Ch ơng 2 Thực trạng công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty t vấn xây dựng và phát triển nông thôn 2.1 - một số nét Khái quát về công ty t vấn xây dựng và phát triển nông thôn. 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển: Công ty T vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn là một doanh nghiệp Nhà n- ớc trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Tiền thân trớc đây của Công ty là Xí nghiệp thiết kế kiến trúc nông nghiệp. Công ty đổi tên, ra đời và đợc thành lập theo Quyết định số 34 NN-TC/QĐ, ngày 21 tháng 01 năm 1997 của Uỷ ban Nông nghiệp TW nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Nội dung ngành nghề kinh doanh: - Lập dự án đầu t Xây dựng các công trình công nghiệp thực phẩm, dân dụng, nông nghiệp và phát triển nông thôn. - Khảo sát địa hình phục vụ lập dự án và thiết kế các công trình XD - Thiết kế qui hoạch chi tiết các khu dân c, khu công nghiệp. - Thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng, công nghiệp thực phẩm đến nhóm A; phần XD các công trình CN khác nhóm B, C ; công trình thuỷ lợi đến cấp 4 nhóm C ; công trình giao thông cấp 3. - Phạm vi hoạt động trên địa bàn cả nớc. 2.1.2. Quy mô của Công ty: Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nớc, có sự đầu t đúng đắn của Nhà nớc trong việc phát triển cơ sở hạ tầng, đặt nông nghiệp vào một vị trí mới rất quan trọng giữa các ngành, ngành T vấn xây dựng ngày càng phát triển. Hoà mình vào nhịp điệu phát triển đó, Công ty T vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn đã không ngừng nâng cao năng lực của mình trong sản xuất, góp phần công lao của mình xây dựng nên những công trình, những con đờng và những nhà máy chế biến thực phẩm lớn của đất nớc. Công ty đã đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trờng, tạo nhiều nguồn vốn, nhiều khách hàng, cải tổ và nâng cao năng lực kịp thời đại nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng và đặc biệt là tiêu chuẩn và chất l- ợng của các công trình kiến trúc. Có thể khái quát quá trình hoạt động và tăng trởng của Công ty quâ một số chỉ tiêu cơ bản sau: Quy mô hoạt động của Công ty t vấn xây dựng và ptnt Bảng số: 01 Đơn vị tính: 1.000.000đ. ST T Chỉ tiêu Năm 2000 2001 2002 Kế hoạch 2003 1 Doanh thu đạt 7.034 7.112 7.315 6.300 2 Gía vốn hàng bán 6.756 6.831 7.206 6.180 3 Lợi nhuận 278 281 109 120 4 Các khoản nộp NS 420 398 567 650 5 Vốn cố định 871 871 871 871 6 Vốn lu động 980 980 980 980 7 Vốn NSNN cấp 350 350 350 350 8 Tổng số CBCNV 91 90 95 90 9 Thu nhập BQ/năm 18 18,5 20,5 22 2.2 - Đặc điểm của việc tổ chức và quy trình sản xuất kinh doanh ở công ty t vấn xây dựng và phát triển nông thôn. 2.2.1. Đặc điểm của việc tổ chức sản xuất kinh doanh: Công ty T vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn nằm trên địa bàn Hà Nội, khá thuận lợi trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh, nhng do đặc thù là một Công ty chuyên về lĩnh vực t vấn xây dựng trong phạm vi cả nớc nên Công ty đã chia làm hai bộ phận cơ bản là bộ phận lao động trực tiếp và gián tiếp. 2.2.1.1. Bộ phận lao động trực tiếp: Sản lợng của Công ty chủ yếu đợc tạo ra từ bộ phận trực tiếp, đó là các đơn vị thiết kế, các xởng thiết kế với những chức năng riêng trong lĩnh vực t vấn. Các đơn vị sản xuất trực tiếp của Công ty bao gồm: + Xởng thiết kế số1 + Xởng thiết kế số 2 + Phòng kinh tế Giao thông Thuỷ lợi + Phòng khoa học Công nghệ Môi trờng + Đội khảo sát + Tổ hoàn thiện + Văn phòng đại diện phía Nam - Các xởng thiết kế có chức năng chuyên thiết kế các công trình, có đội ngũ cán bộ là các kiến trúc s, các thạc sỹ xây dựng, có trình độ hiểu biết lớn về xây dựng cũng nh là các chuyên gia trong lĩnh vực t vấn xây dựng và thi công. - Các phòng kinh tế, khoa học, có chức năng riêng trong từng lĩnh vực nhằm thực hiện đúng và hoàn chỉnh hơn trong quy trình tạo ra một sản phẩm thiết kế. - Các đội còn lại với cái tên cũng đã đủ để thể hiện đợc chức năng và vai trò của nó. - Công ty có 01 văn phòng đại diện ở phía Nam nhằm thuận tiện hơn trong việc khai thác khu vực các tỉnh phía Nam. Trong nền kinh tế thị trờng, mọi cá nhân, tổ chức đều phát huy hết khả năng, năng lực của mình cho từng sản phẩm mình làm ra cũng nh để đáp ứng đợc tối đa yêu cầu của thị trờng với sản phẩm t vấn. 2.2.1.2. Bộ phận lao động gián tiếp: Cũng theo mô hình tổ chức của hầu hết các doanh nhiệp khác, bộ phận quản lý Bộ phận lao động trực tiếp cũng đợc chia thành: + Ban Giám đốc: Bao gồm giám đốc và các phó giám đốc, trong đó có 01 phó giám đốc phụ trách kinh doanh và 01 phó giám đốc phụ trách kỹ thuật là kiến trúc s, giám đốc phụ trách chung các hoạt động của Công ty. + Phòng kế toán: Quản lý công ty trong lĩnh vực tài chính, kế toán nhằm phục vụ và phản ánh đúng, trung thực nhất năng lực của Công ty về tài chính, nhằm đánh giá, tham mu trong lĩnh vực quản lý cho Ban giám đốc. + Phòng kinh doanh: Khai thác khách hàng, tìm việc và ký kết các hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hoàn thiện các thủ tục thanh toán công nợ cũng nh các tài liệu công nợ, nghiệm thu, bàn giao tài liệu, đồng thời phối hợp với phòng kế toán trong việc xác định chính xác công nợ của khách hàng, có kế hoạch thu nợ và khai thác khách hàng, + Phòng tổ chức hành chính Nhân sự: Quản lý công ty trong lĩnh vực hành chính, nhân sự nhằm đáp ứng kịp thời và đúng nhất cho hoạt động của Công ty, đánh giá đúng nhất năng lực cán bộ cả veef hình thức và chất lợng lao động để tham mu cho Ban giám đốc từ đó có sự phân công lao động phù hợp năng lực nhất. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Sơ đồ số: 02 (trang sau) Giám đốc PGĐ phụ trách kỹ thuật sản xuất PGĐ phụ trách kinh doanh, tiếp thị 2.2.2. Đặc điểm của quy trình công nghệ sản xuất: - Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, phòng kinh doanh giao Hợp đồng cho các phòng ban nh phòng kế toán, hành chính, ban giám đốc, từ đó căn cứ vào năng lực và chức năng của các đơn vị sản xuất để ký kết hợp đồng giao khoán nội bộ cho cá nhân làm chủ nhiệm đồ án, có sự quản lý của xởng trởng. - Thực hiện sản xuất: Do đặc thù của từng dự án trong từng hợp đồng kinh tế mà chủ nhiệm đồ án thực hiện công việc của mình. Nhìn chung, quy trình nh sau: + Khảo sát: Chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng đội khảo sát đi tiến hành khảo sát hiện trạng, sơ bộ hiện trờng thực hiện dự án để có đánh giá ban đầu về dự án có khả Phòng tổ chức lao động Phòng hành chính Phòng KD tiếp thị Phòng tài chính kế toán Các xởng sản xuất Văn phòng đại diện phía Nam Tổ hoàn thiện Đội khảo sát Phòng khoa học công nghệ môi trờng Phòng kinh tế giao thông thuỷ lợi Xởng thiết kế số 2 Xởng thiết kế số 1 Khách hàng KD, Kế hoạch, HĐ GKNB Sản phẩm thiết kế Các đơn vị, cá nhân tham gia Chủ nhiệm đồ án Ký HĐ giao việc Thông tin Phối hợp Kết hợp tạo ra SP thiết kế Kế toán Kếthợpxácđịnhkhối lượng thiết kế và công nợ Xác định và đối chiếu công nợ, thanh toán Các Bộ chủ quản, phê duyệt các QĐịnh Chi phí thực hiện Dự án thi hay không. Đội khảo sát tiến hành đánh giá cùng các chỉ tiêu khảo sát để có kết luận của mình về địa hình, địa chất công trình. + Lập dự án tiền khả thi, khả thi: Sau khi có quyết định cho phép lập dự án của đơn vị chủ quản, chủ nhiệm đồ án có thể tự hặc phối hợp để lập một dự án tiền khả thi ban đầu cho dự án. Khi dự án có tính chất khả thi và thực hiện đợc thì tiến hành viết dự án khả thi chính thức. Tuy nhiên không phải dự án nào cũng cần phải có tiền khả thi, có hay không phụ thuộc vào từng đặc thù của dự án về vốn cũng nh yêu cầu của Bên A(phía chủ đầu t). + Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công: Nếu bớc tiếp theo của Hợp đồng trên có phần thiết kế, chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng các đơn vị thiết kế, theo cá nhân tiến hành khảo sát lần nữa bớc thiết kế sơ bộ, hay chính thức về thi công hay kỹ thuật, tuỳ theo đặc thù của dự án thực hiện. + Nghiệm thu, bàn giao tài liệu: Khâu này cần sự phối hợp đồng bộ của các bộ phận, cá nhân tham gia dự án với tổ hoàn thiện và phòng kinh doanh, bên A, thực hiện nghiệm thu đã làm trên để xác định công nợ ban đầu cho khách hàng, giao bộ hồ sơ, tài liệu (đã ký) cho bên A khi công nợ đợc xác nhận và có thể đã thu đợc tiền. + Phòng kinh doanh: Đóng vai trò quan trọng trong việc đi duyệt những kết quả mà các đơn vị đã làm đợc với các bộ chủ quản, kho bạc, + Phòng kế toán: Có chức năng thu nợ, theo dõi và hạch toán chi phí thực hiện dự án, Sơ đồ quy trình sản xuất của Công ty Sơ đồ số: 03 2.2.3. Tổ chức công tác kế toán: 2.2.3.1. Tổ chức bộ máy tác kế toán: Phòng Kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Bộ máy Kế toán đợc tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính Kế toán Công ty. Trởng phòng: Phụ trách chung chịu trách nhiệm trớc Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng nh các hoạt động khác của Công ty có liên quan tới tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty. Tổ chức công tác Kế toán thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nớc. Thực hiện các chính sách chế độ công tác tài chính Kế toán. Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp động. Kế toán tổng hợp vốn kinh doanh, các quỹ Xí nghiệp trực tiếp chỉ đạo kiểm tra giám sát phần nghiệp vụ đối với các cán bộ thống kê Kế toán các đơn vị trong Công ty. Phó phòng kiêm Kế toán tổng hợp. Ngoài công việc của ngời Kế toán phân xởng sóng ra còn phải giúp vịêc cho Kế toán trởng, thay mặt Kế toán trởng giải quyết các công việc khi trởng phòng các phần việc đợc phân công. Kế toán tiền mặt và thanh toán. Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trớc khi lập phiếu thu, chi. cùng thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ Kế toán tiền lơng Thanh toán lơng thởng phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc; thanh toán BHXH, BHYT cho ngời lao động theo quy định ; theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lơng của Công ty ; thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn Kế toán công nợ Theo dõi công nợ, phải thu, phải trả. Có trách nhiệm đôn đốc khách hàng để thu nợ. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trong công tác thu tiền mặt và tồn quỹ của Công ty. Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty Sơ đồ số: 04 Trởng phòng kế toán Công ty Báo cáoGiao nhiệm vụ Kế toán tổng hợp 2.2.3.2. Hình thức hạch toán kế toán: Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty dùng hình thức Chứng từ ghi sổ, theo sơ đồ sau: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ Sơ đồ số: 05 Tổng hợpĐối chiếu Kế toán công nợ Kế toán tiền lơng Thủ quỹ Công ty Kế toán tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng Chứng từ gốc Sổ quỹ tiền mặt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Ghi chú: - : Ghi, phản ánh hàng ngày - : Ghi đối chiếu - : Ghi vào cuối tháng - Chứng từ gốc: Là những chngs t nh giấy xin thanh toán, giấy tạm ứng, bảng thanh toán lơng, tất cả những chứng từ trên phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trởng, giám đốc, moí đợc thực hiện hạch toán. - Các bảng kê chứng từ ghi sổ - Các sổ kế toán chi tiết nh sổ quỹ tiền mặt, sổ công nợ, sổ tiền gửi Ngân hàng, . - Sổ quỹ, kiêm báo cáo quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Các báo cáo tài chính [...]... không mở nữa mà ghi trực tiếp vào sổ cái 2.3 - Thực tế công tác tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty T vấn xây dựng và phát triển nông thôn 2.3.1 Hạch toán lao động: 2.3.1.1 Tình hình lao động: Nh đã trình bày ở trên, với quy trình và quy mô sản xuất của Công ty T vấn Xây dựng và phát triển Nông thôn, năng lực của ngời lao động trong Công ty đóng vai trò hết sức quan trọng... các khoản trích theo lơng: 2.3.2.1 Hạch toán chi tiết tiền lơng và các khoản trích theo lơng: Các phòng ban quản lý có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lơng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép nghỉ ốm vào bảng chấm công Bảng chấm công đợc lập theo mẫu do Bộ tài chính quy định và đợc lập theo mẫu do Bộ tài chính quy định và đợc treo tại phòng Kế toán Đơn giá tiền lơng đợc Bộ Nông nghiệp và PTNT duyệt:... 2(Bảng số 08), bảng chia sản lợng phòng Kinh doanh (bảng số 11), kế toán ghi: Nợ TK334.2 : 15.503.358 Có TK111.1 : 15.503.358 Căn cứ vào hạch toán trên, kế toán lập và ghi chứng từ ghi sổ(Bảng số 12 trang sau) e Sản lơng thực hiện 6 tháng đầu năm 2003 của Công ty T vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn là: 5.036.000.000đ Hạch toán: + Công nợ, doanh thu: Nợ TK131 : 5.036.000.000 Có TK511 : 4.578.182.000... các khoản trích theo lơng: 2.3.2.2.1 Hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng: a Căn cứ vào bảng ứng lơng sản lơng theo công trình Dự án Đờng giao thông Công ty Cà phê 719 của Xởng Thiết kế Số 2 (Bảng số 04), bảng lơng Tháng 3/2003 của Phòng kinh doanh (Bảng số 10), kế toán ghi: Nợ TK334.2 : 6.300.000 (Chi tiết cho côngtrình trên) Nợ KT334.1 : 3.960.355 Có TK111.1 : 10.260.355 b Căn cứ vào bảng... Hoà Bình 2.3.1.2.1 Theo dõi lao động và thời gian lao động: Trình độ Thạc sỹ Đại học Cao đẳng Công ty theo dõi lao động theo hai bộ phận khác nhau: - Bộ phận gián tiếp: Theo dõi lao động theo bảng chấm công theo từng đơn vị, có rà soát và xác nhận của lãnh đạo đơn vị và phòng Tổ chức hành chính - Bộ phận trực tiếp: Do khoản sản phẩm nên không thực hiện chấm công mà theo báo cáo và quản lý của từng... năm 2003 Kế toán trởng Kế toán lơng Xởng trởngký tên - Đến 30 tháng 06 và 31 tháng 12 hàng năm, phòng kế toán tiến hành chia sản lợng khoán tổng hợp các công trình và những số liệu của tất cả các công trình đã tính lơng (nh công trình trên) để tiến hành chia sản lợng - Lơng ứng hàng tháng đợc trừ nh một khoản ứng lơng của công trình nhằm duy trì đời sống cán bộ CNV khi họ cha có sản lợng theo tiền về... thánh toán lơng khoán - Kế toán tiến hành lập bảng chia sản lợng theo niên độ kế toán 9 Bảng quyết toán sản lợng 6 tháng đầu năm 2003 (trang sau): 2.3.2.1.2 Hình thức trả theo thời gian(với bộ phận gián tiếp): Từ số công ghi nhận đợc trong bảng chấm công, Kế toán tính ra số lơng mà ngời lao động nhận đợc trong tháng và lập bảng thanh toán lơng cho từng phòng Cách tính nh sau: Lơng thời gian = Số công theo. .. Xởng trởng và trởng phòng 2.3.1.2.2 Hạch toán thời gian nghỉ việc do ốm đau, thai sản, : Bảng chấm công và bảng theo dõi lao động của các đơn vị trực tiếp sẽ phản ánh đầy đủ thời gian lao động cũng nh nghỉ việc có lý do của từng các nhân, kế toán căn cứ vào đó xác định và tính các khoản phải trả thích hợp cho ngời lao động đợc hởng hoặc phạt, 2.3.1.3 Hạch toán kết quả lao động: Hạch toán kết quả lao... lợng và chất lợng lao động và khối lợng công việc hoàn thành của từng ngời lao động để có căn cứ xác định kết quả lao động, tính lơng, phụ cấp, trích, Các chứng từ ban đầu đợc sử dụng nhằm giám sát và theo dõi ngời lao động, kết quả lao động của từng ngời cùng với kết quả có xác nhận của các phòng ban có liên quan, thể hiện qua các biên bản nghiệm thu, bảng chấm công, 2.3.2 Tính lơng và các khoản trích. .. Sổ cái - Bảng cân đối phát sinh - Hệ thống các báo cáo tài chính - Các bảng theo dõi phải trả, phải nộp nh: Sổ theo dõi BHXH, theo dõi thuế GTGT khấu trừ, - Phơng pháp tính nguyên giá và khấu hao TSCĐ: + Nguyên giá: Theo giá thực tế + Khấu hao TSCĐ: Theo phơng pháp tuyến tính - Hạch toán: Hạch toán theo từng tháng Với hình thức chứng từ ghi sổ, trớcđây kế toán còn mở thêm sổ theo dõi chứng từ ghi sổ