KẾ TOÁN THU MUA NHẬP XUẤT VÀ DỰ TRỮ VẬT LIỆU I). Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu 1). Đặc điểm của nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành lên thực thể sản phẩm. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị được chuyển một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đối với Cảng Khuyến lương do đặc điểm kinh doanh rất đa dạng như: vận tải, bốc xếp, . do đó vật liệu ở đay rất nhiều loại, mỗi loại có đặc điểm, tính năng, quy cách khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán tổng hợp chính xác Cảng đã phân loại vật liệu như sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành lên thực thể sản phẩm như: Cát, đá, sỏi, xi măng . - Nguyên vật liệu phụ: mang tính chất phụ trợ, nó kết hợp nguyên vật liệu chính để hoàn chỉnh một sản phẩm như: dầu nhờn, mỡ . - Nhiên liệu: phục vụ cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị như: xăng, dầu, than . - Phụ tùng thay thế dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như: bánh răng, lốp, ắc quy, vòng bi . - Công cụ, dụng cụ của Cảng chủ yếu phục vụ cho công việc bốc xếp, vận chuyển hàng hoá như: quần áo, mũ bảo hộ, găng tay, cuốc, xẻng . Vật liệu của Cảng có rất nhiều loại và thường xuyên biến động nên việc hạch toán phải theo nguyên tắc nhất định, cụ thể và được lập thành sổ như: + Lập sổ theo dõi nguyên vật liệu theo từng loại + Thống nhất phương pháp tính giá vật liệu II). Phương pháp chứng từ và tập hợp chi phí vật liệu Các chứng từ được sử dụng trong công tác hạch toán ở Cảng gồm: - Phiếu nhập vật tư : (Mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất vật tư : (Mẫu 02 - VT) - Hoá đơn GTGT : (Mẫu 02 - VT) - Thẻ kho : (Mẫu 06 - VT) - Biên bản kiểm nhận vật tư: ( Mẫu 05 - VT) Ngoài những chứng từ trên, kế toán còn sử dụng một số chứng từ khác phục vụ cho công tác kế toán nguyên vật liệu như: Sổ chi tiết vật tư, sổ cái TK 152, TK 153, TK 621. Do đặc điểm của Cảng là kinh doanh lưu động, giá trị công trình lớn, thời gian thi công dài, vật liệu của Cảng để ngay ngoài bến bãi và hầu như được cung cấp từ nguồn mua ngoài. Do đó, Cảng phân công lao động trực tiếp đến từng Xưởng, Đội người chịu trách nhiệm chỉ đạo chính là Đội trưởng, thống kê đội có trách nhiệm lập các chứng từ ban đầu sau đó báo cáo tình hình hoạt động trong tháng, cuối tháng đối chiếu với phòng Kế toán và chuyển mọi chứng từ liên quan giao về phòng Tài chính. Kế toán Tổng hợp căn cứ vào nội dung báo cáo của các Đội để tập hợp bảng chi phí. 1). Quá trình nhập - xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Cảng 1.1)- Quá trình nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Theo chế độ kế toán hiện nay quy định nguyên vật liệu nhập bất kỳ nguồn nào khi về đến Cảng đều phải tiến hành kiểm nhận cả về chất lượng và số lượng, sau đó làm thủ tục nhập kho. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài, khi mua vật liệu chuyển về phải có hoá đơn GTGT mua hàng, trên cơ sở đó thủ kho tiến hành kiểm nhận xem nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có đầy đủ các yếu tố với hoá đơn không. Sau đó thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu và chuyển hoá đơn và biên bản kiểm nhận vật tư lên Phòng Kỹ thuật vật tư để viết phiếu nhập kho vật tư. Phiếu nhập kho được chia làm 4 liên - Liên 1: Lưu - Liên 2: Thủ kho giữ - Liên 3: Chuyển kế toán vật tư - Liên 4: Kế toán thanh toán ( kèm hoá đơn GTGT của khách hàng) HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 1 (Lưu) Ngày 01 tháng 01 năm 2004 Mẫu số 01 GTKT – 3LI Ký hiệu: AA/08 Số: 000001 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng xăng dầu 74 Địa chỉ : Số 775 - Đường Giải Phóng Mã số thuế : 01 - 00110687 Họ tên người mua hàng: Phạm Thanh Xuân Đơn vị : Cảng Khuyến lương Địa chỉ : Phường Trần Phú, Quận Hoàng Mai, Hà Nội Mã số thuế : 01001052530011 Hình thức thanh toán: Tiền mặt TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Dầu Diejel Lít 62.625 3.954 