Đang tải... (xem toàn văn)
Một người có khả năng làm việc tốt nhưng không có tinh thần hợp tác với người khác trong công việc không thể là thành viên tốt của nhóm được, vì như đã nói ở trên, công việc[r]
(1)PGS, TSKH Bùi Loan Thùy
PGS, TS Phạm Đình Nghiệm
Kỹ năng mềm
(2)LỜI NÓI ĐẦU
Kỹ mềm thuật ngữ dùng để kỹ thuộc tính cách người, khơng mang tính chuyên môn, sờ nắm Đây khái niệm rộng Kỹ mềm bao hàm nhiều kỹ kỹ làm việc nhóm, kỹ tư sáng tạo, kỹ tư phản biện, kỹ giao tiếp, kỹ thuyết trình, kỹ giải vấn đề, kỹ quản lý thời gian, tổ chức công việcv.v…
Kết nghiên cứu Viện Nghiên cứu giáo dục Việt Nam công bố báo Sài gịn giải phóng ngày 14/12/2009 cho thấy: 100 sinh viên tốt nghiệp có 83 trường hợp bị đánh giá thiếu kỹ mềm, 37 sinh viên khơng tìm việc làm thích hợp nguyên nhân thiếu kỹ mềm Theo Bộ Lao động-Thương binh- Xã hội, 2000 hồ sơ xin việc có 40 hồ sơ đạt u cầu chun mơn kỹ mà doanh nghiệp cần
Đây số báo động đỏ khiếm khuyết giáo dục đại học Việt Nam Giáo trình “Kỹ mềm”được biên soạn nhằm góp phần khắc phục hạn chế sinh viên Việt Nam thiếu kỹ thực hành xã hội Do bị giới hạn thời lượng chương trình học nên chúng tơi lựa chọn kỹ sinh viên cần phải đặc biệt trọng trau dồi rèn luyện trình học đại học để trình bày giáo trình.Đó kỹ làm việc nhóm, kỹ tư phản biện, kỹ phát giải vấn đề khoa học, kỹ thuyết trình
Nội dung giáo trình bao gồm chương:
Chương 1.Khái quát kỹ mềm: chương làm rõ khái niệm kỹ kỹ mềm, đưa sở khoa họccủa việc huấn luyện kỹ năng, loại kỹ tầm quan trọng kỹ mềm sống nghiệp sinh viên
Chương Kỹ làm việc nhóm: trình bày vấn đề chung nhóm, chất, vai trị nhóm, cách thức tổ chức nhóm làm việc hiệu quả, khó khăn thường gặp làm việc nhóm cách nâng cao hiệu làm việc nhóm, cách giải xung đột thành viên nhóm
Chương Kỹ tư phản biện: trình bày chất, yêu cầu tư phản biện, tinh thần phản biện, cách thức lập luận hợp logic, cách chống ngụy biện, cách xem xét vấn đề cách khách quan, toàn diện
Chương Kỹ phát vấn đề đặt vấn đề cách xác: đề cập cách thức phát vấn đề, đặt vấn đề khoa học cách xác, cách thức đặt tên hay cho vấn đề
Chương Các kỹ giải vấn đề: trình bày cách đặt giả thuyết cho vấn đề, phương pháp tiếp cận giải vấn đề, cách thức chứng minh giả thuyết, kỹ lọc thông tin cốt lõi đọc tài liệu tham khảo, kỹ vấn để thu thập thông tin, kỹ quan sát để thu thập thơng tin, kỹ phân tích tổng hợp vấn đề
Chương Kỹ thuyết trình: trình bày ba giai đoạn kỹ thuyết trình trước cơng chúng: chuẩn bị thuyết trình, thuyết trình hậu thuyết trình
Trong chương có mục tiêu nghiên cứu, cuối chương có câu hỏi, tập thực hành tài liệu tham khảo để giúp sinh viên tự trả lời chuẩn bị thuyết trình, thảo luận, thực hành
Các chương 1,4, PGS, TSKH Bùi Loan Thùy biên soạn, chương 2, 3, PGS, TS Phạm Đình Nghiệm biên soạn
(3)phát vấn đề, đặt vấn đề, giải vấn đề, trình bày vấn đề học tập, nghiên cứu, tham gia hoạt động xã hội, hoạt động ngoại khóa có kỹ tư tốt, kỹ làm việc nhóm hiệu theo yêu cầu nhà tuyển dụng
Việc nắm vững kiến thức, thực hành tốt kỹ mềm hỗ trợ sinh viên khảnăng làm chủ sống, hiểu bảnthân nhu cầu xã hội, tạo cầu nối rút ngắn khoảng cách việc học tập trường đại học thực tế cơng việc ngồi đời, giúp cho việc chuyển tiếp dễ dàng, nhanh chóng Sinh viên biết cách thích nghi với xã hội, chọn lựa cáchứng xử cá nhân phù hợp cộngđồng
Do khái niệm kỹ mềmkhá rộng,trong khn khổ giáo trình khơng thể chứa đựng đầy đủ hết, khiếm khuyết tránh khỏi nội dung hình thức Chúng tơi mong nhận góp ý, phê bình giảng viên bạn sinh viên để sửa chữa, bổ sung lần xuất sau
Xin chân thành cảm ơn ý kiến đóng góp quý báu Ý kiến đóng góp xin gửi địa email:thuybl@uef.edu.vn
(4)Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG MỀM Mục đích nghiên cứu:
- Nắm vững khái niệm kỹ kỹ mềm
- Nhận biết sở khoa họccủa việc huấn luyện kỹ - Phân biệt rõ ràng loại kỹ
- Giải thích tầm quan trọng kỹ mềm sống nghiệp 1.1 Khái niệm kỹ năng
Kỹ tiếng Anh skill, tiếng Pháp capacité.Cho đến có nhiềuquan niệm khác kỹ
- “Kỹ khả vận dụng kiến thức thu nhận lĩnh vực vào thực tế”1.
- “Kỹ dấu hiệu chung bao quát sẵn sàng đạt thành tích với trình độ cường độ phù hợp thời điểm định điều kiện định sẵn sàng học kiến thứcvà hành động cần thiết cho việc đạt thành tích Mức độ đạt thành tích có sở giáo dục luyện tập, yếu tố bẩm sinh, tố chất không phụ thuộc vào kinh nghiệm Như kỹ hiểu sẵn sàng học tập đạt thành tích cần dẫn tới việc giải vấn đề thông qua lao động có suy nghĩ”2.
- “Kỹ năng lực vận dụng có kết tri thức phương thức hành động chủ thể lĩnh hội để thực nhiệm vụ tương ứng”3
- “Kỹ hoạt động quan sát phản ứng mà người thực nhằm đạt mục đích; Kỹ khả thực cơng việc cách có hiệu sở tính đến điều kiện thời gian định, dựa vào tri thức kỹ xảo có”4
Các quan niệm khác có điểm chung: kỹ khả vận dụng kiến thức vào việc giải vấn đề thực tế Ở mức độ kỹ người hồn thành cơng việcvới thao tác định, thực cách thục chưa thục tùy thuộc vào tập trung ý người
1.2. Cơ sở khoa họccủa việc huấn luyện kỹ năng
Tại trường học, với môn học mang tính thực hành, học sinh, sinh viên đảm bảo thực hành tốt sở trang bị hiểu biết lý thuyết kỹ thực hành
Khi bỏ công sức để học tập lĩnh vực người thường có động khác nhau, có người học đơn giản để “biết”, để tự nâng cao trình độ cho mình, có người học hứng thú, say mê lĩnh vực đó, có người học để vận dụng vào giải vấn đề thực tế… Đối với người học để vận dụng vào giải vấn đề thực tế, kiến thức, bắt buộc phải huấn luyện kỹ
1Từ điển tiếng Việt Viện ngôn ngữ học Đà nẵng.: NXB Đà Nẵng, 1998.- Tr 501.
2 Nguyễn Tiến Đạt Khái niệm kỹ và khái niệm kỹ xảo đào tạo kỹ thuật và nghề nghiệp//Tạp chí phát triển
giáo dục Số 6/2004.- Tr.18-20
3 Mai Hữu Khuê Kỹ giao tiếp hành chính/Kết nghiên cứu khoa học H.: Học viện hành quốc
gia,1997.- Tr 21
(5)Việc huấn luyện kỹ đào tạo người có sở khoa học nghiên cứu khoa học tâm lý Nhà tâm lý học người Mỹ Benjamin Bloom nhà tâm lý học người Anh Dave đề cập đến mục đích học tập ba lĩnh vực mục đích học tập với mức độ cao thấp khác nhau:
- Lĩnh vực nhận thức: mục đích học tập liên quan đến kiến thức
- Lĩnh vực cảm xúc: mục đích học tập liên quan đến hứng thú, thái độ giá trị - Lĩnh vực tâm vận: mục đích học tập liên quan đến kỹ thực hành
Lĩnh vực tâm vận liên quan đến kỹ thao tác chân tay dùng đến bắp đáp ứng vận động đòi hỏi có phối hợp bắp hệ thần kinh, bao gồm mức độ sau:
- Bắt chước: làm theo hành động quan sát thiếu phối hợp bắp hệ thần kinh;
- Thao tác: làm theo hành động quan sát thường theo dẫn, thể số phối hợp bắp hệ thần kinh;
- Làm chuẩn xác: thực hành động thể lực với chuẩn xácnghĩa làm đúng, cân đối xác chưa nhanh;
- Liên kết: thực thành thạo hành động thể lực có phối hợp loạt hành động khác nghĩa làm đúng, cân đối xác, nhanh, thạo;
- Tự nhiên hóa: biến hành động thể lực thành cơng việc thường làm để mở rộng làm cho trở thành đáp ứng tự động, khơng gị bó cuối thành đáp ứng thuộc tiềm thức hay năng, nghĩa trở thành thói quen nên làm nhanh, đúng, chuẩn xác
Cách thức dạy kỹ tâm vận cung cấp kiến thức cần thiết liên quan tới việc thực kỹ Sinh viên thực hành tập quy trình thực kỹ với tập trình bày giải vấn đề để áp dụng kỹ học
Nội dung dạy kỹ tâm vận bao gồm: - Bối cảnh điều kiện thực kỹ - Quy trình bước thực kỹ
- Tín hiệu dấu hiệu cho biết cần thực kỹ
- Tiêu chí tiêu chuẩn thực bước toàn kỹ - Những vấn đề an toàn lao động an toàn kỹ thuật thực kỹ - Các lỗi thường gặp biện pháp khắc phục
- Những phẩm chất cần có thực kỹ 1.3 Các loại kỹ năng
Muốn thích nghi nhanh với sống, trở thành người có lực, ứng xử cách văn hóa làm việc có hiệu quả, đạt nhiều thành tích cao, người cần học tập rèn luyện nhiều kỹ năng, quan trọng kỹ “cứng” kỹ “mềm”
Kỹ “cứng” khả học vấn, kinh nghiệm thành thạo chun mơn Kỹ “cứng” tích lũy, rèn luyện từ nhóm kỹ trí tuệ, kỹ giao tiếp (nghe, nói, đọc, viết), kỹ tự học,…
Ví dụ:
- Kỹ nghe khả tiếp nhận “thơng điệp” thơng qua thính giác hiểu nội dung “thơng điệp” qua từ chủ chốt nhất, qua ý
(6)nói địi hỏi khả phản ứng tức thời dựa vốn kiến thức, có tác động tích cực đến người nghe, gây biến đổi tâm lý, nhận thức, tình cảm nhanh
- Kỹ đọc khả vận dụng khả thị giác đồng thời phát âm - ngôn ngữ tương ứng với từ, ngữ, câu có văn
- Kỹ viết khả lựa chọn từ ngữ, khuôn mẫu ngữ pháp, dùng từ, đặt câu để biểu đạt đúng, xác nội dung “thơng điệp” theo mục đích định
Cả kỹ hình thành sở hiểu nội dung thông điệp
- Kỹ tự học khả biết cách tự tìm kiếm kiến thức cần thiết, tự phát vấn đề giải vấn đề đặt ra, biết ứng dụng kiến thức học vào giải tình cụ thể
- Kỹ trí tuệ khả tư sáng tạo, khả suy luận, khả diễn đạt trình bày kiến thức, kinh nghiệm
Bên cạnh kỹ “cứng”, kỹ “mềm” nhân tố quan trọng thành công sống nghề nghiệp
Kỹ mềm khái niệm rộng Đây kỹ thuộc tính cách người, khơng mang tính chun mơn, khơng thể sờ nắm Ví dụ: tận tâm, dễ chịu, tính lạc quan, khả hài hước, khả giao tiếp hiệu quả, khả ứng xử trước lời phê bình…
Kỹ mềm khả năng, cách thức tiếp cận phản ứng với môi trường xung quanh, không phụ thuộc vào trình độ chun mơn
Có thể ví dụ số kỹ mềm quan trọng như:
- Kỹ hợp tác: khả hòa đồng với tập thể, sẵn sàng hợp tác công việc, chủ động dàn xếp xung đột xuất tập thể, khả xoay chuyển tình căng thẳng thành tình bớt căng thẳng dễ chịu
- Kỹ làm việc nhóm: khả biết cách chung sức người khác hồn thành cơng việc, phối hợp hành động nhằm mục đích chung Biết cách xây dựng mục tiêu hoạt động nhóm, xây dựng phát triển tinh thần nhóm, giải xung đột nhóm, lãnh đạo nhóm Kết hợp với để phát huy mạnh khắc phục điểm yếu người, tạo thành sức mạnh tập thể
- Kỹ đồng cảm: khả biết cách quan tâm, trân trọng tình cảm, ý kiến người khác, biết cách lắng nghe, chia sẻ tâm tư, tình cảm với họ
- Kỹ kiềm chế, tự kiểm soát thân: khả biết cách kiềm chế tình xung đột, kiềm chế xúc cảm mình, khơng để người khác chi phối, tự làm chủ tình cảm, xúc cảm
Các kỹ cứng kỹ mềm kết hợp với giúp ngườikỹ sống có hiệu bí thành cơng nhiều người thành đạt Đó lực người, giúp họ lựa chọn phương án tối ưu để giải nhu cầu thách thức sống cách có hiệu nhất, tự tin vào thân không kiêu ngạo, khơng nản chí trước thất bại, khơng đầu hàng trước khó khăn, thử thách
(7)Theo Quỹ Nhi đồng Liên hợp quốc UNICEF, kỹ sống khả chuyển đổi kiến thức (phải làm gì) thái độ (ta nghĩ gì, cảm xúc nào, hay tin tưởng vào giá trị nào) thành hành động (làm làm nào)
Muốn thành công công việc sống, người cần trang bị kiến thức nhiều kỹ Khi đánh giá lực người lao động, người sử dụng lao động thường vào tiêu chí liên quan đến kiến thức, kỹ thái độ công việc
Ở nước ngồi, ví dụ Úc, kỹ hành nghề (employability skills) quan niệm kỹ cần thiết khơng để có việc làm mà cịn để tiến tổ chức thơng qua việc phát huy tiềm cá nhân đóng góp vào định hướng chiến lược tổ chức Các kỹ bao gồm kỹ giao tiếp, kỹ làm việc đồng đội, kỹ giải vấn đề, kỹ sáng tạo mạo hiểm, kỹ lập kế hoạch tổ chức công việc, kỹ quản lý thân, kỹ học tập, kỹ công nghệ
Tại Canada, vào năm 2000 tổ chức Conference Board of Canada chuyên nghiên cứu phân tích xu hướng kinh tế đưa danh sách kỹ hành nghề cho kỷ XXI bao gồm kỹ giao tiếp, kỹ giải vấn đề, kỹ tư hành vi tích cực, kỹ thích ứng, kỹ làm việc với người, kỹ nghiên cứu khoa học, công nghệ tốn Kỷ ngun thơng tin tri thức đòi hỏi thành viên xã hội phải tự học suốt đời, trau dồi khả tư độc lập thích ứng nhanh với biến động thường xuyên, đa dạng, phức tạp xã hội Muốn làm điều cần phải học tập rèn luyện kỹ mềm để trở thành người vừa có lực chun mơn vừa có kỹ tốt Đối với sinh viên, trang bị kỹ mềm môi trường học tập sinh viên tham gia chủ động, tích cực hoạt động xã hội, biết cách tổ chức chuyên nghiệp sáng tạo hoạt động ngoại khóa, có kết học tập môn học tốt hơn, biết cách thiết lập mối quan hệ thân thiện với đối tượng, có nhiều hội nghề nghiệp chắn giải vấn đề phát sinh sống hiệu
Những người sử dụng lao động coi trọng kỹ mềm nhân tố đánh giá người hiệu bên cạnh kỹ cứng Người có kỹ mềm dẫn dắt người khác theo hướng để đạt mục đích chung Như vậy, kỹ mềm hành trang thiếu sinh viên để phát triển nghề nghiệp tương lai
Câu hỏi chương 1 Kỹ mềm gì?
2. Liệt kê tên loại kỹ mềm cần thiết sống 3. Tại phải kết hợp kỹ cứng kỹ mềm?
4 Tầm quan trọng kỹ mềm sống nghiệp Tài liệu tham khảo chương 1
1 Nguyễn Tiến Đạt Khái niệm kỹ khái niệm kỹ xảo đào tạo kỹ thuật nghề nghiệp//Tạp chí phát triển giáo dục Số 6/2004.- Tr.18-20
2 Mai Hữu Khuê Kỹ giao tiếp hành chính/Kết nghiên cứu khoa học H.: Học viện hành quốc gia,1997.- Tr 21
(8)Chương 2
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM Mục đích nghiên cứu:
- Hiểu chất vai trò nhóm
- Biết cách tổ chức hoạt động nhóm, có kỹ xác định mục đích, chuẩn mực nhóm - Biết cách giải xung đột thành viên nhóm
2.1 Nhóm – Vai trị đặc điểm 2.1.1 Định nghĩa nhóm
Nhóm một tập hợp người làm việc cùng nhau, có cách tiếp cận cơng việc và có mục đích.
Chúng ta gặp nhóm khắp nơi, tất lĩnh vực sống
Một đội bóng đá chẳng hạn, nhóm Nhóm có nhiều người: huấn luyện viên, bác sĩ, cầu thủ, … Họ làm việc nhau, phối hợp với theo đuổi mục đích chiến thắng trận đấu mà họ tham gia Khi làm việc vậy, họ có cách tiếp cận công việc Chẳng hạn, trận đấu cụ thể họ tuân thủ chiến thuật, sơ đồ chiến thuật khơng mang lại kết mong muốn đội - khơng phải số cá nhân đội - chuyển sang thi đấu theo chiến thuật khác
Các bác sĩ nhân viên y tế thực ca phẫu thuật xơ vữa động mạch vành tạo thành nhóm Trong số họ có bác sĩ gây mê, có bác sĩ phẫu thuật chính, có bác sĩ phụ mổ, … Trong công việc họ phối hợp với chặt chẽ Họ có mục đích chung giải đoạn động mạch vành bị hẹp xơ vữa, cuối cứu sống bệnh nhân
Một ví dụ khác nhóm nhóm sinh viên thực đề tài nghiên cứu khoa học Các sinh viên có mục đích hồn thành tốt cơng trình nghiên cứu Họ phối hợp công việc với nhau, phân công làm phần việc, chẳng hạn vấn sâu số người đó, hay thiết kế bảng hỏi tiến hành điều tra, … Họ có cách tiếp cận công việc nhau, thể qua việc thống với kế hoạch làm việc cách phối hợp với thực đề tài
Không phải tập hợp người làm việc với nhóm Một vài người bán hàng vài người mua hàng họp bàn thương vụ định khơng phải nhóm Họ làm cơng việc – thực thương vụ nói Nhưng mục đích họ khác
Mấy người bạn ngồi đánh với nhóm Ở rõ ràng họ “làm việc” Họ có phối hợp theo nghĩa định Nhưng phối hợp phối hợp theo nghĩa nhóm Sự phối hợp thành viên nhóm giúp cho cơng việc nhóm cho cơng việc thành viên, phối hợp đánh giúp cho trị chơi tiếp tục, khơng giúp cho thành viên chơi tốt Ngoài rõ ràng người họ có mục đích riêng, họ khơng có mục đích
(9)nhân lo làm cơng đoạn mình, khơng quan tâm đến sản phẩm cuối dây chuyền (và họ trả lương theo số lượng sản phẩm mà họ làm được)
Ngay số người làm công việc, nhắm đến mục đích chung, người quản lý họ giao cơng việc kế hoạch làm phần công việc cho người tỉ mỉ, số họ lo làm phần việc mình, khơng phối hợp với người cịn lại, khơng giúp đỡ người cịn lại, khơng phải nhóm
2.1.2 Vai trị nhóm “Một làm chẳng nên non Ba chụm lại thành núi cao”
Câu ca dao xưa có giá trị, lại có giá trị Làm việc nhóm trường hợp “chụm cây” lại để nên núi cao
Các cá nhân đơn lẻ nói chung khơng thể chiến thắng thú to lớn sư tử, hổ, báo, hay voi rừng Tuy nhiên nhóm thợ săn thì, - họ dùng dụng cụ thô sơ cha ông dùng từ thời xa xưa - khống chế thú
Mỗi người có khả định, số niềm đam mê định, số lĩnh vực quan tâm định Và mà hồn thành tốt số loại cơng việc định Không -kể người xuất chúng - có khả làm tốt loại cơng việc Hợp lại, làm việc chung, tương trợ cho cơng việc, thế, giúp người mặt bổ sung cho nhau, mặt khác, tạo điều kiện cho phát huy sở trường Được nhờ với nhóm, giỏi việc làm việc ấy, cá nhân đơn lẻ làm trọn vẹn cơng việc phải làm phần việc không giỏi Chẳng hạn người giỏi câu cá cắm trại mình, muốn ăn cá, liền xuống suối câu - việc làm giỏi -, sau phải tự nấu nướng số cá câu để ăn Rất tiếc, nấu nướng lại việc làm dở Kết chẳng hài lịng với cá tươi Trong đó, nhóm với nhau, người giỏi câu câu, người giỏi tìm nấm tìm nấm, người giỏi nấu nướng nấu, kết cuối bữa ăn có chất lượng cao
Trong công việc, lúc chuyện diễn dễ dàng Có nhiều gặp khó khăn lớn Nếu làm việc đơn lẻ nhiều ta cảm thấy chán nản, bỏ dở Nếu làm việc nhóm nhóm giải quyết, có người chia sẻ tình cảm, khuyên nhủ, nên ta dễ vượt qua khó khăn
Sinh viên Việt Nam, đặc biệt sinh viên ngành kinh tế hiểu đánh giá cao vai trò làm việc nhóm Chẳng hạn, điều tra nhóm sinh viên khoá 48, lớp chất lượng cao Đại học Ngoại thương, sở II, thực vào tháng 11 năm 2009, cho thấy 324 sinh viên trường có đến 90% đánh giá kỹ mềm (trong có kỹ làm việc nhóm) quan trọng quan trọng, có gần 1% trả lời không quan trọng5
Đây điều dễ hiểu, học đại học, sinh viên phải liên tục làm việc nhóm để thực tập, cơng trình nghiên cứu khoa học
Điều tra nhóm sinh viên KT28 khoa Kinh Tế Đại học Quốc gia Thành Phố Hồ Chí Minh, thực vào tháng 12/2009, cho thấy số 190 sinh viên khoa hỏi ý kiến thì“có
đến 60% sinh viên Khoa Kinh Tế-Luật thường xuyên liên tục làm việc nhóm học
tập, có chưa tới 10% sinh viên khơng làm việc nhóm học tập”6
5Kỹ mềm sinh viên Thành phố Hồ Chí Minh – thực trạng và giải pháp (Tiểu luận môn học Phương pháp
(10)2.1.3 Các loại nhóm
Ta chia nhóm theo nhiều tiêu chí khác
Một tiêu chí thường chọn để phân chia nhóm cách thành lập nhóm Theo tiêu chí ta có nhóm thức nhóm phi thức
Nhóm thức nhóm tổ chức đó, chẳng hạn doanh nghiệp, lập để thực cơng việc mục đích tổ chức Nhóm thức, thường có mục đích trùng với mục đích tổ chức lập Nhóm trưởng nhóm kiểu thường tổ chức lựa chọn từ trước, mà không thành viên nhóm bầu Các thành viên nhóm tổ chức định với định thành lập nhóm, nhóm trưởng lựa chọn Với vị trí thường xác định từ đầu vậy, thành viên nhóm thường khơng thật bình đẳng với Điền góp phần quy định phương cách làm việc, cách giao tiếp nhóm Nhóm thức thường có độ ổn định cao bền vững Nhóm cơng ty thương mại lập để tìm cách phát triển thị trường nhóm thức Nhóm nhà giáo nhà khoa học trường đại học lập để nghiên cứu vấn đề đời sống người dân vùng thị hố nhóm thức
Nhóm khơng thức nhóm khơng tổ chức lập ra, mà số người, với số điểm chung quan điểm sống, niềm đam mê, nghề nghiệp lập để thực cơng việc đó, để tổ chức hoạt động, kiện Nhóm lập theo kiểu thường tự bầu nhóm trưởng Sự tham gia nhóm thành viên hoàn toàn tự nguyện họ tương đối bình đẳng với Đặc điểm nhóm phi thức giúp cho việc giao tiếp nhóm có nhiều thuận lợi vào thời gian đầu Nhóm loại thiếu ổn định nhóm thức Một số người bạn đam mê robốt họp lại để nghiên cứu chế tạo robot nhóm phi thức Một số người họp với để thực dự án nhóm phi thức
Dựa vào cách tồn nhóm thời gian ta chia nhóm thành nhóm thường xun nhóm khơng thường xun Nhóm thường xun tồn liên tục thời gian, họ giải hết cơng việc chuyển qua cơng việc khác Loại nhóm thường ổn định Các thành viên nhóm hiểu biết tốt, quy tắc, chuẩn mực nhóm thành viên hiểu rõ thành thạo việc chấp hành, tuân thủ Nhóm công ty lữ hành thành lập để phát triển tour nhóm thường xun Nhóm khơng thường xun thì, tên gọi cho thấy, tồn khơng liên tục thời gian Nhóm thường giải tán sau thực xong một, số cơng việc đó, có nhu cầu nhóm tái hợp lại Tính ổn định loại nhóm khơng cao, thành phần nhóm thay đổi tử đợt qua đợt khác
2.1.4 Các vai trị trong nhóm
Trong nhóm hoạt động có nhiều vai trị khác Mỗi thành viên nhóm có nhiều vai trị
Người lãnh đạo
(11)và cá tính thành viên nhóm, có tính đốn, biết lắng nghe, khơng độc đốn, biết động viên, khích lệ người khác, biết tạo bầu khơng khí hưng phấn lạc quan nhóm Thơng thường vai trị nhóm trưởng đảm nhận Nếu vai trị lãnh đạo nhóm khơng thuộc nhóm trưởng nhóm trưởng thực tế rơi vào tình trạng “có danh mà khơng có thực” Điều gây nhiều khó khăn cho hoạt động nhóm
Người điều phối
Người điều phối người xếp, phân công công việc cho thành viên, tổ chức cho thành viên phối hợp với Người điều phối phải hiểu rõ khả chuyên môn thành viên Anh ta phải hiểu rõ quan hệ nội nhóm: thích làm việc với nhau, không hứng thú làm việc với nhau, người bổ sung cho tốt nhất, Người điều phối cần nắm tất phần cơng việc nhóm u cầu chúng Người điều phối phải người giỏi lập kế hoạch, có khả ứng biến tốt, có khả giải khó khăn
Trong nhóm nhỏ thơng thường vai trị nhóm trưởng đảm nhiệm Chẳng hạn nhóm sinh viên thực đề tài nghiên cứu khoa học, hay nhóm học tập sinh viên vai trị thường trưởng nhóm đảm nhiệm Nhưng nhóm lớn vai trị người, với chức danh xác định rõ nhóm – ví dụ “thư ký nhóm”, hay “điều phối viên” – đảm nhiệm Cũng có trường hợp vai trị khơng người cố định đảm nhiệm, mà luân chuyển từ thành viên sang thành viên khác suốt thời gian hoạt động nhóm Điều giống vai trị tiền đạo đội bóng nói chung ổn định, nhiên người ta thay cầu thủ cầu thủ khác cách hoán chuyển vị trí họ sân bóng Có trường hợp khác vai trò điều phối số thành viên thực hiện, số thành viên không cố định, mà thay đổi theo thời gian, theo hoạt động cụ thể nhóm thời điểm khác
Người giám sát
Người giám sát người đảm bảo cho nhóm giữ vững mục đích nhóm, đảm bảo để thành viên hồn thành cơng việc thời hạn có chất lượng tốt Người giám sát đảm bảo để giao tiếp, phối hợp, thành viên nhóm phù hợp với văn hố nhóm, với quy tắc, chuẩn mực nhóm Người giám sát phải nghiêm túc, đơi cịn cần tỏ mơ phạm, chuẩn mực, thẳng thắn, khơng rụt rè Người phải có khả phát vấn đề, phát điều lệch chuẩn, chệch hướng, tìm sai sót, khơng chần chừ đưa vấn đề Nói ngắn gọn, vai trò đòi hỏi khả quan ngự sử
Người góp ý
Người góp ý chuyên gia sáng kiến, sáng tạo nhóm Người không thoả mãn với cách làm hiệu quả, người có khả đưa đề nghị thay đổi, chỉnh sửa Người phải có khả nhận biết nhược điểm, khiếm khuyết công việc Nhưng điều quan trọng người phải có khả đưa cách làm mới, hiệu Bất nhóm đảm nhiệm vai trị Nhóm có nhiều người có khả đóng vai trị người góp ý hoạt động có hiệu
Người giao dịch
(12)của người khác Đây phải người chín chắn, đáng tin cậy, khơng thể người bộp chộp, nói thiếu suy nghĩ chín chắn
Ai đóng vai trị này, nhóm trưởng nên người đóng vai trị
Người khích lệ, động viên
Người khích lệ, động viên người giữ vững lạc quan, khích lệ sáng tạo nhóm Đây phải người có tinh thần lạc quan, có cách nhìn, tư tích cực, có phong cách sinh động, có khả lôi cuốn, ảnh hưởng đến người khác Người cần có khả đưa ý kiến thú vị, có khiếu hài hước tốt Đây phải người biết lắng nghe người khác Đây người có tư tích cực, nhìn vấn đề hội đổi đầy triển vọng không tai hoạ Sẽ tốt cho nhóm nhóm trưởng người đảm nhận vai trị người động viên, khích lệ
2.1.5 Các giai đoạn hình thành nhóm
Theo Don Hellriegel John W.Slocum, nhóm phát triển qua năm giai đoạn: Hình thành, xung đột, củng cố, hoạt động, kết thúc7
Hình thành:
Nhóm hình thành theo cách khác Các nhóm thức thường hình thành sở định người có trách nhiệm tổ chức mà nhóm phục vụ
Trong giai đoạn thành viên nhóm cịn chưa quen biết nhau, chưa hiểu rõ tính cách khả Họ rụt rè, thăm dò nhau, thường họ khép kín, mâu thuẫn, thế, bộc lộ
Xung đột:
Ở giai đoạn thành viên nhóm hiểu nhiều hơn, biết tính cách khả nhau, họ cố gắng tự khẳng định nhóm Họ bắt đầu thể bảo vệ quan điểm, mục đích, phương pháp làm việc, thói quen ứng xử, Người ta tạo lập bè phái
Đây giai đoạn nổ mâu thuẫn nhóm
Các mâu thuẫn có nhiều nguyên nhân khác Người ta xung đột lợi ích, tính cách, địa vị, vai trò lãnh đạo, ảnh hưởng lên thành viên khác Người ta mâu thuẫn với phương pháp làm việc
Không vấn đề bên nhóm làm phát sinh mâu thuẫn thành viên, mà vấn đề bên nhóm gây mâu thuẫn họ Trong trường hợp thật nhóm nơi mâu thuẫn đó, vốn có từ trước, bộc lộ tăng cường mà Chẳng hạn, hai người A B công ty nhắm đến chức vụ công ty cố gắng loại trừ Khi cơng ty lập nhóm làm việc - không liên quan đến việc lựa chọn người cho chức vụ nêu - A B tham gia nhóm Khi mâu thuẫn họ bộc lộ nhóm
Củng cố:
Ở giai đoạn nhóm đề chuẩn mực Các vị trí, vai trị nhóm xác định Các thành viên đã, với nhiều nhượng lẫn nhau, thoả thuận vấn đề liên quan đến lợi ích, ảnh hưởng, phương pháp làm việc, Giao tiếp nhóm trở nên
7 Nhiều tác giả nói đến bốn giai đoạn đầu, tuy nhiên đã nói đến giai đoạn hình thành thì cũng cần nói đến giai đoạn
(13)dễ dàng, hiệu Họ cởi mở việc chia sẻ ý kiến Họ tôn trọng sẵn sàng hợp tác
Hoạt động trôi chảy:
Đây giai đoạn nhóm làm việc hiệu Lúc thành viên nhóm hồn tồn chấp nhận vị trí, vai trị thành viên khác Văn hố nhóm hình thành, ý kiến, sáng kiến dễ dàng đưa ra, thành viên nhóm khơng cịn e dè, giữ kẽ với nhau, giao tiếp nhóm hiệu quả, nhóm hỗ trợ hiệu công việc
Kết thúc:
Đây giai đoạn kết thúc tồn nhóm Thơng thường nhóm kết thúc tồn hồn thành cơng việc mà lập nên để thực Nhóm kết thúc tồn khơng vượt qua khủng hoảng đó, chẳng hạn mâu thuẫn giải thành viên, hoạt động không hiệu thời gian dài
Các tác giả Don Hellriegel John W.Slocum đưa sơ đồ sau phát triển nhóm qua giai đoạn8
Hình thành Hỗn loạn Định hình Hoạt động Kết thúc
Hình Các giai đoạn phát triển nhóm 2.2 Tổ chức nhóm làm việc hiệu quả
2.2.1 Lựa chọn thành viên nhóm
Thành viên nhóm cần lựa chọn theo tiêu chí định
Tiêu chuẩn là phải có khả thực nhiệm vụ, nhiệm vụ nhóm Việc nhận người khơng có khả thực nhiệm vụ, phần nhiệm vụ nhóm khơng giúp nhóm cơng việc mình, mà cịn tạo gánh nặng khơng cần thiết Nhóm kiến trúc sư, kỹ thuật viên đồ họa, kỹ sư xây dựng với nhiệm vụ thiết kế khu nhà cao tầng khơng thể nhận vào nhóm cầu thủ
Thất bại
Thất bại
Thất bại
S
ự
ch
ín
m
uồ
i c
ủa
nh
óm
(14)bóng đá cầu thủ khơng giúp nhóm, nữa, tham gia làm tăng thêm thời gian hội họp, cản trở công việc thành viên khác nhóm
Nếu lựa chọn số tập hợp người cụ thể vào nhóm cần ưu tiên khả chun mơn phù hợp Khơng nên thấy tính cách, quan điểm sống người khơng phù hợp với (người tuyển chọn) mà gạt ra, chọn người khác Trong trường hợp người tuyển chọn phải biết vượt qua Câu nói người xưa “ngựa hay trái chứng” dùng cho trường hợp Các ông vua, hay rộng nhà quản lý, nhà tuyển chọn phải ý thức người giỏi chun mơn nhiều có tính khí khơng bình thường - theo mắt người bình thường Nhưng chọn họ có lợi cho đất nước, cho cơng việc Cịn ngược lại, tìm người hợp với theo kiểu thụ động, bảo nghe nấy, chí hay nịnh nọt, làm hỏng cơng việc
Tiêu chuẩn thứ hai có tinh thần hợp tác với thành viên khác công việc
Một người có khả làm việc tốt khơng có tinh thần hợp tác với người khác cơng việc khơng thể thành viên tốt nhóm được, nói trên, cơng việc nhóm khơng phải phép cộng cơng việc thành viên nó, mà tổ hợp hữu cơng việc Các huấn luyện viên bóng đá loại cầu thủ giỏi khơng biết cách không muốn phối hợp với cầu thủ khác đội Có sinh viên giỏi, không chịu hợp tác với bạn khác thường bị sinh viên khác tránh khơng mời vào nhóm học tập
Các tiêu chuẩn đánh giá khả làm việc nhóm mà tiến sĩ M.Ballot thuộc trung tâm tư vấn việc làm Massachuset đưa sau giúp ta hiểu thêm đòi hỏi thành viên nhóm
“Có 15 tiêu chuẩn để đánh giá khả làm việc theo nhóm
1 Lịng tin: Bạn có tin tưởng vào khả hồn thành cơng việc đồng nghiệp khơng? 2 Bình tĩnh: Trong thời gian vơ gấp rút, bạn có khả giải tình cách bình tĩnh không?
3 Tôn trọng: Ý kiến đồng nghiệp có bạn quan tâm khơng? Bạn có rút ý tưởng thân từ ý kiến đó?
4 Hợp tác: Khả hồ nhập bạn với đồng nghiệp từ lĩnh vực, khả năng, chí quốc tịch khác nhau?
5 Tổ chức: Bàn làm việc bạn có gọn gàng khơng? Bạn có làm việc theo kế hoạch vạch?
6 Khả làm việc áp lực: Bạn có phát huy tốt khả làm việc áp lực không?
7 Khả giao tiếp: Bạn thích tiếp xúc với nhiều người? Bạn luôn thu hút ý người câu chuyện
8 Khả kiểm sốt tình huống: Khi tình ngồi dự kiến xảy ra, bạn luôn đưa bước cần thiết để giải
9 Khả thuyết phục: Bạn có đưa lý lẽ thích hợp để bảo vệ ý kiến mình?
10 Lạc quan: Bạn có ln tin có khả tìm giải pháp “bị dồn đến chân tường”?
11 Trách nhiệm: Bạn sẵn sàng tiên phong cho việc chung?
12 Kiên trì: Khi cơng việc đình trệ bạn cố gắng tiếp tục bao lâu?
13 Quyết tâm: Bạn phản ứng kết không mong muốn? Từ bỏ hay tìm hướng giải khác
(15)15 Lắng nghe: Bạn không ngắt lời đồng nghiệp họ muốn đưa ý kiến? Bạn có ln khuyến khích người đưa ý kiến riêng mình?”9
2.2.2 Chọn nhóm trưởng
Nhóm trưởng tổ chức thành lập nhóm định, thành viên nhóm bầu chọn Nhưng dù nhóm trưởng chọn cách phải thoả mãn số yêu cầu
Cũng thành viên nhóm, nên điều nói mục 2.2.1 đối việc chọn nhóm trưởng Ngồi ra, nhóm trưởng người lãnh đạo nhóm trực tiếp (trừ phi nhóm trưởng danh nghĩa), phải người có tố chất lãnh đạo Nhóm trưởng phải có tính cách đốn, khả định nhanh, có tinh thần chịu trách nhiệm với định Nhóm trưởng phải biết lắng nghe, khơng có phong cách độc đốn Nhóm trưởng phải người có trách nhiệm cao Rất nhiều nhóm sinh viên hoạt động khơng hiệu lý nhóm trưởng họ khơng có tinh thần trách nhiệm cao
Nhóm trưởng cần lãnh đạo nhóm cách dân chủ Nhóm trưởng cần tạo điều kiện để nhóm tham gia phát biểu ý kiến, bàn bạc vấn đề, nghe ý kiến thành viên khác nhóm (ngay ý kiến trái ý mình)
Phong cách lãnh đạo độc đốn có lợi cho cơng việc số trường hợp hãn hữu, nhóm trưởng có khả kinh nghiệm vượt xa so với thành viên khác nhóm Tuy nhiên trường hợp cách lãnh đạo khơng làm cho nhóm phát triển tốt, thành viên khác không thử thách, “không học”, khơng nâng cao trình độ
Nhóm trưởng phải giao cơng việc cho nhóm viên cách rõ ràng: công việc cụ thể, thời hạn hồn thành, nguồn lực để giải cơng việc đó, phối hợp với để giải quyết, chế độ báo cáo tiến độ,
Khi giao công việc cho nhóm viên, nhóm trưởng làm theo tiêu chí sau: Xung phong nhận
Phù hợp với khả
Để thử thách, đào tạo, huấn luyện thêm
Người ta thường xung phong nhận làm việc lý như: thứ nhất, có hứng thú với cơng việc đó; thứ hai, có tinh thần trách nhiệm cao, sẵn sàng nhận cơng việc khó khăn, nhường việc dễ cho bạn bè, đồng nghiệp; thứ ba, muốn thử thách mình, muốn học hỏi thêm, rèn luyện thêm; thứ tư, nhận cơng việc dễ làm so với cơng việc khác; thứ năm, lợi ích vật chất gắn liền với cơng việc
Nhóm trưởng nên giao việc cho người xung phong lý thứ nhất, thứ ba nêu Khi người ta hứng thú với công việc người ta có khả vượt qua nhiều khó khăn, chí vượt qua mình, nhờ hồn thành tốt công việc Tuy nhiên, cần lưu ý đến khả giải nhiệm vụ người xung phong Người ta có hứng thú, người ta cố gắng, mức độ khó khăn cơng việc vượt xa khả người ta không nên giao việc
(16)dữ liệu vào máy tính, Tuy nhiên, khả thành viên nhóm khác nhau, có người giỏi, có kinh nghiệm hơn, có người khác khơng giỏi bằng, khơng có kinh nghiệm bằng, nên ln ln giao việc theo cách thiếu cơng Trong thực tế có nhiều người lãnh đạo giao việc theo kiểu (sau người khơng hồn thành tốt cơng việc giao vài lần khơng giao việc cho người nữa, giao cho “được việc”), hậu tạo hiệu ứng “nước chảy chỗ trũng”, làm việc phải làm nhiều việc
Mục đích đào tạo, rèn luyện thêm cho thành viên nhóm đòi hỏi phải giao việc cho thành viên có khả chưa phù hợp với cơng việc Cách làm tốt giao cho họ làm việc với kèm cặp, hướng dẫn, giúp đỡ một, số thành viên khác có kinh nghiệm, khả Nếu điều kiện nhân lực không cho phép, bắt buộc phải giao cho thành viên cần huấn luyện làm việc cách độc lập nhóm trưởng trực tiếp, giao cho thành viên khác có khả kinh nghiệm nhóm, phải thường xuyên kiểm tra, giúp tháo gỡ khó khăn cho họ
Nhóm trưởng phải giao cơng việc cho nhóm viên cách cơng Cần tránh tình trạng có người được/bị giao nhiều cơng việc, có người khác lại được/bị giao cơng việc Giao cơng việc làm lãng phí nguồn nhân lực, lãng phí thời gian nhóm (do người việc phải chờ người nhiều việc), kéo dài thời gian hoàn thành cơng việc Việc thiếu cơng cịn khiến cho thành viên nhóm so bì, tị nạnh nhau, liên kết nhóm khó đảm bảo được, gây nên hậu lớn cho cơng việc nhóm
Nhóm trưởng, - thành viên có khả năng, kinh nghiệm cao nhóm -, khơng bao biện, làm thay công việc thành viên khác Làm có nhiều hậu tai hại Hậu công việc thực chậm, chất lượng, khơng sử dụng hết nguồn lực Hậu thứ hai làm nẩy sinh tâm lý ỷ lại người làm hộ Hậu thứ ba làm cho người nhóm trưởng hay nhóm viên có khả năng, kinh nghiệm nêu bị q tải, mệt mỏi, cịn sinh so bì Và hậu khác thành viên (hay bị) làm hộ cơng việc khơng có hội học hỏi, rèn luyện thêm
Trong đề tài nghiên cứu “Vấn đề làm việc nhóm sinh viên khoa Kinh tế - Luật” trường Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh có đưa số minh họa cách làm việc trưởng nhóm: “Hương, ĐH KHXH&NV cảm thấy thật xui xẻo phải nhóm với nhóm trưởng “quá giỏi” Nhóm trưởng Hương vừa học vừa làm nên có kinh nghiệm thực tế ngành học Khi phân nhóm, mặc cho thành viên khác gửi e-mail, gọi điện để biết kế hoạch làm việc, trưởng nhóm chẳng nói lời Đến ngày nộp bài, nghe trưởng nhóm nói ngắn gọn: "Bài chả có nên tớ làm cho đỡ thời gian!"
“Cả học kỳ làm việc nhóm thành viên khác chưa liên lạc với bạn Đến ngày cuối bận q khơng có thời gian làm chia việc cho người khác Tất bạn xếp định, chẳng tôn trọng ý kiến Có thể bạn giỏi thành viên khác cần phải học chứ!” - Hương khơng giấu bực mình”10
“Vân Khanh mang danh nhóm trưởng suốt năm ngồi giảng đường, “đắt hàng” muốn làm việc nhóm Khanh Đơn giản họ cần “ném” cho Khanh, cô lo biên tập từ A - Z, chả muốn làm Nhưng đến làm, Khanh “vỡ” rằng, “ôm” hết phần việc người khác “dại” Vì đơi có vấn đề thuộc chun mơn, muốn “ơm” lại khơng hiểu “ơm” gì, tất dẫn đến
(17)hỏng việc, “thậm chí người ta thấy nhiệt tình lại hững hờ trước nhiệm vụ phân”, Khanh xúc.” 11
Kinh nghiệm người tham gia hoạt động nhóm nhiều cho biết nhóm trưởng điều quan trọng biết cách điều hịa quan hệ nhóm Để làm điều nhóm trưởng khơng thiết người giỏi chuyên môn nhất, phải người cơng bằng, trực, có lĩnh, hiểu biết trình độ, tính cách, tâm lý tất thành viên khác Ngoài việc kiểm tra, đốc thúc nhóm viên làm việc, nhóm trưởng cịn phải biết cách khích lệ, động viên nhóm viên thời điểm khó khăn riêng họ, thời điểm khó khăn nhóm Nếu nhóm trưởng tỏ thái độ bi quan, bng xi gặp khó khăn chẳng có nhóm vực dậy tinh thần nhóm
Hồn thành tốt cơng việc nhóm trưởng việc khó Kết nghiên cứu vấn đề làm việc nhóm sinh viên khoa Kinh tế ĐHQG TP.HCM cho thấy có gần 50% sinh viên khoa hài lịng với nhóm trưởng mình12 Có lẽ điều nên có 18% sinh viên khoa Kinh tế ĐHQG TP.HCM muốn làm nhóm trưởng nhóm học tập mình, có đến 65% muốn làm thành viên tích cực.13
Nếu nhóm tìm người đảm nhận nhiều vai trị số vai trị phân tích mục 2.1.4 nhóm gặp nhiều thuận lợi cơng việc
2.2.3 Xác định mục đích nhóm
Các thành viên nhóm phải biết rõ mục đích nhóm Khơng biết rõ mục đích nhóm làm việc giống người đường định đâu Mục đích định hướng cho tồn hoạt động nhóm, quy định nhiệm vụ mà nhóm thực Nó liên kết thành viên lại thành nhóm
Mục đích nhóm tổ chức hay cá nhân lập nhóm xác định sẵn từ trước Trường hợp hay xảy với nhóm thức Mục đích nhóm số tồn thành viên nhóm xác định Trường hợp thường xảy với nhóm phi thức
Mục đích phải rõ ràng khả thi
Các thành viên nhóm cần biết mục đích nhóm tham gia vào nhóm, chậm buổi họp nhóm
2.2.4 Xác định chuẩn mực nhóm
Để nhóm làm việc hiệu định nhóm phải đề chuẩn mực Chuẩn mực nhóm hệ thống quy tắc làm việc, ứng xử, hay khuôn mẫu hành vi mà nhóm địi hỏi thành viên Chuẩn mực nhóm đóng vai trị phương tiện quan trọng điều chỉnh hành vi thành viên quan hệ tác động tương hỗ giao tiếp nhóm Chẳng hạn nhóm quy định quy trình bắt buộc việc thông báo tin tức cho thành viên nhóm Khi quy trình chuẩn mực nhóm Cũng vậy, quy định khen thưởng kỷ luật nhóm chuẩn mực nhóm
11Theo ViệtNamNet
(18)Nhóm làm việc tốt chuẩn mực rõ ràng, dễ hiểu tất thành viên Các chuẩn mực nhóm đề ra, thiết lập đường sau đây:
Được đại diện quan quản lý (và tổ chức thành lập nhóm) lập
Đây trường hợp hay gặp với nhóm cơng việc quan, tổ chức, doanh nghiệp lập nên Ở chuẩn mực cấp ban hành, nhóm viên có xu hướng tơn trọng, tn thủ tốt Những chuẩn mực phù hợp với hệ thống quản lý chung quan, tổ chức, công ty, nhóm thuận tiện giao tiếp với nhóm, đơn vị khác thuộc quan, tổ chức, doanh nghiệp Tuy nhiên loại chuẩn mực khơng hồn tồn thích hợp với tính chất, địi hỏi cơng việc nhóm, đặc biệt nhiều khơng phù hợp với tính cách, thói quen thành viên nhóm Điều làm cho thành viên nhóm thấy bị trói buộc
Nhóm trưởng đề chuẩn mực
Điều thường xảy với nhóm thức Nếu nhóm trưởng người có uy tín, có khả chun mơn kinh nghiệm làm việc vượt trội hẳn so với thành viên khác nhóm chuẩn mực tuân thủ tốt Trong trường hợp khác, chuẩn mực đề không tuân thủ nghiêm túc Hơn nữa, gây nên cảm giác trói buộc thành viên khác nhóm tạo nên tâm lý phản đối ngầm
Nhóm trưởng số thành viên bàn bạc, đề
Uy tín chuẩn mực giống trường hợp trên, số lượng thành viên bàn bạc với nhóm trưởng chiếm thiểu số ỏi nhóm Trong trường hợp số thành viên chiếm đa số nhóm giống cách đề chuẩn mực
Chuẩn mực tất thành viên bàn bạc, thảo luận đề
Các thành viên tán thành chuẩn mực mà cịn tham gia xây dựng chuẩn mực góp ý kiến điều chỉnh Sự tham gia thành viên vào việc xác định chuẩn mực nhóm ảnh hưởng lớn đến tuân thủ chuẩn mực Khi tham gia xây dựng hoặc/và góp ý kiến điều chỉnh chuẩn mực, thành viên cảm thấy chuẩn mực họ, khơng phải người khác áp đặt Điều làm cho họ tuân thủ chuẩn mực cách tự giác
Các thành viên bắt buộc phải tuân thủ chuẩn mực nhóm Sự phục tùng chuẩn mực nhóm phụ thuộc vào yếu tố:
* Sự hợp lý chuẩn mực * Sức ép nhóm
* Sự kiểm tra bắt buộc phải thi hành nhóm
* Sự tham gia xác định chuẩn mực nhóm thành viên
Việc đề chuẩn mực rõ ràng, hợp lý, đầy đủ ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động nhóm Chúng ta thường nghe đến hiệu làm việc nhóm cao người Nhật Bản Điều thật Qua kinh nghiệm người làm việc nhóm với người Nhật (và người nước khác nữa), ta thấy việc đưa chuẩn mực đầy đủ tuân thủ chúng cộng với việc giao tiếp hiệu tạo nên khác biệt Trong số chuẩn mực người ta đặc biệt ý đến quy trình làm việc, chế độ báo cáo, liên lạc, bàn bạc Điều thể rõ qua quy tắc HouRenSou người Nhật
Quy tắc HouRenSou là ?
Trước hết, hiểu HourenSou quy tắc giao tiếp thành viên nhóm
(19) Ren ( ) viết tắt Renraku ( ) : có nghĩa liên lạc
Sou ( ) viết tắt Soudan( ): có nghĩa bàn bạc
Có thể thấy, HourenSou đơn giản : Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc
HourenSou ?
Báo cáo (Houkoku -):
Khi gặp tình khó khăn báo cáo cho người lãnh đạo có quan hệ gần (trong nhóm trực tiếp lãnh đạo nhóm trưởng)
Báo cáo ngắn gọn tình gặp phải,tình trạng vấn đề
Hướng giải vấn đề gặp phải: xử lý nào, xử lý đến đâu… Nếu có nhiều hướng giải báo cáo lại để cấp lựa chọn hướng giải tốt nhất, nhóm theo hướng giải
Liên lạc (Renraku-)
Khi bạngặp phải vấn đề, đồng thời với việc báo cáo với cấp trên, bạn phải liên lạc với bên liên quan để họ nắm tình hình cơng việc bạn làm
Việc liên lạc có nội dung tương tự với việc báo cáo
Nếu trình giải vấn đề , việc liên lạc cá nhân người (liên lạc 1-1) cá nhân với người khác nhóm (1-n), trao đổi với nội dung chi tiết
Bàn bạc (Soudan -)
Khi báo cáo tình huống, liên lạc với bên liên quan, vấn đề chưa giải quyết, hay chưa có cách giải ổn thỏa Cả nhóm lúc họp lại,trực tiếp bàn bạc đưa phương án tốt để giải vấn đề, tiếp tục hồn thành cơng việc chung
Báo Cáo – Liên Lạc – Bàn bạc lúc phải hoàn thành tất bước, hay theo trình tự cứng nhắc, mà linh hoạt áp dụng Có thể đơn giản, gặp vấn đề, bạn báo cáo cho nhóm trưởng, đưa cách giải quyết, hợp lý, nhóm truởng đồng ý, bạn giải vấn đề ln Hay báo cáo, bạn nhóm trưởng trao đổi, bàn bạc Và báo cáo, bạn đồng thời cho bên liên quan biết qua báo cáo bạn với nhóm trưởng, vơ hình chung bạn liên lạc với người đồng đội bạn nhóm
Một số điều lưu ý về HourenSou
Điều làm nên tính hiệu quy tắc HouRenSou, việc bạn báo cáo vấn đề cách nhanh chóng, nhóm biết cơng việc bạn làm Vậy nên, làm việc nhóm nhau, có lẽ điều tiên việc bạn thơng báo cho nhóm trưởng, thành viên khác vấn đề bạn gặp phải thời gian sớm
Chính việc nhóm biết tiến trình cơng việc làm, dẫn tới việc nhóm đổi hướng, đưa phương pháp giải vấn đề tốt cách dễ dàng ăn khớp
(20) Trong nhóm thống quy tắc ghi chép chung, hay cơng cụ ghi chép chung (ví dụ sơ đồ tư – MindMap chẳng hạn), để thuận tiện trao đổi14
2.2.5. Có kế hoạch làm việc
Có nói khơng làm việc cịn làm mà khơng có kế hoạch Điều đặc biệt với nhóm Nhóm phải có kế hoạch rõ ràng cụ thể thực công việc Kế hoạch phải bao hàm kế hoạch tiến độ – công việc làm vào thời gian nào, kế hoạch nhân – làm việc gì, nghĩa phân cơng cơng việc vai trị nhóm, kế hoạch tài – phân bổ kinh phí cho cơng việc cụ thể
Mặc dù thành viên nhóm phụ trách phần công việc khác tồn cơng việc nhóm, họ cần nắm vững tồn kế hoạch nhóm Chỉ họ có khả đánh giá tiến trình cơng việc nhóm, thành viên khác nhờ phối hợp tốt với thành viên khác, tương trợ lẫn
Ví dụ: Anh Cường, học viên cao học trường Đại học ngoại thương (cơ sở II TP Hồ Chí Minh) có nhiều kinh nghiệm làm việc nhóm công ty bảo hiểm phi nhân thọ nước hoạt động Việt Nam, cho biết anh ấn tượng với việc chia sẻ thông tin kế hoạch làm việc nhóm tất thành viên nhóm nơi anh làm việc Theo anh, điều đưa lại lợi ích lớn cho cơng ty anh, thành viên nhóm giúp đỡ thành viên khác họ gặp khó khăn (sức khỏe khơng tốt, đột xuất bận việc riêng, tải cục lúc có nhiều khách hàng yêu cầu, )
Trong thực tế thơng thường nhóm trưởng nhóm trưởng số thành viên nhóm soạn thảo kế hoạch Nhưng việc tham gia xây dựng kế hoạch thành viên nhóm đáng khuyến khích, lúc thành viên am hiểu kế hoạch nhóm cách tốt họ có tinh thần làm việc tốt
Việc phân công công việc nguyên nhân tiềm tàng mâu thuẫn thành viên nhóm, phải phân công thật công
2.2.6 Sinh hoạt nhóm
Các buổi sinh hoạt nhóm ảnh hưởng nhiều đến hiệu làm việc nhóm nên cần coi trọng Nhóm cần có lịch sinh hoạt đặn thực sinh hoạt theo lịch Mặc dù nhóm có lịch sinh hoạt thường xuyên, có vấn đề đột xuất, cần nhóm họp lại để giải nhóm cần linh động thay đổi lịch sinh hoạt để giải vấn đề nêu, không nên cứng nhắc chờ đến ngày sinh hoạt định kỳ
Có thể chia sinh hoạt nhóm thành hai loại Loại thứ để giải công việc, loại thứ hai để tăng cường giao lưu, hiểu biết lẫn thành viên nhóm Cách tiến hành hai loại sinh hoạt nên khác
Với loại thứ nhất, buổi sinh hoạt cần tổ chức nghiêm túc:
Yêu cầu thành viên nhóm tham gia đầy đủ Để đảm bảo điều này, nhóm nên làm cho thành viên hiểu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng việc tham gia Hơn nữa, nhóm cần đề chế độ thưởng, phạt thành viên việc