Đang tải... (xem toàn văn)
- Hiãûu chènh caïc chi tiãút cuía âäö thë: Ta thæûc hiãûn nhaïy phaíi vaìo biãøu âäö sau âoï choün Chart Options ta coï:. CÅ SÅÍ DÆÎ LIÃÛU TRÃN BAÍNG TÊNH.[r]
(1)CHỈÅNG 3 MicroSoft Excel
I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN: 1 Chức Excel:
Excel phần mềm chuyên dùng cho công tác kế tốn, văn phịng mơi trường Windows có đặc tính sau:
Thực nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp
Tổ chức lưu trữ thông tin dạng bảng
Khi có thay đổi liệu bảng tính tự động tính tốn lại theo số liệu
2 Khởi động:
Có thể thực cách sau:
C1: Nháy đôi chuột vào biểu tượng bên chọn biểu tượng ENTER
C2: Vào Start \ Programs \ Microsoft Excel C3: Bấm chọn biểu tượng Office 3 Màn hình giao tiếp:
4 Cấu trúc bảng tính: Gồm phần:
- WorkBook: Lưu trữ WorkSheet (Có thể có nhiều WorkSheet, gồm có 255 WorkSheet)
Số hiệu
dòng Số hiệu cột
(2)- WorkSheet: Là trang bảng tính nằm WorkBook Trong WorkSheet gồm có: Số hiệu cột, Số hiệu dịng, Tên WorkSheet, Các Mỗi WorkSheet gồm có 16.384 hàng 256 cột = 4.194.304 ơ)
5 Thoạt:
C1: Ấn tổ hợp phím Alt + F4
C2: Bấm nút trái chuột lên biểu tượng chữ "W" tiêu đề sau chọn Close
C3: Bấm nút trái chuột vào biểu tượng chữ góc bên trái hình
II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN : 1 Các thao tác khối: a Chọn khối:
- Dùng phím: Di chuyển hộp chọn đến góc khối cần chọn Giữ Shift sau sử dụng phím mũi tên để thực thao tác chọn
- Dùng chuột: Bấm giữ chuột vào góc khối cần chọn sau kéo rê chuột đến góc đối xứng khối
- Dùng phím + chuột: Nháy chuột vào góc khối Giữ Shift sau nháy chuột vào có góc đối xứng khối
b Xố khối:
Thực chọn khối Nhấn phím Delete c Di chuyển khối:
- B1: Thực chọn khối
- B2: C1: Nháy chuột vào biểu tượng C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + X C3: Vào menu Edit \ Cut
C4: Nháy phải chuột vào khối sau chọn Cut
- B3: Di chuyển hộp chọn đến địa sau thực cách sau:
C1: Nháy chuột vào biểu tượng C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + V C3: Vào menu Edit \ Paste
C4: Nháy phải chuột vào khối sau chọn Paste d Sao chép khối:
- B1: Thực chọn khối
- B2: Thực cách sau: C1: Nháy chuột vào biểu tượng
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + C C3: Vào menu Edit \ Copy
(3)2 Chèn dịng, cột, trống: a Chèn dòng:
- B1: Chọn dòng cần chèn (Nháy chuột số hiệu dòng)
- B2: Thực cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng chọn sau chọn Insert
C2: Vaìo menu Insert \ Rows b Cheìn cäüt:
- B1: Chọn cột cần chèn (Nháy chuột số hiệu cột)
- B2: Thực cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng chọn sau chọn Insert
C2: Vào menu Insert \ Columns c Chèn ô trống:
- B1: Chọn ô cần chèn (Liên tục, thao tác chọn khối) - B2: Thực cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng chọn sau chọn Insert
C2: Vaìo menu Insert \ Cells Ta cọ:
Đẩy sang bên phải vùng Đẩy xuống phía vùng Chèn dịng
Chn c cäüt
- B3: Chn mäüt cạc mủc trãn - B4: Chn OK
3 Huỹ bỏ dịng, cột, trống: a Xố dịng:
- B1: Chọn dịng cần xố (Nháy chuột số hiệu dòng)
- B2: Thực cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng chọn sau chọn Delete
C2: Vo menu Edit \ Delete b Xoạ cäüt:
- B1: Chọn cột cần xoá (Nháy chuột số hiệu cột)
- B2: Thực cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng chọn sau chọn Delete
C2: Vo menu Edit \ Delete c Xoạ ä:
- B1: Chọn ô cần xoá (Liên tục, thao tác chọn khối) - B2: Thực cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng chọn sau chọn Delete
C2: Vo menu Edit \ Delete Ta cọ:
(4)Kẹo cạc ä lãn phêa trãn ca vng Xoạ c dng
Xoạ c cäüt
- B3: Chn mäüt cạc mủc trãn - B4: Chn OK
4 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng:
- C1: Di chuyển trỏ chuột đến đường ngăn cách hai phần số hiệu cột dòng Bấm giữ chuột kéo
- C2: B1: Chọn cột dòng cần chỉnh Format \ Row (Column)
B2: Chọn Width (Height) Sau nhập vào độ rộng cột (Chiều cao dòng) mục Column (Row) width
5 Định dạng liệu: a Định dạng Font:
- B1: Chọn ô cần định dạng - B2: C1: vào menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl +
C3: Nháy phải chuột vào vùng chọn Sau chọn Format Cells
Ta coï:
- B3: Chọn OK b Định dạng số:
- B1: Chọn ô cần định dạng - B2: C1: vào menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl +
C3: Nháy phải chuột vào vùng chọn Sau chọn Format Cells
(5)- B3: Chn OK c Âënh dảng ngy:
- B1: Chọn ô cần định dạng - B2: C1: vào menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl +
C3: Nháy phải chuột vào vùng chọn Sau chọn Format Cells
Ta cọ:
- B3: Choün OK d Träün ä:
- B1: Chọn ô cần trộn - B2: C1: vào menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl +
C3: Nháy phải chuột vào vùng chọn Sau chọn Format Cells
C4: Nháy chọn biểu tượng Thực C1,2,3 Ta có:
- B3: Choün OK
e Huỹ trộn ô: Thực trộn (C1,2,3) sau huỹ chọn mục Merge cells
6 Tạo đường kẽ:
- B1: Chọn vùng liệu cần tạo
(6)- B2: C1: vaìo menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl +
C3: Nháy phải chuột vào vùng chọn Sau chọn Format Cells
Ta coï:
- B3: Choün OK
7 Định dạng liệu:
- B1: Chọn vùng liệu cần định dạng - B2: C1: vào menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl +
C3: Nháy phải chuột vào vùng chọn Sau chọn Format Cells
Ta cọ:
- B3: Choün OK
8 Địa tương đối, tuyệt đối, hỗn hợp: a Địa tương đối (Relative Address):
Có dạng <cột><dịng> Khi chép đến địa thay đổi theo phương,
