ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT MIỀN BẮC 1.1. ĐẶC ĐIỂM DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CPN HỢP NHẤT MIỀN BẮC 1.1.1. Khái quát các hoạt động kinh doanh của Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế bao gồm các tỉnh từ Hà Tĩnh trở ra các tỉnh phía Bắc. Công ty hiện có 37 Trung tâm giao dịch và 19 Tuyến phát, bao gồm: - Trung tâm giao dịch: + Tại Hà Nội: Cửa Nam, Tây Hồ, Hoàn Kiếm, Võ Thị Sáu, Thái Thịnh, Gia Lâm, Cầu Giấy, Láng Hạ, Hà Đông, Trung Hòa, Trần Duy Hưng, Nhân Chính, Thanh Xuân, Mỹ Đình, Ba Đình, Đống Đa, Hoàng Cầu, Hai Bà Trưng, Đông Anh, Vĩnh Yên. + Các tỉnh thành: Lạng Sơn, Thái Nguyên, Quảng Ninh, Bắc Sơn, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải Dương, Hải Phòng, Phố Nối, Quán Toan, Hà Nam, Nam Định, Thái Bình, Ninh Bình, Vinh, Thanh Hóa, Hà Tĩnh. - Tuyến phát: Việt Trì, Yên Bái, Hòa Bình, Sơn Tây, Uông Bí, Lào Cai, Sơn La, Điện Biên, Bắc Kạn, Cao Bằng, Hà Giang, Tuyên Quang, Lai Châu, Sao Đỏ, Phả Lại, Hưng Yên, Móng Cái, Phú Thọ, Bỉm Sơn. Với quan điểm và triết lý kinh doanh: “Khách hàng là người trả lương” nên mọi hoạt động của công ty luôn hướng về khách hàng, nhằm thoả mãn tối đa mọi nhu cầu và mang lại cho khách hàng những “Giá trị đích thực”. Trước năm 2009, Công ty cung cấp cho KH hai dịch vụ chính là CPN và PHB OCS. Tuy nhiên sang đến năm 2009, dịch vụ PHB được chuyển giao cho Công ty CP CPN Hợp Nhất Quốc tế là một trong bốn công ty con của Công ty CPN Hợp Nhất Việt Nam. Hiện tại, Công ty chỉ cung cấp dịch vụ CPN cho KH. Dịch vụ CPN là DV có chất lượng cao, với thời gian nhanh và chính xác, việc thực hiện DV này được thông qua các khâu thu gom, vận chuyển và phát thư tín, tài liệu hoặc các hàng hóa trong thời gian ngắn nhất. Quá trình thu gom, khai thác, vận chuyển được thực hiện bằng phương pháp tổ chức và các phương tiện hiện đại, gọn nhẹ. Dịch vụ CPN mang những đặc tính cơ bản sau: - Bưu phẩm CPN được đặc biệt ưu tiên xử lý từ khi nhận gửi đến khi phát, để chuyển bưu phẩm tới người nhận trong thời gian ngắn nhất. - Dịch vụ CPN được phục vụ ngay tại địa chỉ người gửi (nếu người gửi yêu cầu), phát đến tận tay người nhận, phát theo địa chỉ được thỏa thuận trước. Sau khi phát, phiếu báo phát về ngày giờ phát và chữ ký của người nhận sẽ được chuyển lại cho người gửi. - Người gửi có thể rút bưu phẩm, thay đổi họ tên, địa chỉ người nhận, khiếu nại và yêu cầu bồi thường nếu DV CPN không đạt các chỉ tiêu đã công bố. Các mảng DV mà Công ty đang cung cấp bao gồm: - DV CPN trong nước: Là hình thức chuyển phát nhanh, có thời gian toàn trình từ 04h đến 48h. Hàng hóa cồng kềnh chuyển bằng đường hàng không, được quy đổi theo quy định của VN Airline. Mức cước được tính theo khối lượng quy đổi: Chiều dài (cm ) x Chiều rộng (cm ) x Chiều cao (cm ) 6,000 - DV Chuyển phát thường trong nước (CPT): Khách hàng gửi trong khoảng thời gian từ 8h đến 16h30 ngày hôm nay thì người nhận sẽ nhận được sau 07->10 ngày. Hàng hóa cồng kềnh chuyển bằng đường bộ được tính theo quy định. Mức cước được tính theo khối lượng quy đổi: Chiều dài (cm) x Chiều rộng (cm) x Chiều cao (cm) 5,000 - DV ủy thác bay trong nước (UTB): Đối với những khách hàng có nhu cầu gửi hàng hóa nhanh bằng đường hàng không. + Đối với tuyến Hà Nội-Đà Nẵng: khách hàng sẽ nhận được sau 36 đến 48 giờ. + Đối với tuyến Hà Nội – TP Hồ Chí Minh: khách hàng sẽ nhận