247.619.200 Cộng tiền hàng: 247.619.200 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 24.761.920 Tổng cộng tiền thanh toán : 272.381.120 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bảy mươi hai ngàn ba trăm tám mươi mốt ngàn một trăm hai mươi đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Liên 1: Lưu Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng thanh toán Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng Phòng kỹ thuật - Vật tư lập phiếu nhập kho. Đơn vị: Cảng KL PHIẾU NHẬP KHO Số: 01 Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: TP - HN Nợ: 152 QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 01 năm 2004 Có: 331 Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính Họ tên người giao hàng: Phạm Thanh Xuân - Phòng Kỹ thuật - Vật tư Nhập tại kho: Xăng dầu - Cảng Khuyến lương T T Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Dầu Diejel Lít 62.625 3.954 247.619.200 Tổng cộng 247.619.200 Cộng thành tiền (viết thành chữ): Hai trăm bốn mươi bảy triệu sáu trăm mười chín nghìn hai trăm đồng./. Nhập,ngày 01 tháng 01 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơ GTGT và phiếu nhập kho kế toán ghi Nợ TK 152 247.619.200 Nợ TK 133 24.761.920 Có TK 331 272.381.120 Cảng trả 50% số tiền cho Công ty xăng dầu 74 Nợ TK 331 136.190.506 Có TK 111 136.190.506 Từ chứng từ gốc ( hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho ) kế toán lập chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ số 01 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền (đồng) SH Ngày Nợ Có 138 01/01 Nhập kho dầu diegel 152 331 247.619.200 32 Thuế GTGT 133 331 24.761.920 Trả 50% số tiền trên cho Công ty xăng dầu 74 331 111 136.190.506 ( Kèm theo 01 chứng từ gốc ) Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) 1.2)- Quá trình xuất kho vật liệu - phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu 1.2.1)- Phương pháp tính giá xuất kho vật liệu của Cảng Kế toán căn cứ vào phiếu nhập - xuất kho để tính nguyên vật liệu, vật tư hàng hoá ở các doanh nghiệp được phản ánh theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư hàng hoá đó và quá trình vận động vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp là sự vận động của vốn kinh doanh. Do vậy, kế toán phải sử dụng nhiều tài khoản kế toán để phản ánh tình hình giá vốn của vật tư, hàng hóa. *) Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ .) trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng. *) Đối với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành thực tế sản xuất *) Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu chế biến cùng các chi phí liên quan như: Tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển . Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho tại Cảng: Cảng áp dụng phương pháp tính giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân: Công thức: Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị vật liệu nhập trong kỳ - Giá đơn vị bình quân = cả kỳ dự trữ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ - Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Khi xuất công cụ dụng cụ cho các đối tượng Cảng sử dụng phương pháp phân bổ một lần: 100% giá trị công cụ dụng cụ được tính vào các đối tượng chi phí trong kỳ. 1.2.2)- Quá trình xuất kho vật liệu: Thủ kho tiến hành xuất kho vật liệu dựa trên phiếu yêu cầu của đơn vị cần sử dụng, sau khi được Giám đốc Cảng ký duyệt Phòng Kỹ thuật - Vật tư lập phiếu xuất. Phiếu xuất kho gồm 03 liên: - Liên 1: Lưu - Liên 2: Giao bộ phận sử dụng - Liên 3: Thanh toán Đơn vị: Cảng KL PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02- VT Địa chỉ: Số: 01 QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 09 tháng 01 năm 2004 Nợ:TK Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Có:TK 152 Của Bộ Tài Chính Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tám Đơn vị: Tàu hút HB 02 Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất kinh doanh Xuất tại kho: Xăng dầu Cảng TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Dầu diegel Lít 49.767 3.954 196.778.700 Xuất,ngày 09 tháng 01 năm 2004 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trường hợp Cảng xuất vật tư bán ngoài thì căn cứ vào Hợp đồng hoặc nhu cầu của khách hàng, kế toán vật tư viết phiếu xuất vật tư, khách hàng chuyển phiếu vật tư sang kế toán thanh toán để viết hoá đơn GTGT và phiếu thanh toán, sau đó chuyển phiếu xuất kho vật tư xuống kho vật tư, thủ kho giữ lại phiếu xuất kho để vào thẻ kho và xuất kho vật tư theo yêu cầu trên hoá đơn. Căn cứ vào phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT kế toán ghi Nợ TK 621 196.778.700 Có TK 152 196.778.700 Sau đó kế toán lập chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ số 07 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền (đồng) SH Ngày Nợ Có 196 09/01 Xuất kho dầu diegel 621 152 196.778.700 . Cộng 196.778.700 ( Kèm theo 01 chứng từ gốc ) Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) 2)* Quá trình hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại kho và Phòng Kế toán 2.1)- Quá trình hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại kho Sau khi nhận được phiếu xuất kho kèm theo hoá đơn GTGT thẻ kho dùng thẻ kho (Mẫu 06 - VT) để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được thủ kho phản ánh trong một thẻ, thẻ kho chỉ phản ánh số lượng mà không phản ánh giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ. Số lượng nhập - xuất ngày nào thủ kho tiến hành ghi ngay vào thẻ kho trong ngày . để được số lượng tồn kho sau mỗi ngày. Cảng Khuyến lương Thẻ kho Mẫu số: 06- VT Tên kho: Xăng dầu QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày lập thẻ: 01/01 Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Tờ số: 01 Của Bộ Tài Chính Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dầu Diegel Đơn vị tính: Lít Mã số: Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số dư đầu kỳ 12.554 01/01 01 01/01 Nhập kho 62.625 01 09/01 Xuất cho tàu hút HB 02 49.767 25.412 Số dư cuối kỳ 25.412 2.2)- Quá trình hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Phòng Kế toán Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Cảng sử dụng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lượng (đối với xuất kho). Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là loại sổ kế toán chi tiết được mở cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Định kỳ kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán tiến hành phân loại ghi sổ kế toán chi tiết vật tư. Các phiếu nhập - xuất là căn cứ để kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết. *) Cách lập sổ chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ nhập, xuất kho: Khi mua hoặc xuất vật liệu, công cụ dụng cụ về kế toán ghi vào sổ chi tiết cả hai chỉ tiêu về số lượng và giá trị. Cảng sử dụng phương thức thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ THEO PHƯƠNG THỨC SONG SONG Nhìn chung, Cảng sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật,công cụ,dụng cụ giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, dễ kiểm tra, đối chiếu, quản lý chặt chẽ cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Song cũng có những hạn chế nhất định, công việc thường bị dồn vào cuối tháng dẫn đến việc đảm bảo tính kịp thời của kế toán bị hạn chế. Hoá đơn GTGT Chứng từ xuấtChứng từ nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, k.tra Bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn [...]