Hạch toán nguyên vật liệu của xí nghiệp In Lao Động Xã Hội.doc

Hạch toán nguyên vật liệu của xí nghiệp In Lao Động Xã Hội.

mở đầu

Kế toán là một công cụ phục vụ quản lý kinh tế gắn liền với hoạt động quản lý đã xuất hiện cùng với sự hình thành đời sống kinh tế của xã hội, của loài ngời Đây là một công việc đòi hỏi chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao Cùng với sự phát triển của loài ngời, các hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và mở rộng không ngừng, đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến công tác quản lý Chuyển sang nền kinh tế thị trờng mục tiêu của các doanh nghiệp là thực hiện bảo toàn vốn, phát triển vốn kinh doanh, đảm bảo hạch toán vốn kinh doanh có lãi, số lãi có đợc là doanh thu lớn hơn chi phí, chi phí càng ít thì lãi càng nhiều và ngợc lại Chính vì vậy chi phí sản xuất sản phẩm bao giờ cũng là một trong những mối quan tâm nhất của bất cứ doanh nghiệp nào, tiết kiệm chi phí sản xuất luôn đợc coi là chìa khoá mở cánh cửa của sự tăng trởng và phát triển Để đạt đợc mục tiêu này, tất yếu doanh nghiệp phải quan tâm đến các yếu tố đầu vào của sản xuất Một trong những yếu tố của đầu vào sản xuất đó là nguyên vật liệu Nó đóng vai trò rất quan trọng lớn từ 70-80% trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp Sự biến động về chi phí vật liệu làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm và cũng làm ảnh hởng đến lợi nhuận Vì vậy việc tổ chức hạch toán là không thể thiếu đợc và phải đảm bảo 3 yêu cầu của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện Có nh vậy mới kiểm tra giám sát chặt chẽ việc tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tợng lãng phí trong sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Qua tìm hiểu công tác kế toán tại xí nghiệp in Lao Động – Xã Hội (ngõ Hoà Bình 4 – Minh Khai – Hà Nội), em thực sự thấy đợc tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu đối với công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất chung và xí nghiệp nói riêng Trên cơ sở kiến thức có đợc cùng với sự

giúp đỡ của PGS – TS Nguyễn Văn Công, em đã chọn chuyên đề “Hạchtoán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Lao Động – Xã hội”.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của báo cáo gồm ba phần chính:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu

trong doanh nghiệp sản xuất.

Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ –

Phần III: Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ –

Vì khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong và xin chân thành cảm ơn sự góp ý của các thầy cô giáo và các cô chú trong phòng kế toán của xí nghiệp.

phần I

những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

I Khái niệm, đặc điểm phân loại và tính giá NVLtrong doanh nghiệp sản xuất

1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu (NVL) là những đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thể thức của sản phẩm.

NVL có đặc điểm riêng khác với các loại sản phẩm khác của doanh nghiệp là: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh

2

doanh của doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

NVL là loại tài sản sản xuất thờng xuyên biến động, các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua NVL và dự trữ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong doanh nghiệp Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Do vậy, tăng cờng công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng.

Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh nghiệp, nó là lợng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là các chi phí về bảo quản, bốc dỡ Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một tỷ lệ vốn đầu t hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng ngừng trệ hoặc giảm tiến độ Khi đó không có doanh thu mà vẫn phải trả các khoản chi phí cố định nh khấu hao, bảo dỡng máy móc, lơng công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ Nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và chi phí liên quan (nh bến bãi, kho dự trữ ) sẽ tăng không cần thiết Điều đó gây thất thoát về thiếu hụt vốn Nh vậy, việc xây dựng một tỷ lệ NVL hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh đạo của nhà quản trị Nếu thực hiện đợc sẽ tạo đợc khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơ hội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính Việc nghiên cứu để đa ra tỷ lệ NVL thích hợp vừa có lợi về chi phí mua, vừa đảm bảo chất lợng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ.

2 Phân loại NVL.

Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau bao gồm nhiều loại, thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau Vì vậy, để quản lý tốt công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh thì cần thiết phải tiến hành phân loại NVL theo những tiêu thức thích hợp Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng

bộ phận mà có cách phân loại khác nhau, dựa trên những đặc tr ng khác nhau Căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò, chức năng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tợng lao

động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm Vì vậy, khái niệm NVL chính cũng gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể NVL chính cũng bao gồm cả giá bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm Đối với doanh nghiệp in ấn thì NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản lợng (khoảng 70%-80%).

- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá

trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợng sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản đóng gói sản phẩm nh các loại bao bì, vật liệu đóng gói

- Nhiên liệu: là loại dùng để cung cấp nhiệt lợng phục vụ cho công

nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh Nhiên liệu có thể là chất rắn (than, củi ) chất lỏng (xăng, dầu ) và chất khí (hơi đốt, ga ).

- Phụ tùng thay thế: là những loại vật t dùng để sửa chữa thay thế

máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất.

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết

bị sử dụng cho công việc in ấn, bao gồm những thiết bị dành cho việc in, công cụ, khí cụ, vật kết cấu

- Phế liệu: là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất nh

giấy vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu trên đợc chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn.

3 Đánh giá NVL.

Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.

 Đánh giá NVL theo giá thực tế

4

Về nguyên tắc NVL phải đợc đánh giá theo thực tế bao gồm giá mua, cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ.

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là thực tế không có thuế GTGT đầu vào.

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).

- Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Đối với NVL mua ngoài nhập kho:

Giá tính thuế GTGT đối với vật liệu nhập khẩu là giá nhập khẩu tại cửa khẩu (CIF) cộng (+) thuế nhập khẩu.

- Đối với NVL tự gia công chế biến nhập kho:

- Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:

- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi lại vốn góp thì giá thực tế NVL là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và

- Đối với NVL đợc cấp trên cấp, đợc biếu tặng hay viện trợ.

- Đối với phế liệu thu hồi thì giá trị thực tế NVL nhập kho đ ợc xác định theo giá ớc tính, giá có thể sử dụng đợc hoặc bán đợc Đánh giá NVL theo giá trị thực tế là cơ sở để tính toán, phân bổ chính xác chi tiết thực tế của NVL vào các đối tợng sử dụng để tính chính xác giá thành sản phẩm.

 Giá thực tế NVL xuất kho

Đối với NVL xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:

 Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng với các loại NVL có giá trị cao, các loại vật t đặc trng Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số l ợng xuất kho theo từng lần.

Ưu điểm của phơng pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập lúc xuất Tuy nhiên nó cũng có nhợc điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng công việc kế toán chi tiết phức tạp Vì vậy chỉ nên áp dụng ph ơng pháp này trong doanh nghiệp có ít mặt hàng, các loại NVL có giá trị cao, đồng thời kế toán NVL có tính khoa học và trình độ cao.

 Phơng pháp tính theo giá nhập trớc xuất trớc (Fifo):

Theo phơng pháp này giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập tr -ớc thì xuất tr-ớc, xuất hết số nhập tr-ớc rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu trớc sẽ dùng làm giá để tính thực tế của vật liệu xuất trớc, do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm, sử dụng phơng pháp này khi doanh nghiệp có nhiều nhiệm vụ nhập xuất thời hạn sử dụng ngắn.

 Phơng pháp tính theo giá nhập sau xuất trớc (Lifo):

 Theo phơng pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho đ ợc tính theo nguyên giá bình quân, trong đó đơn giá bình quân có thể đ -ợc tính theo các cách sau:

- Tính theo đơn giá bình quân gia quyền:

- Tính theo giá bình quân tồn đầu kỳ:

 Đánh giá NVL theo giá hạch toán (phơng pháp hệ số giá).

Giá hạch toán là giá cả ổn định đợc sử dụng tốt nhất theo phạm vi Doanh nghiệp, giá hạch toán đợc xây dựng có thể là giá kế hoạch giá hạch toán chỉ đợc xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi tình hình xuất nhập NVL Cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp, tài khoản và báo cáo có liên quan.

Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần

Số lần NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

Phơng pháp tính hệ số giá có u điểm đơn giản hoá và giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày Tuy nhiên ph ơng pháp này cũng có nhợc điểm việc xác định hệ số giá phức tạp, việc qui định hạch toán cũng khó khăn nhiều khi không sát thực.

II Hạch toán chi tiết NVL.

Trớc khi đi sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NVL ta cầnnghiên cứu nghiệp vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụngNVL.

Nếu công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý NVL công cụ đắc lực của công tác quản lý NVL Việc hạch toán NVL có đầy đủ chính xác kịp thời hay không ảnh hởng lớn tới tình hình quản lý NVL của doanh nghiệp.

Xuất phát từ vị trí và yêu cầu của NVL trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán NVL cần thực hiện các nghiệp vụ:

 Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo số lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

 Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán NVL hớng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục, xuất, nhập Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL, mở các loại sổ sách thẻ chi tiết về NVl theo đúng chế độ, ph ơng pháp qui định, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán.

 Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo quản NVL phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí NVL.

 Tham gia kiểm tra đánh giá NVL theo chế độ qui định của Nhà nớc, lập báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý điều hành, phân tích kinh tế.

8

Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối l -ợng lớn và khâu hạch toán khá phức tạp Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh cả giá trị số lợng lẫn chất lợng của từng loại NVL theo từng kho, từng ngời quản lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở của chứng từ nhập, xuất kho.

Trên cơ sở đó các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở sổ kế toán chi tiết sao cho phù hợp nhằm tăng c ờng công tác quản lý tài sản nói chung và quản lý NVL nói riêng.

 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho NVL

 Chứng từ sử dụng

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán NVL bao gồm:

- Phiếu mua hàng (13-BH).

- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT).

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT) - Biên bản kiểm kê sản phẩm vật t hàng hoá (mẫu số 08-VT) - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH).

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán nh:

- Chứng từ hoá đơn thuế GTGT.

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu số 04-VT) - Biên bản kiểm kê vật t (mẫu số 05-VT).

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT).

Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.

Các chứng từ kế toán theo quy định bắt buộc phải kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập.

 Thủ tục nhập NVL

Căn cứ vào giấy báo nhập hàng, nếu thấy cần thiết có thể lập bản kiểm nhận để kiểm tra NVL thu mua cả về số l ợng lẫn chất lợng, quy cách Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế, ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật t” Sau đó bộ nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho

thủ kho Thủ kho sẽ ghi số liệu thực nhập vào phiếu nhập và thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ Tr ờng hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất phải báo cho bộ phận cung ứng biết để cùng giao lập biên bản.

 Thủ tục xuất kho NVL

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vật t, sau khi đợc lãnh đạo duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi vào phiếu xuất số thực xuất và ghi vào thẻ kho Thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để lập bảng tổng hợp xuất vật liệu.

+ Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL

Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NVL do nhiều bộ phận đơn vị tham gia Song việc quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL hàng ngày phải đợc thực hiện ở kho và ở phòng kế toán dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất và tồn kho NVL.

Việc hạch toán chi tiết NVL đợc thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán có thể tiến hành theo ba phơng pháp:

1 Ph ơng pháp ghi thẻ song song:

- ở kho: Thủ kho ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho của các

loại NVL trên thẻ kho về mặt số lợng.

- ở phòng kế toán: kế toán căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi vào

sổ (thẻ) chi tiết NVL theo hai chỉ tiêu số lợng và giá trị.

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Ghi chú:

 Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập và xuất thủ kho lập thẻ kho, kế toán mở sổ để theo dõi về mặt số lợng và giá trị  Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết NVL

để lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn.

 Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết NVL, đồng thời đối chiếu bảng tổng hợp N-X-T với sổ tổng hợp.

* Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.* Nhợc điểm:

Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu và số lợng Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.

2 Ph ơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

 ở kho: thủ kho dùng thẻ kho do kế toán lập ra và bàn giao để

theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn của NVL.

 ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi

chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL theo từng kho, dùng cho cả năm.

Nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVL theo ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Ghi chú:

 Hàng ngày căn cứ các phiếu nhập, xuất kho phòng kế toán lập thẻ kho, bảng kê nhập xuất.

 Cuối tháng trên cơ sở các chứng từ nhập xuất NVL ở các bảng kê kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển.

 Cuối tháng đối chiếu số lợng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển thẻ kho, đồng thời đối chiếu số tiền với sổ tổng hợp.

* Ưu điểm: khối lợng ghi chép của sổ kế toán giảm bớt do chỉ ghi

một lần vào cuối tháng.

* Nhợc điểm: việc ghi sổ còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu

giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý

3 Ph ơng pháp ghi sổ có d :

 ở kho: thủ kho vẫn dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập, xuất,

tồn vật t về mặt số lợng Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lợng NVL vào sổ số d sau đó chuyển cho phòng kế toán.

 ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số d theo từng kho dùng cho cả

năm để ghi số tồn kho của từng số NVL vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi sổ số d qua sơ đồ sau:

Ghi chú

 Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất, thủ kho lập thẻ kho sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ xuất nhập chuyển sang phần kến toán, kế toán ghi số tiền vào phiếu và lập bảng luỹ kế nhập, xuất.

 Cuối tháng căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất kế toán lập bảng N-X-T, từ thẻ kho thủ kho ghi lợng NVL vào số d sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi số tiền.

 Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các sổ số d, sổ tổng hợp và bảng tổng hợpN-X-T với nhau.

* Ưu điểm: giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến

hành đều trong tháng.

* Nhợc điểm: kế toán cha ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán

không thể biết trớc số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ NLVL mà xem số liệu trên thủ kho Ngoài ra việc kiểm tra việc phát hiện sai sót, nhầm lẫn sẽ rất khó khăn.

Phơng pháp sổ số d áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, khối lợng nghiệp vụ xuất nhập nhiều và thờng xuyên Doanh nghiệp chỉ áp dụng với phơng pháp giá hạch toán để kiểm tra chi tiết nhập xuất trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán vững vàng.

III Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kêkhai thờng xuyên

1 Khái niệm và TK sử dụng

* Khái niệm:

 Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi phẩm tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho các loại NVL, một cách thờng xuyên và liên tục trên các tài khoản (TK) sổ kế toán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập kho, xuất kho.

 Việc xác định trị giá NVL xuất kho theo phơng pháp này đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp,

phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các sổ kế toán.

 Trị giá NVL tồn kho trên tài khoản, trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

 Ưu điểm: Quản lý chặt chẽ NVL, kể cả mặt hiện vật và giá trị, giúp doanh nghiệp nắm đựơc thờng xuyên tình hình vật t tồn kho, tính toán đúng giá trị vốn của hàng xuất kho.

 Nhợc điểm: Khối lợng hạch toán nhiều không thích hợp với những doanh nghiệp có sử dụng những loại hàng tồn kho mà giá trị đơn vịi nhỏ thờng xuyên xuất bán.

* Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán NVL, theo phơng pháp kê khai thờng xuyên kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản: TK 152, 151, 331, 133.

 TK 152: “Nguyên liệu vật liệu” – Dùng theo dõi giá trị thực tế của toàn bộ VL hiện có tăng giảm qua kho.

Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: + Giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, thuê chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác.

+ Giá trị NVL thừa phát hiện khi kiểm tra + Giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.

Bên Có: + Giá NVL xuất kho

+ Chiết kháu hàng mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại.

+ Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê + Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ.

Số d bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.

 TK 151: “Hàng mua đang mua trên đờng” phản ánh giá trị vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho doanh nghiệp.

Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: + Giá trị vật t hàng hoá đang đi đờng.

+ Kết chuyển thực tế hàng đi đờng cuối kỳ.

Bên Có: + Giá trị hàng đang đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tợng sử dụng, cho khách hàng.

14

+ Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.

Số d bên Nợ:

+ Giá trị vật t hàng hoá đang đi đờng cha về nhập kho  TK 331: “Phải trả cho ngời bán” TK này phản ánh quan hệ

thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký.

Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: + Số tiền thanh toán cho ngời bán vật t, ngời nhận thầu xây lắp.

+ Số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời nhận thầu.

+ Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá hàng hoá đã giao nhận theo hợp đồng.

+ Chiết khấu thơng mại đợc ngời bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả.

+ Số kết chuyển về giá trị vật t hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngời bán.

Bên Có: + Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời nhận thầu.

+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số “hàng về cha có hoá đơn” khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.

Số d bên Có: Số tiền còn phải trả cho ngời bán, ngời nhận thầu.Số d bên Nợ: Số tiền đã ứng trả trớc hoặc trả thừa cho ngời bán,

ngời nhận thầu.

TK 133: “Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ” TK này dùng để phản ánh giá trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ.

Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: + Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.

Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ.

+ Kết chuyển thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ + Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại.

+ Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá mua vào đã trả lại hoặc đợc giảm giá.

Số d bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ hoặc đợc

hoàn lại nhng NSNN cha hoàn trả.

TK 133 có hai tài khoản cấp 2:

TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định.

2 Ph ơng pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu:

sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

IV Đặc điểm hạch toán NVL theo phơng phápkiểm kê định kỳ

1 Khái niệm và TK sử dụng

* Khái niệm:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại mặt hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng tên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế Từ đó kế toán xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ:

 Ưu điểm:

- Giảm nhẹ khối lợng hạch toán.

- Số liệu giữa sổ kế toán và thực tế luôn khớp nhau vì số tồn kho cuối kỳ đợc xác định trên kết quả kiểm kê thực tế.

 Nhợc điểm:

- Kế toán không theo dõi đợc thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất NL, VL trên TK 152, 153.

- Trị giá hàng xuất kho sẽ không chính xác nếu không theo dõi đợc số hao hụt, mất mát.

Doanh nghiệp phải có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, đặc biệt là khâu bảo quản vật t Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có l ợng vật t nhiều, giá trị mỗi thứ nhỏ, nhập xuất liên tục.

* Tài khoản sử dụng:

-Kế toán sử dụng các TK: 151, 151, 153, 611.

Đối với phơng pháp kiểm kê định kỳ, tác dụng của các TK 151, 152, 153 khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên: tức là với doanh nghiệp kế toán bán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ thì TK 151, 152, 153 dùng để kết chuỷên giá trị thực tế NVL chứ không dùng để theo dõi tình hình xuất, nhập NVL.

 TK 611: “Mua hàng” phản ánh giá trị thực tế NVL mua vào,

xuất dùng trong kỳ.

Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: + Trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ.

+ Trị giá thực tế NVL, hàng hoá mua vào trong kỳ, hàng

hoá đã bán bị trả lại.

Bên Có: + Kết chuyển giá thực tế của NVL, hàng tồn kho cuối kỳ.

+ Giá trị NVL, hàng hoá, xuất sử dụng trong kỳ.

+ Trị giá NVL, hàng hoá mua vào, trả lại cho ng ời

phần II

thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xínghệp in lđ – XH XH

I Đặc điểm kinh tế – XH kỹ thuật và tổ chức bộmáy HĐKd tại xí nghiệp in LĐ – XH xh có ảnh hởng

đến hạch toán NVL1 Lịch sử hình thành và phát triển:

- Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp In Lao động – Xã Hội - Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company Viết tắt: LASAPCOM.

Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - phờng Minh Khai - quận Hai Bà Trng - Hà Nội.

- Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu mẫu, tạp chí, nhãn mác các loại.

Xí nghiệp In Lao động – Xã hội là một doanh nghiệp Nhà nớc thuộc Bộ Lao động Thơng binh và Xã hội hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và đợc

mở tài khoản tại ngân hàng Nhà nớc Đợc hình thành từ ngày 8/11/1983 với quy mô ban đầu là xởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ thành lập 287QDD/TB-XH ngày 8/11/1983 của Bộ trởng Bộ Thơng binh và Xã hội).

Hiện nay doanh nghiệp đợc phép đặt trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4 - phờng Minh Khai - quận Hai Bà Trng - Hà Nội.

Sau một thời gian họat động, xởng in đã phát triển với quy mô lớn hơn và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn Bộ Thơng binh và Xã hội đã quyết định chuyển xởng in thành công ty In Bộ Thơng binh và Xã hội (QĐ 138/QĐTB-XH ngày 4/9/1986).

Bộ Lao động Thơng binh và Xã hội là do hai bộ sát nhập thành đó là Bộ Lao động và Bộ Thơng binh Xã hội Ngày 23/11/1988 Bộ trởng Bộ Lao động thơng binh và xã hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ đời sống trực thuộc Bộ (QĐ 156/LĐTBXH-QĐ).

Năm 1990 do chuyển đổi nền kinh tế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trơng, để phù hợp với tình hình mới, Bộ Lao động Thơng binh xã hội lại quyết định thành lập công ty sản xuất dụng cụ tàn tật (theo QĐ 152/LĐTBXH-QĐ ngày 20/3/1993) trên cơ sở tách ra từ công ty In và sản xuất dụng cụ ngời tàn tật.

Theo QĐ 373-201 QĐ-BLĐTBXH ngày 5/4/2001 của Bộ trởng Bộ Th-ơng binh Xã hội về việc đổi tên Nhà In Bộ Lao động ThTh-ơng binh Xã hội thành Công ty In LĐ – XH và đợc bổ sung nhiệm vụ đối với Nhà In Bộ Lao động Thơng binh Xã Hội.

Năm 2004, thực hiện việc sát nhập và trở thành Xí nghiệp in thuộc Nhà xuất bản LĐ - XH và chuyển từ hạch toán độc lập sang hạch toán phụ thuộc.

Chỉ tiêu xác định của xí nghiệp in LĐ - XH

Doanh thu 6 tháng đầu năm 2004 Đồng 3.042.010.128 Nguồn vốn kinh doanh (30/06/04) Đồng 1.531.635.908

Từ năm 1992 sau khi đợc thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nớc độc lập, xí nghiệp In đã có nhiều bớc phát triển với các hàng in ấn nh: các tài liệu, biểu mẫu, sách báo, tạp chí, áp phích

20

Là một doanh nghiệp với quy mô nhỏ, xí nghiệp In đã tính tăng bộ máy hành chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125 đến 135 ngời, trong đó có 30 kỹ s, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc.

Bảng khái quát tình hình hoạt động của

xí nghiệp In Lao động – Xã hội qua một số chi tiết

Từ khi chính thức là một doanh nghiệp Nhà nớc, xí nghiệp chỉ có những trang thiết bị cũ lạc hậu, chỉ có một máy in OFFSET, còn lại là máy in TIPO Để đảm bảo đủ sức cạnh tranh trên thơng trờng, từ năm 1994 cho đến 1997, xí nghiệp đã thực hiện việc đầu t gần 7 tỷ đồng cho giàn máy in OFFSET hiện đại Hiện nay xí nghiệp in đã chuyển sang in hoàn toàn bằng công nghệ OFFSET Do đặc điểm cũng nh tính chất của xí nghiệp in, ở đây quy trình sản phẩm chia thành các b ớc công nghệ chủ yếu khi nhận hợp đồng ký kết của khách hàng Phòng kế hoạch sẽ chuyển xuống bộ phận của quá trình sản xuất, phải qua các bớc công nghệ sau: - Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận đợc tài liệu gốc, bộ phận thiết kế kỹ thuật

trên cơ sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in.

- Vi tính: Đa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các trang in, tranh, ảnh, dòng, cột, kiểu chữ (to nhỏ, độ đậm).

- Công tác phim: Tiến hành sửa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in.

- Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng một màu có các tấm mica theo từng trang in.

- Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang bộ phận phơi bày có nhiệm vụ chế bản.

- In: Khi nhận đợc các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm, lúc này bộ phận in OFFSET 4 trang, 10 trang, 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó.

- Thành phẩm: Khi nhận đợc các bản in, bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành đóng quyển (xén, thành phẩm) kiểm thu thành phẩm đóng gói nhập kho và chuyển cho khách hàng.

Các lĩnh vực kinh doanh: Đơn vị thực hiện in ấn các ấn phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng.

Các sản phẩm thờng là vật mang thông tin đến ngời sử dụng chúng, chủ yếu là các sản phẩm thờng xuyên của đơn vị bao gồm sách, báo, tạp chí, biểu mẫu, nhãn mác

Một thành phẩm in phải trải qua các bớc trên và đạt tính năng, công dụng cũng nh yêu cầu về chất lợng chủ yếu:

- Các chỉ tiêu về chất lợng giấy: Độ trắng, độ dai.

- Các chỉ tiêu về chất lợng in: Độ sắc nét của chi tiết in, độ bóng, mầu

* Đặc điểm tổ chức sản xuất.

Xí nghiệp gồm các phân xởng và các tổ có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau Xí nghiệp In LĐ – XH là loại hình doanh nghiệp sản xuất nhỏ, sản phẩm làm ra theo đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu, tiến hành tại 4 phân xởng, mỗi phân xởng có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình.

Sơ đồ các phân xởng

- Phân xởng cơ khí:

Có nhiệm vụ sửa chữa thiết bị sản xuất, tiến hành lắp đặt khi có thiết bị mới cho các phân xởng phục vụ sản xuất Giám sát các bộ phận trong dây chuyền sản xuất, chấp hành đầy đủ các quy trình lao động và bảo dỡng máy móc thiết bị.

- Phân xởng chế bản:

Đây là phân xởng đợc đầu t máy móc thiết bị hiện đại nhất nh: Máy vi tính, máy tráng li tâm, máy phơi Tại đây các bản thảo mẫu mã của khách hàng do bộ phận kế hoạch chuyển xuống đợc đa vào bản in màu, đợc sắp xếp theo một trình tự nhất định, rồi chuyển tới bộ phận sửa chụp phim, bình bản để tạo nên các tờ in theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.

- Phân xởng in:

Đây là phân xởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình sản xuất do các tổ OFFSET đảm nhiệm Khi nhận đựơc chế bản khuôn in do phân xởng chế bản chuyển sang phân xởng in sử dụng kết hợp:

+ Bản in công giấy, công mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu + Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu: xanh, đỏ, vàng, đen Tuỳ thuộc vào yêu cầu màu sắc của từng đơn vị đặt hàng.

Là phân xởng cuối cùng của công nghệ sản xuất Do tổ sách và tổ kiểm tra đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hoàn thiện có nhiệm vụ hoàn thiện một số sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng.

+ Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật + Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn: Cắt, gấp, khâu, vào bìa, đóng gói, sau đó nhập vào kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng.

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy HĐKD

Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất của xí nghiệp In Lao động – Xã hội tổ chức theo mô hình trực tuyến với bộ máy quản lý gọn nhẹ.

Giám đốc là ngời chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm với xí nghiệp in, với khách hàng, với tập thể các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp.

Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và một kế toán tr ởng, phó giám đốc thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng.

Kế toán trởng là ngời giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán của xí nghiệp.