chiều khoảng cách
VD: Công thức ô C1 =A1*B1
(7)b Địa tuyệt đối (Absolute Address):
Có dạng $<cột>$<dịng>. Khi chép đến vùng đích địa cũ
VD: Công thức ô C3 =$C$1/B3
Khi chép đến ô C4 =$C$1/B4 Khi chép đến ô
C5 =$C$1/B5 c Địa hỗn hợp:
Cọ dảng
$<cột><dịng> hoặc <cột>$<dịng>
VD:
- Ta coï ä E1 =$A1+A2 Khi chẹp qua ä F1 ta cọ =$A1+B2 - Ä E2 = A$1+B1 Khi cheïp qua ä E3 ta coï =A$1+B2
9 Các thao tác tập tin: a Mở tập tin mới:
C1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + N C2: Chọn biểu tượng
C3: Vào menu File \ New b Mở tập tin có sẵn:
C1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + O C2: Chọn biểu tượng
C3: Vo menu File chn Open Ta cọ:
c Lưu tập tin:
C1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + S C2: Chọn biểu tượng
C3: Vào menu File chọn Save C4: Bấm phím F12
(8)d Lưu tập tin với tên khác: C1: Bấm tổ hợp phím F12 C2: Vào menu File chọn Save As Thực phần
e Âọng bng:
C1: Bấm chuột vào biểu tượng C2: Vào menu File chọn Close
C3: Nháy chuột vào biểu tượng hình bên Chú ý: Quá trình thực thao tác
nếu ta chưa lưu có thơng báo:
Ta chọn Yes để lưu lần cuối đặt tên cho tệp, chọn No để khơng lưu chọn Cancel để hủy bỏ thao tác thoát
f Nhập điều chỉnh bảng:
- Các tổ hợp phím thường dùng: * Di chuyển trỏ:
: Qua traïi ä (âang choün ä) : Lãn ä
: Qua phải ô (đang chọn ô) : Xuống ô
* Home: Đưa trỏ đầu dịng
* PgUp: Lãn trang maỡn hỗnh
* PgDn: Xung trang mn hỡnh
* Ctrl + Home: Về ô
* Delete: Xóa ký tự bên phải trỏ (đang nhập liệu)
* Tab: Qua phaíi ä
* Shift + Tab: Qua traïi ä
Ngồi cịn nhắp chuột vào cần đến - Nguyên tắc nhập nội dung:
Nhập xong liệu cho ô ấn ENTER Tab để di chuyển đến ô khác
(9)CÁC HAÌM MẪU TRONG EXCEL I KHÁI NIỆM VAÌ CÚ PHÁP CHUNG CỦA HAÌM:
1 Khái niệm:
Hàm đoạn chương trình định nghĩa nhằm thực cơng việc trả giá trị
VD: =SUM(3,5,7) -> 15 2 Cụ phạp chung:
=<TÊN HM>(danh sách đối số)
VD: - Hàm tính tổng: =SUM(1,4,5:8)
- Hàm tìm giá trị lớn nhất: =MAX(4,2,7,5) II CÁC HAÌM SỐ HỌC:
1 Haìm ABS:
- Dạng: =ABS(Đối số)
- Ý nghĩa: Lấy trị tuyệt đối đối số - VD: =ABS(-1.23) -> 1.23
Giả sử ô A2 có giá trị -12.3 Tại B2 ta có cơng thức =ABS(A2) cho giá trị 12.3
2 Haìm INT:
- Dạng: =INT(Đối số)
- Ý nghĩa: Lấy phần nguyên (Đối số phải số dương) - VD: =INT(1.23) ->
Giả sử A2 có giá trị 12.3 Tại B2 ta có cơng thức =INT(A2) cho giá trị 12
3 Haìm MOD:
- Dạng: =MOD(Đối số, Số chia)
- Ý nghĩa: Lấy phần dư Đối số chia cho Số chia Trong Đối số Số chia phải dấu
- VD: =MOD(7,3) ->
Giả sử A1 có giá trị -13, A2 có giá trị -4 Tại B2 ta có cơng thức =MOD(A1,A2) cho giá trị -1
4 Haìm ROUND:
- Dạng: =ROUND(Đối số, n) - Ý nghĩa: Làm tròn Đối số với:
+ Nếu n = : Lấy phần nguyên
