2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Công ty TNHH MẶT TRỜI MỌC áp dụng chương trình kế toán máy trên toàn bộ hệ thống máy vi tính của công ty.Hiện nay,công ty sử dụng phần mềm kế toán Balance để giảm bớt khối lượng công việc và đáp ứng ngày càng đầy đủ các yêu càu thông tin quản lí . Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ kế toán lập ra hoặc do bên ngoài đều phải tập trung về bộ phận kế toán.Bộ phận kế toán phải kiểm tra và xác nhận tất cả các hoá đơn ,chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra xác minh chứng từ đó thì mới ghi vào sổ kế toán. Đặc thù là một công ty TNHH kinh doanh với số lượng kế toán hạn chế nên công ty hạch toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các phần hành kế toán vaò cùng một bộ phận.Do vậy mô hình tổ chức kế toán của công ty được phân chia theo chức năng của các phần hành kế toán tương ứng.  Kế toán tổng hợp:là phần hành tổng hợp tất cả các phần hành kế toán đã diễn ra trong kì kế toán để ghi vào sổ cái,nhật kí chung để xác định số thuế phải nộp và các khoản phải nộp NSNN.  Kế toán hàng hoá:là phần hành theo dõi quá trình giao dịch,quản lí hàng hoá.  Kế toán công nợ:theo dõi chính xác đầy đủ kịp thời các khoản công nợ phải thu và phải trả theo công nợ.  Kế toán tiền lươngvà bảo hiểm:thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tính toán các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương có liên quan(BHYT,BHXH,CPCĐ)  Kế toán tiền mặt:chịu trách nhiệm theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên quan trong quá trình kinh doanh liên quan tới tiền mặt. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC MINH HOẠ 1 Công ty áp dụng hình thức nhật kí chứng từ trong chương trình thuận tiện cho công tác kế toán và tổ chức theo dõi các hoạt động kinh doanh một cách chi tiế,dễ dàng thuận tiện,mang lại hiệu quả kinh tế cao. 2.2.Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1.Chính sách kế toán áp dụng cung tại các doanh nghiệp • Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01-01 kết thúc 31-12 • Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam • Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá thực tế. • Chế độ kế toán áp dụng: Căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng BTC và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính, công ty áp dụng theo Quyết định này trong quá trình hạch toán.Khi BTC ban hành chế độ kế toán DN mới theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN HÀNG HOÁ KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN TIỀN MẶT 2 ban hành ngày 20/3/2006 thì công ty áp dụng chế độ mới vào quá trình hạch toán khi QĐ này có hiệu lực. • Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo trị giá hàng tồn kho thực tế. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên • Ghi nhận và khấu hao TSCĐ: + Phương pháp khấu hao áp dụng: theo phương pháp bình quân 2.2.2.Vận dụng chế độ kế toán chứng từ tại công ty Tại công ty TNHH MẶT TRỜI MỌC,kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ ban đầu một cách đầy đủ kịp thời đảm bảo thực hiện các khâu tiếp theo một cách thuận tiện. Các chứng từ như phiếu chi,bảng thanh toán tiền lương của đơn vị ,hoá đơn GTGT được lập từ các bộ phận trong công ty khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Khi nhận được các chứng từ kế toán liên quan,kế toán công ty tiến hành kiểm tra tính hợp lí,hợp pháp của chứng từ.Chứng từ là cơ sở để kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán và vào sổ ,lập các báo cáo có liên quan. Khâu tổ chức hạch toán đáp ứng yêu cầu kinh tế và pháp lí.Các chứng từ có liên quan phải thực hiện đúng theo mẫu của Bộ tài chính,việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán đầy đủ kịp thời, đảm bảo tính pháp lí của chứng từ kế toán. 2.2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty Là một doanh nghiệp mang đặc thù kinh doanh thương mại,công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ hiện hành trừ TK154-chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.Hệ thống tài khoản được chi tiết theo từng đối tượng,mỗi đối tượng lại chi tiết theo từng nghiệp vụ cụ thể 2.2.3.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng 3 - Chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng bao gồm: hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu mua hàng hoặc bảng kê phiếu mua hàng….Các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá như: hợp đồng thương mại, tờ khai hàng nhập khẩu…. - Tài khoản sử dụng chủ yếu: TK 156,111,112,331 - Nguyên tắc hạch toán: Mở chi tiết cho từng kho, từng mặt hàng, từng File máy tính cụ thể, ký hiệu riêng của mỗi loại sản phẩm, trị giá của hàng tồn kho được hạch toán tuân thủ theo nguyên tắc giá phí giá thực tế, khi xuất kho hàng hoá được tính theo giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí phát sinh. - Thanh toán tiền hàng Căn cứ vào đề nghị thanh toán tiền hàng cùng với hồ sơ đi kèm (hoá đơn…), được Kế toán trưởng duyệt và chuyển cho kế toán công nợ kiểm soát theo hai hướng: + Nếu khách hàng còn nợ công ty thì đối trừ nợ + Làm thủ tục trả tiền qua ngân hàng cho người bán hoặc trực tiếp trả bằng tiền mặt 2.2.3.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng -Các chứng từ sử dụng: hoá đơn phiếu xuất kho…. - Tài khoản sử dụng: TK 156,157,632,511,111,112,131 # Hạch toán bán hàng theo phương thức bán buôn: Trong các phương thức bán buôn công ty sử dụng phương thức bán buôn qua kho: bán hàng trực tiếp tại kho, chuyển hàng theo hợp đồng. Khi đó nhân viên bán hàng sẽ tiến hành làm đầy đủ các thủ tục chứng từ bán hàng: Viết đề nghị hàng xuất bán đã được duyệt, hoá đơn GTGT để giao cho thủ kho và thủ kho xuất hàng giao cho khách hàng. Sau đó toàn bộ chứng từ được gửi lên phòng kế toán để hạch toán # Hạch toán bán hàng theo phương thức bán lẻ: Công ty tiến hành bán hàng cho khách hàng tại cửa hàng cuả công ty.Do vậy,kế toán sẽ tiến hành ghi chép số lượng hàng hoá tiêu thụ được để cập nhật vào hệ thống kế toán,ghi vào sổ,lập các báo cáo. 4 2.2.3.3 Kế toán chi phí kinh doanh - Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng, bảng thanh toán lương, BHXH…. - Tài khoản sử dụng: TK 641,642,các tài khoản liên quan TK 111,112,331,338,214. Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào sổ cái TK 641,642 Toàn bộ chi phí sẽ được kế chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Khi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp lớn kế toán kết chuyển về TK 142 2.2.3.4 Kế toán xác định kết qủa kinh doanh tại Công ty -Chứng từ sử dụng: các chứng từ tự lập, quyết định phân bổ chi phí của doanh nghiệp - Tài khoản sử dụng: TK 911- xác định kết quả kinh doanh Việc tuân theo một quy trình hạch toán chặt chẽ giúp cho Công ty các định một cách chính xác và đầy đủ các bước cần phải thực hiện khi xác định kết quả kinh doanh. Để xác định kết qủa kinh doanh kế toán sử dụng TK 511, TK 631, TK 911 và một số tài khoản liên quan. Sau khi kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, doanh thu thuần sang TK 911 kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của Công ty . 