ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG 1.1. Đặc điểm doanh thu, chi phí của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương 1.1.1. Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh hàng thời trang phục vụ cho nhu cầu mặc đẹp của người tiêu dùng. Công ty bắt đầu tham gia thị trường nội địa từ năm 2001, sản xuất đồ len phục vụ cho thị trường trong nước. Cũng trong năm này, nhãn hiệu CANIFA được công ty đăng ký nhãn hiệu độc quyền và từ đó trở thành nhãn hiệu chung cho các sản phẩm nội địa. Trải qua gần 10 năm hình thành và phát triển, nhãn hiệu CANIFA ngày càng được nhiều người tiêu dùng trong nước biết đến là một thương hiệu thời trang với mẫu mã đa dạng, chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Hiện tại công ty có 10 cửa hàng và đại lý phân phối độc quyền trên địa bàn Hà Nội. Hoàng Dương đã và đang tiếp tục khẳng định được vị trí của mình trong ngành dệt may nói chung và kinh doanh hàng thời trang nội địa nói riêng. Sản phẩm len của công ty chủ yếu là áo len nam, nữ, áo len trẻ em bao gồm các chất liệu len, kiểu dáng, độ dày mỏng khác nhau phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của mùa thu – đông. Ngoài ra còn có khăn len, mũ len, tất len và túi xách bằng len. Gần đây, công ty đa dạng hóa sản phẩm sang cả mặt hàng áo thun và đồ kaki cho mùa hè – thu. Tuy nhiên, vì mới mở rộng mặt hàng này nên đồ kaki của công ty chủ yếu chỉ là quần sooc, quần ngố và váy. Và trong năm 2009, công ty còn mạnh dạn đưa ra các mẫu thiết kế là áo khoác mùa đông phối giữa chất liệu vải cotton và len với nhiều mẫu mã, màu sắc đa dạng. Các yếu tố đầu vào bao gồm len, vải và các phụ liệu khác như chỉ, cúc áo, kim tuyến, hạt kim sa, hạt cườm, ngọc trai…. Trong đó len và vải công ty chủ yếu nhập khẩu từ Trung Quốc, số còn lại mua từ các nhà cung cấp trong nước. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức thành 2 mảng: - Sản xuất: Hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu dưới hình thức thuê ngoài gia công. Tức là công ty sẽ mua nguyên vật liệu đầu vào rồi chuyển cho đơn vị gia công theo đúng mẫu mã, yêu cầu kỹ thuật do bộ phận kỹ thuật của công ty thiết kế và nhận về sản phẩm hoàn thành. Ngoài ra thì công ty cũng có một xưởng sản xuất nhỏ. Tuy nhiên hoạt động tự sản xuất chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ và không thường xuyên. - Kinh doanh thương mại: Sản phẩm hoàn thành sau khi được kiểm tra chất lượng tại bộ phận KCS sẽ được phân phối đến các cửa hàng và đại lý độc quyền của công ty. Ngoài kênh phân phối chủ yếu này thì công ty còn có 1 hình thức phân phối khác là bán đứt. Đây là các đơn hàng do các cá nhân mua với số lượng lớn để tiêu thụ tại các vùng lân cận. Trong công ty, một trong những nhiệm vụ của phòng Marketing là tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của khách hàng. Từ đó, phòng Marketing sẽ phối hợp với phòng quản lý chủng loại sản phẩm mà cụ thể là bộ phận thiết kế để đưa ra các ý tưởng về sản phẩm. Bộ phận thiết kế, sau đó sẽ có nhiệm vụ thiết kế phong cách sản phẩm, lựa chọn chất liệu phù hợp với thị hiếu của khách hàng cũng như xu hướng thời trang của từng mùa, từng năm. Mẫu thiết kế này sẽ được đưa ra một hội đồng xét duyệt gọi là “duyệt mẫu”. Hội đồng này thường gồm giám đốc, cán bộ của các phòng Marketing, phòng cung ứng, phòng bán hàng và phòng quản lý chủng loại sản phẩm. Nếu mẫu thiết kế được duyệt, nó sẽ được chuyển sang cho bộ phận kỹ thuật. Các nhân viên trong bộ phận này là những người có khả năng sử dụng thành thạo các loại máy dệt len cũng như cách tạo các loại họa tiết khác nhau trên đồ len. Bộ phận kỹ thuật sẽ có nhiệm vụ làm ra một sản phẩm mẫu hoàn chỉnh, cùng với các thông số kỹ thuật liên quan đến sản phẩm đó được thiết kế trên 1 tấm bìa cứng. Đây có thể coi như một bản vẽ thiết kế cho đơn vị gia công làm căn cứ để sản xuất theo đúng yêu cầu. Các thông số kỹ thuật về khối lượng sản phẩm, chất liệu, màu sắc, cách phối màu sẽ được chuyển đến phòng cung ứng. Phòng cung ứng sẽ dựa vào các thông số kỹ thuật trên cùng với số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất để xây dựng định mức về khối lượng nguyên vật liệu cũng như các loại nguyên vật liệu, phụ liệu cần mua. Bộ phận mua chỉ đơn giản thực hiện nhiệm vụ mua đúng yêu cầu. Tiếp đó, khi hợp đồng với đơn vị gia công được ký kết, nguyên vật liệu, sản phẩm mẫu, bản thiết kế trên bìa cứng sẽ được chuyển cho đơn vị gia công. Như vậy, công ty không tiến hành khâu trực tiếp sản xuất mà chỉ nhận về sản phẩm hoàn chỉnh khi đơn vị gia công hoàn thành đơn hàng. Sản phẩm của công ty trước khi nhập kho được kiểm tra chất lượng kỹ càng bởi một số nhân viên gọi là KCS. Nếu sản phẩm không đạt đủ tiêu chuẩn theo đúng yêu cầu kỹ thuật sẽ bị trả lại cho đơn vị gia công. Từ kho, sản phẩm sẽ được phân phối tới tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối đã được trình bày ở trên. 1.1.2. Đặc điểm doanh thu của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương Doanh thu tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương bao gồm: - Doanh thu từ bán hàng : Doanh thu này được tạo ra từ việc bán các sản phẩm của công ty theo 3 phương thức bán hàng chủ yếu: + Phương thức bán buôn qua kho: Phương thức này còn gọi là bán đứt, có nghĩa là theo phương thức này, khi người nhận hàng ký vào hóa đơn bán hàng thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ. + Phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Phương thức này được thực hiện thông qua mạng lưới các cửa hàng bán lẻ trực thuộc công ty. Thành phẩm từ kho của công ty được xuất tới các kho tại các cửa hàng. Tại các cửa hàng của công ty đều được trang bị phần mềm bán hàng. Mỗi sản phẩm được bán ra sẽ được nhân viên thu ngân nhập vào phần mềm và phần mềm tự in hóa đơn cho khách hàng. Các hóa đơn này chỉ có hình thức giống như một hóa đơn bán hàng thông thường, không có thuế GTGT. Cuối mỗi ngày, nhân viên thu ngân tổng kết doanh thu và chuyển dữ liệu về lượng hàng bán ra trong ngày đến phần mềm của phòng bán hàng. Tiền hàng trong ngày sẽ nộp cho thủ quỹ vào sáng ngày hôm sau. Kế toán dựa vào phiếu thu để ghi tăng tiền mặt. Định kỳ, các cửa hàng báo cáo lượng hàng tiêu thụ trong kỳ, kế toán dựa vào số lượng hàng tiêu thụ tiến hành viết phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT. Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành kiểm kê lượng hàng tồn cuối tháng và căn cứ vào số lượng tồn đầu tháng, số lượng điều chuyển đến trong tháng để tính toán lượng hàng thực tế tiêu thụ trong kỳ, lập tổng kết hàng bán để tính ra số tiền phải thu thêm các cửa hàng (nếu có). Điểm đáng chú ý là công ty coi mỗi cửa hàng giống như một đối tượng khách hàng, có nghĩa là khi nhận tiền hàng do thu ngân nộp kế toán ghi giảm TK 131 – phải thu khách hàng. Khi xác định lượng hàng tiêu thụ, kế toán tiến hành viết hóa đơn và ghi tăng TK 131. + Phương thức bán hàng ký gửi đại lý: Phương thức này được thực hiện thông qua mạng lưới các đại lý độc quyền của công ty. Hiện nay, các đại lý của công ty được hưởng mức hoa hồng là 25% trên giá bán (đã bao gồm thuế GTGT). Vào thứ 2 và thứ 6 hàng tuần, các đại lý sẽ báo cáo lượng hàng tiêu thụ, doanh số và nộp tiền mặt về cho công ty sau khi đã giữ lại phần hoa hồng. Kế toán dựa vào phiếu thu tiến hành ghi sổ. Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm kê lượng hàng tồn cuối tháng và căn cứ vào số lượng tồn đầu tháng, số lượng điều chuyển đến trong tháng để tính toán lượng hàng tiêu thụ trong tháng theo từng mặt hàng, tính toán hoa hồng trả cho đại lý. Từ đó tính ra số tiền thừa hoặc thiếu mà công ty phải trả hoặc phải thu thêm. - Doanh thu từ hoạt động tài chính: Tại công ty cồ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương, các nghiệp vụ làm phát sinh doanh thu hoạt động tài chính rất ít, chủ yếu là từ lãi tiền gửi ngân hàng. - Thu nhập khác: Các nghiệp vụ làm phát sinh thu nhập khác tại công ty cũng rất ít, thường chỉ phát sinh khi thanh lý TSCĐ và hạch toán các khoản công nợ nhỏ lẻ của khách hàng. Các khoản công nợ nhỏ lẻ này thực chất là khoản chênh lệch giữa số tiền thực tế ghi trên hóa đơn và số tiền khách hàng thực trả. Sự chênh lệch này là do giới hạn của mệnh giá tiền. Ví dụ tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn là 25,324,725VND, công ty sẽ thu tiền của khách hàng là 25,325,000VND. Từ đó khoản chênh lệch giữa 2 khoản này là 275VND sẽ được hạch toán vào thu nhập khác. 1.1.3. Đặc điểm chi phí của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương Chi phí tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương bao gồm chi phí về giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và các chi phí khác - Chi phí về giá vốn hàng bán: Là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí tại công ty. Giá vốn hàng bán chính là giá xuất kho của hàng hóa bán được trong kỳ. Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là thuê ngoài gia công và trực tiếp bán sản phẩm của công ty sản xuất nên trị giá hàng nhập kho là giá thành sản phẩm đối với thành phẩm tự sản xuất và là giá mua ghi trên hóa đơn đối với hàng hóa mua về để bán. - Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương, các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý được theo dõi chung trên cùng một tài khoản 642 – chi phí quản lý kinh doanh. Các chi phí này bao gồm: + Chi phí nhân viên: Bao gồm lương trả cho các nhân viên trong công ty bao gồm nhân viên các bộ phận và nhân viên bán hàng + Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm chi phí mua các đồ dùng sử dụng cho văn phòng và cho các cửa hàng như máy tính, máy in, máy scan, bàn, ghế, kệ, tủ… + Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng và quản lý bao gồm khấu hao các loại tài sản như cửa kính cửa hàng, văn phòng, máy tính, điều hòa… + Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm tất cả các loại chi phí ngoài các chi phí nêu trên liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý như chi phí văn phòng phẩm, đổ mực in, tiền thuê gian hàng triển lãm, cước phí chuyển phát nhanh, tiền điện, nước, cước phí Internet, phí lưu trữ hosting, phí chuyển tiền và tiền hoa hồng trả cho đại lý. - Chi phí tài chính: Do công ty không sử dụng các khoản vay để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh nên không phát sinh chi phí tài chính. - Chi phí khác: Các nghiệp vụ làm phát sinh chi phí khác rất ít, thường chỉ xảy ra khi thanh lý TSCĐ. 1.2. Tổ chức quản lý doanh thu chi phí của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương Doanh thu và chi phí tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương được kiểm soát khá chặt chẽ thông qua việc thiết kế các quy trình kế toán như Quy trình nhập hàng, quy trình xuất hàng, quy trình tổng kết bán hàng, quy trình kiểm soát công nợ…Cùng với đó là việc phân công phân nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân phụ trách từng mảng hoạt động. Công ty đã lập ra bảng mô tả chức năng nhiệm vụ của các phòng ban cùng với mô tả công việc cụ thể của từng cá nhân phụ trách. Cụ thể như sau: 1.2.1. Đối với công tác tiếp thị, ký kết hợp đồng, kiểm soát hoạt động bán hàng Công việc này chủ yếu do phòng Marketing và phòng Bán hàng đảm nhiệm. Phòng Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, xây dựng và phát triển thương hiệu của sản phẩm. Theo đó các nhiệm vụ cụ thể của phòng Marketing là nghiên cứu, khảo sát thị trường, thu thập thông tin của đối thủ cạnh tranh để xây dựng các chương trình hỗ trợ bán hàng hiệu quả đồng thời nắm rõ những lợi ích nổi bật của sản phẩm để chọn đúng cách chuyển thông điệp đó đến người tiêu dùng. Bên cạnh đó phòng Marketing cũng đề xuất, triển khai các chương trình, hoạt động nhằm phát triển thương hiệu, hình ảnh Công ty, hỗ trợ cho Công ty tổ chức event, hội nghị khách hàng. Những nhiệm vụ này đều hướng đến việc củng cố và nâng cao hình ảnh, thương hiệu của sản phẩm, do đó ảnh hưởng không nhỏ tới doanh thu bán hàng. Ngoài ra, phòng Marketing cũng hỗ trợ hoạt động bán hàng thông qua việc giám sát hoạt động bán hàng của Công ty, thu thập thông tin về mức độ hài lòng của khách hàng, đề xuất chính sách bán hàng phù hợp và lập kế hoạch, thực hiện chương trình marketing hỗ trợ bán hàng theo ngân sách Marketing Công ty cho phép. Người chịu trách nhiệm cao nhất đối với hoạt động Marketing của công ty là Trưởng phòng Marketing. Theo đó nhiệm vụ của trưởng phòng Marketing là quản lý chung thông qua việc lập kế hoạch Marketing và xây dựng các chương trình Marketing hiệu quả đồng thời kiểm soát các chi phí liên quan. Các công việc tiếp tục được giao cho các nhân viên cấp dưới bao gồm nhân viên Marketing phụ trách hình ảnh và nhân viên Marketing phụ trách nghiên cứu thị trường. Phòng bán hàng có nhiệm vụ bán hàng và tổ chức thực hiện bán hàng đạt mục tiêu Công ty thông qua việc hoạch định chiến lược kinh doanh, phát triển kênh phân phối, thị trường và khách hàng mới, huấn luyện và quản lý chặt chẽ đội ngũ nhân viên bán hàng , đôn đốc, giám sát các điểm bán hàng về việc thực hiện các nghĩa vụ đại lý. Có thể nói đây là nhiệm vụ then chốt của phòng Bán hàng và đây là phòng chịu trách nhiệm chính về doanh thu của Công ty. Bên cạnh đó phòng bán hàng cũng có nhiệm vụ kiểm soát chi phí hoạt động bán hàng, theo dõi tình hình công nợ và thúc đẩy việc thu hồi nợ. Trưởng phòng Bán hàng là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với doanh thu của công ty trên cương vị là người quản lý chung. Nhiệm vụ của trưởng phòng bán hàng là lập mục tiêu, kế hoạch kinh doanh, chính sách bán hàng và tổ chức thực hiện các kế hoạch đó. Bên cạnh đó, trưởng phòng bán hàng cũng là người xây dựng và theo đuổi chỉ tiêu doanh số, dự kiến nhu cầu hàng hóa và tiến hành phân bổ hàng hóa, lập ngân sách bán hàng, lập kế hoạch và các biện pháp để kiểm soát chi phí, phân tích chi phí. Các nhân viên cấp dưới bao gồm phó phòng bán hàng phụ trách bán có nhiệm vụ xây dựng và theo đuổi chỉ tiêu doanh số thông qua việc xây dựng các chính sách bán hàng phù hợp; phó phòng bán hàng phụ trách chăm sóc khách hàng; giám sát bán hàng có nhiệm vụ dự kiến chi phí cửa hàng và giám sát chi phí cửa hàng. 1.2.2. Đối với hoạt động tài chính Hoạt động tài chính của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương do phòng kế toán đảm nhiệm. Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi nhận kịp thời, đầy đủ, trung thực, chính xác các số liệu phản ánh tình hình họat động kinh doanh của Công ty từ đó cung cấp các báo cáo Quản trị, báo cáo Tài chính cho ban giám đốc, cho các đối tác, cơ quan tổ chức bên ngoài khi có yêu cầu của công ty và tham mưu cho việc ra quyết định của Ban Giám Đốc. Đồng thời quản lý thu (từ bán hàng và các nguồn thu khác), chi (kiểm tra xét duyệt chứng từ chi, các khoản thuế phải nộp theo quy định nhà nước), quản lý công nợ phải thu, phải trả, hạch toán và phân tích chi phí, doanh thu, lãi lỗ của công ty. Người chịu trách nhiệm cao nhất đối với hoạt động tài chính của công ty là kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính năm, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán. Liên quan trực tiếp đến việc phản ánh doanh thu, chi phí của công ty là nhiệm vụ của kế toán công nợ. Công việc của kế toán công nợ là kiểm tra tổng kết bán hàng và công nợ phải thu, kiểm tra tổng kết bán hàng của phòng Kinh doanh, và hạch toán doanh thu, chi phí vào phần mềm. Bên cạnh đó, việc cân đối doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo định hướng của Công ty sẽ do kế toán tổng hợp đảm nhiệm. Đồng thời kế toán tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ sổ chi tiết, sổ tổng hợp để lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG 1.1. Đặc điểm doanh thu, chi phí của công ty Cổ phần. 1.2. Tổ chức quản lý doanh thu chi phí của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương Doanh thu và chi phí tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