...3)* Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ là khâu quan trọng trong tiến trình hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bởi nó đóng vai trò cung cấp nhiều số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý - điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh 3.1)- Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ Nguyên vật liệu, công cụ dụng... vật liệu, công cụ dụng cụ mua về nhập kho, hình thức thanh toán ở Cảng chủ yếu là bằng tiền mặt, tiền tạm ứng và tiền gửi ngân hàng Dựa vào hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu tạm ứng kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141 Cuối tháng kế toán căn cứ vào hoá đơn nhập kho, kế toán vật liệu lập chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ số 05 Chứng từ SH Ngày 01 01/01 Trích yếu Nhập dầu diegei trả băng tiền... thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán ghi trực tiếp vào sổ chi tiết TK 331 cho từng khách hàng Cảng Khuyến lương quy định hàng về nhập kho mới làm thủ tục thanh toán do đó không có trường hợp hàng đang đi đường 3.2)- Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ Trong điều kiện thực hiện sản xuất hàng hoá theo nguyên tắc hạch toán kinh doanh, giá trị vật liệu. .. sản xuất sản phẩm được xác định là một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời việc tính toán phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng cho đối tượng sử dụng cũng như từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất Khi có lệnh sản xuất của Giám đốc Cảng, Đội Cơ giới thấy có nhu cầu về nguyên vật liệu để sản xuất. .. lĩnh vật liệu, khi nguyên vật liệu được xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán lập chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ số 09 Chứng từ SH Ngày 01 09/01 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền (đồng) Nợ Có Xuất nhiên liệu cho tàu hút HB 02 621 152 196.778.700 Xuất nhiên liệu cho cẩu 627 152 Cộng phát sinh 196.778.700 ( Kèm theo 01 chứng từ gốc ) Người lập (Ký) Kế toán trưởng... (Ký) Khi xuất bảo hộ lao động cho Đội bốc xếp kế toán ghi: Nợ TK 627 Có TK 153 Căn cứ vào phiếu xuất kế toán lập chứng từ ghi sổ Đối với công cụ dụng cụ được phân bổ cho các đối tượng chi phí kế toán lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ BẢNG PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ghi có TK TK 153 Đối tượng sử dụng (ghi nợ TK) Tàu hút - TK 621 Đội Cơ giới - TK 621 Sản xuất chung - TK 627 Sau đó kế toán căn cứ vào các... theo 01 chứng từ gốc ) Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Trường hợp mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng chưa thanh toán cho người bán, hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Việc theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 được thực hiện trên nguyên tắc mỗi hoá đơn ghi một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian... sản xuất kinh doanh của Cảng được hình thành từ nhiều nguồn song chủ yếu là mua ngoài Trong quá trình mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã phát sinh mối quan hệ giữa Cảng với nhà cung cấp Việc vận chuyển vật liệu, công cụ dụng cụ hầu hết do người bán đảm nhận, có trường hợp Cảng chịu chi phí vận chuyển nhưng rất ít, khoản chi phí này được tính vào chi phí hoạt động chung của Cảng Khi nguyên vật liệu, ... TK 627 Sau đó kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, sổ theo dõi chi tiết, kế toán lên sổ cái TK 152, 153 SỔ CÁI TÊN : NGUYÊN VẬT LIỆU SỐ HIỆU : TK 152 Chứng từ Số Số hiệu Diễn giải Ngày Số phát sinh Nợ TK đối Số dư đầu kỳ Có 122.103.793 01/01 Mua nhiên liệu nhập kho 331 09/01 Xuất kho nhiên liệu phục vụ SX 272.381.120 621 196.778.700 Cộng phát sinh 274.905.200 Số dư cuối kỳ 196.778.700... dư cuối kỳ 196.778.700 200.230.293 SỔ CÁI TÊN : CÔNG CỤ DỤNG CỤ SỐ HIỆU : TK 153 Chứng từ Số Ngày Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Nợ 27.937.131 09/01 Mua vỏ bao dứa nhập kho 141 11.500.000 10/01 Mua cao bản nhập kho 141 5.860.000 Cộng phát sinh 17.360.000 Số dư cuối kỳ 45.297.131 Có . KẾ TOÁN THU MUA NHẬP XUẤT VÀ DỰ TRỮ VẬT LIỆU I). Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu 1). Đặc điểm của nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, vật. nguyên vật liệu để sản xuất phải có sổ xác báo lĩnh vật liệu, khi nguyên vật liệu được xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán