ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 1.1 Đặc điểm khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty 1.1.1. Đặc điểm nhà cung cấp tại Công ty Với đặc điểm sản phẩm và dịch vụ có hàm lượng chất xám cao, đầu vào sản xuất trong nước còn hạn chế, ngay từ khi thành lập Công ty đã hướng tới các nhà cung cấp nước ngoài có uy tín trên thế giới như: Nohma (Nhật), Hochiki (USA)… Ngoài ra để tận dụng lợi thế của việc sử dụng hàng trong nước Công ty cũng thực hiện mua hàng hóa của những nhà Cung cấp trong lãnh thổ Việt Nam tuy nhiên việc lựa chọn nhà cung cấp rất cẩn thận, Công ty xây dựng nhiều tiêu chí lựa chọn khác nhau. Các nhà cung cấp của Công ty hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực cung cấp các sản phẩm, dịch vụ liên quan đến hệ thống thông tin, bảo mật, tích hợp hệ thống… Công ty dùng phương pháp mã hóa nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp ứng với một mã số cụ thể, phương pháp này được làm trên phần mềm excel và được thực hiện tại phòng kinh doanh. Hệ thống mã được sử dụng thống nhất tại tất cả các phòng ban trong Công ty. Việc thay đổi mã, tạo mã mới được thông báo kịp thời tới tất cả nhân viên sử dụng Ngoài việc mã hóa nhà cung cấp Công ty còn tiến hành mở chi tiết cho từng đối tượng nhà Cung cấp, đối với nhà Cung cấp nước ngoài bắt buộc mở chi tiết mỗi nhà cung cấp một tiểu khoản. Đối với nhà cung cấp Việt Nam Công ty tiến hành mở chi tiết cho những đối tượng nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên, giá trị hợp đồng lớn các nhà cung cấp lẻ giá trị hợp đồng nhỏ (bộ phận này chiếm số lượng ít) Công ty tiến hành mở chung cho một tiểu khoản Công ty tiến hành phân loại nhà cung cấp theo lớp nhà cung cấp theo địa bàn trụ sở của nhà cung cấp bao gồm: - Lớp 01: các nhà cung cấp trong nước - Lớp 02:các nhà cung cấp nước ngoài: tại nhiều nước như Nhật Bản, Hàn Quốc, Nga… Các nghiệp vụ mua hàng hóa dịch vụ đầu vào kể cả thanh toán trả ngay hoặc trả chậm đều được hạch toán qua tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp Là một Công ty nhỏ giá trị các hợp đồng nhập khẩu không lớn nhưng Công ty luôn giữ được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp nước ngoài, ngày càng tạo được uy tín và nhận được những sự ưu đãi trong các giao dịch, thanh toán của các nhà cung cấp trong nước 1.1.2. Đặc điểm khách hàng tại Công ty Ngược lại với nhà cung cấp, khách hàng của Công ty chủ yếu nằm trên lãnh thổ Việt Nam. Đặc điểm nổi bật của khách hàng tại Công ty là các doanh nghiệp lớn, sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng đều có chung nhu cầu về bảo mật thông tin, hoặc an toàn về hệ thống như các siêu thị, các ngân hàng hoặc các chương trình của Chính phủ…. Với sự phát triển của đất nước nhu cầu về an toàn trong sản xuất kinh doanh, bảo mật thông tin ngày càng tăng cao, số lượng khách hàng của Công ty ngày càng nhiều.Với các chính sách để khuyến khích bán hàng Công ty ngày càng có được những khách hàng lâu dài và trở thành Công ty có sức cạnh tranh cao trong lĩnh vực hệ thống thông tin, tích hợp hệ thống. Tương tự với nhà cung cấp Công ty cũng tiến hành phân loại khách hàng theo địa bàn kinh doanh: - Lớp 01: Khách hàng trong nước. - Lớp 02: Khách hàng nước ngoài. Công ty cũng thực hiện mã hóa các khách hàng tương tự như với nhà cung cấp. Đối với các khách hàng có khối lượng giao dịch nhiều, hoặc giá trị hợp đồng lớn Công ty tiến hành mở riêng cho mỗi khách hàng một tiểu khoản, đối với các trường hợp còn lại Công ty tiến hành theo dõi chung trên một tiểu khoản 131 – Phải thu khách hàng lẻ. Đối với nhóm khách hàng trong nước Công ty còn tiến hành phân loại theo lĩnh vực kinh doanh như: tin học, bảo hiểm, giáo dục, ngân hàng…đây là một bộ phận cấu thành nên mã số của khách hàng. Các nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ đầu ra trường hợp khách hàng thanh toán trả ngay hay trả chậm đều được hạch toán qua tài khoản 131 – Phải thu khách hàng. 1.2. Đặc điểm thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của Công ty GS – GROUP JSC 1.2.1. Hình thức thanh toán Công ty sử dụng 2 hình thức thanh toán là thanh toán dùng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt trong đó hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được sử dụng phổ biến hơn. - Phương thức thanh toán dùng tiền mặt: Đây là phương thức thanh toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phương thức này chỉ thích hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm: + Thanh toán bằng tiền VNĐ. + Thanh toán bằng ngoại tệ. - Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: đây là phương pháp thanh toán thông qua các trung gian như các ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác. Phương thức này khắc phục được những yếu điểm của việc thanh toán dùng tiền mặt. Đối với các giao dịch nội địa phương thức này có nhiều hình thức như: thanh toán bù trừ, thanh toán bằng ủy nhiệm chi (thu), thanh toán bằng séc…Đối với các giao dịch thanh toán với đối tác nước ngoài Công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng thư tín dụng. 1.2.2. Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp Đối với các nhà cung cấp Công ty chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán không dung tiền mặt. Đối với các nhà cung cấp trong nước Công ty tiến hành thanh toán bằng ủy nhiệm chi qua các ngân hàng. Đối với các nhà cung cấp nước ngoài Công ty tiến hành mở L/C để thanh toán. Để thuận lợi cho việc thanh toán cho nhà cung cấp được nhanh tróng và bảo đảm an toàn về vốn Công ty tiến hành mở tài khoản tại đa dạng các ngân hàng như : Ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng Cổ phần Thương Tín, ngân hàng Liên Việt… Tiền gửi ngân hàng dung để thanh toán của Công ty bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ các loại như EUR, USD… nhưng số lượng ngoại tệ USD gửi tại các ngân hàng là lớn nhất. Thời hạn thanh toán với nhà cung cấp được quy định cụ thể trong hợp đồng thường là sau 30 ngày hoặc 45 ngày từ ngày hóa đơn. Vào các ngày 15 và 25 hàng tháng Công ty tiến hành xem xét, cân đối các khoản phải thu và phải trả sau đó tiến hành thanh toán cho các nhà cung cấp đến hạn, ngoài ra hình thức thanh toán trả ngay cũng thường xuyên được sử dụng trong trường hợp giá trị hợp đồng nhỏ, công ty có sẵn khả năng thanh toán. Công ty luôn có những biện pháp huy động vốn để thanh toán cho nhà cung cấp đúng và trước hạn. 1.2.3. Đặc điểm thanh toán với khách hàng. Đối với từng khách hàng Công ty có những chính sách thu hồi nợ khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của khách hàng, trong từng điều kiện kinh doanh và yêu cầu về vốn. Đối với các khách hàng có mối quan hệ lâu năm Công ty thường áp dụng chính sách trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định do hai bên thỏa thuận, đối với đối tượng khách lẻ Công ty thường yêu cầu khách hàng chi trả ngay khoản nợ bằng tiền mặt hoặc tiền gửi nhằm giảm rủi ro thất thoát về vốn. Hính thức thanh toán được sử dụng chủ yếu là qua ngân hàng. Đối với các nghiệp vụ có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, khi có sự thỏa thuận giữa hai bên Công ty áp dụng hình thức thu tiền hàng trực tiếp bằng tiền mặt từ khách hàng. 1.2.4. Quy định về thanh toán tại Công ty Dưới đây là một vài quy định cụ thể về thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty: a. Mọi hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 đ (Hai mươi triệu đồng) trở lên bắt buộc phải thanh toán qua Ngân hàng. b. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt tại đơn vị bán: Khi thanh toán bằng tiền mặt tại đơn vị bán hàng, người trả tiền phải yêu cầu đơn vị bán hàng viết “Phiếu thu tiền” hoặc “Biên nhận nhận tiền” cho số tiền thanh toán này hoặc yêu cầu người bán đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” trên hóa đơn. c. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt tại Công ty: Khi thanh toán bằng tiền mặt tại Công ty , Công ty chi nhánh, Trung tâm hay bộ phận trực thuộc, người nhận tiền phải có Giấy giới thiệu, Giấy chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ tùy thân khác để chứng minh nhân thân. Khi làm phiếu chi, thủ quỹ cần ghi đầy đủ thông tin của người nhận tiền trên phiếu chi kèm theo giấy giới thiệu và photocopy giấy tờ tùy thân của người nhận tiền. d. Trường hợp thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản: Người thụ hưởng phải là đơn vị phát hành Hóa đơn GTGT. Nghiêm cấm việc chuyển tiền cho bên thứ ba mà không có quy định trên hợp đồng hoặc chỉ định chuyển tiền bằng văn bản hợp lệ (ký, đóng dấu…) do đơn vị bán hàng phát hành. e. Trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng: Yêu cầu về chứng từ thanh toán được áp dụng giống như trường hợp thanh toán bằng tiền mặt. Thời hạn thanh toán áp dụng đối với trường hợp này không có gì thay đổi so với các trường hợp khác. 1.3. Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Việc quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu là do phòng tài chính kế toán thực hiện. Kế toán trưởng cùng các nhân viên trong phòng cụ thể là kế toán mua hàng và bán hàng thường xuyên theo dõi sổ chi tiết của các khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra hóa đơn mua (bán) hàng hóa về số liệu, về thời hạn thanh toán, thời gian nợ quá hạn….để quản lý cũng như phát hiện những trường hợp xảy ra nhằm đưa ra phương án xử lý kịp thời. Kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, Kế toán trưởng đơn vị có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các Hóa đơn GTGT bán hàng hóa dịch vụ dựa vào các thông tin trên Hóa đơn, Phiếu thu tiền, Báo giá, Hợp đồng,… và kiểm tra sự tồn tại của doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ trên Website của Tổng Cục Thuế ở địa chỉ http://www.gdt.gov.vn. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt: VNĐ, ngoại tệ…thanh toán cho khách hàng và nhà cung cấp. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ. Nếu có sự chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tiến hành rà soát để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết. Ban giám đốc tiến hành quản lý trung hoạt động thanh toán của Công ty. Thông qua việc yêu cầu phòng tài chính kế toán lập bảng kê thanh toán định kỳ, nợ quá hạn, nợ khó đòi…của khách hàng và nhà cung cấp, ban giám đốc đưa ra những quyết định cuối cùng trong việc xử lý các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi. Ban kiểm soát định kỳ thường là theo quý tiến hành kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán: kiểm tra về tính chính xác hợp lý hợp lệ về thủ tục, chứng từ, tính đúng đắn về số liệu của các hóa đơn và số liệu trong sổ sách kế toán. Do các nghiệp vụ phát sinh nhiều nên ban kiểm soát chỉ tiến hành kiểm tra chọn mẫu (thường là xác suất) khi phát hiện ra sai sót ban kiểm soát tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và cùng với kế toán trưởng và ban giám đốc đưa ra biện pháp giải quyết. . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 1.1 Đặc điểm khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty. hạch toán qua tài khoản 131 – Phải thu khách hàng. 1.2. Đặc điểm thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của Công ty GS – GROUP JSC 1.2.1. Hình thức thanh