bạn làm điều khơng thể tin với Nhưng khơng may, có nhiều người thiết kế bảng tính với nhiều "lo xa", cẩn thận mức cần thiết, làm cho trở nên phức tạp đáng bị Phần mở đầu mách cho bạn số thủ thuật quy tắc mà bạn làm theo, bạn thấy chúng hiệu Xin nói thêm, tất "chiêu" trình bày sau đây, đa phần viết cho Excel 2007 Nếu áp dụng cho phiên trước, thích bên cạnh: (Với Excel 2003 trở trước, ) Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan trọng thực bảng tính dành thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí liệu, tính trước việc cần làm Và đừng nghĩ sau hoàn thành, tơi khơng cần phải thêm vào liệu cơng thức khác, bạn ln làm ngược lại Điều có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho bảng tính khoảng 20% thời gian để thực bảng tính Cho dù rằng, việc khơng cần thiết với bảng tính nhỏ, bảo đảm rằng, bạn quan tâm đến điều tơi vừa nói trên, lâu dài, bạn tránh cực nhọc phải phải sửa sửa lại bảng tính mình, dễ dàng thực bảng tính lớn sau dành cho thời gian để lên kế hoạch thực Nên nhớ rằng, bảng tính phải mang lại cho người dùng thông tin xác, khơng phải thơng tin xác trường hợp Những mẹo nhỏ cấu trúc bảng tính Một lỗi mà hay mắc phải tạo bảng tính, khơng thiết lập trình bày liệu "theo cách mà Excel tính mong đợi" Sau số lỗi phổ biến hay mắc phải thiết lập bảng tính: * Bố trí liệu nhiều bảng tính (WorkBook) khác * Bố trí liệu nhiều trang tính (WorkSheet) khác * Bố trí liệu nhiều bảng (Table) khác * Có hàng trống cột trống khối liệu (database) * Bỏ trống có liệu giống (cùng chung ngày, chung đơn vị tính, v.v ) Ba điểm muốn nói đến điều: Bạn nên ln cố gắng để giữ mối liên quan liệu liên tục bảng liệu Tơi thấy nhiều bảng tính khơng trình bày theo quy tắc đơn giản này, vậy, bảng tính khơng thể tận dụng tối đa tính mạnh mẽ Excel PivotTable, SubTotal Bạn sử dụng tính bạn gom hết liệu bạn vào bảng thật đơn giản Khơng phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng Excel 2003 trở trước) mà lại có 16.384 cột (256 cột Excel 2003 trở trước) Điều có ý nói rằng, bạn nên thiết lập liệu với tiêu đề cột nằm hàng cùng, liệu có liên quan nằm liên tục bên tiêu đề Nếu bạn có liệu lặp lại hai lần nhiều lần hàng cột (các ngày tháng, loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn chống lại cám dỗ bỏ trống Hãy cố gắng xếp (sort) liệu bạn Excel có nhiều cơng cụ để tìm kiếm tham chiếu cơng thức, số khơng nhỏ đó, địi hỏi liệu phải xếp theo thứ tự hợp lý Việc phân loại giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý số hàm Bài viết nhập tự động hệ thống -Những mẹo nhỏ định dạng Ngoài việc thiết kế cấu trúc bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho vấn đề cần bàn đến Mặc dù bảng tính nên định dạng cho dễ đọc dễ theo dõi, nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu Hãy ln ln định dạng thật đơn giản Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng bảng tính khơng thiết phải làm vậy, điều làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Việc thường xuyên áp dụng định dạng phức tạp cho bảng tính cịn làm cho tăng kích thước, cho dù bảng tính bạn trơng giống tác phẩm nghệ thuật, lại nỗi sợ hãi cho người khác Một kiểu phối màu tốt mà bạn nên áp dụng cho bảng tính, màu đen, màu trắng màu xám Một gợi ý nữa, nên bỏ trống vài hàng (ít hàng) Những hàng dùng cho tính nâng cao sau, chẳng hạn Advanced Filter, dùng làm vùng điều kiện cho công thức xử lý liệu (DSUM, DMAX, v.v ) Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho liệu Theo mặc định, Excel canh phải cho liệu kiểu số, canh trái cho liệu kiểu text Và điều tốt rồi, đừng thay đổi Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn khơng xác định tức khắc liệu kiểu số hay liệu kiểu text; cịn gây nhầm lẫn cho người khác tham chiếu đến ô, nhiều họ tưởng liệu số, thật text Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn bị nhức đầu với sau Chỉ có tiêu đề bảng tính hưởng ngoại lệ mà Chỉ định dạng ô theo kiểu text thật cần thiết Bởi tất liệu nhập vào ô định dạng trước theo kiểu text bị chuyển thành liệu kiểu text, bạn nghĩ bạn nhập vào liệu kiểu số hay liệu kiểu ngày tháng Và tồi tệ nữa, ô chứa công thức tham chiếu đến ô định dạng theo kiểu text, bị định dạng thành kiểu text Nói chung, bạn đâu có muốn chứa cơng thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không Trộn ô (merge cells) vấn đề Có số công thức macro chạy với trộn Cho nên, thay trộn ô, bạn dùng chức "Center across selection", nằm Home ➝ nhóm Alignment Nhấn vào mũi tên bên phải, mở hộp thoại Format với tab Alignment chọn sẵn Bạn sử dụng trượt dọc khung Horizontal để chọn Center Across Selection Hoặc bạn right-click chọn Format Cells từ shortcut menu Với Excel 2003 trở trước, bạn mở hộp thoại từ menu Format ➝ Cells (Ctrl+1) Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells Bài viết nhập tự động hệ thống -Những mẹo nhỏ dùng công thức Một sai lầm lớn sử dụng công thức cho tham chiếu đến tồn cột mảng liệu Điều làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ơ, khơng nói hàng triệu, để chắn khơng bỏ sót liệu Ví dụ, giả sử bạn có mảng liệu từ A1 đến H1000, bạn định dùng hàm tìm kiếm Excel để trích liệu cần thiết Bởi bạn cịn phải bổ sung thêm liệu vào mảng này, nên để ăn, bạn tạo tham chiếu cơng thức đến tồn hàng cột mảng Khi đó, tham chiếu bạn A:H, cụ thể hơn, A1:H65536 Bạn nghĩ làm bạn khơng lo lắng thêm liệu vào mảng Đó thói quen vô tai hại mà bạn phải tránh xa Bởi làm cho bảng tính trở nên ì ạch, chí khơng chạy Bạn loại bỏ phần khơng cần tham chiếu khỏi công thức, mà lại bảo đảm liệu thêm vào tự động cập nhật tham chiếu công thức, cách dùng Table (List Excel 2003 trở trước) sử dụng Name động Một vấn đề thường xảy với bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, Excel tính tốn chậm liệu cập nhật Để giải vấn đề này, bạn thường khuyên chuyển đổi chế độ tính tốn Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office góc trái phía bảng tính, chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), chọn Manual : Chọn Manual Caculation với Excel 2007 Chọn Manual Caculation với Excel 2003 Tuy nhiên, lời khuyên khơng hay cho lắm, mà mang tính đối phó Một bảng tính có cơng thức tính tốn, bạn chạy bảng tính chế độ tính tốn Manual, bạn có thơng tin cũ mèm, chưa cập nhật Nếu muốn có thơng tin xác, bạn phải nhấn F9 Nhưng, chắn lúc bạn nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu cần thắng chân bị kẹt làm cho xe bạn chạy chậm lại, bạn sửa lại cần thắng chân, gỡ bỏ thắng chân tin tưởng hoàn toàn vào thắng tay? Nghĩa là, bảng tính bạn chạy chậm, bạn sửa lại cơng thức cho chạy nhanh hơn, đặt vào chế độ tính tốn tay mà làm tiếp? Hầu không làm điều này, nhiều người khơng ngần ngại đặt bảng tính họ chế độ tính tốn Manual Nếu bạn thấy cần phải đặt bảng tính chế độ tính tốn Manual làm việc được, bạn nên suy nghĩ đến việc thiết kế lại bảng tính Cơng thức mảng nguyên nhân vấn đề Chúng lựa chọn tốt tham chiếu đến ô riêng lẻ Nhưng bạn dùng chúng để tham chiếu đến dãy liệu lớn, sử dụng chúng tốt Khi có số lượng lớn mảng tham chiếu đến dãy liệu lớn, hiệu suất bảng tính bị ảnh hưởng, đơi dừng hẳn ln, bạn bắt buộc phải dùng chế độ tính tốn tay Excel có nhiều hàm chuyên xử lý liệu lớn thay cho công thức mảng, mà đề cập đến chiêu thứ 79: Tránh lỗi #VALUE! tính tổng (SUM) đếm (COUNT) Ngồi ra, Excel Help có số ví dụ hay giúp bạn cách để dùng công thức bảng liệu lớn để trích kết dựa theo tiêu chuẩn Hoặc bạn sử dụng Pivot Table, đề cập đến phần thứ loạt Mặc dù PivotTable phức tạp bạn sử dụng lần đầu tiên, thành thật khuyên bạn học cách sử dụng Một bạn làm chủ PivotTable, ngày bạn tự hỏi tơi sống mà khơng có PivotTable! Trước kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ (vì tơi nói nhiều q), bạn cần nhớ chuyện thơi: Excel chạy tốt tất liệu bạn xếp liên tục với bảng Nó giúp cho bạn thực hành chiêu sau cách dễ dàng -Trong chiêu sau đây, có số biểu tượng nằm đầu chiêu: * Áp dụng cho tất phiên Excel * Chỉ áp dụng cho Excel 2007 * Chỉ áp dụng cho phiên trước Excel 2007 * Chỉ áp dụng cho Excel 2003 Excel XP * Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Chiêu thứ 1: Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Excel cho phép hiển thị đồng thời nhiều bảng tính cho phép tùy biến cách hiển thị xếp chúng Sau thiết lập tùy biến, lưu thành tập tin workspace (không gian làm việc) xlw để sử dụng lại sau Đôi khi làm việc Excel, bạn cần phải có nhiều workbook mở hình bạn để làm cho dễ dàng sử dụng hay xem liệu từ nhiều bảng tính Trong mơ tả cách thực tổ chức cửa sổ làm việc cách gọn gàn có tổ chức Đầu tiên, bạn mở tất bảng tính mà bạn cần làm việc: Vào Office | Open…, giữ phím Ctrl chọn tập tin bảng tính cần mở | nhấn nút Open để mở tập tin (E2003: File | Open ) Từ cửa sổ làm việc bảng tính mở đó, chọn Windows | View | Arrange All (E2003: Window | Arrange) Nếu tùy chọn “Windows of active workbook” chọn bỏ chọn, sau chọn kiểu xếp nhấp nút OK Nếu chọn kiểu xếp Tiled (lát gạch) cửa sổ làm việc bảng tính hình sau: Nếu chọn kiểu xếp Horizontal (nằm ngang) bảng tính xếp chồng lên hình minh họa sau: Nếu chọn kiểu Vertical (thẳng đứng) bảng tính xếp nằm cạnh sau: Ảnh chỉnh sửa kích cỡ Hãy click vào để xem toàn ảnh Ảnh gốc có kích thước 632x338 Nếu chọn kiểu Cascade (thác nước) bảng tính xếp đè lên hình minh họa sau Ảnh chỉnh sửa kích cỡ Hãy click vào để xem tồn ảnh Ảnh gốc có kích thước 631x439 Khi cửa sổ bảng tính xếp gọn gàng, bạn dễ dàng thao tác di chuyển liệu cửa sổ Để sử dụng lại thiết lập sau này, bạn lưu thành tập tin workspace Các bước thực sau: Chọn ngăn View | nhóm Window chọn Save Workspace (E2003: File | Save Workspace…) | nhập tên cho workspace hộp File Name, chọn nơi lưu nhấn nút OK Tập tin workspace có phần mở rộng xlw Muốn chuyển đổi bảng tính chế độ tồn hình bạn cần kích chuột hai lần lên Title (tiêu đề) cửa sổ bảng tính Bạn nhấn nút Maximize cửa sổ bảng tính hành để phóng to cửa sổ nhấn nút Close để đóng bảng tính sau hồn tất cơng việc với cửa sổ Để sử dụng lại khơng gian làm việc thiết lập trước đó, bạn cần mở tập tin xlw vừa tạo giao diện làm việc bạn thiết lập trước khôi phục Tất hiệu chỉnh hay cập nhật thơng tin bảng tính workspace Excel nhắc nhở bạn lưu lại bạn lệnh đóng workspace Nếu ngày, bạn phải thực công việc lặp lặp lại nhiều bảng tính Tơi khun bạn nên dành thời gian để thiết lập kiểu không gian làm việc cho bảng tính tùy thuộc vào u cầu tao tác xử lý số liệu chúng Sau đó, bạn việc mở tập tin xlw cho kiểu không gian làm việc phù hợp với nhu cầu sử dụng bạn mà không cần phải tốn thời gian xếp, tổ chức bảng tính lần sử dụng sau Chiêu thứ 2: Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Thơng thường người dùng Excel có liệu muốn nhập vào nhiều sheet khác Bạn dùng cơng cụ Group sheet lại để nhập liệu đồng thời Nhưng có cách khác nhanh chóng linh hoạt bạn dùng vài dịng lệnh VBA Nhưng phải nói đến công cụ Group nhỉ? Công cụ Group dùng để nhập liệu vào nhiều sheet lúc có nhiều người chưa dùng đến Nó dùng để kết nối sheets với phạm vi work book Group sheet lại tay: Để nhóm sheet lại, bạn việc click chọn sheet thứ nhất, nơi bạn nhập liệu từ bàn phím vào, vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên sheet khác mà bạn muốn nhập liệu đồng thời Khi bạn gõ vào sheet hành, liệu tự động nhập vào sheet cịn lại nhóm Điệp vụ hồn tất nhanh chóng (nghe giống 007 nhỉ) Để khỏi tình trạng group, bạn việc click chọn sheet khác ngồi nhóm, click chuột phải lên tên sheet nhómbất kỳ, chọn Ungroup Sheets Hoặn bạn muốn gỡ số sheet khỏi nhóm, Ctrl click vào tên sheet Khi hay nhiều sheet Group với nhau, tiêu đề Windows có chữ [Group] (tronh ngoặc vng) Nhìn vào bạn biết bạn cịn tình trạng group sheets Trừ bạn có cặp mắt sắc chim ưng, bén dao cạo, thường bạn khơng để ý đến dấu hiệu này, bạn quên không ungroup công việc xong Chính tơi khun bạn thực xong thao tác nhập liệu hàng loạt vào sheet, phải ungroup chúng Dù phương pháp dễ nhất, có nghĩa bạn phải nhớ nhớ group ungoup cần, không bạn vơ tình ghi đè lên liệu sheet mà bạn khơng nhìn thấy hình thời Thí dụ bạn muốn ghi lúc liệu vào vùng bảng tính, cịn ngồi vùng liệu sheet phải khác Thế sheet group có thèm quan tâm bạn nhập liệu vùng đâu? Group sheet lại cách tự động: Bạn giải vấn đề cách dùng đoạn code VBA đơn giản Để đoạn code làm việc được, phải đặt kiện riêng sheet bạn muốn Để vào trang soạn thảo code sheet nào, click phải chuột vào tên sheet chọn View Code Bạn chọn kiện sheet, kiện liên quan đến sheet đổi chọn, thay đổi nội dung ơ, kích hoạt sheet, khỏi sheet, … để thực thi đoạn code VBA Thường bạn đưa thẳng đến trang soạn thảo code riêng sheet bạn chọn View Code hướng dẫn Bạn kiểm tra lại thực thuộc sheet bạn chọn hay khơng cách nhìn vào cửa sổ VBA Project bên trái, bạn thấy dạng thư mục This Workbook – Sheetname sheet chọn khơng bạn phải tìm sheet bạn cần doubled click Trước tiên bạn phải đặt name cho vùng ô bạn muốn nhập liệu trùng sheet, giả sử “MyRange” Sau gõ đoạn code vào khung soạn thảo bên phải: PHP Code: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then Sheets(Array("Sheet5", "Sheet3", "Sheet1")).Select Else Me.Select End If End Sub Trong đoạn code trên, sheet5 ghi mảng Array, bạn muốn sheet mà bạn gõ liệu nhập vào Bạn chọn sheet khác để group chúng lại bên sheet5 Sau gõ code xong, 10 nhấn nút View Object, nhấn nút View Microsoft Excel, nhấn Alt- Q, Alt-F11 đóng hẳn cửa sổ VBA trở hình Excel Lưu bảng tính lại Ảnh chỉnh sửa kích cỡ Hãy click vào để xem tồn ảnh Ảnh gốc có kích thước 762x312 Cần nhắc lại đoạn code phải nằm sheet khai báo Array, sheet mà bạn nhập liệu từ bàn phím Khi bạn hồn tất, bạn click chọn sheet5, đoạn code kiểm tra xem ô bạn chọn có nằm vùng đặt tên “MyRange” khơng Nếu đúng, code Group sheet lại với để bạn nhập liệu hàng loạt sheets Nếu không phải, ungroup chúng cách đơn giản kích hoạt sheet hành Dùng đoạn code tiện lợi chỗ giải phóng bạn khỏi việc phải nhớ Group bắt đầu UnGroup kết thúc nhập liệu vùng chọn Bây bạn muốn liệu nhập vào sheet chọn, vị trí khác nhau, dùng đoạn code khác: PHP Code: Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then With Range("MyRange") Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1") Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10") End With End If End Sub Đoạn code phải đặt khung soạn thảo riêng sheet5 Ảnh chỉnh sửa kích cỡ Hãy click vào để xem tồn ảnh Ảnh gốc có kích thước 783x330 11 Đoạn code hoạt động khác với đoạn code Khi bạn thay đổi nội dung ô đó, code xác định xem hành có nằm vùng "MyRange" hay khơng, phải copy nguyên vùng "MyRange" (của sheet5) paste vào đồng thời ô A1 sheet1 D10 sheet2 Ngược lại khơng làm Mong tuyệt chiêu giúp bạn tiết kiệm thời gian nhớ bạn Hẹn gặp lại ngày mai với tuyệt chiêu số Chiêu thứ 3: Ngăn chận người sử dụng thực số hành động định Mặc dù Excel có hỗ trợ việc bảo vệ cho bảng tính (Protect Sheet, Protect Workbook), cơng cụ thô sơ không bao gồm việc cho phép người sử dụng số đặc quyền hạn chế - trừ bạn làm theo chiêu sau Bạn quản lý việc tương tác với bảng tính bạn cách giám sát đáp ứng kiện Các kiện (event), hành động xảy bạn làm việc với bảng tính Sheet Những kiện thường bao gồm việc mở (open) bảng tính, lưu (save) nó, đóng (close) Bạn bảo Excel chạy mã Visual Basic (macro) cách tự động xảy kiện Tuy nhiên, bạn nên biết rằng, người sử dụng vượt qua tất mã bảo vệ Visual Basic bẳng cách vơ hiệu hóa việc thực thi macro: Nhấn nút Office ➝ Excel Opions ➝ Trust Center ➝ Trust Center Setting ➝ Macro Settings [E2003: Tools | Macro | Security] Nếu đặt mức độ an toàn Disable all macros with notification [E2003: mức Medium], mở bảng tính có chứa macro, Excel xuất hộp thông báo cho phép người sử dụng có hội để tắt macro Nếu đặt mức độ an toàn Disable all macros without notification [E2003: mức High], Excel ngăn không cho chạy tất macro có bảng tính Nói cách khác, cần phải dùng macro có bảng tính, người sử dụng chọn mức an tồn thích hợp phép sử dụng macro Ngăn chận việc lưu lại bảng tính với tên khác Bạn thiết lập thuộc tính "Read only" cho bảng tính nào, cách nhấn Office ➝ Save, nhấn nút Tools, chọn General Options [E2003: File | Save As | Tools | General Options] kích hoạt hộp kiểm Read only recommended Việc ngăn chận người sử dụng lưu lại thay đổi bảng tính, họ lưu lại bảng tính với tên khác lưu vào nơi khác 12 Tuy nhiên, điều bạn muốn khơng cho lưu lại bảng tính bạn với tên khác, khơng cho lưu vào nơi khác Nói cách khác, bạn muốn người khác lưu lại bảng tính với tên gốc nó, khơng chép Điều đặc biệt hữu dụng có nhiều người sử dụng chung bảng tính, bạn khơng muốn ổ cứng đầy dẫy bảng tính này, cho dù với tên khác, hay thư mục khác Sự kiện Before Save mà tơi nói đến có từ thời Excel 97 Đúng tên gọi nó, kiện xuất trước bảng tính lưu, cho phép bạn can thiệp kịp thời việc lưu lại bảng tính, đưa cảnh báo, khơng cho Excel lưu bảng tính Trước tự thực điều vào bảng tính, chắn chắn bạn lưu lại bảng tính bạn Bởi việc đưa đoạn code sau vào mơt bảng tính chưa lưu, gây cho bạn nhiều rắc rối Để đưa đoạn code sau vào bảng tính, bạn chọn Develope ➝ Visual Basic (hoặc nhấn Alt+F11), nhấp đúp chuột vào mục ThisWorkbook khung Project Explorer Nếu Ribbon bạn khơng có mục Develope, bạn vào Excel Options ➝ Popular, đánh dấu vào tùy chọn Show Develope tab in the Ribbon, nhấn OK [E2003, nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel bên trái menu File menu, chọn mục View Code, minh họa hình bên dưới]: Ảnh chỉnh sửa kích cỡ Hãy click vào để xem tồn ảnh Ảnh gốc có kích thước 602x293 Sử dụng Quick access menu (trong Excel 2003) để nhập code áp dụng cho workbook Bạn nhập đoạn code sau vào cửa sổ VBE Sau nhập xong, nhấn Alt+Q để trở Excel, lưu lại bảng tính: PHP Code: Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _ Cancel As Boolean) Dim lReply As Long If SaveAsUI = True Then lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this workbook as a nother name." _ & "Do you wish to save this workbook?", vbQuestion + vbOKCancel) 13 Cancel = (lReply = vbCancel) If Cancel = False Then Me.Save Cancel = True End If End Sub Ảnh chỉnh sửa kích cỡ Hãy click vào để xem tồn ảnh Ảnh gốc có kích thước 800x564 Thử tí Bạn nhấn Ctrl+S (hoặc gọi lệnh Save) xem Bảng tính bạn lưu bình thường Bây bạn nhấn F12 (hoặc gọi lệnh Save as), bạn gặp cảnh báo, nói bạn khơng thể lưu lại bảng tính tên khác, bạn vơ hiệu hóa macro Nói thêm, bạn lưu bảng tính có chứa macro code Excel 2007, bạn nhắc nhở bạn phải lưu file dạng cho phép macro hoạt động (macro-enable workbook), có phần mở rộng *.xlsm, khơng thể lưu dạng bình thường (*.xlsx) Ngăn chận việc in bảng tính Đơi bạn phải rời bàn làm việc mà quên tắt máy (chuyện chuyện thường), cho dù bạn làm cơng việc ngăn chận việc có chép bảng tính bạn ngồi, nói trên, bạn cịn lo xa hơn, muốn bảng tính khơng bị in bạn vắng mặt Nếu thật bạn muốn vậy, bạn dùng kiện Before Print Hãy nhập đoạn code sau cửa sổ VBE: PHP Code: Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) Cancel = True 14 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation End Sub Nhấn Ctrl+Q để quay Excel lưu lại Từ bây giờ, có có muốn lệnh in bảng tính này, khơng có xảy Dịng lệnh MsgBox đoạn code tùy chọn, bạn nên sử dụng nó, để lại thơng tin đó, để người khác không tưởng lầm máy in họ bị hư, chương trình Excel có lỗi! Nếu bạn muốn ngăn chận in phần bảng tính, ví dụ khơng cho in Sheet1 Sheet2, bạn sử dụng đoạn code sau: PHP Code: Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) Select Case ActiveSheet.Name Case "Sheet1", "Sheet2" Cancel = True MsgBox "Sorry, you cannot print this sheet from this workbook", _ vbInformation End Select End Sub Dĩ nhiên bạn thêm vào Sheet có bảng tính bạn Chỉ việc nhập tên vào hàng có lệnh Case, tách biệt Sheet với Sheet khác dấu phẩy, nhớ nhập tên Sheet cặp dấu nháy kép Trong trường hợp bạn muốn ngăn chận không cho in Sheet mà thôi, bạn cần nhập tên Sheet (trong cặp nháy kép) sau chữ Case, không cần gõ dấu phẩy Ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào bảng tính Excel có chức Protect Workbook, không cho phép thay đổi cấu trúc bảng tính thêm, xóa, di chuyển, hay đổi tên Sheet Tuy nhiên, bạn muốn ngăn chận việc thêm Sheet thơi, cịn việc khác cho phép Đoạn code sau giúp bạn làm việc đó: PHP Code: Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object) Application.DisplayAlerts = False MsgBox "Sorry, you cannot add any more sheets to this workbook", _ vbInformation Sh.Delete Application.DisplayAlerts = True End Sub Khi có chèn thêm Sheet vào bảng tính, trước tiên Excel xuất hộp cảnh cáo: "Xin lỗi, bạn thêm Sheet vào bảng tính này", lập tức, Excel xóa Sheet thêm vào nút OK hộp cảnh báo nhấn Cơng dụng dịng lệnh Application.DisplayAlerts = False khơng hiển thị hộp cảnh báo xác nhận việc xóa Sheet Excel Một cách khác để ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào bảng tính bạn chọn Review Ribbon, chọn lệnh Protect Workbook nhóm Changes, chọn lệnh Protect Structure and Windows [E2003: Tools | Protection | Protect Workbook đánh dấu kiểm vào tùy chọn Structure] nhấn OK (có thể đặt password 15 thích) Tuy nhiên, nói đầu bài, việc ngăn chận hết thao tác với Sheet bảng tính Chiêu thứ 4: Ngăn chặn nhắc nhở không cần thiết Exel luôn cảnh báo nhắc nhở bạn xác nhận hành động thao tác bạn Bài hướng dẫn bạn cách loại bỏ thông báo nhắc nhở Các kiểu cảnh báo mà đề cập câu hỏi mà Excel hỏi bạn có cho macro hoạt động hay khơng thơng báo hành động xóa trang bảng tính Sau số loại cảnh báo Excel: Thơng báo kích hoạt Macro trong workbook khơng có macro Lỗi phát sinh bạn thực ghi macro workbook, bạn xóa tất mã lệnh macro lần mở workbook sau Excel cảnh báo bạn workbook có chứa macro * Xóa macro: vào ngăn Developer | chọn Macro | chọn macro nhấn Delete để xóa [E2003: Tools | Macro | Macros] * Bạn nhận thông báo kích hoạt macro thiết lập mức an tồn “Disable all macro with notification” [E2003: mức Medium] * Nếu mức an toàn thiết lập “Enable all macors” [E2003: mức Low] macro tự động kích hoạt mà khơng có tiếng kêu cảnh báo * Nếu mức an toàn “ Disable all macros without notification” [E2003: mức High] macro tự động bị khóa lại khơng phép thực thi Khi bạn ghi macro, Excel chèn module vào để chứa lệnh bạn hàm Vào lúc mở bảng tính, Excel kiểm tra xem bảng tính có chứa module không chúng rỗng hay chứa mã lệnh Việc xóa macro bảng tính xóa tất mã lệnh chứa bên module mà khơng xóa module – giống việc uống cạn lon sửa bỏ lại vỏ hộp sửa vào lại tủ lạnh Do vậy, bạn cần phải xóa module theo hướng dẫn sau 16 ... theo thứ tự hợp lý Việc phân loại giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý số hàm Bài viết nhập tự động hệ thống -Những mẹo nhỏ định dạng Ngoài việc thiết kế cấu trúc bảng tính cho hợp lý, việc... Cells (Ctrl+1) Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells Bài viết nhập tự động hệ thống -Những mẹo nhỏ dùng công thức Một sai lầm lớn sử dụng cơng thức cho tham chiếu... khác dấu phẩy, nhớ nhập tên Sheet cặp dấu nháy kép Trong trường hợp bạn muốn ngăn chận không cho in Sheet mà thơi, bạn cần nhập tên Sheet (trong cặp nháy kép) sau chữ Case, không cần gõ dấu phẩy