+ Nếu n < : Làm tròn đến n số phần nguyên + Nếu n > : Làm tròn đến n số phần thập phân
- VD: =ROUND(12345.678,0) -> 12345
(10)5 Haìm SQRT:
- Dạng: =SQRT(Đối số)
- Ý nghĩa: Lấy bậc đối số - VD: =SQRT(9) ->
Giả sử ô A1 có giá trị Tại B2 ta có cơng thức =SQRT(A1) cho giá trị 2.828427125
6 Haìm SUM:
- Dạng: =SUM(Danh sách đối số)
- Ý nghĩa: Tính tổng đối số có danh sách - VD: =SUM(1,6,10) -> 27
Giả sử A1 có giá trị 2, B1 có giá trị Trại ô A2 ta có công thức =SUM(A1,B1)->
III CÁC HAÌM THỐNG KÊ: 1 Hàm AVERAGE:
- Dạng: =AVERAGE(Danh sách đối số)
- Ý nghĩa: Lấy giá trị trung bình đối số có danh sách
- VD: =AVERAGE(1,6,10) -> 5.666667
Trong ô A1 có giá trị 5, ô A2 có giá trị Tại B1 ta có cơng thức: =AVERAGE(A1,A2) ->
2 Haìm COUNT:
- Dảng: =COUNT(Danh cạc vng)
- Ý nghĩa: Đếm tổng số có liệu kiểu số danh sách vùng
- VD:
3. Hm
COUNTA:
- Dảng:
=COUNTA(Danh cạc vng)
- Ý nghĩa: Đếm tổng số có liệu danh sách vùng
VD:
4. Hm
COUNTIF:
- Dảng: =COUNTIF(Vng, Chè tiãu)
(11)5 Haìm SUMIF:
- Dảng: =SUMIF(Vng, Chè tiãu)
- Ý nghĩa: Tính tổng số ô Vùng thoả mãn Chỉ tiêu - VD:
6. Haìm
MAX:
- Dạng: =MAX(Danh sách đối số)
- Ý nghĩa: Tìm giá trị lớn danh sách đối số - VD: =MAX(3,2,6,4) ->
7. Haìm MIN:
- Dạng: =MIN(Danh sách đối số)
- Ý nghĩa: Tìm giá trị nhỏ danh sách đối số - VD: =MIN(3,2,6,4) ->
8. Haìm
RANK:
- Dạng: =RANK(Đối số, Vùng liệu) - Ý nghĩa: Cho vị thứ đối số vùng liệu - VD:
IV CÁC HAÌM CHUỖI: 1 Hàm LEFT:
- Dạng: = LEFT(Đối số, n)
- Ý nghĩa: Lấy n ký tự đối số từ trái sang - VD: =LEFT("Trung tam",5) -> Trung
Trong A1 có chuỗi: "Lớp KTV khố 1" Trong ô B1 có công thức =LEFT(A1,7) -> Lớp KTV
2 Haìm RIGHT:
- Dạng: = RIGHT(Đối số, n)
- Ý nghĩa: Lấy n ký tự đối số từ phải sang - VD: =RIGHT("Trung tam",3) -> tam
Trong A1 có chuỗi: "Lớp KTV khố 1" Trong B1 có cơng thức =RIGHT(A1,6) -> khố
3 Haìm MID:
- Dạng: = MID(Đối số, n, m)
(12)- VD: =MID("Trung tam",7,2) -> ta
Trong A1 có chuỗi: "Lớp KTV khố 1" Trong B1 có cơng thức =MID(A1,5,3) -> KTV
4 Haìm: LOWER:
- Dạng: = LOWER(Đối số)
- Ý nghĩa: Đổi chuỗi ký tự đối số thành chuỗi ký tự thường
- VD: =LOWER("Trung Tam") -> trung tam
Trong A1 có chuỗi: "Lớp KTV khố 1" Trong B1 có cơng thức =LOWER(A1) -> lớp ktv khố
5 Hm UPPER:
- Dạng: = UPPER(Đối số)
- Ý nghĩa: Đổi chuỗi ký tự đối số thành chuỗi ký tự hoa
- VD: =UPPER("Trung Tam") -> TRUNG TAM
Trong A1 có chuỗi: "Lớp KTV khố 1" Trong B1 có cơng thức =UPPER(A1) -> LỚP KTV KHỐ
6 Hm TRIM:
- Dạng: = TRIM(Đối số)
- Ý nghĩa: Loại bỏ tất ký tự trắng dư thừa đối số
- VD: =TRIM(" Trung Tam") -> Trung Tam
Trong A1 có chuỗi: " Lớp KTV khố " Trong B1 có cơng thức =TRIM(A1) -> Lớp KTV khố
7 Hm PROPER:
- Dạng: = PROPER(Đối số)
- Ý nghĩa: Biến đổi chuỗi ký tự đối số thành kiểu tên riêng
- VD: =PROPER("trung tam") -> Trung Tam
Trong A1 có chuỗi: "Lớp KTV khố 1" Trong B1 có cơng thức =PROPER(A1) -> Lớp Ktv Khố
8 Haìm REPT:
- Dạng: = REPT(Đối số, n)
- Ý nghĩa: Nối vào chuỗi ký tự đối số n lần chuỗi ký tự đối số
- VD: =REPT("Trung Tam",2) -> Trung TamTrung Tam 9 Haìm LEN:
- Dạng: = LEN(Đối số)
- Ý nghĩa: Cho độ dài chuỗi ký tự đối số - VD: =LEN("Trung Tâm") ->
10 Haìm VALUE:
- Dạng: = VALUE(Đối số)
- Ý nghĩa: Biến đổi chuỗi ký tự kiểu số thành kiểu số - VD: Trong ô A1 ta có chuỗi ký tự kiểu số 0012345 Trong B1 ta có cơng thức =VALUE(A1) -> 12345
V CÁC HM NGY GIỜ: 1 Hàm DATE:
- Dảng: = DATE(Nàm, Thạng, Ngy)
(13)- VD: =DATE(02,10,15) -> 10/15/02 2 Hm NOW:
- Dảng: = NOW()
- Ý nghĩa: Cho ngày, tháng, năm thời hệ thống - VD:
3 Haìm DAY:
- Dạng: = DAY(Đối số)
- Ý nghĩa: Lấy ngày chuỗi ngày đối số (đối số có dạng "mm/dd/yy")
- VD: =DAY("10/15/02") -> 15 4 Haìm MONTH:
- Dạng: = MONTH(Đối số)
- Ý nghĩa: Lấy tháng chuỗi ngày đối số (đối số có dạng "mm/dd/yy")
- VD: =MONTH("10/15/02") -> 10 5 Haìm YEAR:
- Dạng: = YEAR("Chuỗi ngày")
- Ý nghĩa: Lấy năm chuỗi ngày đối số (đối số có dạng "mm/dd/yy")
- VD: =YEAR("10/15/02") -> 2002 VI CẠC HM LOGIC:
1 Hm AND:
- Dạng: = AND(Danh sách biểu thức logíc) - Ý nghĩa: Cho giá trị TRUE danh sách biểu thức logíc đúng, ngược lại cho giá trị FALSE
- VD: =AND(3<5,7>2) -> FALSE 2 Haìm OR:
- Dạng: = OR(Danh sách biểu thức logíc)
- Ý nghĩa: Cho giá trị TRUE biểu thức logíc danh sách biểu thức logíc đúng, ngược lại cho giá trị FALSE - VD: =OR(3<5,7>2) -> TRUE
3 Haìm NOT:
- Dạng: = NOT(Biểu thức logíc)
- Ý nghĩa: Phủ định giá trị biểu thức logíc - VD: =NOT(3>5) -> TRUE
4 Haìm IF:
* Dạng 1: = IF(Biểu thức logíc, Giá trị 1, Giá trị 2) - Ý nghĩa: Nếu Biểu thức logíc = TRUE cho giá trị 1, ngược lại
- VD:
* Dảng 2:
=IF(BTL1, GT âụng 1, IF(BTL2, GT âụng 2, ))
(14)- VD:
VII CÁC HAÌM TÌM KIẾM: 1 Hàm HLOOKUP:
- Dạng: =HLOOPKUP(Đối số, Bảng tham chiếu, Hàng lấy về, Cách tìm)
- YÏ nghéa:
Lấy đối số so sánh với giá trị bảng tham chiếu trả liệu tìm bảng hàng trả
Cách tìm: - Bảng liệu tìm khơng xếp - Có xếp
- VD:
2 Haìm VLOOKUP:
- Dạng: =VLOOPKUP(Đối số, Bảng tham chiếu, Cột lấy về, Cách tìm)
- Ý nghĩa: Lấy đối số so sánh với giá trị bảng tham chiếu trả liệu tìm bảng cột trả
Cách tìm: Bảng liệu tìm khơng xếp -Có xếp
- VD:
3 Hm MATCH:
- Dạng: = MATCH(Đối số, Danh sách, Cách dị) - Ý nghĩa: Dị tìm đối số danh sách Cho vị trí
(15)Cách dị: Là khơng định: Tìm giá trị lớn danh sách nhỏ đối số Danh sách tăng dần
Là -1: Tìm giá trị bé danh sách lớn đối số Danh sách giảm dần
Là 0: Tìm giá trị với đối số Không xếp
Nếu dị khơng thấy hàm cho giá trị #N/A (Not Availabale -Bất khả thi) Q trình dị khơng phân biệt chữ hoa / thường - VD:
4 Hm INDEX:
- Dảng: = INDEX(Bng, Hng, Cäüt)
- Ý nghĩa: Tham chiếu giá trị phần tử bảng Hàm cho giá trị trị cell tính từ góc trái bảng Hàng, cột tính từ trở
(16)CHỨC NĂNG ĐỒ THỊ I CÁC LOẠI ĐỒ THỊ:
Đồ thị có nhiều loại khác với mục đích dùng để thống kê đối chiếu số liệu qua giai đoạn khác II CÁC BƯỚC TẠO ĐỒ THỊ:
* Bước 1:
Chọn vùng liệu cần tạo Gồm có tiêu đề cột tiêu đề dòng bảng
* Bước 2:
Nháy chọn biểu tượng vào menu Insert \ Chart
* Bước 3:
Trong mục Chart type ta chọn kiểu đồ thị Trong mục Chart sub-type ta chọn kiểu chi tiết đồ thị sau chọn Next >
* Bước 4:
Trong mục Data range ta chọn cách thể đồ thị theo số liệu dịng hay cột sau chọn Next >
* Bước 5:
(17)* Bước 6:
Có thể chọn cách: - Tạo đồ thị riêng trang khác lúc xuất thêm sheet có tên Chart
- Tạo đồ thị sheet chứa bảng liệu
Cuối chọn Finish để kết thúc việc tạo đồ thị III HIỆU CHỈNH ĐỒ THỊ:
- Hiệu chỉnh độ rộng đồ thị: Ta thực nháy chuột vào vùng trắng đồ thị sau thực hiểu chỉnh đồ thị
từ điểm chọn
- Hiệu chỉnh chi tiết đồ thị: Ta thực nháy phải vào biểu đồ sau chọn Chart Options ta có:
(18)I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CSDL:
Dữ liệu, (hay sở liệu- CSDL) tập hợp liệu khối bảng tính mà khối khơng chứa dịng cột trống dòng gồm tiêu đề Các tiêu đề gọi trờng (field) liệu Từ dòng thứ trở số liệu sở liệu thời Mỗi dòng gọi ghi Nh ghi tập hợp liệu đại diện cho tất cỏc trng ca CSDL
Nh vậy, quản lý liệu Excel bao gồm công việc Sắp xếp, Tìm kiếm, Kết xuất thao tác trực tiếp với ghi trờng CSDL
II TNG HỢP SỐ LIỆU: 1 Sắp xếp số liệu: B1: Chọn vùng liệu cần xếp
Chú ý: Không chọn phần tiêu đề bảng phần đánh số thứ tự
B2: Vaìo menu Data \ Sort
B3: Trong mục My list has ta đánh dấu chọn mục No header row
B4: Trong mục Sort by ta chọn cột cần xếp
B5: Chọn kiểu xếp Tăng dần (Ascending) hay Giảm dần (Descending)
B6: Chọn ưu tiên 2, (nếu có) mục Then by
B7: Choün OK
Chú ý: Ta xếp theo dịng Khi ta cần phải chọn Options sau mục Orientation ta chọn mục Sort left to right OK
2 Lọc số liệu:
B1: Chọn cột liệu đặt hộp chọn tiêu đề cột cần lọc số liệu
B2: Vaìo menu Data \ Filter \ AutoFilter ta coï:
B3: Chọn điều kiện cần lọc đối tượng List
(19)Trong đó: Riêng mục Custom lọc điều kiện người
sử dụng sau:
Phép toán gồm có:
Phẹp toạn YÏ nghéa
Equals Bằng
Does not Equal Khác Is greater than Lớn Is greater than or Equal
to Lớn
Is less than Nhoí hån
Is less than or Equal to Nhỏ 3 Tìm kiếm thay số liệu:
- Tìm kiếm:
B1: Đặt hộp chọn vào vị trí bảng B2: C1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + F
C2: Vaìo menu Edit \ Find
B3: Trong mục Find what ta đưa vào liệu cần tìm B4: Đánh dấu mục chọn Tìm tồn bảng (Find entire cells only)
Có thể tuỳ chọn Tìm kiếm có so sánh chữ hoa (Match case) hay khơng
B5: Chọn Find Next - Tìm kiếm thay thế:
B1: Đặt hộp chọn vào vị trí bảng
Phẹp toạn
Giaï trë
(20)B2: C1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + H C2: Vào menu Edit \ Replace
B3: Trong mục Find what ta đưa vào liệu cần tìm B4: Trong mục Replace with ta đưa vào liệu cần thay
B5: Đánh dấu mục chọn Tìm tồn bảng (Find entire cells only)
Có thể chọn Tìm kiếm có so sánh chữ hoa (Match case)
B5: Chọn Find Next Sau tìm thấy ta chọn Replace để thay chọn Replace All để thay tất
4 Rút trích số liệu:
B1: Chọn bảng số liệu (Toàn bảng) B2: Vào menu Data \ Filter \ Advanced Filter
B3: Trong muûc Action ta choün muûc Copy to another location
=> Mặc nhiên ô List range có địa bảng ta chọn
B4: Trong ô Criteria range ta chọn địa bảng tiêu chuẩn (gồm bảng)
B5: Trong ô Copy to ta chọn địa cần chép đến
B6: OK
(21)VD:
5 Xoá số liệu:
B1: Chọn số liệu cần xoá B2: Delete
6 Tổng hợp số liệu theo nhóm:
B1: Sắp xếp bảng số liệu theo cột cần tổng hợp B2: Đặt hộp chọn
trong bảng liệu cần thống kê chọn bảng
B3: Vaìo menu Data \ Subtotals
B4: - Trong muûc At
each change in ta chọn cột cần thống kê
- Trong mục Use subtotal to ta chọn hàm cần tính
- Trong mủc Add
subtotal to ta chọn cột cần tính B5: Chọn OK
(22)III SỬ DỤNG HỘP HỘI THOẠI DATA FORM: B1: Đặt hộp chọn bảng liệu B2: Vào menu Data \ Form
Trong hộp hội thoại Form ta thực nhập liệu cho bảng Ta thực thao tác Xố, Phục hồi lại ghi nhập, Về ghi trước, Đến ghi
IV CÁC DẠNG VÙNG TIÊU CHUẨN:
Để thực lọc liệu phải xác định yếu tố bảng tính: 1 Vùng liệu: Chứa tồn liệu cần xử lý dòng tiêu đề
2 Vïng tiêu chuẩn:Chứa tiêu chuẩn (là điều kiện mà ghi phải thoả mÃn)
Vựng tiờu chun gồm tối thiểu hàng Hàng đầu chứa tiêu đề vùng tiêu chuẩn Các tiêu đề tiêu chuẩn tên trờng tên phụ thuộc vào phơng pháp thiết lập tiêu chuẩn gián tiếp hay trực tiếp Các hàng thứ trở tiêu chuẩn sở liệu
3 Vùng tiêu chuẩn so sánh trực tiếp: Cho phép đa vào tiêu chuẩn để so sánh số liệu trờng CSDL với liệu Đợc tạo theo nguyên tắc nh sau:
Phải có hàng, hàng đầu để ghi tiêu đề cho tiêu chuẩn, tiêu chuẩn cho trờng số liệu ghi cột số liệu trờng lấy tên trờng làm tiêu đề cho tiêu chuẩn Hàng thứ hai trở để ghi tiêu chuẩn so sánh Cách gõ tiêu chuẩn gõ giá trị cần so sánh, trớc giá trị thêm toán tử so sánh nh >, >=, <, <= để quy định ghi cần tìm có giá trị trờng cần so sánh lớn nhỏ giá trị đa Các tiêu chuẩn hàng đợc thực đồng thời Các tiêu chuẩn hàng khác đợc thực không đồng thi
Ví dụ: Cách viết tiêu chuẩn so sánh trực tiếp:
Yêu cầu: Tìm ngời có họ tên "Nguyễn Văn A"
Yêu cầu: Lọc ngời có lơng >300000 có năm sinh <1970
Yêu cầu: Lọc ngời có lơng = 500000 lơng = 300000 Hoten
Nguyễn Văn A
luong namsinh
>30000
0 <1970
(23)4 Vùng tiêu chuẩn so sánh gián tiếp: Cho phép đa vào tiêu chuẩn để so sánh số liệu phần số liệu trờng CSDL với giá trị cụ thể Đợc tạo theo nguyên tắc nh sau:
Vùng tiêu chuẩn so sánh gián tiếp vùng bảng tính ngồi vùng CSDL Vùng phải có hàng, hàng đầu để ghi tiêu đề tiêu chuẩn Tiêu đề đặt tên nhng không đợc trùng với tên trờng Các tiêu chuẩn tìm kiếm đợc ghi vào hàng thứ trở đi, tiêu chuẩn phải mt cụng thc
Nguyên tắc đa công thức vào vùng tiêu chuẩn so sánh gián tiếp là: Nếu đa số liệu trờng cần so sánh vào công thức phải cho kết giá trị logic tức kết TRUE FALSE
Ví dụ: Cách viết tiêu chuẩn so sánh gián tiếp
=LEFT(hoten,6)="Nguyn" Dựng để tìm ngời họ Nguyễn =RIGHT(TRIM(hoten),5)="Bình" Dùng để tỡm nhng ngi tờn Bỡnh
=FIND("TK111",No)>0 Tìm tất ghi có giá trị trờng No "TK111"
=Số tiền>500000 Tìm tất ghi có giá trị trờng Số
tiền lơn 500000 =FIND("mogas 92", Hàng,1)>0 Tìm mặt hàng xăng mogas 92
=AND(MONTH(Ngày)=10,YEAR(Ngày)=1999) Tìm tất ghi tháng 10 năm 1999
V CAẽC HAèM TRONG CSDL: 1 Hàm DSUM:
- Dạng: =DSUM(Vùng liệu, Trờng, Vùng tiêu chuẩn)
- ý nghĩa: Tính tổng giá trị trờng, vùng liệu thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
- VD:
2 Hàm DAVERAGE:
- Dạng: =DAVERAGE(Vùng liệu, Trờng, Vùng tiêu chn)
- ý nghÜa: TÝnh trung b×nh céng cđa trờng, vùng liệu thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
- VD:
3 Hàm DCOUNT:
- Dạng: =DCOUNT(Vùng liệu, Trờng, Vùng tiêu chuẩn)
- ý nghĩa: Đếm tổng số ghi trờng vùng liệu thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
(24)4 Hàm DMAX:
- Dạng: =DMAX(Vùng liệu, Trờng, Vùng tiêu chuẩn)
- ý nghĩa: Tìm giá trị lớn trờng, vùng liệu thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
- VD:
5 Hàm DMIN:
- Dạng: =DMIN(Vùng liệu, Trờng, Vùng tiêu chuẩn)
- ý nghĩa: Tìm giá trị nhỏ trờng, vùng liệu thoả mÃn điều kiƯn vïng tiªu chn
- VD:
VI IN ẤN:
1 Âënh dảng trang:
- Vo menu File \ Page setup choün Page
- Trong mục Orientation ta chọn kiểu giấy dọc (Portrait) hay ngang (Landscape)
- OK
2 Định dạng lề:
- Vaìo menu File \ Page setup choün Margins
(25)- Chế độ chỉnh trang giấy: Giửa theo chiều đứng (Horizontatlly), theo chiều ngang (Vertically)
- OK
3 Định dạng tiêu đề:
- Vaìo menu File \ Page setup choün Header / Footer
- Chọn Custom Header / Footer để thực đặt tiêu đề trang trang in
- OK
4 Âënh daûng âëa chè:
(26)- Chọn địa tiêu đề cần in đầu trang hay cuối trang mục Print titles
- OK
5 In giấy, file:
- C1: bấm tổ hợp phím Ctrl + P - C2: Vào menu File \ Print
- Chọn khoảng in mục Print range - Chọn số in mục Copies