A: LÝ THUYẾT Bài 1: GIỚI THIỆU CHUNG Microsoft Excel là phần mềm xử lý bảng tính do hãng Microsoft sản xuất. Excel giúp chúng ta thực hiện các chức năng tính toán trên các bảng tính (Worksheet), tạo báo biểu (Report), vẽ biểu đồ (Chart),… Vì vậy dùng Excel trong công tác lập sổ sách tính toán, thống kê tổng hợp… rất dễ dàng và thuận lợi. I. Khởi động và giao diện chương trình: 1. Khởi động :  Cách 1: Kích chuột vào nút Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Excel 2003  Cách 2: Kích đúp chuột trái vào biểu tượng trên màn hình nền. 2. Giao diện của chương trình : - 1 -- 1 -         a. Thanh tiêu đề: Chứa tên chương trình ứng dụng và tên tập tin bảng tính đang mở. b. Thanh thực đơn: Chứa các đề mục File, Edit, … mỗi đề mục bao gồm một nhóm lệnh dùng để tương tác với chương trình. c. Thanh công cụ chuẩn: Chứa các nút lệnh cơ bản thường dùng giúp thao tác người dùng trở nên thuận tiện và dễ dàng. d. Thanh đònh dạng: dùng trong việc đònh dạng văn bản và xử lý bảng tính. e. Thanh công thức: Bên trái là đòa chỉ ô hiện hành (C13) (Active cell) hay tên khối, nút Insert Funtion giúp nhập hàm, công thức vào bảng tính và bên phải là dữ liệu hiện hành. - 2 -- 2 - II. Cửa sổ sổ làm việc (Workbook): (Từ đây gọi là Workbook) Workbook là một tập tin của Excel có phần mở rộng là .XLS Trong một sổ làm việc có tối đa 255 trang (Sheet) được đặt tên mặc đònh là Sheet1, Sheet2, Sheet3,… Sheet255, mỗi trang thường là một bảng tính dùng để chứa dữ liệu, biểu đồ, hình ảnh,… Muốn đổi tên ta kích đôi chuột trái vào tên cần đổi → nhập tên mới → Nhấn phím Enter (↵) Muốn thêm trang ta thực hiện lệnh: Insert → WorkSheet Muốn xoá trang bảng tính thực hiện: Kích chuột phải vào tên bảng tính → Delete → Chọn Delete trong hộp thoại yêu cầu xác nhận để xoá, chọn Cancel để bỏ qua. Di chuyển trang bảng tính: Giữ chuột trái trên tên trang kéo sang vò trí mới và thả chuột ra. Sao chép trang bảng tính: Giữ chuột trái trên tên trang đồng thời nhấn phím Ctrl và kéo sang vò trí mới sau đó thả chuột ra. Trong một trang bảng tính gồm có 256 cột được đánh thứ tự bằng các ký tự chữ cái A, B, C,… AA, AB,…IV, và có 65.536 dòng được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến - 3 -- 3 - 65536. Giao giữa dòng và cột là một ô. Mỗi ô có một đòa chỉ duy nhất, đòa chỉ ô là sự hợp thành <đòa chỉ cột><đòa chỉ dòng> đi qua ô đó. Ví dụ: A1, B5, BB20,… Khối (Range) là tập hợp các ô liên tục tạo thành một hình chữ nhật. Đòa chỉ của một khối được xác đònh bởi đòa chỉ của ô ở góc trên trái và đòa chỉ của ô ở góc dưới phải của khối, phân cách nhau bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ: A1:C5, B15:E20,… Các trang trong bảng tính có thể là những trang đơn, làm việc độc lập cũng có thể được liên kết lại với nhau để thực hiện một quá trình tính toán, xử lý nào đó theo yêu cầu của chúng ta. Con trỏ ô (Cell pointer): là khung hình chữ nhật, di chuyển được trong trang bảng tính giúp đònh vò ô hiện hành (Active cell). Để nhập liệu vào vò trí nào trên bảng tính nhất thiết phải di chuyển con trỏ ô đến vò trí đó. III. Quản lý Workbook: 1. Tạo một workbook mới :  Cách 1: Chọn Menu File → New  Cách 2: Chọn biểu tượng New () trên thanh công cụ chuẩn (Standard)  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N 2. Lưu workbook : - 4 -- 4 -  Cách 1: Chọn Menu File → Save  Cách 2: Chọn biểu tượng Save () trên thanh công cụ chuẩn (Standard)  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S  Nếu muốn lưu workbook đã có với một tên mới hoặc một nơi mới: Chọn Menu File → Save as (F12)  Nếu muốn lưu tất cả các workbook, đè giữ phím Shift trong khi chọn Menu File → Save All Trong lần lưu đầu tiên hoặc khi chọn lệnh Save as (F12) xuất hiện hộp thoại: - Save in: Chọn ổ đóa, thư mục làm nơi lưu trữ workbook. Nếu muốn tạo thêm thư mục mới trước khi lưu chọn nút Create New Folder. - 5 -- 5 - Nơi lưu Tạo 1 thư mục mới (Create New Folder) Tên workbook Kiểu workbook - File name: Tên workbook, nên đặt tên có tính gợi nhớ để tiện việc sử dụng về sau. - Save as type: Kiểu workbook, đối với tập tin excel nên chọn kiểu: Microsoft Office Excel Workbook (*.XLS)  Lưu ý: Trong suốt quá trình làm việc với bảng tính, nên thường xuyên lưu (Ctrl + S) để bảo toàn dữ liệu. Đối với những workbook đã có, trước khi hiệu chỉnh nên tạo bản sao dự phòng (Save as hoặc nhấn phím F12) 3. Mở workbook có sẵn :  Cách 1: Chọn Menu File → Open  Cách 2: Chọn biểu tượng Open () trên thanh công cụ chuẩn (Standard)  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O - 6 -- 6 - - Look in: Nơi workbook đã được lưu trữ. - File name: Tên workbook. - Files of type: Kiểu workbook. 4. Chọn workbook để làm việc : Khi có nhiều workbook đang được mở ra, tại một thời điểm xác đònh chỉ có một cửa sổ chứa một workbook hoạt động, người dùng chỉ có thể làm việc trên cửa sổ đó. Để chuyển đổi sang một cửa sổ workbook khác:  Cách 1: Chọn Menu Window → Chọn tên workbook đang mở. - 7 -- 7 - Kích đôi vào tên tập tin cần mở hoặc kích chọn nút OPEN  Cách 2: Kích chọn trực tiếp đối tượng cần chuyển đến trên thanh Taskbar.  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + Tab 5. Đóng workbook đang mở :  Cách 1: Chọn Menu File → Close  Cách 2: Kích chọn nút Close Window () trên thanh Menu  Lưu ý: - Để đóng tất cả các workbook đang mở, đè giữ phím Shift trong khi chọn Menu File → Close All. - Trước khi đóng workbook đã có sửa đổi chương trình sẽ hỏi bạn có muốn lưu lại hay không: + Yes: Lưu workbook với sự thay đổi mới. + No: Không lưu. + Cancel: Bỏ qua. - 8 -- 8 - Bài 2: LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU I. Kiểu dữ liệu: 1. Kiểu số : Có thể là số nguyên hay số thực. Khi nhập số thì phần phân cách thập phân phải gõ dấu chấm (.). Kiểu ngày giờ cũng là kiểu số. Mặc đònh kiểu số sẽ được canh phải trong ô. Khi nhập số quá lớn thì số sẽ chuyển sang dạng số mũ (56000000000 → 5.6E+10). 2. Kiểu chuỗi : Là dữ liệu không dùng trong các phép tính số học, gồm một hay nhiều ký tự chữ và số. Nếu số không dùng để tính toán thì biểu diễn dưới dạng chuỗi bằng cách nhập vào phía trước số một dấu nháy đơn (Ví dụ: ‘12345). Mặc đònh kiểu chuỗi sẽ canh trái trong ô, nếu kích thước ô không đủ rộng và ô phía phải liên tiếp chưa có dữ liệu thì chuỗi sẽ hiển thò tràn sang phải, muốn chiều rộng ô đủ chiều dài chuỗi ta kích đôi chuột trái vào biên phải của tiêu đề cột. Khi nhập kiểu chuỗi, nếu muốn xuống dòng trong cùng một ô ta dùng tổ hợp phím: Alt+Enter 3. Kiểu luận lý : Là dữ liệu chỉ có một trong hai giá trò là TRUE (đúng) hay là FALSE (sai). 4. Công thức : - 9 -- 9 - Nội dung của ô còn có thể là một công thức. Tất cả các công thức đều được bắt đầu bằng dấu bằng (=) hay dấu cộng (+) sau đó là biểu thức cần lập. Công thức là sự kết hợp của các toán tử (+, -, *, /, &, >, <, >=,…) và các toán hạng (đòa chỉ ô: A1, B4; các hàm: SUM, IF,…; các hằng: 12, 45, 44665,…) Trong công thức có thể sử dụng giá trò của các ô khác để tính toán bằng cách tham chiếu đến đòa chỉ ô của nó. Nếu giá trò trong ô tham chiếu thay đổi thì giá trò ô chứa công thức cũng thay đổi theo. Tham chiếu đến một ô thực hiện theo các cách sau:  Cách 1: Nhập trực tiếp đòa chỉ ô cần tham chiếu trong công thức. Ví dụ: =(34*a1)+12  Cách 2: Kích chuột trực tiếp lên ô cần tham chiếu trong khi nhập công thức cho ô cần tính toán. Nếu muốn tham chiếu đến ô thuộc trang bảng tính khác: Kích chọn tên trang bảng tính sau đó kích chọn ô cần tham chiếu. Bảng các toán tử thường dùng trong Excel: Toán tử Tên Ví dụ Kết quả + Cộng =34+56 90 - Trừ =15-2 13 - 10 - - 10 - [...]... qua 4 Thẻ Border: Kẻ khung - Presets: Đònh dạng nhanh trước cho đối tượng • None: không kẻ khung • Outline: Khung viền ngoài ô hay khối ô • Inside: Đường kẻ khung trong khối - 23 - 23 - - Border: Chọn / bỏ chọn từng đường kẻ trong khung - Line: Đònh dạng đường kẻ • Style: Kiểu đường kẻ • Color: Màu đường kẻ - OK: Chấp nhận các thiết lập - Cancel: Bỏ qua - 24 - 24 - 5 Thẻ Patterns: Tô màu nền - Color:... hiện: - Chọn khối ô cần đònh dạng - Dùng lệnh Format / Conditional Formatting… - Để sử dụng các giá trò - 25 - 25 - - - trong khối ô đã chọn làm tiêu chuẩn đònh dạng, ta chọn Cell value Is trong Condition 1 và chọn kiểu so sánh sau đó xác đònh các giá trò (hay công thức nhưng phải bắt đầu bởi dấu “=”) trong các hộp khai báo tương ứng Để đánh giá dữ liệu hoặc xác đònh các điều kiện khác với giá trò trong... Shift cells up: Xoá và kéo khối ô bên dưới lên - Entire row: Xoá nguyên dòng - Entire column: Xoá nguyên cột 3 Chèn dòng, cột: - Chọn dòng hoặc cột tại vò trí muốn chèn - Thực hiện lệnh: Insert / Rows (chèn dòng) - Thực hiện lệnh: Insert / Columns (chèn cột) 4 Xoá dòng, cột: - Chọn dòng hoặc cột tại vò trí muốn xoá - Thực hiện lệnh: Edit / Delete - 18 - 18 - Bài 3: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH I Thay đổi độ rộng... lệnh Insert / Cells… - Shift cells right: Chèn và đẩy khối ô đang chọn sang bên phải - Shift cells down: Chèn và đẩy khối ô đang chọn xuống dưới - Entire row: Chèn dòng mới phía trên khối ô đang chọn - 17 - 17 - - Entire column: Chèn cột mới phía trái khối ô đang chọn 2 Xoá ô: - Chọn khối ô cần xoá - Thực hiện lệnh Edit / Delete - Shift cells left: Xoá và kéo khối ô bên phải sang - Shift cells up: Xoá... Orientation: Đònh hướng văn bản Khai báo góc quay trong hộp Degrees OK: Chấp nhận các thiết lập Cancel: Bỏ qua 3 Thẻ Font: Đònh dạng phông, kiểu và cỡ chữ: - Font: Lựa chọn phông chữ - Font style: Lựa chọn kiểu chữ: • Regular: Bình thường • Italic: Nghiêng • Bold: Đậm - 22 - 22 - - - • Bold Italic: Đậm và nghiêng Size: Thay đổi kích cỡ chữ Underline: Gạch dưới Color: Thay đổi màu chữ Effect: Hiệu ứng chữ:... ABS(2) ABS (-0 .5)   2 0.5 2 COS(number): Trả về Cosin của một góc đã cho Ví dụ: - 28 - 28 - Cos(1.047)  Cos(60*Pi()/180) 0.500171  0.5 (Cosin của góc 600) 3 EXP(number): Trả về lũy thừa của e, e là hằng số có giá trò bằng 2.71828182845904 là cơ số của loragithm tự nhiên Ví dụ: EXP(1) EXP(LN(3))   2.718828 3 4 INT(number): Làm tròn một số đến số nguyên gần nhất Ví dụ: INT(8.9) INT (-8 .9)   8 -9 5 LN(number):... 1000 Separator (,): Có / - 20 - 20 - - Không sử dụng dấu phân cách hàng ngàn, hàng triệu Negative numbers: Dạng hiển thò của giá trò âm Sample: Mô phỏng sự lựa chọn OK: Chấp nhận các thiết lập Cancel: Bỏ qua b Đònh dạng biểu diễn ngày tháng: - Chọn mục Date trong hộp Category - Type: Các kiểu đònh dạng ngày tháng - Sample: Mô phỏng sự lựa chọn - OK: Chấp nhận các thiết lập - Cancel: Bỏ qua 2 Thẻ Alignment:... Alignment: Canh chỉnh văn bản trong ô - Text alignment: Canh chỉnh văn bản - 21 - 21 - - - • Horizontal: Theo chiều ngang • Vertical: Theo chiều dọc Text control: Điều khiển dòng văn bản • Wrap text: Tự xuống dòng khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều rộng của ô • Shrink to fit: Tự thay đổi kích cỡ phông sao cho thấy toàn bộ dữ liệu trong ô • Merge cells: Kết hợp các ô trong khối thành 1 ô Orientation:... thao tác chọn sau: - Chọn nguyên cột: Kích trái chuột khi con trỏ chuột () đang chỉ vào tiêu đề cột cần chọn - Chọn nguyên dòng: Kích trái chuột khi con trỏ chuột () đang chỉ vào tiêu đề dòng cần chọn - 13 - 13 - - Chọn nhiều cột liên tục: Chọn một cột sau đó đè và kéo chuột sang các cột tiếp theo - Chọn nhiều dòng liên tục: Chọn một dòng sau đó đè và kéo chuột sang các dòng tiếp theo - Chọn toàn bộ... AVERAGE(10,5,6) 7 2 COUNT(value1, value2,…): Đếm có bao nhiêu giá trò số trong danh sách các đối số Có tối đa 30 đối số - 34 - 34 - Ví dụ: COUNT(10,5,6, “ThBinh”)  3 3 COUNTIF(range, criteria): Đếm số ô trong vùng (range) thoả điều kiện (criteria) 4 MAX(number1, number2,…): Trả về giá trò lớn nhất trong danh sách các đối số Ví dụ: MAX(10,5,6)  10 5 MIN(number1, number2,…): Trả về giá trò nhỏ nhất trong danh . phím Ctrl + O - 6 -- 6 - - Look in: Nơi workbook đã được lưu trữ. - File name: Tên workbook. - Files of type: Kiểu workbook. 4. Chọn workbook để làm việc. hiện hành. - 2 -- 2 - II. Cửa sổ sổ làm việc (Workbook): (Từ đây gọi là Workbook) Workbook là một tập tin của Excel có phần mở rộng là .XLS Trong một sổ