KỸ THUẬT XÂY DỰNG KẾ HOẠCH 1. Khái niệm: Xây dựng kế hoạch là sự xác định một cách có căn cứ khoa học những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ (thời hạn, tốc độ, tỉ lệ cân đối) về sự phát triển một quá trình và định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện có kết quả những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đó. Nói một cách đơn giản, xây dựng kế hoạch là quyết định trước xem sẽ phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai sẽ làm cái đó. Xây dựng kế hoạch bao gồm các bước: tiền kế hoạch, chẩn đoán, hình thành bản kế hoạch, hoàn chỉnh bản kế hoạch Tất cả những người quản lý đều làm công việc xây dựng kế hoạch. Sản phẩm của giai đoạn xây dựng kế hoạch là bản kế hoạch. Bản kế hoạch (hay còn gọi là kế hoạch) là “toàn bộ những điều vạch ra một cách có hệ thống về những công việc dự định làm trong một thời hạn nhất định, với mục tiêu, cách thức, trình tự, thời hạn tiến hành”(Từ điển tiếng Việt, Viện ngôn ngữ học, Nhà xuất bản Đà Nẵng, 2001). 2. Ý nghĩa: - Cho phép các nhà quản lý và các cơ quan quản lý có cái nhìn tổng quan về hệ thống, tập trung sự chú ý của mình vào các mục tiêu của hệ thống, làm rõ hơn phương hướng hoạt động của hệ thống, của tổ chức trong kỳ kế hoạch, làm việc chủ động và tự tin hơn. - Hình thành các nỗ lực có tính phối hợp. Nó chỉ ra con đường đi cho cả nhà quản lý lẫn từng thành viên, từ đó họ biết họ phải đóng góp gì để đạt mục tiêu. Nói một cách khác nó tạo điều kiện cho tổ chức và các thành viên của tổ chức đánh giá khả năng của chính mình và phối hợp hoạt động để đạt mục tiêu. Nó là cơ sở phối hợp hành động giữa các cá nhân và đơn vị, là cơ sở thống nhất hành động trong tập thể. - Giảm thiểu hoạt động trùng lặp, chồng chéo và dư thừa, tạo khả năng hoạt động và sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả. - Làm giảm thiểu sự bất trắc bằng cách dự đoán những bất định, những thay đổi, tìm phương án đối phó với những bất định và những thay đổi đó. - Hình thành mục tiêu làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá (ngoài và trong). Không xây dựng kế hoạch thì không thể kiểm tra, đánh giá được. - Là phương tiện thực hiện dân chủ hoá giáo dục và dân chủ hoá quản lý nhà trường một cách có hiệu quả. Thông qua việc bàn bạc xây dựng kế hoạch, thu hút trí tuệ của các thành viên, các lực lượng giáo dục trong và ngoài nhà trường, tạo cơ hội lôi kéo mọi người tham gia xây dựng và triển khai những quyết định quan trọng. 3. Một số nguyên tắc xây dựng kế hoạch 3.1. Nguyên tắc tính Đảng Nguyên tắc này đòi hỏi bản kế hoạch phải thể hiện và bảo đảm thực hiện được những chủ trương đường lối của Đảng. Bản kế hoạch phải cụ thể hoá được mục tiêu, cơ cấu, quy mô, bước đi trong kế hoạch của cấp trên sao cho phù hợp với đặc điểm tình hình của địa phương, của trường, của lớp. Khi cụ thể hoá cần nắm vững hệ thống chỉ đạo về phương hướng nhiệm vụ (phương hướng, nhiệm vụ phát triển giáo dục của cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp; phương hướng, nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội của địa phương; điều kiện và thực tiễn giáo dục của nhà trường, của địa phương) và phải đảm bảo yêu cầu cụ thể hoá (tính nguyên tắc, tính cụ thể, tính tích cực, tính hiện thực). Nguyên tắc này còn biểu hiện ở chỗ các cấp uỷ Đảng là người trực tiếp lãnh đạo, động viên và tổ chức quần chúng thực hiện và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. 3.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ Nội dung cơ bản của nguyên tắc này thể hiện ở: - Sự kết hợp giữa chỉ huy tập trung thống nhất với sự tham gia của người lao động vào công tác xây dựng kế hoạch ở cơ sở. - Sự kết hợp chỉ đạo tập trung của cấp trên với sự phát huy sáng kiến và chủ động của cấp dưới. - Thực hiện chế độ thủ trưởng trong nhà trường (kế hoạch của nhà trường phải do hiệu trưởng soạn thảo, kế hoạch tổ do tổ trưởng soạn thảo, kế hoạch cá nhana do cá nhân soạn thảo) và có sự tham gia thảo luận rộng rãi của tập thể giáo viên và các lực lượng giáo dục. 3.3. Nguyên tắc tính khoa học Xây dựng kế hoạch đòi hỏi phải nhận thức và vận dụng đúng đắn các quy luật, vận dụng thành tựu khoa học - kỹ thuật; phải có phương pháp làm việc có khoa học, có căn cứ, coi trọng điều tra, dự đoán, phải xây dựng quy hoạch và kế hoạch dài hạn. Phải huy động rộng rãi các cơ quan, các chuyên gia khoa học và sử dụng các công cụ hiện đại. Kế hoạch ngắn hạn phải là sự cụ thể hoá của kế hoạch dài hạn. Kế hoạch chi tiết (kế hoạch con) phải gắn liền với kế hoạch lớn (kế hoạch mẹ), là một bộ phận của kế hoạch lớn và gắn với điều kiện thực tế, Nội dung kế hoạch phải toàn diện, cân đối, nêu được nhiệm vụ trọng tâm, phản ánh mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt đến, phải nêu được những nhiệm vụ ưu tiên. Kế hoạch phải được xây dựng trên trên cơ sở kết quả đạt được của kì kế hoạch trước đó, phát triển ở mức cao hơn, hoàn thiện hơn. Phương án kế hoạch phải được lựa chọn trên cơ sở nhiều phương án đề xuất. Trong mỗi phương án phải tìm ra cách khắc phục các yếu tố cản trở chính đối với quá trình thực hiện mục tiêu. Có như vậy mới chọn được phương án tối ưu. Nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch phải rõ ràng, cụ thể. Mức độ cụ thể, rõ ràng phải vừa đủ cho biết tương lai phát triển của cấp thực hiện, đánh giá được cấp thực hiện và làm cơ sở để các cấp thực hiện nhỏ hơn, cá nhân thể xây dựng kế hoạch của mình. “Chớ đặt những chương trình kế hoạch mênh mông, đọc nghe sướng tai, nhưng không thực hiện được. Việc gì cũng cần phải thiết thực: nói được, làm được. Việc gì cũng phải từ chỗ nhỏ dần dần đến chỗ to, từ chỗ dễ dần dần đến chỗ khó, từ thấp dần dần đến cao. Một chương trình nhỏ mà thực hiện được hẳn hoi, hơn là một trăm chương trình to tát mà không thực hiện được” (Hồ Chí Minh, Tuyển tập, tập I, NXB Sự thật, Hà Nội, 1980, tr. 423). “. . . Phải tính toán cẩn thận những điều kiện cụ thể, những biện pháp cụ thể. Kế hoạch phải chắc chắn, cân đối. Chớ đem chủ quan mình thay thế cho điều kiện thực tế…” (Hồ Chí Minh, Toàn tập, tập VI, NXB Sự thật, Hà Nội,1980, tr. 215). 3.4. Nguyên tắc tính pháp lệnh Kế hoạch một khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt chính thức được coi là một văn bản pháp quy. Tính pháp lệnh của kế hoạch đòi hỏi nhiệm vụ kế hoạch phải được giao rõ ràng, cụ thể cho từng cấp thực hiện, từng cá nhân với những yêu cầu về số lượng, chất lượng, tiến độ, thời hạn; cấp thực hiện kế hoạch và cấp phê duyệt kế hoạch đều phải có trách nhiệm đối với việc hoàn thành kế hoạch. Cấp phê duyệt kế hoạch có trách nhiệm chủ yếu là bảo đảm những điều kiện cần có để thực hiện kế hoạch. Tuy nhiên phải bảo đảm tính linh hoạt của việc xây dựng kế hoạch (khả năng thay đổi phương án khi hoàn cảnh và điều kiện thay đổi). 4. Phương pháp xác định các nội dung của kế hoạch: 4.1 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc: Khi thực hiện một công việc thì điều đầu tiên nên xem xét đó chính là xem xét mục tiêu, yêu cầu của công việc đó. Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp ta luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng. Để xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc, ta phải trả lời các câu hỏi: - Tại sao phải làm công việc này? - Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của ta? - Hậu quả nếu ta không thực hiện chúng? 4.2 Xác định cơ sở xây dựng kế hoạch: Thông thường, trước khi lập kế hoạch, bao giờ cũng có một bước phân tích. Tuỳ theo mục tiêu, tính chất và mức độ quan trọng của kế hoạch, bước phân tích có thể sơ sài hoặc hết sức tỉ mỉ, có thể kéo dài lâu hay mau. Phân tích là để cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết cho việc lập kế hoạch. Phân tích giúp cho người lập kế hoạch thấy rõ được bức tranh toàn cảnh và chi tiết của tình hình, biết được tổ chức mình đang ở đâu, từ đó mới xác định được mình nên đi đâu, về đâu. Các nội dung cần phân tích thường bao gồm: - Phân tích tình hình chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ, trong đó nêu lên các thực trạng và xu thế của môi trường chính trị, hệ thống pháp lý, tình hình kinh tế, văn hoá, xã hội, các thành tựu khoa học kỹ thuật và các xu thế công nghệ mới có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức mình. - Phân tích các lực lượng ảnh hưởng đến tổ chức mình, như: Sức ép từ các vấn đề cung cấp nguyên, vật liệu, vấn đề kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào… Kế đến là sức ép từ yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm đầu ra… Tất cả đều phải được phân tích một cách cẩn trọng mới có thể nhận định được tình hình một cách chính xác và nhờ đó mới có thể đưa ra định hướng và đối sách phù hợp trong phần lập kế hoạch thực hiện công việc. - Phân tích các mặt mạnh, những lợi thế, các cơ hội, những điểm yếu và các nguy cơ có thể xảy ra. Đây là phân tích cơ bản và quan trọng bậc nhất làm cơ sở cho bất kỳ một hoạch định nào. - Ngoài ra, có thể có các phân tích khác để có được nhứng giả thiết tốt nhất cho việc triển khai thực hiện công việc. Từ kết quả phân tích trên, người lập kế hoạch có thể hình dung được những việc phải làm, bao gồm cả việc thiết lập những mục tiêu thách thức, nhưng khả thi và xây dựng kế hoạch để đạt được mục tiêu đó. 4.3 Xác định nội dung công việc: Khi thực hiện công việc phải xác định rõ nội dung công việc đó là gì? Cách thức để thực hiện công việc đó ra sao? Và hãy chắc chắn rằng bước sau sẽ sử dụng kết quả của bước trước. 4.4 Xác định thực hiện công việc như thế nào: Nó bao gồm việc xác định các nội dung: - Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì? (cách thức thực hiện từng công việc)? - Tiêu chuẩn để xác định hoàn thành công việc là gì? - Có máy móc, phương tiện trợ giúp không? Cách vận hành máy móc, phương tiện như thế nào? 4.5 Xác định địa điểm, thời gian và người thực hiện công việc: a. Xác định địa điểm: Việc này yêu cầu phải trả lới các câu hỏi như: - Công việc đó thực hiện tại đâu? - Kiểm tra tại bộ phận nào? Kiểm tra những công đoạn nào? . b. Xác định thời gian: Việc này yêu cầu phải trả lới các câu hỏi: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc… Để xác định được thời hạn phải làm công việc, cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. Có 4 loại công việc cần phải thực hiện theo thứ tự sau: - Công việc quan trọng và khẩn cấp, - Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, - Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, - Công việc không quan trọng và không khẩn cấp. c. Xác định người thực hiện: Việc này phải trả lới các câu hỏi: - Ai làm việc đó? - Ai hổ trợ? - Ai chịu trách nhiệm? - Ai kiểm tra? … 4.6 Xác định phương pháp kiểm soát: Cách thức kiểm soát sẽ liên quan đến: - Công việc đó có đặc tính gì? - Làm thế nào để đo lường đặc tính đó? - Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào? - Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu 4.7 Xác định phương pháp kiểm tra: Phương pháp kiểm tra liên quan đến các nội dung sau: - Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. (Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra). - Tần suất kiểm tra như thế nào? bao lâu kiểm tra một lần?. - Ai tiến hành kiểm tra? - Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? (Do không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm quan trọng nhất). Việc xác định điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc những điểm kiểm tra chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót. 4.8 Xác định nguồn lực: Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố: con người (nhân lực), tiền bạc, nguyên liệu hoặc hệ thống cung ứng, máy móc hoặc công nghệ, phương pháp làm việc. a. Con người (nhân lực): bao gồm các nội dung: - Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? - Ai hỗ trợ? - Ai kiểm tra? - Nếu cần nguồn nhân lực phòng ngừa thì lấy nguồn từ đâu? b. Tiền bạc: Kinh phí cần có để thực hiện công việc c. Nguyên liệu hoặc hệ thống cung ứng: bao gồm các nội dung: - Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu. - Tiêu chuẩn nhà cung ứng. - Xác định phương pháp giao hàng - Thời hạn giao hàng… d. Máy móc hoặc công nghệ: bao gồm các nội dung: - Sử dụng máy móc, công nghệ nào để thực hiện công việc? - Máy móc, công nghệ đó có thể tìm được ở đâu? e. Phương pháp làm việc: lựa chọn phương pháp làm việc, quy trình, công nghệ nào, công đoạn nào tự làm, công đoạn nào phải nhờ trợ giúp? Tại sao? . 5. Phân loại kế hoạch: Kế hoạch có thể phận thành các loại chiến lược; tác nghiệp, dự án, mục tiêu, kế hoạch năm, tháng, tuần. 5.1 Kế hoạch chiến lược: thời hạn: vài năm; khuôn khổ: rộng; mục tiêu: ít chi tiết; kết quả: Kế hoạch phát triển của tổ chức. 5.2 Kế hoạch tác nghiệp: thời hạn: ngày, tuần, tháng; khuôn khổ: hẹp; mục tiêu: chi tiết xác định; kết quả: hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức (như: các loại sổ tay, cẩm nang; quy trình hoạt động; các quy định; hướng dẫn công việc; các biểu mẫu; các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn). 5.3 Kế hoạch dự án: xác định các yêu cầu của dự án; xác định các quy trình cơ bản; xác định nguồn lực cung cấp cho dự án; xây dựng kế hoạch thực hiện dự án. 5.4 Mục tiêu: a. Phân loại mục tiêu: - Mục tiêu cấp toàn tổ chức, bộ phận, cá nhân - Mục tiêu xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau: tồn tại và tăng trưởng, lợi nhuận, phân bổ các nguồn lực và rủi ro; năng suất, vi thế cạnh tranh, phát triển nguồn lực, phát triển công nghệ, trách nhịêm xã hội. b. Điều kiện của mục tiêu: mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu: - Cụ thể, dễ hiểu: vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai. - Đo lường được: nếu mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không? - Vừa sức: phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi. - Thực tế: đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của ta (thời gian, nhân sự, tiền bạc ). - Có thời hạn: Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn. Thời gian hợp lý giúp vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác. c. Kế hoạch thực hiện mục tiêu: Có thể sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch. 5.5 Kế hoạch năm: Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm có từ chiến lược của tổ chức, từ các dự án tham gia, từ mục tiêu của tổ chức và mục tiêu được giao của bộ phận, từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận. Nội dung của kế hoạch công tác năm gồm: - Nội dung các mục tiêu công việc. - Thời gian thực hiện. - Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm). 5.6 Kế hoạch tháng: Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng có từ các công việc trong kế hoạch năm, các công việc tháng trước còn tồn tại, các công việc mới phát sinh do được giao thêm. Nội dung kế hoạch tháng: - Các công việc quan trọng trong tháng - Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện. - Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau). 5.7 Kế hoạch tuần: Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần có từ các công việc trong kế hoạch tháng, các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong, các công việc mới phát sinh do được giao thêm. Nội dung kế hoạch tuần: - Các công việc quan trọng trong tuần - Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả). - Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau). . lý đều làm công việc xây dựng kế hoạch. Sản phẩm của giai đoạn xây dựng kế hoạch là bản kế hoạch. Bản kế hoạch (hay còn gọi là kế hoạch) là “toàn bộ những. sự cụ thể hoá của kế hoạch dài hạn. Kế hoạch chi tiết (kế hoạch con) phải gắn liền với kế hoạch lớn (kế hoạch mẹ), là một bộ phận của kế hoạch lớn và gắn