được sau 48 đến 60 giờ. - DV phát trong ngày (PTN): Đối với khách hàng có nhu cầu gửi gấp hàng hoá, tài liệu từ Hà Nội đi TP. Hồ Chí Minh và ngược lại, Hà Nội – Phố Nối – Hải Dương – Hải Phòng và ngược lại với yêu cầu người nhận sẽ nhận được trong ngày, thời gian cụ thể như sau: Hàng hoá, tài liệu gửi trước 10h30 hàng sẽ được phát sau 18h00 cùng ngày. Mức cước: Ngoài cước chính cộng thêm (+) phụ phí PTN (đã bao gồm VAT). - DV phát hẹn giờ (PHG): Đối với khách hàng muốn tài liệu hàng hóa đến tay người = Khối lượng (kg) = Khối lượng (kg) nhận theo đúng thời gian mà khách hàng đang yêu cầu, khách hàng gửi trong khoảng thời gian từ trước 9h ngày hôm nay thì người nhận sẽ nhận được trong khoảng thời gian mà khách hàng yêu cầu được phục vụ. - DV gia tăng khác: bao gồm các dịch vụ Bảo hiểm hàng hóa, Báo phát, Phát chi tiết nội dung bưu gửi, Phát tận tay người nhận. - DV Dịch vụ CPN quốc tế chuyên tuyến giá rẻ (Best Asia-Best EURO): Đối với khách hàng muốn gửi tài liệu, hàng hóa . đi 14 nước châu Á - 15 nước Châu Âu và United States of America (USA) - DV Dịch vụ CPN quốc tế: Đối với khách hàng muốn gửi tài liệu, hàng hóa đi quốc tế . , khách hàng gửi trong khoảng thời gian từ 8h đến 16h30 ngày hôm nay thì người nhận sẽ nhận được từ 02->05 ngày sau tùy theo Quốc gia. 1.1.2. Đặc điểm doanh thu của Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà đơn vị thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của đơn vị, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Đặc điểm doanh thu của Công ty là không thể biết ngay được doanh thu tháng này mà đầu tháng sau mới có thể tổng hợp được thông qua các tài liệu về doanh số từ các TTGD và báo cáo của phòng Kế hoạch nghiệp vụ. Doanh thu CPN của Công ty bao gồm hai loại: Doanh thu theo sản lượng và Doanh thu theo hóa đơn. Doanh thu theo sản lượng là số thực tế Công ty đã cung cấp cho khách hàng (căn cứ là các Phiếu gửi Dịch vụ chuyển phát). Doanh thu theo hóa đơn là doanh thu được ghi nhận theo doanh số xuất trên hóa đơn GTGT. Thông thường Doanh thu trên hóa đơn bằng (hoặc nhỏ hơn) Doanh thu sản lượng. Ngoài doanh thu chủ yếu từ cung cấp dịch vụ CPN, tại Công ty còn phát sinh doanh thu hoạt động tài chính. Đây là khoản doanh thu chiếm tỷ trọng không lớn. Bao gồm một số khoản chủ yếu như: lãi tiền gửi ngân hàng thuộc vốn kinh doanh, lãi tiền cho vay cá nhân; thu về chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ, chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ, . Các khoản thu nhập khác tại Công ty ít phát sinh, chủ yếu từ thanh lý, nhượng bán các phương tiện vận tải như ô tô, . 1.1.3. Đặc điểm chi phí của Công ty CP CN Hợp Nhất Miền Bắc Chi phí kinh doanh của Công ty cũng giống như các đơn vị kinh doanh DV CPN khác, đó là không thể tập hợp chi phí tính cho một đơn vị sản phẩm mà được tính cho tổng doanh số mà công ty cung cấp. Việc kinh doanh dịch vụ nói chung và CPN nói riêng thường không có sản phẩm dở dang, sản phẩm là dịch vụ, không mang hình thái vật chất cụ thể như hàng hóa thông dụng khác, quá trình sản xuất ra sản phẩm đồng thời là quá trình tiêu thụ, nghĩa là các dịch vụ được thực hiện trực tiếp với khách hàng. Do đặc điểm không vật chất nên Công ty không cần đến những nguyên liệu chính mà chỉ cần sử dụng các nguyên liệu phụ chiếm tỷ trọng hao phí nhỏ hơn rất nhiều so với hao phí lao động sống. Thu nhập chủ yếu là số chênh lệch giữa tiền thu của KH và số chi phí đã thực hiện cho hoạt động kinh doanh CPN. Công ty chỉ tính được giá thành thực tế của khối lượng DV đã thực hiện, tức là khối lượng DV đã được coi là tiêu thụ, chứ không tính được giá thành của DV đang thực hiện. Kỳ tính giá thành DV là hàng tháng. Chi phí kinh doanh của Công ty được chia làm hai loại chính: Chi phí trực tiếp và chi phí quản lý chung. Phù hợp với đặc điểm hoạt động DV, giá thành thực tế của khối lượng DV đã tiêu thụ chỉ bao gồm số chi phí trực tiếp tính cho khối lượng DV đó, còn các chi phí quản lý DN là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả Công ty (chủ yếu là khu vực hành chính, khối phòng ban ) chứ không tách riêng ra cho bất kỳ một loại hoạt động nào. Các chi phí trực tiếp là những chi phí được tập hợp từ các TTGD, TTKT1, bao gồm: - Các chi phí chiếm tỷ trọng nhỏ như Chi phí Nguyên vật liệu; Thuê văn phòng; Tiếp khách; Văn phòng phẩm; Vệ sinh; Công tác phí; Điện nước sinh hoạt, nước uống; Điện thoại; Xăng xe nhân viên; Xăng dầu ô tô; BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, .; Chi phí phân bổ CCDC; Khấu hao TSCĐ; Sửa chữa CCDC, TSCĐ; . - Các chi phí chiếm tỷ trọng lớn như Chi phí lương nhân viên; Chi phí gửi các hãng chuyển phát trong nước và quốc tế ( vận chuyển hàng không, EMS, Citilink .); . Chi phí tài chính của Công ty chủ yếu phát sinh từ chi phí về lãi tiền vay phải trả các tổ chức tín dụng, các khoản vay cá nhân để sử dụng cho mục đích phục vụ nhu cầu vốn lưu động của Công ty hay đầu tư tài sản cố định mang tính dài hạn; lỗ do chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ; . Chi phí khác phát sinh từ các khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế; chậm nộp BHXH; chậm nộp Tờ khai thuế GTGT; chậm nộp lãi hoặc gốc ngân hàng; phạt vi phạm giao thông của Tổ xe và một số khoản tiền phạt khác; giá trị còn lại của TSCĐ khi nhượng bán, thanh lý, . 1.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CP CPN HỢP NHẤT MIỀN BẮC 1.2.1. Tổ chức quản lý doanh thu của Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc • Nguyên tắc quản lý chung: Đa số KH của Công ty là những khách hàng thường xuyên nên việc cung cấp DV cho KH diễn ra thường xuyên và liên tục trong một thời gian dài. Chính vì vậy Công ty không thể xuất hóa đơn cho mỗi lần cung cấp DV, điều đó sẽ làm công tác quản lý cũng như kế toán của hai bên bị trùng lặp và gặp nhiều khó khăn trong việc đối chiếu. Vì vậy, sản lượng, doanh số phát sinh trong tháng được theo dõi, rà soát thường xuyên bởi phòng Kế hoạch nghiệp vụ (Quản trị chất lượng) của Công ty thông qua việc quản lý ở các TTGD bằng phần mềm nhập Bill. Đầu tháng sau, phối hợp đối chiếu cùng phòng Tài chính-Kế toán để xác định doanh thu cung cấp dịch vụ trong tháng từ các chứng từ mà TTGD gửi lên. 1.2.1.1. Quy trình quản lý doanh thu tại các TTGD Khi KH đến TTGD yêu cầu được cung cấp DV sẽ được nhân viên đưa cho Bill (hay Phiếu gửi Dịch vụ chuyển phát) để điền thông tin. Các thông tin chính trên Bill bao gồm: thông tin về Người gửi và Người nhận (tên, địa chỉ, mã số thuế); khối lượng chính; khối lượng quy đổi; giá cước; ngày giờ KH gửi; ngày giờ bưu tá nhận; ngày giờ bưu tá phát; ngày giờ người được gửi nhận và phần dành cho trường hợp không gửi được. Hàng ngày, kế toán TTGD cùng các bưu tá tiến hành nhập Bill vào phần mềm. Kế toán TTGD chịu trách nhiệm cập nhật số liệu doanh thu hàng ngày vào phần mềm nhập Bill, đối chiếu hàng ngày với phòng Kế hoạch nghiệp vụ của Công ty về doanh thu của đơn vị, nếu có sai lệch phải xử lý ngay trong ngày. Đầu tháng sau, kế toán và bưu tá TTGD thực hiện việc chốt DT theo các bước sau: • Quy trình chốt DT: Người thực hiện: Kế toán, bưu tá Bước 1: Nhận Bill từ nhân viên kế toán để đối chiếu sản lượng, khối lượng, mã KH theo ngày. Bước 2: Rà soát KH và in Bảng kê nợ chi tiết theo KH để đối chiếu với KH lượng dịch vụ sử dụng trong tháng. Bước 3: Chuyển Bảng kê nợ chi tiết theo KH qua bưu tá gửi đến KH đối chiếu và ký xác nhận công nợ phát sinh trong tháng (có khiếu nại thì kiểm tra và chỉnh sửa, .). Phát bảng kê, yêu cầu KH xác nhận và gửi về TTGD sau 03 ngày. Bước 4: Chỉnh sửa (nếu có), chốt DT với Công ty trước ngày 07 hàng tháng. Để thực hiện chốt DT, kế toán TTGD nộp cho Phòng Tài chính-kế toán của Công ty bộ chứng từ bao gồm: Danh sách đề nghị xuất hóa đơn, Bảng kê nợ chi tiết theo KH để Kế toán doanh thu cập nhật, đối chiếu với các tài liệu có liên quan và viết hóa đơn GTGT cho KH, chuyển cho KH thông qua TTGD, và tiến hành ghi nhận doanh thu. Đồng thời kế toán TTGD thực hiện chốt công nợ với Kế toán công nợ. Các TTGD có nhiệm vụ gửi hóa đơn GTGT cho KH và yêu cầu KH thanh toán. Bên cạnh đó, kế toán tại các TTGD kết hợp nhân viên giao nhận đôn đốc KH chuyển khoản để đảm bảo tỷ lệ thu hồi công nợ. 1.2.1.2. Quy trình quản lý doanh thu tại Công ty Định kỳ hàng tháng, kế toán doanh thu chịu trách nhiệm kiểm tra việc nhập doanh thu tại các TTGD, kết hợp cùng phòng Kế hoạch nghiệp vụ chịu trách nhiệm quản lý giá, lập biên bản truy thu giá cước tính sai. Theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn tại các đơn vị, các TTGD; theo dõi số lượng hóa đơn, in và đăng ký sử dụng hóa đơn, phân bổ hóa đơn. Bộ hồ sơ DT CPN các TTGD gửi về phòng Tài chính-kế toán Công ty trước ngày 05 tháng kế tiếp bao gồm: - Báo cáo doanh số. - Báo cáo doanh số thực hiện. - Báo cáo doanh thu theo KH. - Báo cáo tổng hợp doanh thu theo ngày. - Báo cáo công nợ phân tuyến theo cơ cấu doanh thu. Đồng thời, trước ngày 07 hàng tháng, kế toán TTGD nộp cho Phòng Tài chính-kế toán của Công ty các chứng từ bao gồm: Danh sách đề nghị xuất hóa đơn, Bảng kê nợ chi tiết theo KH để Kế toán doanh thu cập nhật, đối chiếu với Báo cáo công nợ phân tuyến theo cơ cấu doanh thu (Sổ ngang) từ phòng Kế hoạch nghiệp vụ gửi lên, rồi mới tiến hành viết hóa đơn GTGT cho KH, ghi nhận và tổng hợp doanh thu tháng. Ngày 05 hàng tháng, kế toán doanh thu tiến hành bóc doanh thu theo loại hình dịch vụ, tập hợp thành Báo cáo Doanh thu theo cơ cấu từng loại hình dịch vụ (có đối soát với phòng Kế hoạch nghiệp vụ) để nộp cho Ban giám đốc. Đối với doanh thu hoạt động tài chính, kế toán thanh toán chịu trách nhiệm theo dõi và tính toán các khoản lãi từ các khoản cho vay cá nhân, viết Phiếu thu, cập nhật các báo Có tiền gửi ngân hàng về các khoản lãi trên tài khoản tiền gửi, nhập vào phần mềm kế toán, phản ánh đầy đủ doanh thu. Hàng tháng, báo cáo tình hình doanh thu tài chính lên Kế toán trưởng. 1.2.2. Tổ chức quản lý chi phí của Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc 1.2.2.1. Quy trình quản lý chi phí tại các TTGD Trước ngày 05 hàng tháng, TTGD tập hợp các chứng từ liên quan đến các khoản chi phí phát sinh tại trung tâm để nộp về Phòng Tài chính-kế toán của Công ty chờ duyệt. Bộ chứng từ bao gồm: - Bản tổng hợp đề nghị thanh toán chi phí hàng tháng. - Hóa đơn chứng từ: 100% chi phí phải có hóa đơn, chi phí điện thoại phải có list kê kèm theo. - Nếu đơn vị đã nộp thuế thuê nhà thì được lấy hóa đơn điện nước sinh hoạt đứng tên chủ nhà để thanh toán chi phí. - Đề nghị thanh toán: từng mục chi phí. - Chi phí EMS: gồm Hóa đơn, Bill HNC, Bill EMS, bản kê chi tiết gửi EMS bằng bản cứng và bản mềm. - Chi phí vận chuyển: Hóa đơn, Bảng đề nghị thanh toán CP vận chuyển (tổng hợp theo ngày), list kê gửi hàng ngày. 1.2.2.2. Quy trình quản lý chi phí tại TTKT1 Tại TTKT1 phát sinh bốn loại chi phí cơ bản là Chi phí gửi hàng không, Chi phí xăng xe ô tô, Chi phí gửi hàng đi tỉnh và Chi phí gửi qua các hãng. Hàng tháng, TTKT1 tập hợp các chứng từ liên quan đến các khoản chi phí phát sinh tại trung tâm để nộp về Phòng Tài chính-kế toán của Công ty chờ duyệt. 1.2.2.3. Quy trình quản lý chi phí tại Công ty Chi phí nguyên vật liệu, văn phòng phẩm - Nguyên vật liệu: + Cuối tháng chốt số liệu tồn với Phòng chất lượng. + Ngày 03 hàng tháng, Phòng chất lượng chuyển số liệu xuất nhập nguyên vật liệu cho Phòng Tài chính-kế toán nhập máy, chốt số liệu tồn cuối tháng. - Văn phòng phẩm: + Ngày 03 hàng tháng, Phòng Tài chính-kế toán báo cáo chi phí văn phòng phẩm khối phòng ban, KT1 (số liệu Công ty CP Văn phòng phẩm Hợp Nhất chuyển sang). + Đối với TTGD: Đơn vị lấy chi phí đó để tập hợp vào chi phí của đơn vị. Chi phí khối phòng ban - Chi phí điện thoại cố định, điện thoại di động (theo khoán): Phòng Tổ chức hàng chính đề nghị thanh toán tiền điện thoại cố định của khối Phòng ban, duyệt theo khoán và gửi về Phòng Tài chính-kế toán vào ngày 08 hàng tháng. - Chi phí xăng xe nhân viên: Phòng Tổ chức hành chính đề nghị thanh toán tiền xăng xe nhân viên phòng ban, duyệt theo khoán và gửi về Phòng Tài chính-kế toán vào ngày 08 hàng tháng. Nhiệm vụ quản lý chi phí các TTGD, TTKT1 và toàn Công ty thuộc về Phòng Tài chính-kế toán. Các công việc chính của phòng bao gồm: - Khoán chi phí cho bộ phận trực tiếp, gián tiếp bao gồm: chi phí điện thoại, điện nước sinh hoạt, văn phòng phẩm, nguyên vật liệu,… - Khoán chi phí tiền lương cho bộ phận trực tiếp: xây dựng quy chế khoán lương, kiểm soát chặt chẽ số liệu hình thành nên chi phí tiền lương. - Kiểm soát 100% chứng từ đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, đảm bảo tính pháp lý để quyết toán chi phí tính thuế TNDN. - Chi phí lương, thưởng, chính sách phúc lợi cho người lao động phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động. Đảm bảo chi phí lương, thưởng hợp lý hợp lệ theo luật lao động và luật thuế TNDN. Đối với chi phí tài chính, các khoản vay được quản lý theo từng món vay, xác định rõ nợ gốc, lãi, người cho vay, khả năng trả nợ, mục đích của khoản vay. Định kỳ tính toán số lãi vay phải trích vào chi phí và thực hiện trích theo quy định của Chuẩn mực kế toán 16 “Chi phí đi vay”. Hàng tháng, kế toán phụ trách lập báo cáo liệt kê tình hình các khoản vay và trình lên kế toán trưởng phê duyệt. . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT MIỀN BẮC 1.1. ĐẶC ĐIỂM DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ. TY CP CPN HỢP NHẤT MIỀN BẮC 1.2.1. Tổ chức quản lý doanh thu của Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc • Nguyên tắc quản lý chung: Đa số KH của Công ty là những