2.2.4 Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung trong quá trình hạch toán Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung: 5 Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được theo dõi một cách chặt chẽ ngoài sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Công ty còn mở một số sổ nhật ký chuyên dùng: - Sổ nhật ký thu tiền - Sổ nhật ký chi tiền - Sổ nhật ký mua hàng: chi tiết mua trong nước và mua nhập khẩu - Sổ nhật ký bán hàng Sổ cái được mở chi tiết cho các TK 111, 112, 131, 133, 138, 142, 156, 331, 338, 333, 511, 632, 641, 642, 711, 811, 911. Để tiện cho việc theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, Công ty mở một số sổ và thẻ kế toán chi tiết như sau: - Sổ tài sản cố định 6 Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết Sổ cái TK 111, 112, 211, . Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính - Sổ chi tiết hàng hoá - Sổ chi phí kinh doanh - Sổ chi tiết chi phí trả trước - Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh Để phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty là qui mô kinh doanh vừa và nhỏ, nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều nên hình thức sổ kế toán phù hợp với Công ty là hính thức nhật ký chung nhưng có cải tiến và được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng toàn công ty. Công việc hạch toán được tiến hàng tự động qua máy tính,đảm bảo nhanh chóng chính xác. Chương trình kế toán Balance cho phép Công ty thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết khá đầy đủ. Hàng ngày bộ máy kế toán của Công ty đã giải quyết nhanh chóng chính xác và khoa học công việc kế toán của Công ty. 2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Hàng năm bộ phận kế toán Công ty lập báo cáo tài chính năm bao gồm Bảng cân đối kế toán và Kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ được gửi đến Cơ quan thuế và Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền; Báo cáo tài chính của công ty đã luôn chứng minh rằng công ty đang hoạt động bình thường và cung cấp những thông tin cần thiết cho các cơ quan quản lý, các nhà đầu tư hiện tại và tương lai, các chủ nợ,… về tình hình tài chính của công ty. Định kỳ bộ phận kế toán quản trị lập các báo cáo quản trị bao gồm : 1. Báo cáo về vốn bằng tiền: tiền mặt tại quỹ theo từng loại tiền, tiền gửi theo từng TK ngân hàng theo từng loại tiền (VNĐ, ngoại tệ các loại) 2. Báo cáo về công nợ : Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, phân loại theo kỳ hạn thanh toán (trong hạn thanh toán, quá hạn thanh toán.v.v…) 7 3. Báo cáo về chi phí : báo cáo chi phí theo từng nội dung kinh tế, báo cáo chi phí theo từng bộ phận. 4. Báo cáo doanh thu, chi phí và kết quả theo từng bộ phận. Dựa vào báo cáo quản trị do Phòng kế toán lập Ban Giám đốc có thể dựa vào đó để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn. 2.3 Đặc điểm tổ chức các phần hành kế toán tại Công ty . 2.3.1 Tổ chức kế toán phần hành tiền mặt. Chứng từ : - Giấy đề nghị thanh toán - Giấy tạm ứng cùng với hóa đơn thu, chi… TK : * TK 111 – Tiền mặt tại quỹ: Dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp. Tiền mặt tại quỹ của Công ty chủ yếu là tiền Việt Nam. * TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty tại Ngân hàng. 8 Sơ đồ ghi sổ của Kế toán phần hành tiền mặt Chứng từ gốc Phiếu thu/phiếu chi Tổng hợp PS Nhật kí thu, chi tiền 111,112 sổ cái Tk 111,112 Bảng CĐPS BCTC Khi đơn vị cần thanh toán các khoản thu, chi thì chứng từ gốc ở đây là : Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng kẹp cùng với hoá đơn thu, chi.Căn cứ vào đó kế toán lập phiếu thu, phiếu chi và vào sổ Nhật kí thu,chi tiền mặt đồng thời kế toán sổ Tổng hợp phát sinh. Sau đó đối chiếu từ NK thu, chi tiền với sổ Tổng hợp phát sinh TK 9 111, 112 khớp số liệu với nhau và tiến hành ghi sổ cái, từ sổ cái kế toán lập bảng cân đối phát sinh và căn cứ vào đó để lập Báo cáo tài chính. 2.3.2 Tổ chức kế toán phần hành hàng hoá Chứng từ : - Giấy đề nghị xuất hàng - Giấy đề nghị nhâp hàng… TK : * TK 156 – Hàng hoá: phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của toàn bộ hàng hoá trong kho của Công ty. Tài khoản TK156 của Công ty được mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. * TK 632 – Giá vốn hàng bán: Đây là tài khoản dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ mà Công ty đã bán trong kỳ. 10 [...]... cứ vào đây kế toán lập Sổ tổng hợp Nhập- Xuất - Tồn.Sau khi đối chiếu Sổ cái TK 632, 156 và Sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, kế toán lập Bảng CĐPS, lập BCTC 11 2.3.3 .Tổ chứcphần hành kế toán tiền lương Chứng từ : -Hợp đồng -Theo bảng chấm công lao động TK: -TK 334 _Thanh toán tiền lương cho công nhân viên:phản ánh tình hình Thanh toán tiền lương trong kì với công nhân viên .Kế toán công ty theo dõi và. .. của kế toán phần hành hàng hoá Giấy đề nghị xuất hàng Thẻ kho Phiếu xuất(nhập) hàng Sổ chi tiết hàng hóa Sổ cái TK632 Sổ tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Bảng CĐPS BCTC Từ chứng từ gốc ban đầu là giấy đề nghị xuất ( nhập) hàng, căn cứ vào đó kế toán lập phiếu xuất ( nhập hàng) , đồng thời ghi vào Thẻ kho.Từ thẻ kho kế toán ghi vào Sổ cái TK 632, 156 Từ Phiếu xuất ( nhập) hàng, kế toán váo sổ chi tiết hàng hóa và. .. tổng hợp chi tiết TK 131 Bảng CĐPS BCTC Căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu xuất hàng, kế toán xuất hóa đơn tài chính ra, đồng thời với công việc đó kế toán ghi vào Sổ nhật kí bán hàng.Sau khi xuất hoá đơn tài chính, kế toán ghi vào Sổ chi tiết công nợ,rồi vào Tổng hợp chi chi tiết TK 131.Sau khi đối chiếu giữa Sổ cái tài khoản 131 đc lập căn cứ từ Sổ nhật kí bán hàng và Sổ tổng hợp chi tiết TK 131, kế. .. TK 131 – Phải thu của khách hàng: phản ánh các khoản doanh nghiệp phải thu của khách hàng về việc bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của Công ty Tài khoản này được kế toán của Công ty mở chi tiết theo từng nhóm khách hàng và chi tiết theo từng khách hàng Ví dụ như: TK 131 được mở riêng cho từng mã khách hàng 12 Sơ đồ luân chuyển chứng từ của kế toán phần hành công nợ phải thu Phiếu xuất hàng… Sổ Nhật... hình Thanh toán tiền lương trong kì với công nhân viên .Kế toán công ty theo dõi và trả lương định kì vào cưối tháng cho nhân viên -TK 141-Tạm ứng: đây là khoản tiền công nhân viên ứng trước nhằm chi trả các khoản liên quan tới hoạt động kinh doanh cũng như cho chi tiêu cá nhân 2.3.4 .Tổ chức kế toán phần hành công nợ phải thu Chứng từ : - Hợp đồng - Hoá đơn GTGT: hoá đơn dịch vụ hoặc hoá đơn bán hàng kiêm... tài chính, kế toán ghi vào Sổ chi tiết công nợ,rồi vào Tổng hợp chi chi tiết TK 131.Sau khi đối chiếu giữa Sổ cái tài khoản 131 đc lập căn cứ từ Sổ nhật kí bán hàng và Sổ tổng hợp chi tiết TK 131, kế toán lập bảng CĐPS rồi lập BCTC 13 14 . năng của các phần hành kế toán tương ứng.  Kế toán tổng hợp:là phần hành tổng hợp tất cả các phần hành kế toán đã diễn ra trong kì kế toán để ghi vào sổ. trình hạch toán. Khi BTC ban hành chế độ kế toán DN mới theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN HÀNG HOÁ KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN TIỀN