CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1. Nội dung kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền. 1.1.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh biểu hiện doanh nghiệp đang tồn tại và hoạt động. Quá trình này bao gồm các công việc nối tiếp và liên tục, lặp đi lặp lại tạo thành những chu kỳ sản xuất. Người ta có thể nhìn nhận quá trình này theo nhiều góc độ khác nhau. Theo cách nhìn nhận của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm chuỗi các nghiệp vụ cơ bản. Các thông tin về mỗi chu trình đều được thu thập, xử lý trên các loại sổ sách giấy tờ (đặc biệt là sổ sách kế toán). Thực chất của việc bán hàng và thu tiền trong quá trình sản xuất kinh doanh là việc thực hiện giá trị sản phẩm, hàng hóa, lao vụ có từ giai đoạn sản xuất trước đó. Để thực hiện giá trị sản phẩm, doanh nghiệp phải chuyển giao hàng hóa, sản phẩm, được khách hàng chấp nhận trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Chu trình này nói chung được bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của khách hàng và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng hóa hay dịch vụ thành các khoản thu tiền mặt hoặc các khoản phải thu. Công tác tiêu thụ có thể được bắt đầu từ nhu cầu về các loại sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp từ phía khách hàng. Tùy theo các trường hợp cụ thể mà công tác tiêu thụ có thể được thực hiện theo các phương thức khác nhau sau đây: phương thức tiêu thụ trực tiếp, phương thức chuyển giao hàng hóa theo hợp đồng, phương thức tiêu thụ qua đại lý (ký gửi), phương thức bán hàng trả góp… Như vậy các phương thức tiêu thụ rất phong phú và đa dạng, phụ thuộc và từng trường hợp cụ thể. Mặc dù vậy việc tiêu thụ thành phẩm nhất thiết được gắn với việc thanh toán của người mua, bởi vì chỉ khi nào doanh nghiệp thu nhận đầy đủ tiền hàng thì việc tiêu thụ mới được coi là kết thúc và được ghi nhận đầy đủ trên sổ sách kế toán. Việc thanh toán của người mua cũng được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như: - Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. - Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua chấp nhận thanh toán. Qua việc trình bày về một số phương thức bán hàng và thu tiền chủ yếu của doanh nghiệp cho thấy quá trình tiêu thụ bao giờ cũng gồm hai phần việc chính là nghiệp vụ bán hàng và việc thanh toán với khách hàng. Cụ thể trong một doanh nghiệp, các phần việc này được biểu hiện thành những công đoạn cụ thể sau: + Xét và xử lý yêu cầu về mua hàng + Phê chuẩn phương thức bán hàng và bán chịu + Chuyển giao hàng hóa + Gửi hóa đơn cho khách và ghi sổ + Ghi sổ các khoản thu được bằng tiền mặt + Xử lý và ghi sổ doanh thu đối với hàng hoá bị trả lại hoặc các khoản giảm giá, chiết khấu. + Xóa sổ các khoản không thu hồi được + Dự phòng nợ phải thu khó đòi. Với các chức năng trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ phải đảm nhận từng phần một. Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, người quản lí doanh nghiệp có thể nắm bắt được các thông tin về nghiệp vụ bán hàng chính xác như trong thực tế đã phát sinh. Mặt khác để đảm bảo quyền lợi của mỗi bộ phận trong chu trình này cũng như dễ dàng quy kết trách nhiệm cho từng bộ phận nếu có xảy ra sai sót, gắn với các chức năng trên là các giấy tờ, sổ sách, chứng từ minh chứng cho việc thực hiện các chức năng là có thật bao gồm: - Đơn đặt hàng của khách - Phiếu tiêu thụ - Chứng từ vận chuyển - Hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng - Sổ nhật ký bán hàng - Thư báo chuyển tiền - Sổ nhật ký thu tiền - Các mẫu phê chuẩn các khoản không thu được - Sổ chi tiết các khoản phải thu. - Báo cáo hàng tháng. Trong thực tế, các loại chứng từ, sổ sách sẽ được gắn liền với từng bộ phận và quy trình luân chuyển của chúng giữa các bộ phận thể hiện như sau: Khách hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Phòng kinh doanh Thủ kho Nhu cầu mua hàngĐơn đặt hàng của khách phiếu tiêu thụPhê chuẩn ph. thức bán chịu, tiêu thụ Lập hóa đơn thuế giá trị gia tăng Xuất kho Phòng kinh doanh Phòng kế toán Vận chuyển hàng lập vận đơnGhi các loại sổ lập báo cáo hàng tháng, kỳ Lưu trữ và bảo quản chứng từ Sơ đồ 1: Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền. 1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động kinh doanh mục tiêu của doanh nghiệp được đặt lên hàng đầu chính là tạo ra được nhiều lợi nhuận, mở rộng sản xuất và phát triển doanh nghiệp. Muốn thế nhà quản lý doanh nghiệp phải tự đề ra cho doanh nghiệp mình một phương thức quản lý phù hợp. Trong môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán giữ một vai trò quan trọng. Nhiệm vụ của hệ thống này là cung cấp thông tin quản lý (bao gồm các thông tin về kinh tế tài chính của đơn vị và các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh khác) và thực hiện nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Hệ thống này bao gồm: - Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Trong chu trình bán hàng và thu tiền, hệ thống này thể hiện ở số lượng các loại chứng từ được lập cho nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phát sinh tại doanh nghiệp như: hóa đơn thuế giá trị gia tăng, hợp đồng mua bán hàng hóa, vận đơn, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho… và quy trình luân chuyển các chứng từ này tại các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp. - Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống này dùng để ghi các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền và các nghiệp vụ khác có liên quan, phát sinh trong một niên độ kế toán, mà cơ sở của nó là các chứng từ đã được thiết lập trước đó. - Hệ thống tài khoản. + Tài khoản phải thu khách hàng(131): Ngoài việc thể hiện số dư đầu và cuối kỳ trên BCTC, trong hệ thống sổ sách kế toán sẽ hiện diện thông tin chi tiết cho từng khách hàng. + Tài khoản tiền(111,112,113): Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. + Tài khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi(139). + Doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ(511). + Các khoản chiết khấu chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại(521,531,532). + Thuế phải nộp nhà nước (333). Mối liên hệ giữa các tài khoản này được thể hiện qua Sơ đồ 3 quản lý sao cho phù hợp và có hiệu quả. Do đó tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị đều phải được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ nhằm cung cấp những thông tin trung thực, từ đó giúp cho nhà quản lý nắm bắt, đưa ra các quyết định xử lý kịp thời. Vì thế điều quan trọng nhất đảm bảo thành công cho quá trình kiểm tra kiểm soát này là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Theo định nghĩa của liên đoàn kế toán quốc tế hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm vào bốn mục tiêu: - Bảo vệ tài sản đơn vị - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin - Bảo đảm việc thực hiện các quy định pháp lý - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong các chu trình nghiệp vụ cơ bản mà thông tin cung cấp từ chu trình này đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đạt được các mục tiêu trên cũng bao hàm một phần quan trọng trong quản lý chu trình bán hàng và thu tiền. Biểu hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình này được trình bày theo bốn yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ: ♦ Môi trường kiểm soát: là bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Hai nhóm nhân tố thể hiện bên trong và bên ngoài gồm sáu mặt chủ yếu: - Đặc thù về quản lý - Cơ cấu tổ chức - Chính sách cán bộ (chính sách nhân sự) - Kế hoạch và chiến lược hoạt động để xem xét doanh nghiệp có định hướng phát triển lâu dài. - Uỷ ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp. - Môi trường bên ngoài bao gồm môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô. TK 111, 112, 131 TK 521, 531, 532 TK 511 (512) TK 3387 TK 111, 112 TK 3331 TK 131 (136) TK 139 TK 6426 Chiết khấu,Tiền mặt, Giảm giá, hàng bán bị trả lại Kết chuyển các khoản giảm trừ Kết chuyển doanh thu của kỳ này Doanh thu nhận được Giá trị gia tăng phải nộp DT chưa thu tiền Xóa sổ nợ khó đòi Không đòi đượcTrích lập dự phòng Nợ phải thu khó đòi Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán kế toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ. Tài khoản:TK ♦ Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống này được lập với mục đích thông tin cho quản lý cấp trên nắm bắt được toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ kế toán hay qua một thời kỳ nhất định. Cụ thể là các BCTC nộp cho cơ quan thuế, Bộ chủ quản Tổng công ty, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông… hay là các Báo cáo bán hàng, tình hình thanh toán nợ của khách hàng… cung cấp cho Ban quản trị hoặc giám đốc được biết. ♦ Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục cùng với môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán mà Ban quản trị thiết lập ra để đạt được các mục đích của họ. Đồng thời khi thiết kế các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản sau: - Có phân công phân nhiệm rõ ràng - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Chế độ uỷ quyền và p6+hê chuẩn. Đó là tất cả những nhân tố cần thiết để tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ. Hiểu được những đặc điểm cũng như biểu hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền không chỉ có ích cho chủ doanh nghiệp mà còn góp phần nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng của kiểm toán chu trình, và đó là lý do chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của những thông tin trên trước khi đi vào thực hành kiểm toán chu trình. ♦ Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và các thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động của doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toát nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu: + Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và bộ phận hoạt động được kiểm tra. + Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn cao và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. 1.2.1. Các mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền. Mục đích của kiểm toán Báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông tin, về tính tuân thủ các quy tắc. Đối với chu trình bán hàng và thu tiền sau khi đã xác định được phạm vi kiểm toán (là các khoản mục trên báo cáo tài chính) việc làm chính và chủ yếu của KTV là thu thập bằng chứng, lấy đó làm cơ sở để chứng minh cho ý kiến của mình trong báo cáo kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 500 “KTV phải thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp để đi đến các kết luạn hợp lý mà căn cứ vào đó đưa ra ý kiến của mình” (4) Các bằng chứng kiểm toán thu được có quan hệ chặt chẽ đến các đặc tính của các thông tin trên Báo cáo tài chính nói chung và chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng. Đối với bất kỳ một cuộc kiểm toán nào, các mục tiêu đặt ra nhằm cung cấp một bố cục để giúp KTV tập hợp đầy đủ bằng chứng cần thiết. Các mục tiêu đặt ra có liên quan chặt chẽ đến việc xác nhận của doanh nghiệp về các tiêu chuẩn của đặc tính thông tin đã trình bày trên BCTC. Thông thường các bước triển khai mục tiêu kiểm toán như sau: ( [...]... kế toán Báo cáo tài chính Các bộ phận cấu thành của BCTC Xác nhận của Ban quản trị về chu trình bán hàng và thu tiền, các chu trình khác Các mục tiêu kiểm toán nói chung đối với chu trình bán hàng và thu tiền và chu trình khác Thông qua các bước trên cho thấy xác nhận của Ban quản trị về các chu Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình bán hàng và thu tiền trình nói chung và chu trình bán hàng. .. bán hàng và thu tiền Giai đoạn 2 Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình bán hàng và thu tiền Giai đoạn 3 Khảo sát chi tiết số dư các tài khoản liên quan trực tiếp chu trình bán hàng và thu tiền Giai đoạn 4 Hoàn tất công tác kiểm toán và công bố cáo cáo kiểm toán 1.2.2.1 Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền Kế hoạch kiểm toán là cần... hiện kiểm toán có hiệu quả 1.2.2 Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền Quy trình kiểm toán chính là một hệ thống phương pháp rõ ràng của quá trình tổ chức một cuộc kiểm toán nhằm giúp cho KTV tập hợp đầy đủ bằng chứng cần thiết Quy trình kiểm toán được thể hiện qua Sơ đồ số 5 Sơ đồ 4: Bốn giai đoạn của cuộc kiểm toán BCTC Giai đoạn 1 Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình bán hàng. .. chung và chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng là rất quan trọng để thiết kế nên các mục tiêu kiểm toán Do vậy để khẳng định mục đích chung của kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền là đánh giá xem liệu các số dư tài khoản bị ảnh hưởng tới chu kỳ này có được trình bày một cách trung thực phù hợp với các nguyên tắc kế toán được thừa nhận Từ mục đích chung của kiểm toán có thể phát triển thành những... toán viên tiến hành kiểm tra số dư các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán theo trình tự ngược với trình tự kế toán Nghĩa là từ các khoản mục hàng tồn kho, nợ phải trả trên bảng Cân đối kế toán kiểm toán viên phân tích ra theo số dư của từng tài khoản như tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài khoản nợ phải trả người bán sau đó sẽ kiểm tra số phát sinh của mỗi tài khoản đó trên... trọng trong quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng nào + Với khách hàng mới: Các khách hàng này hàng chưa tiến hành kiểm toán một lần nào Để xem xét khả năng có chấp nhận kiểm toán hay không hãng kiểm toán phải đánh giá được vị trí chính nếu có, xem xét quan hệ của công ty với công ty tiến hành kiểm toán trước kia + Với khách hàng đã ký hợp đồng từ các năm trước (khách hàng cũ) hãng kiểm toán. .. cộng dồn chính xác (6) Xác minh chính sách chiết khấu phù hợp: Cụ thể doanh thu và các khoản phải thu phải được giảm trừ khi thực tế phát sinh phù hợp với chính sách chiết khấu (7) Sự phân loại: Cụ thể doanh thu phải phân loại đúng đắn thành doanh thu bán hàng ra ngoài, doanh thu bán hàng nội bộ, doanh thu bán hàng bị trả lại, doanh thu trả trước, các khoản phải thu của khách hàng, thu nội bộ và thu khác... doanh thu và các khoản phải thu hiện có đã được tính và ghi vào các tài khoản có liên quan (3) Quyền sở hữu: Cụ thể doanh nghiệp phải có quyền sở hữu đối với tất cả các khoản doanh thu, thu nhập khác, tiền mặt và các khoản phải thu phát sinh trong kỳ (4) Sự đánh giá: Cụ thể giá của hàng bán phải được phê chu n đúng đắn (5) Sự chính xác của các tài khoản: Cụ thể tích của đơn giá với số lượng hàng bán. .. Thời gian tiến hành kiểm toán - Phạm vi của cuộc kiểm toán - Phí kiểm toán 1.2.2.3 Thu thập thông tin cơ sở Am hiểu công việc, ngành nghề kinh doanh của khách hàng và có kiến thức về hoạt động của Công ty khách hàng là điều cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán đầy đủ, đặc biệt là với khách hàng mới Chu n mực ISA 310 quy định “… để thực hiện kiểm toán BCTC, KTV phải có hoặc phải thu thập hiểu biết đầy... môi trường kiểm soát - Hợp đồng (cam kết giữa các bên): Thể hiện nghĩa vụ pháp lý của Công ty khách hàng và các khách hàng khác Thông thường đây là các hợp đồng kinh tế như mua bán hàng hóa, hợp đồng về xây dựng, cung cấp các loại dịch vụ cho khách hàng, các cam kết khác như cam kết nợ của khách hàng khi kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền do liên quan mật thiết đến các loại rủi ro kiểm toán và các . CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1. Nội dung kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền. . Các mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền. Mục đích của kiểm toán Báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông