3/25/2013 Khái quát chung chu trình mua hàng Chapter 6: Chu trình kế tốn mua hàng      Khái quát chung trình mua hàng  Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình mua hàng Khái niệm:  Chu trình mua hàng loạt hành vi kinh doanh hoạt động xử lý liệu liên quan đến trình mua hàng hóa, hóa dịch vụ tốn cho Quy trình xử lý thơng tin loại hàng mua Mục tiêu kiểm soát, rủi ro quy trình liên quan  Chu trình kế tốn mua hàng điều kiện kế toán Việt nam Mục tiêu chu trình mua hàng giảm thiểu tổng chi phí mua dự trữ hàng tồn kho, yếu tố đầu vào khác cho DN hoạt động bình thường Khái quát chung chu trình mua hàng  Để đạt mục tiêu trên, người quản lý cần Khái quát chung chu trình mua hàng  định sau:  Lượng hàng tồn kho đầu vào khác cần dự trữ  Người bán cung cấp chất lượng hàng tốt với giá tốt  Hàng tồn kho đầu vào khác dự trữ đâu  Kết hợp lần mua để có giá sách tín dụng  tốt  Hệ thống công nghệ thông tin sử dụng để cải thiện tính hiệu xác phận cung ứng  Tiền có sẵn có cho việc chớp thời tín dụng liên quan đến  Thanh toán cho người bán để tối đa hóa dịng tiền DN Người quản lý phải có khả kiểm tra đánh giá tính hiệu hiệu chu trình mua hàng  Đỏi hỏi việc iệ dễ dàng dà tiếp tiế cận ậ đượ liệu liệ ề nguồn lực sử dụng chu trình mua hàng, kiện ảnh hưởng tới nguồn lực phận liên quan đến chu trình Thơng tin cho quản lý cần phải xác, tin cậy kịp thời toán mà người bán đưa CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Khái quát chung chu trình mua hàng Các nghiệp vụ chủ yếu thuộc chu trình mua hàng (Level DFD) Các nghiệp vụ chủ yếu chu trình mua hàng  Các nghiệp vụ chủ yếu chu trình mua hàng Đặt mua hàng hóa, dịch vụ yếu tố đầu vào khác  Nhận hàng, lưu trữ  Thanh tốn cho hàng hóa dịch vụ  Đặt hàng (Order Goods):  Lưu ý hoạt động chu trình mua hàng đối ngược với hoạt động chu trình bán hàng  Trong bước số định ị liên q quan đến đặt ặ mua gì, g , nào,, giá bao nhiêu, việc xác định mua từ người Sự yếu trình kiểm sốt hàng tồn kho gây nhiều vấn đề phức tạp??? CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho Đặt hàng  Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho (Inventory control methods)   Các yêu cầu hàng mua (Purchase requests)  Tạo đơn đặt hàng (Generating purchase orders)   Tăng tính hiệu hiệu q trình đặt hàng (Improving efficiency and  Phương pháp tính theo số lượng đơn hàng kinh tế (EOQ) Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP) Hệ thống hàng tồn kho Just-in-Time effectiveness) Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho  Phương pháp tính theo số lượng đơn hàng kinh tế Dựa cơng thức tính tốn tối thiểu hóa chi phí thơng qua việc tính tốn tiêu giá mua đơn hàng, chi phí vận chuyển chi phí hao hụt hàng tồn kho  Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho  (Economic Order Quantity-EOQ)  10 Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật tư (Materials Requirements Planning- MRP):  Việc áp dụng EOQ phụ thuộc vào loại mặt hàng   Với hàng giá trị lớn, sử dụng nhiều mơ hình tính tốn bao gồm ba yếu tố  Với loại hàng giá trị nhỏ, yếu tố quan tâm  Mục tiêu giảm mức hàng tồn kho việc lập kế hoạch xác để có kế hoạch mua hàng thỏa mãn ã nhu h cầu ầ sản ả xuất ất Việc lập kế hoạch cho yếu tố đầu vào cho thời gian dài Ưu, nhược điểm? giá trị đơn hàng  Giải pháp EOQ thường dẫn đến lượng hàng tồn kho cao 11 12 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho  So sánh MPR JIT MRP Hệ thống hàng tồn kho Just-in-Time:  Cố gắng tối thiểu hóa, gần giảm hồn tồn, chi phí lưu trữ hàng tồn kho thơng qua việc việc mua sản xuất loại hàng hóa theo thực tế tiêu thụ, khơng phải theo dự tốn JIT Lập kế hoạch sản xuất để đáp ứng dự toán doanh thu Do MPR tạo lượng Lập kế hoạch sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng, loại bỏ việc hàng hóa sản phẩm kho trữ hàng tồn kho Giảm chi phí tăng cường tính hiệu KD Giảm chi phí tăng cường tính hiệu KD Áp dụng hiệu với sản phẩm hàng hóa có nhu cầu rõ ràng dự tốn Rất phù hợp DN kinh doanh mặt hàng có chu kỳ sản phẩm ngắn nhu cầu khơng thể xác định xác DN kế hoạch  Đặc trưng vận chuyển thường xuyên lượng nhỏ loại vật tư, phụ tùng yếu tố đầu vào khác tới địa điểm yêu cầu hàng thay trữ kho hàng trung tâm  DN áp dụng mơ hình thiết kế nhiều cửa/kênh nhận hàng Mỗi kênh thiết kế riêng (gần với nơi sản xuất nhất) cho loại hàng chuyển đến tăng cường sản xuất nhu cầu tăng Và ngược lại DN ngừng sản xuất nhu cầu mặt hàng giảm 13 14 Các yêu cầu hàng mua Các yêu cầu hàng mua (purchase requests)  Yêu cầu mua hàng hóa đầu vào bị chi phối hệ thống kiểm soát hàng tồn kho qua cảnh báo nhân viên phận thiếu hụt hàng    Trong DN lớn, yêu cầu mua hàng tự động hóa thực lượng hàng dự trữ giảm thấp quy định  Bất kể phận thông báo cần hàng, nhu cầu mua hàng thường dẫn đến việc thiết lập lệnh mua hàng  Trong DN nhỏ, yêu cầu mua hàng phận nhân viên sử dụng loại hàng thơng báo lượng hàng giảm, đơn hàng lập Đối với loại văn phòng phẩm giấy, bút,… đặt hàng nhân viên sử dụng hàng Lệnh mua hàng văn dạng file liệu ghi nhận loại lệnh, vị trí vận chuyển thời gian, số lượng mặt hàng, mô tả quy cách phẩm chất hàng, số lượng đơn giá, tên nhà cung cấp đề xuất  Lệnh mua hàng phải bao gồm tên người xét duyệt phận sử dụng hàng, thuận lợi cho việc tập hợp phân bổ chi phí 15 16 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 LỆNH MUA HÀNG Tạo đơn hàng  Bộ phận mua hàng (bộ phận cung ứng) thực hoạt động mua hàng:  Trong Dn sản xuất, chức mua hàng có mối quan hệ chặt chẽ với chu kỳ sản xuất   Một định kinh doanh quan trọng thuộc hoạt động mua hàng lựa chọn nhà cung cấp cho khoản mục hoàng tồn kho Một số nhân tố nên cân nhắc định mua hàng:  Giá  Chất lượng hàng  Khả chọn nhà vận chuyển 18 17 Tạo đơn hàng  Tạo đơn hàng Khả lựa chọn nhà cung cấp:       Độ tin cậy nhà cung cấp quan trọng, đặc biệt liên quan đến hệ thống JIT  Chứng nhận nhà cung cấp yếu tố then chốt hệ thống JIT  Nhiều d Nhiề doanh h nghiệp hiệ yêu ê cầu ầ nhà hà cung cấp ấ phải hải có ó đượ chuẩn mực quy định chứng ISO 9000  Một nhà cung cấp lựa chọn cho loại hàng DN ghi nhận người theo mã số để tiện cho việc đặt hàng tương lai Danh mục nhà cung cấp dự phòng cần thiết phải xây dựng Việc theo dõi thường xuyên định kỳ hoạt động nhà cung cấp quan trọng  Đơn đặt hàng văn tài liệu điện tử thức yêu cầu người bán cung cấp loại hàng cụ thể theo giá đặt Đơn hàng thể cam kết toán cho số hàng Đơn hàng trở thành hợp đồng nhà cung cấp chấp nhận đơn hàng Đơn hàng bao gồm:  Nhà cung cấp  Bộ phận cung ứng  Ngày đặt hàng, ngày vận chuyển  Nơi vận chuyển,  Phương thức vận chuyển  Thông tin chi tiết hàng mua Một số đơn hàng với số nhà cung cấp sử dụng để hồn thành lệnh mua hàng 19 20 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Tăng tính hiệu hiệu trình đặt hàng Đơn hàng (purchase order)  Việc giảm số lượng đơn hàng xử lý thực bước công việc dẫn đến việc tiết kiệm chi phí  Sử dụng g trao đổi liệu điện tử ((EDI)) cách thức cải thiện trình mua hàng  EDI giảm chi phí việc loại trừ chi phí nhân viên, chi phí in ấn, bưu kiện gửi  EDI giúp giảm rủi ro thiếu hàng, từ tăng khả sinh lời cho DN 21 22 Tăng tính hiệu hiệu trình đặt hàng  Chương trình cho phép nhà cung cấp quản lý hàng tồn kho (vendor-managed inventory program):     Tăng tính hiệu hiệu trình đặt hàng  Đấu thầu cung cấp hàng:  Người bán cung cấp mã hệ thống (ở mức độ cho phép) để xác định lượng hàng tồn kho DN Khi hàng tồn kho giảm xuống định mức dự trữ, người bán tự động cung cấp hàng  Chọn nhà thầu thông qua trình cạnh tranh lành mạnh người bán mức giá thấp Nhược điểm???? Pp giảm chi phí vận chuyển, giảm chi phí lưu kho, giảm chi phí liên quan đến việc tạo đơn hàng trao đổi đơn hàng Nhược điểm????? 23 24 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Tăng tính hiệu hiệu trình đặt hàng  Các nghiệp vụ chủ yếu chu trình mua hàng Kiểm tốn trước (pre-award audit):   Sử dụng nhiều cho trường hợp đơn hàng lớn, có liên Nhận hàng dự trữ (receive and store goods):   đến Kiểm toán nội DN thực việc kiểm tra nhà cung cấp trình đấu thầu  Bộ phận nhận hàng (quản lý kho hàng) có trách nhiệm nhận hàng người bán công ty vận tải chuyển quan đến việc đấu thầu nhà cung cấp  Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm báo cáo với phó giám đốc sản xuất phận phân quyền Việc kiểm tra kiểm toán viên liên quan tới  lỗi toán túy, điểm có Thơng tin việc nhận hàng tồn kho phải cung cấp thơng tin cho phận kiểm sốt hàng tồn kho để thể có sai sót việc xây dựng chiến lược giá cho cập nhật thông tin thầu 25 26 Nhận hàng dự trữ (Level DFD of receiving function) Nhận hàng dự trữ  Bộ phận nhận hàng có hai trách nhiệm:  Quyết định có chấp nhận hàng chuyển giao khơng: kiểm tra đơn hàng  Thẩm định số lượng chất lượng hàng chuyển giao  Hàng sau giao nhận phải lập báo cáo nhận hàng 28 27 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Các sai sót xẩy Báo cáo nhận hàng (receiving report)  Nhận số lượng hàng khác với hàng đặt theo đơn hàng  Nhận hàng hỏng  Nhận hàng thiếu kiểm tra  … 30 29 Tăng hiệu hiệu trình nhận hàng Các nghiệp vụ chủ yếu chu trình mua hàng  Thanh tốn cho hàng hóa dịch vụ:     Chấp nhận hóa đơn nhà cung cấp để toán  Hệ ệ thống g mã vạch (bar-code) ( ) cho hàng g Hệ thống theo dõi hàng vận chuyển qua mã số (tracking number) Kiểm tốn nội  Việc nhận hóa đơn việc tốn thường khơng diễn đồng thời Thanh tốn cho đơn hàng:    Do thủ quỹ (cashier) thực Thanh tốn sau có ký duyệt người có thẩm quyền Duyệt tốn phải sở đơn hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn người bán 31 32 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Quy trình xử lý thơng tin q trình mua hàng Thanh tốn cho hàng hóa dịch vụ  Trong DN       Hệ thống thông tin chia sẻ phận hoạt động Bất kỳ phận kinh doanh gửi yêu cầu mua hàng Khi yêu cầu mua hàng chấp nhận, hệ thống tìm file chủ hàng tồn kho liên quan đến nhà cung cấp hàng tiềm Hệ thống tự tạo đơn hàng gửi tới nhà cung cấp thông qua hệ thống EDI (hoặc thư) Bộ phận nhận hàng truy cập vào hệ thống để có kế hoạch nhận hàng Cơng nợ phải trả liên quan đến số hàng mua báo tới phận liên quan 34 33 Quy trình xử lý thơng tin q trình mua hàng   Nhà cung cấp gửi thông báo số hàng đến Khi hàng đến:     Bộ phận nhận hàng kiểm tra số hàng, so sánh với đơn hàng Nhập vào hệ thống lượng hàng nhận thông qua hệ thống mã vạch Lưu đồ hệ thống Quy trình xử lý thơng tin q trình mua hàng Ghi nhận thời gian đến, thời gian giao hàng,… để đánh giá hoạt động cung cấp Hệ thống tự động kiểm tra xác nhận sai lệch so với đơn hàng lập 35 36 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Kiểm soát mục tiêu, rủi ro thủ tục  Một AIS thiết kế tốt giúp thỏa mãn mục tiêu sau:    Mọi nghiệp vụ trao cho phận liên quan Mọi nghiệp vụ ghi nhận có giá trị (đều thực tế phát sinh Mọi nghiệp vụ thực tế, nghiệp vụ trao quyền phải ghi nhận  Mọi nghiệp vụ ghi nhận xác  Tài sản bảo vệ khỏi trộm cắp thiệt hại  Các hoạt động kinh doanh thực cách có hiệu 38 37 Các rủi ro tiềm tàng (threat)  Các rủi ro tiềm tàng (threat) Rủi ro/threats trình đặt hàng:  Rủi ro nhận hàng  Dữ trữ nhiều, hàng tồn kho  Nhận hàng không yêu cầu  Đặt hàng không cần thiết  Đếm sai hàng nhận  Mua hàng với giá cao   Mua hàng với chất lượng  Mua hàng từ người bán tin cậy  Bị chi phối người bán  Không ô phát ệ sai sót ó ề hàng liên quan đến số lượng chất lượng Bị cắp 39 40 10 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Chu trình kế tốn mua hàng theo điều kiện kế toán Việt nam Các rủi ro tiềm tàng (threat)  Rủi ro toán  Khơng phát sai sót đơn hàng   Thanh tốn cho số hàng khơng mua   Không ô nhận ậ khoản ả discount cung cấp ấ   Thanh toán lặp  Ghi nhận sai liên quan đến công nợ phải trả  Tổ chức kế toán vật tư Tổ chức kế toán TSCĐ Tổ chức kế toán toán với người bán Rủi ro liên quan đến chuyển tiền, séc, hệ thống chuyển tiền điện tử 41 42 Tổ chức kế toán vật tư Tổ chức kế toán vật tư      Khái niệm: Vật tư loại tài sản ngắn hạn có hình thái vật chất luân Khái niệm vật tư Nhiệm vụ tổ chức Nguyên tắc tổ ổ chức Nội dung tổ chức chuyển qua kho Khác với TSCĐ, vật tư tham gia vào chu kỳ sản xuất định định  Các loại vật tư  Các loại nguyên liệu, vật liệu trữ cho sản xuất  Các loại công cụ, dụng cụ (vật rẻ tiền, mau hỏng) 43 44 11 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Tổ chức kế toán vật tư  Tổ chức kế toán vật tư  Nhiệm vụ tổ chức:     Nguyên tắc tổ chức: Tổ chức phân loại phù hợp với yêu cầu quản lý kế tốn (mã hóa thơng tin)  Nguyên tắc thống (nhất quán) Tổ chức tính giá vật tư cách thống nhất, theo chế độ cho loại vật tư doanh nghiệp  Nguyên tắc phù hợp  Nguyên tắc chuẩn mực  Nguyên tắc tiết kiệm hiệu Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo phương pháp hạch tốn hàng tồn kho (kktx/kkđk) thích hợp điều kiện thực tế đơn vị hạch toán đặc điểm vật tư đơn vị hạch toán Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật tư theo tiêu nhập, xuất, tồn báo cáo theo yêu cầu quản lý 45 46 Tổ chức kế toán vật tư  TỔ CHỨC PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT TƯ Nội dung tổ chức:     Tổ Tổ Tổ Tổ chức chức chức chức  phân loại tính giá kế tốn ban đầu kế toán chi tiết kế ttoán tổng tổ hợ hợp Phân loại vật tư: Mục đích: Thống đối tượng quản lý, tạo điều kiện cho việc lập danh điểm vật tư cách khoa học hiệu NỘI DUNG Lựa chọn tiêu thức phân loại Thực việc phân loại theo cách thức lựa chọn 47 Lập danh điểm tổ chức quản lý khoa học hệ thống danh điểm vật tư lập 48 12 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 TỔ CHỨC PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT TƯ (tiếp) TỔ CHỨC PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT TƯ (tiếp) • • Các mẫu bảng kê tính giá Đánh giá vật tư: Phản ánh theo giá thực tế 49 TỔ CHỨC PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT TƯ (tiếp) 50 Tổ chức kế toán ban đầu NX Vật tư  Tổ chức chứng từ cho nghiệp vụ nhập Người giao hàng NV nhập vật tư Ban kiểm nhận Đề nghị nhập Bp cung ứng (hoặc KTVT) Trưởng phòng cung ứng (KTT) Lập BB KN Lập PNK Ký PNK Thủ kho KT HTK Kiểm nhận hàng Bảo quản, lưu trữ Ghi sổ 52 51 13 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Lưu đồ tài liệu nghiệp vụ NX Vật tư Tổ chức kế toán ban đầu NX vật tư  NV xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Nghiệp vụ xuất vật tư Người có nhu cầu hàng Lập chứng từ xin xuất Thủ trưởng , KTT Bộ phận cung ứng Lập PXK Thủ kho KT HTK Xuất kho Ghi sổ Bảo quản, lưu 54 53 Lưu đồ tài liệu nghiệp vụ NX Vật tư Tổ chức kế toán chi tiết vật tư    Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư 56 55 14 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT (tiếp) Tổ chức kế toán chi tiết vật tư  Phương pháp thẻ song song:  Trình tự ghi sổ: Phiếu nhập  Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp N-X-T Sổ KTTH Thẻ kho (S12-DN), T162:   Phiếu xuất   Thẻ kho dùng để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật tư mặt số lượng Thẻ kho mở cho thứ vật tư (từng danh điểm vật tư), theo kho Thẻ kho thủ kho ghi Cơ sở để ghi thẻ kho chứng từ nhập, xuất, chứng từ ghi dòng thẻ Cuối tháng thủ kho phải tiến hành cộng N, X tính tồn thẻ 57 58 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT (tiếp) TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT (tiếp)  Sổ kế toán chi tiết vật tư (S10-DN), T160  Do kế toán mở mở theo kho phụ trách, tương ứng với thẻ kho  Cơ sở để ghi chứng từ nhập xuất vật tư Ghi theo tiêu số lượng giá trị  Cuối tháng đối chiếu với thẻ kho mặt vật, đối chiếu với kế toán tổng hợp mặt giá trị  Cuối tháng lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư (Bảng kê N, X, T)   Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho  Do kế toán chi tiết lập cuối kỳ  Cơ sở để lập: Lấy tổng cộng nhập xuất tiêu DĐK, DCK sổ chi tiết, loại hàng ghi dòng bảng theo chi tiêu số lượng giá trị  Số tổng cộng giá trị đối chiếu với kế toán tổng hợp Mẫu 2: Bảng tổng hợp NXT (trang 161): Chỉ ghi theo giá trị 59 60 15 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 KT chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hóa KT chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hóa  Phương pháp sổ số dư (Hoặc) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập Giấy giao nhận chứng từ nhập (Hoặc) Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Thẻ kho Tồn Thẻ kho (Hoặc) Hiện vật Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư (Tồn vật giá trị ) Tồn Hiện vật Sổ tổng hợp Kế toán tổng hợp Phiếu xuất (Hoặc) Giấy giao nhận chứng từ xuất (Hoặc) Phiếu xuất kho Lũy kế nhập, xuất, tồn Bảng luỹ kế xuất (Hoặc) Ghi chú: Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 61 62 Hình thức Nhật ký chung Tổ chức KT tổng hợp vật tư Chứng từ vật tư Bảng phân bổ vật tư     Hình Hình Hình Hình thức thức thức thức Nhật ký sổ Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ Nhật ký chứng từ Nhật ký mua vật tư Nhật ký chung Sổ chi tiết vật tư Sổ Cái TK 152,153 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối SPS Báo cáo tài 63 64 16 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Hình thức Nhật ký - Sổ Hình thức Chứng từ - Ghi sổ Chứng từ vật tư Bảng kê tính giá vật tư Chứng từ vật tư Số kế toán chi tiết vật tư Bảng phân bổ vật tư Nhật ký sổ TK 152, 153 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Bảng phân bổ vật tư Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ổ Chứng từ ghi sổ ổ Số kế toán chi tiết vật ậ tư Sổ TK 152, 153 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Bảng cân đối SPS Báo cáo tài 65 66 TỔ CHỨC KẾ TỐN TSCĐ Hình thức sổ Nhật ký – Chứng từ Chứng từ vật tư Khái niệm, đặc điểm phân loại TSCĐ Yêu cầu quản lý TSCĐ Nguyên tắc tổ chức kế toán TSCĐ Nội dung tổ chức kế toán TSCĐ Bảng phân bổ số Nhật ký chứng từ liên quan 1,2,4,5,7,10 , , , , , Sổ chi tiết 331 Nhật ký chứng từ 5, Bảng kê 4, 5, Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ TK 152,153 Báo cáo tài 67 68 17 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ PHÂN LOẠI TSCĐ Khái niệm YÊU CẦU CỦA QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Là tài sản có giá trị lớn dự tính đem lại lợi ích lâu dài cho u cầu thơng tin TSCĐ Doanh nghiệp Các thông tin Các thông tin Các thông tin TSCĐ phải có đủ tiêu chuẩn sau: •Chắc chắn thu lợi ích kinh tế tương lai từ việc sử dụng tài sản •Giá trị ban đầu tài sản phải xác định cách đáng tin cậy •Có thời gian sử dụng từ năm trở lên: •Có giá trị từ 10.000.000 đ (Mười triệu đồng) trở lên chủng loại theo nguyên giá, giá trị hao đặc trưng kỹ thuật, mòn, giá trị lại, theo đặc trưng nguồn vốn hình thành kinh tế như: TSCĐ (theo số có - số lượng TSCĐ biến động tăng, giảm TSCĐ) thuộc loại; - phân bố TSCĐ theo mục đích đầu tư, khai thác, sử dụng TSCĐ sử dụng TSCĐ khấu hao TSCĐ, gồm thời gian sử dụng TSCĐ; phương pháp thu hồi vốn; phương pháp khấu hao TSCĐ; phương pháp phân bổ chi phí khấu hao cho đối tượng sử dụng 69 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ 70 NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ TSCĐ phải tổ chức ghi sổ kế toán theo đơn vị tiền tệ thống đồng Ngân hàng Việt Nam Đánh giá TSCĐ phải thể nguyên giá TSCĐ (giá ban đầu) Ghi sổ kế toán TSCĐ phải phản ánh chi tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị lại TSCĐ  Tổ chức phân loại tính giá TSCĐ  Tổ chức kế toán ban đầu  Tổ chức kế toán chi tiêt  Tổ chức kế toán tổng hợp TSCĐ phải đươc ghi sổ theo đối tượng ghi TSCĐ, theo nguồn hình thành theo nơi sử dụng TSCĐ 71 72 18 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 4.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN BAN ĐẦU (TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TSCĐ) 4.1 Phân loại tính giá TSCĐ  Tổ chức phân loại TSCĐ:     Các loại chứng từ TSCĐ Chọn tiêu thức phân loại Thực phân loại Đánh số cho TSCĐ Chứng g từ TSCĐ Tính giá TSCĐ   Nguyên giá TSCĐ Khấu hao TSCĐ Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành Biên lý TSCĐ Biên giao nhận TSCĐ Chứng g từ khấu hao TSCĐ Biên đánh giá lại TSCĐ 73 CHỨNG TỪ TSCĐ Biên giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ) Biên lý TSCĐ (Mẫu số 02 -TSCĐ) BB giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành (Mẫu số 04TSCĐ-BB) Biên đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05TSCĐ-BB): Sử dụng trường hợp giao nhận TSCĐ tăng mua ngồi, nhận vốn góp, XDCB hồn thành bàn giao, nhận lại vốn góp liên doanh, Ghi chép nghiệp vụ lý TSCĐ kể trường hợp nhượng bán TSCĐ Nếu nhượng bán lý TSCĐ có thu hồi từ nhượng bán phải kết hợp với hóa đơn bán hàng xuất cho khách hàng để phản ánh nghiệp vụ lý Theo dõi khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành (kể sửa chữa nâng cấp TSCĐ) Theo dõi việc đánh giá lại TSCĐ Trường hợp đánh giá lại TSCĐ sở kết kiểm kê, kế tốn cịn phải sử dụng biên kiểm kê Chứng từ khấu hao TSCĐ: Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ 74 4.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN BAN ĐẦU (TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TSCĐ) Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ Chủ sở hữu Nghiệp vụ TSCĐ Quyết định tăng, giảm Hội đồng giao nhận Giao nhận TS lập biên 75 Kế toán TSCĐ Bảo quản lưu trữ Lập huỷ thẻ TS, lập bảng tính phân bổ KHTSCĐ 76 19 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 4.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT TSCĐ Ví dụ 6.5: Sổ TSCĐ dùng chung cho tồn doanh nghiệp Công ty cp công nghiệp tàu thuỷ SĐ Địa chỉ:……… Sổ TSCĐ (dùng chung cho toàn doanh nghiệp) Mẫu số S21-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm N Loại tài sản: Máy móc thiết bị •Sổ mở cho năm • Bao gồm thơng tin chủ yếu: Đơn vị tính: Đồng Ghi tăng TSCĐ  Các tiêu chung TSCĐ;  Chỉ tiêu tăng nguyên giá TSCĐ; Các sổ chi tiết Mẫu ST T  Chỉ tiêu khấu hao TSCĐ;  Chỉ tiêu giảm nguyên giá TSCĐ Số hiệ hiệu NT 05 05/ 08 •Căn mở sổ:  Cách thức phân loại tài sản theo đặc trưng kỹ thuật Tên, đặc điểm,ký hiệu TSCĐ chứng từ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ Việt Nam Cộng Việt Nam Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ 8/2009 00068 14.500 000 Chứng từ Tỷ lệ (%) khấ khấu hao Mức khâu hao 725 000 Khấu hao tính đến ghi giảm TSCĐ Số hiệu hiệ Lý giảm TSCĐ Ngày, tháng , năm 14.500 000 Ngày …tháng …năm… Người ghi sổ (ký, họ tên) 77 Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) 78 Ví dụ 6.6 Mẫu sổ chi tiết theo đơn vị sử dụng: Viện Đại học Mở Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (S22-DN) Tại Viện đào tạo sau đại học Năm 2008 Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng Mỗi đơn vị phận thuộc DN phải mở sổ để theo dõi TSCĐ Căn để ghi sổ Mẫu Nước sản xuất Máy hàn TW 400 Thông thường sổ mở để theo dõi loại TSCĐ (nhà cửa, máy móc thiết bị ) Căn để ghi sổ 4.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT TSCĐ Các sổ chi tiết Khấu hao  Cách thức xác định đối tượng ghi TSCĐ (S21-DN, T163) Ghi giảm TSCĐ Chứng từ chứng từ gốc tăng, giảm tài sản doanh nghiệp S H C T N/T … … SH TS CĐ Tên TSCĐ Mã TS CĐ SL Đơn vị SD Năm SX Tỷ lệ KH Ngày đưa vào SD Nguyên giá GTHM LK GTCL … … … … … … … … … … … 23/05 3839 Máy Data Show MAC 05 63 2008 10,0 23/05/08 56.056.000 2.802.800 53.253 200 09/06 4589 Máy tính xách tay MTX 03 63 2007 12,5 12/05/07 66.529.560 24.948.585 41.580 975 30/12 4591 Máy Xero MIN 02 63 2008 10,0 30/12 58.729.580 … … … … … … … … … … … … … in Cộng (S22-DN, trang 164) Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký tên, họ tên) 79 Thủ trưởng đơn vị (Ký,Họ tên, đóng dấu) 80 20 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 4.4 TỔ CHỨC KẾ TỐN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ 4.3 TỔ CHỨC KẾ TỐN CHI TiẾT TSCĐ Trình tự ghi sổ TSCĐ theo hình thức NK chung  Bên cạnh hai mẫu sổ chi tiết nêu trên, doanh Chứng từ tăng, giảm khấu hao TSCĐ nghiệp thiết kế sử dụng sổ chi tiết khác tùy theo yêu cầu quản lý Các sổ chi tiết sử dụng bao gồm:  Nhật ký chung Thẻ TSCĐ Sổ Cái TK 211,212,213,214 Sổ chi tiết TSCĐ Sổ chi tiết theo nguồn hình thành Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ Bảng cân đối SPS  Sổ chi tiết theo tình trạng sử dụng  Sổ chi tiết theo quyền sở hữu tài sản Báo cáo tài 81 4.4 TỔ CHỨC KẾ TỐN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH Sơ đồ ghi sổ theo hình thức Nhật ký sổ THỨC SỔ 82 4.4 TỔ CHỨC KẾ TỐN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH Trình tự ghi sổ TSCĐ theo hình thức Chứng từ ghi sổ THỨC SỔ Chứng từ tăng, giảm khấu TSCĐ Chứng từ tăng, giảm khấu hao TSCĐ Nhật ký sổ TK 211, 212 213 214 212,213,214 Chứng từ ghi sổ Sổ TK 211,212,213,214 Sổ chi tiết TSCĐ Báo cáo tài Thẻ TSCĐ Thẻ kế ttốn TSCĐ Sổ đăng ký CTGS Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài 83 84 21 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Tổ chức kế toán toán với người bán 4.4 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH Trình tự ghi sổ TSCĐ theo hình thức NK chứng từ THỨC SỔ  Chứng từ tăng, giảm khấu hao TSCĐ Nghiệp vụ toán với người bán nghiệp vụ phát sinh quan hệ giao dịch doanh nghiệp mua với nhà cung cấp đầu vào Thẻ TSCĐ NKCT 1,2,3,4,5,10 NKCT BK 4,5,6 (214)  NKCT (214) Khái niệm Phương thức toán Sổ chi tiết TSCĐ Thanh toán trước tiền hàng mua; sau tốn chênh lệch theo thực tế nhập hàng giá trị hàng mua phải trả người bán Sổ Cái TK 211,212,213,214 Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ Thanh toán sau nhập hàng theo phương thức mua chịu Báo cáo tài Thanh tốn tiền hàng 85 Tổ chức kế toán chi tiết toán với người bán (Nguyên tắc tổ chức) Phải tổ chức hợp lý chứng từ kế toán, hệ thống sổ nhằm theo dõi công nợ cho người bán, lần phát sinh nợ sở hợp đồng mua hàng Phải mở đủ sổ kế toán chi tiết toán với người bán để theo dõi đối tượng Căn để mở sổ nhà cung cấp nhiều hay ít, mật độ giao dịch với nhà cung cấp thường xuyên hay vãng lai 86 Tổ chức kế toán chi tiết toán với người bán  Sổ chi tiết mở cho TK 331: Mẫu 1: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN (NGƯỜI MUA) Tài khoản: …………… Đối tượng Loại tiền: VND (trang 166) Chứng từ NT ghi sổ SH NT Diễn giải TK đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh N C Dư cuối kỳ N C Số dư đầu kỳ Phát sinh kỳ Cộng phát sinh Tổng hợp công nợ chi tiết cho nhà cung cấp thực theo nguyên tắc không bù trừ số công nợ phải trả phải thu NCC khác Cụ thể: Số dư Có TK 331 = tổng số dư Có chi tiết 331 Số dư Nợ TK 331 = tổng số dư Nợ chi tiết 331 87 Số dư cuối kỳ Mẫu 2: Sổ chi tiết toán với người bán (Dùng cho nghiệp vụ 88 phát sinh ngoại tệ), trang 167 22 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Tổ chức KT tổng hợpThanh toán với người bán Tổ chức kế toán chi tiết toán với người bán  STT Bảng tổng hợp chi tiết : Mẫu: Bảng tổng hợp chi tiết toán với người bán Tháng…… năm … Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Phát sinh kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Nợ Nợ Có Có Có  Hình thức Nhật ký chung  Hình thức Chứng từ ghi sổ  Hình thức Nhật ký chứng từ Người bán A Người bán B Cộng 89 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung 90 Hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc (Hóa đơn mua, chứng từ mua, CT tốn) Chứng từ gốc (hóa đơn) chứng từ mua toán Nhật ký mua hàng, Nhật ậ kýý chi tiền Nhật ký chung Sổ đăng ký CTGS Sổ chi tiết toán với người bán ((331)) CT - GS lập cho TK 331 Sổ TK 331 Sổ TK 331 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết toán với người bán Bảng cân đối số phát sinh Kế toán chi tiết toán với người bán (TK 331) Báo cáo kế tốn Báo cáo tài 91 92 23 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3/25/2013 Hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc mua TT Sổ chi tiết TK 331 NKCT số (TK 331) Sổ TK 331 Báo cáo Tài 93 24 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt ... Khái quát chung chu trình mua hàng Các nghiệp vụ chủ yếu thuộc chu trình mua hàng (Level DFD) Các nghiệp vụ chủ yếu chu trình mua hàng  Các nghiệp vụ chủ yếu chu trình mua hàng Đặt mua hàng hóa,... Tổ chức kế toán vật tư Tổ chức kế toán TSCĐ Tổ chức kế toán toán với người bán Rủi ro liên quan đến chuyển tiền, séc, hệ thống chuyển tiền điện tử 41 42 Tổ chức kế toán vật tư Tổ chức kế toán vật... Quy trình xử lý thơng tin trình mua hàng   Nhà cung cấp gửi thông báo số hàng đến Khi hàng đến:     Bộ phận nhận hàng kiểm tra số hàng, so sánh với đơn hàng Nhập vào hệ thống lượng hàng