THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY KINH DOANH VÀ CHẾ BIẾN THỰC PHẨM THẮNG LỢI I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐỀ CẬP ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN TIỀN MẶT TẠI CỬA HÀNG THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐẠI LA. Việc theo dõi vốn bằng tiền mặt tại cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La là rất quan trọng trong công tác kế toán cũng như công tác quản lý cửa hàng trước hết, vốn tiền mặt là một bộ phận thuộc tài sản lưu động của cửa hàng được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ đồng Việt Nam. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền mặt vừa được sử dụng để thanh toán các khoản chi tiêu hàng ngày, các khoản mua sắm vật tư hàng hoá phục vụ kinh doanh và khoản nợ đến hạn trả của cửa hàng vừa là kết quả của việc bán hàng và thu hồi các khoản nợ. Do đó, vốn tiền mặt là loại vốn có tính thanh khoản và luôn chuyển cao phản ánh khả năng thanh toán tức thời của cửa hàng đồng thời là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp vì vậy trong việc sử dụng vốn tiền mặt cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước, đòi hỏi các nhà quản lý của cửa hàng phải có biện pháp quản lý và sử dụng như thế nào để có hiệu quả nhất như làm sao để kiểm soát, tính toán được lượng tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đáp ứng được các nhu cầu chi tiêu trong ngày, cũng như thông qua phân tích tình hình thu chi trong ngày, cũng như thông qua phân tích tình hình thu chi các khoản mục để thấy rõ được sự biế động của luồng tiền và việc chi tiêu đã hợp lý hay chưa. Điều này phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và sử dụng chúng. 1 1 Chính vì vậy, việc theo dõi, tổ chức công tác hạch toán vốn tiền mặt kinh doanh tại cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La là rất cần thiết, có vai trò quan trọng phát huy hiệu quả của công tác kế toán tài chính và giúp nhà quản lý có thể nắm bắt được các thông tin kinh tế đầy đủ, đúng đắn, chính xác và kịp thời về thực trạng và cơ cấu vốn tiền mặt, về các nguồn thu và sự chi tiêu chúng trong quá trình kinh doanh để đưa ra các quyết định đầu tư và kinh doanh có hiệu quả nhất. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN TIỀN MẶT TẠI CỬA HÀNG THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐẠI LA. 1. Công tác quản lý vốn tiền mặt tại cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La Hiện tại, tiền mặt tại quỹ của cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La chỉ bao gồm một loại tiền duy nhất là Việt Nam đồng không sử dụng tín phiếu, vàng bạc, đá quý, ngoại tệ do đó để theo dõi quản lý chặt chẽ hiệu quả quá trình hình thành chi tiền mặt của cửa hàng công tác quản lý vốn tiền mặt tuân thủ nguyên tắc sau: - Tiền mặt tại quỹ của cửa hàng được bảo quản trong kép sắt đủ điều kiện an toàn, chống mất cắp, chống cháy nổ. - Mọi nghiệp vụ thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ thực hiện và chịu trách nhiệm trước cửa hàng. - Các khoản thu chi đều phải có chứng từ hợp lệ - Định kỳ cuối tháng, quý, năm kế toán tiền mặt và thủ quỹ đều phải đối chiếu số dư thực tế tồn quỹ với sổ chi tồn quỹ trên sổ kế toán xem có khớp đúng hay không, nếu có chênh lệch phải tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh. 2 2 - Cuối tháng, quý, năm phải tiến hành lập biên bản kiểm kê quỹ với sự có mặt của kế toán trưởng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ. - Hàng tháng, phải lập kế hoạch tiền mặt gửi cho ngân hàng và thoả thuận để lại một lượng nhất định chi tiêu của cửa hàng. 2. Chứng từ sử dụng để hạch toán vốn tiền mặt Các chứng từ kế toán được sử dụng để hạch toán tiền mặt tại cửa hàng gồm có: - Phiếu thu - Phiếu chi - Các chứng từ gốc đi kèm phiếu thu chi giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng… 2.1. Phiếu thu - Phiếu thu là một chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, là căn cứ để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ các tài khoản thu có liên quan. Phiếu thu phải được đóng thành quyển và khi ghi sổ phải có đầy đủ các tiêu đề chủ yếu sau: - Ngày tháng năm lập phiếu thu - Họ và tên người nộp tiền - Số phiếu, lý do nộp - Số tiền là bao nhiêu được ghi bằng chữ và số - Có đầy đủ chữ ký của người liên quan 3 3 Trên cơ sở chứng từ gốc như hoá đơn bán hàng, giấy rút tiền gửi ngân hàng, biên lai thu tiền… kế toán tiền mặt lập phiếu thu gồm 03 liên (đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu, và được chuyển đến cho kế toán trưởng duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ, thủ quỹ đếm kiểm tiền trước khi ký thủ quỹ gửi lại 01 liên để ghi sổ, 01 liên giao cho người nộp tiền, 01 liên lưu lại nơi lập phiếu, và cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ kế toán. Ví dụ minh hoạ: Trang bên Ngày 31/3/2004 Quầy văn phòng phẩm nộp tiền bán hàng trong ngày trị giá 16.838.150 căn cứ vào HDDHKT lập phiếu thu. 4 4 Đơn vị………… Địa chỉ:……… Telefax:………. PHIẾU THU Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Quyển số……… . Số 26/3 Nợ: 111 Có 131 Mẫu số 01 - TT QĐ số: 1141 - TC/ QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Họ và tên người nộp tiền: Trần Thị Kim Xuân Địa chỉ: Chợ Mơ - Hai Bà Trưng - Hà Nội Lý do nộp: Thu tiền bán hàng xà phòng các loại Số tiền: 16.838.150 (Viết băng chữ) Mười sáu triệu tám trăm ba mươi tám nghìn, một trăm mười năm đồng . Kèm theo………………Chứng từ gốc…………………………… ……………………… Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………. ……………………… HĐ 27871………………………………… Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy)…………. + Số tiền quy đổi………………………………. 5 5 2.2. Phiếu thu Phiếu chi là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ ghi sổ kế toán các tài khoản có liên quan Phiếu chi được đóng thành quyển, ghi sổ từng quyển trong cả năm giống như phiếu thu, phải ghi đầy đủ các nội dung lên phiếu chi khi chi tiền. - Ngày tháng năm lập phiếu - Số phiếu, lý do nộp - Số tiền là bao nhiêu được ghi thành chữ - Có đầy đủ chữ ký của người có liên quan Phiếu chi được lập thành 02 liên (đặt giấy than viết 01 lần) và chỉ sau khi có đủ chữ ký người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc cửa hàng, thủ quỹ mới được xuất quỹ sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên vào phiếu Liên 01 lưu lại nơi lập phiếu, Liên 02 được thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc vào sổ kế toán. Các chứng từ gốc dính kèm theo phiếu chi tại cửa hàng bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế… Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ kế toán dùng làm căn cứ đề được xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng, tại cửa hàng, hình thức tạm ứng chủ yếu được áp dụng cán bộ công nhân viên ở phòng kế hoạch vật tư khi đo mua nguyên vật liệu, vật tư phục vụ sản 6 6 xuất. Giấy đề nghị tạm ứg phải do người xin tạm ứng viết 01 liên, trong đó ghi rõ họ tên, số tiền xin tạm ứng, lý do xin tạm ứng được chuyển cho trưởng phòng hoặc cán bộ phụ trách ký duyệt, sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc duyệt chi căn cứ vào quyết định của Giám đốc hoặc kế toán trưởng, kế toán tiền mặt lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Ví dụ minh hoạ Đơn vị: TMDV Tràng Thi Địa chỉ: 12 Tràng thi GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số:……… . Nợ: ………. Có: …….… Tên tôi là: Vũ Thị Thanh Hoa Đơn vị công tác: Quầy đồ điện E 6 Quỳnh Mai Địa chỉ: Đề nghị thanh toán số tiền: 218.400 (Viết băng chữ) Hai trăm mười tám nghìn bốn trăm đồng Lý do xin thanh toán: Mua hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán t.toán (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người thanh toán (Ký, họ tên) 7 7 8 8 Đơn vị:Tràng Thi Địa chỉ:……… Telefax:………. PHIẾU THU Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Quyển số……… . Số 90/3 Nợ: 111 Có 131 Mẫu số 02 - TT QĐ số: 1141 - TC/ QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Họ và tên người nhận tiền: Vũ Thị Thanh Địa chỉ: Quầy đồ điện E 6 Quỳnh Mai Lý do chi: Chi trả tiền đồ điện các loại Số tiền: 218.400 (Viết băng chữ) Mai trăm mười tắm nghìn bốn trăm đồng Kèm theo: Giấy ĐNT….Chứng từ gốc: HĐ 006 1197 & PNK 6/3 Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………. …………………………………… ……………………………… Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy)…………. + Số tiền quy đổi………………………………. 9 9 10 10 . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY KINH DOANH VÀ CHẾ BIẾN THỰC PHẨM THẮNG LỢI I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐỀ CẬP ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN TIỀN. thu và sự chi tiêu chúng trong quá trình kinh doanh để đưa ra các quyết định đầu tư và kinh doanh có hiệu quả nhất. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN TIỀN