Đang tải... (xem toàn văn)
Kỹ năng phỏng vấn
CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN Article KỸ NĂNG PHỎNG VẤN (PHẦN 1) CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN Theo Interviewing Skills – Tim Hindle Tuyển dụng nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người làm công tác quản lý. Việc phỏng vấn tuyển dụng nhân viên dù là thường xuyên hay thực hiện một lần luôn là một quá trình phức tạp. QuanLyDuAn – http://www.quanlyduan.com 1 CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN Article Tuyển dụng nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người làm công tác quản lý. Việc phỏng vấn tuyển dụng nhân viên dù là thường xuyên hay thực hiện một lần luôn là một quá trình phức tạp. Đôi khi chúng ta thực hiện ngay những cuộc phỏng vấn mà bỏ qua những bước chuẩn bị rất quan trọng. Để có được những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí đang tuyển dụng, chúng ta cần phải chuẩn bị thật kỹ thông qua 13 bước cơ bản sau đây: 1. Xác định mục tiêu: xác định các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho công việc, đánh giá xem công việc mới liên quan đến vai trò của nhân viên khác như thế nào, có phù hợp với sơ đồ tổ chức của công ty không. Cân nhắc các điều kiện làm việc để quyết định lọai lao động sử dụng (toàn thời gian, bán thời gian…) 2. Xác định yêu cầu công việc: Khi các yêu cầu công việc đã rõ ràng, thì trách nhiệm và nhiệm vụ của mỗi vị trí cần phải được liệt kê trong bảng mô tả công việc (job description) bao gồm các yếu tố: - Chức danh công việc - Hệ thống phân cấp công việc - Trách nhiệm tổng thể, công việc chính yếu, những chi tiết về các điều khỏan lương và các điều kiện khác Sau đó, tiến hành phân tích các kỹ năng, bằng cấp, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết của người đảm nhận công việc càng cụ thể càng tốt để đánh giá được ứng viên 3. Quyết định cách tuyển dụng: sau khi liệt kê xong các yêu cầu của công việc, bạn cần chọn cách tuyển dụng. Có thể tuyển dụng nội bộ bằng cách luân chuyển nhân viên,đăng thông báo tuyển dụng trên phương tiện thông tin đại chúng, hoặc sử dụng các công ty săn đầu người chuyên nghiệp, các nguồn ứng viên từ các trường, hay sử dụng các mối quan hệ cá nhân để tuyển dụng thông qua giới thiệu. Tuy nhiên hình thức này có mặt tích cực và tiêu cực nên phải xem xét thật kỹ lưỡng trước khi quyết định. 4. Xử lý đơn xin việc: sau khi quyết định phương pháp tuyển dụng, bạn cần phải thiết lập một hệ thống hiệu quả để xử lý các đơn xin việc càng nhanh càng tốt. Lập cách phân lọai ứng viên thành nhóm “phỏng vấn”, “có thể phỏng vấn”, “từ chối”. Sau đó, tiến hành sọan thảo các thư theo chuẩn và gửI trả lờI cho các ứng viên bị từ chối. Đánh giá những ứng viên tiềm năng, lập ra danh sách phỏng vấn cuốI cùng. Lên lịch và hẹn các buổI phỏng vấn qua điện thọai hay bằng thư, xác nhận ngày, thờI gian và thông báo nếu ứng viên phảI làm bài kiểm tra. Khi có quá nhiều đơn xin việc gửI tớI, bạn cần đưa ra những tiêu chuẩn tốI thiểu mà tất cả các ứng viên phảI đáp ứng bao gồm bằng cấp chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng… để sang lọc những ứng viên không phù hợp. 5. Đánh giá một bản sơ yếu lý lịch: Phân tích cách trình bày một sơ yếu lý lịch có thể cho bạn biết rất nhiều về khả năng tổ chức và giao tiếp hiệu quả của ứng viên. Một sơ yếu lý lịch trình bày tốt thường ngắn gọn và không quá 2 trang, bao gồm quá trình học vấn và làm việc theo thứ tự ngược về thờI gian để nhấn mạnh những họat động gần đây nhất. Sau đó, hãy kiểm tra các thông tin viết trong bản lý lịch để xem xét bằng cấp và kinh nghiệm của ứng viên có liên quan và đáp ứng mức độ yêu cầu của bạn không ? Sơ yếu lý lịch có bao gồm thông tin các họat động trước đây có thể đánh giá được cá tính của ứng viên không ? và có thấy được tốc độ và định hướng thăng tiến sự nghiệp của họ không? Nên lưu ý xem xét cẩn thận các thông tin, đảm bảo rằng tất cả ngày tháng đều theo một thứ tự hợp lý. Nếu có những thắc mắc về QuanLyDuAn – http://www.quanlyduan.com 2 CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN Article những điểm không nhất quán hoặc những khỏang thờI gian trống, bạn chuẩn bị ngay câu hỏI vớI ứng viên về những điều này. 6. Xem xét các đơn xin việc: Khi xem xét các đơn xin việc nhận được, hãy chia các tiêu chuẩn yêu cầu của công việc thành nhóm: tiêu chuẩn bắt buộc, tiêu chuẩn mong muốn (học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng vi tính, kỹ năng giao tiếp và thương thảo, v…v), ngòai ra những phẩm chất nào khác về tính cách hay kỹ năng mà bạn cần. Trong trường hợp bạn không phảI là ngườI trực tiếp làm việc nhưng đảm nhiệm việc tuyển dụng, hãy tham khảo ý kiến của ngườI sẽ trực tiếp làm việc vớI ngườI đó để lựa chọn ứng viên. Khi từ chốI một ứng viên, hãy dùng từ ngữ lịch sự và chuyên nghiệp bằng thư càng sớm càng tốt để cảm ơn về sự quan tâm của họ. Cần nói rõ mặc dù đơn của họ không thành công ở đợt tuyển dụng này, nhưng bạn sẽ giữ hồ sơ của họ trong những lần tuyển dụng trong tương lai. 7. Lựa chọn ứng viên phỏng vấn: Sau khi đánh giá các đơn xin việc, bạn có thể đưa ra danh sách sơ tuyển để phỏng vấn. Để quyết định ai sẽ được đưa vào sơ tuyển, bạn có thể lập bảng đánh giá sự phù hợp của mỗI ứng viên: liệt kê các tiêu chuẩn cần thiết của công việc, đánh dấu những mục phù hợp của mỗI ứng viên và lựa chọn ứng viên nào có nhiều mục được đánh dấu nhất để phỏng vấn. Danh sách này không nên quá dài vì ấn tượng về các ứng viên dễ bị lẫn lộn. Trong danh sách, bạn nên có một hoặc hai ngườI có những kỹ năng đặc biệt trong những lĩnh vực cụ thể hơn là những ngườI gần như có quá nhiều khả năng. Có thể phỏng vấn một vài ứng viên ngọai lệ. 8. Thu xếp các cuộc phỏng vấn: Trước khi lên lịch phỏng vấn, phảI xác định quá trình đó cần bao nhiêu thờI gian, tùy thuộc vào vị trí công việc cần tuyển. ĐốI vớI những vị trí cấp cao, bạn có thể phảI phỏng vấn lần hai. Nếu nhân viên mớI làm việc cho nhiều ngườI, bạn phảI đảm bảo những ngườI mà nhân viên đó sẽ báo cáo trực tiếp có mặt trong buổI phỏng vấn. PhảI linh họat về thờI gian phỏng vấn trong trường hợp ứng viên không thể đến vào ngày được đề nghị. PhảI có thờI gian trống giữa các cuộc phỏng vấn để bạn có thể nghỉ ngơi một chút để lấy lạI sức và tỉnh táo. Phỏng vấn quá nhiều ngườI một lúc sẽ làm mờ nhạt các ấn tượng của từng ứng viên khi cuộc phỏng vấn chấm dứt. Đảm bảo rằng không có những gián đọan trong khi phỏng vấn. 9. Bố trí địa điểm và vị trí phỏng vấn: Bạn phảI quyết định xem nên tổ chức phỏng vấn tạI văn phòng hay phòng họp hoặc một nơi khác bên ngòai, cố gắng tạo không khí thỏai mái vớI ghế ngồI dễ chịu và ánh sang không quá gắt. Có nhiều cách sắp xếp vị trí ngồI trong buổI phỏng vấn: ngồI đốI diện là một cách phỏng vấn chính thức mang tính trang trọng; ngồI cạnh nhau cho cuộc phỏng vấn không chính thức; hoặc hộI đồng phỏng vấn ngồI một phía đốI diện vớI ứng viên. 10. Quyết định chiến lược: Quyết định quan trọng nhất trước khi phỏng vấn là cách phỏng vấn, tùy thuộc vào tiêu chuẩn công việc, cân nhắc những gì bạn muốn đạt được trong cuộc phỏng vấn. Có nhiều cách phỏng vấn như: hỏI đáp các câu hỏI chung và cụ thể để có được thông tin cơ sở, những câu hỏI mở để đưa vào tình huống nhằm xem cách ứng viên xử lý công việc; sử dụng kiểu đốI phó để đánh giá phản ứng của ứng viên khi gặp áp lực liên quan đến công việc; thiết lập các bài kiểm tra thực tế để kiểm tra chuyên môn, kỹ thuật để xem ứng viên đảm bảo các kỹ năng mà họ đã viết trong đơn xin việc. BuổI phỏng vấn phảI được thiết kế phù hợp vớI chiến lược phỏng vấn của bạn đặt ra. 11. Chuẩn bị các câu hỏI: Hãy chuẩn bị bảng câu hỏI cẩn thận để thu thập được những thông tin mà bạn muốn. Những câu hỏI mở rất hữu dụng trong phỏng vấn (cái gì ? khi nào? TạI sao? Như thế nào ?… ), khuyến khích ứng viên cởI mở, suy nghĩ, phát QuanLyDuAn – http://www.quanlyduan.com 3 CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN Article biểu, điều này cho phép bạn quan sát kỹ năng trao đổI của ứng viên. Có thể sử dụng các câu hỏI giả định để kiểm tra phản ứng của ứng viên. Tuy nhiên, đừng cứng nhắc theo thứ tự của bảng câu hỏI mà nên tạo sự trao đổI 2 chiều, đảm bảo bao quát được hết các vấn đề để dẫn dắt ứng viên cung cấp thông tin mà bạn cần biết. 12. Rèn luyện kỹ năng: Tập trung lắng nghe là một trong những kỹ năng cần thiết của ngườI phỏng vấn. Khi bạn lắng nghe, ngườI được phỏng vấn sẽ được khuyến khích nói tiếp. Học cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể (body language) để giúp thể hiện thái độ của bạn. Tránh những thói quen xấu như “ngắt ngang” những thông tin không hứng thú và làm gián đọan ngườI khác trước khi họ nói xong. Hãy kiên nhẫn và luyện tập. 13. Chuẩn bị phỏng vấn: ngay trước khi bắt đầu buổI phỏng vấn, cần kiểm tra lạI lần cuốI xem đã có đầy đủ thông tin cần thiết chưa, các thiết bị hỗ trợ nếu cần thiết, và tinh thần đã sẵn sàng chưa. Nếu bạn muốn ghi âm cuộc phỏng vấn để hạn chế thờI gian ghi chép, nên báo trước cho ứng viên để tránh lo lắng cho họ. Nếu bạn sử dụng giấy viết để ghi chép, hãy dùng tờ giấy riêng thay vì ghi chú lên ngay bản sơ yếu lý lịch của ứng viên. Cần nhớ rằng bạn là ngườI đạI diện đang giớI thiệu công ty của mình vớI ứng viên nên bạn đảm đảo mình gọn gàng và chỉnh tề, ăn mặc phù hợp. Năm hay mườI phút trước khi ứng viên đến, chuẩn bị hồ sơ và đọc lướt qua để nắm được điểm chính của từng ứng viên. Nhớ lạI các câu hỏI mà bạn muốn hỏI và thứ tự dự tính. Tiếp theo, thư giãn vài phút, thở sâu, thở ra chậm và đều để cảm thấy sảng khóai và sẵn sàng. Và bạn có thể bắt đầu cuộc phỏng vấn của mình. QuanLyDuAn – http://www.quanlyduan.com 4 . CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN Article KỸ NĂNG PHỎNG VẤN (PHẦN 1) CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN Theo Interviewing Skills – Tim. muốn (học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng vi tính, kỹ năng giao tiếp và thương thảo, v…v), ngòai ra những phẩm chất nào khác về tính cách hay kỹ năng mà